Interaktive Managementsysteme der Modell Aachen GmbH

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QM-Handbücher/IMS-Dokumentationen leiden in vielen Unternehmen unter starken Akzeptanzproblemen. Ohne realen Nutzen, nur Nachweisbürokratie oder nur etwas für Experten, lautet meist das Urteil. Nutzungsstatistiken weisen oft weniger als einen Zugriff pro Mitarbeiter pro Monat auf. Durch eine innovative Verknüpfung von prozessorientiertem Qualitäts- und Wissensmanagement, angereichert mit Social Media Aspekten, können diese Schwächen mit Erfolg behoben werden. Durch die Wiki-Technologie erhält jeder Mitarbeiter die Möglichkeit auf einfachste Weise die Inhalte des Systems zu verändern und dadurch seine organisatorischen Erfahrungen und Vorschläge einzubringen. Die Freigabe der Inhalte wird mittels Workflows gesteuert. Die Erfahrung des Referenten in über 100 Projekten hat gezeigt, dass mit diesem Ansatz QM-Handbücher zum Leben erweckt und ein wertvoller Bestandteil des Alltags aller Mitarbeiter werden, denn fortan werden Best-Practice-Prozesse umgesetzt, Suchzeiten reduziert und Erfahrungen systematisch ausgetauscht.

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Interaktive Managementsysteme der Modell Aachen GmbH

  1. 1. Interaktive Managementsysteme
  2. 2. Eine Ausgründung aus der RWTH Aachen und dem Fraunhofer IPT. Die Wurzeln der Modell Aachen GmbH. Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen  Gegründet 1906  Größtes Institut der Produktionstechnik Europas  Beheimatet den ältesten und größten Lehrstuhl für Qualitätsmanagement Deutschlands  Speerspitze der angewandten Forschung Fraunhofer Institut für Produktionstechnik IPT  Gegründet 1980  Weltweite Bekanntheit durch innovative Lösungen für die Industrie Prof. Dr.-Ing. Robert Schmitt  Urheber der Unternehmerischen Qualität  Gestalter des Unternehmerischen Qualitätsmanagements  Begründer des Aachener Qualitätsmanagement-Modells
  3. 3. Unsere Mission: Interaktive Managementsysteme in Europa zum Standard machen. Das Leistungsprofil der Modell Aachen GmbH. ...zu einer stabilen und dynamischen Organisation, in welcher alle organisatorischen Erfahrungen genutzt werden. Wir begleiten Sie auf dem Weg... Unsere Umsetzungskompetenz…  Q.Wiki-Anpassung und Implementierung  Inhaltliche Gestaltung und Prozessmanagement  Organisatorische Einführung und Verankerung Unser Produkt aus der Forschung...  Interaktive Managementsysteme auf Basis der Wiki-Technologie (Q.Wiki)
  4. 4. Die Verknüpfung von Wissens- und Qualitätsmanagement mit Social Business. Einordnung Interaktiver Managementsysteme. 1960 2000 20101980 Qualitätssicherung Prozessmanagement Wissensmanagement Prozessorientiertes Wissensmanagement Prozessorientiertes Qualitätsmanagement Arbeitssicherheit Umweltmanagement Integrierte Managementsysteme Interaktive integrierte Managementsysteme Social Media/ Wiki
  5. 5. Managementsysteme bilden die Organisation ab – und werden oft nicht gelebt. Der QM-Teufelskreis.  Ein Prozessmanagementsystem bildet die organisatorischen Zusammenhänge eines Unternehmens ab  Heute oft starre Systeme:  Papierversion  HTML im Intranet  Lotus Datenbank im Intranet  Office Dokumente im Ordner oder DMS  Starre Systeme führen zum QM-Teufelskreis: Differenz zwischen Abbildung und Realität QM-System wird wenig genutzt Unzureichende Aktualisierung
  6. 6. Die meisten Unternehmen pflegen statische Nachweis-Dokumente. Wirkprinzipien eines Nachweis-Managementsystems.  Pflege und Gestaltung durch zentrale Stelle  Zeitdifferenz zwischen Beschluss und Dokumentation  0-1 Zugriff pro Mitarbeiter pro Monat  1-10 Verbesserungen im Monat  Zertifikaterhalt, erfolgreicher Nachweis Eigenschaften Effekte Fazit  Ein Großteil der organisatorischen Merkmale/Impulse wird außerhalb des Systems kommuniziert  Die Wirkprinzipien führen zu einer reinen Nachweisdokumentation  Optimierungsziel: Aufwandsminimierung Reale Führung Kaum Aktualisierung Kein Informationsportal Kaum Nutzung QM-DokumentationLive
