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In Brasilien gibt es eine Reihe an monatlich und jährlich durchzuführenden Reports (SPED, FC...
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Mythos SAP Rollout Brasilien

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Ein beschwerlicher Weg oder doch ganz einfach?
Alles über Landesspezifika, Steuerregelungen und Legal Reporting, Best Practices und Use Cases zu SAP Rollouts nach Brasilien.

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Mythos SAP Rollout Brasilien

  1. 1. Seite 1 von 7 Ein beschwerlicher Weg oder doch ganz einfach? Die Wahrheit über Rollouts nach Brasilien. Whitepaper Mythos SAP Rollout Brasilien
  2. 2. Seite 2 von 7 Vorwort Brasilien - das fünft-größte Land der Welt ist Amerikas größter Consumer-Markt mit viel Potenzial und damit ein für europäische Unternehmen attraktiver Standort. Doch Brasilien macht es einem nicht leicht. In diesem Dokument beschreiben wir Ihnen, wie Projekte in Brasilien tatsächlich aussehen, wo die Herausforderungen liegen und wie Sie den SAP Rollout am besten erfolgreich abschließen können. Der Inhalt im Überblick  Vorwort  SAP-Projekte in Brasilien im Überblick  Best Practices  Use Cases  Über den Verfasser
  3. 3. Seite 3 von 7 SAP-Projekte in Brasilien im Überblick Unterschiede zu anderen Ländern Als Kernthema einer IT Internationalisierungsstrategie steht die Standardisierung und Implementierung konzernweiter Prozesse am neuen Standort. Was zum Beispiel in China recht einfach ist und vom Mutterkonzern oft selbst übernommen wird, ist in Brasilien eine Herausforderung. Die Hauptunterschiede zu anderen Ländern liegen in den Bereichen  Logistische Prozesse  Steuerregelungen und  Gesetzliches Reporting Alles steht ohne der Nota Fiscal Eletrônica (NFe) In Brasilien darf keine Ware außerhalb des Firmengeländes bewegt werden, ohne dass dies von der Regierung autorisiert wurde. Dafür wird der Ware eine Nota Fiscal Eletrônica zugewiesen, an der alle benötigten Informationen der Ware und des Transportes für die Regierung hängen (ähnlich dem Warenbegleitschein, Lieferschein, Rechnung). Über elektronischem Weg wird die NFe an die Regierung übermittelt, welche die Transaktion genehmigt. Erst dann darf die Ware bewegt werden. Die Abbildung der logistischen Prozesse in SAP ist zwar umfangreich, aber noch relativ einfach zu bewerkstelligen. Komplex wird es bei den vielen verschiedenen Steuerregelungen und dem gesetzlichen Reporting. Brasilianische Steuerregelungen und Legal Reporting Brasilien steht auf Platz 120* (von 186) der wirtschaftsfreundlichsten Länder weltweit. In der Kategorie „Paying Taxes“ sogar auf Platz 177*. Das liegt unter anderem an den vielen Steuerregelungen, den jährlich hinzukommenden Regelungen und dem umfangreichen gesetzlichen Reporting. Steuerregelungen Anders als in Deutschland, gibt es in Brasilien mehrere Steuerregelungen, die nach Bundesland, Bezirk, Art des Materials, Herkunft des Materials, aber auch Branche, uvm. unterschiedlich sind. Dadurch entsteht eine große Anzahl an Steuerermittlungs-Szenarien, die im System abgebildet werden müssen. Hier liegt somit der größte und komplexeste Implementierungsaufwand. Der wesentliche Unterschied von Brasilien zu anderen Ländern weltweit ist der Umstand, dass die richtigen Steuersätze auf Basis logistischer Merkmale vom Materialstamm und Geschäftspartner ermittelt werden müssen. Das erfordert eine eigenständige Steuerermittlung und –berechnung, die in der brasilianischen Landesversion abgebildet ist. *Quelle: http://www.doingbusiness.org/
  4. 4. Seite 4 von 7 Legal Reporting In Brasilien gibt es eine Reihe an monatlich und jährlich durchzuführenden Reports (SPED, FCI, GIA, NFe, CIAP, etc.). Und jährlich kommen weitere Reports hinzu. Wichtig hierfür ist eine konsistente, aktuelle und fehlerfreie Datenbasis, was auf Grund der umfangreichen Steuerregelungen nicht leicht ist und erheblichen manuellen Aufwand fordert. Hier lohnt sich ein Automatismus mit direkter Integration in das SAP ERP System. Um die gesetzlichen Berichte fehlerfrei zu generieren, sind im logistischen Prozess, neben den richtigen Steuern, auch andere Kennzeichen und Parameter zu ermitteln, welche Grundvoraussetzung für die Autorisierung der Nota Fiscal eletrônica sind. Aus diesem kommt der Qualität der Stammdaten und der exakten Buchung der Prozesse eine besonders hohe Wichtigkeit zu. Durchlaufzeit und Aufwände von Brasilien-Projekten Rollout-Projekte nach Brasilien dauern je nach Verfügbarkeit interner Ressourcen und erweiterten Anforderungen in etwa zwischen 30 und 45 Wochen – von der Projektvorbereitung bis zum Go-Live. Ein Teil der Projektarbeit kann und soll von den betroffenen Abteilungen selbst übernommen werden, wobei die Key User am stärksten eingebunden werden. Die Verfügbarkeit dieser Ressourcen ist somit auch ausschlaggebend für die Projekt- Durchlaufzeit. Je nach Brasilien-spezifischem Know-how der eigenen MitarbeiterInnen, können die Aufwände externer Dienstleister reduziert werden.
