2. COMMENT ÉCRIRE UNE LETTRE
Quel que soit votre âge ou votre activité, il est
fondamental que vous sachiez écrire une lettre. Cette
compétence vous sera nécessaire autant dans le cadre
de vos études que dans le cadre de votre vie
professionnelle, de vos relations personnelles ou de votre
vie quotidienne en général. Que ce soit pour
communiquer des informations, des requêtes, des
remerciements, votre satisfaction ou insatisfaction, votre
affection, etc., vous devez absolument apprendre à
rédiger des lettres aussi bien formelles que semi-formelles
ou informelles. Voici donc un petit guide qui vous aidera
à vous exprimer correctement sur le papier, selon le type
de lettres que vous aurez à envoyer.
4. ÉTAPES
DÉTERMINEZ LE DEGRÉ DE FORMALITÉ DE VOTRE LETTRE.
Le style de votre lettre dépendra de son objet et de votre relation avec le
destinataire. Prenez en considération les conseils suivants :
o Si vous écrivez à un fonctionnaire de l’État, à un employeur potentiel, à un
dignitaire, à un professeur ou autre employé universitaire ou à toute personne
avec qui vous espérez avoir une relation professionnelle, la lettre devra être
formelle.
o Si vous écrivez à votre employeur actuel, à un collègue que vous ne fréquentez
pas en dehors du travail, à un parent âgé et éloigné ou à toute personne que vous
connaissez peu, la lettre devra probablement être semi-formelle.
o Si vous écrivez à un parent ou un ami proche ou à quelqu’un que vous
connaissez très bien, la lettre pourra être informelle.
5. 2,-DÉCIDEZ SI VOUS ALLEZ ENVOYER UNE LETTRE
PAPIER OU UN EMAIL.
Le moyen que vous choisirez pour envoyer votre lettre témoignera
aussi d'un certain degré de formalité.
o En général, les lettres formelles doivent être tapées à l’ordinateur et
envoyées par la poste. Il y a toutefois des exceptions, par exemple
si votre message est très urgent ou si vous avez la certitude que le
destinataire préfère les emails.
o Les lettres informelles peuvent aussi bien être envoyées par la
poste que par email.
o En ce qui concerne les lettres semi-formelles, c’est à vous de voir !
Si le destinataire a choisi de communiquer avec vous
essentiellement par courrier électronique, il sera sans doute
préférable de lui envoyer votre message par email. Si vous n’êtes
pas sûr, préférez envoyer votre lettre par la poste.
6. POUR LES LETTRES FORMELLES ET ÉVENTUELLEMENT LES LETTRES
SEMI-FORMELLES, ÉCRIVEZ LE NOM ET L’ADRESSE DE VOTRE
DESTINATAIRE.
En haut à droite de la page, en décalant de quelques lignes vers le bas par rapport à votre
propre adresse (les deux adresses ne devant pas être en face l’une de l’autre), écrivez le
titre et le nom complet de la personne à qui vous écrivez. Sur la ligne du dessous, écrivez
le nom de l’entreprise ou de l’organisation à laquelle elle appartient (si cela est
applicable). Allez encore à la ligne et écrivez le numéro et le nom de la rue, puis encore à
la ligne le code postal et la ville.
o Vous n’avez pas besoin d’écrire l’adresse du destinataire si vous envoyez un email.
o Cela n’est pas non plus nécessaire en ce qui concerne les lettres informelles et certaines
des lettres semi-formelles (selon leur objet et le destinataire). Écrire le nom et l’adresse
du destinataire sur l’enveloppe est généralement suffisant.
o Si vous envoyez une lettre pour une demande de renseignements et que vous n’avez pas
de destinataire en particulier, écrivez simplement le nom de l’entreprise ou de
l’organisation et son adresse.
7. ECRIVEZ LE LIEU ET LA DATE.
Si vous avez écrit votre adresse et l’adresse du destinataire en haut de la page, sautez
quelques lignes et écrivez, sous l’adresse du destinataire (à droite de la page), le lieu
d’où vous écrivez la lettre et la date.
o Le lieu et la date doivent être écrits de la manière suivante : « A Paris, le 20 janvier
2013 » ou « Nantes, le 1er janvier 2013 ».
o Si vous envoyez un message semi-formel ou informel par email, vous n’aurez pas
besoin d’ajouter le lieu et la date puisque la date et l’heure de l’envoi seront
automatiquement signalées dans l’email.
8. DÉBUTEZ MAINTENANT VOTRE LETTRE AVEC UNE
FORMULE D’APPEL.
Celle-ci dépendra de votre relation avec le destinataire aussi
bien que de l’objet de votre lettre. Voici différentes possibilités :
o En ce qui concerne les lettres formelles, lorsque vous ne
savez pas spécifiquement qui va lire la lettre, vous pouvez
commencer par « Madame, Monsieur, », en n’oubliant pas
d’ajouter la virgule.
o N’oubliez pas d’utiliser le titre officiel de la personne si elle
en a un, tel que « Docteur », « Maître », « Professeur », puis
faites-le suivre de son nom et d’une virgule. Exemple :
« Maître Nguyen, », « Docteur Buisson, », etc.
o », « Monsieur le Président, », « Madame la Chef du
personnel, », etc.
9. UTILICÉ UNE FORMULE DE POLITESSE POUR TERMINER
VOTRE LETTRE.
Une telle formule permet de clore une lettre sur une bonne note et
d’établir ou d'entretenir de bons rapports avec le destinataire. Sautez deux
lignes après le dernier paragraphe et écrivez votre formule finale.
o Si vous écrivez une lettre formelle, vous pouvez utiliser les
formules suivantes :
« Veuillez agréer, Monsieur, mes sincères salutations. »
« Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sincères salutations. »
« Je vous prie d’agréer, Madame, l’assurance de ma parfaite
considération. »
« Veuillez agréer, Madame, l’assurance de ma respectueuse
considération. »
10. o Si vous écrivez une lettre semi-formelle, selon son objet et votre lien avec le destinataire,
vous pouvez utiliser les formules suivantes :
« Veuillez croire, Madame, à l’assurance de mes sentiments distingués. »
« Recevez, chère Madame, l’expression de mes sentiments les plus respectueux. »
« Recevez, Monsieur, mes sincères salutations. »
« Veuillez recevoir, Monsieur, l’assurance de mes meilleurs sentiments. »
« Recevez, cher Monsieur, mes cordiales salutations. »
« Avec mes salutations distinguées. »
11. o SI VOUS ENVOYEZ UN MESSAGE SEMI-FORMEL PAR
EMAIL, VOUS DEVEZ ÉVITER LES FORMULES DE
POLITESSE TROP LONGUES. SELON VOTRE DEGRÉ
D’INTIMITÉ AVEC LE DESTINATAIRE, VOUS POUVEZ
UTILISER L’UNE DES FORMULES SUIVANTES :
« Cordialement, »
« Bien cordialement, »
« Sincères salutations, »
« Salutations distinguées, »
« Bien à vous, »
« Cordiales salutations, »
12. Écrivez éventuellement l’adresse de
l’expéditeur (probablement la vôtre en
l’occurrence) au dos de l’enveloppe.
Si, pour quelque raison que ce soit, votre
lettre ne pouvait pas être délivrée, elle vous
serait ainsi retournée gratuitement. Écrivez
donc votre adresse au dos de l’enveloppe, en
haut et en petits caractères, de la même
manière que vous avez écrit l’adresse de
l’expéditeur, à la différence que vous n’êtes
pas obligé de préciser votre prénom.
