Mitech presenta Open Text ECM Suite for SAP Solutions, una sintesi degli scenari applicativi disponibili con SAP Document Access, SAP Invoice Management e SAP Extended ECM

2. © 2012 Mitech Srl
Open Text
Leader nel mercato dell’ECM
fatturato 2012 >$1.200M
46.000 clienti in 114 paesi,
5.000 dipendenti
Dal 2007 ha un rapporto di
resale con SAP per specifiche
soluzioni rivolte ai clienti SAP

3. © 2012 Mitech Srl
ECM Suite for SAP Solutions

4. SAP DOCUMENT ACCESS
SAP ECM Suite

5. © 2012 Mitech Srl
SAP Document Access by Open Text
• Fornisce tutti gli strumenti per le attività legate alla gestione dei documenti di
business in SAP ECC
• Scansione: Enterprise Scan
• Acquisizione da file system ed email: DesktopLink, ExchangeLink/NotesLink
• Archiviazione: Archive Server
• Visualizzazione: Open Text Viewer
• Piattaforma di sviluppo: DocuLink
• Permette di implementare tutti gli scenari di archiviazione standard di SAP
• documenti in ingresso (con bar code, con workflow, archiviazione manuale)
• documenti in uscita (da customizing messaggi di output)
• print list
• file documenti DMS
• Rende i file archiviati accessibili come allegati degli oggetti di business di SAP
• Consente di creare applicazione avanzate per la ricerca e consultazione dei
documenti in una logica di processo
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6. © 2012 Mitech Srl
Archiviazione documenti in uscita
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7. © 2012 Mitech Srl
Archiviazione con workflow
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8. © 2012 Mitech Srl
Archiviazione con workflow (2)
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9. © 2012 Mitech Srl
Archiviazione con bar code
Al salvataggio della registrazione
l’utente inserisce il bar code tramite
lettore ottico
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10. © 2012 Mitech Srl
Archiviazione con bar code (2)
I documenti cartacei vengono
acquisiti da scanner attraverso
Enterprise Scan ed archiviati
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11. © 2012 Mitech Srl
Archiviazione con DesktopLink
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12. © 2012 Mitech Srl
Archiviazione email con ExchangeLink
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13. © 2012 Mitech Srl
Accesso ai file archiviati
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14. © 2012 Mitech Srl
ArchiveLink Plus
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15. © 2012 Mitech Srl
Indicizzazione e ricerca full-text
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16. © 2012 Mitech Srl
SAP Document Access by Open Text DocuLink
• Piattaforma per lo sviluppo di viste per processo
dei documenti di SAP e dei loro allegati
• Accessibile tramite SAP GUI e interfaccia Web
integrabile in SAP NetWeaver Portal
• Accesso alle viste direttamente dalle transazioni
SAP tramite GOS (Generic Object Services)
• Permette di creare applicazioni basate su
oggetti standard e su oggetti custom
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17. © 2012 Mitech Srl
DocuLink – applicazione al ciclo attivo
Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.
Slide 17
Informazioni sul
documento SAP
Accesso ai
documenti
scansiti
Accesso a file
ed email allegati
Accesso ai
messaggi di
stampa di SAP
Visualizzazione
file documenti
Accesso a
transazioni SAP
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18. © 2012 Mitech Srl
DocuLink – applicazione al ciclo passivo
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19. © 2012 Mitech Srl
DocuLink – interfaccia Web
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20. © 2012 Mitech Srl
SAP Document Access: principali benefici
• Archiviazione sistematica, sicura ed affidabile
dei contenuti
• Collegamento automatico tra documenti
archiviati e oggetti di business SAP
• Rintracciabilità immediata dei contenuti da
SAP GUI
• Consultazione dei contenuti in una logica di
processo
• Garanzia di una piattaforma tecnologica di
classe enterprise ed allineata con l’evoluzione
dei sistemi SAP
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21. SAP EXTENDED ECM
SAP ECM Suite

