Ftm user's guide pd fv1.2 fingerprint

Fingerspot Time Management User’s Guide
1
Versi 1.2.3.0
Juli 2012
User’s Guide ini berisi instruksi operasional aplikasi Fingerspot Time Management dari cara instalasi sampai
pembuatan laporan. Petunjuk penggunaan mesin yang disinggung dalam manual ini dapat Anda baca pada
buku manual masing-masing mesin.

2
DAFTAR ISI HAL
INSTALASI APLIKASI ............................................................................................................................... 5
AKTIVASI APLIKASI................................................................................................................................. 8
HALAMAN DEPAN ................................................................................................................................. 10
LOGIN SYSTEM ...................................................................................................................................... 11
ALUR PENGGUNAAN APLIKASI ............................................................................................................... 12
MESIN................................................................................................................................................... 15
Tambah Mesin.............................................................................................................................. 15
Edit Mesin .................................................................................................................................... 17
Hapus Mesin................................................................................................................................. 18
Download Data dan Sidik Jari Karyawan......................................................................................... 19
Upload Data dan Sidik Jari Karyawan.............................................................................................. 28
Download Data Presensi Karyawan................................................................................................ 38
Ekspor Impor Data Presensi antar Aplikasi FTM...................................................................... 45
Pengaturan................................................................................................................................... 47
KARYAWAN........................................................................................................................................... 49
Pengaturan Departemen............................................................................................................... 49
Cabang dan Jabatan...................................................................................................................... 52
Tambah Data Karyawan................................................................................................................. 53
Ubah Data Karyawan..................................................................................................................... 53
Hapus Data Karyawan ................................................................................................................... 54
Impor Data Karyawan dari File Excel .............................................................................................. 54

3
Memindahkan Karyawan............................................................................................................... 57
Membuat Jadwal Kerja Karyawan .................................................................................................. 58
Memasukkan Izin Absensi.............................................................................................................. 60
Menambahkan Izin Scan................................................................................................................ 61
Membuat Jadwal Per Karyawan..................................................................................................... 63
Surat Perintah Lembur .................................................................................................................. 65
Akses Laporan dari menu Karyawan............................................................................................... 66
Kalender Karyawan ....................................................................................................................... 67
JADWAL................................................................................................................................................ 68
Shift ............................................................................................................................................. 68
Dasar Jadwal................................................................................................................................. 79
Libur Umum.................................................................................................................................. 85
PENGATURAN ...................................................................................................................................... 87
Cara Pemakaian............................................................................................................................ 87
Pengaturan Download Default .............................................................................................. 87
Pengaturan Upload Default................................................................................................... 88
Pengaturan Download Presensi ............................................................................................ 88
Pengaturan Realtime ........................................................................................................... 89
Default Isian Shift ................................................................................................................. 90
Pengaturan Shift .......................................................................................................................... 91
Pengaturan satu scan, terlambat dan pulang cepat ................................................................ 91
Pengaturan Lembur.............................................................................................................. 91

4
Pengaturan Istirahat Wajib.................................................................................................... 92
Hak Akses User ............................................................................................................................. 93
Perhitungan Laporan..................................................................................................................... 96
Indeks Lembur...................................................................................................................... 97
Database...................................................................................................................................... 98
Ubah bahasa ........................................................................................................................ 98
Hapus Scanlog...................................................................................................................... 98
Pengaturan Database............................................................................................................ 98
Backup Database.................................................................................................................. 100
Restore Database ................................................................................................................. 101
Inisialisasi Database.............................................................................................................. 102
LAPORAN.............................................................................................................................................. 103
Proses Laporan ............................................................................................................................ 103
Cetak Laporan............................................................................................................................... 104
Ekspor Laporan ............................................................................................................................ 106
Desain Laporan............................................................................................................................. 107
PENGGAJIAN
Membuat Daftar Komponen Gaji………………………………………………………………………………………………….… 201
Membuat Grup Gaji Karyawan …………………………………………………………………………………………………….... 234
Memasukkan Karyawan ke dalam Grup Gaji ………………………………………………………………………………….. 789
Menyesuaikan Nilai Komponen Gaji Karyawan …………………………………………………………………….………… 345
Membuat Daftar Pinjaman ……………………………………………………………………………………………………..……… 342
Data Pinjaman Karyawan …………………………………………………………………………………………………………..…… 555

5
Pembayaran Pinjaman ……………………………………………………………………………………….…………………….…..… 453
Membuat Perhitungan Gaji ………………………………………………………………………………………….……………….… 345
REALTIME MONITORING........................................................................................................................ 108
FINGERSPOT WEBSITE & ONLINE SUPPORT............................................................................................. 109

6
Instalasi Aplikasi
 Masukkan CD instalasi ke drive CD di komputer Anda.
 Tunggu beberapa saat, menu Instalasi Fingerspot Time Management akan ditampilkan.
 Klik tombol instalasi yang tersedia, kemudian ikuti petunjuk di layar.
 Pada halaman Select Additional Tasks, jika di komputer Anda belum terinstall MYSQL, maka tandai
Install Local MYSQL Server. Jika sudah terinstall, maka Anda bisa abaikan opsi ini.

7
 Pada bagian akhir instalasi, Anda diminta untuk mengisi username dan password server serta nama
database yang akan dibuat. Isi sesuai keinginan, atau pilih opsi default.
 Klik OK dan instalasi selesai.

8
.

9
Aktivasi Aplikasi
Aplikasi ini hanya bisa digunakan jika sudah dilakukan aktivasi. Pada saat pertama kali aplikasi dijalankan,
maka tampil form aktivasi berikut :
 Isi SN sesuai dengan nomor seri (Serial Number) mesin yang Anda gunakan. Nomor Seri mesin biasanya
terletak di bagian belakang mesin.
 Isi Kode Aktivasi sesuai dengan kode aktivasi yang ada di CD aplikasi ini.
 Untuk pengisian yang lain sesuaikan dengan jenis mesin yang sedang Anda gunakan.
 Klik Simpan dan jika kode aktivasi Anda benar, maka aplikasi sudah dapat dijalankan.

10
Halaman Depan
Halaman depan menampilkan grafik jumlah karyawan yang terdaftar, jumlah scan seluruh karyawan hari ini
dan jumlah kehadiran per departemen. Jumlah kehadiran ini dihitung berdasarkan ada atau tidak adanya
scan karyawan pada hari ini. Pada jendela sebelah kanan bawah terlihat daftar mesin yang nantinya
digunakan untuk keperluan Realtime Monitoring atau melihat scan karyawan secara langsung.

11
Login System
Untuk dapat mengakses menu-menu yang ada di dalam aplikasi ini, Anda diwajibkan untuk login. Pada
halaman depan aplikasi, Anda klik tombol login yang terletak di sebelah kanan atas, akan tampil form login
seperti berikut :
Isi User name dan Passwordnya. Username default adalah admin sedangkan Passwordnya adalah kosong
(tidak ada). Setelah Anda login, Anda dapat mengubah atau menambahkan user baru beserta hak aksesnya
pada menu Pengaturan > Hak Akses User.

12
Alur Penggunaan Aplikasi
Aplikasi ini terdiri dari beberapa menu, diantaranya : Mesin, Karyawan, Jadwal, Pengaturan dan Laporan. Di
dalam menu-menu tersebut tersedia banyak operasi dan opsi. Untuk memudahkan para pengguna dalam
mengoperasikan aplikasi ini, maka akan dijelaskan alur standar penggunaan aplikasi. Tujuannya untuk
membantu memahami cara kerja dari aplikasi ini.
Alur penggunaan aplikasi dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Mendaftarkan karyawan di mesin
Karyawan yang akan menggunakan mesin absensi harus diregistrasikan atau didaftarkan terlebih
dahulu di mesin agar dapat dikenali oleh mesin. Registrasi dapat berupa registrasi jari, password
maupun kartu tergantung jenis mesin dan kebutuhan Anda. Cara registrasi karyawan di mesin dapat
dilihat pada buku manual mesin masing-masing.
2. Menambahkan mesin-mesin ke aplikasi
Pada saat aktivasi aplikasi, ada satu mesin yang langsung terdaftar, yaitu yang digunakan untuk aktivasi
aplikasi. Jika Anda menggunakan lebih dari satu mesin, maka semua mesin tersebut harus didaftarkan
atau ditambahkan dalam aplikasi melalui menu Mesin. (Hal. 15)
3. Download Karyawan dan Sidik Jarinya ke dalam aplikasi
Setelah karyawan diregistrasi pada mesin, maka data dan sidik jari karyawan tersebut harus didownload ke
dalam aplikasi. Langkah ini untuk mengambil data karyawan sekaligus mengamankan sidik jari yang tersimpan
di dalam mesin ke dalam aplikasi. Jika terjadi kerusakan mesin di kemudian hari, maka data dan sidik jari
karyawan masih tersimpan di dalam database aplikasi dan dapat diupload balik ke mesin. Data karyawan yang
didownload secara otomatis akan mengisidaftar karyawan pada menu karyawan. (Hal. 19)

13
4. Melengkapi data karyawan
Data karyawan yang berasal dari mesin akan menempati induk departemen sehingga harus
dipindahkan ke departemen masing-masing. Ada beberapa mesin yang tidak dapat input nama dari
mesin sehingga data karyawan yang masuk ke aplikasi tanpa nama untuk itu perlu dilengkapi. Data-
data karyawan yang lain seperti alamat, jenis kelamin dan lain-lain perlu Anda lengkapi sesuai dengan
data karyawan bersangkutan. (Hal. 53)
5. Upload data karyawan ke mesin
Langkah ini untuk melengkapi data karyawan di mesin, misalnya untuk memberi nama, agar pada saat
proses absensi/verfikasi muncul nama karyawan tersebut, karena pada beberapa mesin yang tidak
dilengkapi T9 keypad tidak bisa memasukkan nama secara langsung di mesin. (Hal. 28)
6. Mengatur Shift dan Jadwal Karyawan
Shift berisi jam kerja yang merupakan rumus dari penghitungan absensi karyawan, oleh karena itu
harus dibuat dengan benar. Setelah shift dibuat kemudian dirangkai dalam Dasar Jadwal. Dasar jadwal
inilah yang nantinya akan melekat pada masing-masing karyawan. Pembuatan shift dan jadwal dapat
dilihat pada Hal. 69 sedangkan cara melekatkan jadwal ke karyawan dapat dilihat pada Hal. 58.
7. Download data presensi dari mesin ke aplikasi
Data presensi yang sudah terkumpul di mesin harus didownload ke aplikasi untuk selanjutnya
mengalami penghitungan, kecuali jika Anda menggunakan fasilitas realtime, maka data presensi akan
langsung masuk ke dalam aplikasi secara langsung pada saat karyawan melakukan scan. (Hal. 38)

14
8. Memasukkan data-data izin
Jika ada karyawan yang melakukan izin tidak masuk maupun izin karena lupa scan, maka izin-izin ini
perlu dimasukkan ke dalam aplikasi sebagai pelengkap data presensi sebelum dihitung. Data presensi
dan data-data izin inilah yang nantinya dihitung dan dijadikan laporan kehadiran karyawan. (Hal 60-61).
9. Membuat laporan.
Langkah terakhir adalah membuat laporan dari data presensi dan data izin yang sudah dimasukkan
sebelumnya. Data akan dihitung berdasarkan Jam Kerja dan aturan-aturan lain yang sebelumnya sudah
dibuat. (Hal 103).

15
MESIN
Pada menu ini, Anda dapat menambah, mengubah dan menghapus mesin. Dalam menu ini pula Anda dapat
melakukan download karyawan, upload karyawan, download data presensi maupun melihat data yang ada
di mesin.
Tambah Mesin
Pada saat aktivasi aplikasi, Anda sudah menambahkan
satu mesin. Jika menggunakan lebih dari satu mesin,
maka Anda dapat menambahkan mesin selanjutnya.
Setiap mesin yang akan ditambahkan harus disertai
dengan kode aktivasi masing-masing, karena jika tidak
ada kode aktivasinya, maka mesin tidak bisa
ditambahkan. Untuk menambah mesin, ikuti langkah-
langkah berikut ini :
 Pilih menu Mesin.
 Klik tombol Tambah dan halaman disamping
akan tampil.
 Isi SN sesuai dengan nomor seri mesin yang
Anda gunakan.
 Isi Kode Aktivasi sesuai dengan kode aktivasi yang ada di CD aplikasi ini.
 Untuk pengisian yang lain sesuaikan dengan jenis mesin yang sedang Anda gunakan.
 Klik Simpan untuk menyimpan penambahan mesin.

