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Inhaltsverzeichnis
Grußwort
Der ganz normale Wahnsinn…
Was könnte besser laufen?
50 Wege für mehr Effizienz
Wie Sie meine ...
Ordner–Farben
Sideboard
Prospekte/Kataloge in Stehsammler
Zeitschriften
Schränke
Kiste für Muster o.ä.
Besuchertisch
Bilde...
Grußwort
Ich grüße Sie,
schön, dass Sie sich die Zeit nehmen, diesen Reader zu lesen.
Sie haben bereits meine 10 besten Ti...
Der ganz normale Wahnsinn…
Herr Mustermann ist Sachbearbeiter im Einkauf in einem mittelständischen
Metallbauunternehmen. ...
Herr Mustermann braucht im Vertretungsfall immer ein bisschen Zeit zum
Suchen nach Unterlagen bei seinem Kollegen. Wenn er...
Was könnte besser laufen?
So einiges.
Herr Mustermann und seine Kollegen haben sich nicht optimal organisiert. Es gibt
zu ...
Wie Sie meine Tipps umsetzen können
50 verschiedene Möglichkeiten seinen Arbeitsplatz effizienter zu organisieren. Uff
– d...
Arbeitsplatz
Die Organisation am Arbeitsplatz umfasst viele Aspekte. Viele der folgenden
Verbesserungspotenziale haben dam...
Das Grundprinzip von Ordnung am Arbeitsplatz
Das grundsätzliche Ordnungsprinzip, das an Ihrem Schreibtisch vorherrschen
so...
Schreibtischunterlage
Haben Sie, wie viele meiner Kunden, eine Schreibtischunterlage unter Ihrer
Tastatur liegen? Oft sind...
Kalender
Wenn ich meine Trainingsteilnehmer an ihren Arbeitsplätzen besuche, fällt mir
häufig auf, dass die Mitarbeiter au...
Stifte
Haben Sie auf Ihrem Schreibtisch auch so einen „Stifteköcher“ stehen? Wie viele
Stifte stecken dort drin?
Und wie s...
Ablagekästen
Ablagekästen sind toll.
Es gibt sie in verschiedenen Farben und Materialien.
Man kann auch einen großen Kaste...
hineinlegen können, ohne Sie dabei zu stören. D.h. am Rand in Richtung Bürotür.
Am besten, Sie bringen ein Schild oder ein...
 Die leeren Kästen können Sie in den Büromaterialschrank
zurückbringen.
 Behalten Sie 2 schöne Kästen, oder holen sich z...
- Seite 18 bis 68 entfernt -
Ich hoffe, Sie können meine Tipps schnell umsetzen und profitieren schon bald
davon. Weitere Tipps finden Sie in meinem Bl...
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Leseprobe E-Book 50 Wege für mehr Effizienz am Arbeitsplatz

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Leseprobe des E-Books "50 Wege für mehr Effizienz am Arbeitsplatz". Starten Sie noch heute und sorgen Sie für mehr Ordnung auf Ihrem Schreibtisch, Rollcontainer und Sideboard. Räumen Sie Ihren E-Mail-Posteingang in Outlook auf und bekommen mehr Übersicht über die anstehenden Aufgaben. Leicht verständlich und auf den Punkt gebracht.

Veröffentlicht in: Kleinunternehmen & Unternehmertum
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Leseprobe E-Book 50 Wege für mehr Effizienz am Arbeitsplatz

  1. 1. Text Copyright © Meike Kranz 2014 www.123effizientdabei.de Alle Rechte vorbehalten. Dieses E-Book darf nicht ohne schriftliche Genehmigung der Autorin in keiner Form und auch nicht auszugsweise vervielfältigt, an Dritte weitergegeben oder verbreitet werden. Für Fehler, die durch die Verwendung dieses Leitfadens entstehen könnten, haftet die Autorin nicht.
