K&c white paper social collaboration mit in touch

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Social Collaboration mit inTouch
Steuern Sie gemeinsam mit Ihren Kunden, Partnern und Mitarbeitern Ihre kooperativen Abläufe gezielt und nachhaltig. Setzen Sie Social Business Plattformen ein, um an den Erfahrungen aller zu partizipieren und klare Verantwortlichkeiten sowie Verbindlichkeiten herzustellen. Informieren Sie alle Beteiligten über Ihren Projekt- oder Geschäftsfortschritt, reagieren Sie flexibel auf neue Anforderungen
und erschließen Sie unentdeckte Kreativpotentiale, um
damit geplant Mehrwert zu schaffen. Nutzen Sie

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  1. 1. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Social Collaboration mit inTouch Steuern Sie gemeinsam mit Ihren Kunden, Partnern und Mitarbei- tern Ihre kooperativen Abläufe gezielt und nachhaltig. Setzen Sie Social Business Plattformen ein, um an den Erfahrungen aller zu partizipieren und klare Verantwortlichkeiten sowie Verbindlichkei- ten herzustellen. Informieren Sie alle Beteiligten über Ihren Pro- jekt- oder Geschäftsfortschritt, reagieren Sie flexibel auf neue An- forderungen und erschließen Sie unentdeckte Kreativpotentiale, um damit geplant Mehrwert zu schaffen. Nutzen Sie die Möglichkeiten des mobilen Netzes, um schneller zu sein. Ausgangsbasis Die e-mail-Flut schwillt immer weiter an. Gerade bei Entscheidern, und bei Unternehmen, die einen hohen internen Kooperationsgrad aufweisen - also genau dort, wo es darauf ankommt - hat es das Maß des sinnvoll Verarbeitbaren längst überschritten. Die Suche nach sinnvollen Lösungen ist schon seit vielen Jahren im Gange, aber in der Praxis durchgesetzt hat sich davon bis jetzt wenig. Viele dieser neuen Lösungen bringen eher das Gegenteil und fügen zur e-mail-Flut die Chat- oder die Facebook-Style-News- Schwemme hinzu. Ursache ist der Paradigm Shift der Knowledge-Revolution, weg von der industriellen zur Wissensgesellschaft.1 1 siehe Knowledge Revolution http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_Revolution Eric Horvitz hat bei Microsoft untersucht, wie lange Angestellte brauchen, bis sie sich nach einer Mail, einem Anruf oder einer Chat- Nachricht wieder auf ihre ursprüngliche Auf- gabe konzentrieren können. Im Durch- schnitt dauert das 15 Minuten. Wer also mehrere E-Mails, Anru- fe, Chat-Nachrichten pro Stunde liest, ist zeitraubenden Ablen- kungen ausgesetzt.
  2. 2. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Enterprise 1.0 Der Informationsfluss in Unternehmen ist nicht mehr geprägt von der Herstellung von Produkten und dadurch resultierend mit star- ren Abläufen, sondern von der Schaffung von Wissen. Industrielle Abläufe sind geprägt von festen Abläufen Solche festen Abläufen lassen sich idealerweise mit Geschäftspro- zessen modellieren und mit Workflow-Management-Systemen (WfMS) unterstützen. Allerdings lassen sich viele Geschäftsprozesse de-facto nicht ein- fach modellieren, da sie zu komplex sind, zu viele Organisations- einheiten zur Abstimmung benötigen und sie zu starr sind, um fle- xibel sich auf ändernde Antworten anzupassen. Konsequenz: das WfMS erlaubt nicht meinen aktuellen, notwendi- gen Austausch von Informationen, also schicke ich eine e-mail. Fallbeispiel: Globaler Einstellungsprozess Eine international operierende Stabsfunktion in einem großen DAX- Konzern muss jedes Land mit relativ wenigen Stellen besetzen. Der übergreifende Ablauf ist länderübergreifend gleich, allerdings gibt es pro Land gesetzlich vorgeschriebene oder kulturell bedingte Ab- weichungen. Bei kleinen Ländern wie Malta oder Zypern lässt sich dies nicht geschäftlich sinnvoll mit dem WfMS von SAP umsetzen. Konsequenz: der gesamte Workflow wird per e-mail und Excel ab- gewickelt, ist sehr aufwändig und intransparent für das Manage- ment. Der Dienstleister ATOS hat in einer Studie he- rausgefunden, dass die Hälfte seiner Mitarbei- ter mit mehr als zwei Stunden am Tag mit e- mails beschäftigt ist. Und 70 Prozent dieser e-mails waren Spam.