16
Keterangan :
 SN : Nomor seri mesin, sudah tertera di
badan mesin.
 Kode Aktivasi : Kode yang dibuat
khusus untuk mengaktifkan mesin.
 Nama Mesin : Isi dengan nama mesin,
jika nama mesin sama, gunakan tanda
yang mudah diingat.
 Koneksi : Tipe koneksi yang digunakan
mesin.
 IP Adress : Alamat IP dari mesin,
default 192.168.1.201.
 Port : Port yang digunakan mesin.
 Password : Password koneksi,
password ini harus sama dengan yang
diisi di mesin agar mesin dapat
terkoneksi dengan aplikasi.
 No Mesin : Nomor dari mesin.
 Auto download data presensi : Untuk mengatur waktu download presensi otomatis mesin
bersangkutan. Misalkan di-isi '09:00 18:00' berarti pada jam 09.00 mesin akan melakukan download
data presensi secara otomatis, kemudian akan mengulangi lagi pada jam 18:00.
 FK800 : Untuk mengaktifkan fungsi mesin Hanvon type FK800 (mesin absensi deteksi wajah)

17
Edit Mesin
Jika terjadi kesalahan isi pada saat menambahkan
mesin, maka Anda dapat mengeditnya, kecuali SN
dan Kode Aktivasi yang memang tidak dapat diedit
karena seharusnya jika salah memasukkan kedua
data ini mesin tidak akan bisa ditambahkan.
 Pilih mesin yang akan diedit dengan menandai
checkbox yang tersedia (hanya boleh pilih satu),
lalu Klik tombol Ubah. Halaman disamping akan
tampil.
 Ubah isian yang akan diubah, misalnya IP
Adress diubah menjadi 192.168.1.202 dari yang
sebelumnya 192.168.1.201, kemudian simpan
kembali.

18
Hapus Mesin
Jika ada salah satu mesin yang sudah tidak digunakan lagi, Anda dapat menghapusnya dari daftar mesin.
 Pilih mesin yang akan dihapus dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa lebih dari
satu). Lalu klik tombol Hapus. Form konfirmasi hapus berikut akan tampil.
 Klik OK jika Anda yakin untuk menghapus, klik Cancel untuk membatalkan.

19
Download Data dan Sidik Jari Karyawan
Setelah karyawan diregistrasi pada mesin, maka data dan sidik jari karyawan tersebut harus didownload ke
dalam aplikasi. Langkah ini untuk mengambil data karyawan sekaligus mengamankan sidik jari yang ada di
mesin ke dalam aplikasi. Jika terjadi kerusakan mesin di kemudian hari, maka data dan sidik jari karyawan
masih tersimpan di dalam database aplikasi dan dapat diupload balik ke mesin. Cara download karyawan
adalah sebagai berikut :
 Pilih mesin yang akan didownload datanya
dengan menandai checkbox di sebelah kiri
nama mesin (bisa lebih dari satu).
 Klik tombol Download User. Halaman
disamping akan tampil.
Tersedia tiga pilihan cara download (sesuaikan
dengan mesin Anda), yaitu melalui mesin,
melalui web dan melalui flashdisk.
Melalui mesin
Pilihan ini Anda pilih jika mesin dan aplikasi
terkoneksi melalui kabel LAN atau serial. Anda
hanya tinggal klik tombol Melalui mesin
kemudian tunggu hingga proses download
karyawan selesai.

20
Melalui web
Pilihan ini Anda pilih jika menggunakan file download dari website Fingerspot. Anda hanya perlu
menentukan dimana file yang Anda download dari web.

21
Melalui flash disk
Pilihan ini dipilih jika Anda menggunakan media USB flashdisk untuk transfer data dari mesin ke aplikasi
dan sebaliknya. Sebelum memilih tombol ini, pastikan Anda sudah memasang flash disk ke komputer.
Pastikan juga flashdisk berisi data karyawan yang telah didownload dari mesin. Cara download data
karyawan menggunakan flash disk dari mesin dapat Anda baca pada buku manual mesin masing-
masing.
Setelah Anda memasang flash disk pada komputer, klik tombol Melalui flash disk, tampilan berikut
akan muncul.

22
Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah flash disk yang terpasang Anda harus menentukan flash
disk yang mana yang ada data karyawannya. Jika flash disk yang terpasang hanya satu, maka aplikasi
secara otomatis akan memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih display dari mesin apakah hitam putih
(black white) atau berwarna (TFT). Kemudian pilih OK dan tunggu sampai proses selesai.
Karyawan yang didownload adalah semua karyawan. Jika Anda menghendaki hanya download
karyawan yang baru ditambahkan saja atau karyawan lama saja, maka Anda dapat mengubah opsinya
di menu Pengaturan > Cara Pemakaian > Pilihan Simple > Pengaturan Download Default.

23
Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan download yang
lebih banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah mode
tampilannya melalui menu Pengaturan > Cara Pemakaian, pilih Pilihan Advance kemudian Simpan. Anda
kembali ke menu Mesin untuk melakukan download karyawan.
Cara download karyawan dalam tampilan
advance adalah sebagai berikut :
 Pilih mesin yang akan didownload
datanya dengan menandai
checkbox di sebelah kiri nama
mesin (bisa lebih dari satu).
 Klik tombol Download User.
Halaman disamping akan tampil.
 Jika Anda menggunakan koneksi
kabel, maka pilih tombol Browse
Mesin untuk menampilkan
karyawan yang ada di mesin.
Karyawan yang terdaftar di mesin
yang sudah ada pula di database
akan ditampilkan di jendela sebelah
kiri sedangkan yang belum ada di
database akan ditampilkan di
sebelah kanan.

24
 Pilih karyawan yang akan didownload datanya kemudian klik tombol Simpan ke database.

25
Keterangan :
Kunci mesin : Opsi untuk mengunci mesin pada saat download karyawan berlangsung agar mesin tidak
digunakan untuk scan.
Tampilkan jumlah FP : Opsi untuk menampilkan jumlah sidik jari karyawan yang ada di mesin pada
kolom FP (fingerprint).
Sertakan FP : Opsi untuk menyertakan sidik jari pada saat download karyawan. Jika opsi ini dimatikan,
maka data karyawan yang didownload tanpa sidik jari. Opsi ini juga berlaku untuk download melalui
web dan melalui flash disk.
Proses cepat (untuk FP banyak) : Jika jumlah karyawan yang didownload banyak, maka sebaiknya opsi
ini dipilih, karena aplikasi akan menggunakan teknik yang berbeda dan lebih cepat jika karyawan yang
didownload banyak.
Tumpuk data lama : Jika diaktifkan, maka data yang berbeda di mesin akan menumpuk data yang
sudah ada di database, termasuk di dalamnya Alias (nama karyawan di mesin), password, hak akses
karyawan di mesin, nomor kartu RFID, dan sidik jari (FP). Opsi ini juga berlaku untuk download melalui
web dan melalui flash disk.

26
 Jika Anda menggunakan Flash disk, pilih tombol Browse Flash Disk
kemudian tentukan dimana file hasil download flash disk dari mesin
disimpan. Klik tombol OK.
 Selanjutnya pilih display dan algoritma sidik jari yang digunakan oleh
mesin. Untuk versi algoritma, Anda dapat melihatnya di mesin. Sebagai
contoh mesin Anda mempunyai layar warna dengan versi algoritma
sidik jari VX.10.0, maka Anda pilih display TFT dan Algoritma sidik jari
VX10.0.
 Klik OK untuk proses download.
 Pilih karyawan yang akan dimasukkan datanya kemudian klik tombol Simpan ke database.

27
.
Data karyawan yang telah didownload akan mengisi daftar karyawan pada menu Karyawan untuk
selanjutnya diatur dan dilengkapi datanya.

28
Upload Data dan Sidik Jari Karyawan
Jika di dalam mesin sudah ada data karyawannya, upload data karyawan ini berguna untuk melengkapi data
karyawan di mesin, misalnya untuk memberi nama, agar pada saat proses absensi muncul nama karyawan
tersebut di layar mesin, karena pada beberapa mesin yang tidak dilengkapi T9 keypad tidak bisa
memasukkan nama secara langsung di mesin. Jika mesin dalam kondisi kosong, maka upload data karyawan
dimaksudkan untuk mengisi mesin yang kosong tadi dengan data karyawan yang dipilih. Upload bisa hanya
berupa informasi karyawan (alias, hak akses dll), bisa juga beserta sidik jarinya. Upload dapat dilakukan
melalui kabel jaringan, serial atau USB kabel maupun melalui flash disk tergantung dari koneksi yang
digunakan oleh mesin. Berikut cara upload data
karyawan ke mesin :
 Pilih mesin yang akan diupload datanya
nama mesin (bisa lebih dari satu).
 Klik tombol Upload User. Halaman di samping
akan tampil.

29
 Pilih karyawan yang akan diupload lalu tekan tombol OK. Halaman berikut akan tampil.

30
 Jika mesin terkoneksi dengan kabel, pilih Melalui mesin. Kemudian tunggu hingga proses upload
selesai.

31
 Jika upload data melalui Flash disk, pilih melalui flash disk. Pastikan flash disk sudah terpasang pada
komputer.
 Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah flash disk yang terpasang Anda harus menentukan flash
disk yang akan diisi data karyawan. Jika flash disk yang terpasang hanya satu, maka aplikasi secara
otomatis akan memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih display dari mesin apakah hitam putih (black
white) atau berwarna (TFT). Pilih juga versi algoritma sidik jari yang digunakan mesin. Untuk versi
algoritma ini Anda bisa cek di daftar karyawan pada menu Karyawan, yaitu pada kolom FP9 atau FP10.
Selanjutnya pilih OK dan tunggu sampai proses upload selesai.
 Data yang sudah masuk ke dalam flash disk dapat diupload ke mesin. Cara upload ke mesin
menggunakan flash disk silahkan dibaca di buku manual mesin bersangkutan.

32
Karyawan yang diupload adalah karyawan karyawan yang dicentang atau dipilih. Jika Anda menghendaki
pilihan yang lain, maka Anda dapat mengubah opsinya di menu Pengaturan > Cara Pemakaian > Pilihan
Simple > Pengaturan Upload Default.
Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan upload yang lebih
banyak opsinya. Jika Anda menginginkan tampilan yang lebih advance, maka Anda bisa ubah mode
kembali ke menu Mesin untuk melakukan upload karyawan.
Cara upload karyawan dalam tampilan advance adalah sebagai berikut :
 Pilih mesin yang akan diupload datanya dengan
menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa
lebih dari satu).
 Klik tombol Upload User. Halaman disamping akan
tampil.
 Pilih karyawan yang ada di jendela sebelah kiri,
kemudian pindahkan ke jendela sebelah kanan
dengan menggunakan tombol >.
 Di bawah jendela sebelah kanan, Anda dapat memilih
opsi yang tersedia :
Sertakan FP : Opsi dipilih jika ingin upload informasi
karyawan beserta sidik jarinya.
FP Saja : Opsi ini dipilih jika hanya PIN dan sidik jari

33
(FP) karyawan yang akan diupload. Informasi lain seperti alias, hak akses, password, nomor kartu RFID
dan lain-lain tidak akan diupload.
User yang memiliki FP saja : Opsi ini berarti hanya karyawan yang memiliki sidik jari saja yang diupload.
Karyawan yang tidak memiliki sidik jari tidak akan diupload, meskipun telah dipilih sebelumnya.
 Di bawah pilihan upload melalui, terdapat tiga pilihan, yaitu :
Mesin
Pilihan digunakan jika mesin dan aplikasi terhubung dengan kabel jaringan, serial maupun USB. Setelah
Anda memilih mesin, kemudian tekan tombol Upload. Tunggu hingga proses upload selesai.

