Procesos Actuales PRISMA

1. Código del Documento
o
P-CB-01
COBRANZAS
Revisión: 00
Fecha de Elaboración: Marzo 2012
INDICE
Índice............................................................................................................................................................ 1
Objetivo........................................................................................................................................... 1
Relación.......................................................................................................................................... 1
Diagrama de Flujo. ….................................................................................................................................. 2
Descripción de las actividades.................................................................................................................... 5
Glosario....................................................................................................................................... 11
Objetivo Realizar de manera efectiva el cobro de cuotas por préstamos cedidos a grupos solidarios
e Individuales, en base al análisis efectuado al momento de su colocación.
Relación Administrador de Informática, Coordinador de Agencia, Asistente Administrativo, Auxiliar
Contable.
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2. Código del Documento
o
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COBRANZAS
Revisión: 00
Fecha de Elaboración: Marzo 2012
Diagrama de Flujo
1.0 Aplicación Pago de Préstamos Vía Bancos
Administrador de Informática
Inicio
Recibe vía correo
electrónico de las
¿El pago se recibe No agencias,
de los bancos? “Reporte de
Pagos Recibidos”,
Si para el ingreso al
sistema.
Recibe vía correo
electrónico de los
bancos
autorizados,
detalle de pagos
efectuados.
Ingresa a Excel y
archiva correos.
Ingresa al sistema
“Microbanking”,
traslada datos de
correo para aplicar
el pago de
Clientes, con los
pasos siguientes:
-Seleccióna
nombre del
Cliente.
-Graba el pago
por cada cliente.
-Selecciona
número de cuenta
de préstamo.
-Aplica el pago.
Realiza en el
sistema
Microbanking,
Cierre Diario
Fin
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3. Código del Documento
o
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COBRANZAS
Revisión: 00
Fecha de Elaboración: Marzo 2012
2.0 Cobranzas
Coordinador de Agencia
Inicio Ordena impresión No Ordena impresión No Ordena impresión Solicita al
¿El Cliente paga ¿El Cliente paga Abogado de la
de “Estado de de “Estado de de “Estado de
las cuotas las cuotas empresa, ejecutar
Cuenta” (O), por Cuenta” (O), por Cuenta” (O/1),
vencidas? vencidas? judicialmente la
Ingresa al sistema Cliente Cliente por Cliente
“Microbanking”, Si Si cobranza y
IDC del Cliente ó proporciona los
Número de Identifica en Identifica en Identifica en formatos e
identidad o “Estado de 1 “Estado de 1 “Estado de información
selecciona en Cuenta”, las Cuenta”, las Cuenta”, las siguientes:
pantalla “Reporte cuotas no cuotas no cuotas no -“Certificado de
de Análisis de pagadas. pagadas. pagadas. Saldos”
Antigüedad”, para -“Pagaré”
verificar la mora -“Contrato de
Completa Completa Completa Préstamo”
de los Clientes. manualmente, manualmente, manualmente, -Dirección del
formato “Hoja de formato “Hoja de formato “Hoja de Cliente.
Visita”, para Visita”, para Visita”, para
Si
¿El Cliente realizar visita a realizar visita a realizar visita a
presenta mora en Clientes morosos, Clientes morosos, Clientes morosos, Adjunta a
su Crédito? con los datos con los datos con los datos expediente para
siguientes: siguientes: siguientes: su archivo, los
No
-Fecha de visita -Fecha de visita -Fecha de visita documentos
-Nombre del -Nombre del -Nombre del siguientes:
Cliente Cliente Cliente -“Hoja de Visita”
1 -“Requerimiento
-Dirección -Dirección -Dirección
-Actividad a la -Actividad a la -Actividad a la Extra Judicial”
cual se dedica el cual se dedica el cual se dedica el (tercer aviso de
Cliente Cliente Cliente cobro)
-Teléfono -Teléfono -Teléfono
-Estado del -Estado del -Estado del
préstamo préstamo préstamo 2
-Cantidad de -Cantidad de -Cantidad de
cuotas en mora cuotas en mora cuotas en mora
Ingresa a Word, Ingresa a Word, Ingresa a Word,
selecciona selecciona selecciona
formato formato formato
“Requerimiento “Requerimiento “Requerimiento
Extra Judicial” Extra Judicial” Extra Judicial”
(primer aviso de (segundo aviso de (tercer aviso de
cobro), los datos cobro), los datos cobro), los datos
siguientes: siguientes: siguientes:
-Nombre de -Nombre de -Nombre de
Cliente Cliente Cliente
-Valor Atrasado -Valor Atrasado -Valor Atrasado
-Cantidad de -Cantidad de -Cantidad de
cuotas atrasadas cuotas atrasadas cuotas atrasadas
-Fecha -Fecha -Fecha
Realiza visita y Realiza visita y Realiza visita y
obtiene del Cliente obtiene del Cliente obtiene del Cliente
respuesta sobre respuesta sobre respuesta sobre
situación de situación de situación de
morosidad. morosidad. morosidad.
