Presentatie Hans Delwel tijdens Tools4ever klantendag 2010 De introductie van een nieuw Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) vereiste een uniek user account voor alle medewerkers. Het beheren van deze user accounts nam, mede door het aantal mutaties, resulteerde in te veel handmatig werk. Hans Delwel van Stichting Groenhuysen vertelt hoe zij dit probleem aangepakt hebben en hoe zij daardoor kunnen voldoen aan normeringen. Toekomstige ontwikkelingen zijn koppelingen met Helios, TOPdesk en Single Sign-On.

1. Groenhuysen en
UMRA
Hans Delwel, ICT-Coordinator

2. Stichting Groenhuysen
• Intramurale zorg
– 1419 Cliënten
• Extramurale zorg
– 611 Cliënten
• 19 Centra voor Wonen en Zorg
• 2 regionale behandelcentra
• 16 Steunpunten in kleinere dorpsgemeenten
• Zorgboerderij en Kinderboerderij.
• 10 nieuwbouw projecten
• 2300 medewerkers (=1150 FTE)
• 550 werkplekken

3. Aanleiding
Het project Elektronisch Cliënten Dossier
• Start in 2009
• Nu uitrol op afdelingen.
• Beleidsuitspraken
– Informatie moet herleidbaar zijn naar uitvoerend medewerker
– Iedere medewerker moet ten alle tijden bij het ECD kunnen
• Client staat centraal

4. De uitdaging
• Proces aanvraag/ mutatie netwerkaccount voor medewerker
– Manager moet aangeven welke medewerker wat mag
• Nadenken over informatiebehoefte medewerker
• Formulier in vullen.
• Personeels systeem doorzoeken voor juiste gegevens (nummer)
• Vaak “Doe maar kopie van….”
– ICT gaat aan de gang in AD
• Vaak fouten door handmatig aanmaken.
• Manager levert verkeerde info aan.
– En dan gaat de medewerker ook nog eens uit dienst……

5. Vóór UMRA
• Nog niet iedereen een account
• 1000 medewerkers met account zorgden voor 80 uur werk ICT in
drie maanden. Hierbij werd meer dan de helft van de mutaties nog
niet doorgegeven.
• ECD project creëert handmatig aanmaken accounts voor de
overige 1300 accounts
• Opgave HRM leert ruim 1000 mutaties nieuwe medewerkers en
600 interne mutaties
• Doorlooptijd aanmaken account gemiddeld 5 werkdagen
• Veel frustratie bij managers, ICT en medewerker

6. Selectie proces
Wat wil Groenhuysen
• Keuze gemaakt voor eenmalige vastlegging gegevens:
– Personeel in HRM pakket (Beaufort)
– Cliëntgegevens in Zorg pakket (Helios)
– Facilitaire gegevens in Facilitair pakket (Topdesk)
• Accounts moeten bij aanvang van werkzaamheden nieuwe
medewerkers beschikbaar zijn.
• Autorisaties moeten direct bij aanvang geregeld zijn.
• Autorisaties moeten bij wijziging direct worden doorgevoerd.
• En nog veel meer……
• Dus stap voor stap……

7. Realisatie proces
• Zoeken naar een leverancier die dit kan.
• Gevonden in Tools4ever met product UMRA.
• Wensen duidelijk maken naar leverancier.
• Applicatiebeheerders van de applicaties die betrekken bij proces.

8. Implementatie
Stap 1 welke informatie wordt gebruikt
• Vergelijk maken tussen HRM pakket – Active directory.
• HRM registreert o.a.
– Personeel gegevens
– Personeelsnummer
– Kostenplaats/Organisatorische eenheid/ functie
– Datum inuit dienst
• ICT wil graag in AD
– Personeelsgegevens
– Accountnaam (standaard 1e letter voornaam, 1e letter geboortenaam
gevolgd door personeelsnummer)
– Zorgen dat account direct klaar zijn op datum in dienst en gedisabled
zijn op datum uit dienst.
– Autoriseren op basis van KPL-OE en Functie

9. Stap 2 Tools4ever - Groenhuysen
• Consultant van Tools4ever gaat samen met technisch en
functioneel beheer waar gegevens in deel applicaties staan.
• UMRA implementatiesheet leggen tegen beleid Groenhuysen.
– Naamgevingdocument Groenhuysen als leidraad.
• Accounts 1e letter voornaam, 1e letter
geboortenaam, personeelsnummer.
• Kostenplaatsen, OE, functies HRM nummer + toevoeging
• Uitgebreide testen ter controle of alles goed loopt.
• Binnen een doorlooptijd van 2 maanden in productie

10. Resultaten
Personele bezetting
• Voor aanschaf UMRA had ICT 1,83 FTE op 1e lijns beheer waarvan
0.83 FTE zich vooral bezig hield met accounts
– Aanmaken nieuwe accounts
– Mutaties accounts
– Herstelacties
– Verwijderen accounts
– Rechten toekennen

11. Synchronisatie rapport
• Voorbeeld rapportage na synchronisatie (iedere 4 uur)

12. UMRA forms

13. Voorbeeld gebruik formulieren van UMRA

14. Na UMRA
• Na implementatie al snel toegevoegde waarde zichtbaar.
– Nieuwe medewerkers hebben op dag van binnenkomst hun
account en kunnen direct aan de slag.
– Fouten met personeelsnummers en namen tot nagenoeg 0
gereduceerd.
– Medewerkers zijn op dag van einde contract direct
gedeactiveerd.
– Terug van 1.83 FTE naar 1 FTE op de 1e lijn.
– Tijdens accountants controle positieve reactie op in en
uitdienst verwerking. NEN7510

15. Risico’s
• Door de automatisering van het proces is nauwkeurigheid
belangrijk.
• Managers dienen snel hun mutaties door te geven aan HRM.

16. Groei gebruikers

17. Aantal gebruikers per FTE

18. Huidige werkzaamheden tbv accounts
• Worden alleen nog rechten toegekend.
– Daarbij worden applicaties binnen nu en twee maanden op
functie toegekend.
– Netwerkrechten binnen nu en 4 maanden op OE en
kostenplaats toegekend.
• ICT beperkt zich daarna voor AD tot uitlezen mails van UMRA.

19. Toekomst
• Eind 2010 alle rechten automatisch toegekend via UMRA.
– Applicaties
– Netwerkrechten
• Tijdens implementatie UMRA is ook 1 applicatie getest met SSO
van Tools4ever.
• Begin 2011 uitwerking SSO.
– Nu test om applicaties ook op basis van de AD groepen een
account binnen de applicaties te laten aanmaken zodat ook
functioneel beheer geen accounts meer hoeft aan te maken.
• Hiermee bereiken we dan tevens dat zorgmedewerkers op het
moment van aanname en of mutatie van afdeling direct bij de juiste
cliëntgegevens komen.