  2. 2. Inhaltsverzeichnis Grußwort Der ganz normale Wahnsinn… Was könnte besser laufen? 50 Wege für mehr Effizienz Wie Sie meine Tipps umsetzen können Die Säge schärfen Arbeitsplatz Das Grundprinzip von Ordnung am Arbeitsplatz Schreibtischunterlage Kalender Stifte Ablagekästen Postverteilung innerhalb der Abteilung Post-It Unter dem Schreibtisch Rollcontainer Schubladen mit Trennstegen Formulareinsätze für Schubladen Hängemappen Infomappe Notizbuch Visitenkarten Kontakte freischalten/gemeinsame Kontakte Dia-Mappe für Schlüssel Tee-/Kaffeevorräte, Persönliches Mitarbeiterzeitungen Gehaltsabrechnung Zeitkonto Ideensammlung Pinnwand Fensterbank Stapel Mache ich, wenn ich mal Zeit habe
  3. 3. Ordner–Farben Sideboard Prospekte/Kataloge in Stehsammler Zeitschriften Schränke Kiste für Muster o.ä. Besuchertisch Bilder Posteingangsfach leeren Regeln für E-Mails Verteilerlisten Dateilinks verschicken Mehrere Anlagen gleichzeitig speichern Posteingang freischalten Unterordner für Vertretung Text für Abwesenheitsassistenten Kalender freischalten To-Do-Listen Passwörter Telefonnotiz Wie meldet man sich am Telefon Elektronisches Fax Dienstreisevorbereitung Desktop
  4. 4. Grußwort Ich grüße Sie, schön, dass Sie sich die Zeit nehmen, diesen Reader zu lesen. Sie haben bereits meine 10 besten Tipps für mehr Effizienz am Arbeitsplatz gelesen? Vielleicht auch einige davon umgesetzt und sind dabei auf den Geschmack gekommen? Dann werden Sie meine weiteren Tipps für Verbesserungsmöglichkeiten interessieren. In diesem E-Book habe ich für Sie 50 verschiedene Punkte aufgeführt und erklärt. Wenn Sie jeden 2. Tag einen Tipp umsetzen, dann sind Sie ungefähr 4 Monate lang stetig besser geworden. Starten Sie noch heute! Kurz zu meiner Person: mein Name ist Meike Kranz. Ich bin verheiratet, habe zwei Kinder und lebe in Hannover. Ich habe Betriebswirtschaft studiert und verfüge über mehr als 15 Jahre Erfahrung als Beraterin und Trainerin für Büroorganisation und Zeitmanagement. In dieser Zeit habe ich mehr als 1.000 Sachbearbeitern geholfen, ihren Arbeitsplatz so zu organisieren, dass sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben. Meine Strategien sind leicht verständlich, praxisnah und sofort umsetzbar. Seit Anfang 2012 veröffentliche ich viele Tipps auf meinem Blog: www.123effizientdabei.de Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen und Umsetzen meiner Tipps. Ihre Meike Kranz
  5. 5. Der ganz normale Wahnsinn… Herr Mustermann ist Sachbearbeiter im Einkauf in einem mittelständischen Metallbauunternehmen. Er hat noch 3 Einkaufskollegen, jeder von ihnen ist für bestimmte Materialgruppen zuständig. Wie viele Teile oder Lieferanten er tatsächlich betreut, weiß er nicht genau, aber es sind ziemlich viele. Sein Chef ist der Abteilungsleiter für die „Allgemeine Verwaltung“. Er arbeitet eng mit dem Lager und der Konstruktion zusammen. Als neues Projekt hat er das Thema „Lieferantenbewertung“, in dem er mit dem Vertrieb, der Konstruktion und dem Kundenservice zusammenarbeitet. Das Projekt schreitet viel langsamer voran, als von Herrn Mustermann ursprünglich gedacht. In seinem Posteingang befinden sich rund 5.000 E-Mails, von denen ca. 100 ungelesen sind. Das bedeutet aber nicht, dass er so viele Mails tatsächlich noch nicht gelesen hat. Er nutzt das Vorschaufenster, um die Mails quer zu lesen und wo er noch reagieren muss, die Mails lässt er einfach auf ungelesen stehen. Er hat auch vor einiger Zeit mal damit begonnen Unterordner anzulegen und Mails dahin zu verschieben, aber das dann nicht durchgehalten, sodass er nun die Mails in der Regel mit der Suchfunktion sucht, oder sie nach dem Absender sortiert. Er hat verschiedene Körbe auf seinem Schreibtisch gestapelt. Einige nutzt er für dringende Vorgänge, einer ist für die Ablage, der oberste für den Posteingang, aber da befinden sich auch noch ältere Unterlagen. Außerdem liegen auf seinem Schreibtisch, auf der Fensterbank und auf dem Sideboard verschiedene Papierstapel mit Unterlagen, die abgelegt werden müssten, Vorgängen mit unterschiedlichen Prioritäten und seine Projektunterlagen. Dazwischen und unter dem Schreibtisch sind Materialmuster verteilt. Kataloge hat er im Sideboard gestapelt, die neueren liegen auf dem Sideboard. Unter und neben seinem Schreibtisch stehen zwei Rollcontainer. In die Schubladen legt er Schreibblöcke, Prospekte, Schulungsunterlagen, Visitenkarten, Formulare, seine Gehaltsabrechnungen und diverse Bedienungsanleitungen ab. Dabei verfolgt er aber keiner einheitlichen Systematik. Viele Visitenkarten sind sicherlich schon veraltet, aber er hatte bisher keine Zeit, diese auszusortieren. Zwei der Schubladen lassen sich auch nur noch mit Mühe öffnen, weil sie so vollgestopft sind. Jeder der Einkaufskollegen hat seine eigene Lieferantenablage im Schrank hinter dem Schreibtisch. Herr Mustermann hat in seiner Ablage die Bestellanfragen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen getrennt, sein Kollege, mit dem er sich gegenseitig vertritt, legt alles zusammen unter einem Vorgang ab. Die individuelle Ablagesystematik der Kollegen in Papier spiegelt sich auch in der Dateiablage auf dem Teamlaufwerk wieder. Jeder hat dort seinen eigenen Namensordner mit seiner eigenen Ordnerstruktur.