22. © 2012 Mitech Srl
SAP Extended ECM by Open Text
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23. © 2012 Mitech Srl
SAP Extended ECM by Open Text - Workspace
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24. © 2012 Mitech Srl
SAP Extended ECM by Open Text - Interfacce
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25. SAP INVOICE MANAGEMENT
SAP ECM Suite

26. © 2012 Mitech Srl
Problemi legati alla gestione delle fatture fornitore
 Troppi documenti cartacei ed
eccessivo dispendio di energie
per la loro gestione
 Costo eccessivo delle singole
fatture
 Impiego di sistemi
indipendenti non integrati
 Impossibilità di gestione del
flusso di lavoro
 Mancata integrazione con i
sistemi di contabilità
 Controllo inadeguato dei
processi di contabilità
fornitori (rischio di mancata
uniformità)
 Visibilità limitata sui passivi
 Mancato controllo di eventuali
colli di bottiglia
 Frammentazione eccessiva ed
inefficienza
 Processi non standardizzati e
non strutturati
Risultato:
Costi elevati per le
operazioni contabili
Scarsa visibilità e
strutturazione dei
processi
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27. © 2012 Mitech Srl
SAP Invoice Management by Open Text
 Soluzione per la gestione dell’intero
processo di riconciliazione delle fatture
fornitore (acquisizione, gestione eccezioni,
approvazione, registrazione e rilascio in
pagamento)
 Dispone di un componente OCR specializzato
nell’estrazione dei dati di fattura
 Completamente integrato in SAP ECC,
implementato come add-on ABAP, utilizza il
modulo SAP Workflow
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28. © 2012 Mitech Srl
Benefici derivanti dall’implementazione di SAP Invoice
Management
Risultato:
Operazioni efficienti
Costi ridotti
Miglioramento della
visibilità del processo
 Processi e sistemi integrati
in un unico scenario
applicativo
 Archiviazione univoca e
sicura dei file
 Completa integrazione con
SAP ECC (MM e FI)
 Visibilità complessiva ed
immediata sui passivi
basata su strumenti di
ricerca puntuale e report
personalizzabili
 Audit completo del processo
 Archiviazione digitale delle fatture
con possibilità di procedere alla
conservazione sostitutiva
 Approccio sistematico e basato
sulla collaborazione per la
gestione della fatture
 Automatismi e processi
standardizzati
 Semplificazione dei processi
manuali e cartacei
 Flussi di lavoro che
minimizzano i tempi di
riconciliazione
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29. © 2012 Mitech Srl
BackendPost
Archiviazione
Open Text – Archive Server
Scansione / acq.
da file Interpretazione Controllo
fatture
Elaborazione
eccezione
Inoltro e inser.
commenti Approvazione
Risoluzione
eccezioni
Estrazione
informazioni
Monitoraggio
documenti
RegistrazioneCollaborazioneAcquisizione
immagini
Archiviazione
ICC Validation Client SAP ECC
Elaborazione OCR
Pagamento
Rilascio in
pagamento
SAP IM - Invoice Cockpit
CONTROLLO WORKFLOW CONTROLLO AP / FITRASFORMAZIONEACQUISIZIONE
EDI
Fatture
cartacee
Scenario applicativo di SAP Invoice Management
Registrazione
Enterprise Scan
Conservazione
Sostitutiva
File fatture
In formato
digitale
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Portale
fornitori

30. © 2012 Mitech Srl
Inoltro trasparente per organizzazioni con struttura
geograficamente distribuita
Centro servizi condivisi
Addetto Contabilità fornitori in
Russia
 Inoltro ad addetto acquisti negli
USA
 Inoltro all'addetto approvazioni
Argentina
Il responsabile
approvazioni in
Argentina approva il
processo
L'addetto acquisti
negli USA
risolve l'eccezione
Fattura ricevuta a
Londra, UK
 Scansione
 Flusso di lavoro
avviato in SSC in
Russia
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1
3
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31. © 2012 Mitech Srl
Validazione documenti con Invoice Capture Center –
Validation Client
Miglioramento della produttività
attraverso l’accesso coordinato ad
immagini e dati
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32. © 2012 Mitech Srl
Lingue supportate per il riconoscimento OCR dei dati della
fattura
• Cinese
• Ceco
• Inglese
• Danese
• Olandese
• Finlandese
• Francese
• Tedesco
• Ungherese
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• Italiano
• Giapponese
• Norvegese
• Polacco
• Portoghese
• Russo
• Spagnolo
• Svedese

