O documento discute a importância de manter os dados cadastrais de clientes e fornecedores atualizados para evitar riscos fiscais. Ele descreve o processo de saneamento de cadastros utilizando o portal KeyConsultas-web, incluindo a realização de consultas em bases oficiais, geração de relatórios comparativos e higienização dos dados. Também menciona outras soluções como o sistema KeyConsultas-webservice para automatizar consultas.

1. Autor: Eduardo Lanna
Saneamento de Cadastros de Clientes e
Fornecedores: Portal KeyConsultas-web
www.keysupport.com.br Revisado: 18/jul/2015
Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED,
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2. Exigências SPED para uso dos campos
Higienização de dados do cadastro
 O sistema (validador SEFAZ) verificará a estrutura de campos
obrigatórios, e a situação de alguns campos (CNPJ, IE, etc.)
 Campos com caracteres válidos (sem caracteres especiais,
espaço duplo, espaço inicial, espaço final, etc)
 Campos numéricos sem máscara de edição (ex.: CNPJ)
 Para código de inscrições (CNPJ / IE /IM ) seguir normas do
órgão regulador (Qde de caracteres).
 Código do Município deve ser o do IBGE (dado verificado na
autorização da NFe, e na validação do SPED Fiscal)
 Separação de campos do endereço: logradouro, número,
complemento, bairro, cidade,estado e CEP.
 Descrição de produtos com nomenclatura do Mercosul (NCM)
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3. Conceito de Consulta e Saneamento
 Consulta de dados é uma TAREFA:
 Tarefa inicial do Saneamento, para pesauisar dados em
websites oficiais, em lotes ou unitariamente.
 Retorna os dados obtidos como constam nas bases oficiais
consultadas;
 Não implica em tratamento dos dados de retorno.
 Tarefa totalmente automatizável por uso de sistemas.
 Saneamento de dados é um PROCESSO:
 Ocorre como fase seguinte à tarefa de Consulta de dados;
 Dados obtidos são comparados com dados da base;
 Ocorre tratamento e manipulação dos dados (higienização);
 Processo parcialmente automatizado: análise requerer
intervenção humana (tomada de decisão) pelo Contribuinte.
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4. Consultas do KeyConsultas-webservice
Fontes: sites públicos oficiais (rev. Jul/2015)
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Disponíveis via webservice:
 Receita Federal – Situação Cadastral
do CNPJ ou CPF.
 SINTEGRA – Situação do CNPJ, da IE,
ou do CPF de Prod. Rural.
 SUFRAMA - Situação cadastral do
CNPJ, ou da Inscr. do Suframa.
 SIMPLES Nacional: optantes.
 IBAMA: Certificado de Regularidade
Técnica (CNPJ/CPF), e cadastro de
Áreas de Embargo.
 CND Federal: Divida ativa unificada.
 CND Trabalhista, e CRF do FGTS.
 Débitos SP: CNPJ, CPF e RENAVAM.
 Portal da Transparência: CEIS.
 CEP – Logradouro, Bairro, Cidade, UF.
 FDC na PMSP: pelo CCM ou CNPJ.
 INSS – (NIT) Número de Identificação
do Trabalhador.
Em “road map” para 2015:
 Consulta de chave da NFe: XML
 Cadastro CPF: nome, nome da mãe,
data de nascimento, End. Resid.
 CEPOM: PMSP e Rio de Janeiro
 ANVISA - Autorização de
Funcionamento e de Atividades
 ANP - Habilitação de posto de
combustíveis
 Outras (consultar a viabilidade)