Completa Completa Completa
manualmente en manualmente en manualmente en
formato “Hoja de formato “Hoja de formato “Hoja de
Visita”, Visita”, Visita”,
observaciones observaciones observaciones
Firma en formato Firma en formato Firma en formato
“Hoja de Visita” y “Hoja de Visita” y “Hoja de Visita” y
obtiene firma del obtiene firma del obtiene firma del
Cliente Cliente Cliente
Entrega al Cliente Entrega al Cliente Entrega al Cliente
formato formato formato
“Requerimiento “Requerimiento “Requerimiento
Extra Judicial” Extra Judicial” Extra Judicial”
(primer aviso de (segundo aviso de (tercer aviso de
cobro). cobro). cobro).
Adjunta a Adjunta a Solicita y recibe
expediente expediente del Contador
formatos para su formatos para su General, formato
archivo. archivo. “Certificados de
Saldos”
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4. Código del Documento
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COBRANZAS
Revisión: 00
Fecha de Elaboración: Marzo 2012
Asistente Administrativo Auxiliar Contable
1
¿El cuadre de caja Recibe vía correo
corresponde a No electrónico de las
Elabora en Excel
efectivo recibido agencias, “Cuadre Ingresa al sistema
en la oficina de Caja “Microbanking”
Recibe del formato “Cuadre
Principal? Movimiento realiza cargo en
Cliente, Talonario de Caja Si
Movimiento Diario”, y “Reporte caja por el efectivo
y Efectivo, para
Diario”, Traslada de Pagos recibido en Caja
realizar la Recibe del
el valor total del Recibidos”, para el correspondiente a
cobranza del Asistente
ingreso del día y registro contable. Agencias y Oficina
préstamo. Administrativo,
el detalle por efectivo, “Cuadre Principal. Realiza
recibo. de Caja cargo a la cuenta
Completa Ordena impresión de Bancos y
Movimiento Diario”
manualmente de Formatos Crédito a la
(O/1) y
formato Ordena impresión “Cuadre de Caja cuenta de Caja,
“Comprobantes de
“Comprobante de de “Cuadre de Movimiento Diario” para registrar
Pago Préstamos”
Pago Prestamos” Caja Movimiento y “Reporte de partida contable.
(copia azul), para
(O/2), con los Diario” (O/1). Pagos Recibidos”
el registro
datos siguientes: contable
- Lugar y Fecha Ordena impresión
-Cantidad Adjunta a “Cuadre de partida (O) y
-Descripción, de Caja Revisa “Cuadre de firma.
-Otros Movimiento Diario” Caja Movimiento
(O), Diario” contra
Entrega Adjunta por fecha
“Comprobantes de efectivo y
Firma formato personalmente al y número de
Pago Préstamos” “Comprobantes de
“Comprobante de Asistente partida, los
(copia azul) para Pago Préstamos”
Pago Préstamos”, contabilidad y, a
Administrativo de documentos
para su respectivo
por la recepción la oficina Principal siguientes:
“Cuadre de Caja cuadre.
de efectivo. y Vía correo al Oficina Principal
Movimiento Diario”
Asistente -Cuadre de Caja
(1),
Administrativo de Movimiento Diario
Obtiene del “Comprobantes de No Agencia, “Cuadre -Partida Contable
Encargado de Pago de ¿El Cuadre de
de Caja -Reporte de
Agencia, firma de Préstamos” (copia caja está correcto?
