Lösung für den automatisiertenRechnungseingang                                 Software für Macher.
Begriffserklärung                  Dokument                  Einseitig oder mehrseitig, z. B. Brief, Rechnung, Notiz, Form...
Wissensbasierte Dokumentanalyse Formular                                     Teilstrukturiertes Dokument   Free-Form Dokum...
Traditionelle RechnungsverarbeitungNachteile                                            • Hohe manuelle Erfassungs- und   ...
Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung         Hohe Effizienz bei der Rechnungsverarbeitung                           ...
Einbettung von OS|CLASSIFY in den Gesamtprozess                                                       OS|CLASSIFY         ...
OS|CLASSIFY als Schnittstelle zwischen Papier und ERP-System                                                           OS|...
OS|CLASSIFYDokumentverarbeitungsprozess mit OS|CLASSIFY •   Komplette ausfallsichere Prozesssteuerung des Dokumentenlaufs ...
OS|CLASSIFYInformationsextraktion, layout-basierter Ansatz                                                      Lokalisier...
FeldinformationenExtraktion der Dokumentinhalte                                                     Extraktion   Feldinfor...
TabelleninformationenExtraktion der Dokumentinhalte                                                     Extraktion   Tabel...
Klassischer Datenabgleich                                                       OCR-Resultat        Zuordnung zu          ...
Top Down-Suche    Vorname   Nachname    Strasse     PLZ     Ort       BLZ           Konto    Adolf     Würth      Postfach...
OS|CLASSIFYSelbstlernende Systemoptimierung während der Produktion • Nutzung von Verifikationswissen zur   Optimierung der...
Dokumentanalyse mit OS|CLASSIFYSteigende Erkennungsraten durch laufende Optimierung                                       ...
OS|ECM – branchenübergreifend einsetzbarVerarbeitung und Integration aller Informationen              Fertigung           ...
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit                                      Software für Macher.
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Effiziente Post- und Rechnungsbearbeitung mit ECM-Sotware

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Das manuelle Verteilen geschäftlicher Korrespondenz ist arbeits- und zeitaufwändig. Das gilt umso mehr, je größer ein Unternehmen ist und je dezentraler seine Strukturen sind. Doppelte Arbeit, Mehrfachkopien von Originaldokumenten (inkl. Versionskonflikte) sind oft die Folge.
Hier zeigen wir Ihnen, wie es auch anders geht - mit unserer Lösungen für digitale Post- und Rechnungseingangsbearbeitung!

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Effiziente Post- und Rechnungsbearbeitung mit ECM-Sotware

