1. Réunion de
Bureau
Vendredi 13 janvier
2012
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2. Ordre du Jour
1. Budget prévisionnel, lié
au plan d’actions 2012
et préparation de l’AGO
2. Révision des horaires
de l’OT
3. Reclassement de l’OT
4. La Qualité dans un OT
5. Questions diverses:
 Plan de Treignac
 Espace terroir Maison Monédières
 Projet de la CdC de Schéma de
développement tourisme
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3. Budget prévisionnel
CHARGES 2012 PRODUITS 2012
60. Achats (sauf 603) 706. Prestations de services
6063. Fournitures d'entretien et petit équipement 2 000,00 7061. Visites guidées 1 000,00
6064. Fournitures de Bureau 1 000,00 7062. Randonnées 200,00
607. Achats de marchandises revendues 3 000,00 7063. C ontes et légendes 100,00
7064. Intervention patrimoine école 100,00
Total achats 6 000,00 Total prestations de services 1 400,00
61. Services extérieurs 707. Ventes de marchandises revendues
615. Entretien et réparations bureautique 2 000,00 7071. produits boutique 4 500,00
6156. création graphisme Web 1 675,00
. conception site internet 8 073,00 Total marchandises revendues 4 500,00
6152. Entretien divers 50,00
616. Assurances 1 500,00 74. Subventions
618. Matériel informatique 1 200,00 741. Fonctionnement:
Total services extérieurs 14 498,00 CDC Vézère-Monédières 10 000,00
CG19 6 300,00
62. Autres services extérieurs Part sur salaires CDC 65 000,00
6231. Annonces et insertions publicitaires 1 000,00 742. Investissements: CG19 (matériel) 700,00
6234. création logo et concept graphique 5 500,00 CDC (guide accueil) 7 600,00
6233. Foires expositions, salons 300,00 743. Autres subventions 0,00
6236. C oncept/impression Guide manifs estivales 2 230,00 Total subventions 89 600,00
62361. C onception et impression Guide Accueil C DC 7 670,00
62362. C oncept/impres brochure Hébergements 1 876,00 75. Autres produits de gestion courante
62263. Réédition circuit historique 1 000,00 75100. Brocante vide-greniers 1 500,00
6251. Voyages et déplacements 2 500,00
6252. Restauration hébergement 150,00 75102. Dégustations 1 000,00
. Formations / journées techniques 150,00
6257. Réceptions 150,00
. Intervenants animations 0,00 756. C otisations membres 2 000,00
6261. Internet et téléphone 1 300,00 7574. Services OTI aux hébergeurs 2 300,00
6263. Affranchissements 2 000,00 7575. Services aux organisateurs manifs 200,00
6282. C otisations à d'autres organismes 800,00 7576. Services aux commerçants 1 000,00
Total autres services extérieurs 26 626,00 7577. Services aux activités loisirs 300,00
64. Charges de personnel
6411. Salaires, appointements 65 000,00
645. C harges de sécurité sociale et de prévoyance 758. Produits divers de gestion 0,00
647. Autres charges sociales Total autres produits 8 300,00
. Don stagiaires 100,00
Total charges de personnel 65 100,00 76. Produits financiers
7681. Intérêts des comptes d'épargne 200,00
65. Autres charges de gestion courante Total produits financiers 200,00
65100. Brocante vide-greniers 800,00
65102. Dégustations 700,00 Excédent exercice 2011 4 700,00
65103. C oordination Journées du patrimoine 0,00 Chiffre d'affaires espace terroir 2011 2 000,00
65103. C oordination rando POC 50,00
658. C harges diverses de gestion d'animations 250,00 TOTAL PRODUITS 110 700,00
Total autres charges 1 800,00
66. Charges financières Résultat de l'exercice -3 354,00
6616. Frais bancaires 30,00
Total charges financières 30,00
68. Dotation aux amortissements
6811. Amortissements des immobilisations 0,00 Passer à la
Total dotation aux amortissements 0,00
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TOTAL CHARGES 114 054,00 page

4. Budget prévisionnel
CHARGES 2011 2012
Part Administratif (fournitures, entretien matériel, …) 7 665,00 € 13 980,00 €
% du budget: 9,0% 12,0%
Service Public
Part Editions(catalogue hébergements, manifs, guide accueil…) 3 812,00 € 12 775,00 €
% du budget: 5,0% 11,0%
Part Promotion (site internet, identité graphique,…) 1 560,00 € 16 550,00 €
% du budget: 2,00% 14,00%
Part Personnel 63 500,00 € 65 000,00 €
% du budget: 79% 57%
Part Vie associative (cotisations, boutique, animations,…) 4 000,00 € 5 750,00 €
% du budget: 5% 6%
PRODUITS 2011 2012
Part Service public 72 165,00 € 89 600,00 €
% du budget: 94,0% 86,0%
Part Vie Associative 4 620,00 € 14 400,00 €
% du budget: 6,0% 14,0%
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5. Préparation de
l’Assemblée Générale
 Choix d’une date, un lieu
 Renouvellement des
membres du CA (hors membres de droit)
ARTICLE 11 – ELECTION ET RENOUVELLEMENT DES MEMBRES
L'Association est administrée par un Conseil d'Administration
dont les membres sont issus de l’Assemblée Générale. Les
membres du CA sont élus à main levée sauf si un membre
demande le vote à bulletin secret.