  3. 3. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Zusammenarbeit im Social Web - Zeitalter Als Antwort zur e-mail-Flut werden heutzutage sogenannte Social Intranets propagiert. Mit den beliebten Funktionen bekannter Netzwerke wie Facebook ausgestattet, werden Neuigkeiten aus Projekten und Abteilungen gepostet, können einfach ad-hoc Nach- richten über Chat ausgetauscht werden. Termine werden über Ka- lenderfunktionen anderen Teilnehmern eingestellt.  unkoordinierter Austausch  „Shit storms“  Konkurrenz hört mit  kein Ziel  keine Verbindlichkeit Zusammenarbeit im Social Web - Zeitalter Falsch eingesetzt verschärft diese neue Welt allerdings die Proble- me erheblich: ► Zu der Ablenkung durch e-mails kommt die wesentliche höhe- re Ablenkung durch Chats, da sie eine ad-hoc-Anwort erwarten ► Die aus Facebook bekannte News-Schwemme hält auch in Un- ternehmensnetzwerken Einzug. Neuigkeiten und Nachrichten nehmen erheblich zu. ► Der Austausch bleibt unkoordiniert. Wer auf welchen Aufgaben arbeitet und bis wann Ergebnisse liefert, bleibt weiterhin un- klar. Für das Management - und noch viel schlimmer - auch für die Zuständigen. Vom Social Web zum Business Web Notwendig ist daher ein Konzept, welches die die neuen Möglich- keiten des Social Web zielführend in die Unternehmenswelt um- setzt.
  4. 4. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Business Mit Social Web Mehrwert schaffen Die neuen Möglichkeiten des Social Web zielführend im Un- ternehmen nutzen Die Lösung ist also die Kombination der Zielgerichtetheit klassi- scher Workflows mit der Flexibilität vom Social Web. Basis sind Collaborative Workflows, die unter Einsatz von Social Web-Technologien wie Wiki, Diskussionen, Event-Management, stets das Geschäftsziel der Kommunikation verfolgt. „Was haltet Ihr von dem Bewerber Herrn Schmitz ?“ „Welches sind die drei wichtigsten Features?“ „Gehen wir zum Griechen oder zum Italiener?“ Gehen wir um 12:00 zum Griechen oder zum Italiener? ? Grieche ? Italiener „Da sitzt man so nett draußen.“ ? Grieche ? Italiener „Finde ich auch besser.“ Ergebnis 0 Grieche 3 Italiener Typische Fragen Darstellung Web/Mobil Collaborative Workflows sind überall. Dabei unterstützen sie den Nutzer bei folgenden Fragen auf intuiti- ve Weise: ► Mit Wem will ich kommunizieren ? Bestimmte Person, Gruppe oder ein Vertreter einer Gruppe ? ► Was will ich erreichen ? ► Welche Informationen werden gesendet ? In welcher Form (Text, Dokumente, Termine, Daten...) ► Bis wann soll die Aufgabe gelöst sein. Wann ist sie gelöst? Collaborative Work- flows nutzen die Ele- mente des Social Web zum Erreichen der ge- schäftlichen Ziele.
  5. 5. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Collaborative Workflow = Collaboration + Workflow  kreativ  Gruppenprozesse  Vorgabe des Ziels  Nachverfolgung des Fortschritts  nur ausgewählte Teilnehmer  klare Zuständigkeit Gemeinsam im Team Aufgaben lösen. Collaborative Work- flows kombinieren die Zielgerichtetheit klassischer Workflows mit der Flexibilität vom Social Web. Collaborative Workflows strukturieren also den Einsatz von Colla- boration-Elementen wie Chat oder Kalender. Ein klassischer, einfa- cher Collaborative-Workflow zur Vorbereitung eines Meetings ist: 1. Versenden der Agenda und Terminvorschlag an alle Teil- nehmer mit einer Frist zur Rückmeldung. 2. Teilnehmer sehen die Anforderung und den Termin zur Be- antwortung auf ihrem Dashboard. 3. Teilnehmer prüfen Agenda+Termin, machen Änderungsvor- schläge über ein Gruppen-Chat, die von allen Beteiligten gesehen und diskutiert werden können. 4. Sobald ein Konsens besteht (manuelle Entscheidung des Einladenden), erfolgt die „offizielle“ Einladung. Diese wird automatisch mit dem Smartphone und dem Kalender syn- chronisiert. Milestone A Milestone B Milestone C Poll Discussion Information ... Poll Discussion Information ...