  1. 1. Lösung für den automatisiertenRechnungseingang Software für Macher.
  2. 2. Begriffserklärung Dokument Einseitig oder mehrseitig, z. B. Brief, Rechnung, Notiz, Formular, Anschreiben Vorgang Ein oder mehrere Dokumente, die einen bestimmten Vorgang im Unternehmen auslösen, z. B. Anschreiben mit Anlagen Trennblatt (optional) • Wird zwischen Dokumenten bzw. Vorgängen eingescannt. • Als Vorgangs-Trenner kann auch ein Dokument dienen, das immer am Anfang eines Vorgangs steht.Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  3. 3. Wissensbasierte Dokumentanalyse Formular Teilstrukturiertes Dokument Free-Form DokumentAutomatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  4. 4. Traditionelle RechnungsverarbeitungNachteile • Hohe manuelle Erfassungs- und Verarbeitungskosten (3-12 EUR/Dokument) • Hohe Fehleranfälligkeit bei manueller Erfassung • Personalintensive manuelle Vorbereitungstätigkeiten • Keine optimale Prozessdurchgängigkeit • Hohe Durchlaufzeiten in der Rechnungsbearbeitung (Nichteinhaltung von Terminen)Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  5. 5. Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung Hohe Effizienz bei der Rechnungsverarbeitung • Hohe Datenqualität bei geringer Nachbearbeitung • Homogener Datenbestand (Konsistenz mit ERP-Systemen) Prozess-Qualität • Durchgängigkeit der Rechnungsbearbeitung • Prozessbeschleunigung und Automatisierung Prozess- • Termintreue (Einhalten von Zahlungsfristen, Ausnutzen von Skonti, ...) Geschwindigkeit • Cash-Flow-Optimierung • Verarbeitung von Rechnungsbelegen verschiedenster Kreditoren • Kein Anpassungsaufwand bei neuen Kreditoren Prozess-Flexibilität • Flexibilität bzgl. auszulesender FelderAutomatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  6. 6. Einbettung von OS|CLASSIFY in den Gesamtprozess OS|CLASSIFY • automatisiert den Klassifikationsprozess und • stellt gewünschte Dokumentinformationen elektronisch zur Verfügung.Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  7. 7. OS|CLASSIFY als Schnittstelle zwischen Papier und ERP-System OS|CLASSIFY stellt die gewünschten Informationen aus Rechnungsdokumenten elektronisch zur Verfügung.Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  8. 8. OS|CLASSIFYDokumentverarbeitungsprozess mit OS|CLASSIFY • Komplette ausfallsichere Prozesssteuerung des Dokumentenlaufs bis zur Datenübergabe • Automatisierte Erfassung aller gewünschten Informationen • Deutliche nachgewiesene Reduktion des manuellen Aufwandes • Hohe Datenqualität durch automatisierte Datenbankabgleiche mit logischen und math. Prüfungen • Mehr Zeit für eigentliche Aufgaben (z. B. Rechnungsprüfung)Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  9. 9. OS|CLASSIFYInformationsextraktion, layout-basierter Ansatz Lokalisierung OCR-Resultat Feldname der Datenfelder 7929418 Ansprechpartner P e tz, Erwin Rechnungsnummer 94,80 Position 1 190,80 Position 2 8,16 Betrag Entsorgung 44,0 8 Umsatzsteuer 337,82 GesamtbetragAutomatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  10. 10. FeldinformationenExtraktion der Dokumentinhalte Extraktion Feldinformationen Rechnungsempfänger RechnungsdatumFelder Rechnungsnummer Kreditor ... etc.Tabelle Netto-Betrag Brutto-Betrag USt-SatzFelder Endbetrag ... etc.Automatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  11. 11. TabelleninformationenExtraktion der Dokumentinhalte Extraktion Tabelleninformationen Artikelnummer MengeFelder Einzelpreis Positionspreis RabattTabelle Artikelbezeichnung etc.FelderAutomatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  12. 12. Klassischer Datenabgleich OCR-Resultat Zuordnung zu Suche nach dem Datenbank-Feldern ähnlichsten Datensatz Adalf Würth 14650 Künzolsau • Feldpositionen auf den Images müssen vor der Extraktion bekannt sein • Für jeden Kreditor muss eine separate Dokumentdefinition angelegt und gepflegt werden • Ungeeignet für Freiform und RechnungsbelegeAutomatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  13. 13. Top Down-Suche Vorname Nachname Strasse PLZ Ort BLZ Konto Adolf Würth Postfach 74650 Künzelsau 62091800 10681000 Karl Napp Jahnstr. 7 74650 Künzelsau 62091800 21389700 Andreas Huber Gartenstr. 20 70001 Stuttgart 70540660 518378908 ..... …. …. …. ….. ….. …. Albert Xavier Hauptstr. 1 90000 Würzburg 64590070 798563584 • Position der Felder muss nicht bekannt sein • Ideal für Freiform und Rechnungsbelege • Unscharfe Suche (tolerant gegen OCR-Fehler und Schreibvarianten) • Perfekte Ergebnisse ohne TrainingsaufwandAutomatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  14. 14. OS|CLASSIFYSelbstlernende Systemoptimierung während der Produktion • Nutzung von Verifikationswissen zur Optimierung der Erkennung von bislang unbekannten Belegen • Jederzeit optimale Erkennungsraten • Automatische Bestätigung auch nicht abgleichbarer Informationen • Hohe Datensicherheit und DatenqualitätAutomatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  15. 15. Dokumentanalyse mit OS|CLASSIFYSteigende Erkennungsraten durch laufende Optimierung Optimierung durch: • Stammdatenpflege • Selbstlernmechnismen • Parametrisierung • ProgrammierungAutomatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  16. 16. OS|ECM – branchenübergreifend einsetzbarVerarbeitung und Integration aller Informationen Fertigung • Zeichnungen • Arbeitspläne • Listen • Prüfanweisungen Vertrieb • Qualitätsdaten • Qualitätssicherung • Angebote • NC-/PPS-Daten • Pflichtenheft • Kundendaten Marketing • Produktinformationen • Studien • Presseinformationen • Spezifikationen • Präsentationen • Prospekte Adminstration OS|ECM • Belegwesen Rechtsabteilung • Kalkulationen • Verträge • Angebote • Patentunterlagen • Produkthaftung Forschung und Entwicklung Kundendienst • Berechnungsunterlagen • Gesetzesblätter • Reparatur-Katalog • Handbücher • Versuchsreihen • Normen und Richtlinien • Ersatzteillisten • Beschreibungen • Normteile • CAE-/CAD-Grafik • Anweisungen • DokumentationAutomatisierter Rechnungseingang mit OS|ECM · 2013
  17. 17. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Software für Macher.

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