34
Catatan : Opsi kunci mesin digunakan jika menginginkan aplikasi mengunci mesin pada saat proses
upload sedang berlangsung agar mesin tidak dapat digunakan scan pada saat proses
berlangsung.
Web
Pilihan ini digunakan jika Anda akan meng-upload
karyawan ke mesin melalui website yang disediakan
Fingerspot. Setelah Anda memilih web, pilih versi
algoritma sidik jari yang digunakan mesin, pilihannya
adalah VX9.0 dan VX10.0. Lalu tekan tombol Upload.
Tentukan dimana file yang akan diupload diletakkan.
Misalnya di Desktop. Setelah proses selesai, Anda dapat
memeriksa di Dekstop komputer Anda telah ada dua
buah file dengan nama userinfo.fin dan template.fin. File-
file inilah yang nantinya diupload melalui web. Cara
upload ke web bisa dibaca pada manual penggunaan web
bersangkutan.

35
Flash disk
Pilihan ini digunakan jika Anda akan meng-upload karyawan ke
mesin melalui flash disk. Setelah Anda memilih flash disk,
langkah selanjutnya adalah memilih display dan versi algoritma
sidik jari (FP) yang digunakan mesin. Black White untuk mesin
dengan layar hitam putih, TFT untuk layar warna. Versi
algoritma yang digunakan karyawan bisa dilihat di menu
Karyawan pada kolom FP9 dan FP10, atau bisa dicek langsung
di mesin.
Setelah Anda memilih display dan algoritma sidik jari, Anda
tekan tombol Upload.
Tentukan dimana file akan diletakkan. Anda dapat meletakkan
langsung di drive flash disk atau di hard disk Anda. Kemudian
upload file tersebut ke mesin melalui flash disk yang di
dalamnya sudah terdapat file hasil upload dari aplikasi. Cara
upload ke mesin bisa dibaca pada manual mesin masing-
masing.

36
Selain upload data karyawan, pada halaman upload advance ini, Anda juga dapat menghapus karyawan yang
ada di mesin. Fasilitas ini letakkan di sebelah kiri bawah halaman.
Cara menghapus karyawan di mesin melalui halaman upload adalah sebagai berikut :
 Pilih mesin yang akan diupload datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa
lebih dari satu).
 Klik tombol Upload User. Halaman berikut akan tampil.

37
…..
 Pilih karyawan yang akan di hapus di
jendela sebelah kiri, kemudian pindahkan
ke jendela sebelah kanan dengan
menggunakan tombol >.
 Tekan tombol Hapus data di mesin yang
terletak di sebelah kiri bawah halaman ini
untuk proses hapus. Opsi yang tersedia
untuk hapus data karyawan ini adalah :
FP Saja : hanya data FP (Fingerprint) alias sidik
jari karyawan terpilih yang akan dihapus.
Password saja : hanya password karyawan di
mesin yang akan dihapus.
Jika kedua pilihan di atas tidak dipilih, maka
aplikasi akan menghapus seluruh data karyawan
terpilih termasuk sidik jari (FP), password,
maupun data yang lain.
Hapus juga di database : data karyawan yang sudah ada di database akan ikut terhapus bersamaan
dengan data karyawan yang ada di mesin.
Kunci mesin : digunakan untuk mengunci mesin saat proses hapus berlangsung.

38
Download Data Presensi Karyawan
Data presensi yang sudah terkumpul di mesin harus didownload ke aplikasi untuk selanjutnya mengalami
penghitungan, kecuali jika Anda menggunakan fasilitas realtime, maka data presensi akan langsung masuk ke
dalam aplikasi secara langsung pada saat karyawan melakukan scan.
Download data presensi dilakukan pada saat Anda akan melakukan perhitungan absensi karyawan atau Anda
jadwalkan secara teratur melalui download otomatis yang bisa Anda isikan pada isian tambah mesin. Hal lain
yang perlu Anda perhatikan adalah kapasitas tampung mesin. Setiap mesin mempunyai kapasitas
penyimpanan yang berbeda. Jika kapasitas sudah penuh, maka karyawan Anda tidak dapat melakukan scan
lagi. Oleh karena itu perlu dilakukan proses pengecekan data presensi yang sudah ada di mesin. Anda dapat
memeriksa jumlah data presensi di mesin melalui menu Mesin > Pengaturan > Informasi Mesin. Jika data
presensi sudah mendekati daya tampung maksimal mesin, sebaiknya segera Anda download data presensi
tersebut dan kemudian hapus data presensi yang ada di mesin agar dapat digunakan scan kembali oleh
karyawan Anda. Untuk menghapus data presensi dapat dilakukan melalui menu Mesin > Pengaturan >
Hapus semua data presensi saja di mesin atau Anda dapat menghapusnya langsung melalui mesin.
Cara download data presensi karyawan dari mesin adalah sebagai berikut :
 Pilih mesin yang akan didownload datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa
lebih dari satu).
 Klik tombol Download Presensi. Halaman berikut akan tampil.

39
Tersedia tiga pilihan, yaitu Melalui mesin, Melalui web dan Melalui flashdisk.

40
Melalui mesin
Pilihan ini Anda pilih jika mesin dan aplikasi terkoneksi melalui kabel LAN, serial dan USB. Anda hanya
tinggal klik tombol Melalui mesin kemudian tunggu hingga proses download presensi selesai.

41
Melalui web
Pilihan ini Anda pilih jika menggunakan file download dari website Fingerspot. Anda hanya perlu
menentukan dimana file yang Anda download dari web.

42
Melalui flash disk
Pilihan ini dipilih jika Anda menggunakan media flashdisk untuk transfer data presensi dari mesin ke
aplikasi. Sebelum memilih tombol ini, pastikan Anda sudah memasang flash disk yang berisi data
presensi dari mesin ke komputer. Cara download data presensi menggunakan flash disk dari mesin ke
flash disk dapat Anda baca pada manual mesin masing-masing.
Setelah Anda memasang flash disk pada komputer, klik tombol melalui flash disk, tampilan berikut
akan muncul.
Pilih drive flash disk Anda. Jika ada dua buah
flash disk yang terpasang Anda harus
menentukan flash disk yang mana yang ada
datanya. Jika flash disk yang terpasang hanya
satu, maka aplikasi secara otomatis akan
memilihkan untuk Anda. Kemudian pilih display
dari mesin apakah hitam putih (black white) atau
berwarna (TFT). Kemudian pilih OK dan tunggu
sampai proses selesai.
Data presensi yang didownload adalah semua
data. Jika Anda menghendaki hanya download
data terbaru saja atau opsi yang lain, maka Anda
dapat mengubah opsinya di menu Pengaturan >
Cara Pemakaian > Pilihan Simple > Pengaturan
Download Presensi.

43
Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan download yang
kembali ke menu Mesin untuk melakukan download presensi.
Cara download presensi dalam tampilan advance adalah sebagai berikut :
 Pilih mesin yang akan didownload datanya dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama mesin (bisa
lebih dari satu).
 Klik tombol Download Presensi. Halaman berikut akan tampil.

44
 Jika Anda menggunakan koneksi kabel, maka pilih tombol Download melalui mesin untuk mulai
download data presensi karyawan. Tetapi sebelumnya Anda dapat memilih opsi yang tersedia :
Download terbaru saja : hanya download data yang belum pernah didownload sebelum tanggal
tercantum.
Download mulai tanggal : download data mulai tanggal tercantum sampai saat didownload.
Download semua data :
download seluruh data yang
tersimpan di mesin.
Tambahkan PIN baru ke
database : Jika ada data presensi
karyawan yang karyawan
tersebut belum terdaftar di
aplikasi, maka setelah download
presensi, aplikasi akan
menambahkan data karyawan
tersebut ke daftar karyawan.
Kunci mesin : Opsi untuk
mengunci mesin pada saat
download presensi berlangsung
agar mesin tidak digunakan untuk
scan.

45
 Jika Anda download data presensi dari Web, maka pilih tombol
Download melalui web. Tentukan dimana file hasil download dari
web disimpan. Klik tombol OK dan tunggu proses hingga selesai.
 Jika Anda menggunakan Flash disk, pilih tombol Download melalui
Flash Disk kemudian pilih jenis layar mesin, selanjutnya tentukan
dimana file hasil download flash disk dari mesin disimpan. Klik
tombol OK dan tunggu proses hingga selesai
Ekspor Impor Data Presensi antar Aplikasi FTM
Dalam aplikasi ini, Anda dapat melakukan ekspor dan impor data presensi antar aplikasi FTM. Hal seperti ini
dibutuhkan jika Anda menginginkan transfer data presensi dari kantor cabang lain yang belum mempunya
fasilitas jaringan dan Anda menghendaki kiriman data dalam bentuk file. File yang akan diimpor adalah file
hasil ekspor aplikasi FTM. Sebenarnya Anda dapat meminta file yang didownload langsung dari mesin
menggunakan flashdisk, tetapi ada beberapa jenis mesin yang tidak mempunyai fasilitas download upload
menggunakan media flashdisk. Oleh karena itu, Anda dapat memanfaatkan fasilitas ekspor impor data
presensi yang ada dalam aplikasi ini.
1. Ekspor Data Presensi
Ekspor data presensi dilakukan melalui menu Laporan. pada menu Laporan, pilih Tab Perhitungan
Absensi, kemudian pilih tab Data Scan. Tentukan rentang tanggal data yang akan diekspor. Pilih format

46
ekspor data WEB pada bagian format eksport, kemudian klik tombol Export. Anda akan diminta untuk
menyimpan file hasil ekspor. File inilah yang nantinya akan diimpor.
2. Impor Data Presensi
Impor data presensi dilakukan melalui menu Mesin, yaitu pada sub menu Download Presensi. Impor
dilakukan melalui pilihan Web, sama seperti ketika Anda download data presensi melalui web. Setelah
Anda klik tombol Download melaui web, Anda akan diminta menentukan dimana file hasil ekspor
disimpan.

47
Pengaturan
Menu ini digunakan untuk melihat informasi mesin melalui aplikasi. Tersedia juga beberapa perintah
terhadap mesin yang bisa dilakukan dari aplikasi.
 Pilih mesin yangakan dilihat dengan menandai checkbox disebelah kiri nama mesin (bisa lebih darisatu).
 Klik tombol Pengaturan. Halaman berikut akan tampil.

48
Ada beberapa tombol pada halaman ini, yaitu :
 Informasi Mesin : untuk menampilkan jumlah user, jumlah FP (sidik jari), dan jumlah data
presensi yang ada di mesin.
 Ubah Waktu Mesin : untuk mengubah waktu di mesin sesuai dengan waktu di komputer.
 Restart Mesin : untuk merestart mesin.
 Hapus Administrator : mengubah hak akses user dari admin ke user biasa. Admin adalah
karyawan yang berhak untuk akses menu mesin, sedangkan user biasa hanya bisa melakukan
verifikasi atau absen saja.
 Hapus Semua Data User Di Mesin : Untuk menghapus seluruh data karyawan di mesin.
 Hapus Semua Data Presensi : Untuk menghapus seluruh data presensi (data scan) di mesin.
 Hapus Semua Data Operasional Mesin : Untuk menghapus catatan pemakaian mesin oleh admin.
 Hapus Semua Data: untuk menghapus seluruh data di mesin meliputi user, presensi, dan
operasional.
 Ubah Format Tanggal Mesin : untuk mengubah format tanggal yang ada di mesin sesuai dengan
format tanggal yang di pilih.

49
KARYAWAN
Pengaturan Departemen
Pilih menu Karyawan kemudian klik tombol Departemen yang ada di sebelah kanan bawah halaman menu
karyawan ini. Tampilan berikut akan tampil :

50
Terlihat sudah terdapat nama departemen Induk dengan nama Fingerspot. Anda dapat mengganti dengan
nama perusahaan atau nama kantor cabang perusahaan Anda dengan memilih nama departemen induk
tersebut kemudian klik tombol Edit. Ganti namanya kemudian klik OK.
Untuk menambah departemen di bawah nama
departemen induk, pilih nama departemen induk lalu klik
tombol Add. Isi nama departemen kemudian klik OK.
Untuk menambah sub departemen, pilih departemen
induknya lalu klik tombol Add, isi nama sub departemen
kemudian klik OK.

