La mise en place de SharePoint quelqu’en soit l’objectif final présente plusieurs défis qui nécessitent une expérience de gestion pointue. Il faut savoir identifier tous les acteurs qui doivent être impliqués dans un tel projet et savoir tirer profit de leur expertise, tout en maîtrisant les enjeux de cette collaboration, tant au niveau du langage, de la responsabilité décisionnelle ou de la connaissance technique. Voici les éléments qui seront abordés lors de cette présentation et qui vous permettront de relever ces défis et de faire de votre projet SharePoint un succès : * Le fonctionnement traditionnel des organisations pour répondre à un besoin d’affaires et les pièges typiques de ce mode traditionnel lors de la mise en place de SharePoint ; * L’approche intégrée : mettre à profit des compétences multidisciplinaires pour répondre aux besoins de manière efficace ; * Exemples d’application concrète de cette approche ; * Les bonnes pratiques pour rehausser les fonctionnalités de SharePoint sans les dénaturer ; * Éléments clés pour assurer le succès d’un projet impliquant SharePoint.

1. Réussir la transformation de votre organisation avec SharePoint Étienne Gélineau Directeur, Conception, développement et intégration de systèmes, Nurun

3. Plus de 11 ans d’expérience en architecture progicielle dans les technologies Microsoft (qui se rappelle de Site Server 3.0?)

4. Travaille avec SharePoint depuis la première version (STS et SPS en 2001)

7. compte plus de 300 conseillers à Québec (500 au Québec)

8. est une société de Quebecor Média depuis 2000

9. travaille avec SharePoint depuis 10 ans

10. appuie les organisations à tous les niveaux :

11. Conseils stratégiques

12. Communications interactives

13. Organisation du travail, transformation, gestion du changement, pilotage

14. Intégration, conception et développement de systèmes

15. Sécurité et technologies

17. Les pièges de cette approche

18. L’approche intégrée : mettre à profit des compétences multidisciplinaires

19. Bonnes pratiques pour rehausser les fonctionnalités de SharePoint sans les dénaturer

22. Les pièges de cette approche

23. L’approche intégrée : mettre à profit des compétences multidisciplinaires

24. Bonnes pratiques pour rehausser les fonctionnalités de SharePoint sans les dénaturer

27. Analyse des besoins

28. Analyse des logiciels disponibles et sélection

29. Architecture technologique

30. Essais

32. Architecture et analyse des processus (amélioration des processus si nécessaire)

33. Conception

34. Architecture fonctionnelle

35. Architecture organique

36. Architecture technologique

37. Réalisation

38. Analyse fonctionnelle

39. Développement

40. Essais

41. Implantation

43. Analyse des besoins

44. Analyse des progiciels disponibles et sélection

45. Conception

46. Architecture technologique

47. Mise en place des environnements technologiques

48. Mise en place du progiciel

49. Architecture fonctionnelle

50. Architecture organique

51. Réalisation

52. Analyse fonctionnelle

53. Documentation du paramétrage du progiciel

54. Développement

55. Paramétrage

56. Essais

57. Implantation

60. Les pièges de cette approche

61. L’approche intégrée : mettre à profit des compétences multidisciplinaires

62. Bonnes pratiques pour rehausser les fonctionnalités de SharePoint sans les dénaturer

65. Se sentent incompétents ou incompris parce que le système n’est pas adapté à leur façon de travailler et vice-versa

67. Ne réalisent pas nécessairement l’ampleur potentielle des délais et des coûts supplémentaires liés à la personnalisation de SharePoint

68. Ne sont pas informés du cadre (budgétaire et autre) dans lequel la solution est implantéeCommunications

70. Ne comprennent pas que les estimés puissent être dépassés parce que les gens des différentes directions ne s’entendent pas sur les fonctionnalités à utiliser ou le vocabulaire entourant celles-ci

72. Ont l’impression que SharePoint leur est imposé

73. Manquent d’efficacité pour répondre aux besoins des communications ou des utilisateurs parce qu’ils manquent de connaissances sur le domaine d’affaires

75. Les pièges typiques Comment résoudre ces situations? Avec une approche qui intègre les TI, les communications et les utilisateurs dans une seule grande équipe. TI Utilisateurs Communications