  6. 6. Herr Mustermann braucht im Vertretungsfall immer ein bisschen Zeit zum Suchen nach Unterlagen bei seinem Kollegen. Wenn er einen bestimmten Vorgang nicht findet, ruft er ihn im Urlaub an und lässt sich beschreiben, wo die Unterlage liegt. Wenn einer von ihnen in den Urlaub fährt, aktiviert er seinen Abwesenheitsassistenten mit dem Hinweis auf den Kollegen. Wenn es also wirklich wichtig und dringend ist, schickt der Absender seine Mail nochmal an den Vertreter. Wichtige Dinge, die Herr Mustermann erledigen oder bedenken muss, schreibt er auf gelbe Haftnotiz-Zettel und klebt diese an seinen Bildschirm oder auf den Schreibtisch. Dennoch passiert es ihm immer wieder, dass er Aufgaben vergisst und Überstunden machen muss, um diese dann noch auf den letzten Drücker zu erledigen. So, oder so ähnlich, läuft es nach meiner Beobachtung in vielen Unternehmen. Und wie sieht es bei Ihnen aus? Haben Sie sich in einigen Punkten wiedererkannt?
  7. 7. Was könnte besser laufen? So einiges. Herr Mustermann und seine Kollegen haben sich nicht optimal organisiert. Es gibt zu wenig Ordnung, sodass alle viel Zeit verschwenden für die Suche nach Informationen. Außerdem gibt es zu wenig Standards und Absprachen zur Arbeitsweise. Des Weiteren plant Herr Mustermann seine Aufgaben und den Tag zu wenig. Er lässt sich vom Tagesgeschäft treiben und nimmt sich zu wenig Zeit für konzeptionelle Arbeiten und seine Projekte. Als Folge muss er immer wieder Überstunden machen und erledigt häufig Aufgaben auf den letzten Drücker. Seine Projekte plant und steuert er zu wenig und hält die delegierten Aufgaben nicht konsequent nach. Daher ist es nicht verwunderlich, dass er langsamer vorankommt, als gedacht. Machen Sie es besser, als Herr Mustermann. Vielleicht helfen Ihnen meine Tipps auf den nächsten Seiten dabei.
  8. 8. Wie Sie meine Tipps umsetzen können 50 verschiedene Möglichkeiten seinen Arbeitsplatz effizienter zu organisieren. Uff – das ist eine ganze Menge. Sie fragen sich jetzt bestimmt, wie Sie das alles schaffen sollen. Sie könnten z.B. so vorgehen:  Sie werden stetig besser und nehmen sich jeden 2. Tag einen Tipp vor und setzen diesen um. Planen Sie dafür immer 30 Minuten ein.  Sie reservieren sich 1x pro Woche einen halben Tag und nehmen sich einen bestimmten Bereich vor.  Sie nehmen sich jeden Monat 1 Tag Zeit und setzen mehrere Tipps gesammelt um. Entscheiden Sie selbst, welche Variante besser zu Ihnen, Ihrem Arbeitsplatz und Ihrem inneren Schweinehund passt. Denn das ist das Wichtigste: durchhalten! Wenn Sie nur mit einigen Punkten beginnen und dann dem Tagesgeschäft wieder Vorrang geben, bleiben Sie weit unter Ihren Möglichkeiten und vergeben die Chance noch effizienter zu werden. Außerdem sollten einige Tipps sinnvollerweise im gesamten Team umgesetzt werden. Wenn es z.B. um Standards oder Prozessen geht. Nur so können Sie das volle Potenzial ausschöpfen. Ihre Kollegen sagen, dass sie keine Zeit haben, sich mit dem Thema Arbeitsplatzorganisation auseinanderzusetzen, weil sie zu viel zu tun haben? Dann erzählen Sie ihnen doch einfach folgende kleine Geschichte: Die Säge schärfen Kennen Sie schon die Metapher zum Thema Effektivität von Stephen Covey? Ein Waldarbeiter sägt mühsam einen großen Stapel Holz und kommt nur langsam und angestrengt voran. Fußgänger kommen am Wegesrand vorbei und beobachten den Holzarbeiter eine Weile. Schwitzend flucht und schimpft er. Die Passanten fragen ihn, warum er denn nicht zuerst seine Säge schärft. Der Holzarbeiter schüttelt entrüstet den Kopf und sagt: “Sehen Sie nicht die viele Arbeit. Ich habe keine Zeit die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!” Da Sie den Zeitgewinn sofort spüren können, werden Sie sicherlich nach der Umsetzung der ersten Tipps motiviert sein, weiter zu machen. Sie müssen übrigens nicht nach der von mir vorgegebenen Reihenfolge vorgehen. Ich habe die einzelnen Tipps thematisch sortiert. Sie können sich auch die Tipps zuerst herauspicken, die Ihnen besonders am Herzen liegen oder wo Sie für sich den größten Bedarf sehen. 
