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Im Zeitraum von 2005 bis 2013 sind die
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Das Offensichtliche sichtbar machen. Der Zusammenhang von Dokumentation und Wirtschaftlichkeit im Krankenhaus

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Krankenhäuser stehen vor großen Herausforderungen, getrieben von Kosten, Qualität, Personal- und Patientenzufriedenheit, aber kennen die Verbesserungsmöglichkeiten oft nur schlecht, weil es keine Datentransparenz gibt. Die Dokumentation spielt dabei eine Schlüsselrolle: Durch die Aufzeichnung behandlungsrelevanter Daten erlaubt sie es, Patienteninformationen verfügbar zu machen und gleichzeitig Transparenz über den Ressourceneinsatz herzustellen. Zwar klagen Kliniker über diesen Zeitaufwand, unterschätzen aber oft die objektive Belastung.

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  • Durch Änderung auf Kurzstrecke steigt der Dokumentationsanteil bei sinkenden Gesamtkosten!
  • Effektivere Dokumentation durch 4-Fahrten-Karte
  • Durch effektivere Dokumentatoin sinkt der Dokumentationsanteil
  • Durch effektivere Dokumentation sinkt der Dokumentationsanteil
  • AOK Zahlen und Fakten, Stand 2012
  • AOK Zahlen und Fakten, Stand 2012
  • Das Offensichtliche sichtbar machen. Der Zusammenhang von Dokumentation und Wirtschaftlichkeit im Krankenhaus

    1. 1. © 2014 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 1 Das Offensichtliche sichtbar machen
    2. 2. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. Der Zusammenhang von Dokumentation & Wirtschaftlichkeit im Krankenhaus Dr. med. Markus Vogel Clinical Consultant Nuance Healthcare Deutschland
    3. 3. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 3 Sehen wir alles? Offensichtliches wird sichtbar wenn wir den Blickwinkel ändern.
    4. 4. © 2014 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 4http://www.panoptikum.net/optischetaeuschungen/
    5. 5. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 5 Eine Fahrt durch das Gesundheitssystem oder eine Fahrt mit der U-Bahn: Wo entstehen Kosten?
    6. 6. © 2014 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 6
    7. 7. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 7 Strecke Rathaus Spandau nach Jakob-Kaiser-Platz Anzahl 8 Stationen Dauer Etwa 10 Minuten Kosten 2,70 € im Regeltarif Berlin AB Eine Fahrt mit der U7
    8. 8. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 8 Das Offensichtliche sichtbar machen
    9. 9. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 9 Zeit [s] Erwerb Fahrkarte 60 Suchen Fahrschein 15 Stempeln Entwerter 5 Wegstecken In Tasche 10 GESAMT 90 Dokumentation der Fahrt Berlin AB 4-Fahrten Fahrtkosten 2,70 € 2,17 € Dokumentationszeit 90s 45s Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 € Dokumentationskosten 1,05 € 0,52 € Dokumentationsanteil 39 % 17 %
    10. 10. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 10 Einfluss von außen verändert die Fahrt: es wird nur noch Kurzstrecke gefahren. Was passiert mit den Kosten?