  6. 6. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Reality Check: Um einen Termin+Agenda zwischen 7 Teilnehmern abzustimmen, kann ein Teilnehmer leicht bis zu 40 e-mails erhal- ten. 1 Einladung + 6 Rückkopplung aller Teilnehmer + 6x5 Antwor- ten auf die Rückkopplung + finale Bestätigung. Praxis: Ad-hoc Collaborative Workflows Viele Einsatzgebiete in der Zusammenarbeit lassen sich im Voraus nicht planen. Dennoch soll die Kooperation nicht unkoordiniert er- folgen. Ad-Hoc-Workflows unterstützen diese flexible Teamkooperation: Sie klammern einzelne Aktivitäten, wie Terminabstimmung, Re- view, Nachrichtenaustausch zu einem Vorgang. Jeder Teilnehmer kann - rechte-gesteuert - die relevanten Daten sehen, der Projekt- leiter sieht sämtliche Informationen und ist stets im Bild über den Status. Fallbeispiel: Forschung Die Forschungsabteilung eines großen Pharmaunternehmens will den Forschungsprozess besser managen. Klassische Projektmana- gement-Werkzeuge scheitern hier, da per-se nicht im Voraus be- kannt ist, welche Forschungsaktivität erfolgsversprechend ist. Den- noch soll stets der Status der einzelnen Aktivitäten bekannt sein. Dazu wird das Forschungsprojekt über Ad-hoc Collaborative Work- flows gesteuert. Zu einer bestimmten Forschungsaktivität werden weitere Aufträge gestartet, Vorhaben zur Genehmigung vorgelegt, Wissen und Dokumente ausgetauscht. Andere Teilnehmer können diesen Prozess verfolgen und vom Wissen partizipieren. Das inTouch-Prinzip K&C inTouch® ist eine Enterprise 2.0-Plattform, die effektiv auf die spezifischen Anforderungen im Geschäftsleben angepasst werden kann. Basis von inTouch sind ► Community-Management als Social Web-Sicht auf die Organi- sationsstruktur des Unternehmens, der Kunden und Partner- firmen ► Multimediale Collaboration-Bausteine wie Chat, Diskussion, Kalender, News, Dokumentenablage ► Collaboration-Workflows, die alles zusammenführen I inTouch ist Facebook + Dropbox + Whatsapp verbundenen mit Col- laborative Workflows zum zielgerichteteten Einsatz.
  7. 7. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Dashboard. Der Tag startet mit dem inTouch Dashboard. Auf ei- nem Blick werden die Firmen-Neuigkeiten, eine Übersicht der an- stehenden Aufgaben und andere aktuelle Aktivitäten angezeigt. Knowledge-System. Mitarbeiter profitieren vom gesammelten Know-how aller Mitarbeiter. Dokumente und Wissen stehen über Suchmaschinen auffindbar zur Verfügung. Team-Kalender. Erstellen, verwalten und durchsuchen Sie Grup- penereignisse im gemeinsamen Kalender. Lassen Sie sich via Email, Direktnachrichten oder SMS erinnern. Ressource-Management. Finden Sie den Mitarbeiter mit den passenden Skills für die Aufgabe. Dabei können Mitarbeiter sich durch qualifizierte Beiträge und Pflege Ihres Profils aktiv im Unter- nehmen selbst promoten. Zentrales Dokumenten-Management. Dokumente werden di- rekt aus Social Office heraus geöffnet und unter Microsoft Office® bearbeitet. K&C inTouch kümmert sich um die jeweils richtige Ver- sion und steuert das Ein- und Auschecken. Die Benutzer können Bemerkungen, Bewertungen und Kennzeichnungen hinzufügen. Externe Partner. Integration externer Mitarbeiter, Partnerunter- nehmen und Kunden. Ein mächtiges Rollen-/Rechte-System kon- trolliert den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten. Collaborative Workflow. Steuerung der Teamarbeit gemäß den Unternehmensprozessen. Natürlich plattformübergreifend (Web und App). Benutzersicht Intuitives Nutzen, eine hohe User-Experience beim Erleben eines unmittelbaren geschäftlichen Nutzens sind Basis für den Erfolg ei- nes Enterprise 2.0-Systems. Daher ist inTouch konsequent plattformunabhängig und lässt sich auf dem Browser auf dem PC oder Tablet, oder per App auf dem Smartphone verwenden. Collaborative Emotions K&C inTouch zu nutzen macht einfach Spaß. Ein Dashboard mit den wichtigsten Informationen lädt die Mitarbeiter zum regelmäßi- gen Vorbeischauen ein. Über unser Gamification-Werkzeug spor- nen Sie den Ehrgeiz Ihrer Mitarbeiter noch zusätzlich an, etwa: Wer hat die besten Beiträge veröffentlicht? Neues Wissen: Basie- rend auf den Inhalten, die gerade angeschaut oder durchsucht wer- den zeigt Social Office Ihnen automatisch alle verwandten Dokumen- te, Forum-Threads, Blog- und Wikieinträge und Benutzer dazu an. Teams finden sich ad- hoc zusammen. Mit inTouch bleibt dieser Prozess steuerbar.
