Flandres Investment & Trade emploie plus de 350 personnes dans une cinquantaine de pays différents. La possibilité de pouvoir travailler en mode mobile est donc indispensable. C’est pourquoi l’agence gouvernementale a demandé l’aide de Microsoft. Ils ont installé une série de logiciels tels que les applications cloud Azure, Dirsync et Office 365 Pro Plus. Grâce à ces logiciels, il est possible, au sein de FIT, de travailler tout en étant mobile. De plus, le mode de travail est désormais plus efficace et plus économe.

1. Flanders Investment & Trade mise sur le
travail mobile pour gagner en productivité
Les pouvoirs publics flamands ont un leitmotiv: per-
mettre à chacun de travailler de tout endroit, à tout
moment. Le lieu de travail - que ce soit au bureau, à
domicile, dans une salle de réunion, dans le bureau
d’un collègue, un train ou un hôtel - ne peut avoir
d’influence sur l’accès à des dossiers, projets ou col-
lègues ou sur l’aptitude à participer à une réunion.
C’est particulièrement vrai à l’agence Flanders
Investment & Trade qui emploie 350 personnes dans
plus de 50 pays. Une agence qui, par définition, opère
toujours loin de son port d’attache.
“Depuis un an, le travail mobile est devenu la clé de
notre fonctionnement. Tous nos systèmes IT suppor-
tent cet objectif”, déclare Kurt Spitaels, directeur IT.
“Nous avons choisi Microsoft parce qu’il favorise notre
mode de travail, à faible coût et sans gros efforts. Un
autre atout majeur fut l’intégration complète entre les
différentes applications.”
pays : Belgique
secteur : secteur public
profil
L’entrepreneuriat international joue un rôle majeur
dans le développement socio-économique de la
Flandre. Les pouvoirs publics flamands le soutien-
nent dès lors financièrement via Flanders
Investment & Trade. Cet organisme fait la promo-
tion du développement à l’international des socié-
tés flamandes, en particulier celui des PME, et attire
les investissements étrangers en Flandre.
défi
Depuis un an, le travail mobile occupe une place
centrale dans la façon de voir des pouvoirs publics
flamands, en ce compris donc chez Flanders
Investment & Trade. L’agence était en quête d’une
façon sécurisée, conviviale et financièrement abor-
dable de le concrétiser. Réduction des coûts et
simplicité de gestion étaient deux autres critères
majeurs.
Microsoft Office 365

2. solution
Avec l’aide d’Infront, Ordina, Proximus et Uniway,
Flanders Investment & Trade a installé et configuré
toute une série de logiciels Microsoft. Les logiciels
cloud Azure, DirSync et Office 365 Pro Plus associé
à SharePoint permettent de rendre les connais-
sances de l’organisme disponibles partout dans le
monde, de donner des formations et de rendre les
informations en permanence accessibles aux colla-
borateurs via Active Directory Federation Services.
Un serveur Lync fait office de central téléphonique
et de système de vidéoconférence. Tous les ordina-
teurs portables disposent d’un écran tactile et tour-
nent sous Windows 8.1 avec Direct Access.
Microsoft Dynamics CRM est intégré à l’environne-
ment Office 365 et gère toutes les informations de
contact à l’étranger. Skype a été connecté à Lync
afin de procurer un système de communications
unique pour tout le monde. L’équipe IT gère l’en-
semble des équipements, en ce compris les smart-
phones Windows Phone 8.1 de chaque collabora-
teur, à l’aide de Systems Center.
avantages
Û Liberté de temps et de lieu
Û Gains en temps et efficacité
Û Elimination des pertes de données, version
toujours à jour
Û Productivité renforcée, à moindre coût
Û Accès mobile aux principales informations
Û Diminution des coûts de téléphonie
Û Vidéoconférence sans surcoût
Û Gestion centralisée de tous les appareils
Û Possibilité de formation en ligne partout dans
le monde
Û Amélioration de la collaboration, en ce compris
avec des externes
Û Meilleure protection des données, même
privées
Û Satisfaction des utilisateurs
software&services
Office 365
Pouvoir travailler de n’importe où et à tout moment est
devenu la norme au sein de l’Administration flamande. Le
fait de travailler au bureau, de chez soi, dans une salle de
réunion, dans le bureau d’un collègue, dans le train ou à
l’hôtel ne peut avoir d’influence sur l’accès aux dossiers et
projets, ou sur la possibilité de contacter des collègues ou
d’assister à des réunions. C’est en particulier le cas auprès
de l’agence publique Flanders Investment & Trade qui
emploie 350 personnes dans plus de 50 pays. Elle est en
effet, par définition, un organisme en perpétuel mouve-
ment. « Ces dernières années, nous avons mis l’accent sur
le travail mobile. L’ensemble de nos systèmes informa-
tiques supportent cette démarche », déclare Kurt Spitaels,
directeur informatique.
