2. Qu’est-ce qu’un système d’information
?
Ensemble de moyens techniques,
organisationnels et humains facilitant la
bonne circulation et réception de
l’information.
Mme. Capron - Novembre 2013
3. Les buts de la gestion documentaire
Correspond à des objectifs professionnels de
gestion d’un système d’information et de
diffusion de l’information :
1) Faire connaître aux membres d’une
organisation toute modification réglementaire
des missions
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4. Les buts de la gestion documentaire
2) Trouver des informations pertinentes, les diffuser,
les conserver et les mettre à disposition.
- Comment organiser la communication interne ?
Liste de diffusion / de discussion, compte Twitter,
utilisation d’un intranet ?
- Quel logiciel de GED ?
3) Conserver les documents internes, les dossiers
professionnels…
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5. Les étapes de la gestion documentaire
1) Repérage des sources d’information
pertinentes (connaissance des ressources
professionnelles : institutions, organismes,
associations, presse professionnelle…) ;
2) Mise en place d’une veille sur un thème
prédéfini
3) Indexation des documents
4) Archivage des documents
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6. 1. Repérer les sources d’information
• Savoir ce que je cherche : je définis mon
besoin d’information :
– Sur quel thème vais-je travailler ?
– A qui vais-je diffuser l’information ?
– De quels types d’informations mon organisation at-elle besoin ? (document juridique, administratif,
article de presse…)
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7. 1. Repérer les sources d’information
• Avoir défini mon besoin d’information va me
permettre de repérer les informations
pertinentes ( = qui répondent à mon besoin
d’information).
• Ce sont ces sources que je vais utiliser pour faire
ma veille.
• Où trouver des sources d’information en ligne
dans le domaine sanitaire et sociale ? > Portail du
CDI
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8. 2. Mettre en place sa veille
documentaire
Activité : Mener une veille documentaire à partir
de Google Alert :
• Selon mon sujet, je sélectionne mes sources
• La veille doit être faite sur le long terme
• Chaque article intéressant devra être posté
sur la liste de discussion de la classe (je diffuse
l’information)
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9. 3. Indexer les documents
• Pourquoi ? Après avoir trouvé des documents,
je dois les conserver. L’indexation est une
étape de cette démarche.
• Principes de l’indexation :
– Décrire « physiquement » le document
– Décrire le contenu du document (de quoi il parle)
grâce à l’utilisation de thésaurus et de mots-clés.
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10. 3. Indexer les documents
• Thésaurus : Liste de mots normalisés que l’on
appelle « descripteurs » (il décrit le contenu
du document). Utiliser une liste de mots
normalisés permet une cohérence
d’indexation d’un services à un autre.
Ex : Pour parler de service de santé, il faudra
utiliser le descripteur « équipement et service
de santé ».
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11. 3. Indexer les documents
• Mots-clés : Le mot-clé n’est pas un
descripteur, il n’appartient pas au thésaurus.
Quand un mot n’existe pas comme
descripteur, je peux compléter mon indexation
en faisant de ce mot un mot-clé.
Les mots-clés ne vont pas dans les mêmes
champs d’indexation que les descripteurs.
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12. 3. Indexer le document
Comment fonctionne un thésaurus ?
Le thésaurus est basé sur des liens sémantiques
(de sens) entre les descripteurs.
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13. 3. Indexer le document
Le thésaurus est
d’abord composé de
microthésaurus (MT)
qui sont structurés par
sujets.
Les titres des
microthésaurus ne
sont pas des
descripteurs
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14. 3. Indexer le document
Chaque
microthésaurus est
divisé en plusieurs
thèmes : ce sont
les « termes
génériques » (TG).
Ce sont des
descripteurs et ils
peuvent être
utilisés dans
l’indexation.
Les « termes
génériques » sont
détaillés grâce à
des « termes
spécifiques » (TS).
Eux aussi sont des
descripteurs qui
peuvent être
utilisés lors de
l’indexation
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15. 3. Indexer le document
Le schéma ci-dessous présente les liens sémantiques entre différents
descripteurs.
Le descripteur que
j’utilise
Le descripteur
« terme générique »
« Employé pour » (EP)
indique que le descripteur
« besoin nutritionnel » doit
être utilisé lorsqu’on parle de
« besoin alimentaire » et de
« suralimentation», ces
derniers ne sont pas
descripteurs
Le « terme
associé » (TA) : un
descripteur est
sémantiquement
lié au descripteur
utilisé mais
n’appartient pas
au même MT
Le descripteur
« terme spécifique »,
plus précis.
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16. 3. Indexer le document
Le thésaurus en bref:
Thésaurus
1. Microthésaurus (MT)
2. Terme générique (TG)
3. Terme spécifiques (TS) < > Terme associé
(TA)
- Employé pour (EP) -
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17. 3. Indexer un document
Quelques thésaurus…
1. Généralistes : MOTBIS et le thésaurus de
l’UNESCO (domaines de l’éducation, la
culture, les sciences naturelles, sciences
sociales et humaines, communication et
information) ;
2. Spécialisés : Le Mesh (médecine) et le
thésaurus de l’INPES sur l’éducation à la
santé
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18. 3. Indexer un document
Exercice d’indexation d’un document à partir
d’un bordereau
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19. 4. Archiver un document
• L’archivage consiste à stocker, de façon
organisée, les documents après leur
indexation.
• Le plus souvent, l’organisation utilise un
logiciel de GED, l’indexation et le classement
se feront alors en même temps, sur le même
logiciel.
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20. 4. Archiver un document
•
•
•
•
Typologie des classement de documents :
Alphabétique
Numérique : on donne un numéro par ordre
d’arrivée aux documents
Alphanumérique : lettre du nom du
document, suivie par l’ordre d’arrivée
Idéologique : classement par thème, nécessite
un plan de classement
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21. 4. Archiver un document
• Décimal : suit le classement idéologique +
attribution d’un numéro pour chaque thème
et sous-thème
• Géographique : Par zone géographique
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