Normas técnicas de Interoperabilidad e instrumentos para el documento electrónico,en las VI JORNADAS DE ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL en Málaga 2014.
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Normas técnicas de Interoperabilidad e instrumentos para el documento electrónico,en las VI JORNADAS DE ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL en Málaga 2014.
1. 1
VI JORNADAS DE ARCHIVOS EN LA
ADMINISTRACIÓN LOCAL
Normas técnicas de Interoperabilidad e
instrumentos para el documento electrónico
Málaga, 23 de mayo de 2014
Miguel A. Amutio Gómez
Subdirector Adjunto
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas
2. 2
1. Un marco legal exhaustivo relativo al
documento-e
2. Normas técnicas de interoperabilidad relativas
al documento-e
3. Seguimiento de la adecuación al ENI, ¿dónde
estamos en la práctica?
4. Actuar con instrumentos y herramientas
5. Conclusiones y retos
4. 4
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los
ciudadanos a los Servicios Públicos:
Incluye entre las piezas de la administración-e al
documento-e, expediente-e y archivo-e.
En relación con la cooperación de las AA.PP., crea:
el Esquema Nacional de Interoperabilidad,
regulado por el RD 4/2010.
el Esquema Nacional de Seguridad, regulado por el
RD 3/2010.
Más lo que establece el RD 1671/2009 sobre metadatos, copias, imágenes aportadas
por los ciudadanos, destrucción, referencia temporal, expediente-e, archivo-e, …
El documento-e en el desarrollo de la administración-e
7. 7
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Las AA.PP. adoptarán medidas organizativas y técnicas con
el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y
conservación de los documentos-e a lo largo de su ciclo de vida.
Crearán repositorios-e complementarios y equivalentes en cuanto
a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto
del ciclo de vida de los documentos-e.
Aplicarán medidas de seguridad (ENS - RD 3/2010).
Formatos de los documentos, se aplicarán según lo previsto en el ENI.
Digitalización de documentos en soporte papel, según la NTI.
ENI, Cap. X Recuperación y conservación del documento-e
9. 9
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Normas técnicas de interoperabilidad, RD 4/2010,d.a.1ª
Desarrollan aspectos concretos necesarios para la aplicación del ENI:
Catálogo de estándares.
Documento electrónico.
Digitalización de documentos.
Expediente electrónico.
Política de firma electrónica y de certificados.
Protocolos de intermediación de datos.
Relación de modelos de datos comunes.
Política de gestión de documentos electrónicos.
Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las AA.PP. Españolas.
Procedimientos de copiado auténtico y conversión.
Modelo de datos para intercambio de asientos entre Entidades Registrales.
Reutilización de recursos de información (RD 1495/2011,d.f.1ª).
CISE
STORK
10. 10
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
ENI, RD 4/2010, art. 22:
Se aplicará lo previsto en el ENS
en cuanto a cumplimiento de:
Principios básicos y requisitos
mínimos.
Medidas de seguridad adecuadas a
los medios y soportes en los que se
almacenen los documentos.
Se aplicarán medidas con el fin
de garantizar la integridad, autenticidad,
confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad,
calidad, protección, accesibilidad y
conservación física y lógica de los
documentos-e, sus soportes y medios,
atendiendo a los riesgos a los que
puedan estar expuestos
y a los plazos durante los cuales
deben conservarse los documentos.
ENS, RD 3/2010
Art. 7. Prevención, reacción y
recuperación
...
5. ..., el sistema garantizará la conservación
de los datos e informaciones en soporte
electrónico.
De igual modo, el sistema mantendrá disponibles los
servicios durante todo el ciclo vital de la información
digital, a través de una concepción y procedimientos
que sean la base para la preservación del
patrimonio digital.
Art. 21. Protección de información
almacenada y en tránsito.
...
2. Forman parte de la seguridad los
procedimientos que aseguren
la recuperación y conservación a largo
plazo de los documentos-e producidos por las
AA.PP. en el ámbito de sus competencias.
...
Seguridad adecuada a riesgos y plazos
12. 12
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
2. Normas técnicas de
interoperabilidad relativas al
documento-e
Principio de seguridad jurídica
Aplicación de prácticas seguidas en otros ámbitos
¿Somos conscientes de lo que hemos hecho, de lo
que tenemos?
13. 13
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Política de gestión de documentos electrónicos:
Directrices para la elaboración de políticas de gestión de documentos-e.
Documento electrónico:
Componentes: contenido, firma-e y metadatos mínimos obligatorios.
Estructura para su intercambio.
