2. Permbajtja
1. Hyrje 3
2. Planifikimi 3
Çfare eshte planifikimi 3
Objektivat ne procesin e planifikimit 4
Si te planifikojme 5
3. Buxheti 10
Pse duhet buxheti 10
Permbajtja e llogarive ne buxhet 11
4. Kontabiliteti 13
5. Monitorimi I Buxhetit 15
6. Llogarite dhe Raportet Vjetore 17
7. Vleresimi dhe performance e menaxhimit 18
% ! ! "# $
3. Hyrje Planifikimi
Qellimi i ketij materiali eshte te jape parimet Hyrje – çfare eshte planifikimi?
bazete sistemit te Manaxhimit te financave Planifikimi eshte nje instrument per manaxhimin
publikePermbajtja e tij lidhet me te gjithe ciklin dhe kontrollin e veprimtarise – per te
e manaxhimit duke filluar nga planifikimi dhe parashikuar dhe percaktuar te ardhmen. Ne
manaxhimi, tek implementimi dhe zbatimi i nje plan ne mund te shikojme se çfare
objektivave te planit dhe buxhetit, monitorimi objektivash ne duma te arrijme, rezultatet qe
dhe vleresimi i performancave. duam te kemi, çfare veprimatrish duhet te
realizohen, çfare medodash duhet te perdoren, si
Procesi i manaxhimit financiar duhet te duhet te ehet organizimi i punes, çfare burimesh
shihet si nje cikel i vetem, perderisa te gjitha te punes, monetare dhe materiale nevojiten; si do
fazat e tij jane te lidhura dhe te ndervarura nga te jene kompetencat e pergjegjesive dhe vendim
njera tjetar dh çdo njera nga to luan nje rol te marrjes. Me tej vete planifikimi lejon
rendesishem ne arritjen e objektivave te monitorimin, kontrollin dhe vleresimin e
veprimatrise te çdo subjekti apo institucioni, ne veprimtarise dhe sherben si baze per
menyre eficente dhe efektive. Me poashte ju vazhdimesine e procesit te planifikimit.
mund te shihni nje skeme te thjeshte te ciklit te Planifikimi eshte nje veprimtari qe kryhet nag ne
Manaxhimit financiar. Me tej do te trajtohen ne dita ne dite, ne çdo jave, muaj, vite, bile edhe ne
menyre te permbledhur disa aspekte te veçanta nje periudhe shume vjeçare. Ai shtrihet ne te
si rendesia ndertimit te nje buxhti te gjitha aktivitetet apo pjese te veçanta te tyre, si
argumentuar dhe permbajtja e raportet dhe psh per personelin, investimet, projektet
llogarive vjetore. specifike, etj
Planifikimi
Performanca Buxhetimi
Monitorimi Kontabilizimi
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
&
4. Se pari eshte e rendesishme qe çdo
Procesi i planifikimit normalisht perfshin institucion te kuptoje prioritete e qeverise apo te
vendim marrjen ne aspektin e kompetencave dhe “klienteve” te tjere me t ecilet ky institucion
nevojave te persosjes se tyre, i cili perben lidhet. Se dyti eshte e rendesishme te njihet dhe
gjithashtu nje aspect t eveçante dhe te vlereohet eksperinca e periudhave te kaluara, Se
rendesishem te tij. fundi eshte e domosdoshme qe ambicjet positive
Normalisht palnifikimi behet mbi baza te stafit te gjejne shprehjen e tyre ne procesin e
vjetore. Forma e paraqitje se tij nga viti ne vit planifikimit.
mun dt ejete e njejte, por permbajtja e tij varet Procesi i planifikimt nuk mund t’i shpetoje
mjaft nga ndikimi dhe ndryshimi i faktoreve te konflikteve. Deshirat, ambicjet dhe kerkesat
jashtem apo situatave te brendeshme, nga midis institucioneve, sektoreve apo edhe
objektivat dhe proioritetet qe jane vendosur. kolegeve mund te jene te ndryshme. Procesi i
Nje nga qellimet kryesore te planifikimit planifikimt nga ana tjeter balafaqohet me burime
eshte ndryshimi dhe persosja e veprimtarise, ne te limituara, per kete arsye eshte e nevojshme qe
te gjitha aspektet e saj. Kjo lidhet me ate i te pranohet nje nivel i caktuar i plotesimit te
planifikimit nuk perfundon me hartimin dhe kerkesave te gjithe secilit dhe ne fund te bihet
zbatimin e planit, por ai shtrihet dhe gjate dakort per objektivat e vendosura ne plan.
realizimit t etij. Ne kete drejtim ky process i
sherben evidentimit te problemeve aktuale dhe Objektivat ne procesin e planifikimt
marrjes se masave per eleminimin e ndikimit te Qellimi dhe dhe permbajtja e procesit te
tyre ne t eardhmen. planifikimt ndryshon ne menyre te
Sidoqofte duhet te themi se te gjitha konsiderueshme midis institucioneve te
ndryshimet nuk mund te behen brenda kornizave ndryshme. Nga ana tjeter disa institucine mund
dhe procesit te planifikimit, apo se ato jane t te ndryshojen shpesh objektivat e tyre. Kjo psh
elidhura me te. Vendim marrjet e rendesishme ne projektet e ndryshme te cilat miratohen nga
dhe ndryshime te konsiderueshme normalisht autoritetet locale. Nga ana tjeter ne disa raste
realizohen ne kushte dhe sisteme te tjere disa institucine e kane me te qendrusheshme
veprimtarie. Bile ne keto raste palnifikimi mund veprimtarine etyre, bile ato mund te
t eshihet si pasoje apo rezultat i ketyre kontrollohen ne menyre te detajuar nga organet
ndryshimeve. eprore, pra kane nje veprimatri me te percaktuar.
Objektivat kryesore te planifikimit mund te Pra percaktimi i obektivave te planifikimt
ndryshoje gjithashtu nga viti ne vit. Psh. ne nje qendojne ne vete specifikat e tij sipas
vit me largime te konsiderueshme te satfit per institucioneve te ndryshem. Nga ana tjeter
arsye te caktuara (pensione, etj.) apo me rritje te procesi i planifikit mbeshtete ne informacionin e
tij, problemet e ri-shikimit te kompetencave mbledhur, ne eksperiencen ekzistuese, ne
marrin nje rol m ete madh se sa ne nje periudhe percaktimin e qellimeve dhe prioriteteve, etj.
tjeter. Mbi kete baze behet dhe percaktimi i nevojave, i
Ne planin vjetor si objektivat e peiudhes afat investimeve i burimeve materiale e njerezore,
shkurter ashtu edhe te asaj afat gjate jane te etj.
detajuara dhe te percaktuara. Ne kete Gjata zbatimit te palnit disa kushte dhe
kendveshtrim plani duhet te shihet si nje objektiva te percaktuara me pare mund te
instrument qe do t andihmoje organizaten apo ndryshojne. Atehere eshte e domosdoshme qe te
institucionin per shpendarjen e nevojshme te nxiren konkluzione te reja dhe te behen
burime per arritjen e objektivave te caktuara. Pa devijimet e nevojshme nga plani i miratuar. Kjo
planifikim eshte e veshtire ne fakt qe kjo gje te nuk do te thote se procesi i planifikit nuk ka
kryhet. kuptim. Ne te vertete keto devijimi japin nje
Cilet jane impulset apo indikacionet nga te kuptim me te plote vete procesit te planifikimit.
cilat duhet te nisemi ne procesin e hartimit te Ne fakt palni duhet te kete karakter direktiv, pra
planit? te jete i detyrueshem per t’u zbatuar, por kjo nuk
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
'
5. do te thote se ai nuk mund te korrigjohet apo • Çfare ndryshimesh jane te mundeshme te
korrektohet gjate zbatimit sa here qe kushtet e behen duke u nisur nga gjendja ekzistuese?
kerkojne kete. Psh ç’fare duhet te bejme ne qofte • A mund t endryshoje struktura e stafit?
se numri i pacienteve ne spital ne ne nje • A mund te behet nje rishperndarje e
periudhe te caktuar rritet jasht parashikit apo personelit midis sektoreve apo veprimtarive
numri i mjekeve te specializuar ne nje rreth bie te ndryshme?
ndjeshem? Nje gje e tille do te kerkoje • A mund te rriten kompetencat?
domosdoshmerisht edhe rishikimin ne • A ka vend per investime teknike?
shperndarjen e mjekeve ne kete zone, apo • A eshte vendi actual per realizimin e
kryerjene investimeve te reja, etj. Po keshtu aktivitetit te desheruar?
edhe per sistemin arsimor, etj.
