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Dématérialisation fiscale de factures clients

       5 points clés pour réussir votre projet




    © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Émettre des factures clients électroniques
  5 points clés pour réussir votre projet
 Quelques mots sur le dispositif Qweeby


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Les bénéfices de la dématérialisation

 La dématérialisation des factures permet à l’émetteur et au récepteur de réduire
                    leurs coûts et de fiabiliser leurs processus

                  Côté émetteur                                                             Côté récepteur

 Fiabilisation du processus de facturation                             Réduction des coûts opérationnels :
   • Réduction des temps de transmission                                    •   Moins de manipulations en réception
   • Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture                  •   Pas de ressaisies
   • Alertes et relances automatisées                                       •   Automatisation des processus de traitement
 Réduction des frais généraux :                                            •   Moins de manipulations de classement
   • Moins de papier et d’impressions                                       •   Moins d’archives à conserver
   • Moins d’affranchissement                                               •   Accès facilité aux factures (en ligne)
   • Moins d’archives à stocker
                                                                            •   Suppression de coûts de numérisation / LAD / RAD
 Réduction des coûts opérationnels                                     Fiabilisation de la gestion des paiements
   • Moins de manipulations (envoi, classement, mise
     sous pli, affranchissement, bourrages…)                                • Fiabilisation du circuit de validation des factures (et
                                                                              réduction du cycle de traitement)
 Création d’un avantage concurrentiel                                      • Fiabilité des données de facturation
   • Facteur différentiant
   • Généralisation aux donneurs d’ordres
 Développement durable
                                                                                                         3
                                                                                                                                        3
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Le papier : une solution lourde et coûteuse

      Numériser la facture en réception est une solution coûteuse et illogique… Il est
            préférable que l’émetteur génère à la source un flux exploitable

             Emetteur                                                                Récepteur

Réalisation          Dépôt à la                           Réception du                      Saisie                 Classement
de la facture          Poste                                courrier                      comptable                de la facture


        Impression et             Classement                             Contrôle et                  Emission du
        mise sous pli             de l’archive                           validation                    paiement


Le côté matériel du flux d’information introduit des opérations lourdes et coûteuses
          Supprimer réellement le support matériel (dématérialisation fiscale) permet de supprimer
            des opérations lourdes et coûteuses, telle que la numérisation de factures fournisseurs
                                                            réalisée par les récepteurs (à leurs frais)

                                                                                                                                   4
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L’enjeu : les données

Dans les flux de facturation ce qui intéresse le destinataire ce sont les données,
  idéalement dans un format exploitable, et non le support de transmission




Emetteur                                     Informations                                               Récepteur



                                    L’émetteur met les informations sur un
                  Facture         support matériel (papier) qu’il transmet au          Facture
                                  destinataire… qui s’empresse de saisir dans
                                              son propre système

                                           L’alternative au papier :
                              Les données circulent directement d’un système
                                          à l’autre par voie EDI

        Rapide                      Fiable                      Coûteux                      Bilatéral
                                                                                                                    5
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La dématérialisation des factures clients :
                          un projet facile et gagnant

La dématérialisation des factures fournisseurs est complexe à mettre en œuvre car
 elle impose de toucher aux outils, aux processus et aux habitudes. Par contre, la
 dématérialisation des factures clients est plus légère et facile à mettre en œuvre


      Rapide                                                              Dématérialisation de
                                                                            factures clients

                                                                        Impacts technique, humain et
    ROI                                                                    organisationnel faibles
                         Dématérialisation de
                         factures fournisseurs

          Long          Impacts technique, humain et
                            organisationnel forts



                      Complexe                                                              Facile
                                                    Mise en œuvre
                                                                                                                  6
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Le cadre fiscal applicable aux factures

 L’émission d’une facture électronique entre dans cadre réglementaire strict applicable
   aux deux parties (art. 289 et 96F du code général des impôts, BOI du 7 août 2003)

                                                             Art. 289 Bis du CGI                                  Art. 289 V du CGI
                                                             Echange de fichiers                                  Echange de fichiers
                                                             structurés                                           non structurés
                                            Couramment nommé Facture EDI                        Couramment nommé « PDF Signé »