5. Bases Oficiais – características
 Exemplos de Bases Oficiais:
 Receita Federal, Sintegra Estadual, Suframa, Simples
Nacional, PMSP, Min. do Trabalho, INSS, etc.
 Características relevantes:
 Fornecem o status da situação cadastral (ex.: RF e Sintegra);
 Os dados da base são os fornecidos pelo Contribuinte no ato
de seu registro na entidade oficial que o fiscaliza;
 A atualização da base é diária (a cada 24hrs), e a sua
disponibilidade é mantida pelas entidades oficiais;
 Arquivos do SPED tem seus dados comparados com a
situação atualizada nas bases oficiais;
 O Contribuinte precisa consultar a situação cadastral
(RICMS).
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6. Bases Privadas – Características
 Exemplos de Bases Privadas;
 SERASA, EQUIFAX, SPC BR, etc.
 Características relevantes:
 Bases Privadas fornecem dados que complementam e enriquecem
o cadastro com outras informações;
• Ex.: telefone e e-mail, nome de sócios, índice de risco de crédito,
inadimplência, registro de documentos, etc.
 Os dados da base privada são alimentados por terceiros, como
Bancos, Cartórios, Junta Comercial, Concessionárias, etc.
 A atualização integral da base requer janelas de tempo que podem
levar algumas semanas, ou meses. Hipoteticamente inviável.
 Bases Privadas não garantem sincronismo diário com os dados
existentes nas Bases Oficiais RF e SEFAZ (fator custo, e técnico).
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7. Consulta de registro na RECEITA FEDERAL
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 Exemplo de consulta manual do processo de cadastro de Clientes
e/ou Fornecedores no website da Receita Federal:
 Note que o processo de consulta exige vencer uma disputa de CAPTCHA:
 Nossa plataforma possui módulo de OCR (Optical Character Recognition)
próprio que interpreta os caracteres, e avança na consulta.

8. Situação cadastral prevista pela Rec. Federal
 IN RFB nº 748 de 28/jun/2007 foi revogada em
08/fev/2010 pela IN RFN nº 1005;
 IN RFB nº 1005 de 08/fev/2010 define a situação cadastral
do CNPJ em:
 I – ativa; única situação operacional aceitável.
 II - suspensa;
 III - inapta;
 IV - baixada;
 V – nula.
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Há risco fiscal e tributário se
ocorrerem operações com
empresas nestas situações
cadastrais do CNPJ...

9. Certificados HTML da Consulta (evidência)
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 O website retorna um Certificado com os dados oficiais da consulta:
 Todos os dados obtidos na consulta são retornados em um arquivo de
integração nos formatos JSON ou XML.
Comprovante de que a
empresa fez a consulta
antes do fato gerador... e
qual era o status do CNPJ.

10. Serviço de Saneamento de Cadastro
passo a passo do processo
 O saneamento é feito por lotes de registros, e deve ser realizado
periodicamente, reduzindo-se o risco fiscal.
 Quanto maior a janela entre saneamentos, maior o risco fiscal.
 Etapas do processo de Saneamento do Cadastro:
 Origem: Base de Dados de Clientes e Fornecedores é exportada
(excel ou CSV);
 Cliente define fontes oficiais da consulta parcial ou completa:
Receita, Sintegra Estadual, SIMPLES Nac., SUFRAMA, etc.
 A partir das consultas obtém-se dados colhidos nas bases oficiais e
um relatório comparativo com os dados da Origem;
 Retorno: relatório excel gerado pelo Portal KeyConsultas-web.
 Dados cadastrais oficiais são higienizados pelas regras do SPED.
 Requer análise manual para gerar um arquivo de atualização já
saneado e higienizado.
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11. Uso do Portal KeyConsultas-web
Saneamento em lotes de registros (serviço padrão)
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12. Como manter a Governança do Cadastro
Após o processo de Saneamento em lotes
 Inclusões de novos registros (ex.: ocorre diariamente);
 Alteração de dados existentes pelo usuário, ou reativação de registro
antigo (ex: semanalmente);
 Saneamento Cadastral: periódico, integral ou parcial (ex.: mensal);
 Validação “on line” em “real time” nas operações diárias evitam riscos:
 Emissão de NFe, ou Aprovação de Pedido de Vendas
 Orçamentos de Compras, ou Colocação de pedido a Fornecedor.
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Cadastramento
Inicial
Fase operacional do Cadastro:
- Relacionamento comercial
- Emissão de documentos
Dados para o Fisco:
SPED NFe / CTe
EFD e ECD
Qualidade dos dados do Cadastro no seu ciclo de vida