51
Jika ingin mengubah nama departemen, Anda pilih departemen bersangkutan kemudian klik tombol Edit ,
ubah nama departemen lalu klik OK. Jika Anda ingin menghapus departemen, pilih departemen
bersangkutan kemudian klik tombol Hapus lalu OK untuk konfirmasi .

52
Cabang dan Jabatan
Pengaturan Cabang dan Jabatan sama dengan operasional pada Pengaturan Departemen, hanya saja Anda
tidak bisa membuat sub seperti pada departemen. Anda hanya dapat membuat daftar cabang atau daftar
jabatan.

53
Tambah Data Karyawan
Karyawan dapat ditambahkan secara manual maupun ditambahkan dari mesin melalui proses download
karyawan. Jika karyawan ditambahkan melalui proses download karyawan dari mesin, langkah selanjutnya
adalah melengkapi datanya dengan tombol Ubah. Kemudian Anda pindahkan ke departemen masing-masing
menggunakan tombol Pindah. Tentunya daftar departemen telah Anda tambahkan sebelumnya.
Jika Anda ingin menambahkan karyawan
secara manual, maka Anda masuk ke menu
Karyawan kemudian klik tombol Tambah.
Isi sesuai dengan data karyawan yang ada
terutama PIN, NIK, Nama dan Alias (nama di
mesin), lalu klik tombol Simpan
Ubah Data Karyawan
Jika ada data karyawan yang akan diubah
datanya, masuk ke menu Karyawan, pilih
karyawan yang akan diubah dengan
menandai pada checkbox yang ada di
sebelah kiri karyawan, kemudian klik tombol
Ubah. Lakukan pengubahan seperlunya dan
simpan kembali.

54
Hapus Data Karyawan
Karyawan yang sudah tidak diperlukan lagi datanya dapat Anda hapus dari daftar karyawan. Caranya masuk
ke menu Karyawan, pilih karyawan yang akan dihapus dengan menandai checkbox yang ada di sebelah kiri
karyawan, kemudian klik tombol Hapus. Tekan OK jika muncul konfirmasi untuk menghapus.
Impor Data Karyawan dari File Excel
Impor data karyawan melalui file excel disediakan untuk memudahkan pengisian daftar karyawan apalagi
jika jumlah karyawan yang akan dimasukkan banyak. Berikut cara mengisi data karyawan menggunakan file
excel :
 Siapkan file daftar karyawan dalam format excel.
 Pilih menu Karyawan.
 Klik tombol Impor Xls halaman berikut akan tampil :

55
 Browse file excel yang telah sebelumnya disiapkan
 Cocokkan kolom yang ada di kiri dengan kolom dari tampilan file Excel

56
 Klik tombol Impor
Catatan : Opsi tumpuk data digunakan untuk menumpuk data yang sudah ada di daftar karyawan dengan
data dari excel jika ditemukan kesamaan PIN.

57
Memindahkan Karyawan
Jika Anda menambahkan karyawan melalui download dari mesin maupun menggunakan Impor Xls, maka
seluruh karyawan akan menempati induk departemen. Untuk itu perlu dipindahkan ke departemen masing-
masing. Untuk memindahkan karyawan, pilih karyawan yang akan dipindahkan, kemudian tekan tombol
Pindah. Setelah form pindah departemen muncul, pilih departemen yang dikehendaki, kemudian Simpan.

58
Membuat Jadwal Kerja Karyawan
Setelah Anda menentukan jam kerja, shift dan merangkai shift tersebut tersebut dalam suatu dasar jadwal
maka selanjutnya Anda menentukan dasar jadwal tersebut akan dijalani oleh karyawan yang mana.
Pembuatan shift dan dasar jadwal dapat Anda lihat pada halaman 69.
Jadwal kerja dapat ditentukan untuk semua karyawan, per departemen ataupun per karyawan. Anda dapat
memanfaatkan fasilitas filter pada daftar karyawan di menu Karyawan. Pada menu Karyawan juga tersedia
fasilitas Tampung yang dapat digunakan untuk menyimpan karyawan yang dipilih kemudian mencari
karyawan berikutnya dan menyimpannya lagi ke dalam tampung. Fasilitas ini juga memungkinkan Anda
menggunakan daftar di dalamnya berkali-kali tanpa harus memilih karyawan lagi.
Berikut cara untuk menjadwalkan karyawan :
 Masuk ke menu Karyawan.
 Pilih karyawan yang akan dibuatkan jadwal dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.
Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai
checkbox yang ada di sebelah kiri tombol Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol Tampung
untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan dibuatkan jadwal lalu klik tampung
lagi.
 Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Dasar jadwal. Halaman berikut akan tampil.

59
Pilih dasar jadwal yang tersedia. Tentukan Tgl Mulai
berlakunya jadwal tersebut. Klik Simpan.
Jadwal akan berlaku sejak tanggal mulai yang ditentukan
tanpa ada batas akhirnya. Jadwal akan berakhir jika Anda
membuat jadwal baru. Jadi batas berlakunya jadwal
pertama adalah tanggal mulai jadwal kedua. Batas
berlakunya jadwal kedua adalah tanggal mulai jadwal ketiga
dan seterusnya.
Misalnya jadwal reguler ‘teknisi’ dimulai tanggal 1
Desember 2011. Jadwal ini akan berakhir pada tanggal 31
Desember 2011 karena ada jadwal baru ‘puasa’ yang
dimulai tanggal 1 Januari 2012. Jadwal ‘puasa’ ini juga akan
berakhir pada tanggal 31 Januari 2012 karena karyawan
menggunakan jadwal ‘teknisi’ kembali mulai tanggal 1
Februari 2012.

60
Memasukkan Izin Absensi
Jika ada satu atau sebagian karyawan yang izin tidak masuk karena alasan tertentu, maka Anda dapat
menambahkan izin tersebut.
 Pilih karyawan yang akan ditambahkan izin
karyawan.
Jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung,
maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai
checkbox yang ada di sebelah kiri tombol
Tampung. Pilih karyawan kemudian klik tombol
Tampung untuk memilih karyawan tersebut. Cari
lagi karyawan yang akan dimasukkan izinnya lalu
klik tampung lagi. Fasilitas ini optional, Anda
dapat menggunakannnya ataupun tidak.
 Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol
Izin Absensi. Halaman disamping akan tampil.
 Tentukan jenis izin, tanggal dan keterangan. Klik
Simpan.

61
Menambahkan Izin Scan
Jika salah satu atau sebagian karyawan lupa melakukan scan dan ingin Anda tambahi scan tersebut di menu
ini, maka Anda dapat menambahkan scan yang terlupa tersebut. Pada sub menu Izin Scan, Anda juga dapat
memasukkan izin datang terlambat, izin pulang cepat dan izin tidak istirahat.
Untuk izin lupa scan dan tambah scan, maka aplikasi akan menambahkan scan yang tidak ada. Sedangkan
untuk izin terlambat dan pulang cepat, maka aplikasi akan menghilangkan nilai telambat dan pulang cepat
dari karyawan yang mengalami keterlambatan maupun pulang sebelum waktunya tersebut.
Sementara itu izin tidak istirahat digunakan untuk karyawan yang terpaksa tidak bisa istirahat karena ada
kewajiban yang harus diselesaikan. Dengan izin tersebut, maka durasi jam kerja si karyawan tidak akan
dipotong. Izin tidak istirahat ini digunakan hanya jika pada shift digunakan jenis Istirahat Wajib.
Cara menambahkan Izin Scan adalah sebagai berikut :
 Pilih karyawan yang akan ditambahkan izin dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.
untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan ditambahkan izin lalu klik tampung
lagi. Fasilitas ini optional, Anda dapat menggunakannnya ataupun tidak.
 Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Izin Scan. Halaman berikut akan tampil.

62
 Tentukan jenis, tanggal dan keterangan. Klik Simpan.

63
Membuat Jadwal Per Karyawan
Sebelumnya sudah dijelaskan tentang cara membuat jadwal dengan dasar jadwal. Dasar jadwal mempunyai
rotasi yang berurutan, mempunyai pola tertentu dan shift-shift yang berada di dalamnya dapat berlaku
secara otomatis. Tetapi pada kondisi jam kerja yang tidak beraturan polanya, maka Anda tidak dapat
menggunakan dasar jadwal. Oleh karena itu, aplikasi ini menyediakan cara membuat jadwal secara manual.
Di sini Anda dapat menentukan jadwal karyawan per tanggal. Anda dapat menentukan pada tanggal ini
karyawan menggunakan shift ini. Jadwal ini dibuat berdasarkan jadwal yang dibuat oleh perusahaan.
Jadwal per Karyawan ini dapat Anda gunakan sebagai jadwal utama atau sebagai alat bantu pada kondisi
tertentu. Jika Anda menggunakannya sebagai jadwal utama, maka Anda tidak perlu memasukkan dasar
jadwal pada karyawan. Tetapi jika Anda menggunakannya sebagai alat bantu dan digunakan pada saat-saat
tertentu saja, maka Anda tetap wajib menentukan dasar jadwal pada karyawan.
Jadwal per Karyawan ini mempunyai prioritas lebih tinggi daripada dasar jadwal. Jadi aplikasi akan
memeriksa terlebih dahulu, apakah pada hari tertentu terdapat Jadwal per Karyawan atau tidak. Jika ada
maka aplikasi akan memproses data presensi berdasarkan jadwal per karyawan ini dan mengabaikan dasar
jadwal. Tetapi jika tidak ada, maka aplikasi akan memproses berdasarkan dasar jadwal.
Cara membuat jadwal per karyawan adalah sebagai berikut :
 Pilih karyawan yang akan dibuatkan jadwal dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.
jika Anda ingin menggunakan fasilitas Tampung, maka aktifkan dulu fasilitas ini dengan menandai

64
untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan dibuatkan jadwal lalu klik tampung
 Setelah selesai memilih
karyawan, klik tombol Jadwal
Karyawan. Halaman berikut
akan tampil.
 Pilih area yang akan diisi shift,
kemudian arahkan pointer
mouse ke sebelah kanan.
Daftar shift akan muncul. Pilih
salah satu shift dengan klik
dua kali atau double click.
Kode shift yang dipilih akan
tampil pada area yang dipilih.
 Klik Simpan.
Catatan :
- Anda juga bisa melakukan copy paste shift yang telah dimasukkan.
- Pengisian shift juga bisa dilakukan dengan file excel yang diekspor dari halaman ini. File excel yang
telah diisi dapat diimpor kembali ke jadwal karyawan ini.

65
Surat Perintah Lembur
Pada aplikasi ini, lembur dapat langsung disetujui secara otomatis oleh aplikasi atau harus menggunakan
Surat Perintah Lembur (SPL). Jika menggunakan SPL, maka hanya lembur yang mempunyai SPL yang akan
disetujui. Untuk menentukan apakah lembur disetujui oleh aplikasi secara langsung atau menggunakan SPL,
Anda dapat mengaturnya di menu Pengaturan > Pengaturan Shift>Perhitungan Lembur.
Cara menambahkan Surat Perintah Lembur :
 Pilih karyawan yang akan dimasukkan SPL-nya
karyawan.
 Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Surat
Perintah Lembur. Halaman berikut akan tampil.
 Pilih Shift dimana lembur dijadwalkan.
 Pilih tanggal berlaku dan jenis lemburnya. Sebagian
berarti untuk lembur yang melekat pada shift
seperti Lembur Awal dan Lembur Akhir, sedangkan
Penuh berarti lembur yang satu shift penuh.
 Klik Simpan.

66
Akses Laporan dari menu Karyawan
Laporan dapat dibuat melalui dua jalan, yaitu melalui menu Laporan dan melalui menu Karyawan. Kelebihan
proses laporan dari menu Karyawan adalah Anda dapat memilih karyawan dengan menggunakan fasilitas
tampung yang memungkinkan memilih karyawan yang berbeda departemen dengan lebih mudah.
Cara menambahkan proses laporan :
 Pilih karyawan yang akan diproses laporannya dengan menandai checkbox di sebelah kiri karyawan.
untuk memilih karyawan tersebut. Cari lagi karyawan yang akan diproses laporannya lalu klik tampung
 Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Proses Laporan. Anda akan diantarkan ke menu laporan.
 Di sini Anda dapat memproses laporan. Untuk proses laporan, silahkan merujuk ke menu Laporan pada
halaman 101.
Catatan :
Daftar karyawan yang dipilih akan tampil di
menu Laporan pada bagian tampung.