Pergjigja e ketyre pyetjeve eshte ne pergjithesi
Si te planifikojme
“pjeserisht”. Situata ideale “duhet te jete –
keshtu” nuk mund te realizohet asnjehere ne
Fillo me konceptin “duhet te jete -keshtu”
Ne procesin e planifikimt shpesh here flitet per menyre te plote. Por do te jete e mjaftueshme
kalimin nga gjendja apo situata “eshte -keshtu” neqoftese ne perfundim planifikimi do te
ne situaten “duhet te jete -keshtu”. parashikoje qofte edhe disa ndryshime positive
Situata e percaktuar ne termin “eshte - ne drejtimin e duhur.
keshtu” pershkruan gjendjen aktuale, Duke perdorur kete model planifikim
veprimtarine e cila kryhet aktualisht, gjnedjen e drejtuesit e institucioneve kane me shume
ekzistuese te personelit, te paisjeve etj. shanse per te kryer ndryshime progressive dhe te
Situata “duhet te jete -keshtu” eshte nje mundeshme. Situata aktuale e stafit psh. mund te
jete e tille qe ajo duhet te ndryshohet gjate
situate ideale e cila mund te zgjidhet nga dikush
i cili mund te jete i lire te filloje gjithçka nga procesit te planifikimt. Ne kete drejtim mund te
fillimi pa u shqetesur per situaten ekzistuese. perdoren psh vendet e reja te lira te punes qe
ekzistojne apo qe mund te krijohen. Ne kete
Ne qofte se planifikimi fillon me gjendjen
”eshte –keshtu” atehere mund te rezikohemi te menyre mund te realizohen ndryshimet ne
jemi te kufizuar nga situata aktuale dhe kompetenca duke kryer pershtatjet e
problemet qe ajo mund te mbarte. Deshirat per nevojeshme.
ndryshim mund te jene te rezikuara nga fakti se
Spektri i procesit te planifikimit
njerezit mund t emendojne se ato jane t epa
Ne vartesi te formave te ndrsyhme te
realizuaeshme.
veprimtarise te çdo institucioni, shtrirja e
Por ne qofte se nisemi nga situata e
procesit te planifikimit eshte e ndryshme.
percaktuar si “duhet te jete -keshtu” atehere
Sidoqofte ekzistojne disa forma te pranuara te
imagjinata dhe idete kreative lindin dhe
planifikit disa vjeçar, siç jane ato 3 apo 5 vjeçar.
diskutimet per ndryshim gjallerohen. Ky kend
Planifikimi afat gjate ka nje natyre tjeter nga ai i
veshtrim mund te jete pozitivv edhe ne qofte se
planeve vjetore. Ne nje perspektive afat gjate
nje institucion nuk muund te vendose per shume
eshte e natyrsme t ediskutohet m eshume per
per ndryshimin e metodes se punes apo
ndryshim edhe objektiva prioritare apo per
allokcionin e burimeve qe ai disponon.
tendenca te ndryshimit te cilat mund t endikojne
ne veprimtarine apo burimet qe do te nevoiten
Situata “eshte –keshtu”
ne t eardhmen. Keto mund te jene psh.
Pasi te jemi nisur nga ananliza e gjendjes
ndryshimet demografike, te zhvillimit te
“se si duhet te jete”, hapi tjeter eshte te teknollogjise, te ndotjes se ambjentit, etj. Te
knfrontojme, ballafaqojme, pamjen e kesaj cilat mund te kerkojne ndryshime te caktura ne
situate me situaten “keshtu –eshte”. Atehere perspective.
eshte me vlere t’i bejme vehtes pyetjet: Planifikimi vjetor duhet te fokusohet me
shume ne permbajtjen e veprimtarise ne
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
(
6. departamente apo sektore t endryshem, ne Permbajtja e procesit te planifikimit
metoden e punes, ne ristrukturimin e personelit, Nje institucion normalisht fillimisht harton nje
ne perdorimin efektiv te burimeve, ne zbatimin e plan perspektiv 3 apo 5 vjeçar. Palnifikimi afat
investimeve, etj. mesem sot konsiderohet me shume ai 3vjeçar.
Me tej plani 3 vjeçar zberthehet dhe
Direktivat dhe fleksibiliteti konkretizohet ne planin vjetor. Permbajtja e
Ne vartesi te institucionit niveli i vendim procesit te planifikimt normalisht ndjek klete
marrjes eshte i ndryshem. Ne shumicen e rasteve skeme:
burimet financiare mund te jepen per • Pike nisja: analiza e burimeve, rezultateve
institucione t eveçanta t edetajuara sipas zerave dhe e perspectives.
te veçante t ebuxhetit si psh. per paga, • Hartimi i direktivave:
investime, qera, shpenzime adminsitartive, etj. o Allokimii i burimeve sipas institucioneve
Institucionet ne keto raste nuk kane te drejte te dhe departamenteve te ndryshme.
bejne ri-allokime te fondeve, psh nga pagat e o Percaktimi i veprimtarive kryesore
stafit tek qerate, etj. Keto rishperndrje duhet te (projekteve, invetsimeve, sherbimevem, etj)
aprovohen nga qeveria apo parlameti pas o Kooperimi midis institucioneve dhe
justifikimeve te nevojshme dhe nje procesi te departamenteve ne nivele te ndryshme
caktuar. • Percaktimi i objektivave te veprimatrise.
Nje model tjeter eshte ai kur institucionet • Hartimi i palnit disa vjeçar (3/5 vjet)
marrin nje grant te caktuar ne bllok nga qeveria, • Hartimi i planit dhe buxhetit per vitin e
dhe vete institucionet mund ta perdorin ate siaps ardheshem:
nevojave te tyre duke e alokuar psh per paga, o Percaktimi i nivelit te prodhimit,
paisje dhe shpenzime t etjera operative. Kjo sherbimeve, aktivitetit, etj.
o Shpernadrja e burimeve per shpenzime
menyre shperndarje eshte e lidhur keshtu me
personeli, shpenzime administrative,
objektivat qe ka çdo institucion dhe jo aq shume investime dhe ndertime.
me zerat e kostos, duke krijuar nje kuptim me te o Shperndarja e burimeve siaps fushave te
qarte per efektivitetin dhe rendimentin ne veprimtarise.
arritjen e rezultateve. Ne vendin tone nje menyre o Formulimi i menyres se organizimit te
e tille planifikim kerkohet psh sot nga sistemi i institucionit per vitin e ardheshem.
arsimit te larte, kur univeristetet kerkojne me
shume pamvaresi ne manaxhimin e fondeve t Pamvaresisht nga akjo paraqitje e
eakorduar nga Minsitra e Arsimit dhe e pergjitheshme çdo institucion apo departament
Shkences. normalisht ka veçorite e tija ne procesin e
planifikimt. E rendesishme eshte qe planifikimi
te mos konceptohet se behet vetem nga
drejtuesit. Ai eshte nje process qe duhet te
perfshije te gjithe stafin, ne te gjithe nivelet e tij.
