1. B05 - Une Gouvernance
orientée Services pour
SharePoint 2013

2. Présentation des
Conférenciers
Jean Paul Muller - GFI
 Directeur de l’entité BI – Microsoft
 Jean-paul.muller@gfi.fr
Romain Henriot – GFI
 Architecte d’entreprise senior
 Romain.henriot@gfi.fr
Patrick Guimonet – Abalon
 MVP SharePoint depuis 3 ans
 Bloggeur : http://blogs.developpeur.org/patricg
 A travaillé chez Microsoft pendant 5 ans
 20 ans d’expérience en architecture et bases de données

3. Présentation des
Conférenciers
http://www.confsharepoint.com/LaConf%C3%
A9rence/Speakers/tabid/134/Default.aspx

4. Plan de la présentation
SharePoint 2013 quels enjeux pour
la Gouvernance ?
Impacts sur les usages
Impacts sur les développements :
les apps
Impacts sur les services

5. SharePoint 2013,
quels enjeux pour la Gouvernance ?
Des fonctionnalités nouvelles
Pour une Gouvernance orientée
Services (au sens ITIL)

6. Découverte des fonctionnalités
SharePoint 2013

7. Nécessité d’une approche
Gouvernance…
La mise en place de
l’outil SharePoint
nécessite un suivi
indépendant du
déploiement pour :
 Définir et faire évoluer
les contours de son
utilisation
 Favoriser son adoption
 Développer de
nouvelles utilisations
Nouveau-
tés
Adop-
tion
Utili-
sation

8. Pourquoi se préoccuper de
l’adoption ?
Car les utilisateurs ont le choix !
Cf. SharePoint - relever le défi de l'adoption

9. Qu’est ce que la Gouvernance
?
La Gouvernance est l’ensemble des stratégies, des rôles, des
responsabilités et des processus que vous définissez dans une entreprise
pour guider, orienter et contrôler la façon dont l’organisation utilise les
technologies pour atteindre ses objectifs économiques.
Personnes
ProcessusProduits

10. Les thèmes de la
Gouvernance
1 2 3 4
5 6 7 8

11. Ebauche d’une offre de
serviceSite de projet
Collaboration
Site d’équipe –
Collaboration
Site d’équipe -
Publication
Description TBD TBD TBD
Quota 1 Go 10 Go 1 Go
Owner Le créateur Le manager de
l’équipe
Resp. de publication
Contributeurs Equipe projet Membre de l’équipe Employés autorisés
Niveau de service
Refacturation
interne ?
Cycle de vie Création en self
service, 1 an par
défaut, prolongation
sur demande
Créé par la DSI
Archivage en cas de
réorganisation
Créé par la DSI
Suppression en cas
de réorganisation
Confidentialité des
données
TBD TBD TBD
Accès Extranet ? Possible , demande
à la création
Non Non

12. Impacts sur les usages
Quelle architecture applicative ?
Skydrive Pro

13. Architecture applicative
Architecture
applicative
Organisation
de
l’entreprise
Conduite par
l’organisation
business de
l’entreprise
Modèle orienté
« délégation
d’administration »
Offre de
service
Conduite par
l’offre de service
Modèle orienté
« centralisation
d’administration
IT »

14. Les collections de sites de
plus en plus prépondérantes
Farm / central admin.
• Web application configuration
• Managed path
• Authentication, and access management
• Site collection creation
• Quotas profil management
• Solutions management
• Timer jobs
• Service applications
WebApp / SSP
• Search settings
• Search scope creation
• Audience creation
• Profile management
• BDC management
• URL management
• Authentication mode
• …
Site collection
• Search
• Users add / remove
• Right management
• Feature activation
• Reporting
• Trash bin 2nd level
• Sandboxes
• … Site
• Objects creation (lists, library,
content type …°
• Look and feel
• Site name, picture, URL
• Trash bin 1st level
• …
Commontasks
APPs
SharePoint Store
Sandboxes
Création SelfService
Hostname
Apps
Rétention de site
Paramètres de recherches
Windows Auth
Office Web Apps
Analytics

15. Synchronisation Poste
Client
SkyDrive Pro
Synchronisation Outlook
Outils tiers
harmon.ie

16. SkyDrive , oui mais lequel
?Nom Composant(s) Logo Remplace
Skydrive
Service en ligne
fournissant un espace de
stockage en ligne
Windows Live
SkyDrive
Skydrive
Outil de synchronisation
local <-> espace de
stockage en ligne
Skydrive (celui décrit plus
haut)
Live Mesh
Skydrive
Espace de stockage
personnel associé à
chaque utilisateur
SharePoint 2013
Pas de logo
Page “Mon
contenu” / “My
Content” du “My
Site” SharePoint
2010
SkyDrive Pro
Outil de synchronisation
local <-> bibliothèques
de documents
SharePoint 2013
(partiellement)
SharePoint
Workspace
(dont il a gardé le
même nom
d’exécutable)
http://blogs.developpeur.org/patricg/archive/
2013/01/26/skydrive-oui-mais-lequel.aspx

17. Les Apps
Impacts sur les
développements

18. Le SharePoint Store
SharePoint
Store

19. L’App Catalog
App
Catalog

20. SharePoint Store / App
Catalog
App disponible publiquement
Framework de licence
disponible
Processus de vérification des
package par Microsoft
Compte spécifique pour pouvoir
uploader une app
Champ technique des
possibilités étendu
SharePoint
Store
App Catalog
App disponible selon son
scope de déploiement
Pas de framework de licence
Vérification technique du
pakcage par SharePoint
Pas de compte spécifique chez
Microsoft
Champ technique des
possibilités restreints

21. La gouvernance avec le
store
Simplissime !SharePoint
Store
Très complexe ! POURQUOI ?

22. L’ ouverture du store implique
…
SharePoint
Store
Centralisation ou délégation du
droit d’achat ?
Traitement centralisé des
demandes d’app depuis l’app
catalog
Veille/ qualification sur le store
(Besoins ? Confiance ? Pérennité ?)
Nouvelles
règles de Rôle
Périmètre pas uniquement sur
la collection de site d’achat =>
toute la ferme !
Framework de licence riche !
Complexité accrue au niveau du
multiferme
Nouvelles
règles de
redistribution

23. L’ ouverture du store implique
…
SharePoint
Store
Evolution du modèle des prix si
enrichissement dans le temps ?
Tracking d’usage si licence au
user
Nouvelles
règles de
refacturation
Nécessite des comptes live
« hors » entreprise
Futur cauchemar des contrôles
de gestions ?
Nouveaux
moyen de
paiement
Online

24. L’ ouverture du store implique
…
SharePoint
Store
Impossibilité de packager
l’achat d’une app dans un script
pour les déploiements
automatisés en production
Système d’instanciation
spécifique pour le packaging en
usines à site
Comment gérer les licences sur
les sites jetables ?
Nouveaux
process de
déploiement
Qui traite et suit les mises à
jours des app dans un modèle
libre service ?
Comment gérer les bugs sur les
composants ?
Pas d’accès au code
Nouveaux
process de
support

25. Conclusion
SharePoint
Store
PAS DE REPONSES TOUTES FAITES !
BIEN DEFINIR LES OBJECTIFS D’UNE OUVERTURE
AU SHAREPOINT STORE !
« Avantages à faire ? Risques à ne pas faire ? »

26. L’App Catalog
Même mode de
développements que 2010
Au-delà des questions d’opportunité à se
poser, des impacts en terme de gouvernance :
Qui manage l’App Catalog ?
Impact possible sur l’architecture applicative ?
Quel process pour ajouter une nouvelle App ?
Une approche en libre service est-il possible ?
App
Catalog
Finalement pas si proche que ça des
Sandbox en termes de gouvernance …

27. Impacts sur les services
Modèles de sites
Les nouvelles fonctions « impactantes »
Charting
Recherche

28. Modèles de Sites SharePoint
2013Modèles supprimés :
Modèle de site Espace de travail du document
Modèle de site Site de personnalisation
Modèles de sites Espace de travail de réunion
Modèle de site Travail de groupe et solution Travail de groupe
Modèle de site Référentiel de processus Visio (encore présent mais à éviter)
Domaine
fonctionnel
Nom en Français Nom en Anglais Type Cible
Publication Portail de Publication
Wiki d’Entreprise
Catalogue de produits
Publishing Portal
Enterprise Wiki
Product Catalog
Portail
Portail
Portail
C
C
C
Documents Centre de documents
Centre des enregistrements
Document Center
Records Center
Portail
Portail
C, S
C, S
Recherche Centre de recherche d’entreprise
Centre de recherche de base
Enterprise Search Center
Basic Search Center
Portail
Portail
C, S
C, S
Collaboration Site d’équipe
Site Project Server !!!
Blog
Team Site
Project Site
Blog
Site
Site
Site
C, S
C, S
C, S
Social Hôte de sites Mon site
Portail Communautaire
Site Communautaire
My Site Host
Community Portal
Community Site
Portail
Portail
Site
C
C
C, S
Décisionnel Centre d’intelligence économique
Site PowerPivot
BI Center
PowerPivot Site
Portail
Site
C, S
C, S
Processus Centre de découverte électronique eDiscovery Center Portail C
Développement Site du développeur Developer Site Site C
C : Collection de sites
S : Site

29. Création de collections de sites et de
sites

30. Périmètre fonctionnel SharePoint
2013 et modèles de sites

31. Self Service Instanciation
/_layouts/15/scsignup.aspx

32. Self Service Instanciation
Bien mesurer
les contraintes
de l’OOB
Modèle
d’instanciation
en tant que tel
Attention à la
cohérence
FAUT-IL LE LAISSER OUVERT OU PAS ?
Bonne solution pour un self service de base
Comme tous
les libres
services,
maturité
nécessaire

33. Gestions des rétentions de
site

34. Gestions des rétentions de
site
Fonctionne sur
Collections de
sites et Sites (Site
& Web)
2 actions
« Fermeture » et
« Suppression »
EST-CE SUFFISANT POUR GERER LA VIE DES SITES ?
Ne permet pas une réelle gestion de la
rétention, mais permet de maintenir un Self
Service
Notification par
mail, demande
de report,
centralisation des
stratégies

35. Access Requests

36. Access Requests
Centralisation des
notification sur
un seul mail
Simple principe
d’aller-retour
d’information
FAUT-IL L’ACTIVER ?
Intéressant en termes de centralisation des
informations de suivi d’attributions de droits
Intégré avec les
principes de
partages

37. L’habillage graphique

38. Une nouvelle approche pour
l’habillage graphique
Net changement
pour les sites de
publishing =>
Impact sur
l’organisation !
Plus de
délégation
possible ou vrai
service centralisé
QUELLES APPROCHES POUR LE CHARTING ?
L’ouverture à des usines à intranet / Internet
vraiment possible
Amélioration des
thèmes pour le
reste des
modèles =>
liberté d’action
sur les thèmes ?
D13 SharePoint 2013, enfin un vrai WCM ? –
Mercredi 22 Mai 2013 14h50-15h50 Salle 3

39. La recherche

40. Des paramétrages de
recherche très riches
Recherche
prépondérante
dans la gestion et
la présentation
des contenus
Nombreuses
nouveautés de
paramétrage au
niveau CollSite
VERS UN MODELE DE DELEGATION « TOTAL » ?
Surcharge sur l’administrateur du site pour utiliser
de manière efficiente les principes de recherche
Seule
l’administration
technique (ou
centralisation)
reste en console
d’admin.

41. E-Discovery

42. E-Discovery
FAUT-IL L’UTILISER ?
Peut être proposé comme service en tant que
tel, mais ne doit pas être détourné de son usage
initial
Interface complète
/ Fonctionnalités
poussées /
Architecture
multiferme
Conformité CNIL
pas parfaitement
claire
Usage réservé à
des utilisateurs
avertis
D15 Archives, Records Management et eDiscovery avec
SharePoint 2013 – Vendredi 24 Mai 2013 17h30-18h30
Salle 1

43. Conclusion
Impact du Cloud
Rôles et responsabilités
Stratégie d’évolution

44. Merci