Authenticité du flux de                       Liste récapitulative des échanges
facturation électronique                                   effectués
                                                                                                         Signature électronique
Intégrité du flux de facturation
                                           Contrôles à la génération du message
électronique

Conservation du flux de                     Archivage à valeur probatoire (norme               Conservation pérenne sur un support
facturation électronique                                  Z42-013)                                          inaltérable

                                               Nécessaire et formalisé par une                 Nécessaire et conservation d’une trace
Accord du client
                                                 convention d’inter-change                              formelle de l’accord


                   Les textes : article 289 et 96F du Code Général des Impôts (avec les décrets d’application parus au BOI d’août 2003)
                                                                                                                                          7
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Focus sur l’article 289-V du Code
                        Général des Impôts


       V. - Les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être
       transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et
       l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature
       électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d'origine
       pour l'application de l'article 286 et du présent article. Les conditions
       d'émission de ces factures, de leur signature électronique et leurs modalités
       de stockage sont fixées par décret.




                                                                                                                ’’
       Lorsqu'elles se présentent sous la forme d'un message structuré selon une
       norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et
       pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, les factures
       doivent être émises dans les conditions précisées à l'article 289 bis.




Conditions d’application définies dans le BOI du 7 août 2003

                                                                                                                     8
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Les avantages du PDF signé (art. 289-V)

  Pour la plupart des entreprises, dont une partie seulement des clients est capable
    de recevoir de l’EDI, la facture dématérialisée en PDF signé est l’option idéale

                   EDI                                                                PDF Signé
           (art. 289- bis du CGI)                                                   (art. 289-V du CGI)

 Faible part de clients EDI au sein du                          Applicable à tous les clients : peut être
  portefeuille client et/ou les flux EDI                          déployé largement et facilement à
  représentent une part faible sur                                l’ensemble des clients
  l’ensemble des flux opérés                                     Coût limité et simple à mettre en œuvre
 Les coûts de mise en œuvre et de                                : retour sur investissement réel et rapide
  maintenance sont importants compte
  tenu du périmètre concerné : le
                                                                 Absence de contraintes techniques :
                                                                  compatible avec tous les outils et ne
  retour sur investissement est faible
                                                                  requiert pas de compétences
 La maturité technique est faible et/ou                          techniques particulières
  les outils en place ne sont pas
  adaptés

                                                                                                   9
                                                                                                                9
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Un facteur de ROI supplémentaire :
                       l’instruction fiscale du 11 janvier 2007

   Le récepteur doit conserver l’exemplaire papier des factures reçues. L’émetteur peut,
    LUI, conserver ses factures émises sous forme papier dans un format électronique


                           Facture émise papier                                   Facture émise électronique
                       (ou assimilé : PDF par e-mail)                                 (289-V ou 289 bis)


  Conservation Papier ou électronique
 par l’émetteur (instruction fiscale du 11/01/07)
                                                                                          Electronique


  Conservation
par le récepteur
                                        Papier                                            Electronique



                                                                                                    10
                                                                                                                 10
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Les points clés dans la dématérialisation
                             fiscale de factures clients
                                  L’art. 289-V impose la signature électronique comme garantie d’authenticité et
La signature électronique d’intégrité de la facture PDF

 L’archivage électronique L’archivage sur un dispositif Z42013 n’est requis que pour les factures
                          dématérialisées selon l’art. 289 bis du CGI, pas pour les factures sous forme
       probatoire Z42013 électronique selon l’art. 289-V du CGI
                                  L’accord formel du destinataire est nécessaire (par acceptation des CGU ou par
  L’accord du destinataire signature d’un accord

                                  La possibilité d’intégrer les donnés de la facture par le destinataire sans devoir
 Les fichiers d’intégration les saisir est un bénéfice qui contribue à lui faire accepter la dématérialisation

La gestion simplifiée des Dématérialiser ses factures conduit à devoir faire cohabiter dans le processus le
différents flux et formats papier et l’électronique (sans compter les variantes de formats électroniques)
    L’intégration dans le         La facturation est un processus industriel dont la productivité ne doit (peut) pas
processus de facturation          être dégradée par la mise en œuvre de la dématérialisation
La cohabitation factures          Tous les clients n’accepteront pas la facture dématérialisée en même temps : il
    électronique / papier         faut gérer la cohabitation entre le papier et l’électronique
                                  Pouvoir utiliser les outils dont dispose l’entreprise (certificat de signature, outils
 L’interopérabilité interne d’archivage, GED…)