  7. 7. Business Process Management Tools eignen sich zur Planung algorithmisierbarer Prozesse. BPM Wirkprinzipien. Prozessplanung ohne Rückkopplung Zu komplex für breite Masse Keine Integration in Alltag Expertenfunkt. zur «perfekten Planung» Keine Rückkopplung selbstverstärkend  Fokus auf Planung, Simulation und Optimierung  Geeignet für Workflow- und Produktionsplanung  Von Experten für Experten  First-Time-Right  Anzahl Zugriffe spielt kaum eine Rolle  Keine Rückkopplung/ Kommunikation  Kein Regelkreis/ keine Selbstoptimierung  Klassische BPM-Werkzeuge eignen sich nur, wenn der Adressat kein Mensch ist  Nur für diskrete, algorithmisierbare Prozesse geeignet  Die Wirkprinzipien führen zu einer einmaligen, statischen Modellierung  Optimierungsziel: Die perfekte Planung für einmaligen Use-Case Eigenschaften Effekte Fazit
  8. 8. Die akzeptiertesten Managementsysteme der Welt. Wirkprinzip Interaktiver Managementsysteme. Beschluss/Erfahrungswert (inkrementell) Info-/ Arbeits-/ Navigationsportal Tägliche Anwendung aller Mitarbeiter Dezentrale, synchrone Dokumentation Sozio-technischerRegelkreis  Synchronität/ Echtzeit (Dt=0)  Dezentrale Gestaltung durch Entscheider/ Wissensträger  Evolutionäre Gestaltung  10-100 Zugriffe pro Mitarbeiter pro Monat  10-100 Verbesserungen pro Monat  Beschleunigung der Organisationsentwicklung um Faktor 20  5% Effizienzsteigerung aller admin. Mitarbeiter pro Jahr  30% Aufwandsreduktion bei Change & IT-Projekten  Wirkprinzipien führen zu einer Selbstoptimierung der Organisation  Ein großer Teil organisatorischer Merkmale wird über das System kommuniziert  Optimierungsziel: Wirksamkeit durch Akzeptanz Eigenschaften Effekte Fazit
  9. 9. Social Media Technologien minimieren den Aufwand schriftlicher Kommunikation. Wiki als Schlüsseltechnologie. Social Business/ Enterprise 2.0  Wiki-Technologie und File Share  Communities und Activity Stream  Foren, Blogs und Microblogging  Yellow Pages Wirksamkeit/Nachhaltigkeit Dynamik mündlich Email Dateien BPM DMS Wiki CMS Die Wiki-Technologie  Web 2.0 Anwendung für Internetseiten, die nicht nur gelesen, sondern im Browser modifiziert werden können  Ziel ist es, die Erfahrung und den Wissensschatz der Autoren kollaborativ zu nutzen (Kollektive Intelligenz)  Es existieren offene und zugriffsbeschränkte Wikis  Häufige Softwaresysteme: Mediawiki, FOSwiki, X-Wiki, Confluence, (MS-Sharepoint)
  10. 10. Mit dem Q.Wiki haben wir die Vorbehalte gegen Wikis in den Griff bekommen. Typische Vorbehalte gegen die Wiki-Technologie. „Es gibt keine verlässliche Information“ Lösung der Modell Aachen GmbH: Unterscheidung in einen freigegebenen Stand und einen Diskussionsstand mit Freigabeworkflow „Hoher Ein- bzw. Überführungsaufwand“ Lösung der Modell Aachen GmbH: Stark automatisierbar und auch für evolutionäre Einführung hervorragend geeignet „Inhalte sind für Laien nicht änderbar“ Lösung der Modell Aachen GmbH: Einsatz hochwertiger Text- und Flussdiagrammeditoren mit höchster Usability „Schlechter Support bei Open-Source-Lösung“ Lösung der Modell Aachen GmbH: Wir bieten Ihnen eine professionelle Release- Steuerung mit Patches und Updates sowie Supporthotline direkt ins Entwicklerteam
  11. 11. Das Q.Wiki unterstützt ideal das Prinzip Interaktiver Managementsysteme. Das Prozess-Portal Q.Wiki mit seinen Applikationen. Hauptmerkmale des Q.Wiki auf einen Blick:  Webbasierte Lösung – keine Installation auf Einzelrechnern erforderlich  Definition der Prozesslandschaft von der obersten Prozessebene bis in eine beliebig wählbare Detaillierungstiefe  Dezentrale, interaktive Dokumentation mit Diagrammen, Beschreibungen, Listen und Bildern durch Wissensträger selbst  Dateien können in beliebigen Formaten hinterlegt und verwaltet werden  Geeignet als Basis für Zertifizierungen z.B. ISO9001, TS16949 Applikationen über Prozess-Portal hinaus  Projektmanagement  Auditmanagement  Protokollmanagement  Kennzahlenmanagement  Workflowmanagement  …
  12. 12. Eine mögliche Startseite des Q.Wiki – ausgestaltet als Prozesslandkarte. Q.Wiki Vorführung.
