IMPACTWas beeinflusst den Erfolg von SharePoint-Projekten?
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7IMPACTWas beeinflusst den Erfolg von SharePoint-Projekten
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IMPACT - was beeinflusst den Erfolg von SharePoint-Projekten?

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Es gibt Faktoren, die in allen Fallstudien den Erfolg von SharePoint-Projekten beeinflusst haben. Weiterführende Informationen zu IMPACT können Sie in unserem Blog nachlesen.

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IMPACT - was beeinflusst den Erfolg von SharePoint-Projekten?

  1. 1. IMPACTWas beeinflusst den Erfolg von SharePoint-Projekten?
  2. 2. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 2 SharePoint ist eine Herausforderung Die Einführung von SharePoint bietet Unternehmen die Chance, ihre Zusammenarbeits- und Kommunikationsprozesse signifikant zu verbessern. Dies führt zu einer Steigerung von Effizienz und Effektivität im Unternehmen. Die grösste Herausforderung besteht darin, Technologie und organisatorische Prozesse sinnvoll aufeinander abzustimmen und zu verknüpfen: Wie müssen unsere Organisation und Prozesse aussehen, damit wir die in SharePoint steckenden Chancen für neue Formen der Führung und Zusammenarbeit nutzen können? Was muss geschehen, damit unsere Mitarbeitenden und Teams effizienter und effektiver zusammenarbeiten und kommunizieren, um so die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken? Wie muss das Einführungsprojekt konkret geplant und umgesetzt werden, damit die gewollten Veränderungen erfolgen und das Nutzeninkasso gesichert werden kann? Erfolgsentscheidend ist also, wie SharePoint im Unternehmen eingeführt wird. IMPACT
  3. 3. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 3 IMPACT – Implementation and Adoption of Information and Collaboration Technologies IMPACT ist eine Forschungskooperation von Mit dem Fokus Was sind die kritischen Erfolgsfaktoren? Was ist das beste Vorgehen? Was sind die zentralen Lieferobjekte? Was sind die geeigneten Methoden? Und dem Ergebnis (Stand 11/2010) Wirkungsgefüge von Einflussfaktoren, die übereinstimmend in allen Fallstudien als fördernd oder hinderlich für den Erfolg von einer SharePoint-Einführung wahrgenommen worden sind. Eine in der Praxis erprobte Vorgehensmethode zur Einführung von SharePoint. IMPACT
  4. 4. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 4 Was beeinflusst den Projekt-Erfolg? Management Commitment Information/ Marketing Konzeption Akzeptanz (MA wollen) Projekt- Anwenden Befähigung Ergebnisse Evaluation organisation (MA tun) Arbeits- Lernen weisen (MA können) Regeln/ Grenzen Vorgaben des Systems Betriebs- organisation Knowhow- Legende Aufbau Integration Erfolgsfaktoren zentrale Barrierefaktoren Stellgrössen Projekt-Evaluation Basis- Vorgehen infrastruktur IMPACT
  5. 5. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 5 Zentrale Stellgrössen für eine erfolgreiche Einführung1) (1/2) Management Befähigung Commitment Nur Führungskräfte und Mitarbeitende, die sich den neuen Herausforderungen und Aufgaben gewachsen fühlen, sind Information/ Marketing auch bereit und in der Lage dazu, SharePoint zu akzeptieren Konzeption und damit zu arbeiten. Regeln und Vorgaben Projekt- SharePoint ist eine Technologie des 21. Jahrhunderts. Aber Befähigung organisation wir verwenden sie für Organisationen und Prozesse des 20. Arbeits- Jahrhunderts. weisen Wenn wir SharePoint erfolgreich und nutzenbringend Regeln/ Vorgaben einsetzen wollen, dann müssen wir die Art und Weise Betriebs- organisation unserer (Zusammen-)Arbeit überdenken und neue Standards erarbeiten, einführen und vorgeben. Knowhow- Aufbau Integration Es geht nicht darum, das Unternehmen über Nacht umzukrempeln, sondern darum, schrittweise die üblichen und tradierten Abläufe kritisch zu hinterfragen und den Vorgehen Basis- neuen Möglichkeiten anzupassen. infrastruktur IMPACT 1) Auswertung IMPACT-Fallstudien, 2008