 L’interopérabilité externe Pouvoir répondre aux différentes demandes des clients
                                                                                                                           11
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Émettre des factures clients électroniques
 5 points clés pour réussir votre projet
Quelques mots sur le dispositif Qweeby


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1- Insérer la dématérialisation des factures
                         clients dans le processus de facturation

Les factures électroniques doivent se glisser dans le processus de facturation existant
  sans en dégrader la productivité. Ceci est d’autant plus délicat lorsque les factures
              électroniques sont noyées dans un flux de factures papier


Produire la facture à
 partir des outils de
     facturation                  Signer
                           électroniquement la                   Déposer la facture
                                  facture                        dans le dispositif
                                                                    d’archivage                           Transmettre la
                                                                   électronique                              facture au
                                                                                                            destinataire


        Connaître les clients dématérialisés pour isoler leurs factures
        Pouvoir être réactif aux accords donnés par les clients
                                                                                                                           13
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2- Répondre aux attentes différentes des
                    différents destinataires

La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des exigences clients et
     une diversité de format / protocoles qui n’existent pas avec le papier



                                                               Client 1                             Papier

                                                                                           PDF Signé en GS1
                                                               Client 2                          XML

                                                                                          PDF Signé et format
Emetteur                                                       Client 3                      propriétaire

                                                               Client 4                     PDF Signé en FTP


                                                               Client …                               EDI



                                                                                                                14
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3- Déployer largement et rapidement

 L’ampleur du ROI dépend de l’ampleur et de la vitesse du déploiement


                                Mobiliser et engager toute
                               l’entreprise pour garantir la
                                 cohérence des messages


  Prendre en compte les                                                Le proposer à tous ses
 demandes ou cahiers des                                               clients sans chercher à
charges des clients sans se                                              organiser a priori le
     focaliser dessus                                                        déploiement


                                                              Eviter le forcing et
       Organiser le planning en
                                                          accompagner les clients en
         fonction des réponses
                                                            montrant les avantages
      clients et de leur planning
                                                                   concrets
                                                                                                         15
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4- Avoir une approche globale de la
                      dématérialisation

La dématérialisation des factures clients est un volet parmi d’autres de la stratégie de
 dématérialisation de l’entreprise. Ce n’est pas à l’outil de dématérialisation ou à vos
  clients de contraindre vos choix d’identité numérique et d’archivage électronique




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5- Insérer la dématérialisation dans la
                     stratégie générale de l’entreprise

 La dématérialisation est un avantage pour l’entreprise : il faut l’articuler avec les
    actions de RSE, de marketing et de communication pour bien la valoriser


 Veiller à la cohérence avec les outils mis en œuvre dans
  l’entreprise (GED, archivage probatoire, identité numérique…)
 Intégrer la dématérialisation des factures dans la démarche de
  Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de l’entreprise
 Former les utilisateurs pour atteindre tous les avantages et
  bénéfices de la dématérialisation (et éviter les fausses
  manœuvres involontaires…)
 Mettre en avant la dématérialisation pour en faire un facteur
  concurrentiel différentiant

                                                                                                             17
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En synthèse… et en pratique

 Construire votre stratégie « dématérialisée » : stratégie d’identité numérique
  (certificat signature) et politique d’archivage électronique adaptée à vos
  besoins actuels (et futurs)
 Faire le point sur les attentes de vos clients qui peuvent déployer la
  dématérialisation de leur côté. Ne pas se limiter à la demande et aux
  impératifs du premier qui s’exprime
 Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la
  part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement)
 Garder la main sur vos factures papier (ne pas externaliser d’office ou vous
  laisser la liberté de choix de l’opérateur)
 Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer
 Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils
  impriment autant (si pas plus) qu’avant
 Indiquer dans vos CGV la mise en œuvre de la dématérialisation des factures
 Et surtout (avant tout) respecter le cadre réglementaire
                                                                                                               18
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Émettre des factures clients électroniques
  5 points clés pour réussir votre projet
Quelques mots sur le dispositif Qweeby