67
Kalender Karyawan
Sub menu pada menu Karyawan ini digunakan untuk melihat kalender karyawan per bulannya yang
menampilkan data terlambat, pulang cepat, istirahat lebih serta izin.
 Masih dalam menu Karyawan, pilih karyawan yang akan dilihat kalendernya.
 Setelah selesai memilih karyawan, klik tombol Kalender karyawan. Anda akan melihat tampilan
berikut:
 Di gambar terlihat izin sakit dan cuti karyawan pada tanggal 10 dan 11.

68
JADWAL
Jadwal kerja dibuat dari serangkaian Shift yang dihimpun dalam Dasar Jadwal. Shift berisi jam kerja yang
merupakan rumus dari penghitungan absensi karyawan, oleh karena itu harus dibuat dengan benar. Setelah
shift dibuat kemudian dirangkai dalam Dasar Jadwal. Dasar jadwal inilah yang nantinya akan melekat pada
masing-masing karyawan.
Hal yang penting untuk diingat, bahwa aplikasi ini digunakan mesin yang jenisnya standalone, artinya seluruh
pengaturan di sini dapat Anda buat dan ubah sewaktu-waktu jika ternyata ada karyawan yang bekerja di luar
aturan yang telah ditetapkan. Keputusan pembuatan laporan tidak terjadi seketika ketika proses scan
berlangsung seperti pada jenis mesin absensi online (PC-Based). Laporan dapat dibuat berbeda dengan saat
karyawan scan.
Shift
Shift merupakan kumpulan dari jam kerja karyawan yang disertai dengan aturan dan batasan tertentu.
Termasuk di dalamnya adalah jam masuk, jam pulang, lembur, istirahat dan hitungan durasi kerja karyawan.
Dengan aturan dan batasan inilah aplikasi dapat menentukan perhitungan absensi karyawan. Dengan aturan
dan batasan inilah aplikasi dapat menentukan apakah karyawan terlambat, pulang lebih cepat, lembur dan
sebagainya. Jika di dalam perusahaan Anda menggunakan banyak shift, maka Anda harus membuat seluruh
shift tersebut. Selanjutnya Anda dapat mengelompokkan shift-shift tersebut dalam Dasar Jadwal
berdasarkan kelompok kerja karyawan Anda.

69
Tambah Shift
 Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Shift.
 Klik tombol Tambah dan Anda akan melihat tampilan pengisian shift berikut :
 Silahkan isi sesuai dengan jam kerja yang berlaku.
- Nama Shift : Nama shift sebenarnya dapat Anda isi dengan istilah Anda sendiri, tetapi sebaiknya
nama yang memudahkan Anda untuk mengingat shift tersebut karena nantinya nama shift ini
digunakan di pengelompokkan dasar jadwal nantinya. Misalnya Senin-Jumat untuk jam kerja yang
berlaku di hari Senin sampai Jumat. Jika Anda memiliki beberapa departemen maka Anda bisa
membuat nama shift tersebut menjadi Senin-Jumat Departemen A, Senin-Jumat Departemen B
dan sebagainya. Anda dapat juga memberi nama Shift 1, Shift 2 dan seterusnya jika nantinya ada
karyawan yang menggunakan jam kerja lebih dari satu.

70
- Kode : kode shift untuk membedakan shift yang satu dengan shift yang lain. Penggunaan kode ini
sangat dibutuhkan pada pembuatan jadwal per karyawan. (Hal 63).
- Jam Masuk : Jam masuk kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 07.00.
- Jam Keluar : Jam selesai kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 15.00.
- Harus Scan : ada 4 pilihan, yaitu : In&Out, In, Out, In/Out. In&Out mewajibkan scan pada jam
masuk dan jam pulang, jika tidak scan salah satu dapat dianggap tidak masuk atau diberi sanksi
sesuai dengan yang diatur di menu Pengaturan>Pengaturan Shift. In mewajibkan scan pada jam
masuk saja. Jika tidak scan masuk, maka karyawan dianggap tidak hadir. Out mewajibkan scan
pada jam pulang saja. Jika tidak scan pulang, maka karyawan dapat dianggap tidak hadir. In/Out
membolehkan scan salah satu baik pada jam masuk maupun jam pulang.
- Durasi : Lama jam kerja. Tersedia 2 jenis perhitungan lama jam kerja yang dapat dipilih yaitu
durasi efektif dan aktual.
Durasi efektif dihitung dari Jam Keluar – Jam Masuk kemudian akan dikurangi istirahat, terlambat
dan pulang cepat jika ada. Misalnya Jam Keluar 15.00, Jam Masuk 07.00, maka durasi efektif
maksimal adalah 480 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan terlambat 10 menit, maka
durasi efektif menjadi 480-60-10 = 410 menit. Pada isian shift ini Anda dapat menentukan sendiri
nilai maksimal dari durasi efektif, jika Anda kosongkan, maka aplikasi akan menghitung sesuai
dengan rumus yang telah dijelaskan.
Durasi aktual dihitung dari Scan Keluar – Scan Masuk kemudian akan dikurangi istirahat,
terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Scan Keluar karyawan 15.30, Scan Masuk karyawan
06.30, maka durasi aktual adalah 540 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan pulang cepat 10
menit, maka durasi efektif menjadi 540-60-10 = 470 menit. Pada isian shift ini durasi aktual
mempunyai dua isian, yaitu : durasi minimal dianggap setengah kerja dan durasi maksimal

71
dianggap kerja penuh. Jika tidak diisi maka aplikasi akan menghitung sesuai rumus yang telah
dijelaskan.
- Count As : Hitungan berapa hari kerja shift tersebut. Isian default adalah 1 yang berarti 1 hari. Jika
diisi 2, maka shift tersebut akan dihitung 2 hari kerja. Jika diisi 0,5, maka shift tersebut dihitung
setengah hari.
- Shift lembur : Jika pilihan ini dipilih, maka sepanjang shift tersebut dihitung sebagai lembur.
Panjang lembur ditentukan oleh pilihan durasi yang digunakan, apakah dihitung berdasarkan Jam
Masuk dan Jam Keluar (Durasi Efektif) atau berdasarkan Scan Masuk dan Scan Keluar (Durasi
Aktual).
- Shift Terpendek : Pilihan ini untuk menentukan shift terpendek dari shift yang digunakan seorang
karyawan. Penentuan shift terpendek digunakan jika lembur dihitung menggunakan indeks
lembur.
 Klik Simpan. Contoh pengisian bisa dilihat sebagai berikut :

72
Tampilan di atas adalah tampilan default (simple). Aplikasi ini juga menyediakan tampilan input shift yang
kembali ke menu Jadwal untuk melakukan tambah shift.
Cara tambah shift pada mode advance adalah sebagai berikut :
 Klik tombol Tambah dan Anda akan melihat tampilan pengisian shift berikut :

73
Silahkan isi sesuai dengan jam kerja yang berlaku.
- Nama Shift : Nama shift sebenarnya dapat Anda isi dengan istilah Anda sendiri, tetapi sebaiknya
nama yang memudahkan Anda untuk mengingat shift tersebut karena nantinya nama shift ini
digunakan di pengelompokkan dasar jadwal nantinya. Misalnya Senin-Jumat untuk jam kerja yang
berlaku di hari Senin sampai Jumat. Jika Anda memiliki beberapa departemen maka Anda bisa
membuat nama shift tersebut menjadi Senin-Jumat Departemen A, Senin-Jumat Departemen B
dan sebagainya. Anda dapat juga memberi nama Shift 1, Shift 2 dan seterusnya jika nantinya ada
karyawan yang menggunakan jam kerja lebih dari satu.
- Kode : kode shift untuk membedakan shift yang satu dengan shift yang lain. Penggunaan kode ini
sangat dibutuhkan pada pembuatan jadwal per karyawan. (Hal. 63).
- Harus Scan : ada 4 pilihan, yaitu : In&Out, In, Out, In/Out. In&Out mewajibkan scan pada jam
masuk dan jam pulang, jika tidak scan salah satu dapat dianggap tidak masuk atau diberi sanksi
sesuai dengan yang diatur di menu Pengaturan>Pengaturan Shift. In mewajibkan scan pada jam
masuk saja. Jika tidak scan masuk, maka karyawan dianggap tidak hadir. Out mewajibkan scan
pada jam pulang saja. Jika tidak scan keluar, maka karyawan dapat dianggap tidak hadir. In/Out
membolehkan scan salah satu baik pada jam masuk maupun jam pulang.
- Durasi : Lama jam kerja. Tersedia 2 jenis perhitungan lama jam kerja yang dapat dipilih yaitu
durasi efektif dan aktual.
Durasi efektif dihitung dari Jam Keluar – Jam Masuk kemudian akan dikurangi istirahat, terlambat
dan pulang cepat jika ada. Misalnya Jam Keluar 15.00, Jam Masuk 07.00, maka durasi efektif
maksimal adalah 480 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan terlambat 10 menit, maka
durasi efektif menjadi 480-60-10 = 410 menit. Pada isian shift ini Anda dapat menentukan sendiri
nilai maksimal dari durasi efektif, jika Anda kosongkan, maka aplikasi akan menghitung sesuai
dengan rumus yang telah dijelaskan.

74
Durasi aktual dihitung dari Scan Keluar – Scan Masuk kemudian akan dikurangi istirahat,
terlambat dan pulang cepat jika ada. Misalnya Scan Keluar karyawan 15.30, Scan Masuk karyawan
06.30, maka durasi aktual adalah 540 menit. Jika karyawan Istirahat 60 menit dan pulang cepat 10
menit, maka durasi efektif menjadi 540-60-10 = 470 menit. Pada isian shift ini durasi aktual
mempunyai dua isian, yaitu : durasi minimal dianggap setengah kerja dan durasi maksimal
dianggap kerja penuh. Jika tidak diisi maka aplikasi akan menghitung sesuai rumus yang telah
dijelaskan.
- Mulai Jam Masuk : Jam paling awal karyawan bisa scan masuk. Jika ada karyawan yang scan
masuk sebelum jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa
menentukan batas mulai jam masuk ini satu jam sebelum jam masuk atau sesuaikan dengan
aturan perusahaan. Misalnya Anda isi jam 06.00 yang berarti satu jam sebelum Jam Masuk.
- Jam Masuk : Jam masuk kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 07.00.
- Akhir Jam Masuk : Jam paling akhir karyawan bisa scan masuk. Jika ada karyawan yang scan
masuk sesudah jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa
menentukan batas akhir jam masuk ini satu jam setelah jam masuk atau sesuaikan dengan aturan
perusahaan. Misalnya Anda isi jam 08.00 yang berarti satu jam setelah Jam Masuk.
- Mulai Jam Keluar : Jam paling awal karyawan bisa scan keluar/pulang. Jika ada karyawan yang
scan keluar sebelum jam ini maka akan dianggap invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda bisa
menentukan batas mulai jam pulang ini satu jam sebelum jam pulang atau sesuaikan dengan
aturan perusahaan. Misalnya Anda isi jam 14.00 yang berarti satu jam sebelum jam keluar.
- Jam Keluar : Jam selesai kerja karyawan. Misalnya Anda isi jam 15.00.