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
)
7. Me poshte paraqitet nje model i thjeshte i procesit te
planifikimit qe pershkruam:
ANALIZA E REZULTATEVE ANALIZA E FAKTOREVE
Konkluzionet nga eksperineca e JASHTEM
kaluar. Konluzionet
QELLIMET/OBJEKTIVAT
Fokusimi i veprimtarise
ANALIZA E BURIMEVE
Mundesite dhe kufizimet
PLANI DHE BUXHETI I DETAJUAR
Figura 2: Komponentet kryesore te procesit te planifikimt.
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
*
8. Analiza e rezultateve - performanca Ne analizen e burimeve duhet te perfshihen
Palnifikimi ndertohet mbi bazen e experiences – gjithashtu edhe direktivat e percaktuara nga
analizen e treguesve te arritur. Mbeshtetur ne organi epror, marredhenijet me institucionet e
eksperiencen dhe informacionin e mbledhur per tjera, si dhe fokusi i veprimtarise per te
ate qe ka ndodhur si dhe kryerjes se analizes, ne ardhmen.
planifikojme per te ardhmen. Ps ne qofte se ne Rezultatet e analizes do te pasqyrohen psh ne
nje zohe vihet re nje rritje e konsiderueshme e planet per rekrutimin e ri te stafit apo trainimet
numrit t ete ardhurve nga zonat e tjere ategere dhe kualifikimet e nevojshme. Nje tjeter
duhet rishikuar ne tersi edhe planikimi i pasqyrim i ketyre rezultateve do te jete edhe
sherbimeve publike ne teresi per kete zohe, si buxheti te cilin do ta tra jtojme me poshte.
psh i shkollave . sherbimit shendetesor, etj.
Nga ana tjeter eshte e nevojeshme te Kufizimet e burimeve –nivelet “tavan’ per ato
perfshihen “klientet” ne procesin e planifikimit. Se bashku me planifikimin disa vjeçar, çdo
Ne rastin psh te te ardhurve ne nje zone te dhene institucion duhet te marre nga organet eprore
eshte e nevojshme te njihen prioritetet e tyre, edhe treguesit orientues per allokimin e
çfare mendojne ata per sherbimet n eperiudhen e burimeve per vitet e ardheshme. Keto tregues
kaluar, cili eshte mendimi i tyre per manaxhimin indikativ jepen normalisht ne forme te kufijve
e fondeve nga administrata publike, etj. ”tavan” te cilet nuk mund t etejkalohen,
megjithese ato jane vetem ne forme orintuese.
Analiza per periudhen e ardheshme Gjithesesi ne disa raste eshte e mundur qe vete
Gjithashtu planifikimi duhet te bazohet edhe ne institucioni te mund te beje nje rishperndarje te
ate se çfare do te arrihet ne te ardhmen –analiza disa burime. Kjo mund te realizohet psh ne
e periudhes se ardheshme. Keshtu psh per rastin e granteve, apo perqindjes se fondeve te
autoritetet locale eshte e nevojshme te analizohet lena per vete –administrim (institucionet
se çfare ndryshimet demografike do te kemi ne kerkimore – shkencore, arsimore etj.), apo
te ardhmen, çfare ndertimesh jane te kursimeve per vitin e ardheshem nga vete
parashikuara te kryhen, etj. institucioni (kjo ne qoftese eshte e lejueshme).
Me tej duhet te mbahet parasysh se çfare Ne sistemin Suedes psh, kufizimi i burimeve
kane percaktuar organet eprore (parlamenti, te dhena nga Qeveria per çdo Ministri apo
qeveria, etj.) per zhvillimin perspektiv te institucion te saj, parimisht ka te beje me
veprimtarise tev institucionit perkates. shumen totale qe mund t edisponoje Minsitra
Gjithashtu eshte e nevojeshme te mbahen apo institucioni. Drejtuesit e ministries perkatese
parasysh ndryshimet eventuale qe mund te apo institucionit mund te mabjne nje pjese te
ndodhin ne fushen e legjislacionit, perderisa ato veçate nga ky fond si reserve per kaperximin e
mund te ndikojne ne veprimtarine apo situatave te paparashikuara.
kompetencat perkatese te institucionit. Me tej, ne kete system eshte kompetence e
çdo institucioni te beje shperndarjen sipas
Analiza e burimeve departamenteve te tij, te cilat nga ana e tyre kane
Analiza e burimeve perfshin te gjitha llojet e te drejte perseri te parashikojne nje pjese te
tyre, materiale, financiare, njerezore dhe fondeve per reserve sigurie.
organizative. Institucioni apo nje departament i Ne planifikimin e shperndarjes se burimeve,
veçante i tij duhet t enjohe mire burimet qe ai do kjo shpernadarje behet sipas sektoreve. Ne qofte
te mund t edisponoje ne periudhen e ardheshme se kjo nuk kryhet atehere eshte e nevojeshme nje
dhe masen e kufizimit te tyre. Siç u tregua ketu shperndarje ne kuader te institucionit sipas çdo
duhet patur kujdes jo vetem me ane fizike t individi apo posti pune. Pra gjithnje eshte e
eketyre burimeve por edhe me aspektin e nevojeshme qe shperndarja e burimeve te
kompetencave qe do t’i delegohen organit per detajohet ne menyre te hollesishme,
ndryshimet e nevojshme organizative apo pamvaresisht nga shperndarja e tyre sipas zerave
vendim marrjen ne pergjithesi. (eshte e detajuar apo fleksibel).
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
+
9. Kerkesa per sherbime Diferenca midis planifikimit “te mire” –
Objektivat dhe fokusi i veprimtarise se çdo rezultativ dhe atij “te keq” –jo rezultiv
institucioni percaktohet nda disa faktore. Nje Procesi i planifikimit eshte nje process llogjik e
nga keto dhe ndoshta me kryesore eshte ai i teresor, i bazuar ne analizen dhe caktimin e
kerkeses per sherbime. Planifikimi do t ekete prioriteteve te veprimtarise ne çdo periudhe
kuptim nese ai do te mbeshtetet n eradhe te pare kohe. Ne kete kuptim mund te dallojme
ne kerkesen per sherbime te ndryshme. Kjo planifikimn rezultativ qe i sherben arritjes se
kerkese do te percaktoje dhe drejtimin kryesor objektivave te desheruara me ate formal, qe nuk
se ku duhet te perqendrihen fondet per te sjell asnje gje positive ne veprimtari, perkudrazi
ardhmen. Ng aana tjeter plani do t ejete efektif ndikon negativisht ne rezultatet e saj. Per te
vetem nese ai do te arrije te kuptoje drejt
nevojen dhe kerkesen per sherbime te veçanta.
Ketu duhet mbajtur parasysh se ne sherbimin
publik shpesh mund te ndodhe qe kerkesa per
nje sherbim t ecaktuar megjithese mund te
ekzistoje realisht, nuk eshte e evidentuar. Psh
megjithese nevojat per punesim mund te jene te
konsiderueshem, mund te ndodhe qe ato si
rezultat i mungeses se zyrave te punes, te mos
jene evidentuar realisht. Pra eshte nje detyre e
procesit te planifikimit dhe analizes per zbulimin !
e kerkeses per sherbime te veçnata.
Nje aspekt tjeter qe lidhet me kerkesen per
sherbime eshte njohja e saj edhe per periudha t
eveçanta gjate vitit, ne veçanti kur ajo do te !
arrije pikun e saj. Nuk eshte llogjike psh qe
mirembajtrja dhe restaurimii shkollave te kryhet
ne fillimin e vitit shkollor kur eshte dhe kerkesa
m ee madhe per to.
" "
Planifikimi operativ !
Ne veshtrimin afat shkurter, apo ndryshe ne " #
aspektin operativ, planifikimi normalisht kryhet
ne nivele te njesive baze. Ky planifikim ka t
ebeje me veprimtarine eperditeshme, me
plotesimin e kerkesave per sherbime, apo
ndryshe me mbarevajtjen e puneve ditore te çdo
institucioni. Megjithe ate ai eshte po aq i
rendesishm sa edhe planifikimi startegjik apo ai
afat gjate. Ne nje institucion shendetesor psh ai $ !
ka te beje me vendim marrjen per realizimin e !
sherbime ditore ndaj pacienteve, organizimin e
ketyre sherbimeve ne reaprte te veçanta, !
shperndarjen e personelit sipas rasteve me
emergjente, etj. !