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Qweeby

Qweeby opère un dispositif de dématérialisation fiscale de factures clients utilisé
par des entreprises situées sur toute la France (et en Espagne)
Qweeby part des factures PDF émises par l’outil de facturation de l’émetteur et les
transmet à tous ses clients dans un format exploitable (privé ou standard)
Qweeby est notamment opérationnel pour les flux destinés à Auchan France,
Carrefour France et Casino (GS1 XML)
L’offre Qweeby est modulaire pour faciliter le démarrage et la montée en
puissance des émetteurs de factures de toutes tailles sans leur imposer de coût
de mise en œuvre
Le dispositif Qweeby est conçu pour insérer la dématérialisation dans le process
de facturation en place sans modifier l’organisation et les pratiques
Trois années de R&D ont été nécessaires pour concevoir et mettre en œuvre le
dispositif
L’équipe fondatrice est constituée d’anciens de GS1 France et d’experts de la
cryptographie
                                                                                                            20
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Notre approche de la dématérialisation

Apporter aux utilisateurs les bénéfices de la dématérialisation et leur épargner sa
  complexité, ; faciliter le déploiement large et rapide auprès de tous les clients

  Dématérialiser, c’est supprimer le flux papier
      Respect strict du cadre juridique et fiscal de la dématérialisation

  Dématérialiser, c’est rendre exploitable les données contenues dans
   les documents (ou leur représentation virtuelle)
      Ce sont les données qui comptent pas leur transcription matérielle

  Ce n’est pas à l’émetteur de gérer les différentes solutions, options
   ou exigences de ses partenaires (et/ou internes)
      La complexité technique et l’interopérabilité sont l’affaire de l’opérateur

  Dématérialiser nécessite d’avoir l’accord du destinataire informé
   des bénéfices et implications de son choix
      Apporter des bénéfices réels au récepteur pour obtenir son adhésion
                                                                                                              21
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La logique de notre offre

Permettre l’émission de factures électroniques sans requérir un projet complexe et
long ; assurer la réussite du projet et garantir un retour sur investissement rapide


a
⃞ La dématérialisation est une sujet métier qui
  est du ressort des utilisateurs
                                                                         Permettre à l’utilisateur de mettre
                                                                          en œuvre sans requérir de
                                                                          compétences techniques
a
⃞ Les entreprises ont (heureusement) de
  nombreux clients différents à facturer
                                                                         Ouvrir la dématérialisation à tous
                                                                          les clients, quels qu’ils soient

a
⃞ Le processus de facturation est un processus
  opérationnel et industriel
                                                                         Insérer la dématérialisation dans
                                                                          le processus et non refondre le
                                                                          processus autour ou le dégrader
a
⃞ Le déploiement de la dématérialisation est
  progressif car tous les clients n’acceptent pas
                                                                         Permettre le démarrage rapide et
                                                                          la cohabitation fluide des
  en même temps                                                           différents modes de facturation

a
⃞ La dématérialisation requiert de
  l’interopérabilité (formats, certificats,
                                                                         Se focaliser sur le process et
                                                                          garantir l’interopérabilité avec les
                                                                          tiers de confiance et AC
  protocoles, archivages…)
                                                                                                                  22
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Le dispositif Qweeby

                   Récupération directe en
             sortie de l’outil de facturation                                             Impression locale des
                                                                                          factures non dématérialisées
       Signature par l’émetteur avec son
      certificat de signature électronique                                                Application de l’IF du 11 01 07

                 Copie locale des factures                                                Dépôt dans le dispositif
                          dématérialisées                                                 d’archivage légal de l’émetteur

                                            Identification automatique du
   Protocoles et formats                      destinataire et du mode de                        Plateforme de notifications e-
automatisés pour les clients                          transmission                               mail tracées pour les autres
    donneurs d’ordres                                                                                       clients

 Transmission par protocole                                                                    Transmission via QweebyNET :
 hautement sécurisé et tracé                                                                        - Notification au client
                                                                                                   - Relances automatiques
                                                 Externalisation de                                 - Relances manuelles
                                                                                                 - Alertes de non consultation
                                              l’impression auprès
                                                                                                    - Suivi de consultation
                                                  de l’opérateur de                            - Conservation pendant 12 mois
                                                         votre choix                            - Transcription de la facture au
                                                                                                     format OFX paramétrable
                                                                                                        23
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                    © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Les bénéfices du dispositif Qweeby