  9. 9. Arbeitsplatz Die Organisation am Arbeitsplatz umfasst viele Aspekte. Viele der folgenden Verbesserungspotenziale haben damit zu tun, Ordnung zu schaffen. Das ist wichtig für Sie selbst, damit Sie Ihre Informationen schnell finden und keine Zeit fürs Suchen verschwenden. Aber auch Ihre Kollegen profitieren davon, da sie in der Vertretungssituation schnell die benötigten Unterlagen finden können. Sie denken jetzt vielleicht „das ist kein Problem bei uns, wir machen vor dem Urlaub immer eine Übergabe“. Aber was ist, wenn Sie krank werden? Dann muss Sie im Zweifel der Kollege zu Hause anrufen. Ideal ist das nicht. Also, nehmen Sie sich bitte die Zeit, Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen. Denn so ein aufgeräumter Schreibtisch hilft Ihnen auch beim Denken und fördert die Konzentration. Wenn dagegen Stapel mit Aufgaben, die Sie noch zu erledigen haben, auf dem Schreibtisch liegen, werden Sie ständig davon abgelenkt und können sich nicht gut auf Ihre aktuelle Aufgabe konzentrieren. Sie denken immer „das muss ich auch noch machen…“.
  10. 10. Das Grundprinzip von Ordnung am Arbeitsplatz Das grundsätzliche Ordnungsprinzip, das an Ihrem Schreibtisch vorherrschen sollte, ist ganz einfach zu beschreiben: Was Sie häufig benötigen, ist im direkten Zugriff, was Sie selten benötigen, liegt weiter weg. Dadurch teilt sich Ihr Büro in verschiedene Zonen:  Schreibtisch mit Rollcontainer für die Dinge, die Sie mehrmals täglich benötigen.  Sideboard für die Dinge, die Sie häufig benötigen bzw. Ihre eigene Ablage, auf die im Tagesgeschäft nur Sie Zugriff haben müssen.  Schränke für die Dinge, die Sie selten benötigen und die Teamablage. Dies lässt sich auch auf die elektronische Ablage übertragen:  In Outlook und als Verknüpfung auf dem Desktop liegen die Informationen, die Sie häufig benötigen.  Auf dem Teamlaufwerk liegen die Informationen, die Sie seltener benötigen und die Teamablage. Wie Sie dieses Grundprinzip im Detail umsetzen, beschreibe ich Ihnen in den einzelnen Kapiteln.
