1. Hvordan lykkes med Offhoring-prosjekter
- noen nyttige tips
NSP Forskningsprosjekt Offshoring i partnerskap
Presentasjon for Prosjekt 2013
17. oktober 2013
Elisabeth Krogh, prosjektleder

2. Kort om prosjektet
• Hensikten med forskningsprosjektet er
– Å forstå prosjektledelse og -organisering i offshoring
– Hvilke faktorer som påvirker offshoring prosjekters suksess
• Problemstillingene i prosjektet er
– Hvordan organiseres og styres offshoring prosjekter og hvordan
påvirker dette prosjektets suksess?
– Hvordan kan agil metodikk benyttes i offshoring prosjekter?
– Hva hemmer og hva fremmer kunnskapsoverføring i offshoring
partnerskap og prosjekter?

3. Forskningsdesign
•
•
•
•
•
Litteraturstudie
4 casestudier av offshore SW-utviklingsprosjekter
40 (+) dybdeintervjuer
Crossanalyse på tvers av casene
2 Master-oppgaver
3

4. Funn fra litteraturstudie og 4 cases
• Casebedriftenes motivasjon for offshoring
–
–
–
–
–
–
Økt fleksibilitet og mulighet for å skalere team
Tilgang på kompetanse
Reduserte kostnader
Økt innovasjon og kunnskap tilbake til basisorganisasjonen
Tidsbesparelser
Redusere antall leverandører
• Å lykkes med offshoring som et kostnadsreduserende virkemiddel
handler i stor grad om å balansere behovet for kontroll og oppfølging
med behovet for å redusere transaksjonskostnader
• Å bygge tillit er kritisk suksessfaktor nr. 1!

5. Funn knyttet til kontrollmekansimer og tillit

6. Kritiske suksessfaktorer
•
Struktur
–
–
–
–
–
–
•
Ressurser
–
–
–
–
•
Etablerte prosesser for utvelgelse av personell
Stabilt prosjektteam
Engasjement og motivasjon
Onsite coordinator sikre forretningsforståelse i krav og smidig kommunikasjon mellom kunde og utviklerteam
Arbeidsmodell - Scrum en KSF
–
–
–
•
Klart definert kontrakt og SLA
Klart definert scope og kravspec  sikre felles forståelse
Felles samhandlingsmodeller på tvers av organisasjoner og land
Gode oppstartsprosesser for å sikre gode samarbeidsmodeller (onboardingprogram)
Kvalitetssikring av initielle estimater
God teknisk infrastruktur for videomøter, telefon mail etc
Arbeidsformen bidrar til hyppigere kommunikasjon og bedre kunnskapsdeling og erfaringsoverføring
Bedre kontroll på kvalitet og håndtering av endringer
Bedre samhandling med kunde
Sosialisering og relasjonsbygging
–
–
–
–
Tydelighet kommunikasjon – spesielt ift. tilbakemeldinger
Fysisk tilstedeværelse / besøk fra kunde, Synlighet og sosialisering av bedriften hos offshoreleverandøren
Utsmykking i lokaler
Sosiale tilstelninger og feiring av høytider, prisutdelinger «awards» etc

7. Prosjektguide
Sjekkliste før signering av avrop
•
•
•
•
•
Etablere konnektivitet  Infrastruktur og PC’er (ansvar leverandør)
Gjennomgang scope og krav (ansvar oppdragsgiver)
Kvalitetssikring av leverandørs estimater (ansvar oppdragsgiver)
Godkjenne leverandørens ressurser (ansvar oppdragsgiver)
Kontrakter /avropsmaler (ansvar oppdragsgiver)
Sjekkliste oppstartsfasen
•
•
Oppstartsworkshops (ansvar leverandør)
Prosesshåndbok skal defineres som en selvstendig prosjektleveranse og godkjennes av kunden
Sjekkliste gjennomføring
•
•
•
•
Kontraktsfeste onsite-representant fra leverandørens team (kan deles mellom flere prosjekter)
Elementer fra smidige metoder (scrum) er en kritisk suksessfaktor
Møtestruktur bidrar til å bygge relasjoner, tillit, fokus på fremdrift, avdekke misforståelser, læring og kompetanseoverføring
mellom leverandør og kunde
Kodetesting og demo etter hver sprint bidrar til å sikre kvalitet i leveranse
Sjekkliste prosjektavslutning
•
•
•
•
Formelle sign-off-prosesser mellom kunde og leverandør
Ikke nødvendig at sprintleveranser produksjonsettes fortløpende  casene viser til at samlet leveranse overleveres til
kunde ved sign-off og at kunden A-tester iht ordinære prosesser
Kundeevaluering questback direkte etter leveranse
Gjennomføring av evalueringsmøte med nøkkelpersonell fra kunde og leverandør.