    11. 11. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 11 Zeit [s] Erwerb Fahrkarte 60 Suchen Fahrschein 15 Stempeln Entwerter 5 Wegstecken In Tasche 10 GESAMT 90 Neugestaltung der Fahrt Berlin AB 4-Fahrten Kurzstrecke Fahrkarte 2,70 € 2,25 € 1,60 € Dokumentationszeit 90s 45s 90s Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 € 0,012 € Dokumentationskosten 1,05 € 0,52 € 0,52 € Dokumentationsanteil 39 % 23 % 65 % Strecke (Rth. Sp.) Zitadelle nach Jakob-Kaiser-Pl. Anzahl (8) 6 Stationen Dauer (10) Etwa 8 Minuten Kosten 1,60 € Kurzstrecke + mögliche Nachteile
    12. 12. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 12 Zeit [s] Erwerb Fahrkarte 60 Suchen Fahrschein 15 Stempeln Entwerter 5 10 GESAMT 90 Dokumentation der Fahrt Berlin AB Kurzstrecke Fahrkarte 2,70 € 1,60 € Dokumentationszeit 90s 90s Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 € Dokumentationskosten 1,05 € 1,05 € Dokumentationsanteil 39 % 69 %
    13. 13. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 13 Zeit [s] Erwerb Fahrkarte 60 Suchen Fahrschein 15 Stempeln Entwerter 5 Wegstecken In Tasche 10 GESAMT 45 4-Fahrten-Karte 4-F-kurz Fahrtkosten 1,40 € Dokumentationszeit 45s Gehalt pro Sekunde 0,012 € Dokumentationskosten 0,54 € Dokumentationsanteil 39 % 15
    14. 14. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 14 Zeit [s] Erwerb Fahrkarte 60 Suchen Fahrschein 15 Stempeln Entwerter 5 Wegstecken In Tasche 10 GESAMT 35 4-Fahrten-Karte Handy-Ticket 4-F-k-Handy Fahrtkosten 1,40 € Dokumentationszeit 35 s Gehalt pro Sekunde 0,012 € Dokumentationskosten 0,42 € Dokumentationsanteil 30 % 15 10
    15. 15. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 15 Zeit [s] Erwerb Fahrkarte 60 Suchen Fahrschein 15 Stempeln Entwerter 5 Wegstecken In Tasche 10 GESAMT 35 4-Fahrten-Karte Handy-Ticket 4-F-k-Handy Fahrtkosten 1,40 € Dokumentationszeit 35 s Gehalt pro Sekunde 0,012 € Dokumentationskosten 0,42 € Dokumentationsanteil 30 % 15 10
    16. 16. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 16 Zeit [s] Erwerb Fahrkarte 60 Suchen Fahrschein 15 Stempeln Entwerter 5 10 GESAMT 90 Effektive Dokumentation – Reduktion des Dokumentationsanteils auf 30% – 55 Sekunden mehr Zeit pro Fahrt
    17. 17. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 17 Dokumentationskosten im Krankenhaus entstehen von der Aufnahme bis zur Entlassung.
    18. 18. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 18 Strecke Aufnahme bis Entlassung Anzahl multiple Prozesse Verweildauer Etwa 7 Tage Kosten 3.587 € (40% Sachkosten, 60% Personal) Das Offensichtliche sichtbar machen Aufnahme Diagnostik Therapie Entlassung AOK Bundesverband Zahlen und Fakten 2014
    19. 19. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 19 Das Offensichtliche sichtbar machen
    20. 20. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 20 Strecke Kurzstrecke wird gefahren Anzahl Stationen reduzieren Dauer verringern Kosten Senken (40% Sachk., 60% Personalk.) + Nachteile Das Offensichtliche sichtbar machen Aufnahme Diagnostik Therapie Entlassung
    21. 21. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 21 Die Studie „Auf den Spuren der Zeitdiebe im Krankenhaus“ nimmt das (Miss-)Verhältnis von Dokumentationsaufwand und Patientenarbeit unter die Lupe
    22. 22. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 22 Zusammensetzung der Stichprobe Insgesamt wurden 229 Personen aus über 180 vorwiegend mittleren und großen Krankenhäusern befragt. HIMMS Studie zum Dokumentationsaufwand 29% 26% 14% 9% 7% 3% 3% 2% 7% Anästhesie- und Intensivmedizin Innere Medizin Chirurgie Frauenheilkunde und Geburtshilfe Kinder- und Jugendmedizin Urologie Neurologie HNO Sonstige Fachrichtung* Quelle: HIMSS (2015), n=229
    23. 23. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 23 Zusammensetzung der Stichprobe Assistenz- und Fachärzte stellen den Großteil des Ärztlichen Dienstes in der Stichprobe dar, 75 Prozent aller Befragten sind zwischen 30 und 39 Jahren bzw. 40 und 49 Jahren. HIMMS Studie zum Dokumentationsaufwand Quelle: HIMSS (2015), n=229 52% 11% 13% 28% 33% 48% 41% 51% Ärztlicher Dienst Chefarzt Oberarzt Facharzt Assistenzarzt Pflegedienst Pflegeleitung Pflegepersonal n=229
