Cas d'usage : collaboration sur les documents d'un projet Contexte : le siège d'une organisation, des sites distants, des partenaires, un client Peut-on gagner en efficacité ?

1. 14 octobre 2016 1
Contexte : le siège d'une organisation, des sites distants, des partenaires, un client
CAS D'USAGE : COLLABORATION
SUR LES DOCUMENTS D'UN
PROJET
Peut-on gagner en
efficacité ?

2. 14 octobre 2016 2
LES ENJEUX
●
Maîtriser les données et leur sécurité
– Confidentialité, disponibilité, intégrité
– Sécurité juridique et réglementaire
– Réversibilité, traçabilité
●
Aider les utilisateurs à échanger, se repérer, trouver les bonnes
informations
●
Faciliter l'accès à l'environnement de travail : accès à distance
et à tout moment
●
Maîtriser les coûts (déploiement, maintenance)

3. 14 octobre 2016 4
Partenaires
Siège
LES BESOINS : TRAVAILLER EN COMMUN
SUR LES DOCUMENTS D'UN PROJET
Site distant

4. 14 octobre 2016 5
Partenaires
Siège
LA MÉTHODE ACTUELLE
Site distant
Serveur
de fichiers
Annuaire
Démarrage des travaux sur le
serveur de fichiers après
demande auprès de la DSI pour
création d'un espace projet

5. 14 octobre 2016 6
Partenaires
Siège
LA MÉTHODE ACTUELLE : « COURRIELS »
Site distant
@
@
@
@
@
@
Serveur de
fichiers
Annuaire
Échanges de
courriels pour les
différentes
versions du
document
@
@
@

6. 14 octobre 2016 7
Partenaires
Siège
LA MÉTHODE ACTUELLE : « COURRIELS »
Site distant
@
@
@
@
@
@
Serveur
de fichiers
Annuaire Chaque personne
possède une version du
document (normalement
la même)
@
@
@

7. 14 octobre 2016 8
BILAN DE LA MÉTHODE « COURRIELS »
●
Pas de version de référence
●
Versions disparates disséminées
●
Risque de modifications croisées
●
Difficultés à transmettre de grosses pièces jointes
●
Charge de travail à prévoir pour le suivi des versions, voire pour
la fusion des versions
●
Risque d'incohérences
●
Surcoût de stockage de multiples pièces jointes dupliquées
dans la messagerie
Méthode ni sûre ni fiable

8. 14 octobre 2016 9
Partenaires
Siège
LA MÉTHODE « SYSTÈME D »
Site distant
Serveur de
fichiers
Annuaire
Transfert ou
duplication des
documents quelque
part dans le Cloud

9. 14 octobre 2016 10
Partenaires
Siège
LA MÉTHODE « SYSTÈME D »
Site distant
Serveur de
fichiers
Annuaire
Travaux sur les
documents
dupliqués ou
déplacés hors S.I.

10. 14 octobre 2016 11
BILAN DE LA MÉTHODE « SYSTÈME D »
●
Des points positifs pour l'utilisateur
– Document partagé entre tous les intervenants
– Accès au document partout et à tout instant
●
Quelques limites
– Capacité limitée de stockage gratuit
– Usage fréquent de comptes personnels
– Transfert ou duplication du document nécessaire

11. BILAN DE LA MÉTHODE « SYSTÈME D »
●
L'organisation ne maîtrise plus les données
– Quelle sécurité et quel cadre légal pour les données confidentielles ou
sensibles ?
– Risque d'incohérence entre les données stockées en interne et les
données hébergées
– Risque d'erreur sur la version de référence
– Risque d'absence de sauvegarde
– Pas de traçabilité pour l'organisation
●
Intégration au Système d'Information complexe
– Quelle intégration à la gestion des identités ?
– Pas de réutilisation du stockage existant...
Fonction « partage et mobilité » mal intégrée
Obligation d'acheter le stockage avec la fonction

12. 14 octobre 2016 13
Partenaires
Siège
MÉTHODE PROPOSÉE
Site distant
Annuaire
Annuaire des
partenaires
Serveur
de
fichiers

13. 14 octobre 2016 14
Partenaires
Siège
MÉTHODE PROPOSÉE
Site distant
Annuaire
Annuaire des
partenaires
Pas de duplication
ni migration des
données
Serveur
de
fichiers

14. 14 octobre 2016 15
Partenaires
Siège
MÉTHODE PROPOSÉE
Site distant
Annuaire
Annuaire des
partenaires
Pas de duplication
ni migration des
données
Serveur
de
fichiers
Déclaration des partages
par les utilisateurs

15. 14 octobre 2016 16
Partenaires
Siège
MÉTHODE PROPOSÉE
Site distant
Annuaire
Respect des droits
d'accès au serveur
de fichiers
Annuaire des
partenaires
Pas de duplication
ni migration des
données
Serveur
de
fichiers
Déclaration des partages
par les utilisateurs

16. 14 octobre 2016 17
Partenaires
Siège
MÉTHODE PROPOSÉE
Site distant
Annuaire
Respect des droits
d'accès au serveur
de fichiers
Annuaire des
partenaires
Déclaration des partages
par les utilisateurs
Pas de duplication
ni migration des
données
Suivi des
versions et de
l'activité
(partages...)
Serveur
de
fichiers

17. 14 octobre 2016 18
Client destinataire
Partenaires
Siège
MÉTHODE PROPOSÉE : AUTRE CONTEXTE
Site distant
Serveur
de
fichiers
Annuaire
Annuaire des
partenaires

18. 14 octobre 2016 19
Client destinataire
Partenaires
Siège
MÉTHODE PROPOSÉE : AUTRE CONTEXTE
Site distant
Serveur
de
fichiers
Annuaire
Annuaire des
partenaires
Accès direct au
document partagé par la
fédération de serveurs :
certains documents
semblent locaux mais
restent uniques et distants

19. 14 octobre 2016 20
Client destinataire
Partenaires
Siège
MÉTHODE PROPOSÉE : AUTRE CONTEXTE
Site distant
Serveur
de
fichiers
Annuaire
Annuaire des
partenaires
Accès en
mobilité
Accès direct au
document partagé par la
fédération de serveurs :
certains documents
semblent locaux mais
restent uniques et distants

20. 14 octobre 2016 21
Client destinataire
Partenaires
Siège
MÉTHODE PROPOSÉE : AUTRE CONTEXTE
Site distant
Serveur
de
fichiers
Annuaire
Annuaire des
partenaires
Livraison des
documents par lien
avec mot de passe
et date d'expiration
Accès en
mobilité
Accès direct au
document partagé par la
fédération de serveurs :
certains documents
semblent locaux mais
restent uniques et distants

21. 14 octobre 2016 22
Client destinataire
Partenaires
Siège
MÉTHODE PROPOSÉE : AUTRE CONTEXTE
Site distant
Serveur
de
fichiers
Annuaire
Annuaire des
partenaires
Livraison des
documents par lien
avec mot de passe
et date d'expiration
@
Notification de
téléchargement
ou modification
Accès en
mobilité
Accès direct au
document partagé par la
fédération de serveurs :
certains documents
semblent locaux mais
restent uniques et distants

22. 14 octobre 2016 23
Partenaires
Siège
MÉTHODE PROPOSÉE : CO-ÉDITION D'UN
MÊME DOCUMENT
Site distant
Édition d'un même
document, à plusieurs,
en même temps
Document édité
en simultané

23. 14 octobre 2016 24
Partenaires
Siège
DE NOMBREUX STOCKAGES
COMBINABLES...
Site distant
Annuaire Serveur
de
fichiers
Stockage
dédié
Système
documentaire
Stockage
Cloud
Objet
Swift / Ceph
Accès universel vers
l'ensemble des
fichiers disponibles
aux utilisateurs

24. 14 octobre 2016 25
BILAN DE LA MÉTHODE PROPOSÉE
●
Sécurité, droits d'accès respectés
●
Version de référence unique
●
Suivi automatique des versions
●
Suivi d'activité (connexions, modifications, partages...)
●
Livraisons facilitées (quelle que soit la taille des documents)
●
Optimisation du stockage (pas de duplication)
●
Co-édition de documents : un usage attendu !
Efficacité, fiabilité, sécurité et gain de temps

25. 14 octobre 2016 26
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