33. © 2012 Mitech Srl
VIM Workplace
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34. © 2012 Mitech Srl
Visualizzazione fatture tramite Web Viewer
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35. © 2012 Mitech Srl
Elaborazione dei documenti - Controllo duplicati
Aspetto e
impressione
generale
familiari per gli
utenti SAP
Rilevamento
anticipato e
automatico dei
duplicati
Inserimento dati
automatico o
manuale
Convalida
immediata dei
dati
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36. © 2012 Mitech Srl
Elaborazione delle eccezioni - Differenze di prezzo
Accesso con un
clic alle
informazioni di
supporto
Storico
completo
Opzioni operative
basate sui ruoli
Migliori pratiche
per la gestione
delle eccezioni
Inoltro
trasparente,
basato sui ruoli
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37. © 2012 Mitech Srl
Approvazione della fattura con attribuzione
delle informazioni contabili
Approvazione
nell'interfaccia
utente preferita -
Portale o SAPGUI
Approvazione
o rifiuto con un
unico clic
Semplice delega
per l'accesso alle
funzioni contabili
Storico
approvazioni
immediato
Un unico clic per
richiamare le
informazioni
supplementari
Informazioni
concise e
facilmente
comprensibili
Convalida
immediata
dei dati
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38. © 2012 Mitech Srl
Approvazione tramite Approval Portal
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39. © 2012 Mitech Srl
Approvazione da Mobile Portal
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40. © 2012 Mitech Srl
Analisi e monitoraggio
Analisi con più di
50 criteri
Pieno accesso
alle funzioni SAP
Riepilogo
completo di
tutte le fatture
elaborate
Valuta di
reporting a
scelta
Accesso con un
unico clic ai
dettagli della
fattura
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41. © 2012 Mitech Srl
Reporting delle passività
Analisi delle
passività per
pianificazione
cash flow
Valutazione dei
passivi in base a
Co.Ge e oggetto di
costo
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42. © 2012 Mitech Srl
KPI Dashboard
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43. CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA
SAP ECM Suite

44. © 2012 Mitech Srl
Processo di conservazione sostitutiva
1. Acquisizione documenti in formato
adeguato (TIFF/PDF/TXT)
2. Archiviazione e collegamento a
registrazioni contabili
3. Estrazione periodica dei file
archiviati e dei relativi metadati
4. Creazione dei volumi di
conservazione sostitutiva
5. Tenuta volumi di conservazione
sostitutiva

45. © 2012 Mitech Srl
Invio documenti in conservazione sostitutiva da SAP ECC
• Procedura gestita con programma ABAP, schedulabile per esecuzione in
background
• Tramite esecuzione in modalità di test permette di evidenziare eventuali
problemi di accesso ai documenti archiviati o la mancanza degli stessi
• Configurabile per tipologie di documenti FI in modo da gestire singoli
sezionali IVA

46. © 2012 Mitech Srl
Conservazione sostitutiva in outsourcing
BENEFICI:
– Il service provider diventa responsabile della
conservazione sostitutiva
– Il service provider provvede alla formazione dei
volumi di conservazione sostitutiva
– Il service provider provvede alla tenuta dei volumi di
conservazione sostitutiva, svolge le verifiche
periodiche e li rende disponibili per la consultazione,
stampa ed esportazione in caso di verifiche
– Nessuna investimento in infrastrutture
hardware/software

47. Grazie per l’attenzione!
Alberto Allegretti
alberto.allegretti@mitechsrl.it
www.mitechsrl.it