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Sehr geehrte Herr Dr. Holst,Frage 1:Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl einesDokumentenmanagement Syst...
Frage 2:Bitte beschreiben Sie ein fiktives Worst-Practice-Beispiel. Was kann alles schiefgehen bei der Auswahl und Einrich...
Frage 3:Dokumentenmanagement Systeme unterscheidet sich fundamental von einan-der. Wo sehen Sie Ihr Produkt hier aufgestel...
Frage 4:Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren? Welche großen Schritte kom-men?Antwort:                 Aus unserer S...
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Interview: Herausforderungen bei Auswahl und Installation eines DMS-/ECM-Systems

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Roundtable Competence Site: Herausforderungen bei Auswahl und Installation eines ECM/Dokumentenmanagement-Systems

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Interview: Herausforderungen bei Auswahl und Installation eines DMS-/ECM-Systems

  1. 1. „Fehler und Probleme bei Auswahl und Installationeines Dokumentenmanagement Systems“ Name: Dr. Olaf Holst Funktion: Geschäftsbereichsleiter Vertrieb & Partnermanagement Organisation: OPTIMAL SYSTEMS GmbHLiebe Leserinnen und liebe Leser,Ohne eine datenbankgestützte Dokumentenverwaltung geht in größeren Unternehmennichts mehr. Mittlerweile weisen die Systeme im Markt eine hohe Reife auf und auchAnbieter und Anwender verfügen über umfassende Erfahrungen.Trotzdem kann nicht naiv bei der Auswahl und Einführung eines DMS vorgegangenwerden. Wenn das falsche Produkt eingesetzt genutzt wird, das z.B. besondere Anfor-derungen nur teilweise unterstützt (Compliance, Social, Mobile) oder die Vorbereitun-gen bei der Einführung unzureichend waren, ist auch heute noch ein Scheitern mög-lich. Leider werden Fehler und Mängel oft erst klar, wenn das System bereits installiertist. Was ist zu tun um Fehler zu vermeiden? Viele Angebote einholen, oder doch liebergleich einen Berater beauftragen? Vielleicht sollte man Software generell nur mieten,um den Schaden gering zu halten? Das Leben bietet eben nicht immer „Rückgängig:Eingabe“.In einem zweiteiligen Roundtable haben wir im Vorfeld der DMS Expo führende Exper-ten gebeten, zu relevanten Fragestellungen im DMS-Umfeld Stellung zu beziehen. Indiesem Roundtable geht es bodenständig um Fragen zur Auswahl und Einführung vonDokumentenmanagement-Systemen, im zweiten Roundtable werden wir einen Blickzurück nach vorne wagen.Viel Spaß beim Lesen wünscht IhnenIhr NetSkill-Teamwww.competence-site.de Seite 1
  2. 2. Sehr geehrte Herr Dr. Holst,Frage 1:Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl einesDokumentenmanagement Systems beachten? Welche Rolle spielen hier Fakto-ren wie Wirtschaftlichkeit, Branche, Größe und organisatorische Aufstellung?Antwort: Es existieren viele und auch sehr unterschiedliche Einflussfak- toren bei einer Entscheidung und dem Auswahlprozess für ein Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Manage- ment-System (ECM). Dabei sollten Unternehmen bei der Auswahl eines neuen Systems unter anderem auf Flexibilitätund Skalierbarkeit sowie auf Investitionssicherheit achten. Die AusgewählteSoftware sollte auch die Möglichkeit bieten, die Lösung modular auf- und aus-zubauen. Ein flexibles, modular aufgebautes ECM-System mit Standardschnitt-stellen ermöglicht einen unkomplizierten Ausbau der IT-Infrastruktur. Der Vorteilliegt in der unkomplizierten Einbindung beliebiger Softwarekomponenten undsomit können auf diese Weise individuelle und vielfältige Lösungen sukzessivausgebaut werden. Sie bedeutet Investitionssicherheit, sorgt für die langfristigesowie standortunabhängige Bereitstellung von Informationen und gewährleistetden reibungslosen Datenaustausch. Nicht minder wichtig ist jedoch auch dieBenutzerfreundlichkeit, denn das schafft schnelle Akzeptanz bei den Anwen-dern.Darüber hinaus sollten immer die Gesamtprojektkosten betrachtet werden, nichtnur die Einstiegsanschaffungskosten. Nur so lassen sich Anbieter tatsächlichvergleichen.www.competence-site.de Seite 2