    24. 24. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 24 Aufwand in Minuten pro Fall Die aufwendigsten Dokumentations- prozesse sind die Anamnese, der Entlassungsbericht und die Verlaufsdokumentation in die Kurve. Insgesamt verursachen 9 von 13 Dokumentationen einen Aufwand von mehr als 10 Minuten pro Fall. HIMMS Studie zur Dokumentation Quelle: HIMSS (2015), n=229 16.8 16.0 14.6 13.3 13.2 12.4 11.9 11.8 10.9 9.7 9.2 8.8 5.8 Aufnahmeuntersuchung Entlassungsberichte Übergabedokumentation Anfragen von Kostenträgern/MDK Verlegungsberichte Verlaufsdokumentation in der Kurve Erstellung des Prozedurberichtes Qualitätssicherung Anträge für Reha / AHB / Kuren Aufklärungsgespräch Dokumentation von Konsilen Kodierung Anforderungsscheine
    25. 25. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 25 Aufwand in Minuten Ärzte Dokumentationsprozess DKI (2003) HIMSS Europe (2015) Chirurgie Innere Chirurgie Innere Aufnahmeuntersuchung 12,7 14,6 15,1 17,8 Entlassungsberichte 15,3 22,3 14,4 17,8 Anfragen von Kostenträgern/MDK 9,18 9,58 13,8 13 Verlegungsberichte 10,5 12,1 12,8 13,4 Erstellung des Prozedurberichtes 9,4 - 13,3 14,6 Qualitätssicherung 9,9 10,7 15,9 8,9 Anträge für Reha / AHB / Kuren 5,22 4,92 13 11,3 Aufklärungsgespräch 6,8 4,9 12,5 7,2 Dokumentation von Konsilen 3,9 4,7 11.9 7,5 Kodierung 11,4 11,8 8,7 7,5 Anforderungsscheine 4,4 5 3,8 3,8 2.4 -0.9 4.6 2.3 3.9 6.0 7.8 5.7 8.0 -2.7 -0.6 3.2 -4.5 3.4 1.3 -1.8 6.4 2.3 2.8 -4.3 -1.2 Veränderung des Aufwandes in Minuten Quelle: Blum, Karl; Müller, Udo (2003): Dokumentationsaufwand im Ärztlichen Dienst der Krankenhäuser, Düsseldorf.
    26. 26. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 26 Der zeitliche Aufwand für die Dokumentation von Ärzten wurde 2003 in einer Studie des Deutschen Krankenhaus Institutes erhoben. 12 Jahre später (HIMSS Studie) konnte eine Steigerung des Aufwandes für 8 von 11 Prozessen in der Chirurgie und 6 von 10 Prozessen in der Inneren Medizin festgestellt werden.
    27. 27. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 27 Gesamtaufwand in Stunden Bezogen auf alle Befragten ist der zeitliche Aufwand in der Chirurgie und Inneren Medizin am Höchsten. Der Ärztliche Dienst dokumentiert täglich mehr als 3h. Quelle: HIMSS (2015), n=229
    28. 28. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 28 Kosten der Dokumentation pro Person Personalkosten pro Jahr 26 Mio. Euro in einem 450 Bettenhaus. Davon werden 21 Prozent durch Dokumentation verursacht. Quelle: HIMSS (2015), n=229
    29. 29. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 29 Kosten und Zeit pro Fall stehen nicht in direktem Verhältnis zueinander. Laut Angaben der Ärzte könnten nur 1,6 Fälle pro Tag dokumentiert werden. 154,4 Minuten bei 4h Dokumentation = 1,6 Fälle ?
    30. 30. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 30 Kosten der Dokumentation eines Falles Vergütung 3.587€ Anteil Personal 60 % Anteil Dokumentation 21 % Dokumentationszeit 154,4 min Dokumentationskosten 451,96 € Zeit [min] Anamnese 16,8 Verlauf 12,4 Entlassung 16,0 Andere 109,2 GESAMT 154,4
    31. 31. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 31 Den höchsten Aufwand pro Tag verursachen die die Verlaufsdokumen- tation in der Kurve, die Anamnese und der Entlassungsbericht. Insgesamt verursachen 5 von 13 Dokumentationen einen Aufwand von mehr als 30 Minuten pro Tag. Aufwand in Minuten pro Tag 43 44 27 20 19 50 38 20 19 28 15 33 21 Aufnahmeuntersuchung Entlassungsberichte Übergabedokumentation Anfragen von Kostenträgern/MDK Verlegungsberichte Verlaufsdokumentation in der Kurve Erstellung des Prozedurberichtes Qualitätssicherung Anträge für Reha / AHB / Kuren Aufklärungsgespräch Dokumentation von Konsilen Kodierung Anforderungsscheine 26 Minuten zusätzlich müssen täglich für die Suche nach patientenbezogenen Daten aufgebracht werden. Ärzte 28 Minuten, Pflegepersonal 24 Minuten.