Accès mobile à tout via smartphone
Pour faciliter encore davantage l’exploitation mobile des
ressources informatiques, tous les collaborateurs se sont
récemment vu attribuer un smartphone Windows Phone
8.1. C’est là la preuve la plus visible de la manière dont
Flanders Investment & Trade envisage un mode de travail
mobile et moderne. Sur son smartphone, chaque collabo-
rateur a accès à toutes ses informations - gestion, projets,
contacts – et voit quels collègues sont joignables grâce à
l’application Lync. Cela lui permet par exemple d’organiser
un appel téléphonique ou une vidéoconférence en gom-
mant les distances et sans frais supplémentaires.
« Nous avons choisi Microsoft car la plateforme Office365
rend nos méthodes de travail possibles à un prix modéré,
en nous demandant la moindre d’efforts. L’intégration
complète entre les différentes applications a également
été un atout majeur. Nombre d’autres projets IT ont été
déployés en amont notre investissement dans 300 smart-
phones » , déclare Kurt Spitaels. « Certaines données de
gestion étaient par exemple déjà disponibles dans le
cloud via Microsoft Office 365. Qu’importe désormais que
vous soyez chez vous, au bureau à Bruxelles ou en mission
au Nigéria. A l’avenir, nous mettrons encore davantage
l’accent, au sein de nos applications, sur l’utilisation mo-
bile et sur le confort des écrans tactiles. »
Plus de central téléphonique
Le déménagement de l’agence vers de nouveaux bureaux
à Bruxelles était le moment parfait de concrétiser une
autre avancée: Microsoft Lync a été activé sur tous les PC
à des fins de vidéoconférence, de téléphonie et de par-
tage rapide de documents. Il est ainsi devenu le mode de

3. collaboration standard, tant en Belgique qu’à
l’étranger.
« Nous avons pris un risque calculé en utilisant éga-
lement Lync en guise de système pour la téléphonie
et les vidéoconférences », déclare Peter Bulckart,
chef de département. « Nous avons été parmi les
premiers en Belgique à tout confier à Lync, sans
connexion à un central téléphonique classique. Lync
a parfaitement rempli son rôle. Nous avons ainsi pu
éviter de devoir investir dans un nouveau central
téléphonique et dans un système distinct pour les
vidéoconférences. Tout le monde était depuis long-
temps demandeur d’un potentiel vidéo mais de la
vidéoconférence traditionnelle était quasiment im-
payable compte tenu du fait que nous comptons 70
petits bureaux disséminés dans le monde entier.
Même si nous avions disposé d’un gros budget,
nous n’aurions sans doute pas choisi cette voie.
Nous voulions en effet pouvoir également travailler
sans contrainte de lieu ou de type de matériel, côté
utilisateur final. Lync nous le permet puisqu’il fonc-
tionne aussi à partir de nos smartphones ou à do-
micile. »
Des formations par visioconférence
« Par le passé, nos formations étaient une dépense
importante», déclare Peter Bulckaert. « Il était parti-
culièrement difficile de les organiser pour les 220
collaborateurs disséminés dans 70 sites à l’étranger.
Nous avions certes essayé d’organiser, une fois par
an, une semaine de formations à Bruxelles mais les
gens profitaient de l’occasion - chose parfaitement
compréhensible - pour organiser de temps en
temps des rencontres entre eux, en chair et en os.
Une bonne dose de formation des utilisateurs est
nécessaire pour amener tout le monde à adopter un
mode de travail mobile et pour expliquer les avan-
tages de tous ces ordinateurs portables, smart-
phones et applications cloud. Ici encore, Lync nous
a procuré une solution abordable, très facile à
mettre en œuvre. Désormais, nous organisons au
moins une formation deux fois par semaine. Notre
département RH a pris en charge l’ensemble du
cycle et applique pleinement le concept de
‘formation des formateurs’. »
Meilleure collaboration interne
Grace à Lync, la collaboration interne s'est beau-
coup améliorée. Ici encore, l’endroit où se trouve un
collaborateur ne peut avoir d’influence sur la possi-
bilité qu’il a d’entrer en contact avec des collègues.