13. Opções de Governança oferecidas
Consulte-nos sobre a mais recomendada ao seu caso
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 Portal KeyConsultas-web
• Saneamento em lotes de registros existentes;
• Pré-cadastramento de registros novos;
• Licenciamento de uso mensal definido por volume de registros consultados.
• Programa usuário de nosso Webservice de automação de Consultas Púbicas.
 Sistema KeyConsultas-webservice
• Plataforma de Automação de Consultas Públicas;
• Integra-se a Sistemas Usuários externos (ERP, CRM, Portal de cadastros, etc);
• Licenciamento de uso mensal por volume de consultas (infraestrutura do provedor);
• Módulo opcional de integração ao ERP da SAP para administrar consultas;

14. Saneamento requer análise de relatório XLS
 Seleção de casos de situação ATIVA na RFB e ISENTO no Sintegra
(Quando não há dados cadastrais na SEFAZ Estadual).
 Decisão do usuário: marcar casos como APTO, e atualizar dados de
Razão Social e Endereço fiscal na base.
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Observe que na mensagem
original da consulta ao
Sintegra não existe um
padrão entre as 27 UFs.

15. Saneamento requer análise de relatório XLS
 Seleção de casos ATIVOS na RFB e inaptos de Sintegra, em situação: NÃO
HABILITADO, INATIVO, INAPTO, SUSPENSO, e CANCELADO.
 Situação cadastral é diferente de HABILITADO ou ATIVO - HABILITADO.
 Decisão do usuário: marcar os casos como INAPTO – SE e bloquear registros.
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16. Saneamento requer análise de relatório XLS
 Seleção de casos ATIVO na RFB e aptos no Sintegra, em situação:
HABILITADO, ATIVO, ou HABILITADO – ATIVO
 Assim como nos casos de ISENTO de IE, marcar o status destes
casos como APTO. Usar dados para atualizar base.
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17. www.keysupport.com.br
Soluções do portfólio KeyConsultas
 Portal KeyConsultas-web:
 Portal KeyCad-abreviador:
 Sistema KeyConsultas-webservice:
 Programa XML report NFe para desktop.

18. Serviços e Produtos KeyConsultas
 Portal KeyConsultas-web:
 Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: consultas
em lotes de registros na Receita Federal, Sintegra, Simples Nac.;
 Módulo de Pré-cadastramento de novos Clientes e Fornecedores:
consultas múltiplas em diversos sites oficiais para obter os dados
do registro.
 Portal KeyCad-abreviador:
 Sistema para padronização de logradouros e aplicação de regras
de abreviaturas parametrizáveis pelo usuário, com dicionários
customizáveis pelo usuário.
 6.000 verbetes com abreviaturas padronizadas em uso na Razão
Social e Endereços.
 Em breve: um webservice para tratamento de strings de dados de
campos do cadastro para Sistemas externos (ERP/CRM).
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19. Serviços e Produtos KeyConsultas
 Sistema KeyConsultas-webservice:
 Plataforma de automação de consultas em sites públicos oficias,
que pesquisa dados cadastrais do CNPJ, CPF ou IE, e retorna
informações padronizadas no formato do SPED por meio de um
webservice.
 Suporta os serviços do Portal KeyConsultas-web, e pode ser
integrada a qualquer Sistema ERP ou CRM do mercado.
 Programa XMLreportNFe:
 Programa para leitura de dados de arquivos XML de NFe em lotes
desde uma pasta da rede. Roda no desktop windows.
 O relatório excel que ele gera permite a análise dos campos de
dados do emissor, do destinatário, dos itens e impostos da NFe.
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20. Autor: Eduardo Lanna
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