Gestion fluide et transparente de la cohabitation électronique / papier
Insertion totale dans le processus de facturation en place sans imposer de
changement dans la forme des factures et les pratiques
Modularité complète permettant de démarrer facilement et rapidement, puis de
monter en puissance avec un ROI rapide
Adaptation totale au contexte de l’émetteur
Interopérabilité avec les dispositifs d’archivages probatoire et certificats
Capacité à adresser tous les clients : du grand donneur d’ordre au plus petit
destinataire
Fourniture systématique d’un fichier d’intégration (données de la facture dans un
format exploitable) privé ou standard
Traçabilité et fiabilisation du processus de transmission (suivi, relances, alertes,
notifications…)
                                                                                                             24
            © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Un dispositif validé




Les e-DOC Awards sont organisés par la                          GS1 France (ex. Gencod EAN) regroupe les
FedISA (Fédération de référence dans la                          acteurs de la grande consommation et
        gestion documentaire).                                         organise leurs interactions.

Ils valident la conformité aux exigences                          La qualification GS1 France valide la
  réglementaires et la contribution à la                       capacité à produire un flux conformes aux
diffusion de la dématérialisation par des                      standard GS1 XML à partir de factures PDF
           innovations d’usage


                                                                                                   25
                                                                                                                25
               © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
SAS au capital de 139 950 €
16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne

www.qweeby.com
            © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée

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  • 1. Dématérialisation fiscale de factures clients 5 points clés pour réussir votre projet © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 2. Émettre des factures clients électroniques 5 points clés pour réussir votre projet Quelques mots sur le dispositif Qweeby 2 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 3. Les bénéfices de la dématérialisation La dématérialisation des factures permet à l’émetteur et au récepteur de réduire leurs coûts et de fiabiliser leurs processus Côté émetteur Côté récepteur  Fiabilisation du processus de facturation  Réduction des coûts opérationnels : • Réduction des temps de transmission • Moins de manipulations en réception • Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture • Pas de ressaisies • Alertes et relances automatisées • Automatisation des processus de traitement  Réduction des frais généraux : • Moins de manipulations de classement • Moins de papier et d’impressions • Moins d’archives à conserver • Moins d’affranchissement • Accès facilité aux factures (en ligne) • Moins d’archives à stocker • Suppression de coûts de numérisation / LAD / RAD  Réduction des coûts opérationnels  Fiabilisation de la gestion des paiements • Moins de manipulations (envoi, classement, mise sous pli, affranchissement, bourrages…) • Fiabilisation du circuit de validation des factures (et réduction du cycle de traitement)  Création d’un avantage concurrentiel • Fiabilité des données de facturation • Facteur différentiant • Généralisation aux donneurs d’ordres  Développement durable 3 3 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 4. Le papier : une solution lourde et coûteuse Numériser la facture en réception est une solution coûteuse et illogique… Il est préférable que l’émetteur génère à la source un flux exploitable Emetteur Récepteur Réalisation Dépôt à la Réception du Saisie Classement de la facture Poste courrier comptable de la facture Impression et Classement Contrôle et Emission du mise sous pli de l’archive validation paiement Le côté matériel du flux d’information introduit des opérations lourdes et coûteuses Supprimer réellement le support matériel (dématérialisation fiscale) permet de supprimer des opérations lourdes et coûteuses, telle que la numérisation de factures fournisseurs réalisée par les récepteurs (à leurs frais) 4 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 5. L’enjeu : les données Dans les flux de facturation ce qui intéresse le destinataire ce sont les données, idéalement dans un format exploitable, et non le support de transmission Emetteur Informations Récepteur L’émetteur met les informations sur un Facture support matériel (papier) qu’il transmet au Facture destinataire… qui s’empresse de saisir dans son propre système L’alternative au papier : Les données circulent directement d’un système à l’autre par voie EDI Rapide Fiable Coûteux Bilatéral 5 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 6. La dématérialisation des factures clients : un projet facile et gagnant La dématérialisation des factures fournisseurs est complexe à mettre en œuvre car elle impose de toucher aux outils, aux processus et aux habitudes. Par contre, la dématérialisation des factures clients est plus légère et facile à mettre en œuvre Rapide Dématérialisation de factures clients Impacts technique, humain et ROI organisationnel faibles Dématérialisation de factures fournisseurs Long Impacts technique, humain et organisationnel forts Complexe Facile Mise en œuvre 6 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 7. Le cadre fiscal applicable aux factures L’émission d’une facture électronique entre dans cadre réglementaire strict applicable aux deux parties (art. 289 et 96F du code général des impôts, BOI du 7 août 2003) Art. 289 Bis du CGI Art. 289 V du CGI Echange de fichiers Echange de fichiers structurés non structurés Couramment nommé Facture EDI Couramment nommé « PDF Signé » Authenticité du flux de Liste récapitulative des échanges facturation électronique effectués Signature électronique Intégrité du flux de facturation Contrôles à la génération du message électronique Conservation du flux de Archivage à valeur probatoire (norme Conservation pérenne sur un support facturation électronique Z42-013) inaltérable Nécessaire et formalisé par une Nécessaire et conservation d’une trace Accord du client convention d’inter-change formelle de l’accord Les textes : article 289 et 96F du Code Général des Impôts (avec les décrets d’application parus au BOI d’août 2003) 7 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 8. Focus sur l’article 289-V du Code Général des Impôts V. - Les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d'origine pour l'application de l'article 286 et du présent article. Les conditions d'émission de ces factures, de leur signature électronique et leurs modalités de stockage sont fixées par décret. ’’ Lorsqu'elles se présentent sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, les factures doivent être émises dans les conditions précisées à l'article 289 bis. Conditions d’application définies dans le BOI du 7 août 2003 8 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 9. Les avantages du PDF signé (art. 289-V) Pour la plupart des entreprises, dont une partie seulement des clients est capable de recevoir de l’EDI, la facture dématérialisée en PDF signé est l’option idéale EDI PDF Signé (art. 289- bis du CGI) (art. 289-V du CGI)  Faible part de clients EDI au sein du  Applicable à tous les clients : peut être portefeuille client et/ou les flux EDI déployé largement et facilement à représentent une part faible sur l’ensemble des clients l’ensemble des flux opérés  Coût limité et simple à mettre en œuvre  Les coûts de mise en œuvre et de : retour sur investissement réel et rapide maintenance sont importants compte tenu du périmètre concerné : le  Absence de contraintes techniques : compatible avec tous les outils et ne retour sur investissement est faible requiert pas de