« Lync permet de voir immédiatement si quelqu’un
est disponible », souligne Kurt Spitaels. « Au début,
cette possibilité ne concernait que la disponibilité
des collègues. Désormais, elle concerne aussi de
Kurt Spitaels, directeur informatique : « Nous voulons bénéficier d’une totale flexibilité afin de pouvoir tra-
vailler de partout et de pouvoir contacter des collègues et accéder à toutes les informations de gestion im-
portantes. »

4. plus en plus de personnes travaillant pour des orga-
nismes avec lesquels nous collaborons fréquem-
ment. Cela nous fait gagner énormément de temps.
Désormais, on n’appelle plus des personnes dont
on voit qu’elles sont en réunion. »
SharePoint a également fait l’objet d’une attention
toute spéciale. Tous les documents y sont stockés,
essentiellement dans des ‘sites de projets’. « Nous
constatons que nos collaborateurs collaborent de
plus en plus en ligne, et organisent de plus en plus
de réunions virtuelles, y compris avec des per-
sonnes extérieures ”, témoigne Kurt Spitaels. « Le
taux de travail conjoint sur documents est égale-
ment en progression et ils commencent à ne plus
les distribuer via mail en pièces jointes. Désormais,
ils travaillent en ligne sur la dernière version en
date, ce qui élimine quasiment tout risque d’erreur
ou de perte. Par le passé, trop de documents, que
nos collaborateurs conservaient dans des logiciels
tels que Dropbox, étaient perdus de vue... »
OneDrive et la protection des données
privées
Le fait d’adopter un mode de travail mobile et
flexible et, surtout, de travailler à domicile a pour
effet de faire s’estomper la frontière entre travail et
vie privée. La chose est vraie également pour l’utili-
sation du PC. Certains collaborateurs utilisent spo-
radiquement leur ordinateur portable et leur smart-
phone à des fins privées, par exemple pour envoyer
du courriel personnel ou pour prendre et stocker
des photos. La confidentialité de telles données doit
pouvoir être garantie. Là encore, Microsoft procure
une solution. « Chaque utilisateur peut stocker sur
son OneDrive personnel, quasiment sans limite de
volume, des données privées qui ne peuvent pas
être consultées par d’autres personnes. Lorsque
quelqu’un prend une photo avec son smartphone,
elle est par exemple automatiquement stockée sur
ce OneDrive personnel. Chaque utilisateur peut évi-
demment décider de partager ou non certains fi-
chiers OneDrive », explique Kurt
Spitaels.
Le duo Outlook-Office 365 offre également une
solution pour le courriel et l’agenda personnels.
« Nos collaborateurs peuvent paramétrer Outlook
en conséquence s’ils le désirent », précise Kurt
Spitaels. « Cela leur permet de disposer, sur leur
smartphone, de leurs courriels et de leurs agendas
privés et professionnels, organisés côte à côte au
sein de la même application. » SI quelqu’un vient à
quitter l’organisation, les deux espaces sont à nou-
veau dissociés et la vie privée de chacun demeure
ainsi préservée. Tout cela s’inscrit parfaitement dans
l’optique adoptée par l’Administration flamande qui
s’est totalement investie dans un mode de travail
affranchi de toute contrainte de temps ou de lieu.
Une approche qui impose, dans certains cas, de
Peter Bulckaert, chef de département finances
et informatiques: « Nous récoltons de nom-
breuses réactions positives qui sont émises
spontanément par des personnes qui se disent
satisfaites de la facilité des accès, de la convi-
vialité de la solution et du potentiel
d’utilisation mobile. »

5. combiner agenda professionnel et vie privée.
