El documento discute las necesidades de las universidades y escuelas de implementar un sistema de inteligencia organizacional y un almacén de datos que les permita mejorar la asignación de recursos, monitorear el rendimiento y progreso de los estudiantes, y apoyar la toma de decisiones de las autoridades educativas. Se enfatiza la importancia de recopilar y almacenar diferentes tipos de datos académicos y de servicios en un repositorio central para facilitar el análisis de datos y satisfacer las necesidades informativas de los usuarios.
Estrategias para mejorar la toma de decisiones en instituciones educativas con Data Warehouse (DW
1. Rojas Rojas Rodríguez, Karol
Villarroel, Mirko A
2. Necesidades
Las universidades y escuelas necesitan
definir mejores estrategias que les
permita trabajar con presupuestos
reducidos, pocos recursos y mejorar
la tasa de estudiantes por profesor.
Hay que establecer métricas que
aseguren que cada estudiante reciba
la oferta académica correcta y una
atención personalizada para que
obtenga el éxito deseado.
3. Necesidades
Los administradores (Directores de
Colegio, decanos de facultad, etc.) deben
conocer con exactitud quienes no están
alcanzando las metas y las razones de
ello.
Cómo asignar de mejor manera los
recursos para satisfacer las necesidades de
los estudiantes y cómo simplificar las
tareas diarias tales como administrar la
asistencia y todo esto mientras se
mantienen los costos dentro de un
4. Necesidades
Es necesario un sistema de
inteligencia organizacional que ayude
a los docentes, autoridades de
educación y estudiantes a tomar
decisiones mejor sustentadas acerca
de diferentes tópicos, desde las
evaluaciones de alumnos hasta la
planificación de los recursos para el
siguiente período académico.
5. Necesidades
Un ambiente en donde las autoridades de
la Institución accedan a los datos de su
interés en el momento que lo deseen, sin
intermediarios que atrasen los procesos
de toma de decisiones, y con los
mecanismos necesarios para realizar
diferentes tipos de análisis de datos de
acuerdo a su necesidad.
6. Sistema
El DWH debe almacenar información
de todos los aspectos del sistema
académico incluyendo
matrículas, calificaciones de
estudiantes, evaluaciones a
docentes, y demás servicios
especiales que se ofrezcan.
7. Sistema (cont.)
Hacer seguimiento de las tendencias
de los alumnos, su rendimiento, su
progreso y la efectividad de los
programas académicos.
Administrar los recursos
universitarios: docentes y programas
que mejor satisfagan las necesidades
de los estudiantes.
8. Sistema (cont.)
Implementar una infraestructura
que permita acceder a los datos,
reportear y distribuir la
información, de fácil
implementación y con una interface
amigable a usuarios no técnicos
tales como los directivos,
docentes o alumnos.
9. Data WareHouse
Un DW es un ambiente (interfaz de
usuario, aplicaciones, RRHH, etc.), en
donde su componente principal es
un repositorio único, completo y
consistente de datos obtenidos de
diferentes fuentes (bases de datos,
plataformas, archivos) y que están
disponibles al usuario para que
pueda comprender la organización
y utilizarlo para la toma de
decisiones” – Carlos González
10.
11. Estrategias
Para reducir la tendencia de
hacer prejuicios, hay que acatar
fielmente los requerimientos de
los usuarios.
Las necesidades de los usuarios
cambian rápidamente o tienen
más necesidades de las que
pueden fácilmente priorizar.
12. Estrategias (cont.)
Es importante solicitar
retroalimentación de los usuarios. A
veces ellos no saben como o son
renuentes a dar su criterio, por lo que se
debe facilitarles la tarea.
Retroalimentación formal (encuestas,
entrevistas, formas, etc) es de gran ayuda.
También la informal (comentarios,
charlas de almuerzo, etc).
Lo más importante de las debe tomar en
cuenta y actuar conforme a ellas.
13. Estrategias (cont.)
Se debe actuar como un proveedor
de servicio hacia el negocio (enfoque
de centro de servicio).
El equipo de desarrollo no debe
creer que la sola existencia del DW
es más importante que su usabilidad.
14. Estrategias (cont.)
Las necesidades de los usuarios
siempre irán apareciendo o las
nuevas tecnologías lo que hará
desear innovar la solución.
Un requerimiento de innovación
es señal segura de que el DW es
exitoso, de que los usuarios lo
están usando.
15. Estrategias (cont.)
No esperar a que los usuarios
tomen la iniciativa.
Si la organización está
creciendo más rápido que el DW
o está evolucionando hacia
nuevas áreas que no se
encuentran en los planes del
DW, entonces no se estará
haciendo todo lo necesario
para ayudar a la Institución.