Movimiento Diario” Pagos Recibidos
autorización en rosada) para
para su -Depósito de
“Comprobante de archivo. Si corrección. Banco
Pago Préstamos” Agencias
Firma formato -Cuadre de Caja
Entrega al Auxiliar
“Cuadre de Caja Recibe Movimiento Diario
Contable efectivo,
Entrega al Cliente, Movimiento Diario” personalmente del
“Cuadre de Caja -Reporte de
“Comprobante de (O/2), de recibido. Asistente
Movimiento Diario” Pagos Recibidos
Pago Préstamos” Administrativo de -Depósito de
(O/1) y
(O) la oficina Principal
“Comprobantes de Entrega al Banco
y Vía correo del
Pago Préstamos” Asistente
Asistente
(copia Azul), para Administrativo de
Ingresa Administrativo de Coloca en folder
el registro la oficina principal,
“Microbanking”, Agencia, “Cuadre mensual y por
contable. “Cuadre de Caja
para postear el de Caja agencia, los
Movimiento Diario”
pago, los datos Movimiento Diario” documentos
(1), para su
siguientes: debidamente anteriormente
archivo.
-Valor del Capital, corregido. mencionados.
-Intereses,
-Intereses Realiza
Moratorios, personalmente o a
Archiva folder en
-Cantidad Total, través del
archivo del área. 2
-Nombre del personal de la
Cliente. Financiera,
depósito del
Realiza suma de efectivo, en los
bancos Fin
formatos
“Comprobantes de autorizados.
Pago Préstamos”,
para obtener el
ingreso total del
día.
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5. Código del Documento
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COBRANZAS
Revisión: 00
Fecha de Elaboración: Marzo 2012
Descripción de las actividades
1.0 Aplicación Pago de préstamos vía bancos
Responsable: Administrador de Informática
1.0 ¿El pago se recibe de los Bancos?
Si respuesta es negativa:
Recibe vía correo electrónico de las agencias, “Reporte de Pagos Recibidos” para el ingreso al
sistema.
Continua en el paso 2.0
Nota: En las agencias se recibe el efectivo de los clientes y se deposita en los bancos autorizados por
Prisma.
Si respuesta es positiva:
Recibe vía correo electrónico de los bancos autorizados, detalle de los pagos efectuados.
Continua en el paso 2.0
2.0 Ingresa a Excel y archiva correos.
3.0 Ingresa al sistema “Microbanking”, datos de correo para aplicar el pago de Clientes, con los pasos
siguientes:
- Selecciona al Cliente
- Graba el pago por cada Cliente
- Selecciona número de cuenta de préstamo
- Aplica el pago
4.0 Realiza en el sistema Microbanking, Cierre Diario.
5.0 Fin del subproceso.
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6. Código del Documento
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COBRANZAS
Revisión: 00
Fecha de Elaboración: Marzo 2012
2.0 Cobranza
Responsable: Coordinador de Agencia
1.0 Ingresa al sistema “Microbanking”, IDC del Cliente ó Número de identidad o selecciona en pantalla
“Reporte de Análisis de Antigüedad”, para verificar la mora de los Clientes.
2.0 ¿El Cliente presenta mora en su Crédito?
Si respuesta es positiva:
Ordena impresión de “Estado de Cuenta” (O/1), por Cliente
Identifica en “Estado de Cuenta”, las cuotas no pagadas.
Completa manualmente, formato “Hoja de Visita”, para realizar visita a Clientes morosos, con
los datos siguientes:
- Fecha de visita
- Nombre del Cliente
- Dirección
- Actividad a la cual se dedica el Cliente
- Teléfono
- Estado del préstamo
- Cantidad de cuotas en mora
Ingresa a Word, selecciona formato “Requerimiento Extra Judicial” (primer aviso de cobro), los
datos siguientes:
- Nombre de Cliente
- Valor Atrasado
- Cantidad de cuotas atrasadas
- Fecha
Realiza visita y obtiene del Cliente respuesta sobre situación de morosidad.
Completa manualmente en formato “Hoja de Visita”, observaciones.
Firma en formato “Hoja de Visita” y obtiene firma del Cliente.
Entrega al Cliente formato Requerimiento Extra Judicial” (primer aviso de cobro).
Adjunta a expediente formatos para su archivo.
Continúa en el paso 3.0
Si respuesta es negativa:
Continúa en el paso 5.0
3.0 ¿El Cliente paga las cuotas vencidas?
Si respuesta es negativa:
Ingresa al sistema “Microbanking” selecciona en pantalla “Reporte de Análisis de Antigüedad”,
para verificar la mora de los Clientes.