  8. 8. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Dokumenten-Management Basis für das gesammelte Wissen ist das Dokumenten- Management. inTouch stellt sicher, dass die Informationen revisi- onssicher, rechte-gesteuert gespeichert und auch wieder auffind- bar sind. Zentrale Dokumentenbibliothek Exchange Sharepoint Mobile DevicesDesktop Server  Revisionssicher  Globale Suche  Historie  geschützt durch Rechte-System  Tags  synced à la Dropbox Dokumente sind nicht mehr auf dem PC versteckt, sondern werden automatisch mit dem Server synchronisiert. Weitere Dokumenten- Systeme wie Sharepoint können einfach ein(?)gebunden werden. Über eine globale Suche steht dann - rechte-gesteuert - das ge- samte Wissen zur Verfügung. Knowledge-Management Knowledge-Management erweitert das Dokumenten-Management und stellt den Mitarbeiter in den Mittelpunkt. Sie ist das Mittel, damit die Social Web-Plattform aus einer reinen Ablage ein aktives Werkzeug zur Zusammenarbeit wird. Wer stellt die besten Beiträge zur Verfügung ? Wer hat ähnliche Erfahrungen bei einem Problem gesammelt ? Wer sind meine Kol- legen in einem Großprojekt ? Welche Aufgaben haben sie ? inTouch bietet “Dropbox® ”: Ihre Daten bleiben dabei sicher in Ihrem Un- ternehmen. Finden Sie Ihre wahren Experten: Wer veröf- fentlich die besten Bei- träge? Wird am meis- ten referenziert und „geliked“ ?
  9. 9. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Andere Mitarbeiter bewertenDokumentenbibliothekGamification Über Ehrgeiz motivieren: die besten Beiträge / Poster erscheinen in den Top10 Relevant Assets / Experts Finden von relevanten Inhalten und Experten Mitarbeiter erstellt im Rahmen seiner Projektarbeit Ergebnisse, News, Verbesserungsvorschläge etc. Das Knowledge-System von inTouch macht den Experten hin- ter den Dokumenten sichtbar. Zugriff auf relevante Informationen Bei einem konsequenten Einsatz von inTouch wird die Informati- onsdichte schnell stark zunehmen. Nach der Aggregation filtert in- Touch daher die relevanten Informationen für den Mitarbeiter und unterstützt ihm bei der Priorisierung der Aufgaben. Zentrale Unternehmens- nachrichten Projektergebnisse Best Practises Personal- abteilung Mitarbeiter Aggregation aller zugeordneten Informationen Filtern der relevanten Informationen  Fokussierung! Dokum ente Forum sbeiträge Ereignisse Nachrichten Aufgaben Bei erfolgreichem Einsatz stehen bald sehr viele Informatio- nen zur Verfügung. Die individuellen Filterfunktionen machen sie handhabbar.
  10. 10. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Gemeinsam Aufgaben lösen Neue Kommunikationsformen von sozialen Netzwerken vereinfa- chen zwar den Austausch, lassen aber die Nachrichtenflut noch weiter anschwellen. Death of e-mail - Kommunikation muss wieder zielgerichtet werden inTouch kombiniert daher die Vorteile von Business Workflows mit Collaborative Funktionen: Zu jedem Zeitpunkt ist festgelegt, wer an welcher Diskussion und Entscheidung beteiligt ist, und bis wann ein Ergebnis zu liefern ist. Beispiel: Eine Bewerbung wird intern geprüft. Neben formaler Prü- fung durch die Personalabteilung erfolgen auch Diskussionen durch Abteilungsleiter und Experten über die Qualifikationen des Bewer- bers. Die Entscheidung erfolgt anschließend im Management. Bewerber Bewerbung Personalabteilung Manager entscheidet Experten diskutieren vorgegebener Workflow gemeinsame Dokumente Bewerber Entscheidung Personalabteilung Bewerbung Rückfragen an Bewerber Informieren über Stand Collaborative Workflows unterstützen das Lösen von Aufgaben von Teams Death of phone call - so einfach wie ein Anruf inTouch instant geht einen Schritt weiter: die einfache Nutzbarkeit per Mobile App. Einfach überall zu verwenden, können Sie im si- cheren Umfeld schnell und effektiv kommunizieren. Beispiel Personalvermittlung: Sie wollen einen Termin mit einem Bewerber und Ihrem Kunden koordinieren? Mit inTouch instant er- fahren Sie unmittelbar, wann er Ihre Nachricht gelesen hat, und inTouch bietet “Workflow + Face- book® ”  die neuen Möglich- keiten des Social Web für Ihr Unternehmen nutzen und Ergebnisse liefern. Faktisch gibt es überall Collaborative Work- flows, wie es die Flut von e-mails mit vielen Verteilern und unklaren Zuständigkeiten zeigt. inTouch bietet “Workflow + Whatsapp® ”  erhalten Sie unmit- telbar Feedback für zeitkritische Aufgaben