  13. 13. Einbindung aller Mitarbeiter durch Unterscheidung zw. freigegebenem- und Diskussionsstand. Eine Prozessbeschreibung in Q.Wiki.
  14. 14. Wirksames und leichtgewichtiges Projektmanagement. Projekte-Applikation im Q.Wiki.
  15. 15. Alle Unternehmens- und Prozesskennzahlen auf einen Blick. Cockpit-Applikation im Q.Wiki.
  16. 16. Ein leeres Wiki hat keinen Wert. Der kritische technische und inhaltliche Systemwert für Mitarbeiter. kritischer Systemwert für Mitarbeiter ZeitRoll OutKick Off Nutzen > Aufwand mehr Nutzer höherer Nutzen Systemwert weniger Nutzer Nutzen < Aufwand geringer Nutzen max. möglicher Systemwert
  17. 17. Ein Wikiansatz erfordert eigenmotivierte und organisierte Systemgestaltung. Die drei Stellhebel einer erfolgreichen Q.Wiki Evolution. geplant eigenmotiviert Eigenmotivierte Evolution  Aktualisierungen, Verbesserungen, Erfahrungswerte durch Autoren Organisierte Evolution  Verankerung in Besprechungen  Pflege durch Delegieren  als Führungsaufgabe etablieren Evolutionäre Sprünge  Prozessharmonisierungs-Projekt  Ablösen von Insellösungen  Anbindung an andere Systeme  Einführung von Applikationen
  18. 18. Interaktive Managementsysteme erfordern Umgewöhnung. Veränderungskurve bei der Q.Wiki Implementierung. 1. Schock Differenz zwischen Erwartung und Realität 2. Auflehnung überhöhte Einschätzung der eigenen Kompetenz 3. Einsicht der Notwendigkeit von Veränderung 4. Akzeptanz Loslassen alter Gewohnheiten 5. Probieren Suchen neuer Verhaltensweisen 6. Integration neuer erfolgreicher Verhaltensweisen in das aktive Verhaltensrepertoire Zeit Produktivität
  19. 19. Wir begleiten Sie bei der Einführung eines Interaktiven Managementsystems. Unser Vorgehen. Q.Wiki-Anpassung und Implementierung  Spezifikation der Anforderungen  Q.Wiki auf Server einrichten  Rechtemanagement einrichten  Design an CI des Unternehmens anpassen  Funktionalitäten an Anforderungen adaptieren  Aufgaben- und Workflowmanagement einrichten  erforderliche Anbindungen erarbeiten 1 5 Manntage Organisatorische Einführung und Verankerung 3  Wiki-Rolleninhaber identifizieren  Autoren und Admini- stratoren schulen  Q.Wiki als Werkzeug verankern  Eigeninitiative der Autoren mit Multipli- katoreffekt schaffen  Struktur der organisierten Pflege schaffen  Methodik: Persona- Methode, Key-User Ansatz, Kommuniko- gramm und Projektmarketing 5 Manntage Inhaltliche Gestaltung und Prozessmanagement 2  Templates definieren  Wikistruktur, -bereiche und -rechte erarbeiten  Prozesse aufnehmen oder überführen  organisatorische Informationen zusammentragen  Inhalte hinsichtlich Usabilty optimieren (z.B. inkrementelle Änderbarkeit)  Methodik: Eigene Systematiken auf Basis von Usability-Studien 5 Manntage Wartungs- und Servicevertag 4  Optionaler Wartungs- und Servicevertrag  inhaltliche Beratung je nach Bedarf 2 Manntage Beratertage bei einem Unternehmen mit 350 Mitarbeitern als Anhaltswerte
  20. 20. Unsere Mission: Interaktive Managementsysteme in Europa zum Standard machen. Die Kontaktdaten. Prof. Dr.-Ing. Robert Schmitt Direktor des Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen Direktoriumsmitglied des Fraunhofer IPT Beirat der Modell Aachen GmbH Tel.: +49 (0)241 1899 0938, Fax: +49 (0)241 80-22193 schmitt@modell-aachen.de Dr.-Ing. Carsten Behrens Geschäftsführer der Modell Aachen GmbH Tel.: +49 (0)173 35 22 333, Fax: +49 (0)241 9148 8653 behrens@modell-aachen.de Bildquelle www.pixelio.de

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