Des collaborateurs satisfaits
Tout cela contribue également à rendre la plupart
des collaborateurs de Flanders Investment & Trade
pleinement satisfaits de la manière dont ils travail-
lent en mode mobile et collaborent en-ligne. « Au-
paravant, les seuls échos que nous avions devaient
être sollicités », se rappelle Peter Bulckaert. « Désor-
mais, nous récoltons de nombreuses réactions posi-
tives qui sont émises spontanément par des per-
sonnes qui se disent satisfaites de la facilité des ac-
cès, de la convivialité de la solution et du potentiel
d’utilisation mobile. Ce sont souvent de petits dé-
tails qui font toute la différence pour les utilisateurs
finaux. L’appli CamCard permet par exemple de
scanner des cartes de visite avec le smartphone et
d’envoyer automatiquement les données vers le
système de CRM. Il est également possible de re-
chercher une adresse dans le CRM au départ de son
smartphone. Une autre appli indique alors automa-
tiquement la route à suivre. Nous sommes convain-
cus que nous continuerons de découvrir au jour le
jour d’autres possibilités du même genre qui ren-
dront le travail plus confortable pour chacun. »
Une seule plate-forme pour gérer tous les appareils
« Pour nous, que ce soit le jour ou la nuit, un jour
de semaine ou le week-end ne fait aucune diffé-
rence », souligne Kurt Spitaels. « Chaque jour, à
toute heure, des collègues, quelque part dans le
monde, sont au travail et nous devons pouvoir les
aider à chaque instant en cas de problèmes et cela,
avec une équipe IT relativement modeste. Voilà
pourquoi, chacun dispose non seulement du même
ordinateur portable mais aussi du même type de
smartphone. Nous gérons et sécurisons tous ces
appareils à l’aide du même logiciel. »
Flanders Investment & Trade utilise une large pa-
lette de produits Microsoft. Les logiciels cloud
Azure, ADFS/DirSync et Office 365 Pro Plus, doté de
SharePoint, permettent de mettre les connaissances
de l’organisation à disposition de tous, partout dans
le monde, de fournir des formations en-ligne et, aux
collaborateurs, d’accéder à tout moment à leurs
informations par le biais des Active Directory
Federation Services. Au siège de Bruxelles, Lync Ser-
ver fait office de central téléphonique et de système
de vidéoconférence. Tous les ordinateurs portables
sont dotés d’un écran tactile et opèrent sous
Windows 8.1, en liaison avec Direct Access de telle
sorte que les utilisateurs ne doivent pas activer de
logiciel VPN supplémentaire pour s’identifier et
pour accéder à l’information à distance. Le proto-
cole standard Miracast a par ailleurs été activé sur
les PC afin que chacun puisse se connecter immé-
diatement à un projecteur en mode sans-fil.
Dynamics CRM est inclus dans l’environnement Of-
fice 365 et gère toutes les informations de contact à
l’étranger. Skype a été intégré à Lync afin que cha-
cun communique via un et un seul système.
L’équipe informatique gère l’ensemble des équipe-
ments à l’aide de Systems Center. Fournisseurs de
ces solutions? Notamment Proximus pour le projet
Lync, Infront pour le CRM, Ordina pour Azure et
Lync Online, et Uniway pour SharePoint et Office
365.
Minimiser les coûts et améliorer la
productivité
Les investissements IT au sein de Flanders In-
vestment & Trade sont fort stratégiques. « Notre
volonté de moderniser nos modes de travail s’ex-
plique par deux raisons», souligne Kurt Spitaels.
Tout d’abord, nous représentons la Flandre à
l’étranger et nous voulons faire bonne impression
sur des investisseurs potentiels. Le fait pour eux de
voir combien nous opérons avec efficacité peut in-
fluencer leur choix. Ensuite, tous les investissements
consentis sont rapidement - et largement - récupé-
rés. Tout cela peut donner l’impression de n’être
qu’une question de prestige et de confort mais il
s’agit avant tout de minimiser les coûts et d’amélio-
rer la productivité. Par exemple, l’investissement
réalisé sur Lync a été rentabilisé dans sa totalité en
moins d’un an, entre autres grâce à une sérieuse
diminution de nos coûts de communication. Chose
plus importante encore: toute l’organisation y
gagne en temps et en efficacité. Sans oublier le
confort que nous offrons à nos collaborateurs. »

6. pour plus d’informations
Pour toute information complémentaire concer-
nant les produits et services Microsoft, veuillez
contacter le +32 (0)2 503 31 13 ou visiter le site
www.microsoft.be/cases. Vous y trouverez d’autres
sociétés qui utilisent des applications similaires.
Pour toute information complémentaire concer-
nant l’AZ Sint-Lucas, visitez le site
www.azstlucas.be
« De plus en plus de collaborateurs recher-
chent de nouvelles possibilités d’utiliser leur
appareil de manière plus productive. »
Peter Bulckaert