75
- Akhir Jam Keluar : Jam paling akhir karyawan bisa scan pulang. Jika ada karyawan yang scan
pulang sesudah jam ini maka akan dianggap
invalid atau diabaikan oleh aplikasi. Anda
bisa menentukan batas akhir jam keluar ini
satu jam setelah jam pulang atau
diperpanjang jika nantinya ada lembur
setelah pulang.
- Toleransi terlambat : durasi terlambat
maksimal yang Anda izinkan untuk
karyawan. Misalnya Anda menentukan
toleransi terlambat 15 menit sebelum jam
masuk, maka seluruh karyawan yang
menggunakan jam kerja ini baru dianggap
terlambat setelah 15 menit dari jam masuk.
Pada contoh ini jika jam masuk jam 07:00
maka karyawan yang scan di jam 08:15 atau
kurang dianggap tidak terlambat. Tetapi
karyawan yang scan di atas jam 08:15
dianggap terlambat misalnya scan jam 08:16
dianggap langsung terlambat 16 menit.
- Toleransi pulang cepat : durasi pulang cepat
atau pulang sebelum jam pulang maksimal
yang Anda izinkan untuk karyawan. Misalnya Anda menentukan batas pulang cepat 15 menit
sebelum jam pulang, maka seluruh karyawan yang menggunakan jam kerja ini baru dianggap

76
pulang cepat jika melakukan scan 15 menit sebelum jam pulang. Pada contoh ini jika jam keluar
jam 15:00 maka karyawan yang scan di jam 14:45 atau lebih dianggap tidak pulang cepat. Tetapi
karyawan yang scan di bawah jam 14:45 dianggap pulang cepat misalnya scan jam 14:44 dianggap
langsung pulang cepat 16 menit.
- Lembur Awal : Lembur yang dilakukan karyawan sebelum jam masuk. Lembur ini harus dilakukan
di antara Mulai Jam Masuk sampai Jam Masuk. Pada isian, Anda perlu menentukan Min yang
berarti minimal durasi lembur yang dapat dianggap lembur, Max yang berarti maksimal hitungan
lembur, nilai max ini tidak boleh melebihi jarak antara Mulai Jam Masuk sampai Jam Masuk.
Kemudian Pengurang yang digunakan untuk mengurangi durasi lembur yang dijalani. Misalnya
karyawan mulai scan lembur saat jam 06.15 sampai Jam Masuk yaitu jam 07.00, maka durasi
sebenarnya adalah 45 menit, tetapi jika nilai pengurang diisi 15, maka lembur yang dihasilkan
menjadi 30 menit.
- Istirahat 1 : Jam Istirahat pertama. Di sini Anda dapat menentukan jam awal mulai istirahat dan
akhir kembali dari istirahat. Scan istirahat harus berada di area yang ditentukan. Scan yang
berada di luar batasan akan dianggap tidak valid oleh aplikasi. Kemudian minimal istirahat yang
berarti jika karyawan scan di bawah durasi minimal tersebut tetap akan dihitung sama dengan
minimal. Maksimal istirahat adalah durasi istirahat maksimal yang dapat dijalani karyawan. Jika
karyawan keluar istirahat melebihi nilai ini akan menghasilkan nilai Istirahat Lebih pada laporan.
Istirahat ini mempunyai tiga status, yaitu Wajib yang berarti karyawan yang sengaja tidak scan
istirahat tetap akan dipotong jam kerjanya. Nilai potongnya ditentukan pada menu
Pengaturan>Pengaturan Shift. Status kedua adalah tidak wajib yang berarti hanya karyawan yang
scan istirahat yang akan dipotong durasi jam kerjanya. Sedangkan status ketiga adalah
kompensasi lembur yang berarti istrahat yang tidak diambil akan dikompensasikan menjadi nilai
lembur.

77
- Isirahat 2 : Jam Istirahat kedua. Istirahat ini sama dengan istirahat 1. Istirahat 2 digunakan jika
dalam satu shift terjadi dua kali istirahat.
- Lembur Akhir : Lembur yang dilakukan karyawan setelah jam keluar/pulang. Lembur ini harus
dilakukan di antara Jam Keluar sampai Akhir Jam Keluar. Pada isian, Anda perlu menentukan Min
yang berarti minimal durasi lembur yang dapat dianggap lembur, Max yang berarti maksimal
hitungan lembur, nilai max ini tidak boleh melebihi jarak antara Jam Keluar sampai Akhir Jam
Keluar. Kemudian Pengurang yang digunakan untuk mengurangi durasi lembur yang dijalani.
Misalnya karyawan mulai lembur setelah Jam Keluar 15.00, jika menghendaki lembur baru
dihitung setelah 30 menit, maka nilai Min harus diisi 30. Karyawan yang lembur kurang dari 30
menit, maka dianggap tidak lembur. Karyawan yang pulang jam 15.31 akan dihitung lembur 31
menit. Jika Anda menghendaki lembur benar-benar dihitung dari jam 15.30, maka nilai Pengurang
harus diisi 30. Maka karyawan yang pulang jam 15.31 akan dihitung lembur 1 menit. Apabila ada
karyawan yang lembur di atas nilai Max, maka tetap akan dihitung sama dengan nilai maksimal
tersebut.
- Lembur Putus : Istilah ini untuk menyebut lembur yang dilakukan karyawan di luar batas akhir
jam keluar. Lembur jenis ini biasa dilakukan karyawan yang sudah pulang kemudian diminta
kembali lagi untuk lembur. Untuk itu Anda hanya diminta untuk mengisi Jam Masuk Lembur yang
berarti jam paling awal dapat melakukan lembur. Kemudian Jam Keluar Lembur yang berarti jam
paling akhir karyawan dapat melakukan lembur. Kemudian Anda isi nilai min, max dan pengurang
seperti isian pada lembur awal maupun lembur akhir.
- Count As : Hitungan berapa hari kerja shift tersebut. Isian default adalah 1 yang berarti 1 hari. Jika
diisi 2, maka shift tersebut akan dihitung 2 hari kerja. Jika diisi 0,5, maka shift tersebut dihitung
setengah hari.

78
- Shift lembur : Jika pilihan ini dipilih, maka sepanjang shift tersebut dihitung sebagai lembur.
Panjang lembur ditentukan oleh pilihan durasi yang digunakan, apakah dihitung berdasarkan Jam
Masuk dan Jam Keluar (Durasi Efektif) atau berdasarkan Scan Masuk dan Scan Keluar (Durasi
Aktual).
- Shift Terpendek : Pilihan ini untuk menentukan shift terpendek dari shift yang digunakan seorang
karyawan. Penentuan shift terpendek digunakan jika lembur dihitung menggunakan indeks
lembur.
 Setelah isian lengkap, tekan tombol Simpan untuk menyimpan hasil isian.
Edit Shift
 Pilih shift yang telah dibuat (hanya bisa pilih
satu), lalu klik tombol Ubah.
 Ubah isian sesuai yang dikehendaki. Klik
Simpan kembali.
Hapus Shift
 Pilih shift yang telah dibuat lalu klik tombol
Hapus
 Klik OK untuk konfirmasi.

79
Dasar Jadwal
Dasar jadwal merupakan rangkaian dari shift. Dalam dasar jadwal kita dapat menentukan, rotasi dari shift,
harian maupun mingguan. Kita juga dapat menentukan berapa shift yang berlaku per harinya. Sebelum
membuat dasar jadwal, pastikan semua shift yang akan digunakan oleh karyawan sudah dibuat dengan
benar. Anda dapat membuat beberapa dasar jadwal yang berbeda sesuai dengan kelompok kerja karyawan
di perusahaan atau instansi Anda. Masing-masing dasar jadwal dapat menggunakan shift yang sama atau
berbeda.
Tambah dasar jadwal
 Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab
Dasar Jadwal.
 Klik Tambah dan muncul
tampilan seperti disamping :
 Isi Nama Jadwal dengan nama
yang mudah diingat.
 Isi Jenis Periode serta satuannya.
Jenis periode merupakan panjang
rotasi dari shift yang akan dijalani
karyawan. Satuannya tersedia
dalam Harian dan Mingguan. Jika
Anda mengisi Jenis Periode 1 dan
satuannya Harian, maka artinya

80
dasar jadwal akan berulang tiap harinya. Jika Anda mengubah Jenis Periode menjadi 3, maka artinya
karyawan akan menjalani pola shift-shift yang sama selama 3 hari. Jika Anda mengisi Jenis Periode 1
dengan satuan Mingguan, maka berarti karyawan akan menjalani shift-shift dalam dasar jadwal yang
akan berulang ke shift yang sama untuk setiap minggunya.
 Isi tanggal mulai yang merupakan
tanggal mulai berlakunya dasar
jadwal yang dibuat. Pada jenis
periode mingguan, tanggal mulai
adalah sembarang tanggal yang
jatuh pada hari Senin.
 Pilih hari-hari yang tampil,
kemudian isikan shift yang
berlaku pada hari tersebut
dengan memindahkan daftar shift
yang berada di sebelah kiri bawah
ke jendela sebelah kanan dengan
menekan tombol > atau
masukkan semua shift dengan
menekan tombol >>. Setelah itu
pilih hari yang lain dan lakukan
hal yang sama atau Anda dapat
memilih semua hari dan mengisinya dengan shift yang sama. Jangan lupa menentukan hari libur
dengan menandai pada kolom Libur pada daftar hari yang tampil.

81
 Anda juga dapat menentukan urutan prioritas shift-shift yang sudah dipilih menggunakan tombol
panah atas dan panah bawah. Prioritas ini akan berguna untuk menentukan shift yang akan diambil
aplikasi jika terjadi jam kerja karyawan ternyata masuk pada dua shift yang hampir sama.
 Klik Simpan.
Contoh Pengisian Dasar Jadwal
1. Satu Shift Berulang Tiap Hari
Shift_1 akan berulang setiap hari tanpa ada hari libur.

82
2. Tiga Shift Berulang Setiap Hari
Shift_1, Shift_2, Shift_3 akan berulang setiap hari tanpa libur. Ketiga shift akan berlaku otomatis,
artinya aplikasi dapat menetukan sendiri pada hari ini karyawan masuk ke shift yang mana.
3. Tiga Shift Berulang Setiap Tiga Hari
Pada hari Senin karyawan hanya akan menjalani Shift_1, Selasa Shift_2 atau Shift_2, Rabu Shift_1 atau
Shift_2 atau Shift_3. Pada hari Kamis karyawan akan kembali menjalani Shift_1, Jum’at Shift_2 atau
Shift_2, Sabtu Shift_1 atau Shift_2 atau Shift_3 dan seterusnya.

83
4. Tiga Shift Berulang Setiap Minggu
Hari Senin – Jum’at, karyawan akan mempunyai 3 pilihan shift, yaitu Shift_1, Shift_2 dan Shift3. Ketiga
shift ini berlaku otomatis, artinya aplikasi akan menentukan sendiri karyawan masuk pada shift yang
mana. Sangat cocok untuk yang suka bertukar shift.
Pada hari Sabtu karyawan menggunakan shift khusus Sabtu. Sedangkan hari Minggu karyawan libur,
bagi yang masuk tersedia hanya Shift_1. Shift-shift ini akan berulang setiap minggunya dengan pola
yang sama.

84
Edit Dasar Jadwal
 Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Dasar Jadwal.
 Pilih dasar jadwal yang telah dibuat (hanya boleh pilih satu) lalu klik Ubah.
 Ubah isian yang dikehendaki, lalu simpan kembali
Hapus Dasar Jadwal
 Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Dasar Jadwal.
 Pilih dasar jadwal yang akan dihapus, kemudian klik tombol Hapus.
 Klik tombol OK untuk konfirmasi.

85
Libur Umum
Sub menu ini untuk menambahkan, mengedit dan menghapus hari libur nasional yang berlaku di perusahaan
atau instansi. Hari libur ini perlu diisi agar karyawan yang tidak masuk pada tanggal tersebut tidak dianggap
absen (bolos) pada hari tersebut.
Tambah Hari Libur Umum
 Pilih menu Jadwal, lalu pilih tab Libur Umum.
 Klik tombol Tambah, tentukan tanggal libur serta keteranganya.
 Klik Simpan.

86
Edit Hari Libur Umum
 Pilih daftar hari libur yang telah dibuat (hanya boleh pilih satu) lalu klik Ubah.
 Ubah isian yang dikehendaki, lalu simpan kembali
Hapus Libur Umum
 Pilih hari libur yang akan dihapus, kemudian klik tombol Hapus.
 Klik tombol OK untuk konfirmasi.