77. Les pièges de cette approche

78. L’approche intégrée : mettre à profit des compétences multidisciplinaires

79. Bonnes pratiques pour rehausser les fonctionnalités de SharePoint sans les dénaturer

82. Interactions sociales internes et externes

83. Travail collaboratif

84. Intégration aux outils de productivité

85. Gestion de contenu Web

86. Portail Web public

87. Intranet

88. Extranet

89. Site ou application mobile

90. Gestion électronique de documents

91. Flux de travail

92. Conservation légale des documents

93. Gestion des archives

94. Portail d’entreprise

95. Regroupe l’ensemble des besoins

98. Communications et direction générale

99. Gestion de contenu Web

100. Communications

101. Gestion électronique de documents

102. Direction générale et toutes les directions doivent être impliquées dès le départ

103. Portail d’entreprise

106. Qui en assurera la gouvernance?

107. Quel est le cadre budgétaire?

108. Quels seront les changements nécessaires?

109. Comment ces changements doivent être communiqués?

111. Spécialiste en gouvernance

112. Spécialiste en gestion du changement

113. Stratège en communication

114. Architecte en organisation du travail

115. Architecte en processus

117. Analyse des besoins

118. Gouvernance

119. Cadre budgétaire

120. Stratégie de gestion du changement

121. Stratégie de communication

122. Analyse des processus

123. Besoins en sécurité

124. Infrastructures technologiques

126. Spécialiste du domaine

127. Spécialiste Sharepoint

128. Architecte fonctionnel

129. Architecte organique

131. Ensemble des employés

132. Groupe spécifique

133. Pilotes

134. Édimestres

135. Approbateurs

136. Fournisseurs de contenu

137. Animateurs de communauté

138. Archivistes

139. Développeurs

141. Spécialiste du domaine

142. Spécialiste Sharepoint

144. Le système doit être facile à utiliser avec un minimum de formation (capsules d’auto-formation?)

145. Tous les employés doivent être visés pour l’adoption de la solution

146. Gestion de contenu Web

147. Édimestres, fournisseurs de contenu et approbateurs

148. Gestion électronique de documents

149. Tous les employés doivent être visés pour l’adoption de la solution

150. Portail d’entreprise

152. Spécialiste du domaine

153. Spécialiste Sharepoint

155. Peut avoir une grande incidence sur le plan d’implantation

156. Incidence directe sur les efforts liés au contrôle de la qualité

157. Choisir entre

158. Migration manuelle

159. Migration automatisée

161. Spécialiste Sharepoint

162. Architecte d’information

163. Rédacteur Web

164. Architecte fonctionnel

165. Architecte organique

167. En général, peu de contenu à migrer ou à créer puisqu’il sera créé par les utilisateurs au fur et à mesure de l’utilisation

168. Gestion de contenu Web

169. Création du contenu Web : doit commencer dès le début du projet

170. Migration du contenu Web : migration manuelle à privilégier

171. Gestion électronique de documents

173. Spécialiste Sharepoint

174. Architecte d’information

175. Rédacteur Web

176. Architecte fonctionnel

177. Architecte organique

179. Virtuel VS physique

180. Sécurité

181. Plateforme de développement

182. Consolidation des infrastructures

184. Architecte de sécurité

185. Spécialiste Sharepoint

187. Paramétrage de la sécurité :

188. Est crucial et peut être complexe selon les règles existantes de l’organisation

189. Facilite l’utilisation de toutes les fonctionnalités

190. Recherche

191. Configurer la recherche dès la création de la collection de site

192. Tester immédiatement les fonctionnalités de recherche natives de SharePoint

194. Architecte de sécurité

195. Spécialiste Sharepoint

197. Plusieurs environnements (développement, essais, production)

198. Personnalisation par les communications

199. Plusieurs environnements OU Environnement de production

200. Peut être un mélange des deux

201. Pilotage par l’utilisateur

203. Architecte organique

204. Architecte d’information

205. Spécialiste Sharepoint

206. Développeur Web

208. Édimestre

209. Archiviste

212. La nature des travaux (développement vs entretien/amélioration, informationnel vs transactionnel, progiciel ou développement maison…)

213. Ex.: Aucune donnée supplémentaire à celles gérées par le progiciel --> pas de DBA

214. Les compétences des individus (porte plus d’un chapeau)

215. Ex.: Un architecte organique qui joue aussi le rôle de développeur

216. L’ampleur du projet

217. Ex.: Un profil fonctionnel couvre les rôles d’architecte et d’analyste dans un projet de moindre envergure

218. Le contexte du client

219. Ex.: Il est possible que les rédacteurs web soient des ressources du client

220. Certains profils ont des interventions ponctuelles

221. Ex.: Spécialiste en accessibilité ou ergonomeDémarrage du projet Mise en place des environnements C’est en respectant les différents rôles et leurs compétences distinctives que l’on peut assurer la qualité et la productivité du travail de l’équipe. Mise en place de SharePoint Approche de réalisation Rôles et responsabilités