Condiciones relativas al acceso al documento.
Expediente electrónico:
Componentes: índice-e, documentos-e y metadatos mínimos obligatorios.
Estructura para el intercambio de expedientes-e.
Digitalización de documentos:
Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e.
Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad.
Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.
Procedimientos de copiado auténtico y conversión:
Reglas para generación de copias-e auténticas y copias papel auténticas de documentos públicos administrativos-e.
Condiciones para la conversión de formato de documentos-e por parte de las AA.PP.
Fuente: Elaboración propia
Esfuerzo para clarificar, delimitar y concretar
conceptos y requisitos generales y de detalle.
Esfuerzo en materia de documento electrónico
14. 14
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Objeto: Establecer las directrices para la definición de políticas de
gestión de documentos electrónicos.
NTI de Política de gestión de documentos electrónicos
16. 16
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
• Objeto: establecer los componentes
del documento electrónico, contenido, en
su caso, firma electrónica y metadatos, así
como la estructura y formato para su
intercambio.
• Ámbito de aplicación: RD 4/2010, art. 3
a) Documentos administrativos electrónicos.
b) Cualquier otro documento-e susceptible de
formar parte de un expediente-e.
NTI de Documento electrónico
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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
• Objeto: Establecer la estructura y el
formato del expediente electrónico, así
como las especificaciones de los servicios de
remisión y puesta a disposición.
• Ámbito de aplicación:
Expedientes-e en ámbito RD 4/2010, art. 3.
Se podrán aplicar a otros conjuntos de
documentos-e, creados al margen de un
procedimiento reglado, mediante agregación, como
resultado de una secuencia de actuaciones coherentes
que conducen a un resultado específico.
NTI de Expediente electrónico
18. 18
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Objeto: Establecer los requisitos a
cumplir en la digitalización de
documentos en soporte papel o en
otro soporte no electrónico susceptible
de digitalización a través de medios
fotoeléctricos.
NTI de Digitalización de documentos
Fuente: Guía de aplicación de NTI de Digitalización de documentos.
Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e.
Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad.
Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.
19. 19
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Objeto: Establecer las reglas para la
generación de copias electrónicas
auténticas, copias papel auténticas de
documentos públicos administrativos
electrónicos y para la conversión de
formato de documentos electrónicos.
NTI de Procedimientos de copiado auténtico y conversión
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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
+ Guías de aplicación disponibles en el Portal de la Administración Electrónica:
Fuente:
http://administracionelectronica.gob.es
+ Guías de aplicación
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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
3. Seguimiento de la
adecuación al ENI, ¿dónde
estamos en la práctica?
Con el foco puesto en la recuperación y
conservación del documento-e
23. 23
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Adecuación al ENI, Seguimiento
El 30.01.2014 venció el plazo de 48 meses para la
adecuación al ENI.
Seguimiento en las AA.PP.:
Acuerdo de la Comisión Permanente del Consejo
Superior de Administración Electrónica en octubre de
2012. Incorporación de las demás AA.PP.
Seguimiento: febrero (solo AGE), mayo, septiembre,
diciembre de 2013 y marzo de 2014.
Participación de carácter voluntario.
Cuestionario, disponible en el Portal de la
Administración Electrónica.
24. 24
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
X.1 Se dispone de una Política de gestión de documentos electrónicos
conforme a la NTI.
X.2 Se ha establecido un Repositorio electrónico.
X.3 Se han definido los calendarios de conservación de documentos-
e y de las series documentales.
X.4 Se generan documentos-e conforme a la NTI de Documento-e.
X.5 Se intercambian documentos-e conforme a la NTI.
X.6 Se generan expedientes-e conforme a la NTI.
X.7 Se intercambian expedientes-e conforme a la NTI.
X.8 Se ha definido la normativa para la atribución de las
competencias en cuanto a la generación de copias auténticas.
Cuestionario de seguimiento, Cap. X
14, preguntas (1/2)
25. 25
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
X.9 Se generan copias auténticas, y en su caso se realizan
conversiones, conforme a la NTI.
X.10 Se aplica el Esquema Nacional de Seguridad (RD 3/2010) al
repositorio electrónico.
X.11 Los documentos y expedientes-e se firman de acuerdo con la
Política de firma electrónica y de certificados aplicable.
X.12 Se emplea la firma longeva para preservar la conservación de las
firmas a lo largo del tiempo.
X.13 La conservación de los documentos-e atiende a lo previsto en
los artículos 11 y 23 del RD 4/2010 y en la NTI de Catálogo de estándares.
