Presentatie over de introductie van een social intranet bij de gemeente Zoetermeer tijdens het Entopic Intranetcongres, Utrecht, 2013

1. De weg naar een Social Intranet
Mieke Borgers-Roozen
Congres intranet
19 maart 2013

2. De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente
Zoetermeer,19 maart 2013 2

3. Er was eens een intranet uit 2003 …
Breakoutronde Gemeente 3
Zoetermeer,19 maart 2013

4. Waar beginnen?
• Moeizame start
• Opdracht van directeur
Bedrijfsvoering
Breakoutronde Gemeente 4
Zoetermeer,19 maart 2013

5. Mensen, niet papier!
• Projectgroep
• Duidelijk en gezamenlijk
doel
• Projectleider?
• Papierloos kantoor:
alleen op papier
zetten waar je steeds
op terug grijpt.
Breakoutronde Gemeente 5
Zoetermeer,19 maart 2013

6. De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente
Zoetermeer,19 maart 2013 6

7. Eerste hobbel omzeilen
• Meteen discussie over techniek:
wel/niet Sharepoint
• Wat willen we?
• Visiedocument
• Techniek komt later
• Betrek wel ICT
Breakoutronde Gemeente 7
Zoetermeer,19 maart 2013

8. Hoe kom je tot Visiedocument?
• Directeuren
• Medewerkers
• Externe input
• Concept in MT’s
• Vaststelling door
CMT
Breakoutronde Gemeente 8
Zoetermeer,19 maart 2013

9. Inhoud Visiedocument
• Doelen
• Uitgangspunten
• Voorwaarden
- Inhoud en gemak
- Eigen verantwoordelijkheid
- Sociaal
- Techniek niet leidend
• Ambities
• Beheer
• Beveiliging
Breakoutronde Gemeente 9
Zoetermeer,19 maart 2013

10. De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente
Zoetermeer,19 maart 2013 10

11. Oriëntatie: hoe kan wat we willen?
• Gesprekken / presentaties potentiële
leveranciers
• Gerichte bezoeken aan gemeenten met
sociaal intranet
Breakoutronde Gemeente 11
Zoetermeer,19 maart 2013

12. Wat hebben we geleerd?
• Geen maatwerk
• Niet alles in 1x
• Eisen / wensen
per fase
Breakoutronde Gemeente 12
Zoetermeer,19 maart 2013

13. De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente
Zoetermeer,19 maart 2013 13

14. De aanbesteding
• Wat vragen we eigenlijk?
• Alles vastleggen of openhouden?
• Gunningscriteria: houd het globaal
Breakoutronde Gemeente 14
Zoetermeer,19 maart 2013

15. Ultiem criterium
Maakt deze
oplossing
de gebruiker
blij?
Breakoutronde Gemeente 15
Zoetermeer,19 maart 2013

16. Sharepoint, hoe ging dat verder?
• Niet alles in 1 platform
• Maak gebruik van sterke kanten
• Platforms koppelen
Breakoutronde Gemeente 16
Zoetermeer,19 maart 2013

17. De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente
Zoetermeer,19 maart 2013 17

18. Ontwerp & bouw: kort en krachtig
• Werkgroepen en migratieplan
Breakoutronde Gemeente 18
Zoetermeer,19 maart 2013

19. De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente
Zoetermeer,19 maart 2013 19

20. Testfase
• Testen / vullen
• Aanspreekpunt
• Check interne
aannames
• Intern geen
keiharde
deadline
Breakoutronde Gemeente 20
Zoetermeer,19 maart 2013

21. Hoe gebruikers betrekken?
• Enquête over gebruik
• Testomgevingen voor gunning
• Naam voor intranet
• Beta-testers
• Plaagposters
• Videoboodschap
• En verder?
Breakoutronde Gemeente 21
Zoetermeer,19 maart 2013

22. Het uur U
• Intranet start
automatisch op
• Digitale rondleiding
• Op bureau opstart-handleiding
• Communitymanager
s
• Videoboodschap
Breakoutronde Gemeente 22
Zoetermeer,19 maart 2013

23. ENZO: het nieuwe intranet
• Smoelenboek
• Statische pagina’s, je kunt er niet omheen
• Servicedesk
• Nieuws
• Groepen
• Nieuwsfeed
• Widgets
Breakoutronde Gemeente 23
Zoetermeer,19 maart 2013

24. Er is een intranet is 2013…
Breakoutronde Gemeente 24
Zoetermeer,19 maart 2013

25. De eerste maand
• Veel communicatie al via ENZO
• Veel vragen
• 80+ groepen
• Inloopsessies
• Opstartperikelen
Breakoutronde Gemeente 25
Zoetermeer,19 maart 2013

26. De reisroute
• Start project
• Visiedocument
• Oriëntatiefase
• Aanbesteding
• Ontwerp en bouw
• Test & invoering
• 10 tips
Breakoutronde Gemeente
Zoetermeer,19 maart 2013 26

27. 10 Tips
1. Projectteam: gebruikers
met/zonder kennis van
social media
2. Stel duidelijk doel van
intranet
3. Zorg voor draagvlak:
opdracht vanuit de top
4. Ga niet veel tijd in
papierwerk stoppen.
Breakoutronde Gemeente 27
Zoetermeer,19 maart 2013

28. 10 Tips
5. Formele projectleider? Deel
verantwoordelijkheden/taken.
6. Ga kijken bij andere
organisaties en leveranciers
7. Ga niet zelf bouwen, kant-en-klaar
is ook goed (genoeg)
8. Wil niet alles tegelijk, faseer de
ontwikkelingen en doe dat samen
met gebruikers
Breakoutronde Gemeente 28
Zoetermeer,19 maart 2013

29. 10 Tips
9. Sluit aan op mogelijkheden die men
privé al heeft
10. Laat gebruiks-vriendelijkheid
doorslag geven,
niet beheer!
Breakoutronde Gemeente 29
Zoetermeer,19 maart 2013

30. En de projectleider?
• Die hebben we nooit gekregen!
• Zelfsturend team met
collectief project-leiderschap
• Per fase
informele
trekker
Breakoutronde Gemeente 30
Zoetermeer,19 maart 2013

31. Vragen?
Breakoutronde Gemeente 31
Zoetermeer,19 maart 2013

32. Later contact?
Mieke Borgers-Roozen
Adviseur online media & coördinator social media
Gemeente Zoetermeer
• Mail: m.j.borgers@zoetermeer.nl
• Tel: 079 346 8242
• Twitter: @miekebr
• LinkedIn: miekeborgersroozen
Breakoutronde Gemeente 32
Zoetermeer,19 maart 2013