  6. 6. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 6 Zentrale Stellgrössen für eine erfolgreiche Einführung1) (2/2) Management Konzeption Commitment Die Einführung darf nicht isoliert betrachtet und angepackt werden, sondern muss (früher oder später) in Information/ Marketing übergeordnete Ziele und Pläne eingebettet werden. Konzeption Es muss eine Strategie geben, die transparent macht, was der Nutzen von SharePoint ist, welche Teams, Aufgaben und Prozesse in welcher Form davon profitieren, was die Projekt- Befähigung technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen organisation sind und welches die begleitenden Supportstrukturen sind. Arbeits- weisen Vorgehen Regeln/ Die Einführung bewegt sich an der Schnittstelle zwischen Vorgaben Betriebs- Technik, Prozessen und Unternehmenskultur. organisation Es braucht daher ein Vorgehen, dass alle diese Aspekte Knowhow- Integration berücksichtigt und ausbalanciert. Doch gerade das ist bei Aufbau den üblichen IT-lastigen Projektmanagement-Methoden kaum der Fall. Basis- Vorgehen infrastruktur Es fehlt ein Leitfaden, der den Projektmanager bei der Einführung von SharePoint wirksam unterstützt. IMPACT 1) Auswertung IMPACT-Fallstudien, 2008
  7. 7. 7IMPACTWas beeinflusst den Erfolg von SharePoint-Projekten
  8. 8. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 8 IMPACT Was beeinflusst den Erfolg von SharePoint-Projekten Anhang Erfolgs- und Barrierefaktoren für den Projekt-Erfolg IMPACT
  9. 9. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 9 Was beeinflusst den Projekt-Erfolg? Konzeption1) Die Einführung einer Information Workplace Platform (IWP) muss auf einer Management durchgängigen Konzeption aufbauen; Commitment ausgehend von der IWP-Vision, über die Information/ IWP-Strategie und Anwendungssze- Marketing narien bis zu Use Cases. Konzeption Der Aufwand und die Widerstände, die dieser Veränderungsprozess mit sich Akzeptanz bringt, darf nicht unterschätzt werden und (MA wollen) muss im Projektplan und Budget mit ein- kalkuliert werden. Projekt- Anwenden Befähigung Ergebnisse Evaluation organisation (MA tun) Die Information WorkplacePlatform muss Arbeits- Lernen dem Business einen erkennbaren (und weisen (MA können) kommunizierbaren) Nutzen bringen. Anforderungen so konkret wie möglich Regeln/ Grenzen Vorgaben formulieren unddes Systems Umsetzung in einem Betriebs- Konzept darlegen. organisation Es braucht Regeln und Vorgaben, wie die Information Workplace Platform zu Knowhow- nutzen ist sowie eindeutige Prozessdefi- Integration Aufbau nitionen und Workflows. Nicht einfach etwas zur Verfügung stellen und experimentieren lassen, sondern Vorgehen Basis- anwendungsbezogene Use Cases infrastruktur identifizieren, umsetzen und begleiten. Minimale Komplexität anstreben. Mitarbeiter nicht überfordern. 1) Aussagen und Zitate aus IMPACT-Interviews, 2008
  10. 10. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 10 Was beeinflusst den Projekt-Erfolg? Regeln/Vorgaben1) Strategie für die Information Workplace Platform (IWP) gar nicht (oder zu spät) Management Commitment entwickelt und entschieden. Fehlende Rahmenbedingungen und Information/ Marketing Grundsatzentscheide. Konzeption Eine Information Workplace Platform führt zwar zu einer gewissen Standardisierung Akzeptanz (MA wollen) von Collaboration-Prozessen. Aber es braucht immer auch klare und für alle Projekt- verbindliche Vereinbarungen über gelten- Anwenden Befähigung Ergebnisse Evaluation organisation (MA tun) de Regeln, Rollen und Arbeitsweisen. Arbeits- Lernen Es ist nicht klar, wie und wofür die IWP zu weisen (MA können) nutzen ist und es gibt auch keinen Zwang Regeln/ oder Notwendigkeit diese zu nutzen. Grenzen Vorgaben des Systems Betriebs- Keine zweckmässige Balance zwischen organisation Rahmenbedingungen und Benutzer- autonomie. Knowhow- Aufbau Integration Basis- Vorgehen infrastruktur 1) Aussagen und Zitate aus IMPACT-Interviews, 2008
  11. 11. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 11 Was beeinflusst den Projekt-Erfolg? Knowhow-Aufbau1) Rechtzeitige Schulung und Unterstützung auch für Projektmitarbeiter. Management Commitment Probleme und Schwierigkeiten von Anfang an dokumentieren. Information/ Marketing Insbesondere in der Anfangsphase Konzeption genügend Manpower für Schulung, Unterstützung und Coaching Akzeptanz (MA wollen) vorsehen. Knowhow pro aktiv aufbauen (agieren Projekt- Anwenden und nicht erst bei Problemen reagieren). Befähigung Ergebnisse Evaluation organisation (MA tun) Arbeits- Lernen weisen (MA können) Regeln/ Grenzen Vorgaben des Systems Betriebs- organisation Knowhow- Aufbau Integration Basis- Vorgehen infrastruktur 1) Aussagen und Zitate aus IMPACT-Interviews, 2008