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
,
10. treguar diferencen midis ketyre dy koncepteve variant tjeret B i cili do t ezbatohet
me poshte kemi krahasuar elemnetet qe mund neqoftese kushtete specifike do te kerkojne
tekarakterizojne planifikimin “pozitiv” me ate ndryshimin e objektivave apo menyren e
qe nuk i sherben veprimtarise te institucionit. shpendarjes se fondeve.
Eshte marre si shembull rasti i planifikimt per • Ndoshta eshte e nevojshme qe ne plan te
zhvillimin e arsimit te mesem. Siç kemi vendosenm edhe disa “pika kontrolli” per te
theksuar, nga vete permbajtja e tij, procesi i verifikuar zbatimin e palanit dhe te
planifikimt eshte shume i gjere dhe kompleks, buxhetit, per te konstatuar diferencat dhe
por ne kete kompleksitet kemi marre vetem per te percaktuar pastaj kerkimet e
aspektin e tarjtimit llogjik te disa problemeve. nevojshme.
Disa mendime perfundimtare rreth Buxheti
procesit te planifikimit
• “Planifikimi s’ eshte asgje, planifikimi eshte Pse duhet buxheti?
gjithçka“. Kjo thenije kontradiktore lidhet Buxheti eshte plani i veprimtarise i “perkthyer”
me vete konceptimin mbi procesin e ne terma ekonomike. Buxheti mund t ehartohet
planifikimit. Ai nuk perben vetem per nje veprimtari, nje project, nje product, per
dukumentin final te quajtur “plan”, vlera e nje shpenzim te caktuar (paga, trainime, etj.)
tij e vertete lidhet me vete procesin e Shpesh ai eshte nje kombinim i te gjitha ketyre
planifikimit ne teresine e tij, megjithese elementeve.
dokumenti ku ai pasqyrohet eshte gjithesesi Buxheti permban prioritetet baze,
i rendesishem pasi ai perben nje guide per allokacionin apo shpernadrjen e burimeveper te
mbarevajtjen, ecurine dhe vleresimin e arrituar objektivat e caktuara, ai gjithashtu
punes ne te ardhmen. E rendesishme ne perben edhe bazen per monitorimin e rezultateve
planifikim eshte vete procesi i planifikimt, gjate raelizimit te planit vjetor.
kjo do te thote se rendesi kane sidomos
diskutimet gjate hartimit te planit, marrja e Kufizimet “tavan” te buxhetit –kuotat
vendimeve per te ardhmen, korektimi i (limitet)
devijimeve, etj. Nje process me permbajtje i Kuotat apo kufizimet “tavan” te buxhetit
hartimit te planit siguron ate qe te gjithe normalisht jepen nga organet qendrore per ato
punonjesit e stafit te ecin ne t enjijtin vartese. Eshte detyre e organeve qendrore te
drejtim, te kene nje vision te perbashket per percaktojne keto kuota per çdo institucionb ne
ate se çafre do te arrihet, pse dhe si do te vartesi te prioriteteve dhe mundesive per
realizohet ajo. realizimin e tyre.
• Metej, planifikimi eshte aq i mire sa i mire do Çdo njesi administrative kryhen perllogaritjet
te jete realizimi i tij. Mund te ndertojme nje e saj se si duhet te perdore keto burime te
plan te mire, por neqofte se nuk do ta kufizuara per te realizuar veprimtarin e saj,
shfrytezojme ate, nuk do t’a shohim si mbulimin e shpenzimeve per paga, shpenzimeve
instrument per per veprimtarine e administrative, etj. Me tej organi drejtues duhet t
perditeshme, per te monitoruar dhe ekontrolloje kete menyre perllogaritje dhe t
vleresuar kete veprimtari, atehere ai do te epercaktoje perfundimisht nevojat relale per te
kthehet vetem nje nje document pa shume gjithe strukturen qe ai mbulon.
vlere.
• Ne vartesi te natyres se institucionit apo Delegimi i kompetencave dhe direktivat
veprimtarise se tij, planifikimi mund te Shkalla e delegimit te kompetencave brenda nje
behet edhe ne disa skenare. Kjo do te thote institucioni, dmth. midis stafit drejtues,
se ne kemi parasysh se si do te veprojme ne departamenteve apo sektoreve eshte nje problem
situata dhe kushte te caktuara. Psh krahas qe lidhet me shkallen e fleksibilitetit qe do t’i
variantit A ne mund t endertojme nje lihet ketyre niveleve. Avantazhet e rritjes se
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
-.
11. kompetencave lidhen me rritjen e shkalles se do te kete vend per rritjen etyre apo duhet te
pergjegjesise te njesise perkatese si dhe me ulen?
masen e vetveprimit qe u lihet atyre per te arritur 2. Perllogaritja e reduktimit te kostove te
objektivat e dhena. Disavantazhet lidhen me personelit si rezulultat i daljeve ne pension,
rritjen e kostove te monitorimit nga organet me apo largimeve te tjera.
te larta si dhe me mungesen e nje drejtime me te 3. Perllogaritja e shtesave te domosdoshme per
centralizuar te puneve. Ne kete aspek, ne vendet e lira te punes.
pergjithesi decentarlizimi dhe dhenija e me 4. Perllogaritja e shpenzimeve te tjera te
shume kompetencave organeve me te ulta mund domosdoshme si psh per qera, karburant,
te behet atehere kur korektimet n eperdorimin e paisje, mirembajtje, etj.
burimeve gjate vitit kane me shume sens dhe 5. Krahasimi i shpenzimeve totale sipas pikave
monitorimi i perdorimit te tyre mund te behet ne 2-4 me buxhetin e miratuar.
menyre me sensibile, te thjeshte. 6. Ne qofte se kemi nje diference positive
Delegimi i kompetencave duhet te (teprice) mund te perllogarisim menyren e
pasqyrohet ne buxhet. Ne veçanti duhet te tyre te perdorimit ne drejtim te zgjerimit te
tregohet se kusht eshte personi i autorizuar per te veprimtarise. Ketu nevojiten metoda te
kryer nje pagese te dhene per nje ze te caktuar caktuara te cilat mund te argumentojne
ne buxhet. alternativat e mundeshme te zgjerimit te
personelit, te investimeve, te shtese ne
Vleresimi i lirise per veprim paisje, etj. Shkalla e lirise ne kete rast do te
Kur hartojme buxhetin ne duhet te analizojme jete me e madhe. Ne kete aspect mund te
dy komponentet e meposhtem: veprohet ne menyre me active ne drejtim te
• Kufizimet e buxhetit sipas direktivave te pasqyrimit ne buxhet, ne terma ekonomike,
planit. te situates “keshtu duhet te jete”. Ne qofte se
• Kostot ekzistuese apo ato qe jane kemi nje defiçt, duhet analizuar se ku mund
parashikuarte kryhen. te bejme kursime dhe se çfare efekti do te
Disa shpenzime jane te percaktuara ne nje kene ato ne veprimtarine e ardheshme. Ne
periudhe afat shkurter apo afat mesme, si psh. qofte se kjo duket e pamundur duhet te
Ato per qera, per paga, etj. (ne pergjithesi sinjalizohet ne menyre te drejtperdrejte dhe
shpenzimet per te cilat eshte nenshkruar nje te argumentuar stafi drejtues (epror).
kontrate). Ne punen per hartimin e buxhetit 7. Duhet te vendosen prioritete e investimeve
eshte e rekomandueshme qe keto shpenzime te apo te parashikimeve per vendet e reja te
merren parasysh dhe t ekrahasohen me kufijte punes, neqofte se gjate realizimit te buxhetit
limit tye buxhetit. Ky krahasim do te jape nje ide do te dalin shpenzime te reja te pa
paraprake per mundesite qe do te kete subjekti parashikuara.