Ordena impresión de “Estado de Cuenta” (O/1), por Cliente.
Identifica en “Estado de Cuenta”, las cuotas no pagadas.
Completa manualmente, formato “Hoja de Visita”, para realizar visita a Clientes morosos, con
los datos siguientes:
- Fecha de visita
- Nombre del Cliente
- Dirección
- Actividad a la cual se dedica el Cliente
- Teléfono
- Estado del préstamo
- Cantidad de cuotas en mora
Ingresa a Word selecciona formato “Requerimiento Extra Judicial” (segundo aviso de cobro),
los datos siguientes:
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7. Código del Documento
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P-CB-01
COBRANZAS
Revisión: 00
Fecha de Elaboración: Marzo 2012
- Nombre de Cliente
- Valor Atrasado
- Cantidad de cuotas atrasadas
- Fecha
Realiza visita y obtiene del Cliente respuesta sobre situación de morosidad.
Completa manualmente en formato “Hoja de Visita”, observaciones.
Firma en formato “Hoja de Visita” y obtiene firma del Cliente.
Entrega al Cliente formato “Requerimiento Extra Judicial” (segundo aviso de cobro)
Adjunta a expediente formatos para su archivo.
Continúa en el paso 4.0
Si respuesta es positiva:
Continúa en el paso 5.0
4.0 ¿El Cliente paga las cuotas vencidas?
Si respuesta es negativa:
Ingresa al sistema “Microbanking” selecciona en pantalla “Reporte de Análisis de Antigüedad”,
para verificar la mora de los Clientes.
Ordena impresión de “Estado de Cuenta” (O), por Cliente.
Identifica en “Estado de Cuenta”, las cuotas no pagadas.
Completa manualmente, formato “Hoja de Visita”, para realizar visita a Clientes morosos, con
los datos siguientes:
- Fecha de visita
- Nombre del Cliente
- Dirección
- Actividad a la cual se dedica el Cliente
- Teléfono
- Estado del préstamo
- Cantidad de cuotas en mora
Ingresa a Word selecciona formato “Requerimiento Extra Judicial” (tercer aviso de cobro), los
datos siguientes:
- Nombre de Cliente
- Valor Atrasado
- Cantidad de cuotas atrasadas
- Fecha
Realiza visita y obtiene del Cliente respuesta sobre situación de morosidad.
Completa manualmente en formato “Hoja de Visita”, observaciones.
Firma en formato “Hoja de Visita” y obtiene firma del Cliente.
Entrega al Cliente formato “Requerimiento Extra Judicial” (tercer aviso de cobro)
Solicita y recibe del Contador General, formato “Certificados de Saldos”
Solicita al Abogado de la empresa, ejecutar judicialmente la cobranza y proporciona los
formatos e información siguientes:
- “Certificado de Saldos”
- “Pagaré”
- “Contrato de Préstamo”
- Dirección del Cliente.
Adjunta a expediente para su archivo, los documentos siguientes:
- “Hoja de Visita”
- “Requerimiento Extra Judicial” (tercer aviso de cobro)
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8. Código del Documento
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COBRANZAS
Revisión: 00
Fecha de Elaboración: Marzo 2012
Continúa en el paso 28.0
Si respuesta es positiva:
Continúa en el paso 5.0
Responsable: Asistente Administrativo
5.0 Recibe del Cliente, Talonario y Efectivo, para realizar la cobranza del préstamo.
6.0 Completa manualmente, “Comprobante de Pago Préstamos” (O/2) , con los datos siguientes:
- Lugar y fecha
- Cantidad
- Descripción
- Valor en letras
- Código de cuenta
- Capital
- Intereses Normales
- Intereses moratorios
- Otros
- Saldo anterior
- Saldo Actual
- Pago con Cheque: nombre del banco y número de cheque
- Efectivo
7.0 Firma formato “Comprobante de Pago Préstamos”, por la recepción de efectivo.
8.0 Obtiene del Encargado de Agencia, firma de autorización, en “Comprobante de Pago Préstamos”.
Nota: En ausencia del Coordinador de Agencia, se obtiene firma del Gerente de Créditos.
