Krankenhäuser stehen vor großen Herausforderungen, getrieben von Kosten, Qualität, Personal- und Patientenzufriedenheit, aber kennen die Verbesserungsmöglichkeiten oft nur schlecht, weil es keine Datentransparenz gibt. Die Dokumentation spielt dabei eine Schlüsselrolle: Durch die Aufzeichnung behandlungsrelevanter Daten erlaubt sie es, Patienteninformationen verfügbar zu machen und gleichzeitig Transparenz über den Ressourceneinsatz herzustellen. Zwar klagen Kliniker über diesen Zeitaufwand, unterschätzen aber oft die objektive Belastung.

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Das Offensichtliche
sichtbar machen

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Der Zusammenhang von
Dokumentation & Wirtschaftlichkeit
im Krankenhaus
Dr. med. Markus Vogel
Clinical Consultant Nuance Healthcare Deutschland

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Sehen wir alles?
Offensichtliches wird sichtbar
wenn wir den Blickwinkel ändern.

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Eine Fahrt durch das
Gesundheitssystem oder eine
Fahrt mit der U-Bahn:
Wo entstehen Kosten?

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Strecke Rathaus Spandau nach Jakob-Kaiser-Platz
Anzahl 8 Stationen
Dauer Etwa 10 Minuten
Kosten 2,70 € im Regeltarif Berlin AB
Eine Fahrt mit der U7

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Das Offensichtliche sichtbar machen

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Zeit [s]
Erwerb
Fahrkarte
60
Suchen
Fahrschein
15
Stempeln
Entwerter
5
Wegstecken
In Tasche
10
GESAMT 90
Dokumentation der Fahrt
Berlin AB 4-Fahrten
Fahrtkosten 2,70 € 2,17 €
Dokumentationszeit 90s 45s
Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 €
Dokumentationskosten 1,05 € 0,52 €
Dokumentationsanteil 39 % 17 %

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Einfluss von außen verändert die
Fahrt: es wird nur noch
Kurzstrecke gefahren.
Was passiert mit den
Kosten?

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Zeit [s]
Erwerb
Fahrkarte
60
Suchen
Fahrschein
15
Stempeln
Entwerter
5
Wegstecken
In Tasche
10
GESAMT 90
Neugestaltung der Fahrt
Berlin AB 4-Fahrten Kurzstrecke
Fahrkarte 2,70 € 2,25 € 1,60 €
Dokumentationszeit 90s 45s 90s
Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 € 0,012 €
Dokumentationskosten 1,05 € 0,52 € 0,52 €
Dokumentationsanteil 39 % 23 % 65 %
Strecke (Rth. Sp.) Zitadelle nach Jakob-Kaiser-Pl.
Anzahl (8) 6 Stationen
Dauer (10) Etwa 8 Minuten
Kosten 1,60 € Kurzstrecke + mögliche Nachteile

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Zeit [s]
Erwerb
Fahrkarte
60
Suchen
Fahrschein
15
Stempeln
Entwerter
5
10
GESAMT 90
Dokumentation der Fahrt
Berlin AB Kurzstrecke
Fahrkarte 2,70 € 1,60 €
Dokumentationszeit 90s 90s
Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 €
Dokumentationskosten 1,05 € 1,05 €
Dokumentationsanteil 39 % 69 %

13. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 13
Zeit [s]
Erwerb
Fahrkarte
60
Suchen
Fahrschein
15
Stempeln
Entwerter
5
Wegstecken
In Tasche
10
GESAMT 45
4-Fahrten-Karte
4-F-kurz
Fahrtkosten 1,40 €
Dokumentationszeit 45s
Gehalt pro Sekunde 0,012 €
Dokumentationskosten 0,54 €
Dokumentationsanteil 39 %
15

14. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 14
Zeit [s]
Erwerb
Fahrkarte
60
Suchen
Fahrschein
15
Stempeln
Entwerter
5
Wegstecken
In Tasche
10
GESAMT 35
4-Fahrten-Karte Handy-Ticket
4-F-k-Handy
Fahrtkosten 1,40 €
Dokumentationszeit 35 s
Gehalt pro Sekunde 0,012 €
Dokumentationskosten 0,42 €
Dokumentationsanteil 30 %
15
10

15. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 15
Zeit [s]
Erwerb
Fahrkarte
60
Suchen
Fahrschein
15
Stempeln
Entwerter
5
Wegstecken
In Tasche
10
GESAMT 35
4-Fahrten-Karte Handy-Ticket
4-F-k-Handy
Fahrtkosten 1,40 €
Dokumentationszeit 35 s
Gehalt pro Sekunde 0,012 €
Dokumentationskosten 0,42 €
Dokumentationsanteil 30 %
15
10

16. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 16
Zeit [s]
Erwerb
Fahrkarte
60
Suchen
Fahrschein
15
Stempeln
Entwerter
5
10
GESAMT 90
Effektive Dokumentation
– Reduktion des Dokumentationsanteils auf 30%
– 55 Sekunden mehr Zeit pro Fahrt

17. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 17
Dokumentationskosten im
Krankenhaus entstehen von der
Aufnahme bis zur Entlassung.

18. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 18
Strecke Aufnahme bis Entlassung
Anzahl multiple Prozesse
Verweildauer Etwa 7 Tage
Kosten 3.587 € (40% Sachkosten, 60% Personal)
Das Offensichtliche sichtbar machen
Aufnahme
Diagnostik Therapie
Entlassung
AOK Bundesverband Zahlen und Fakten 2014

19. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 19
Das Offensichtliche sichtbar machen

20. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 20
Strecke Kurzstrecke wird gefahren
Anzahl Stationen reduzieren
Dauer verringern
Kosten Senken (40% Sachk., 60% Personalk.) + Nachteile
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Aufnahme
Diagnostik Therapie
Entlassung

21. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 21
Die Studie „Auf den Spuren der
Zeitdiebe im Krankenhaus“ nimmt
das (Miss-)Verhältnis von
Dokumentationsaufwand und
Patientenarbeit unter die Lupe

22. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 22
Zusammensetzung der Stichprobe
Insgesamt wurden 229 Personen
aus über 180 vorwiegend mittleren
und großen Krankenhäusern
befragt.
HIMMS Studie
zum Dokumentationsaufwand
29%
26%
14%
9%
7%
3%
3%
2%
7%
Anästhesie- und Intensivmedizin
Innere Medizin
Chirurgie
Frauenheilkunde und Geburtshilfe
Kinder- und Jugendmedizin
Urologie
Neurologie
HNO
Sonstige Fachrichtung*
Quelle: HIMSS (2015), n=229

23. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 23
Zusammensetzung der Stichprobe
Assistenz- und Fachärzte stellen
den Großteil des Ärztlichen Dienstes
in der Stichprobe dar, 75 Prozent
aller Befragten sind zwischen 30
und 39 Jahren bzw. 40 und 49
Jahren.
HIMMS Studie
zum Dokumentationsaufwand
Quelle: HIMSS (2015), n=229
52%
11%
13%
28%
33%
48%
41%
51%
Ärztlicher Dienst
Chefarzt
Oberarzt
Facharzt
Assistenzarzt
Pflegedienst
Pflegeleitung
Pflegepersonal
n=229

24. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 24
Aufwand in Minuten pro Fall
Die aufwendigsten Dokumentations-
prozesse sind die Anamnese, der
Entlassungsbericht und die
Verlaufsdokumentation in die Kurve.
Insgesamt verursachen 9 von 13
Dokumentationen einen Aufwand
von mehr als 10 Minuten pro Fall.
HIMMS Studie zur Dokumentation
Quelle: HIMSS (2015), n=229
16.8
16.0
14.6
13.3
13.2
12.4
11.9
11.8
10.9
9.7
9.2
8.8
5.8
Aufnahmeuntersuchung
Entlassungsberichte
Übergabedokumentation
Anfragen von Kostenträgern/MDK
Verlegungsberichte
Verlaufsdokumentation in der Kurve
Erstellung des Prozedurberichtes
Qualitätssicherung
Anträge für Reha / AHB / Kuren
Aufklärungsgespräch
Dokumentation von Konsilen
Kodierung
Anforderungsscheine

25. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 25
Aufwand in Minuten Ärzte
Dokumentationsprozess DKI (2003) HIMSS Europe (2015)
Chirurgie Innere Chirurgie Innere
Aufnahmeuntersuchung 12,7 14,6 15,1 17,8
Entlassungsberichte 15,3 22,3 14,4 17,8
Anfragen von Kostenträgern/MDK 9,18 9,58 13,8 13
Verlegungsberichte 10,5 12,1 12,8 13,4
Erstellung des Prozedurberichtes 9,4 - 13,3 14,6
Qualitätssicherung 9,9 10,7 15,9 8,9
Anträge für Reha / AHB / Kuren 5,22 4,92 13 11,3
Aufklärungsgespräch 6,8 4,9 12,5 7,2
Dokumentation von Konsilen 3,9 4,7 11.9 7,5
Kodierung 11,4 11,8 8,7 7,5
Anforderungsscheine 4,4 5 3,8 3,8
2.4
-0.9
4.6
2.3
3.9
6.0
7.8
5.7
8.0
-2.7
-0.6
3.2
-4.5
3.4
1.3
-1.8
6.4
2.3
2.8
-4.3
-1.2
Veränderung des Aufwandes
in Minuten
Quelle: Blum, Karl; Müller, Udo (2003): Dokumentationsaufwand im Ärztlichen Dienst der Krankenhäuser, Düsseldorf.

26. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 26
Der zeitliche Aufwand für die
Dokumentation von Ärzten wurde
2003 in einer Studie des Deutschen
Krankenhaus Institutes erhoben.
12 Jahre später (HIMSS Studie) konnte
eine Steigerung des Aufwandes für 8
von 11 Prozessen in der Chirurgie und
6 von 10 Prozessen in der Inneren
Medizin festgestellt werden.

27. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 27
Gesamtaufwand in Stunden
Bezogen auf alle
Befragten ist der
zeitliche Aufwand
in der Chirurgie
und Inneren
Medizin am
Höchsten. Der
Ärztliche Dienst
dokumentiert
täglich mehr als
3h.
Quelle: HIMSS (2015), n=229

28. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 28
Kosten der Dokumentation pro Person
Personalkosten
pro Jahr 26 Mio.
Euro in einem 450
Bettenhaus.
Davon werden
21 Prozent durch
Dokumentation
verursacht.
Quelle: HIMSS (2015), n=229

29. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 29
Kosten und Zeit pro Fall stehen nicht
in direktem Verhältnis zueinander.
Laut Angaben der Ärzte könnten nur
1,6 Fälle pro Tag dokumentiert
werden.
154,4 Minuten bei 4h
Dokumentation = 1,6 Fälle ?

30. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 30
Kosten der Dokumentation eines Falles
Vergütung 3.587€
Anteil Personal 60 %
Anteil Dokumentation 21 %
Dokumentationszeit 154,4 min
Dokumentationskosten 451,96 €
Zeit [min]
Anamnese 16,8
Verlauf 12,4
Entlassung 16,0
Andere 109,2
GESAMT 154,4

31. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 31
Den höchsten Aufwand
pro Tag verursachen die
die Verlaufsdokumen-
tation in der Kurve, die
Anamnese und der
Entlassungsbericht.
Insgesamt verursachen 5
von 13 Dokumentationen
einen Aufwand von mehr
als 30 Minuten pro Tag.
Aufwand in Minuten pro Tag
43
44
27
20
19
50
38
20
19
28
15
33
21
Aufnahmeuntersuchung
Entlassungsberichte
Übergabedokumentation
Anfragen von Kostenträgern/MDK
Verlegungsberichte
Verlaufsdokumentation in der Kurve
Erstellung des Prozedurberichtes
Qualitätssicherung
Anträge für Reha / AHB / Kuren
Aufklärungsgespräch
Dokumentation von Konsilen
Kodierung
Anforderungsscheine
26
Minuten zusätzlich müssen täglich für die Suche nach
patientenbezogenen Daten aufgebracht werden. Ärzte
28 Minuten, Pflegepersonal 24 Minuten.

32. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 32
Der Anteil der
Dokumentationskosten beträgt
21%
Effektive Dokumentation kann
diesen Anteil senken.

33. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 33
Dokumentation der Kurzstrecke
Kurzstrecke 4-F-kurz 4-F-k-Handy
Fahrtkosten 1,60 € 1,40 € 1,40 €
Dokumentationszeit 90s 45s 35 s
Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 € 0,012 €
Dokumentationskosten 1,05 € 0,54 € 0,42 €
Dokumentationsanteil 69 % 39 % 30 %

34. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 34
Im Zeitraum von 2005 bis 2013 sind die
gesamten Gesundheitsausgaben um
30,1 % gestiegen, leicht
überdurchschnittlich wuchsen in diesem
Zeitraum die Ausgaben für die
Krankenhäuser mit 32,7 % und in fast
gleicher Höhe mit 32,6 % die Ausgaben
für Arztpraxen. Für die ambulante Pflege
wird ein Anstieg um 73,0 %
ausgewiesen.

35. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 35
– 314,9 Mrd. €.
– 3.910 € pro Einwohner
– 181,5 Mrd. € gesetzliche
Krankenversicherung
– Krankenhaussektor Ausgaben in Höhe von
82,4 Mrd. € 26,1 % der
Gesundheitsausgaben ein
– Von 2005 bis 2013 sind die
Gesundheitsausgaben um 30,1 % gestiegen
– Verwaltungskosten: 17,2 Mrd. €
Unsere Gesundheit 2013
Quelle: Statistisches Bundesamt (2015)

36. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 36
2013:
6,455 Mrd Euro
Investitionen
1992:
6,605 Mrd Euro

37. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 37
37
ANFRAGEN VON KOSTENTRÄGERN / MDK
WIE WIRD DOKUMENTIERT  WIE HOCH IST DER AUFWAND  WIE KOMMEN DIE INFORMATIONEN IN
DIE PATIENTENAKTE
PROZESSABLÄUFE AUS DER SICHT DER BEFRAGTEN:
 „Sämtliche Verwaltung der Akten und sämtliche Kommunikation nach
außen übernimmt die Sekretärin. […] Antragsformulare werden zumeist
via PC beantwortet oder ausgedruckt, ausgefüllt und per Post
versendet. Es ist also 50/50 Papier und Computergestützt, würde ich
denken. Die Anträge werden ebenfalls ausgedruckt und in den
Patientenordner abgeheftet. Alle Ordner sind anschließend bei uns im
Archiv.“
 „Die Anfrage erhalten wir zumeist papierbasiert. Antworten hingegen
werden direkt im System eingetragen, später ausgedruckt und im
Anschluss versendet.“
 Das machen bei uns nur die Oberärzte. Entweder per Tastatur oder per
Diktat. Die Dokumentation dauert lange und es gibt viele Anfragen
pro Woche.
 Man erhält einen Fragebogen zum Fall, den man schriftlich bearbeiten
bzw. begründen muss. In der Regel liegt der Fall bereits einige Zeit zurück.
Das heißt, ich recherchiere zum Fall, suche die Patientenakte im
System, diktiere meine Antworten/Begründungen und lasse es
anschließend transkribieren.
Dokumentationsmethode
Durchschnittlicher Aufwand
n = 70
36%
83%
33%
1%
13
20
Aufwand in
Minuten / Fall
Aufwand in
Minuten / Tag
papierbasiert
computergestützt
Spracherkennung
Diktat und Transkription

38. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 38
Suchen Sie gezielt nach
Werkzeugen, die die
Dokumentation bei Anamnese,
Verlauf und Entlassung effektiv
gestalten.
Machen Sie das Offensichtliche
sichtbar.

39. © 2014 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 39

40. © 2014 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 40http://www.panoptikum.net/optischetaeuschungen/

41. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved.
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