per te vepruar, ne se do t ekete vend psh per
rekrutime t ereja te stafit, per investime, blerje Permbajtja e llogaritjeve ne buxhet
paisjesh, apo nese keto duhet te shkurtohen. Disa nga shpenzimet kryesore qe duhet te
perllogariten ne buxhet jane:
Fazat ne procesin e hartimit te buchetit
Pas njohjes me limitet e percaktuara ne buxhet Shpenzimet e stafit
institucioni duhet te duhet te analizoje keto • Paga baze siaps kategorive te ndryshme te
limite me objketivat qe synon te arrije ne te stafit.
ardhmen dhe shpenzimet tashme te percaktuara • Kompensimet per punen jasht orarit
(te nenshkruara) per ty kryer. Disa nga hapat e • Shpenzimet e tjera per paga te personelit (psh
kesaj analize mund te jene: per udhetime e dijeta)
1. Krahasimi i limiteve te dhena ne buxhet me • Kompesime te tjera qe perfshihen ne fondin e
shpenzimet e pritura gjate vitit te dhene. A pagave (psh per pjesemarrje ne projekte te
caktuara, etj).
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
--
12. madhe absolute (70-80%). Per kete eshte e
Ne pergjithesi keto shpenzime jane ato qe rendesishme qe perllogaritja e ketyre
sherbejne si pikenisje ne hartimin e buxhetit, shpenzimeve te behet ne menyre te
pasi normalisht jane me pak fleksibilet dhe me te kujdeseshme. Shpenzimet e stafit duhet te
detajuarat. fillojne nga gjendja aktuale e pagave ne
periudhen kur hartohetbuxheti. Normalisht ketu
Shpenzimet e tjera administrative mund te llogaritet edhe nje rritje eventuale e
(Shpenzime te cilat nuk kane mundesi te mundeshme duke marre parasysh nivelin e
detajohen dheprandaj paraqiten te grupuara ne parashikuar te inflacionit (nga 75% - 100%). Kjo
buxhet) rritje duhet te percaktohet ne buxhet edhe ne
Ketu mund te perfshihen: aspektin kohor, dmth ne çfare muaji mendohet te
• Shpenzimet e ruajtjes se objekteve behet rritja e pages.
• Shpenzime udhetimi Buxheti i fondit te pagave bazohet ne listen e
• Shpenzime trainimi dhe kualifikimi punonjesve te institucionit perkates. Kjo liste
• Shpenzime komunikimi: poste, telefoni, duhet te perpunohet ne menyre te tille ku te
interneti, etj. dalin ne pah:
• Shpenzime per karburante • Daljet ne pension
• Shpenzime qeraje • Largimet nga puna
• Punesimet e reja
Edhe keto shpenzime jane te domosdoshme Per çdo punonjes duhet te behet vleresimi per
dhe praktikisht nuk varijojne shume nga viti ne zerat e meposhtem:
vit.
Paga baze
Investime + Rritja e parashikuar (sipas periudhes)
Percaktimi i nivelit te investimeve ne pergjithesi + Pagesa per pagat shtese
percaktohet nga organet qendrore. Por sidoqofte + Rritjet e tjera te pages (shperblime, etj)
argumentimin per kete miratim e ben organi - Reduktimi fondit te pages (si rezultat i
zbatues. Baza per nivelin e investimeve mund te
raporteve shedetesore, lejeve te lindjes,
merret nga gjendja e asseteve disponuese,
vjetersia e tyre, shkalla e perdorimit, konsumi largimit per kualifikeme, etj.)
moral etj. Ketu nje rol te veçante luan edhe plani - Pakesime te tjera (per fatekeqesi,
i hartuar per investime. semundje, etj.)
Çfare mund te perfshihet psh ne planin e __________________________________________________
investimeve per sherbimin shendetesor: + Shpenzimet e paguara nga institucioni per
• Investimet perautomjetet (ambulanca, etj.) sigurime shoqerore e shendetesore te cilat
• Paisje te tjera te nevojeshme (aparatura per nuk influencojne ne fondin e pages te tij
rreze -x, paisje laboratorike, personal (parashikimi i tyre per te ardhmen)
kompjuter, etj) __________________________________________________
• Investime te tjera (mobilje e orendi, paisje = Shpenzimet totale per paga
zyre, etj.)
Ne zerin e shpenzimeve te fondit te pagave
Ne kalkulimet ne buxhet, institucioni duhet te duhet te perfshihen edhe:
mbaje parasysh edhe nivelin e parashikueshem • Shperblimet per bordin drejtues
te çmimeve per keto investime ne periudhen e • Shperblime te tjera
ardheshme.
• Shperblime per konsulence
Perllogaritja e shpenzimeve per stafin
Shpenzimet per stafin ne pergjithesi, ne totalin e
shpenzimeve operative, zene peshen me te
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
-/
13. Kontabiliteti permbajtje pasqyrohet nepermejt kodeve te
ndryshme qe perdoren per çdo transaksion.
Pse duhet kontabiliteti? Menyra e kodimit mund te jete specifike sipas
Veprimtarite e ndryshme qe kryhen gjate nje kerkesave qe ka stafi drejtues i institucionit per
periudhe te caktuar regjistrohen ne aspektin e te marre nje informacion te klasifikuar. Keshtu
tyre vleror nepermjet kontabilitetit financia. kodimi i rregjistrimit mund te behet siaps zerave
Qelimi i ketij rregjistrimi eshte te siguroje te shpenzimeve, sipas departamenteve, etj. Por
informacionin e nevojshem rreth te ardhurave ne fund te fundit eshte pranuar nje sistem i
dhe shpenzimeve dhe menyres se perdorimit te caktuar baze i klasifikimit te çdo rregjistrimi, i
burimeve. Ne kete menyre kontabiliteti i sherben cili eshte miratuar edhe ne sistemin e llogarive
drejte perdrejte analizes se efektivitetit dhe kontabel te çdo vendi dhe ne ligjin e tij per
eficences se shpenzimeve. Pa sistemin e kontabilitetin. Thelbi i tij qendron ne paqyrimin
llogarive kontabel asnje nuk mund ta dije se sa sa me te qarte te te ardhurave dhe shpenzimeve
burime nga buxheti i percaktuar jane shpenzuar te çdo subjekti si dhe te gjendjes se tij
dhe se sa mbesin per te ardhmen. Gjithashtu ai financiare.
eshte i padiskutueshem per te pare se si i kemi Baza e ketij sistemi eshte klasifikimi i
likujduar edtyrimet financiare, psh per paga, llogarive ne klasa te veçanta. Me tej çdo
kundrejt furnitoreve te ndryshem, etj. institucion mund te perdore klasifikime te
Kontabiliteti dhe me tej auditimi kontabel na metejshm eper nje analize me te detajuar te
lejon te njohim edhe se sa jane perdorur veprimtarise. Keshtu klasat kryesore te llogarive
fundetne sherbim te qellimeve per te cilin ato klasike qe perdoren edhe per institucionet
jane miratuar. publike jaen ato te bilancit (aktivit dhe pasivit)
dhe te shpenzimeve (sipas zerave). Por çdo
Sistemi kontabel institucion mund te perdore nje klasifikim me te
Sistemi kontabel mund te jete i kompjuterizuar detajuar per te ndjekur me qarte jo vetem
apo manual. Aktualisht sot perdoret sistemi ecurine e tij financiare por edhe menyren e
kompjuterik. Sot behen perpjekje qe ne sistemin realizimit te objektivave ne buxhet, keshtu ai
kontabel te komjuterizuar te perfshihen apo te mund te detajoje klasifikimin sipas qendrave te
integrohen edhe elemente te tjere qe lidhen me kostos, sipas projekteve te ndryshme,
veprimarine e institucioni, duke synuar klasifikimeve ne buxhet, etj. Marrim nje
standartizimin, krijimin e nje baze te gjere te shembull: Supozojme s eduam te rregjistrojme,
dhenash dhe efektivitet me te mire te punes ne te te kontabilizojme nje fature shpenzimesh qe
gjithe sektoret. lidhet me shpenzime per konsulence per nje
Ideja themelore eshte qe sistemi financiar dhe studim te caktuar makroekonomik. Supozojme
te dhenat e tij te mund te shfrytezohen per se ky studim do te kryhet nga nje departament i
qellime te ndryshem te stafit dhe jo vetem nga caktuar i ministries dhe eshte parashikuar ne nje
kontabilistet. ze te caktuar ne buxhet, psh. ne zerin
“shpenzime te tjera administrative”.
