Política para la gestión de los documentos electrónicos. La experiencia de España. Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos. Contenidos: 1. Documento electrónico y transformación digital 2. Qué venimos haciendo 3. Dónde estamos 4. Qué hacer, 5 acciones claves 5. Retos y conclusiones

1. Política para la gestión de los
documentos electrónicos.
La experiencia de España.
23 de octubre de 2015
Miguel A. Amutio Gómez

2. 1. Documento electrónico y
transformación digital
2. Qué venimos haciendo
3. Dónde estamos
4. Qué hacer, 5 acciones
claves
5. Retos y conclusiones
Contenidos:

3. 1. Documento-e y
transformación
digital
• Un apunte del contexto

4.  Contexto: documentos administrativos como soporte en el que
se materializan los actos, forma externa y testimonio de actividad.
 Crecen la información y los documentos en soporte
electrónico o digital frente al soporte papel (y cada vez más, ya no
hay papel).
 La gestión de los documentos electrónicos es clave para la
transformación digital de la Administración.
Transformación digital
Documento electrónico
Expediente electrónico
Archivo electrónico
Factura electrónica
Contratación electrónica
Notificación electrónica
Receta electrónica
...

5. Múltiples facetas
(Fuente: Elaboración propia)
Gestión de
información
Gestión de
la
información
ServiciosServicios
Públicos
ProtecciónProtección
de datos de
carácter
personal
Seguridad
Interoperabilidad
Accesibilidad
Transparencia
ReutilizaciónReutilización
de la
información
Gestión
documental

6. Una oportunidad que había que aprovechar.
2. Qué venimos
haciendo
• Marco legal
• Soporte documental
• Herramientas

7. Resultado de un esfuerzo colectivo de todas las
Administraciones Públicas multidisciplinar (expertos de
tecnología, administración, archivos, normativa...)
Seguridad jurídica y esfuerzo colectivo
multidisciplinar

8. El marco legal trata:
Documento-e
Copias soporte electrónico <-> papel
Expediente-e
Archivo-e
Metadatos
Digitalización
+ Otros temas: destrucción, referencia
temporal, imágenes aportadas por los
ciudadanos
Crea:
El documento-e en el marco legal
Fuente:
https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=029_Codig
o_de_Administracion_Electronica

9. Esquema Nacional de Interoperabilidad
Dimensiones de la interoperabilidad

10. Las AA.PP. adoptarán medidas
organizativas y técnicas para la recuperación y
conservación de los documentos-e a lo largo de su
ciclo de vida.
Crearán repositorios-e complementarios y
equivalentes en cuanto a su función a los archivos
convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo
de vida de los documentos-e.
Aplicarán medidas de seguridad (ENS).
Formatos de los documentos para preservación.
Digitalización de documentos en soporte papel.
+ Normas técnicas de interoperabilidad
ENI, Cap. X Recuperación y conservación del
documento-e

11. Política de gestión de documentos electrónicos
Directrices para la elaboración de políticas de gestión de documentos-e.
Documento electrónico
Componentes: contenido, firma-e y metadatos mínimos obligatorios.
Estructura para su intercambio.
Condiciones relativas al acceso al documento.
Expediente electrónico
Componentes: índice-e, documentos-e y metadatos mínimos obligatorios.
Estructura para el intercambio de expedientes-e.
Digitalización de documentos
Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e.
Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad.
Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.
Procedimientos de copiado auténtico y conversión
Reglas para generación de copias-e auténticas y copias papel auténticas de documentos públicos administrativos-e.
Condiciones para la conversión de formato de documentos-e por parte de las AA.PP.
Esfuerzo para clarificar, delimitar y concretar conceptos y requisitos generales y de detalle.
Normas técnicas de interoperabilidad
Regulación para el documento-e
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html

12. Normas técnicas de interoperabilidad
Regulación para el documento-e

13. http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html
 Normas técnicas
Guías de aplicación
Esquemas
 Modelos
 Otros documentos