  11. 11. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com wann er Zeit für ein Interview hat. Aufwändige Versuche nur um den Telefonverbindung zu erhalten, sind nicht mehr nötig. Flexibel im Alltag dank ad-hoc Workflows Klassische Workflows sind statisch, komplex - und sie entsprechen sehr selten den Anforderungen der Praxis. Tatsächlich dauert die Einführung eines Workflow-Management-Systems viele Monate, wenn nicht Jahre, da versucht wird, die Zukunft vorwegzunehmen und alle Eventualitäten abzubilden. Ein sehr ambitioniertes Vorge- hen. inTouch unterstützt daher konsequent ad-hoc-Workflows. Abhängig von der Situation entscheidet der Verantwortliche über das ange- messe Vorgehen. Die Vorteile bleiben erhalten: der Status des Vorgangs ist stets bekannt, die Verantwortung definiert und sämt- liche Kommunikation ist in einem Vorgang abgelegt. Durch Einsatz vordefinierter Workflow-Bausteine (Termin abstim- men, Agenda abstimmen, Review durchführen, Genehmigung etc.) lässt sich inTouch in kürzester Zeit einführen. Komplexere Workflows werden dann schrittweise definiert. Reality Check: Einführung Open Innovation mit inTouch Der Begriff Open Innovation bzw. offene Innovation bezeichnet die Öffnung des Innovationsprozesses von Organisationen und damit die aktive strategische Nutzung der Außenwelt zur Vergrößerung des Innovationspotenzials. Das Open-Innovation-Konzept be- schreibt die zweckmäßige Nutzung von in das Unternehmen ein- und ausdringendem Wissen, unter Anwendung interner und exter- ner Vermarktungswege, um Innovationen zu generieren.[Wikipedia] Klassische Social Web-Plattformen wie Facebook eignen sich zur Umsetzung einer Open Innovation-Plattform nur bedingt: die Kon- kurrenz kann die Ideen mitnutzen, den Austausch stören, Shit- Storms können eine Diskussion in eine völlig falsche Richtung füh- ren. inTouch lässt sich in kürzester Zeit einfüh- ren und dann konse- quent während des Be- triebs den Bedürfnissen anpassen.
  12. 12. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Industriell  Rückkopplung durch Kunden erst nach Auslieferung oder durch aufwändige Marktforschung  Wissen der Kunden wird nicht genutzt Social Network  Konkurrenz lauscht mit, da keine geschlossene Community  Feedback nicht kontrollierbar, gerade bei neuen Produkten häufig nicht erwünscht Ein Business Web mit Collaborative Workflows unterstützt das Lösen von Aufgaben von Teams Die Konzeption eines Business Webs erfolgt in 2 Schritten: 1. Identifizierung Stakeholder 2. Design Collaborative Workflows 1. Stakeholder
  13. 13. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Im ersten Schritt werden die Stakeholder identifiziert. ► Innerhalb oder außerhalb des Unternehmens? ► Welche Ziele verfolgen sie ? ► Welche Rechte haben sie ? ► Zu welcher Persona2 gehört sie ? Beispiele für den Bereich Open Innovation sind: Gruppe Produkt- mage- ment Entwick- lung Vertrieb Eingela- dene Kunde Ziel Feedback über Fea- tures früh- zeitig ein- holen Feedback über Quali- tät erhalten Kundenkon- takt verbes- sern Features erhalten, die man wirklich braucht Rechte Umfragen initieren Freigabe von Kun- denbeiträ- gen Moderation von Foren Direktkon- takt Nutzer An Umfra- gen teil- nehmen Vorschläge für neue Features 2 Eine Persona (lat. Maske) ist ein Modell aus dem Bereich der Mensch- Computer-Interaktion.Die Persona stellt einen Prototyp für eine Gruppe von Nutzern dar, mit konkret ausgeprägten Eigenschaften und einem konkreten Nutzungsverhalten. Personas werden im Anforderungsmanagement von Com- puteranwendungen verwendet.[Wikipedia] Wertvolle Daten ver- schwinden nicht im e- mail-Postfach. Mit in- Touch sind sämtliche Informationen zu ei- nem Vorgang revisi- onssicher auffindbar.