  3. 3. Frage 2:Bitte beschreiben Sie ein fiktives Worst-Practice-Beispiel. Was kann alles schiefgehen bei der Auswahl und Einrichtung eines Dokumentenmanagement Sys-tems?Antwort: Aus eigenen Projekterfahrungen und Studien wissen wir, dass sich die Top 3 der häufigsten Fehler wie folgt zusam- mensetzt: die Komplexität der eigenen Unternehmenspro- zesse zu unterschätzen, nicht frühzeitig die Wünsche und Erwartungen aller Beteiligten zusammen zu tragen und sichdie Zeit für Test-Installationen nicht zu nehmen. Mancher sucht dann später dieerhofften Funktionen. In jedem Fall empfiehlt sich vor einer Produktauswahleine Analyse der eigene Unternehmens- und Informationsprozesse durchzufüh-ren sowie unternehmensweite Implementierungsteams für das Dokumenten-management-Projekt bzw. das ECM-Projekt zu bilden. Danach fällt die Soft-ware- und Herstellerauswahl hinsichtlich der Verfolgung einer Gesamtstrategieviel leichter, denn es liegen bereits erste grobe Bewertungskriterien und Vor-stellungen für Test- und Präsentationsszenarien vor.www.competence-site.de Seite 3
  4. 4. Frage 3:Dokumentenmanagement Systeme unterscheidet sich fundamental von einan-der. Wo sehen Sie Ihr Produkt hier aufgestellt?Antwort: Die Auswahl eines Informationsmanagementsystems ist vom gewünschten Funktions- und Leistungsumfang abhängig. Wer einfache Archivierung will, wird heute z. B. auch im Sto- rage-Umfeld fündig werden. Genauso gibt es einfache Pro- dukte am Markt, die ein kleines Spektrum an Dokumenten-management-Funktionen abdecken. Wir setzten mit unserer Enterprise ContentManagement-Suite OS|ECM auf ein Gesamtkonzept: eine ganzheitliche Infor-mationsplattform als Zusammenspiel verschiedener Technologien - von digitalerArchivierung über Dokumentenmanagement (DMS) bis hin zu Business Pro-cess Management.Die Stärke unseres Konzeptes liegt darin, dass unsere Software praktisch injedem Unternehmen einsetzbar ist. Wir glauben daran, dass Software sich denUnternehmen anpassen muss und nicht umgekehrt und das setzen wir um.OS|ECM ist ein Maßanzug von der Stange. Das erreichen wir durch eine freieKonfiguration der Standardsoftware. Wohlgemerkt durch freie Konfiguration,nicht durch Programmieren. So kann der Kunde das auch selbst vornehmen.OPTIMAL SYSTEMS hat nicht ohne Grund drei Jahre hintereinander im ECM-Kundenmonitor von Pentadoc mit OS|ECM den ersten Platz belegt. OS|ECMüberzeugte besonders im Bereich der Anpassbarkeit mit einem Bewertungs-durchschnitt von 1,34. Ein System, das einfach und intuitiv zu bedienen ist, wirdleichter von den Mitarbeitern akzeptiert und dadurch schnell umfassend ge-nutzt. Außerdem besteht die Möglichkeit, das System bis ins kleinste Detail anjede kundenspezifische Anforderung einfach und ohne Programmieraufwandanzupassen und das spart Zeit und Kosten.www.competence-site.de Seite 4
  5. 5. Frage 4:Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren? Welche großen Schritte kom-men?Antwort: Aus unserer Sicht wird sich die Weiterentwicklung von ECM an den Bedürfnissen der Kunden ausrichten. Es gibt viele Themen, mit denen Kunden aus diversen Branchen an Her- steller wie uns herantreten. Deshalb ist der ECM-Markt quasi das Abbild der Wünsche und der Schmerzen der Kunden allerBranchen, Unternehmensgrößen und Fachbereiche. Die ECM-Software sollteGeschäftsprozesse so modellieren können, wie sie gebraucht werden. In die-sem Sinne bemühen wir uns unseren Kunden zuzuhören, und nicht Trends hin-terherzujagen, um die Anforderung der Kunden schnell in Produkte und Lösun-gen umzusetzen.Zuerst einmal wird sich die Trennung zwischen Berufsleben und Freizeit wohlweiter auflösen. Wir werden zunehmend mobiler und flexibler. Künftig brauchenwir Werkzeuge, die dazu beitragen, Entscheidungs- und Freigabeprozesse zubeschleunigen oder überhaupt erst unterwegs möglich zu machen. Die aktuel-len Anwendungen für Smartphones sind ein erster Schritt. Dazu kommt, dassheute noch ein dokumentbasierter Informationsfluss dominiert, weil Menschennoch sehr daran hängen, Informationen in Form von Papierdokumenten zu be-trachten. Das wird sich ändern und in dieser Richtung werden wir uns weiter-entwickeln.Die Unternehmensgruppe OPTIMAL SYSTEMS ist in den letzten Jahren sehrstark gewachsen und wird weiter wachsen. Diese Entwicklung zu konsolidieren,uns international stärker aufzustellen und alle Potenziale optimal zu nutzen,ohne dabei mögliche Gefahren zu übersehen, ist unser Projekt. Dabei ist esessentiell, dass es unseren Mitarbeitern gut geht, sie sich bei uns wohl fühlenund Spaß an ihrer Arbeit haben.Vielen Dank für das Interview!www.competence-site.de Seite 5

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