Die Informationsflut intelligent managen

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Wie kann durch einen geschickten Einsatz von Microsoft Office, OneNote und MindManager die Informationsflut bewältigt werden? Vortrag gehalten im Rahmen des Microsoft Best Partner Programms.

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Die Informationsflut intelligent managen

  1. 1. Die Informationsflut intelligent managenMicrosoft Best Partners ProgrammZürich, 25.10.2004
  2. 2. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch Die Informationsflut managen Themen Die Informationsflut bewältigen Informationen schnell und gezielt finden Die eigene Informationsverarbeitung mit Microsoft Office Outlook organisieren und Informationen Produktivitätskiller in der eigenen Arbeitstechnik identifizieren und ausräumen. Eine Informationsüberflutung vermeiden Das eigene Wissen „kurz und bündig“ kommunizieren Die Herausforderung: schneller, besser und erst noch günstiger Der erste Schritt: die eigene Arbeitstechnik hinterfragen und die Tool- Kompetenz stärken
  3. 3. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 3 Die Informationsflut managen Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04 Die Informationsflut bewältigen Die eigene Informationsverarbeitung organisieren, Produktivitätskiller identifizieren und ausräumen
  4. 4. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 4 Informationen schnell und gezielt finden Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04 http://news.google.de www.lookoutsoft.com
  5. 5. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 5 Mit der richtigen Startseite Arbeitsschritte sparen Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04 http://news.google.de
  6. 6. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 6 Mit Lookout gleichzeitig in Outlook und in Dateien suchen Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04
  7. 7. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 7 Informationsquellen mit NewsGator „abonnieren“ Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04 www.newsgator.com
  8. 8. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 8 Die eigenen Informationen mit Outlook organisieren Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04 Outlook als persönliche „Schaltzentrale“ einrichten Symbolleiste, Navigationsbereich und ev. Regeln einrichten mit den Favoriten aus dem Internet Explorer arbeiten die Startseite aus dem Internet Explorer anzeigen Lookout Search nutzen Suchordner für E-Mails definieren Alle E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben und Journale mit Kategorien organisieren Das Journal für Gesprächsnotizen etc. nutzen Notizen direkt in die Aufgaben und Termine schreiben, weil dieses Feld auf einen PDA synchronisiert wird Outlook nicht zur Verwaltung von Dateien missbrauchen
  9. 9. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 9 E-Mails in Outlook ablegen Den Posteingang organisieren und nicht E-Mails in andere Ordner kopieren Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04
  10. 10. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 10 Produktivitätskiller identifizieren und ausräumen (1/4) Die gleiche Information nicht von Hand von einem Blatt aufs nächste übertragen: Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04
  11. 11. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 11 Produktivitätskiller identifizieren und ausräumen (2/4) Sich nicht von Telefonaten und E-Mails unterbrechen lassen den Anrufbeantworter einschalten Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04 Zeiten für die Beantwortung von E-Mails einplanen Telefontermine vereinbaren Nicht an jeder Sitzung teilnehmen, zu der man eingeladen ist Sitzungen ohne Agenda meiden die Anwesenheit auf ausgewählte Agendapunkte beschränken Etwas nur 1x in die Hand nehmen und es dann aber erledigen Den Posteingang und die gesendeten Objekte jede Woche aufräumen
  12. 12. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 12 Produktivitätskiller identifizieren und ausräumen (3/4) Ideen und Notizen mit Microsoft Office OneNote verwalten: Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04
  13. 13. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 13 Produktivitätskiller identifizieren und ausräumen (4/4) Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04 http://germany.microsoftofficeppc.com/overview.aspx
  14. 14. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 14 Die Informationsflut managen Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04 Eine Informationsüberflutung vermeiden Wie kann ich meine Informationsqualität verbessern und wie können wir wirksamer zusammenarbeiten?
  15. 15. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 15 Das eigene Wissen „kurz und bündig“ kommunizieren Informationen mit MindManager strukturieren: Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04 www.mindjet.de
  16. 16. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 16 Die Herausforderung: schneller, besser und günstiger Kritische Engpässe sind kooperationsintensive Aufgaben: zu viele, zu lange und schlecht vorbereitete und geleitete Sitzungen Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04 zu häufige Abwesenheiten wegen Geschäftsreisen zu wenig Zeit für ruhiges, konzentriertes Arbeiten am Arbeitsplatz. Um nicht nur face-to-face, sondern auch zeitversetzt und auf Distanz reibungslos zusammenzuarbeiten, müssen Führungskräfte und Mitarbeitende neue Kompetenzen erwerben und diese vor allem auch kollektiv nutzen: Soziale Kompetenz Grundlagen und Besonderheiten der Kommunikation in einem virtuellen Kontext. Methoden-Kompetenz Virtuelle Formen der Arbeitstechnik für Einzelpersonen und Gruppen. Tool-Kompetenz Professionelle Nutzung der vorhandenen IT-Tools in der virtuellen Zusammenarbeit.
  17. 17. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 17 Die gewohnten Prozesse genügen nicht mehr Management by E-Mail verursacht mehr Probleme als es löst: Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04 Informationsflut trotzdem ist nicht sichergestellt, dass alle jederzeit über diejenigen Informationen verfügen, die für einen Gesamtüberblick notwendig sind schlechter Überblick es fehlt die Transparenz und die Struktur, um auf einen Blick entscheiden zu können, was wichtig ist und was nicht zeitaufwendige Abstimmungen und Dateninkonsistenzen es haben nie alle den gleichen Stand der Daten das Gefühl fremdbestimmt und immer im Verzug zu sein
  18. 18. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 18 Distanz erfolgreich überwinden Zusammenarbeit auf Distanz hat es schon immer gegeben Die Werkzeuge haben sich verändert (und sie werden sich noch weiter verändern) Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04 Kommunikation (E-Mail, Instant Messages, Telefon- und Videokonferenz, Diskussionsforen, Chat) Koordination (Gruppenkalender, Aufgabenlisten, Projektplan) Kooperation (gemeinsame Dokumentenablage und –bearbeitung, Meeting-Unterstützung, Whiteboard, Formularvorlagen) Die Wirksamkeit der Zusammenarbeit auf Distanz ist abhängig von dem Einsatz der richtigen Werkzeuge und Vorgehensweisen (Methoden-Kompetenz) der Fähigkeit mit diesen Werkzeugen zu arbeiten (Tool-Kompetenz)  das Vorhandene & Gewohnte besser nutzen  ähnliche Oberfläche und Bedienung wie das Gewohnte der Sozialen Kompetenz
  19. 19. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 19 Miteinander Spitzenleistungen erzielen Der erste Schritt die eigene Arbeitstechnik Die Informationsflut intelligent managen - Microsoft Best Partners Programm, 25.10.04 regelmässig kritisch hinterfragen und sie gezielt verbessern die Tool-Kompetenz stärken nicht mehr selber zur Informationsflut beitragen; bewusster und gezielter informieren und kommunizieren Der zweite Schritt die gewohnten Prozesse der face-to-face- Zusammenarbeit ergänzen um die Aspekte „zeitversetzt“ und „auf Distanz“ die Organisation befähigen, die heute verfügbaren Tools kollektiv zu nutzen
  20. 20. 20Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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