  14. 14. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com 2. Collaborative Workflows definieren Zur Erreichung der Ziele sind Kooperationen notwendig, die von den Stakeholdern durchgeführt werden. Task Manager für agile Prozesse Präsentation Firmen- und Projektstrategie (News)  Experten-Datenbank  Self-Branding  Intranet+Extranet  Projektordner  Projektkalender, Forum  Forum  Blogs  Global Search  Best Practises  Projekt-Controlling  Gamification  Integration in Unternehmenswelt Mit Open Innovation vom Wissen Ihrer Kunden profitieren Für Open Innovation heißt das: Das Ziel der Entwicklung neuer Features, die wirklich benötigt werden, ist ein gemeinsames von Produktmanagement, Entwicklung und den Kunden. Dieser Work- flow ist dabei nicht starr, aber auch nicht beliebig. Er könnte fol- gendermaßen aussehen: 1. Produktmanagement startet Umfrage über neues Feature. Dieses wird multimedial beschrieben. 2. Die Umfrage wird vor Freischaltung von der Entwicklung geprüft. Etwaige Änderungen werden zurückgekoppelt. 3. Produktmanagement schaltet dann die Umfrage frei. Einge- ladene Kunden (in der Regel Power-User) werden befragt. Sie können abstimmen, aber auch Meinungen hinterlegen. 4. Produktmanagement moderiert den Prozess, die Entwick- lungsabteilung verfolgt ihn und gewinnt so wertvolle Infor- mationen über die Nutzung des Systems. 5. Am Ende der Umfrage wird das Ergebnis allen Beteiligten zur Verfügung gestellt. Mit inTouch lässt sich ein solcher Workflow rasch definieren. Dabei werden klassische Elemente die Diskussion, Umfrage oder Na- chrichtenfluss in einem Workflow kombiniert. Mit Open Innovation vom Wissen Ihrer Kun- den profitieren.
  15. 15. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Anzeige Der Anwender wird bei Einsatz der Collaborative Workflows intuitiv geführt und bei seinen konkreten Fragestellungen abgeholt. Intuitive Nutzung der inTouch-Workflows Dies sind etwa Ad-hoc-Workflows ► Termin mit Agenda abstimmen ► Rückfrage mit Termin ► Genehmigung durch Vorgesetzten oder komplexere Workflows ► Bewerbungsprozess mit Prüfung durch einer Gruppe von Fach- beratern auf Eignung, Bestätigung durch das Management ► Reviewprozess eines Lastenheftes durch die Fachabteilung, weitere Abteilung wie Revision und durch das Management Somit ist sichergestellt, dass alle betrieblich vorgegebenen Schritte wie die Bestätigung des Vorgesetzten durchgeführt werden. inTouch ist einfach und holt Ihre Nutzer bei ihren konkreten Aufga- benstelllungen im All- tag ab.
  16. 16. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Instant Collaboration Schnelle und verbindliche Kommunikation, etwa zeitnahe Abstim- mungen über Termine oder Entscheidungen über das weitere Vor- gehen werden auch heute noch in der Regel nicht per e-mail, son- dern per Telefon oder im Meeting durchgeführt. - Vermeidbare - Telefonanrufe sind aber noch störender als e- mails, da der Angerufene die Priorität des Anrufs nicht kennt und daher abheben muss, und er damit sofort aus der Arbeit herausge- rissen wird. Und doch gibt es zum Telefonanruf keine Alternative: muss sicher- gestellt werden, dass der Empfänger die Nachricht zeitnah erhält, und muss dies der Sender wissen, dann ist dies über e-mail nicht möglich: es ist unklar, ob der Adressat die Nachricht tatsächlich gelesen hat. Daher basiert das Geschäftsmodell in vielen Bereichen auf dem Te- lefon, mit dem verbundenen Nachteilen und Kosten, etwa in fol- genden Einsatzgebieten ► Personalvermittler stehen im dauernden Kontakt mit Bewer- bern und Kunden. Ihr Hauptauftrag ist es, den passenden Be- werber zum passenden Kunden zu vermitteln. Dieser Prozess ist zeitkritisch und wird daher in der Regel per Telefon abgewi- ckelt. ► Eine ähnliche Problemstellung gilt für Immobilienmakler, die interessante Objekte schnell an ihre Mandanten vermitteln müssen. ► Eine hohe Erreichbarkeit und der direkte Kundenkontakt ist im Customer Care - Bereich entscheidend. Der Kunde erwartet schnell eine Antwort auf sein Problem und will nicht lange in einer Warteschleife warten. Neben e-mail sind - vermeidbare - Telefon- anrufe die zweite große Quelle von Störungen.