Hormis les membres de droit, les membres du CA sont renouvelables
par moitié tous les 2 ans à l’occasion de l’Assemblée Générale
Ordinaire annuelle. Les membres sortant sont rééligibles.
= 6 membres sortants
ARTICLE 6 – COMPOSITION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le CA est composé de 18 membres répartis en 3 tiers :
 1er collège : 1/3 de membres de droit : 6 élus (ou leurs suppléants) issus
du conseil communautaire de « Vézère-Monédières »
 2ème collège : 1/3 des professionnels du tourisme : 6 membres
représentant les professions œuvrant au développement touristique de
« Vézère-Monédières », dont le représentant de la « Station Sports Nature
Vézère Monédières » et le représentant de la « Maison de l’Arbre et de la
Nature » de Chamberet
 3ème collège : 1/3 de représentants de la société civile : 6 membres .
Nul ne peut être éligible au titre de deux collèges.
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6. Préparation de
l’Assemblée Générale (suite)
 Tarifs des cotisations 2012
 2011:
COTISATIONS 2011 2012
Membre de droit (élus des gratuite Gratuite (statuts)
communes)
Membre bienfaiteur 25€
Membre du CA ou
membre bénévole inscrit
20€ (30€ par couple)
dans une des
commissions de l’OT
Comité Technique / Gratuite (statuts)
Membres Actifs
(hébergements,
25€
restaurants, brasseries,
snacks)
Autres membres actifs
(associations, musée,
lieux de visites,
30€
producteurs-artisans,
commerces, centre
d’activités sportives
Autres prestations
touristiques des Gratuite
collectivités territoriales
 Organisation générale
(invités,…)
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7. Révision des horaires
de l’OT
 JANVIER : fermeture au public
(permanence « téléphonique,
courriers postaux et courriels »
assurée)
Cette fermeture permet au personnel
de l’OT de consacrer plus de
temps : aux différents chantiers du
moment (éditions de brochures,
mise à jour des informations dans
les bases de données, sites
internet….), et d’aller à la rencontre
des prestataires touristiques du
territoire
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8. Révision des horaires
de l’OT (suite)
FEVRIER, MARS, OCTOBRE, NOVEMBRE et DECEMBRE : les horaires d’ouverture des Jeudis et Samedis
seraient modifiés comme ci-dessous :
LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VEND SAM DIM
10H-12h 10H-12h 10H-12h Fermé public 10H-12h 10H-12h
AVANT
14h-17h 14h-17h 14h-17h 14h -17h 14h-17h 14h-17h
10H-12h 10H-12h 10H-12h Fermé public 10H-12h 9h30-12h30
APRES 14h-17h 14h-17h 14h-17h (sauf vacances 14h-17h *
scolaires)
 A noter : Jours de manifestations importantes (+500 personnes) sur le territoire, en Février, Mars,
Novembre ou Décembre : ouverture du Bureau le samedi toute la journée.
AVRIL, MAI, JUIN et SEPTEMBRE : les horaires des jeudis seraient modifiés comme ci-dessous
LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VEND SAM DIM
9H30-12h 9H30-12h 9H30-12h 9H30-12h 9H30- 10H-12h 10h-
AVANT 14h-18h 14h-18h 14h-18h 14h-18h 12h 14h-17h 12h30
14h-18h
10H-12h 10H-12h 10H-12h Fermé public 10H-12h 10H-12h 10h-
14h-17h 14h-17h 14h-17h matin 14h-17h 14h-17h 12h30
APRES (sauf vacances
scolaires)
14h-17h
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9. Reclassement de l’OT
 La réforme du classement des offices de tourisme, portée
par l’arrêté du 12 novembre 2010 modifié par l’arrêté du 10
juin 2011 fixant les critères de classement des offices de
tourisme, est entrée en vigueur le 24 juin 2011. Depuis cette
date, le classement en étoiles n’est plus possible.
 Aussi, le présent guide précise-t-il la liste de ces pièces à
fournir et donne-t-il une illustration des éléments
d’appréciation sur lesquels s’appuie l’instruction
administrative pour vérifier la situation de conformité de
l’office de tourisme aux critères de classement en fonction de
la catégorie sollicitée.
 Il convient de rappeler que le classement sollicité est
proposé par l’office de tourisme à la commune (ou CdC),
laquelle approuve le dossier de demande avant de le
transmettre au préfet pour décision.
 Le bureau est une entité non dotée de la personnalité
morale. Il constitue un échelon déconcentré de l’office de
tourisme. Sa création est librement décidée localement à tout
moment de sorte qu’il n’a pas paru adéquat d’en imposer la
présentation dans le dossier de demande de classement.