87
PENGATURAN
Pada menu ini terdapat pengaturan-pengaturan umum yang berlaku pada aplikasi ini.
CARA PEMAKAIAN
Tersedia dua mode atau cara pakai pada beberapa menu di aplikasi ini, yaitu Simple dan Advance. Mode
default adalah mode simple. Pada mode simple terdapat beberapa pengaturan yang digunakan di beberapa
menu sedangkan pada mode Advance pengaturannya langsung ditampilkan pada menu bersangkutan. Pada
saat mode andvance diaktifkan, maka pengaturan pada mode simple akan dinonaktifkan. Berikut beberapa
pengaturan pada mode simple :
 Pengaturan Download Default
Bagian ini memuat pengaturan untuk proses download karyawan dari mesin ke dalam aplikasi.
- User baru saja : aplikasi hanya akan mendownload hanya karyawan baru yang belum ada di
database.
- Semua User : aplikasi akan download semua karyawan baik
yang sudah ada di database aplikasi maupun yang belum ada
di database.
- User lama saja : aplikasi hanya akan download karyawan
yang sudah ada di database.
- Sertakan FP : jika dipilih, maka karyawan akan didownload
beserta sidik jarinya.
- Tumpuk data lama : jika terdapat kesamaan data di mesin
dengan yang ada di database, maka data di database akan
ditumpuk dengan data dari mesin.

88
 Pengaturan Upload Default
Bagian ini memuat pengaturan untuk proses upload karyawan dari aplikasi ke mesin.
- User yang dicentang : aplikasi akan upload karyawan yang dipilih saja.
- User baru saja : aplikasi hanya akan upload karyawan yang tidak ada di mesin, tetapi ada di
aplikasi
- Semua user : aplikasi akan upload semua karyawan yang ada di aplikasi.
- User lama saja : aplikasi akan upload karyawan yang sama dengan di mesin.
- Sertakan FP : jika dipilih, maka karyawan akan diupload beserta sidik jarinya.
 Pengaturan Download Presensi
Bagian ini memuat pengaturan untuk proses download data presensi karyawan dari mesin ke aplikasi.
- Data terbaru saja : aplikasi akan download data presensi yang belum pernah didownload.
- Semua Data : aplikasi akan download semua data presensi yang ada di mesin.
- Langsung tambahkan PIN baru ke database : Jika ada data presensi karyawan di mesin yang
karyawan tersebut belum ada di database, maka setelah data presensi didownload, maka dengan
otomatis akan ditambahkan karyawan baru di daftar karyawan.

89
- Hapus data presensi setelah download : setelah download data presensi selesai, maka data
presensi yang ada di mesin akan dihapus.
 Pengaturan Realtime
- Jika koneksi terputus, mencoba koneksi mesin lagi setelah : Jika koneksi putus, maka aplikasi akan
berusaha untuk konek dengan mesin setelah waktu yang ditentukan.
- Jika gagal konek, ulangi sebanyak : Jika terjadi koneksi gagal, aplikasi akan berusaha melakukan
koneksi sebanyak nilai yang diinput.

90
 Default Isian Shift
Bagian ini untuk menentukan pengaturan range pada pembuatan shift pada mode simple. Pengaturan
ini akan berlaku untuk seluruh shift pada mode simple.
- Awal scan masuk : batasan paling awal dari scan masuk
- Akhir scan masuk : batasan paling akhir dari scan masuk
- Awal scan keluar : batasan paling awal dari scan keluar
- Akhir scan keluar : batasan paling akhir dari scan keluar

91
PENGATURAN SHIFT
Pengaturan satu scan, terlambat dan pulang cepat
Pada halaman ini diatur tentang kebijakan
satu scan jika pada shift yang diwajibkan
untuk scan masuk dan scan keluar. Ada
empat kebijakan yaitu : dibiarkan saja alias
tidak ada hukuman, dianggap terlambat x
menit, dianggap tidak hadir dan dianggap
kerja setengah hari. Selanjutnya ada
pengaturan tentang maksimal terlambat dan
maksimal pulang cepat. Jika karyawan
terlambat atau pulang cepat lebih dari yang
ditentukan, maka dianggap tidak hadir.
Pengaturan Lembur
Di sebelah kanan pada tab ini terdapat pengaturan lembur apakah menggunakan SPL atau disetujui langsung
oleh aplikasi. Secara default aplikasi akan langsung menyetujui adanya lembur. Jika Anda memilih
Menggunakan Surat Perintah Lembur, maka untuk menyetujui lembur karyawan, maka Anda harus mengisi
SPL pada menu Karyawan.

92
Pada pilihan otomatis system tersedia tiga opsi tambahan, yaitu :
 Kerja lebih dari satu shift, shift berikutnya
dihitung lembur
Karyawan yang bekerja lebih dari satu shift,
maka shift berikutnya akan dihitung lembur
satu shift penuh. Dengan catatan kedua shift
tidak berhimpitan atau ada jeda antara shift
pertama dengan shift berikutnya. Misalnya
shift 1 dan shift 3.
 Kerja di hari libur rutin.
Karyawan yang bekerja pada hari libur rutin akan dianggap kerja lembur. Hari libur rutin adalah hari
libur yang ditentukan pada shift baik itu yang ditentukan melalui Dasar jadwal maupun Jadwal per
Karyawan. Hari libur rutin misalnya hari Minggu.
 Kerja di hari libur umum
Karyawan yang bekerja pada hari libur umum akan dianggap kerja lembur. Hari libur umum adalah hari
libur nasional yang ditentukan pada menu Jadwal.
Pengaturan Istirahat Wajib
Di bawah pengaturan lembur terdapat pengaturan mengenai karyawan yang tidak istirahat padahal dia
diwajibkan untuk istirahat. Pengaturan berupa besarnya pemotongan terhadap durasi jam kerja.

93
HAK AKSES USER
Sub menu ini digunakan untuk mengatur user yang berhak mengoperasikan aplikasi ini beserta hak aksesnya.
Pada halaman ini tersedia dua jendela. Jendela atas berisi data group user sedangkan jendela bawah berisi
data user. Urutan penambahan user adalah dengan menambahkan group user baru yang berisi aturan hak
aksesnya kemudian menambahkan user baru sekaligus menambahkannya ke dalam group yang telah dibuat
sebelumnya.
Menambahkan Group Baru
- Pada jendela Data Group User klik tombol
Tambah.
- Masukkan Nama Grup dan pilih menu-menu
yang bisa diakses.
- Klik tombol Simpan.
Mengubah Group
- Pilih grup yang dimaksud.
- Klik tombol Ubah.
- Masukkan Nama Grup dan pilih menu-menu
yang bisa diakses.
Catatan:
Grup Default tidak bisa diubah.

94
Menghapus Group
- Pilih grup yang dimaksud.
- Klik tombol Hapus.
Catatan:
Grup Default tidak bisa dihapus.
Menambahkan User Baru
- Pada jendela Data User klik tombol Tambah
- Inputkan Nama, Password Baru, dan Konfirmasi Password Baru serta tentukan Group dari user ini.

95
Mengubah User
- Pilih User yang dimaksud.
- Klik tombol Ubah.
- Inputkan Nama, Password Lama, Password
Baru, dan Konfirmasi Password Baru serta
tentukan Group baru untuk user ini.
Menghapus User
- Pilih User yang dimaksud.
- Klik tombol Hapus.

96
PERHITUNGAN LAPORAN
Pada bagian ini kita dapat mengatur status absensi, simbol di laporan, satuan dan pembulatannya.
Simbol-simbol ini akan tampil pada laporan
simbol. Simbol dapat ditampilkan lebih dari satu
dalam satu hari/shift. Misalnya dalam satu shift
terjadi terlambat dan pulang cepat, maka pada
laporan simbol akan muncul setidaknya 3 simbol,
yaitu simbol kehadiran, terlambat dan pulang
cepat. Jika ada lembur pada shift tersebut, maka
simbol yang tampil menjadi 4 simbol.
Satuan terdiri dari Menit, Jam, Hari dan Kali.
Satuan-satuan tersebut akan menentukan satuan
yang tampil pada Laporan Rekap Per Periode
karyawan. Misalnya satuan untuk Terlambat
dipilih ‘Menit’, maka pada laporan rekap akan
tampil dalam satuan ‘menit’. Jika diganti ‘Kali’
maka setelah diproses ulang yang muncul pada
laporan rekap dalam satuan ‘kali’. Penggantian satuan di sini tidak akan berpengaruh pada Laporan Rincian
karyawan.
Pembulatan terdiri dari : tidak ada pembulatan, ke atas dan ke bawah.
Tidak dibulatkan artinya hasil perhitungan akan ditampilkan apa adanya.

97
Pembulatan ke atas artinya hasil perhitungan pada rincian harian maupun rekap periode akan dibulatkan ke
atas sesuai nilai minimal yang diisikan. Misalnya nilai sebenarnya 10,4, nilai minimal 1, maka hasilnya akan
menjadi 11. Jika nilai minimal 0,5 maka hasilnya menjadi 10,5.
Pembulatan ke bawah artinya hasil perhitungan pada rincian harian maupun rekap periode akan dibulatkan
ke bawah sesuai nilai minimal yang diisikan. Misalnya nilai sebenarnya 10,4, nilai minimal 1, maka hasilnya
akan menjadi 10. Jika nilai minimal 0,5 hasilnya menjadi 10.
Indeks Lembur
Indeks lembur ini digunakan untuk mengalikan jumlah lembur
dengan pengali tertentu sesuai dengan aturan yang berlaku di
perusahaan. Dengan indeks ini upah jam pertama lembur
dapat dibuat tidak sama dengan upah jam lembur di jam-jam
berikutnya.
Jenis Index Lembur dibagi menjadi tiga:
1. Lembur Hari Kerja Normal.
2. Lembur Hari Kerja Libur Rutin.
3. Lembur Hari Kerja Libur Umum.
Untuk mengisi indeks ini, klik tombol Pengaturan Index
Lembur. Aktifkan Hitung lembur menggunakan indeks,
kemudian Isi sesuai contoh pengisian yang sudah ada di halaman pengisian Indeks Lembur.

98
DATABASE
Ubah bahasa
Untuk mengaktifkan fitur pengubahan bahasa langsung pada kata yang dipilih pada menu-menu di aplikasi.
Hapus Scanlog
Fasilitas ini digunakan untuk menghapus data presensi atau data scan karyawan sebelum tanggal yang
ditentukan.

99
Pengaturan Database
Digunakan untuk menentukan link database aplikasi. Klik tombol Pengaturan Database dan tampilan berikut
akan tampil.
Tentukan database yang akan digunakan oleh aplikasi. Isi User Name, Password serta server dimana
database berada. Pilih nama database yang akan digunakan. Setelah itu test connection jika sukses silahkan
tekan tombol OK.

100
Backup Database
Backup database sangat dianjurkan untuk mengamankan database. Jika suatu saat terjadi hal yang tidak
diinginkan pada database, maka Anda masih mempunyai backup database tersebut. Untuk membuat backup
database klik tombol Backup Database, kemudian tentukan dimana file backup tersebut disimpan, klik Save
untuk menyimpan.

101
Restore Database
Digunakan untuk mengembalikan database yang sebelumnya sudah dibackup. Anda tinggal klik tombol
Restore Database, kemudian cari dimana file backup berada, setelah ketemu pilih file tersebut dan klik Open
untuk proses restore.

102
Inisialisasi Database
Fasilitas ini digunakan untuk menghapus seluruh data di dalam database, kecuali data mesin dan aktivasinya.
Klik tombol Inisialisasi database akan tampil pesan konfirmasi, Jika Anda yakin akan menghapus data di
dalam database, pilih OK.

103
LAPORAN
Di dalam menu Laporan ini terdapat beberapa tab, yaitu : Perhitungan absensi, Izin absensi, Izin scan, Jadwal
per karyawan, dan SPL. Pada tab Perhitungan Absensi terdapat laporan-laporan yang terkait absensi. Pada
tab Izin absensi memuat laporan izin tidak hadir karyawan. Pada tab izin scan hanya memuat laporan
laporan lupa scan, izin terlambat, izin pulang cepat dan izin istirahat. Begitu juga dengan tab Jadwal Per
karyawan dan SPL hanya memuat laporan mengenai jadwal per karyawan dan Entry surat perintah lembur.
Selain perhitungan absensi, semua tab tidak memerlukan proses, karena hanya menampilkan hasil entry dari
menu karyawan.
Proses Laporan
 Pilih tab Perhitungan Absensi
 Pilih karyawan yang akan diproses laporannya.
Anda dapat melakukan proses terhadap semua karyawan, per departemen atau per karyawan.
Pemilihan dapat dilakukan langsung pada menu ini dengan memanfaatkan filter yang disediakan, atau
dapat juga melalui menu Karyawan.

