1. Departementenes servicesenter
På oppfordring fra tidligere fornyingsminister Heidi Grande Røys har Departementenes
Servicesenter (DSS) tenkt flere år inn i fremtiden når de har sett for seg en byråkrats hverdag
i 2012. Resultatet er en demo til søke- og samhandlingsplattform som i praksis representerer
en helt ny og grunnleggende annerledes måte å jobbe på i forvaltningen.
Seniorrådgiver i direktørens stab i DSS, Thor denne prosessbeskrivelsen da vi forsøkte å Omsorgsdepartementet og Landbruks­ og
Mogen, forteller: – Utfordringen vi fikk var se for oss det samme arbeidet om noen år. Matdepartementet reiser for rundt 16 mil­
i seg selv spennende; Vi ble bedt om å ta lioner årlig og kunne teoretisk sett spare
utgangspunkt i forvaltningens behov og pro­ Verdiskapning og kostnadskutt inntil 3 millioner. Selv om effekten i praksis
sesser, koblet mot dagens og morgendagens I den nye arbeidsprosessen i 2012 jobber ikke kan overføres direkte fra et regneark til
teknologi. Så ble oppgaven å skissere hvordan saksbehandlerne i stor grad digitalt. Møter virkeligheten i et departement, er det liten
denne kunne tas i bruk i det som kalles R6, ansikt til ansikt er fortsatt viktig, og kommer tvil om at potensialet er til stede. Og på
det sjette byggetrinnet i regjeringskvartalet. nok alltid til å være det, men LiveMeeting toppen av det kommer miljøgevinsten i form
Resultatet er en rapport, og med Microsoft og videokonferanser blir tatt i bruk i stadig av mindre CO2.
sin hjelp, en demoløsning, som viser hvordan økende grad. Informasjon samles inn i en
Web 2.0 og sosiale medier, samhandlings­ løsning der data er indeksert og lagret på – Tilsvarende er det tid og penger å spare
Forvaltningen og ny teknologi: løsninger og sterk søketeknologi allerede en måte som gjør den lett å finne på tvers av i arbeidsprosessene i et departement.
Fremtidens saksbehandling
om noen år kan ha endret saksbehandlingen forvaltningen. Et prosjekt­team etableres og Knyttet til taleskriving regner vi med at
dramatisk. det minimum går med 1300
dagsverk i året i Landbruks­
rett rundt hjørnet
PC og kulepenn og Matdepartementet. Bedre
– De byråkratiske prosessene er søk, mer effektivt samarbeid
i stor grad drevet frem av sam­ og kommunikasjon og god
arbeidet mellom saksbehandlere versjonshåndtering underveis
og politisk ledelse. Drivstoffet i i prosessen, vil i seg selv kunne
disse prosessene er informasjon. gi bedre kvalitet og lavere
Begrensningene i dagens måte kostnader knyttet til hver tale.
å jobbe på, og dermed også po­
tensialet knyttet til nye løsninger, En grunnleggende ny
er personavhengighet i jakten på måte å jobbe på
denne informasjonen. I tillegg vil – Det overordnede målet med
den sekvensielle måten å jobbe Seniorrådgiver i DSS Thor Mogen. prosjektet har vært å vise
på, eksempelvis en tale produseres hvordan forvaltningen kan
etter en etablert og omfattende være et enda bedre sekreta­
prosessmal, legge klare føringer for arbeidet. knyttes opp mot et område der de har tilgang riat for Regjeringen. Vi har sett på hvordan
Som hjelpemidler i disse prosessene benyttes på sine deler av et oppdatert dokument hvor elektronisk samhandling, ved hjelp av tekno­
alt fra PC’er og gode saksbehandlingssys­ flere kan jobbe samtidig. Saksbehandlerne logi som enten finnes, eller som skal ha blitt
temer, til kunnskapsrike medarbeidere og holder kontakten på telefon eller ved hjelp av lansert innen 2012, kan føre til bedre saksbe­
kommentarer påført med kulepenn. lynmeldinger, for eksempel i Communicator, handling. Den etablerte beslutningsstrukturen
der de alltid ser hvem som er tilgjengelige i departementene vil ikke bli påvirket av disse
– For å vise hvilket potensial som ligger i å når de er logget på. Denne prosessen er i nye arbeidsprosessene, og det har ikke ligget
tenke nytt rundt saksbehandlingen, tok vi for mye mindre grad basert på låste sekvenser, innenfor vårt mandat å mene noe om dem.
oss noen av kjerneprosessene i et departe­ og i større grad et arbeid der folk trekkes
ment; taleskriving, planlegging av en reise, inn og involveres på flere forskjellige stadier – Forslagene er presentert for den nåværende
utforming av et dokument for Stortinget i taleskrivingen når de trengs og når de er fornyingsministeren, Rigmor Aasrud, som var
og informasjonssøk. Bare i Landbruks­ og tilgjengelige. – Gevinstene av en slik løs­ begeistret for det vi viste henne. Så har vi
Matdepartementet, som er et av de to depart­ ning som vi har skissert, er selvfølgelig en også delt tankene våre med en rekke sentrale
ementene som skal flytte inn i R6, skrives det enda høyere kvalitet i saksbehandlingen medarbeidere i departementene. En av dem
hvert år rundt 220 taler, og de færreste er klar og enda bedre leveranser. I tillegg vet vi at kommenterte at byråkratiet har jobbet på
over hvilket viktig, politisk verktøy dette er. Vi teknologien ikke bare har en verdiskapende samme måte i 100 år, men at denne modellen
kartla først dagens arbeidsprosess som er en side, men også representerer kostnadskutt. innebærer en grunnleggende endring. Når
blanding av elektroniske og manuelle opera­ For eksempel har Econ Pöyry beregnet at en av de potensielle brukerne opplever det
sjoner, veldig ofte avhengig av tilgang på rett 1 av 5 reiser kan erstattes med videokon­ slik, føler jeg at vi har levert noe som treffer
person til rett tid. Så tok vi utgangspunkt i feranser i forskjellige former. Helse­ og målet, sier Mogen.
26 TeksT: jan-sverre syvertsen FoTo: terje Borud 27