  17. 17. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com  inTouch Web Informieren Diskutieren Delegieren Death of e-mail Death of phone call inTouch App Verbindliche+sichere Kommunikation mit Instant Workflow App Kommunikation mit klarem Ergebnis. inTouch instant unter- stützt die Teamarbeit konsequent überall und jederzeit. inTouch instant automatisiert diese zeitkritische Kommunikation und steuert automatisiert die Folgeverarbeitung. Über eine App steht der Nutzer im ständigen Kontakt. Per Collaborative Workflow werden etwa Anfragen und Terminabstimmungen gesendet. Der Empfänger wird unaufdringlich über ein Symbol in der Statuszeile und per Vibration informiert, und kann entscheiden, wann er es bearbeitet. Dies geschieht sehr einfach - „U-Bahn-tauglich“ über ein intuitives, aber zielgerichetes User Interface. BewerberPersonalvermittler Informiert über neues Projekt. a) Interessiert? b) Verfügbar? Terminvorschläge Interview a) Bestätigung b) Verlegung Informiert über Status Recruiting Informiert Status Verfügbarkeit Der Ablauf im Bewerbungsprozess ist gekennzeichnet durch einen hohen Interaktionsgrad mit aufwändigen Telefonaten. Mit inTouch instant stehen sie 24/7 mit Ihren Kunden im Kon- takt.
  18. 18. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Messen der Aktivitäten Die erfolgreiche Einsatz einer Enterprise 2.0-Plattform erfordert ein regelmäßiges Monitoren der Tätigkeiten. Dies ermöglicht es, noch brachliegende Nutzungspotentiale zu nutzen. Über Gamification-Aktionen (etwa Top10 der am meisten aktiven Nutzer) kann die Teilnahme einfach gefördert werden. Denn nur ein tatsächlich genutzes Enterprise 2.0 ist sinnvoll. Aktivität der Nutzer im Netzwerk, Grad der Vernetzung unter den Mitarbeitern, Influencer (hohe Vernetzung/hohe Aktivität), Topical Leader, Anzahl der Updates der Statusmeldungen, Grad der Profilvollständigkeit … In wie vielen Gruppen sind Mitarbeiter aktiv, zu welchen Zeiten sind Mitarbeiter aktiv, Microblogging/Chat- Konversationen, abgeschlossene Workflows/Projekte (erfolgreich), Relevanz (Wie oft werden Inhalte, Apps, Gruppen oder Dokumente genutzt?), geschlossene Tickets? … Menge an Wissen, Kritik und Feedback, Anzahl der Verbesserungsvorschläge, Suchergebnisse (Treffer), Anzahl der Tags, Links und Bookmarks … Arbeit mit dem Intranet wird messbar und steuerbar, etwa durch Regeln oder durch Gamification. Rechtliche Rahmenbedingungen Rechtzeitige Einbeziehung aller Beteiligten in einem offen und si- cheren rechtlichen Umfeld ist erforderlich für die erfolgreiche Ein- führung. Datenschutz: Auskunftsrechte der betroffenden Personen, Informationspflicht über die Verwendung der Daten Bestätigung und Protokollierung der personenbezogenen Verwendung der Daten Zustimmungspflicht des Betriebsrates und Festlegen der Nutzung in einer Betriebsvereinbarung Messen und Steuern sie die Aktivitäten im Enterprise 2.0 Beim Social Web steht der Mensch im Mittel- punkt - auch und gera- de bei der Einführung.
  19. 19. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Technische Architektur inTouch erweitert die etablierten Open Source-Produkte Web 2.0- Plattform Liferay und Business-Process-Management-System Activ- iti um die spezifischen Anforderungen von Enterprise 2.0. Der modulare Aufbau ermöglicht eine einfache Integration in die bestehende Systemlandschaft. Das Schichtenmodell erlaubt sogar einen Austausch der Plattformen, etwa durch IBM SmartCloud oder JBOSS. Vordefinierte Szenarien wie inTouch innovate für Open Innovation 2.0, inTouch team für Intranet 2.0 oder inTouch recruit für Recruit- ing 2.0 stehen zur Verfügung. Business Web Platform Social Web Platform (auch IBM SmartCloud...) Angepasstes User-Szenario etwa Open Innovation Hohe Time-To-Market-Fähigkeit durch Customizing bewährter Plattformen Activiti? Wo gehört das hin? Basis von inTouch bilden das Community Management mit Integra- tion des Unternehmens-Adressbuchs (über LDAP), multi-mediale Darstellung von Informationen sowie der Collaborative Workflow. Intranet 2.0 Mitarbeiter Skill-Datenbank Personal Branding Projekte Wissensdatenbank Best Practises Kalender Aufgaben Zusammenarbeit Activity Stream Verwandte Dokumente Kalendar Gamification HR Recruiting Onboarding Urlaub etc. Karriere Collaborative Workflow Highly configurable multi media platform Community Management inTouch basiert auf der etablierten Social Web Plattform Liferay. Das Schichtenmodell erlaubt auch die Nut- zung anderer Plattfor- men.