104
 Pilih rentang waktu yang akan dilaporkan. Rentang waktu bisa satu hari, satu minggu, satu bulan atau
sesuai yang ingin Anda proses. .
 Tekan tombol Proses.
 Setelah proses perhitungan absensi selesai, Anda dapat langsung memilih jenis laporan untuk dicetak
maupun diekspor.
Cetak Laporan
Setelah data absensi diproses, Anda dapat mencetak laporan yang Anda butuhkan. Di bawah tab
Perhitungan Absensi terdapat tab-tab yang berisi jenis laporan yang dapat Anda gunakan. Variasi laporan
dapat dihasilkan aplikasi ini dengan memilih filter-filter yang disediakan. Laporan ditampilkan dalam dua
tampilan, yaitu tampilan depan dan tampilan cetak. Anda dapat mengekspor tampilan depan ke dalam
beberapa tipe file. Sedangkan tampilan cetak dapat langsung diprint dan juga dapat disimpan dalam file
format pdf. Untuk mencetak laporan, silahkan Anda pilih laporan yang dikehendaki kemudian tekan tombol
Cetak. Anda dapat langsung mencetak laporan yang tampil dengan menekan tombol Print. Berikut contoh
dari preview Laporan Rincian Harian.

105

106
Ekspor Laporan
Laporan pada aplikasi ini ditampilkan dalam dua bentuk, yaitu tampilan depan dan tampilan cetak. Tampilan
depan dari laporan dapat Anda simpan dalam bentuk file. Format yang tersedia untuk tampilan depan yaitu
Excel, XML, HTML, Text, CSV dan Excel Format. Pilihan Excel Format akan menghasilkan file excel dengan
format tertentu yang berbeda dengan pilihan Excel saja.
Setelah Anda menentukan format yang dikehendaki, klik tombol Export. Anda akan diminta untuk
menyimpan file hasil eksport tersebut.

107
Desain Laporan
Laporan cetak dapat Anda ubah desainnya. Silahkan pilih jenis laporan yang dikehendaki, kemudian klik
tombol Pengaturan Cetak, muncul tiga tombol lagi, yaitu :
 Tombol Ubah Cetak: Untuk mengubah format file laporan saat mencetak Laporan, file laporan yang
akan muncul sesuai dengan Tab Laporan yang telah dipilih (yang aktif).
 Tombol Default Cetak: Untuk mengembalikan format file laporan yang telah diubah ke bentuk default-
nya, sesuai dengan Tab Laporan yang telah dipilih (yang aktif).
 Tombol Default Semua: Untuk mengembalikan format file laporan yang telah diubah ke bentuk
default-nya semua Laporan.

108
REALTIME MONITORING
Anda dapat memantau langsung karyawan yang sedang melakukan scan melalui halaman depan aplikasi ini.
Setiap ada karyawan scan, maka pada saat itu juga akan ditampilkan pada halaman depan aplikasi ini.
Untuk memulai melakukan pemantauan, Anda pilih mesin yang akan dipantau, kemudian tekan tombol
connect. Setelah itu Anda tinggal menunggu ada karyawan scan.
Untuk menghentikan pemantauan, Anda hanya tinggal memilih mesin kemudian tekan tombol Disconnect
dan pemantauan akan berhenti.

109
PENGGAJIAN
Fingerspot Time Management menyediakan sebuah modul penggajian. Modul Penggajian ini merupakan
fitur tambahan (bonus), sifatnya optional dan tidak berbayar (gratis). Segala macam bentuk penyajian dan
perhitungan penggajian di Modul ini semata-mata hanya digunakan untuk membantu pengguna dalam
mengaplikasikan data absensi ke perhitungan penggajian dengan segala keterbatasannya. Untuk itu sebelum
menggunakan modul ini harap dipastikan terlebih dahulu apakah fasilitas pada modul ini mampu
mengakomodasi kebutuhan Anda. Hal ini dikarenakan, pihak pembuat tidak menerima penyesuaian
perhitungan penggajian jika ada ketidaksesuaian dengan kebutuhan Anda.
Mengaktifkan Modul Penggajian
 Pilih menu Pengaturan > Hak Akses User
 Tekan pull down yang terletak di sebelah kanan halaman ini untuk memunculkan halaman aktivasi.
 Tandai Aktifkan Modul Penggajian. Muncul disclaimer tentang modul ini.
 Tutup aplikasi ini kemudian buka kembali. Sekarang sudah muncul menu baru, yaitu Penggajian.

110
Membuat Daftar Komponen Gaji
Komponen gaji terdiri dari komponen penerimaan dan potongan. Seluruh komponen gaji yang digunakan di
perusahaan harus diinput terlebih dahulu. Daftar komponen gaji inilah nanti yang digunakan sebagai
komponen gaji per karyawan baik seluruhnya maupun sebagian.
Langkah membuat daftar komponen :
 Pada halaman Penggajian, klik menu Komponen Gaji.
 Pilih Tab Komponen Gaji.
 Klik tombol Tambah, form isian komponen gaji akan tampil.
 Isi Nama Komponen, misalnya Gaji Pokok.
 Isi Kode, Misalnya GP.
 Pilih jenis komponen Penerimaan atau Potongan.
 Tentukan nomor urut. Nomor ini akan menentukan posisi komponen pada slip gaji.
 Pilih opsi Berubah-ubah jika nilai komponen ini selalu berubah, Misalnya Komisi Penjualan.
 Tandai opsi Bagian dari formula jika komponen ini akan digunakan sebagai acuan perhitungan
komponen lain.

111
 Klim Simpan untuk menyimpan komponen.
Anda harus membuat seluruh komponen yang nantinya akan digunakan oleh karyawan Anda.
Membuat Grup Gaji Karyawan
Setelah Anda menyelesaikan pembuatan daftar komponen gaji, berikutnya Anda membuat grup gaji. Grup
gaji ini dimaksudkan untuk mempermudah pengelompokan karyawan sesuai dengan komponen gaji yang
dimiliki. Karyawan dengan komponen gaji yang sama akan dimasukkan ke dalam grup gaji yang sama. Hal ini
untuk menghindari pemakaian komponen per orang yang akan memakan waktu pada saat memasukkan
komponen kepada karyawan bersangkutan.
Langkah membuat grup gaji :
 Pilih Tab Grup Gaji.

112
 Klik tombol Tambah. Form isian group gaji baru akan tampil.
 Isi Nama dan Kode grup. Misalnya nama grup gaji Administrasi dengan kode ADM.
 Anda tidak bisa langsung menyimpannya sebelum mengisi minimal satu komponen gaji. Klik tombol
Tambah untuk menampilkan Isian Detail Komponen Group Gaji dan menambahkan komponen gaji ke
grup.

113
 Pada form Isian Detail Komponen Group Gaji, pilih komponen gaji dari drop down menu Nama
Komponen. Daftar komponen yang muncul adalah daftar komponen gaji yang sudah masukkan
sebelumnya. Misalnya pilih komponen Gaji Pokok. Berikutnya isi nilai nominal dari komponen tersebut.
 Klik OK untuk menyimpan komponen dan form akan tertutup dan kembali ke form Isian Group Gaji.

114
 Lakukan penambahan komponen selanjutnya sesuai dengan komponen yang digunakan oleh grup
bersangkutan.
 Klik Simpan untuk menyimpan grup gaji yang baru saja dibuat.

115
Contoh :
Diana dalam 1 bulan mempunyai lembur sebesar 35 menit
 Penggunaan Kondisi di formula Group Gaji. Apabila lembur dibatasi min 30 menit dan max 120
menit, kemudian nilai untuk uangnya Rp. 50.000,- per bulan sehingga hasil lembur = Rp. 50.000, maka
untuk setting kondisi di formula group gaji sebagai berikut
 Penggunaan Rumus di formula Group Gaji. Apabila total durasi lembur dihitung tanpa ada batasan
kondisi, contoh (nilai lembur * 1) * Rp. 50.000 = Rp 1.750.000

116
 Apabila Kondisi dan Rumus dicentang dua – duanya maka hasil lembur = Rp. 250.000 (dengan asumsi
kasus diatas)

117
Memasukkan Karyawan ke dalam Grup Gaji
Grup gaji yang telah dibuat selanjutkan diisi dengan karyawan yang menggunakan komponen yang ada di
dalam grup tersebut.
Langkah memasukkan karyawan ke dalam grup gaji :
 Pilih Tab Isi Group Karyawan.
 Pilih grup gaji yang akan diisi karyawan dengan menandai checkbox di sebelah kiri nama grup.
 Klik tombol Tambah. Form Isian Group Karyawan akan tampil.
 Pilih karyawan yang akan dimasukkan di jendela sebelah kiri. Anda bisa memilih banyak menggunakan
menekan tombol Ctrl pada keyboard kemudian pilih nama karyawan. Anda juga dapat memanfaatkan
fasilitas filter yang tersedia.
 Pindahkan karyawan terpilih ke jendela sebelah kanan dengan menekan tombol > atau gunakan
tombol >> untuk memasukkan seluruh karyawan.

118
 Klik OK untuk menyimpan.

119
Menyesuaikan Nilai Komponen Gaji Karyawan
Nilai nominal komponen gaji seluruh karyawan yang berada dalam sebuah grup gaji adalah sama. Misalnya
nilai nominal gaji pokok pada grup gaji Administrasi adalah Rp.1.000.000,- maka seluruh karyawan yang
berada dalam grup gaji tersebut mempunyai Gaji Pokok Rp.1.000.000,-. Begitu juga dengan komponen yang
lain. Tetapi tidak menutup kemungkinan ada nilai komponen yang sama untuk semua karyawan dalam grup
gaji tersebut.
Untuk nilai nominal yang berbeda dengan nilai komponen yang ada dalam grup gaji, maka perlu dilakukan
penyesuaian per komponen per karyawan.
Langkah Menyesuaikan Nilai Komponen Gaji Karyawan :
 Pilih Tab Nilai Uang Karyawan.
 Klik tombol Tambah. Form Isian Uang akan tampil.
 Pilih Nama group gaji.
 Pilih Nama komponen.
 Pilih karyawan yang akan diubah nilainya dengan menandai pada checkbox di sebelah kiri nama
karyawan. Kemudian klik pada nilai uang karyawan tersebut. Lakukan pengubahan sesuai yang
diinginkan. Lakukan pada karyawan yang lain.

120
 Klik OK untuk menyimpan.

121
Membuat Daftar Pinjaman
Jenis Pinjaman
 Pada halaman Penggajian, klik menu Pinjaman Karyawan.
 Pilih tab Jenis Pinjaman.
 Klik tombol Tambah. Muncul halaman isian jenis pinjaman.

 Isi Kode, nama dan Komponen dari jenis pinjaman ini. Komponen ini harus diisi di menu Komponen Gaji
terlebih dahulu. Jika belum dibuat, maka pilihan komponen tidak akan bisa dipilih.
 Klik Simpan.
 Untuk mengubah, pilih jenis pinjaman, kemudian klik tombol Ubah.
 Untuk menghapus, pilih jenis pinjaman, kemudian klik tombol Hapus.

122
Data Pinjaman Karyawan
Data pinjaman ini berisi detail pinjaman karyawan beserta rencana pembayaran angsurannya.
 Pada halaman Penggajian, klik menu Pinjaman Karyawan.
 Pilih tab Data Pinjaman Karyawan.
 Klik tombol Tambah. Form isian pinjaman karyawan akan tampil.
 Isi seluruh isian :

Ftm user's guide pd fv1.2 fingerprint

Ftm user's guide pd fv1.2 fingerprint

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Was ist angesagt? (20)

Ähnlich wie Ftm user's guide pd fv1.2 fingerprint

Ähnlich wie Ftm user's guide pd fv1.2 fingerprint (20)

Ftm user's guide pd fv1.2 fingerprint