14. http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html
+ Guías de aplicación disponibles en el Portal de la Administración Electrónica:
Fuente: http://administracionelectronica.gob.es
La gestión del documento-e: soporte interpretativo

15. Se aplicará lo previsto en el ENS:
Principios básicos y requisitos
mínimos.
Medidas de seguridad adecuadas a
los medios y soportes en los que se
almacenen los documentos.
Se aplicarán medidas para
garantizar integridad, autenticidad,
confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad,
calidad, protección, accesibilidad y
conservación física y lógica de los
documentos-e, sus soportes y medios,
atendiendo a los riesgos a los que
puedan estar expuestos
y a los plazos durante los cuales
deben conservarse los documentos.
Prevención, reacción y
recuperación (Art. 7.)
...
5. ..., el sistema garantizará la conservación
de los datos e informaciones en soporte
electrónico.
…, a través de una concepción y procedimientos que
sean la base para la preservación del patrimonio
digital.
Protección de información
almacenada y en tránsito. (Art. 21.)
...
2. Forman parte de la seguridad los
procedimientos que aseguren
la recuperación y conservación a largo
plazo de los documentos-e producidos por las
AA.PP. en el ámbito de sus competencias.
...
+ Seguridad adecuada a riesgos y plazos

16. Herramientas
Sistema de gestión de Centros
de Archivo multidepartamental.
Permite la integración con las
aplicaciones consumidoras y la gestión
de los documentos y expedientes
electrónicos remitidos estas.
Basado en OAIS (Open Archive
Information System), modelo de
referencia para la implantación de un
sistema de repositorio digital
desarrollado estandarizado a través de
la ISO 14721:2003.
Fuente: http://administracionelectronica.gob.es/ctt/archive
Sistema para la gestión de
documentos y expedientes-e.
Inside-Base: Permite gestionar
documentos y expedientes-e en un gestor
documental compatible con CMIS.
G-Inside (Generador de Inside): Servicios
para validar y generar documentos y
expedientes. Se dispone de una Web para
probar g-inside en la dirección: https://g-
inside.seap.minhap.es
Libre y gratuita.
http://administracionelectronica.gob.es/ctt/inside

17.  Reglamento UE 910/2014 (identidad electrónica y servicios de confianza): artículo 46, efectos
jurídicos de los documentos-e.
 Estrategia para un Mercado Único Digital: promoción del documento-e en la UE.
Acciones en la Unión Europea
Acción 2.15 del Programa ISA
Marco Europeo de Interoperabilidad
Proyecto europeo e-ARK
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2010:0744:FIN:ES:PDF
http://ec.europa.eu/isa/actions/02-interoperability-architecture/2-15action_en.htm
http://www.eark-project.com/

18. 3. ¿Dónde
estamos?
La cruda realidad
Fuente: Comisión Europea

19. La gestión del documento-e: ¿dónde estamos?
El soporte normativo y documental es muy completo y exhaustivo;
sin embargo…
Fuente: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/OBSAE/pae_Notas_Tecnicas/2015-
02-nota-tecnica-ENI.pdf
Véase también: El archivo electrónico es la última etapa del documento electrónico,

20. ¿Dónde estamos?, ¿por qué?
 Es un tema percibido como más novedoso, al menos en ámbitos más allá de
los expertos en la gestión documental.
 Requiere un tratamiento horizontal en la organización que implique a
los actores interesados y reúna a responsables y expertos de gestión, de archivos y de
tecnologías de la información; a la vez que un carácter multidisciplinar en los comités y grupos de
expertos que aborden la cuestión.
 Requiere la elaboración y aprobación de la política de gestión de
documentos electrónicos que establezca las directrices generales con proyección a
toda la organización, más las normas o instrucciones técnicas que traten las cuestiones de
detalle.
 Requiere ordenar el posible escenario de herramientas preexistentes
en relación con la gestión documental y la gestión de expedientes, así como la selección de
herramientas de gestión de documentos y de archivo, más las integraciones entre herramientas
que puedan ser necesarias.
 Es necesaria la formación del personal, tanto del responsable de la
planificación, implantación y administración del programa de tratamiento de documentos, como
de aquél implicado en tareas de gestión de documentos electrónicos.