223. Architecte d’information

224. Architecte intégrateur

225. Architecte fonctionnel

226. Architecte organique

227. Architecte de données

228. Architecte de processus

229. Architecte technologique

231. Architecte d’information

233. Architecte de processus

234. Architecte fonctionnel

235. Architecte d’information

236. Formateur

237. Pilote

239. Architecte d’information

240. Définir les rôles

241. Architecte fonctionnel

242. Établir les périmètres de sécurité et le paramétrage

243. Architecte de sécurité

244. Spécialiste SharePoint

245. Arrimer les rôles avec les niveaux d’autorisation et les permissions de SharePoint

246. Spécialiste SharePoint

247. Arrimer les rôles avec le développement des fonctionnalités personnalisées

249. Architecte fonctionnelle

250. Architecte de sécurité

251. SpécialisteSharepoint

252. Architecte organique

255. Description sommaire des gabarits représentés dans les scénarimages auxquels il faut ajouter des spécifications fonctionnelles

258. Architecte fonctionnelle

259. Ergonome

260. Directeur artistique

261. Spécialiste Sharepoint

263. Choix du mode de réalisation selon le porteur et la portée du projet :

264. Développement traditionnel par les TI

265. Personnalisation et développement Web par les communications

268. Analyste fonctionnel

269. Spécialiste du domaine

270. Infographiste

271. Spécialiste Sharepoint

273. Développement TI + Développement Web = environnement de développement unitaire

274. Développement Web seulement en utilisant SharePoint = environnement de production (attention aux conflits avec le développement TI)

275. Pilotage = environnement de production

277. Développeur Web

279. Formation

280. Arrimer avec la réalisation de la personnalisation

281. S’assurer que l’environnement de formation permet d’isoler le paramétrage spécifique pour celle-ci (attention au parallélisme avec les essais d’acceptation)

282. Expérimentation par les utilisateurs

283. Accompagner les utilisateurs dans l’exploration des fonctionnalités natives de SharePoint

285. Pilote | Édimestre

286. Formateur

287. Spécialiste du domaine

288. Architecte d’information

290. Déployer (migrer) tôt et souvent

291. Tous les environnements doivent être en place avant le début de la réalisation (idéal – l’environnement d’acceptation est un minimum)

292. Commencer à migrer jusqu’en production dès que la solution de migration est stable

293. Pilotage et paramétrage

294. Développement Web en utilisant SharePoint

295. Paramétrage initial

296. Sécurité

297. Configuration des éléments développés

299. Architecte technologique

300. Technicien

301. Développeurs Web

303. Le déploiement de la solution n’inclut pas le contenu!

304. Arrimer la migration du contenu avec la réalisation de la personnalisation

305. Migration du contenu manuelle

306. Saisir le contenu en production!

307. Jamais dans un autre environnement

308. Migration du contenu automatisée

310. Développeur Web

311. Architecte d’information

312. Architecte fonctionnel

314. S’assurer que la gouvernance du système est claire afin de favoriser la mise en service rapide de fonctionnalités natives du progiciel qui auraient été exclues de la portée lors du projet s’il y a lieu

316. Développeur Web

319. Les pièges de cette approche

320. L’approche intégrée : mettre à profit des compétences multidisciplinaires

321. Bonnes pratiques pour rehausser les fonctionnalités de SharePoint sans les dénaturer

323. AVANTAGES : possibilité de répliquer facilement la personnalisation dans différents environnements pour les essais; risque d’erreur moindre;

324. INCONVÉVIENTS : nécessite des connaissances techniques spécialisées pour produire le paramétrage ou le développement des fonctionnalités personnalisées dans une solution. Amène la possibilité d’avoir des anomalies de personnalisation.Certains éléments ne peuvent être personnalisés autrement!

326. AVANTAGES : éviter de désactiver des fonctionnalités personnalisées à l’aide d’une solution SharePoint (exemple : Pages maîtres et mises en page), éviter de personnaliser des fonctionnalités manuellement dans un grand nombre d’environnements distincts

328. AVANTAGES: éviter d’avoir à développer entièrement une fonctionnalité de SharePoint répondant partiellement à un besoin (exemple concret : le flux de travail d’approbation)

330. AVANTAGES: assure le succès de l’implantation!

331. Définir le concept de fonctionnalité native dans SharePoint

332. Selon le rôle, certains peuvent voir de la personnalisation où il n’y en a pas et vice versa

334. Les pièges de cette approche

335. L’approche intégrée : mettre à profit des compétences multidisciplinaires

336. Bonnes pratiques pour rehausser les fonctionnalités de SharePoint sans les dénaturer

338. Avoir au moins un spécialiste du domaine d’affaires

340. S’assurer d’une cohésion maximale entre les joueurs clés des TI, du pilotage ou du soutien aux utilisateurs et des communications