  20. 20. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Etabliertes Web 2.0-Portal-System Liferay Liferay Portal ist eine lizenzkostenfreie Open-Source-Software, die in Unternehmen als Mitarbeiter- und Prozess-orientiertes Enter- prise Portal eingesetzt wird. Mit Liferay können Informationen, Daten und Anwendungen unter einer einheitlichen Bedienungso- berfläche im Browser des Mitarbeiters vereint und personalisiert werden, um dadurch die Geschäftsprozesse im Unternehmen elek- tronisch zu unterstützen. Zahlreiche Social Web 2.0 Funktionen wie Kalender, Blogs, Foren etc. stehen zur Verfügung und können leicht den individuellen An- forderungen angepasst werden. Eine einfache Integration zu Microsoft Sharepoint, Dokumenten- management über Liferay Sync und das Liferay Social Office er- möglichen eine schnelle Einführung und Return-on-Investment. Liferay wird von der renommierten Gartner Group als eines der führenden Open Source-Plattformen für Enterprise 2.0 genannt. Business-Process-Management-System Activiti Activiti ist ein in Java geschriebenes freies Workflow-Management- System, mit dem man Businessprozesse in BPMN 2.0. definieren und ausführen kann.
  21. 21. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Collaborative Workflows Die inTouch-Workflow-Architektur integriert sich einfach in die be- stehende Systemlandschaft durch konsequenten Einsatz offener Standards. LDAP Activiti inTouch instant inTouch team Collaborative Portlet Organisation mit Rolle/Rechte Kommunikation über Workflow-Pattern Steuerung Aufbereitung Web oder Mobil 2424 1. Über LDAP erfolgt der Zugriff auf die Organisationsstruktur des Unternehmens und der damit verbundenen Rol- len/Rechte. 2. In einem Workflow-Management-System werden die Abläu- fe definiert. Der Einsatz von Workflow-Pattern ermöglicht ad-hoc-Workflows. 3. Das Collaborative Workflow-Modul inTouch instant bereitet alles (was alles? Vielleicht genauer?) auf, verknüpft es mit den passenden Elementen wie Diskussion, Kalender oder Rückkopplung. 4. Im Collaborative Portlet werden diese Informationen ange- zeigt. Sicherer Betrieb in Rechenzentrum K&C inTouch lässt sich einfach in des Unternehmens integrieren, da es auf Standard- und Open-Source-Technologien aufsetzt. Es passt die Bausteine auf die Bedürfnisse eines Intranets für Unter- nehmen an und erweitert sie gezielt. inTouch verfügt über einen Web-Portal und einen Zugang über Mobile Apps. Ihre Daten gehören Ihnen. Die Anwendung läuft sicher auf Ihren Server.
  22. 22. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Referenzen (Auszug) Portal bietet Autofahrern um- fangreiche Service-Angebote, wie individualisierte Werkstät- tenangebote, digitales Service- Heft, Tankstellen-Finder, soziale Funktionen www.drivelog.de Portal bietet Speditionen Servi- ce-Angebote von Werkstätten, Unterlagen und weitergehende Informationen an. www.Alltrucks.de Mobile App für Privatfahrer. Die- se können sich vernetzen, In- formationen austauschen, sich bewerten etc. Launch App Anfang Juni (www.motory.de) Datenbank und Informations- dienst des DNotI der Bundeno- tarkammer http://www.dnoti.de
  23. 23. Krusche & Company GmbH►Jakob-Klar-Str. 4►D-80796 München►Tel. +49 89 41617569-00►www.KruscheCompany.com Über uns Krusche & Company realisiert seit 1999 erfolgreich IT-Lösungen unter Zuhilfenah- me unseres bewährten Best-Practice- Modells. Neben unserem Hauptsitz in Mün- chen / Deutschland (Consulting) haben wir Niederlassungen in Mannheim (Web Design und Social User Experience), Zürich / Schweiz (Finance), Prag/Tschechien (Em- bedded Systems) und in Kiew/Ukraine (So- cial Web Technologien). Michael Krusche Geschäftsführer

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