21. 4. ¿Qué hacer?
5 acciones claves

22. Responsables
Expertos
en
archivos
Expertos
en TIC
Usuarios
[1] Implicar a los actores interesados
Tratamiento
horizontal y
multidisciplinar

23. [2] Elaborar y aprobar la política de
gestión de documentos-e
Fuente: Norma técnica de interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos

24. Fuente:
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_E
strategias/Archivo_electronico/pae_Politica_de_gestion_d
e_documentos_electronicos.html
Modelo de Política de gestión de documentos-e

25. Ej.: Política de gestión de documentos-e del MINHAP
Política Ponencias complementarias

26. [3] Aplicar los metadatos para la
gestión del documento-e
 Permiten un conocimiento inmediato y automatizable de
algunas características del documento y facilitan la disponibilidad, el acceso, la conservación
y la interoperabilidad del propio documento.
 Sirven para identificar, autenticar y contextualizar
documentos, y del mismo modo a las entidades, los procesos y los sistemas que los
crean, gestionan, mantienen y utilizan.
 Proporcionan información estructurada o semi-estructurada
que hace posible la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo.
 Metadatos mínimos obligatorios y complementarios.
 Se articulan en un ‘esquema de metadatos’:
Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico
(e-EMGDE) que podrá ser usado como referencia y herramienta de apoyo para la
adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestión
de documentos.

27. Esquema de metadatos para la gestión del documento-e (e-EMGDE)

28. [4] Utilizar herramientas
adecuadas
 Contemplar los aspectos de archivo
en la concepción de los sistemas de
información (junto con implicaciones relativas a
reutilización y transparencia).
 Herramientas de soporte a la
gestión diaria de los documentos (control,
almacenamiento y gestión de la documentación de los
archivos de oficina).
 Herramientas orientadas a
proporcionar un repositorio seguro a
los documentos (conservación permanente).

29. [5] Formación
 Marco legal
 Política
 Normas y procedimientos
operativos
 Herramientas
De los distintos agentes implicados.
Y también de los ciudadanos.
Para vencer el vértigo a la
transición desde el soporte papel al
soporte electrónico:

30. 5. Retos y
conclusiones

31. Retos
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas
Artículo 17. Archivo de documentos.
1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico
único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos
finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita
garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta
con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. ...
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con
medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que
garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de
los documentos almacenados. ...
(Plazo: octubre 2018)
Materializar lo previsto en documentos estratégicos: Plan de transformación digital de
la Administración General del Estado (Estrategia TIC) y Declaración de
servicios compartidos [Sistema de gestión de documentos y expedientes-e
y Sistema de gestión de archivo-e] para lograr:

32. Conclusiones
 La transformación digital requiere abordar la gestión de los
documentos-e.
 El soporte normativo, teórico y documental es completo y exhaustivo.
 Es necesario un tratamiento horizontal y multidisciplinar que implique
a responsables, expertos en gestión documental y archivos, en TIC y usuarios.
 Continuar el esfuerzo de desarrollo: revisión del Esquema de Metadatos
para la Gestión del Documento-e (e-EMGDE); tratamiento de los metadatos
complementarios, protocolos para intercambio de expedientes, …
 Avanzar en la provisión de servicios y herramientas para la gestión de
documentos-e. También de medios adecuados al trabajo diario con documentos-e.
 Vigilar lo que pueda consolidarse en la UE sobre el documento-e.
 [Todos] Promover la política de gestión de documentos-e en las propias
organizaciones.

33. Punto focal de información de archivo-e
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html

34. Muchas gracias
por su atención
23 de octubre de 2015
Miguel A. Amutio Gómez