9.0 Entrega al Cliente, “Comprobante de Pago Préstamos” (O).
10.0 Ingresa al sistema “Microbanking”, para postear el pago, los datos siguientes:
- Valor del capital
- Intereses
- Intereses Moratorios ( si hubieren)
- La cantidad Total
- Nombre del Cliente
11.0 Realiza suma de formatos “Comprobante de Pago Préstamos”, para obtener el ingreso total del día.
12.0 Elabora en Excel formato “Cuadre de Caja Movimiento Diario”, traslada el valor total del ingreso del día
y el detalle por recibo.
13.0 Ordena impresión de “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O/1).
14.0 Adjunta a “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O), “Comprobantes de Pago Préstamos” (copia azul)
para contabilidad y, a “Cuadre de Caja” (1), “Comprobantes de Pago Préstamos” (copia rosada) para
archivo.
15.0 Entrega al Auxiliar Contable “Cuadre de Caja Movimiento Diario“ (O/1) y “Comprobantes de Pago
Préstamos” (copia Azul), para el registro contable.
Responsable: Auxiliar Contable
16.0 ¿El cuadre de caja corresponde a efectivo recibido en la oficina principal?
17.0 Si respuesta es negativa:
Recibe vía correo electrónico de las agencias, “Cuadre de Caja Movimiento Diario” y “Reporte
de Pagos Recibidos”, para el registro contable.
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9. Código del Documento
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COBRANZAS
Revisión: 00
Fecha de Elaboración: Marzo 2012
Ordena impresión de formatos “Cuadre de Caja Movimiento Diario” y “Reporte de Pagos
Recibidos”.
Continua en el paso 18.0
Nota: El efectivo ingresado por el cliente en las agencias es depositado en los bancos autorizados. El
Depósito original es recibido al final del mes.
Si respuesta es positiva:
Recibe del Asistente Administrativo, “Cuadre de Caja Movimiento Diario“ (O/1) y
“Comprobantes de Pago Préstamos” (copia Azul), para el registro contable.
Continúa en el paso 18.0
18.0 Revisa “Cuadre de Caja Movimiento Diario” contra Efectivo y “Comprobantes de Pago Préstamos” para
su respectivo cuadre.
19.0 ¿El cuadre de Caja está correcto?
Si respuesta es negativa:
Entrega personalmente al Asistente Administrativo de la oficina principal y vía correo al
Asistente Administrativo de agencia, “Cuadre de Caja Movimiento Diario” para su corrección.
Recibe personalmente del Asistente Administrativo de la oficina principal y vía correo del
Asistente Administrativo de las agencias, “Cuadre de Caja Movimiento Diario” debidamente
corregido.
Continua en el paso 20.0
Si respuesta es positiva:
Continua en el paso 20.0
20.0 Firma formato “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O/2), de recibido.
21.0 Entrega al Asistente Administrativo de la oficina principal, “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (1), para
su archivo.
22.0 Realiza personalmente o a través del personal de la Financiera, depósito del efectivo en los bancos
autorizados.
23.0 Ingresa al “sistema Microbanking”, realiza cargo por el efectivo recibido en Caja, correspondiente a
agencias y la oficina principal.
Realiza cargo a la cuenta de “Bancos” y crédito a la cuenta de “Caja”, para registrar la partida contable.
24.0 Ordena impresión de partida (O) y firma.
25.0 Adjunta por fecha y número de partida los documentos siguientes:
Oficina principal
- “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O)
- Partida Contable (O)
- Reporte de Pagos recibidos
- Depósito de Banco (O)
Agencias
- “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O)
- Reporte de Pagos recibidos
- Depósito de Banco (O)
Nota: Para las agencias, no se adjunta partida en cuadres originales porque está detallo en el formato
“Cuadre de Caja Movimiento Diario” el cual se recibe electrónicamente.
26.0 Coloca en folder mensual y por agencia los documentos siguientes:
Oficina principal
- “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O)
- Partida (O)
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10. Código del Documento
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COBRANZAS
Revisión: 00
Fecha de Elaboración: Marzo 2012
- Reporte de Pagos recibidos
- Depósito de Banco (O)
Agencias
- “Cuadre de Caja Movimiento Diario” (O)
- Reporte de Pagos recibidos
- Depósito de Banco (O)
27.0 Archiva folder en archivo del área.
28.0 Fin del subproceso.
Página 10 de 11

11. Código del Documento
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COBRANZAS
Revisión: 00
Fecha de Elaboración: Marzo 2012
Glosario
Microbanking Sistema financiero utilizado en Prisma.
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