compétences  La maturité technique est faible et/ou techniques particulières les outils en place ne sont pas adaptés 9 9 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 10. Un facteur de ROI supplémentaire : l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 Le récepteur doit conserver l’exemplaire papier des factures reçues. L’émetteur peut, LUI, conserver ses factures émises sous forme papier dans un format électronique Facture émise papier Facture émise électronique (ou assimilé : PDF par e-mail) (289-V ou 289 bis) Conservation Papier ou électronique par l’émetteur (instruction fiscale du 11/01/07) Electronique Conservation par le récepteur Papier Electronique 10 10 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 11. Les points clés dans la dématérialisation fiscale de factures clients L’art. 289-V impose la signature électronique comme garantie d’authenticité et La signature électronique d’intégrité de la facture PDF L’archivage électronique L’archivage sur un dispositif Z42013 n’est requis que pour les factures dématérialisées selon l’art. 289 bis du CGI, pas pour les factures sous forme probatoire Z42013 électronique selon l’art. 289-V du CGI L’accord formel du destinataire est nécessaire (par acceptation des CGU ou par L’accord du destinataire signature d’un accord La possibilité d’intégrer les donnés de la facture par le destinataire sans devoir Les fichiers d’intégration les saisir est un bénéfice qui contribue à lui faire accepter la dématérialisation La gestion simplifiée des Dématérialiser ses factures conduit à devoir faire cohabiter dans le processus le différents flux et formats papier et l’électronique (sans compter les variantes de formats électroniques) L’intégration dans le La facturation est un processus industriel dont la productivité ne doit (peut) pas processus de facturation être dégradée par la mise en œuvre de la dématérialisation La cohabitation factures Tous les clients n’accepteront pas la facture dématérialisée en même temps : il électronique / papier faut gérer la cohabitation entre le papier et l’électronique Pouvoir utiliser les outils dont dispose l’entreprise (certificat de signature, outils L’interopérabilité interne d’archivage, GED…) L’interopérabilité externe Pouvoir répondre aux différentes demandes des clients 11 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 12. Émettre des factures clients électroniques 5 points clés pour réussir votre projet Quelques mots sur le dispositif Qweeby 12 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 13. 1- Insérer la dématérialisation des factures clients dans le processus de facturation Les factures électroniques doivent se glisser dans le processus de facturation existant sans en dégrader la productivité. Ceci est d’autant plus délicat lorsque les factures électroniques sont noyées dans un flux de factures papier Produire la facture à partir des outils de facturation Signer électroniquement la Déposer la facture facture dans le dispositif d’archivage Transmettre la électronique facture au destinataire  Connaître les clients dématérialisés pour isoler leurs factures  Pouvoir être réactif aux accords donnés par les clients 13 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 14. 2- Répondre aux attentes différentes des différents destinataires La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des exigences clients et une diversité de format / protocoles qui n’existent pas avec le papier Client 1 Papier PDF Signé en GS1 Client 2 XML PDF Signé et format Emetteur Client 3 propriétaire Client 4 PDF Signé en FTP Client … EDI 14 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 15. 3- Déployer largement et rapidement L’ampleur du ROI dépend de l’ampleur et de la vitesse du déploiement Mobiliser et engager toute l’entreprise pour garantir la cohérence des messages Prendre en compte les Le proposer à tous ses demandes ou cahiers des clients sans chercher à charges des clients sans se organiser a priori le focaliser dessus déploiement Eviter le forcing et Organiser le planning en accompagner les clients en fonction des réponses montrant les avantages clients et de leur planning concrets 15 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 16. 4- Avoir une approche globale de la dématérialisation La dématérialisation des factures clients est un volet parmi d’autres de la stratégie de dématérialisation de l’entreprise. Ce n’est pas à l’outil de dématérialisation ou à vos clients de contraindre vos choix d’identité numérique et d’archivage électronique 16 16 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 17. 5- Insérer la dématérialisation dans la stratégie générale de l’entreprise La dématérialisation est un avantage pour l’entreprise : il faut l’articuler avec les actions de RSE, de marketing et de communication pour bien la valoriser  Veiller à la cohérence avec les outils mis en œuvre dans l’entreprise (GED, archivage probatoire, identité numérique…)  Intégrer la dématérialisation des factures dans la démarche de Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de l’entreprise  Former les utilisateurs pour atteindre tous les avantages et bénéfices de la dématérialisation (et éviter les fausses manœuvres involontaires…)  Mettre en avant la dématérialisation pour en faire un facteur concurrentiel différentiant 17 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 18. En synthèse… et en pratique  Construire votre stratégie « dématérialisée » : stratégie d’identité numérique (certificat signature) et politique d’archivage électronique adaptée à vos besoins actuels (et futurs)  Faire le point sur les attentes de vos clients qui peuvent déployer la dématérialisation de leur côté. Ne pas se limiter à la demande et aux impératifs du premier qui s’exprime  Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement)  Garder la main sur vos factures papier (ne pas externaliser d’office ou vous laisser la liberté de choix de l’opérateur)  Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer  Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils impriment autant (si pas plus) qu’avant  Indiquer dans vos CGV la mise en œuvre de la dématérialisation des factures  Et surtout (avant tout) respecter le cadre réglementaire 18 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 19. Émettre des factures clients électroniques 5 points clés pour réussir votre projet Quelques mots sur le dispositif Qweeby 19 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 20. Qweeby Qweeby opère un dispositif de dématérialisation fiscale de factures clients utilisé par des entreprises situées sur toute la France (et en Espagne) Qweeby part des factures PDF émises par l’outil de facturation de l’émetteur et les transmet à tous ses clients dans un format exploitable (privé ou standard) Qweeby est notamment opérationnel pour les flux destinés à Auchan France, Carrefour France et Casino (GS1 XML) L’offre Qweeby est modulaire pour faciliter le démarrage et la montée en puissance des émetteurs de factures de toutes tailles sans leur imposer de coût de mise en œuvre Le dispositif Qweeby est conçu pour insérer la dématérialisation dans le process de facturation en place sans modifier l’organisation et les pratiques Trois années de R&D ont été nécessaires pour concevoir et mettre en œuvre le dispositif L’équipe fondatrice est constituée d’anciens de GS1 France et d’experts de la cryptographie 20 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 21. Notre approche de la dématérialisation Apporter aux utilisateurs les bénéfices de la dématérialisation et leur épargner sa complexité, ; faciliter le déploiement large et rapide auprès de tous les clients  Dématérialiser, c’est supprimer le flux papier  Respect strict du cadre juridique et fiscal de la dématérialisation  Dématérialiser, c’est rendre exploitable les données contenues dans les documents (ou leur représentation virtuelle)  Ce sont les données qui comptent pas leur transcription matérielle  Ce n’est pas à l’émetteur de gérer les différentes solutions, options ou exigences de ses partenaires (et/ou internes)  La complexité technique et l’interopérabilité sont l’affaire de l’opérateur  Dématérialiser nécessite d’avoir l’accord du destinataire informé des bénéfices et implications de son choix  Apporter des bénéfices réels au récepteur pour obtenir son adhésion 21 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 22. La logique de notre offre Permettre l’émission de factures électroniques sans requérir un projet complexe et long ; assurer la réussite du projet et garantir un retour sur investissement rapide a ⃞ La dématérialisation est une sujet métier qui est du ressort des utilisateurs  Permettre à l’utilisateur de mettre en œuvre sans requérir de compétences techniques a ⃞ Les entreprises ont (heureusement) de nombreux clients différents à facturer  Ouvrir la dématérialisation à tous les clients, quels qu’ils soient a ⃞ Le processus de facturation est un processus opérationnel et industriel  Insérer la dématérialisation dans le processus et non refondre le processus autour ou le dégrader a ⃞ Le déploiement de la dématérialisation est progressif car tous les clients n’acceptent pas  Permettre le démarrage rapide et la cohabitation fluide des en même temps différents modes de facturation a ⃞ La dématérialisation requiert de l’interopérabilité (formats, certificats,  Se focaliser sur le process et garantir l’interopérabilité avec les tiers de confiance et AC protocoles, archivages…) 22 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 23. Le dispositif Qweeby Récupération directe en sortie de l’outil de facturation Impression locale des factures non dématérialisées Signature par l’émetteur avec son certificat de signature électronique Application de l’IF du 11 01 07 Copie locale des factures Dépôt dans le dispositif dématérialisées d’archivage légal de l’émetteur Identification automatique du Protocoles et formats destinataire et du mode de Plateforme de notifications e- automatisés pour les clients transmission mail tracées pour les autres donneurs d’ordres clients Transmission par protocole Transmission via QweebyNET : hautement sécurisé et tracé - Notification au client - Relances automatiques Externalisation de - Relances manuelles - Alertes de non consultation l’impression auprès - Suivi de consultation de l’opérateur de - Conservation pendant 12 mois votre choix - Transcription de la facture au format OFX paramétrable 23 23 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 24. Les bénéfices du dispositif Qweeby Gestion fluide et transparente de la cohabitation électronique / papier Insertion totale dans le processus de facturation en place sans imposer de changement dans la forme des factures et les pratiques Modularité complète permettant de démarrer facilement et rapidement, puis de monter en puissance avec un ROI rapide Adaptation totale au contexte de l’émetteur Interopérabilité avec les dispositifs d’archivages probatoire et certificats Capacité à adresser tous les clients : du grand donneur d’ordre au plus petit destinataire Fourniture systématique d’un fichier d’intégration (données de la facture dans un format exploitable) privé ou standard Traçabilité et fiabilisation du processus de transmission (suivi, relances, alertes, notifications…) 24 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 25. Un dispositif validé Les e-DOC Awards sont organisés par la GS1 France (ex. Gencod EAN) regroupe les FedISA (Fédération de référence dans la acteurs de la grande consommation et gestion documentaire). organise leurs interactions. Ils valident la conformité aux exigences La qualification GS1 France valide la réglementaires et la contribution à la capacité à produire un flux conformes aux diffusion de la dématérialisation par des standard GS1 XML à partir de factures PDF innovations d’usage 25 25 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 26. SAS au capital de 139 950 € 16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne www.qweeby.com © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée