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Libros Contables ,[object Object],Alejandro Ruiz  Palacio,[object Object],Eddy Alexander Sánchez				Septiembre  de 2009,[object Object]
Objetivo.,[object Object],El objetivo que se pretende alcanzar con la exposición es ilustrar  a los presentes  en los temas relacionados con los libros contables tales como: definición, manejo, caracteristicas, beneficios que ofrecen a una empresa.,[object Object]
Agenda.,[object Object],Definición de libros contables.,[object Object],Antecedentes históricos.,[object Object],El código de comercio.,[object Object],Articulo 49,[object Object],Los libros y los estados financieros.,[object Object],Acerca de los libros.,[object Object],El registro de los libros.,[object Object],Como se realiza el registro?,[object Object],De que forma de llevar los libros?,[object Object],Que esta prohibido en los libros?,[object Object],Libros de inventarios.,[object Object],Libro de accionistas y similares.,[object Object],Libros de actas.,[object Object],Conservación y destrucción de los libros.,[object Object],Pérdida y reconstrucción de los libros.,[object Object],Los libros más importantes que se deben registrar.,[object Object],Requisitos para su registro.,[object Object],Fuentes de consulta.,[object Object]
Definición de Libros Contables.,[object Object],Libros  contables (accounting books) son aquellos en los que se efectúan los registros o asientos contables por las distintas operaciones realizadas por las empresas o entes económicos. Los libros pueden ser principales y auxiliares; los principales se clasifican en: Diario, Mayor y de Inventarios y Balances.,[object Object]
Antecedentes Históricos.,[object Object],La memoria del ser humano es limitada. Desde que tuvo la invención de los primitivos sistemas de escritura, el hombre los ha utilizado para llevar a cabo el registro de aquellos datos de la vida económica que le era preciso recordar.,[object Object]
Antecedentes Históricos.,[object Object],Las primeras civilizaciones que surgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la manera de dejar constancia de determinados hechos con proyección aritmética, que se producían con demasiada frecuencia y era demasiado complejos para poder ser conservados en la memoria. Reyes y sacerdotes necesitaban calcular la repartición de tributos, y registrar su cobro por uno u otro medio. La organización de los ejércitos también requerían un cálculo cuidadoso de las armas, pagas y raciones alimenticias, así como de altas y bajas en sus filas.,[object Object]
El código de comercio.,[object Object],Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.,[object Object]
Articulo 49,[object Object],LIBROS DE COMERCIO – CONCEPTO. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.,[object Object],Por otro lado el decreto reglamentario 2649 de 1993 se refiere con mayor detenimiento sobre los libros que se deben llevar y registrar y como se deben llevar.,[object Object]
Los libros y los estados financieros.,[object Object],Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.,[object Object],Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.,[object Object]
Acerca de los libros.,[object Object],En los libros se debe asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.,[object Object],Se  debe establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.,[object Object],Hay que determinar en los libros la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.,[object Object]
Acerca de los libros.,[object Object],Estos deben permitir el completo entendimiento de los anteriores ítems. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los libros auxiliares necesarios para:,[object Object],Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global.,[object Object],Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones.,[object Object]
Acerca de los libros.,[object Object],Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras.,[object Object],Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos.,[object Object]
El registro de los libros.,[object Object],Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.,[object Object],En el caso de los libros de los establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.,[object Object],Los libros auxiliares no requieren ser registrados,[object Object]
Como se realiza el registro?,[object Object],Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que:,[object Object],Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o,[object Object],Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.,[object Object],Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio correspondiente.,[object Object],Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.,[object Object]
De que forma de llevar los libros?,[object Object],Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.,[object Object],El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.,[object Object],En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.,[object Object],Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.,[object Object]
Que esta prohibido en los libros?,[object Object],Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.,[object Object],Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.,[object Object],Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.,[object Object],Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.,[object Object],Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.,[object Object]
Libros de inventarios.,[object Object],El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos: Clase y denominación de los artículos, fecha de la operación, número del comprobante de respaldo, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas, existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total, registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.,[object Object]
Libro de accionistas y similares.,[object Object],Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.,[object Object]
Libros de actas.,[object Object],Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.,[object Object]
Corrección de errores.,[object Object],Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.,[object Object],La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.,[object Object]
Conservación y destrucción de los libros.,[object Object],Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.,[object Object]
Conservación y destrucción de los libros.,[object Object],Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.,[object Object]
Pérdida y reconstrucción de los libros.,[object Object],El ente económico debe denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.,[object Object]
Pérdida y reconstrucción de los libros.,[object Object],Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.,[object Object],Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.,[object Object]
Los libros más importantes que se deben registrar.,[object Object],Libros de contabilidad diario, mayor y balances.,[object Object],Libros de actas, de Asamblea de accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas.,[object Object],Libros de registro de acciones , registro de socios (en sociedades limitadas).,[object Object],Libros de Accionistas. ,[object Object]
Requisitos para su registro.Para registrar un libro por primera vez.,[object Object],Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique:,[object Object],El nombre del libro.,[object Object],Indicación de que su registro es por primer vez.,[object Object],Indicación del número de folios a registrar (hojas útiles, folio inicial y folio final).,[object Object]
Requisitos para su registro.Para registrar un libro por primera vez.,[object Object],Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rúbrica o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado.,[object Object],Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.,[object Object],Cancelar en las cajas de la entidad los derechos de inscripción correspondientes.,[object Object]
Requisitos para su registro.Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores.,[object Object],Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique:,[object Object],El nombre del libro.,[object Object],Indicación del número de folios a registrar (hojas útiles, folio inicial y folio final).,[object Object]
Requisitos para su registro.Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores.,[object Object],Acreditar que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentación del propio libro o del certificado del revisor fiscal o contador público en el cual conste su número de tarjeta profesional.,[object Object],Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.,[object Object],Cancelar en caja los derechos de inscripción correspondientes.,[object Object]
Requisitos para su registro.Importante,[object Object],Los libros sólo pueden registrarse en blanco y previamente numerados.,[object Object],Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción del anterior, debe aportarse copia auténtica de la respectiva denuncia.,[object Object],“Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados transcurridos cuatro (4) meses desde su inscripción”,[object Object]
Fuentes de consulta,[object Object],http://www.gerencie.com/libros-de-contabilidad.html,[object Object],http://www.businesscol.com/productos/glosarios/economico/glossary.php?word=LIBROS%20DE%20CONTABILIDAD,[object Object]

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