8. Kap
Innhold
Kap
Innhold
1
Document overview
•
Process Handbook Update
7
Quality
•
Question & Answer log
•
Review process
•
Metrics Measurements
2
General Approach
8
Agreements
•
Availability of environments and their use
•
Work order Process
•
Estimates
•
Service level Agreements
3
Resources
•
Number of resources required
•
Types of Projects
•
Team experience required
•
Certifications
•
Location
•
Communication
•
MOM
9
Project Process
•
Requirement/Product Backlog
•
Release Planning and Release Product backlog
•
Sprint Planning
•
Sprint Execution (Scrum)
•
Sprint Review
•
Sprint Retrospective
•
System/Regression testing
•
Acceptance testing & Release deployments
•
Production support
•
Incident & Problem Management
•
Change Management
4
Scope
10
Contacts
•
Line management
•
Technical development support
•
Service Owner Contacts
5
Knowledge Management
•
Knowledge Transition
•
Knowledge Maintenance
11
Required access for ODC team
6
Project Management Process
•
Status meetings and Reporting
•
Time registration
•
List of priorities in case of waiting time
12
Glossary
Innholdsfortegnelse
Prosesshåndbok

9. Ekstra
9

10. Utfordringer
•
Kommunikasjon
–
–
–
–
–
–
–
–
•
Ressurser
–
–
–
–
–
–
–
•
Kulturforskjeller og geografi
Språk  barriere for kunnskapsdeling
Manglende tillit på toppledernivå
Underrapportering
Ulike normer knyttet til hierarki og karriereutvikling
Ulikt beslutningsmønster
Ustabil teknologisk infrastruktur video, Lync, mail, telefon
Usikkerhet knyttet til sikkerhet  skarpe data, personopplysninger
Manglende teknisk breddekompetanse
Manglende tilgang på de beste fagfolkene
CV stemmer ikke med faktisk kompetanse
Manglende forståelse av forretningskrav og verdikjede
Stor turnover
Norge oppleves ikke som attraktivt
Styringsgruppens rolle
Arbeidsmodell – Scrum
–
–
–
Fysisk avstand
Modellen ikke forankret Kun utviklerne som jobber scrum
Endringer underveis ikke akseptert og delelementer av løsningen kan falle ut

11. KSF i et prosjektperspektiv
Oppstart
Gjennomføring
Overlevering
Generell
relasjonsbygging
Klart definerte rammer: kontrakt og
SLA,
Felles samhandlingsmodeller på tvers
av organisasjoner og land
Felles forståelse av scope og
kravspek
Synlighet og sosialisering av
bedriften hos offshoreleverandøren
Felles forståelse av scope og
kravspek
Agile metoder
Tydelighet kommunikasjon – spesielt
ift. tilbakemeldinger
Utsmykking i lokaler (løpende i
relasjonen)
Gode oppstartsprosesser for å sikre
gode samarbeidsmodeller
God teknisk infrastruktur for
videomøter, telefon mail etc
Sosiale tilstelninger og feiring av
høytider (løpende i relasjonen)
Kvalitetssikring av initielle estimater
Stabilt prosjektteam
Prisutdelinger «awards» etc (løpende
i relasjonen)
Engasjement og motivasjon
Tydelighet kommunikasjon – spesielt
ift. tilbakemeldinger
Fysisk tilstedeværelse / besøk fra
kunde

12. Kritiske suksessfaktorer avdekket i casene
KSF
Oppstart
Gjennomføring
Overlevering
Struktur
Klart definerte rammer: kontrakt og SLA, scope og kravspek
X
Gode oppstartsprosesser for å sikre gode samarbeidsmodeller
X
Kvalitetssikring av initielle estimater
X
Felles samhandlingsmodeller på tvers av organisasjoner og land
X
X
God teknisk infrastruktur for videomøter, telefon mail etc
X
Arbeidsmodell - Scrum en KSF
X
X
Ressurser
X
Stabilt prosjektteam
X
X
X
X
X
X
Synlighet og sosialisering av bedriften hos offshoreleverandøren
X
X
Utsmykking i lokaler (løpende i relasjonen)
X
Sosiale tilstelninger og feiring av høytider (løpende i relasjonen)
X
Prisutdelinger «awards» etc (løpende i relasjonen)
X
Engasjement og motivasjon
X
Sosialisering og relasjonsbygging
Tydelighet kommunikasjon – spesielt ift. tilbakemeldinger
Fysisk tilstedeværelse / besøk fra kunde
X