X.14 Los documentos se digitalizan según lo previsto en la NTI de
Digitalización de documentos.
Cuestionario de seguimiento, Cap. X
14, preguntas (2/2)
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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Modelo de Política de gestión de documentos electrónicos
Objetivo:
Servir como referencia para la
elaboración de una Política de
Gestión de documentos
electrónicos
conforme al ENI,
siguiendo lo dispuesto en la NTI
y en su correspondiente Guía de
Aplicación.
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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Roles y responsabilidades
Cuadro de clasificación
Esquema institucional de metadatos
Herramientas a utilizar
Algunas cuestiones dentro de la política a
perfilar en cada entidad
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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Herramientas, Sistema de gestión de
documentos electrónicos (SGDE)
Da soporte a la gestión diaria de los documentos para el
desarrollo de los procesos de negocio.
Orientado básicamente al control, almacenamiento y gestión de
la documentación de los archivos de oficina.
Básicamente permite:
la modificación de los documentos
la existencia de varias versiones de los documentos
el borrado de los documentos por parte de sus propietarios
controles de retención de los documentos
estructuras de almacenamiento de los documentos, bajo el control de los
usuarios.
33. 33
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
InSide funciona sobre un gestor
documental que cumpla los estándares
CMIS para la gestión documental de
expedientes-e y documentos-e, según
especificado en las NTIs del ENI.
Se almacenan los documentos, firmas, metadatos,
versiones de un mismo documento, etc.
Permite su consulta y gestión por medio de
servicios web para la integración con cualquier
aplicación que desee gestionar sus documentos de
acuerdo con lo especificado en las normas ENI.
Operaciones generales:
• Gestión Avanzada de Expedientes Electrónicos:
• Alta de los expedientes
• Búsqueda de Expedientes
• Generación del Indexado
• Firma de los Índices (Dep-eUtils)
• Versionado de los ExpedientesEni
• Modificación de los Metadatos
• Cierre del Expediente. Cierre Índice y Generación ENIs
definitivos (Dep-eUtils)
• Generación de Vistas Abiertas y Cerradas
• Importación y Vinculación de Expedientes
• Pendiente: Archivado del Expediente. Integración con
Sistema de Archivo.
•Gestión Básica de Documentos Electrónicos:
• Alta de Documentos
• Búsqueda de Documentos
• Gestión de Documentos Internos (posible dependencia eUtils)
• Gestión de Documentos Externos (Dep-eUtils)
• Firma y Sellado de los Documentos (Dep-eUtils)
• Versionado de los DocumentosEni
• Generación DocumentoENI on-the-fly (o recuperación tras
cierre)
• Copiado Auténtico de Documentos (con/sin cambio de formato)
• ReSellado de Documentos
INSIDE: Apoyo a documento y expediente electrónico
34. 34
MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Herramientas, Sistemas de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)
Se caracteriza por lo siguiente:
Impide que los documentos de archivo sean modificados.
Sólo permite la existencia de una versión final de los documentos.
Impide el borrado de documentos salvo en circunstancias estrictamente
controladas.
Incluye controles de retención rigurosos.
Incluye una estructura de organización de los documentos rigurosa, el
cuadro de clasificación, mantenida por un administrador.
Puede dar soporte al trabajo diario, pero orientado primariamente a
proporcionar un repositorio seguro a los documentos fruto de los procesos de
negocio.
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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Retos
Actualizar el ENI, a la luz de la experiencia, del feedback y
de los emergentes en materia de interoperabilidad: aspectos
que puedan afectar al Capítulo X y normas técnicas de
interoperabilidad relacionadas. Ej.: ¿transferencia de archivos?
Continuar el esfuerzo de desarrollo de infraestructuras,
servicios, herramientas y documentación de soporte. Ej.:
revisión del Esquema de Metadatos para la Gestión del
Documento-e; una guía de aplicación del Esquema,…
Mantener el alineamiento con las tendencias en la Unión
Europea.
[Todos] Promover la política de gestión de documentos-
e en las propias entidades.
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MINISTERIO
DE HACIENDA
Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Esfuerzo colectivo
Liderazgo de la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e
Impulso de la Administración Electrónica.
> 200 personas a través de órganos colegiados con competencia en administración-e de:
Administración General del Estado,
Comunidades Autónomas,
Corporaciones Locales (Federación Española de Municipios y Provincias - FEMP),
Universidades (Conferencia de Rectores de Universidades Españolas - CRUE),
Ámbito judicial (EJIS).
Perfiles de conocimiento diversos: TIC, archivos, jurídico, ...