  12. 12. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch Was beeinflusst den Projekt-Erfolg? Vorgehen1) Experimentierphase mit Fokus auf lernen, ausprobieren und Begeisterung Management Commitment wecken mit einem definierten Anfang und Ende. Information/ Marketing Zuerst in einzelnen Use Cases Erfah- rungen sammeln und diese in einem Konzeption Gesamtkonzept konsolidieren. Danach Akzeptanz Basisinfrastruktur schaffen und Roll-out- (MA wollen) Strategie definieren. Projekt- Information Workplace Platform den Anwenden Befähigung Ergebnisse Evaluation organisation (MA tun) Fachabteilungen anbieten und nicht Arbeits- Lernen aufzwängen. weisen (MA können) Dezentralisierung vs. Zentralisierung: Regeln/ den Fachabteilungen Freiheiten Grenzen Vorgaben des Systems lassen, sonst brechen die irgendwann Betriebs- organisation aus und bauen eine eigene Lösung. Eine zu starke Dezentralisierung kann völlig aus dem Ruder laufen; mit einer Knowhow- zentralen, strukturierten Einstiegseite Aufbau Integration dagegen halten, welche für die Fachabteilungen einen Nutzen hat. Basis- Migration der Altsysteme, ansonsten Vorgehen infrastruktur besteht kein Zwang / Notwendigkeit das Neusystem zu verwenden. 1) Aussagen und Zitate aus IMPACT-Interviews, 2008
  13. 13. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 13 Was beeinflusst den Projekt-Erfolg? Befähigung1) Den Mitarbeitern genügend Zeit zur Verfügung stellen, um sich mit dem Management Neuen vertraut zu machen. Commitment Bereits in den Use Cases anwendungs- Information/ orientierte Schulungen anbieten, die auf Marketing das Anforderungsprofil des jeweiligen Konzeption Teams bzw. der Fachabteilung zuge- schnitten sind. Akzeptanz (MA wollen) Einen Mix aus E-Learning, Team- Schulungen, Quick Guides, How-To- Projekt- Anwenden und Sandbox anbieten. Videos Befähigung Ergebnisse Evaluation organisation (MA tun) Der situativ richtige Umgang mit der Arbeits- Lernen Information Workplace Platform kann weisen (MA können) letztlich nur im Arbeitsalltag erprobt und gefestigt werden. Regeln/ Grenzen Vorgaben Support am des Systemsdurch Arbeitsplatz eine Key- Betriebs- organisation User-Organisation, ergänzt um Walking Teachers während der Einführung der Information Workplace Platform. Knowhow- Aufbau Integration Erfahrungsaustausch ermöglichen und aktiv unterstützen sowie über Anwen- dungsbeispiele informieren. Basis- Die Einführungsphase von einer Informa- Vorgehen tion Workplace Platform ist ein wichtiger infrastruktur Lernprozess:, weil in dieser Phase das Erfahrungswissen und die zukünftigen Routinen herausgebildet werden. 1) Aussagen und Zitate aus IMPACT-Interviews, 2008
  14. 14. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 14 Was beeinflusst den Projekt-Erfolg? Information / Marketing1) Verständnis schaffen und Erwartungen steuern: was kann die neue Information Management Commitment Workplace Platform und was nicht? Was sind die Ziele, was soll damit konkret Information/ bewirkt werden und was bringt’s mir für Marketing meine Aufgabe? Konzeption Information ist Führungsaufgabe. Akzeptanz (MA wollen) Mitarbeiter nicht von heute auf morgen vor vollendete Tatsachen stellen, sondern Projekt- möglichst früh miteinbeziehen (informie- Anwenden Befähigung Ergebnisse Evaluation organisation (MA tun) ren und Inputs abholen). Arbeits- Lernen Regelmässig und stetig (auch nach dem weisen (MA können) Go Live) über verschiedene Kanäle Regeln/ informieren. Grenzen Vorgaben des Systems Betriebs- Ausgewogener Mix zwischen Marketing organisation und Information anstreben. Knowhow- Aufbau Integration Basis- Vorgehen infrastruktur 1) Aussagen und Zitate aus IMPACT-Interviews, 2008