Klasifikimi i llogarive kontabel dhe kodet e Ateher per te do te kemi 3 apo 4
tyre. karakteristika kryesore, keshtu do te perdoret nje
Ne sistemin kontabel, transaksionet e veçanta system i tille klasifikimi qe te shprehe te pakten
financiare jane te rregjistruara ne pike se pari dy keto karakteristika:
kategori kryesore: te ardhurat dhe shpenzimet. 1. qellimin perse eshte bere ky shpenzim -
Çdo rregjistrim ne system eshte i mbeshtetur nje studim makroekonomik i projektit perkates;
dokument kontabel. Si dokument i tille mund te 2. natyra e ketij shpenzimi -shpenzim
sherbeje nje fature, nje document udhetimi, konsulence,
dokumet bankar, etj. 3. qendra e kostos se ciles ky shpenzim i perket
Rregjistrimi i çdo dokumenti behet ne –departamenti i makroekonomise;
perputhje me permbajtjen qe ai shpreh. Kjo
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
-&
14. 4. zerit te buxhetit te cilit i perket shpenzimi – Hierarkia e llogarive te sitstemit kontabel
zerit studime. Per klasifikimin e llogarive kontabel sipas
kritereve te caktuara eshte e nevojshme te
Pse duhet klasifikimi i llogarive kontabel dhe vendoset nje hierarki e caktuar, dmth cila pjese e
kodimi i tyre? kodit do te shprehe nje kriter te dhene. Si psh do
Arsyeja per perdorimin e nje sitemit te tille te shprehet natyra e shpenzimit, qendra e kostos,
llogarish si me siper eshte shkurtimisht kjo: etj.
Kodimi sipas qellimit se perse se eshte kryer Ne formen e nje shembulli kjo hierarki apo
shpenzimi apo ndryshe sipas “produktit” te cilit ndertim i llogarive do te kete kete forme: Pjesa e
ai i perket (psh. projekte, etj) eshte i pare e numrit (psh. 3 apo 4 shifrat e para)
domosdoshem per çdo institucion pasi nepermejt shprehin klasen e llogarise apo natyren e
ketij klasifikimi ne mund te shohim se sa ka shpenzimit (psh. per konsulence ne shembullin e
kushtuar nje product i caktuar, cili do te jete mesiperm). Pjesa e dyte (shifra pauses emund te
kosto e tij. Analiza sipas ketij klasifikimi tregon paraqese departamentin (psh departamenti
gjithashtu se çfare shpenzimesh lidhen me nje makroekonomik) dhe pjesa e trete e numrit te
“product” apo veprimtari te caktuar. llogarise (shifrat e fundit) do te paraqese
Ne veçanti kjo eshte e nevojshme kur kemi te sektorin brenda departamentit. Nga ana tjeter
bejme me sherbime publike te cilat qofte edhe neqofte se duam totalin e nje shpenzimi te
pjeserisht do te mbulohen nga perfituesit e tyre. caktuar per te gjithe institucionin, atehere do te
Kodimi i llogarive sipas departamenteve apo mjaftonte te merrnin llogarine vetem me kater
siç quhet ndrushe qendrave te kostos, eshte i shifra te ketij shpenzimi. Ketu do te
nevojshem pasi nga njera ana ai shpreh perfshiheshin te gjitha shpenzimet e kesaj natyre
pergjegjesine per kryerjen e sherbimeve te pamvaresisht nga departamentet apo sektoret e
ndryshme dhe nga ana tjeter informacionin ne veçante.
lidhje shpenzimet ne lidhje me sektore apo Eshte e rendesishme qe hierarkia ne
departamente te veçante perderisa organizimi ndertimin e llogarive te behet ne menyre llogjike
administrative i institucionit ne pergjithesi behet duke patur parasysh karakteristikat e
sipas ketyre departamenteve. veprimtarise te institucionit. Ne disa raste mund
Kodimi sipas zerave te buxhetit eshte i te nevojiten edhe klasifikime per vete stafin
rendesishem apsi buxhetimi dhe kontabilizimi drejtues ne menyre qe te monitorohen me qarte
sipas ketyre zerave ben te mundur qe te marrim shpenzimet e ketij stafi.
nje informacion te njekoheshem sipas treguesve
te buxhetit dhe shpenzimeve te kryera realisht. Llogari “Cash” dhe “Accrual”
Klasifikimi dhe kodimi sipas natyres se Lidhur ngushte me buxhetin dhe sipdomos me
shpenzimeve tregon se si dhe sa fonde te implementimin e tij, menyra e kontabilizimit te
veçanta, grante, etj. jane perdorur per shpenzime transaksioneve te ndryshme mund te jete ne dy
operative, paga, dijeta, investime apo shpenzime forma: menyra e cila bazohet ne levizjen reale te
te tjera. Kjo ka rendesi pasi natyra e ketyre parase dhe ajo qe bazohet ne kryerjen e apo jo te
shpenzimeve eshte e ndryshme dhe luan nje rol nje shpenzimi, te ardhure, etj pa marre parasysh
te veçante ne permbajtjen e nje aktivitetit apo nese ky veprim eshte shoqeruar edhe me
projekti te caktuar. levizjen e parase perkatese apo jo.
Klasifikimi ne klasat e mesiperme sigurisht Tradicionalisht sistemi kontabel i qeverise ka
nuk eshte i domosdoshem ne te gjitha rastet, ai qene ai i bazuar ne cash, i cili perfshin te gjitha
mund te jete me i reduktura por edhe me i pagesat dhe te ardhurat qe behen gjate vitit te
detajuar ne vartesi te informacionit qe do te caktuar. Keshtu ne te perfshihen pagesat qe
siguroje institucioni perkates. behen ne fillim te vitit per shpenzimet e bera por
te pa paguara ne vitin e kaluar dhe pagesat e
bera gjate vitit per shpenzimet e kryera ne kete
vit. Pra ne kete sistem nuk perfshihen pagesat e
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
-'
15. bera ne vitin e ardheshem per shpenzimet e vitit Monitorimi i buxhetit
ne fjale. Ky sistem ka si avantazh thjeshtesine e
perllogaritjeve dhe faktin se pasqyrion gjendjen Pse nevojitet monitorimi i buxhetit?
reale financiare. Monitorimi i baxhetit gjate realizimit te tij
Nje nga drejtimet qe theksohet sat me shume eshte i nevojshem per te pare ne se jemi
eshte levizja drejt sistemit te quajtur “accrual” i duke qendruar brenda limiteve dhe
cili siç thame mbeshtet vetem ne ate se eshte
prioriteteve te percaktuara gjate hartimit te
kryer apo jo shpenzimi. Termi “accrual” ne
kontabilitet lidhet me nje transaksion te kryer,
tij apo jo. Ai siguron informacionin e
psh. nje shpenzim por per te cilin nuk eshte nevojshem rreth kostos se “produktit” te nje
perfunduar ende dokumenti kontabel. Kjo aktiviteti te veçante. Gjithashtu ai sherben si
metode ka disa epersi ne krahasim me metoden nje instrument per korrektimet e nevojshme
“cash”: te burimeve te investuara per te shmangur
• Tregon vleren reale te nje projekti, sherbimi, tejkalimin e tyre, apo edhe mos realizimin e
etj. niveleve te parashikuara.