    32. 32. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 32 Der Anteil der Dokumentationskosten beträgt 21% Effektive Dokumentation kann diesen Anteil senken.
    33. 33. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 33 Dokumentation der Kurzstrecke Kurzstrecke 4-F-kurz 4-F-k-Handy Fahrtkosten 1,60 € 1,40 € 1,40 € Dokumentationszeit 90s 45s 35 s Gehalt pro Sekunde 0,012 € 0,012 € 0,012 € Dokumentationskosten 1,05 € 0,54 € 0,42 € Dokumentationsanteil 69 % 39 % 30 %
    34. 34. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 34 Im Zeitraum von 2005 bis 2013 sind die gesamten Gesundheitsausgaben um 30,1 % gestiegen, leicht überdurchschnittlich wuchsen in diesem Zeitraum die Ausgaben für die Krankenhäuser mit 32,7 % und in fast gleicher Höhe mit 32,6 % die Ausgaben für Arztpraxen. Für die ambulante Pflege wird ein Anstieg um 73,0 % ausgewiesen.
    35. 35. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 35 – 314,9 Mrd. €. – 3.910 € pro Einwohner – 181,5 Mrd. € gesetzliche Krankenversicherung – Krankenhaussektor Ausgaben in Höhe von 82,4 Mrd. € 26,1 % der Gesundheitsausgaben ein – Von 2005 bis 2013 sind die Gesundheitsausgaben um 30,1 % gestiegen – Verwaltungskosten: 17,2 Mrd. € Unsere Gesundheit 2013 Quelle: Statistisches Bundesamt (2015)
    36. 36. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 36 2013: 6,455 Mrd Euro Investitionen 1992: 6,605 Mrd Euro
    37. 37. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 37 37 ANFRAGEN VON KOSTENTRÄGERN / MDK WIE WIRD DOKUMENTIERT  WIE HOCH IST DER AUFWAND  WIE KOMMEN DIE INFORMATIONEN IN DIE PATIENTENAKTE PROZESSABLÄUFE AUS DER SICHT DER BEFRAGTEN:  „Sämtliche Verwaltung der Akten und sämtliche Kommunikation nach außen übernimmt die Sekretärin. […] Antragsformulare werden zumeist via PC beantwortet oder ausgedruckt, ausgefüllt und per Post versendet. Es ist also 50/50 Papier und Computergestützt, würde ich denken. Die Anträge werden ebenfalls ausgedruckt und in den Patientenordner abgeheftet. Alle Ordner sind anschließend bei uns im Archiv.“  „Die Anfrage erhalten wir zumeist papierbasiert. Antworten hingegen werden direkt im System eingetragen, später ausgedruckt und im Anschluss versendet.“  Das machen bei uns nur die Oberärzte. Entweder per Tastatur oder per Diktat. Die Dokumentation dauert lange und es gibt viele Anfragen pro Woche.  Man erhält einen Fragebogen zum Fall, den man schriftlich bearbeiten bzw. begründen muss. In der Regel liegt der Fall bereits einige Zeit zurück. Das heißt, ich recherchiere zum Fall, suche die Patientenakte im System, diktiere meine Antworten/Begründungen und lasse es anschließend transkribieren. Dokumentationsmethode Durchschnittlicher Aufwand n = 70 36% 83% 33% 1% 13 20 Aufwand in Minuten / Fall Aufwand in Minuten / Tag papierbasiert computergestützt Spracherkennung Diktat und Transkription
    38. 38. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 38 Suchen Sie gezielt nach Werkzeugen, die die Dokumentation bei Anamnese, Verlauf und Entlassung effektiv gestalten. Machen Sie das Offensichtliche sichtbar.
    39. 39. © 2014 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 39
    40. 40. © 2014 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. 40http://www.panoptikum.net/optischetaeuschungen/
    41. 41. © 2015 Nuance Communications, Inc. All rights reserved. www.nuance.de/healthcare @voice4health HealthCare Speech Recognition

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