  15. 15. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 15 Was beeinflusst den Projekt-Erfolg? Arbeitsweisen1) Eingespielte Pfade sind nur schwer umzulenken; Trägheit und Gewohnheit Management verlangen viel Überzeugungsarbeit oder Commitment gar Lobbying. Information/ Eine Information Workplace Platform ist Marketing kein Selbstläufer wie Email oder SMS. Konzeption Neue Denk- und Arbeitsweisen Akzeptanz entwickeln sich nicht von alleine: die (MA wollen) Information Workplace Platform wird gleich genutzt wie bisher der Fileserver. Projekt- Anwenden organisation Befähigung Anwender (MA tun) können oft weniger alsEvaluation Ergebnisse man für möglich halten würde. Zu viele neue Arbeits- Lernen Funktionen überfordern die Anwender. weisen (MA können) Zu entscheiden, welches Tool / Funktion Regeln/ für welche Aufgabe / Prozess sinnvoll Grenzen Vorgaben Betriebs- ist, erschwert den Systems des Mitarbeitern das organisation Arbeiten. Zumindest in einer Anfangsphase kann durch eine bewusste Einschränkung von Knowhow- Aufbau Integration Funktionalitäten die Komplexität für die Anwender reduziert und der Lernprozess gefördert werden. Basis- Die zur Verfügung gestellten Funktionali- Vorgehen täten sollten möglichst optimal zu den infrastruktur eingespielten Arbeitsabläufen und den bestehenden Aufgaben und Rollen passen. 1) Aussagen und Zitate aus IMPACT-Interviews, 2008
  16. 16. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 16 Was beeinflusst den Projekt-Erfolg? Betriebsorganisation1) Support-Organisation und –Prozess sind nicht definiert oder nicht allen bekannt. Management Commitment Fehlende oder ungenügende (Inhalt und Manpower) Unterstützung durch dem Information/ Marketing First-Level-Support. Konzeption Zu wenig Anwendungs-Knowhow in den Fachabteilungen. Akzeptanz (MA wollen) Systemausfälle / Verfügbarkeit der Information Workplace Platform. Projekt- Anwenden Befähigung Ergebnisse Evaluation organisation Fehlende (MA tun) Deployment-Prozesse Arbeits- Lernen Keine Staging-Umgebung. weisen (MA können) Regeln/ Grenzen Vorgaben des Systems Betriebs- organisation Knowhow- Aufbau Integration Basis- Vorgehen infrastruktur 1) Aussagen und Zitate aus IMPACT-Interviews, 2008
  17. 17. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 17 Was beeinflusst den Projekt-Erfolg? Integration1) Technische Einbindung der Information Workplace Platform in die Gesamt- Management Commitment Architektur / -Umgebung. Single-Sign-On. Information/ Marketing Prozess und die organisatorische Konzeption Verankerung für das Usermanagement und die Vergabe von Berechtigungen. Akzeptanz (MA wollen) Projekt- Anwenden Befähigung Ergebnisse Evaluation organisation (MA tun) Arbeits- Lernen weisen (MA können) Regeln/ Grenzen Vorgaben des Systems Betriebs- organisation Knowhow- Aufbau Integration Basis- Vorgehen infrastruktur 1) Aussagen und Zitate aus IMPACT-Interviews, 2008
  18. 18. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 18 Was beeinflusst den Projekt-Erfolg? Basisinfrastruktur1) Basisinfrastruktur fehlt oder ist nicht ausbaufähig. Management Commitment Keine Paketierung von Funktionen. Information/ Release-Fähigkeit von Anpassungen und Marketing Eigenentwicklungen nicht oder zu wenig Konzeption konsequent berücksichtigt. Akzeptanz Clients sind nicht reif oder uneinheitlich. (MA wollen) Zu wenig Speicherplatz pro Fachbereich. Projekt- Anwenden Befähigung Ergebnisse Evaluation organisation (MA tun) Arbeits- Lernen weisen (MA können) Regeln/ Grenzen Vorgaben des Systems Betriebs- organisation Knowhow- Aufbau Integration Basis- Vorgehen infrastruktur 1) Aussagen und Zitate aus IMPACT-Interviews, 2008
  19. 19. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 19 Was beeinflusst den Projekt-Erfolg? Grenzen des Systems1) Es wird zu viel versprochen was das neue System alles kann (Gefahr von Management Commitment einer falschen Erwartungssteuerung). Vieles geht mit den bisher gewohnten Information/ Marketing Anwendungen schneller , besser und einfacher (z.B. Excel-Tabelle vs. Liste in Konzeption SharePoint). Akzeptanz (MA wollen) Das System ist zu langsam. Niemand kann bei einem Fehler oder bei Projekt- Anwenden Befähigung einem Problem Ergebnisse innert nützlicher Frist Evaluation organisation (MA tun) kompetent helfen. Arbeits- Lernen weisen (MA können) Regeln/ Grenzen Vorgaben des Systems Betriebs- organisation Knowhow- Aufbau Integration Basis- Vorgehen infrastruktur 1) Aussagen und Zitate aus IMPACT-Interviews, 2008

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