• Krijon mundesine per te krahason koston Me poshte eshte paraqitur nje metode ne
reale te prodhimit me ate te parashikuar ne forme skematike per menyren se si mund te
buxhet. monitorohet buxheti. Sipas kesaj metode te
• Krijion mundesine per te krahasuar dhenat siaps buxhetit per vitin aktual
alternativa te ndryshme per prodhimin apo krahasohen me rezultatet e siatemit kontabel
sherbimin.
deri ne momentin kur behet monitorimi, plus
• Krijon mundesine per te vleresuar “çmimin”
prognozen per parashikimin e ardheshem
e nje sherbimi te caktuar publik nese
mendohet se ky sherbim do te mbulohet per periudhen e mbetur deri n efund te vitit.
qofte edhe pjeserisht nga popullsia. Ne kete menyre behet e mundur te shihet
• Me poshte eshte nje shembull i thjeshte per nese tendecat e shpenzimeve dhe rezultateve
menyren e zbatimit te metodes “cash” dhe jane mbrenda limiteve te percakuara ne
“accrual” te kontabilizimit te shpenzimeve hartimin e planit apo kane diferenca te
publike. konsiderueshme me to.
Skematikisht mund te bejm ekete paraqitje:
( ) ' ( * '
!
" # $ %
" # " #
" $ %
"
& '! & '
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
-(
16. Buxhetit i
periudhes
Rezultatet sipas Prognoza deri ne
kontabilitetit
financiar + fund te periudhes
Figure 5.1: Monitorimi i buxhetit
Roli i sistemit te llogarive kontabel ne nevojshem (fatura, etj). Keto shpenzime njihen
monitorimin e buxheti si shpenzime te pritura per tu bere apo siç quhen
“accrued”.
Ne sistemin kontabel, siç treguam, jane
rregjistruar te gjithe te dhenat te vitit financiar.
Shpesh ne disa sisteme realizohet edhe ajo qe
Monitorimii i pagave
eshte mjaft pozitive, ruajtja e te dhenave edhe
Ne monitorimin e shpenzimeve te buxhetit,
edhe per periudhate e kaluara. Kjo eshte mjaft e
monitorimii i pagave eshte ndoshta hapi i pare,
nevojeshme per monitorimin e buxhetit dhe
pasi ashtu si ne hartimin e buxhetit, ky ze eshte
presupozon qe informacioni te jete disponues ne
me i njohuri dhe me pak i mundhsem per te qene
çdo moment qofte ne forme elektronike apo
fleksibe. Ky monitorim mund te mbeshtetet ne
leter.
ate metodike qe ndiqet edhe per hartimin e
Ne menyre qe ky informacion te jete sa me
bxhetit, duke marre parasysh gjendjen aktuale te
efektiv sistemi kontabel permban dhe disa
shpenzimeve per paga ne momentin kur behet
raporte standarte periodike. Sasia dhe permbajtja
monitorimi (psh. gjashte mujori i pare) dhe
e tyre mund t endryshoje sipas institucionit por
parashikimn deri ne fund te periudhes. Nje
sidoqofte me kryesoret e ketyre raporteve jane:
alternative tjeter (megjithese jo plotesisht e
bilanci, zerat e shpenzimeve korente dhe cash
sakte) eshte ajo e llogaritjes se pagave per tre
flow.
mujorin e fundit; pjestuar per ter (per te gjetur
mesataren) dhe shumezuar per muajt e mbetur
Besueshmeria e rezultateve
deri ne perfundim te periudhes. Monitorimi i
Me gjithe rendesine qe ka sitemi i
informacionit kotabel, shpesh mund t endodhe pagave mund t eparaqitet ne kete forme:
qe treguesit e ketij sistemi t emos pasqyrojen
sakte gjendjen reale. Kjo pasi nje pjese e Shembull
aktivitetit ditor apo e shpenzimeve mund te mos • Fondi i pagave 1 Janar - 30 Qershor
jete reflektuar ne kete sistem. Ne lidhje me kete 5.500.000 Leke
e rendesishme eshte nga njera ana rregjistrimi i • Tre mujori i fundit 1 Korrik – 30 Shtator:
vazhdueshem, çdo dite i te gjitha dokumentave 3.000.000 Lek
kontabel dhe nga ana tjeter marrja e parasysh • Parashikimi per muajt Tetor + Nendor +
edhe te atyre shpenzimeve tashme t ekryera por Dhjetor:
per t ecilat nuk eshte perfunduar dokumenti i (3.000.000 / 3)x6 = 6.000.000 Lek
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
-)
17. • Prognoza per te gjithe vitin: programeve te veçante. Ne kete rast eshe e
• Janar- Qershor (fakt) : 5.500.000 mundur qe te dhenat e buxhetit te rregjistrohen
• Korrik - Shtator 3.000.000 ne sistem per çdo muaj dhe pastaj krahasimi i te
• Prognoza Tetor – Dhjetor 6.000.000 dhenave faktike m eato te buxhetit t ebehet edhe
per çdo muaj. Ndersa marrja parasysh e
Totali per vitin = 14.500.000 parashikimit te pritshem (si me siper) mund te
perdoret vetem ne rastin e analizave per te
vleresuar buxhetin e ardheshem.
Kjo prognoze mund te korrektohet duke
marre parasysh largimet nga puna, vendet e reja
Sigurisht eshte e domosdoshme qe
qe mund te krijohen, rritjes eventuale te pageve, monitorimi i buxhetit te behet per ato
shpermbimet e ndryshme, etj. periudha (muaj, tre-mujor, gjasht-mujor)
per te cilat ekzistojne edhe te dhenat e
Monitorimi i shpenzimeve te tjera buxhetit
Edhe per shpenzimet e tjera mund t endiqet e
njejta menyre sikurse per fondin e pagave, pra Llogarite dhe raportet vjetore
nisemi nga realizimi aktual, parashiki per
periudhen e mbetur dhe bejme krahasimin me Raporti vjetor dhe raporti financiar
shifrat e buxhetit. E rendesishme eshte qe ne se Ne fund te çdo viti aktiviteti i realizuar dhe
parashikim do te jete mbi nivelin e percaktuar ne objektivat earrituar paraqiten ne raportin vjetor.
buxhet, atehere duhet tegjenden rruget per te Ky raport duhet te ndertohet sipas direktivave te
bere shkurtimet e nevojeshme. dhena nga stafi drejtues i institucionit.
Gjithashtu ai mund te permbaje edhe
Vleresimi i tendences se ndryshimit te informacione te tjera qe lidhen m eveçorite
çmimet karakteristike t eperiudhes se kaluar. Raport
Gjate monitorimit te buxhetit ne fazen e duhet te beje krahasimin e arritjeve me
impolementimit te tij e rendesishm eshte t parashikimet e planifikuar te tregoje faktoret qe
emerren parasysh edhe ndryshimi i nivelit te kane ndikuar, te spjegoje rezultatet e arritura,
çmimeve. Per te bere korrektimet e nevojeshme qofshin keto pozitive apo negative.
ne kete rast mund te perdoren indekset Raporti vjetor duhet te shoqerohet edhe me
statistikore siç eshte indeksi i ndryshimit te raportin financiar dhe pasqyrat kryesore
çmimeve te konsumit (CPI) –per vleresimin e financiare.
pagave dhe ai i çmimeve te prodhimit (PPI) –per
çmimet e materialeve te ndryshme. Keto indekse Raporti vjetor – baze per vendim marrjen
mund te merren nga Drejtoria e Pergjithshme e Nje çeshtje e rendesishme eshte se si raporti
Statistikes. vjetor do te shfrytezohet per vendim marrjen e
Ne kete aspek duhet bere analiza edhe e ardheshme te institucionit apo departamentit
ndikimit ndryshimit te kursit te kembimit, perkates.
sidomos kur gjendja monetare e institucionit Per kete qellim eshte e nevojshme fillimisht
varet shume edhe nga valuat e huaj. Psh forcimi te realizohet edhe auditimi i raportit dhe
i Lek-ut ndaj USD do te ndikonte negativisht per llogarive vjetore ne menyre te tille qe
nje institucion i cili gjnedjen konkluzionet n eto te jene sa me te besueshme.