  5. 5. Seite 5 von 7 Foto: Go-Live Phase beim Brasilien-Rollout Projekt der Firma Getriebebau NORD mit dem Implementierungspartner Phoron. Best Practices Brasilien ist tatsächlich schwierig/umfangreich, aber nicht unmöglich. Die Projekterfolg-Basics gelten auch für Brasilien. Darüber hinaus ist besonders auf Ressourcenkapazitäten und spezifisches Know- how im Steuerwesen und Legal Reporting zu achten. Ebenfalls nicht zu unterschätzen sind interkulturelle Kompetenzen für die Projektzusammenarbeit. 5 Tipps für erfolgreiche Brasilien-Projekte Sprachliche Barrieren überwinden: Verhandlungssicheres Englisch ist in Brasilien nicht so weit verbreitet wie in Europa und es ist oft schwierig einander zu verstehen. Gerade in fachlichen Diskussionen können hier Missverständnisse entstehen. Freundschaftliches Verhältnis pflegen: Brasilianer gehen auch in Geschäftskontakten sehr freundschaftlich miteinander um. Bei einem Meeting wird zuerst über die Familie, Fußballergebnisse, oder andere private Angelegenheiten gesprochen, bevor es um Geschäftliches geht. Dies ist ein wichtiger Aspekt der interkulturellen Zusammenarbeit. Konflikte im 4-Augen-Gespräch lösen: Es wird als unfreundlich empfunden, Kritik vor anderen an jemandem auszuüben. Deshalb sollten Konflikte unter 4 Augen gelöst werden. Ausreichend Ressourcen reservieren: Vor allem die Key User der Logistik- und Finanzabteilungen sollten für das Projekt genügend frei gehalten werden. In der Vorbereitungs- und Testphase entsteht der größte Aufwand, da z.B. alle Szenarien der Steuerermittlung gefunden, dokumentiert und nach der Implementierung am System getestet werden müssen. Spezifisches Brasilien Know-how erwerben: Um gesetzeskonform Geschäfte in Brasilien zu tätigen, muss viel beachtet werden. Das Wissen um die vielen verschiedenen Steuerregelungen, dem Legal Reporting, uvm. muss für einen erfolgreichen SAP Rollout nach Brasilien vorhanden sein.
  6. 6. Seite 6 von 7 SAP Rollout Brasilien bei PFERD „Ein Paragraphen-Dschungel für Europäer“ „Seit 1. Juli 2013 arbeitet PFERD Brasilien mit SAP. Im aktuellen Projektgeschäft ist das nur eine Meldung unter vielen. Aber für das Projektteam geht damit eine große Herausforderung und Aufgabenstellung erfolgreich zu Ende. Brasilien steht in der „Tabelle für schwierige SAP-Einführungen“ unter den Top-3-Ländern weltweit. Das Steuerwesen dieses Landes macht das Tagesgeschäft im Bereich der Logistik und der Finanzbuchhaltung zu einem für Europäer undurchsichtigen Paragraphen-Dschungel. Etwa 1.000 neue Steuerregelungen pro Jahr sorgen dafür, dass sich dies auch in Zukunft nicht ändert. Für dieses besondere Umfeld benötigte das Marienheider Projektteam Unterstützung. Diese leistete die Firma Phoron aus Wien. Mit Angestellten in Europa und Brasilien bringt das Unternehmen das nötige Know-how für das brasilianische Umfeld mit und Phoron-Projektmanager Stefan Loibner und sein Team sind somit die richtigen Partner für PFERD.“ (Bericht aus der Werkszeitung von PFERD) PFERD, Hersteller von Werkzeugen für die Oberflächenbearbeitung und zum Trennen von Werkstoffen, unterhält in Curitiba zum Vertrieb seiner Produkte eine Tochtergesellschaft. Der gesamte Import-Prozess in Brasilien ist sehr umfangreich und umständlich. Ein vom Import-Broker vorbereitetes File muss in SAP in Logistic, Finance und im NFe-Modul 1:1 nachgebucht werden. Dies soll automatisiert und integriert in SAP erfolgen. Dafür hat Phoron ihr konfigurierbares Flex.Brasil-ImportCockpit, zugeschnitten auf brasilianische Anforderungen, PFERD-spezifisch implementiert. Diese Lösung, die über den Funktionsumfang des SAP Excel-Uploads weit hinausgeht, garantiert, dass die Werte aus dem Broker Excel konsistent in Logistic, Finance, Controlling und GRC/NFe abgebildet werden. Mit Phoron’s vorgefertigtem Template Flex.Brasil gab es eine gute Grundlage, um das PFERD-spezifische Template aufzubauen und anzupassen. Besonderes Augenmerk wurde auf die Integration von NFe und GRC gelegt, sowie die Implementierung des Material Ledger, um gesetzeskonform zu importieren und zu produzieren. Darüber hinaus vereinfachte die Mehrsprachigkeit und interkulturelle Kompetenz der Phoron Berater die Zusammenarbeit. Die besondere Steuerbestimmung ICMS, welche kurz gesagt die anteiligen Abgaben von brasilianischen Ressourcen und Material regelt, wurde mit Hilfe eines von Phoron entwickelten Tools abgedeckt. Wie in Brasilien häufig, gab es eine Gesetzesänderung während der Projektlaufzeit, die die Implementierung des Import Content Data Sheet (Ficha de Conteúdo de Importação / FCI) nötig machte. Hier konnte auch auf eine von Phoron entwickelte Lösung eingesetzt werden. Nach Go-Live setzte Phoron die Supportphase auf - sowohl lokal in Brasilien, an Phoron’s Standort in Vinhedo, als auch in der europäischen Mutter. Meinungen des PFERD- Teams "Neben den klassischen Aspekten von erfolgreicher Projektarbeit wie in- time und in-budget möchte ich 2 Sachen zusätzlich erwähnen: Sehr zu schätzen lernte ich die interkulturellen Kompetenzen der (europäischen) Phoron- Teammitglieder sowie ihre Erfahrung in den sehr speziellen Umstände in Sachen "Steuerermittlung", welche insbesondere bei Fachdiskussionen zielführend eingesetzt wurden. Bei einer Projektdauer von rund 15 Monaten wurde aus einem freundlichen Kontakt ein freundschaftliches Miteinander.“ (Achim Billstein, Projektleiter IT) Für weitere Informationen steht Ihnen Hr. Gernot Stöger gerne zur Verfügung. Gernot.Stoeger@phoron.com Phoron Consulting GmbH Guglgasse 15/3b 1110 Wien Friedrichstraße 15 70174 Stuttgart Phoron do Brasil Rua dos Pardais, 114 13280-000 Vinhedo São Paulo
  7. 7. Seite 7 von 7 Über den Verfasser Phoron – Consulting that fits. Wir sind ein österreichisches SAP Beratungs- unternehmen mit dem Ziel, Geschäftsprozesse mit Hilfe von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware abzubilden und mit individuellen IT-Lösungen optimal zu unterstützen. Unsere knapp 100 MitarbeiterInnen weltweit beraten renommierte nationale und internationale Unternehmen aus den Branchen Maschinen- und Anlagenbau, Fertigungs- industrie, Automotive, Telekommunikation und Handel – viele davon Weltmarkführer oder maß- gebliche Anbieter in ihrem Segment. Kompetenz auf beiden Seiten des Atlantiks Eines unserer Kerngeschäfte sind SAP Rollouts nach Brasilien. Mit mehr als 10 BeraterInnen in Europa und über 20 BeraterInnen an unserem eigenen Standort in Brasilien mit speziellem Brasilien Know- how, verfügen wir über Kompetenz und Verlässlichkeit auf beiden Seiten des Atlantiks und können unsere Kunden vom Projektstart bis zum Go- Live und nachgelagerten Support aus einer Hand betreuen. Weitere Informationen zum Thema SAP Rollout Brasilien finden Sie auf phoron.com/sap-rollout-brasilien Österreich Phoron Consulting GmbH Guglgasse 15/3b 1110 Wien, Österreich Telefon: +43 (0) 1 / 748 36 02 E-Mail: office@phoron.com Deutschland Phoron Consulting GmbH Friedrichstraße 15 70174 Stuttgart, Deutschland Telefon: +49 (0) 711 / 460 59 130 0 E-Mail: office@phoron.com Brasilien Phoron do Brasil Ltda. Rua dos Pardais, sala 114 13280-000 Vinhedo, São Paulo, Brasilien Telefon: +55 (19) 3514 1900 E-Mail: contato@phoron.com.br

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