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10. Reclassement de l’OT
 Les critères de classement traduisent les engagements de
l’office de tourisme situé au croisement de trois interfaces :
 - La relation avec sa collectivité de rattachement qui
donne lieu à la signature d’une convention par laquelle
l’office s’engage à atteindre les objectifs contractualisés
puis à évaluer leur mise en œuvre dans le cadre de
l’organisation-cible retenue assortie des critères ad hoc
sur les conditions matérielles et le fonctionnement de
l’office de tourisme dans sa zone géographique
d’intervention ;
 - La relation avec les professionnels de la destination qui
se développe à travers la mission d’animation et de
coordination des entreprises et partenaires impliqués
dans le développement touristique du territoire, selon
l’ampleur des missions librement déléguées à l’office de
tourisme par la collectivité territoriale de rattachement et
auxquelles se rapportent des critères relatifs aux outils et à
l’activité de l’office;
 - Enfin, la relation avec la clientèle touristique qui exprime
la promesse de qualité de service qui s’attache à la catégorie
de classement à laquelle appartient l’office de tourisme
reflétée par les critères décrivant l’accès à l’information,
l’ambiance des lieux et la compétence des agents affectés
notamment aux fonctions d’accueil et d’information.
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11. Reclassement de l’OT
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12. La Démarche Qualité
 1 / Une démarche qualité, c’est quoi ?
Pourquoi s’engager dans une démarche
qualité ?
Les avantages pour un OT-SI
Les effets internes à l’OT-SI
 Une meilleure organisation pour se faciliter le travail quotidien
 Un Outil de professionnalisation pour l’équipe
 Un outil d’évaluation et de progrès
 Un outil d’animation du territoire
 Un moyen pour valoriser son action
 Un outil pour adapter mes services aux attentes du client
 Un moyen pour pérenniser une activité et des emplois
 Un outil de négociation avec ses financeurs (les élus)
Les effets externes à l’OT-SI
 Faire face à la concurrence
 Fidéliser sa clientèle
 Contribuer à l’augmentation de la fréquentation touristique
 Favoriser l’augmentation des retombées économiques
 Montrer l’exemple par rapport aux acteurs touristiques locaux.
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13. La démarche Qualité (FAQ)
 Quelle est la durée de mise en place
de la démarche ? Le temps
L’OT s’est engagé nécessaire ?
dans une Un Référent qualité pendant deux mois
démarche qualité complets pour le lancement de l’opération.
en participant au Puis ensuite ½ journée par semaine.
Traitement des statistiques tous les mois.
groupe Régional
Réunions qualité régulières du personnel
Qualité et au (1 ou 2 par mois).
groupe Qualité
ENOTSI.
Nathalie Barbet,  Est-on obligé d’aller jusqu’à
référente Qualité l’obtention de la marque ?
de l’OT, souhaite La mise en place d’une démarche qualité
pouvoir consacrer donne des outils d’amélioration du travail
plus de temps à et de l’organisation interne.
cette action en Il est cependant dommage de ne pas aller
2012 et propose jusqu’à l’obtention de la marque. L’Office
de tourisme joue alors un vrai rôle de
de réaliser un
« locomotive » pour son réseau de
audit en interne professionnels.
afin de faire le
bilan des actions à
mener dans  Avec 1 ou 2 salariés, est-il possible de
l’année et de mettre en place une Démarche Qualité ?
répartir celles-ci Cela peut paraitre difficile, mais l’intégration
dans une démarche qualité sera malgré
entre le personnel.
tout positive surtout dans l’organisation
interne et la satisfactionPasser à la
client.
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14. Questions diverses
 Demande de la Mairie de
Treignac:
 Dans le cadre de la réédition
du plan de Treignac, qui sera
cette année prise en charge
par la mairie (et non plus par
l’OT), serait-il possible que
l’OT s’occupe du démarchage
des annonceurs publicitaires?
 Réponse du Bureau:
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15. Questions diverses
 Demande de la Communauté
de Communes
« Monédières »
 Comme en 2011, l’OT pourra-
t-il gérer l’encaissement des
recettes de l’espace terroir de
la Maison de Pays en 2012?
 Réponse du Bureau:
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16. Questions diverses
 Projet de Schéma de
Développement Touristique
Territorial
 Dans le cadre de sa mission
de ……., l’OT a sensibilisé la
collectivité pour la mise en
place d’un SDDTT
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17. Conclusions
Année 2012:
 L’Office de Tourisme souhaite
mettre en place une véritable
identité visuelle « Tourisme
Vézère-Monédières » et
engager plusieurs actions de
promotion (nouveau site
internet, animation d’un profil
Facebook, nouvelles
éditions,…)
 Et soutenir la Communauté de
Communes dans l’élaboration
d’un Schéma de
Développement Touristique
Territorial autour duquel
pourront s’articuler toutes les
actions touristiques en Vézère-
Monédières!
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