Ketu auditimi eshte i rendesishem pasi ai
Sa shpesh duhet monitoruar buxheti? disponon instrumente dhe metota specifike
Ne monitorimin e shpenzimeve me siper u nepermjet te cilave behet e mundur verifikimi
tregua shembulli kur monitorimi behet n dhe kontrolli i rezultateve te raportit te
emuajin shtator. Ne fakt eshte e domosdoshme veprimtarise.
qe ky monitorim te behet edhe per çdo muaj. Nje Pas perfundimit edhe te auditimit raporti
gje e tille sat eshte plotesisht e mundeshme vjetor do te mund te sherbeje si baze edhe per
nepermejt sistemeve te informatizimit dhe vendim marrjen apo buxhetimin e ardheshem.
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
-*
18. Aktualisht theksohet domosdoshmeria e aktualisht institucioni per kryerjen e
ndertimit te buxheteve pjesemarrese me te cilin veprimtarise se tij (pamvaresisht nese
nenkuptohet integrimi ne ndertimin e buxhetit te keto jane prone e tija apo jo). Ketu
tegjithe aktoreve te cileve do t’ju perfaqesohen perfshihen psh. ndertesat, makinerite,
interesatne kete buxhet. Ne kete aspekt e pasijet gjendja monetare, etj. Ndersa
rendesishme eshte qe raporti dhe llogarite
pasivi paraqet burimet financiare sipas
vjetore te njihen nga te gjithe keto aktore, te cilet
duhet te njohin arritjet dhe problemet qe jane pronesise (dmth te institucionit apo jo) te
hasur ne implementimin e buxhetit te kaluar. cilat mbulojne assetet. Pra ketu mund te
Kjo do t’i sherbente me tej edhe nje integrimi shihet se sa nga keto burim ejane te veta
me t emire te interesave te ketyre subjekteve ne te institucionit dhe se sa ai i ka te huajtur
hartimin e buxhetit e ardheshem. nga te tretet (kredi, furnitore, etj.
Permbajtja e raportit financiar Skema me e thjeshte e bilancit eshte e tille:
Raport financiar konsiston ne dy dokumente Aktivi (asetet)
kryesore te lidhur ngushte me njeri tjetrin: a) Aktive te patrupezuara (projekte,
1. Pasqyra e te Ardhurave dhe Shpenzimeve, studime, licenca etj)
apo siç njihet ndryshe ajo e “humbje – b) Ndertesa, makineri, automjete, paisje
fitimit”. Ne kete pasqyre normalisht c) Inventar
evidentohen te gjitha shpenzimet e d) Detyrime te te treteve (debitore, etj)
periudhes korente te cilat i perkasin teresisht e) Mjete monetare
asaj, pra nuk lidhen me rezultatin ne
periudhat e ardheshme. Ne zerat e kesaj
pasqyre perfshihen: pagat; shpenzimet Pasivi (liabilities)
adminitrative (kancelari, etj); shpenzimet f) Kapiatli
per facilitete te ndryshme (qera, uej, g) Detyrime ndaj te treteve (banka, furnitor,
energji); shpenzimet e komunikimit; etj)
amortizimi; etj. Karakteristike per pasqyren h) Detyrime ndaj shtetit
e te ardhurave dhe shpenzimeve te raportit i) Reserva
vjetor eshte se keto shpenzime jane te j) Difernca midis aktivit dhe pasivit
“mbylluar” dhe nuk trashegohen ne
periudhen e ardheshme. Perveç ketyre dy poasqyrave kryesore, ne
raportin financiar perfundimtar duhet te
Pasqyra e te ardhuarve dhe shpenzimeve paraqet perfshihet edhe:
keto zera kryesore: • Ndryshimet ne Equity (kapitali + fitimi /
a) Te ardhura operative humbje + Rezervat)
b) Shpenzimet sipas natyres se tyre (paga, etj) • Pasqyra “Cash flow” dmth ajo e levizjes se
c) Humbja ose fitimi (“EBITD” a-b) gjendjes monetare (gjendja + hyrjet –
d) Amortizimi daljet)
e) Interesat
f) Taksat
g) Fitimi ose humbja neto (“EBT” c-d-i-f)
1. Balanci i cili perfaqesonis teresine e
asseteve dhe detyrimeve (liabilities) te
nje institucioni perkates. Asetete (ase
aktivi) pasqyrojne gjendjen e mjeteve
materiale dhe monetare qe disponon
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
-+
19. ajo te mos jete voluntare por si diçka e lidhrur
Vleresimi dhe performanca e ngushte me ecurine e vete aktivitetit. Ne rastin e
manaxhimit. Suedise kjo analize kryhet me kerkesen e
Qeverise qendrore apo me inisiativen e vete
Analiza e performances institucionit. Keshtu Qeveria mund tekerkoje te
Qellimi kryesor i analizes se performances eshte kryhet analiza e rezultateve psh per 5 vitet e
ndjektja sistemetike dhe vleresimi i asaj se çfare fundit. Atehere duhet te nxirren treguesit te cilet
shte bere nga stafi i institucionit ne menyre qe te Ne kete analize shihet nese veprimet dhe marrja
permiresohet ecuria e punes n ete ardhmen. Ne e vendimeve ka qene apo jo korrete, a mund te
kete vleresim ehste e nevojshme te mbahet veproheshe ndryshe per te patur nje efektivitet m
parasysh secilet kane qene objektivat qe ne kemi ete larte, etj.
vene ne procesin e planifikimit apo buxhetimit,
çfare eshte arritur dhe ne ç’menyre dmth me
ç’fare shpenzimesh.
Nje gje e tille mund te shprehet ne menyre
skematike ne kete forme:
Cilet kane
Cilat kane qene burimet
qene qe ne kemi Cilat jane
objektivat angazhuar rezultatet e Cila eshte
qe kemi per arritjen arritura performanca
dashur te e objektivave
realizojme
karakterizojne aktivitetin e institucionit perkates
Vleresimi i performances ne kete periudhe dhe krahasohen keto si ne
Per vleresimin e performances mund te perdoren dinamike ashtu edhe me treguesit te cilet
tregues dhe metoda te ndryshme. Gjithesesi synohen te arrihen.
duhet nenvizuar se keto metoda nuk jane te Nga ana tjeter eshte e nevojshme te analizohe
ngjashme dhe aq konkrete me ato qe mund te edhe se si jane arritur treguest e dhene, cilet
perdoren per te vleresuar psh rendimentin e kane qene faktoret positive e negative qe kane
punes, apo eficencen ne perdorimin e burimeve, ndikuar, cila ka qene kosto e tyre, çfare efekti
etj. Ky vleresim lidhet mjaft me manaxhimin kane patur ne nivelin e sherbimeve publiek, cilet
sipas rezulateteve te arritura, dmth vleresimi i kane qene treguesit cilesor te ketyre sherbimeve,
manaxhimit duke u nisur nga treguesit konkrete etj
te punes te çdo drejtuesi. Ne kete drejtim duhet
nenvizuar se manaxhimim i burimeve financiare
ka gjithashtu nevoje per nje menyre te tille
vleresimi.
Sa shpesh duhet kryer analiza e
performances?
Kryerja e analizes se performances mund te
behet ne periudha te ndryshem, ne vartesi te
institucionit por sidoqofte eshte e rendesihme qe
Menaxhimi I Burimeve Financiare • Dhjetor 2004 • E. Pere
! ! "# $
-,