  11. 11. Schreibtischunterlage Haben Sie, wie viele meiner Kunden, eine Schreibtischunterlage unter Ihrer Tastatur liegen? Oft sind das große Papierblöcke, manchmal aber auch Unterlagen aus Kunststoff. Haben Sie sich schon mal kritisch angesehen, wie ordentlich so eine Schreibtischunterlage aussieht? Wenn Sie eine Unterlage aus Kunststoff haben, dann gibt es in der Regel die Möglichkeit, kleinere Zettel dort unter einer Klarsichtfolie zu platzieren. Wie aktuell sind diese Zettel bei Ihnen? Sind sie ordentlich angeordnet? Wenn Sie eine Unterlage aus Papier haben, dann schreiben Sie wahrscheinlich ein paar Notizen darauf, z.B. während Sie telefonieren. Mit der Zeit wird der Block immer voller. Gut sieht das bestimmt nicht aus und finden Sie dort wirklich noch die Informationen? Und wie sieht es unter der Schreibtischunterlage aus? Liegen dort auch noch Zettel mit mehr oder weniger wichtigen bzw. aktuellen Informationen? Sie sollten hier Ordnung schaffen:  Gehen Sie alle kleinen Zettel durch und werfen weg, was veraltet ist. Was Sie noch benötigen, legen Sie in eine Infomappe ordentlich ab.  Vom Schreibtischblock übertragen Sie alle noch wichtigen und benötigten Informationen in die Infomappe.  Wenn Sie dort auch Aufgaben notiert haben, übertragen Sie diese z.B. in die Outlook-Aufgaben und planen Sie sie entsprechend ein.  Wichtige Telefonnummern übertragen Sie in Ihr elektronisches Adressbuch z.B. in Outlook. Werfen Sie nun die Schreibtischunterlage weg (wenn es ein Papierblock ist, dann können vielleicht Ihre Kinder zu Hause noch darauf malen). Für schnelle Notizen beim Telefonieren nutzen Sie einfach Schmierpapier (das Blatt am Ende des Tages wegwerfen und mit den wichtigen Dingen wie oben beschrieben verfahren).
  12. 12. Kalender Wenn ich meine Trainingsteilnehmer an ihren Arbeitsplätzen besuche, fällt mir häufig auf, dass die Mitarbeiter auf dem Schreibtisch und an den Wänden einige Kalender platziert haben: einen Tischkalender vor dem Bildschirm, einen Kalender mit Foto oder schönem Urlaubsmotiv auf dem Schreibtisch und an der Wand hängen ein Drei-Monats-Kalender und ein Jahreskalender. – Und dann kommt noch der Kalender in Outlook hinzu. Aber warum benötigen Sie so viele Kalender?  Wichtige Termine können Sie in Outlook eintragen, so werden Sie auch rechtzeitig daran erinnert.  Wichtige/offene Aufgaben können Sie auch in Outlook in den Aufgaben verwalten oder sich eine Erinnerung im Kalender einstellen.  Wann wer im Urlaub ist können Sie sich ebenfalls in Ihren Outlook- Kalender eintragen oder vielleicht gibt es eine Urlaubsübersicht als Excel-Datei auf dem Laufwerk.  Die Nummer der Kalenderwoche kann man auch in Outlook anzeigen lassen. Sie können also alle Informationen auch einfach in Outlook einsehen und können somit Ihren Schreibtisch und die Wände aufräumen. Falls bei Ihnen die Kalenderwochennummern nicht in Outlook angezeigt werden, gehen Sie bitte wie folgt vor:  Klicken Sie auf das Register "Datei".  Dann wählen Sie den Punkt "Optionen".  Dann den Punkt "Kalender".  Unter der Überschrift "Anzeigeoptionen" finden Sie den Eintrag "Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen". Hier setzen Sie einen Haken.  Bestätigen Sie dann die Eingabe mit "ok".
  13. 13. Stifte Haben Sie auf Ihrem Schreibtisch auch so einen „Stifteköcher“ stehen? Wie viele Stifte stecken dort drin? Und wie sieht es in der obersten Schublade des Rollcontainers aus? Wie viele Stifte, Kugelschreiber und Textmarker liegen dort? Ich weiß, man bekommt auch viele Werbe-Kugelschreiber geschenkt (Seminare, Messen, Kunden- oder Lieferantenbesuche etc.). Aber: mit wie vielen Stiften schreiben Sie gleichzeitig? Nur einen! Und das ist wahrscheinlich ein Kugelschreiber. Und warum liegen dann 20 Exemplare bei Ihnen herum? Räumen Sie Ihre Bestände auf:  Schmeißen Sie die Filzstifte und Textmarker, die nicht mehr schreiben weg.  Testen Sie auch die Kugelschreiber.  Überlegen Sie: benötigen Sie wirklich Filzstifte / Fineliner in verschiedenen Farben – und wenn ja: welche?  Benötigen Sie auch wirklich einen Bleistift?  Legen Sie dann in die oberste Schublade des Rollcontainers je 1 Stift der Art, die Sie wirklich benutzen.  Die restlichen Stifte, die noch schreiben, die Sie aber nicht mehr benötigen, bringen Sie bitte in den Materialschrank zurück. Sollten Sie nach einiger Zeit einen neuen Stift benötigen, weil der alte nicht mehr schreibt, oder weil Sie Ihren Kugelschreiber verloren haben, können Sie sich einfach einen neuen aus dem Materialschrank holen. Dort liegt wahrscheinlich ein hoher Bestand bereit.
  14. 14. Ablagekästen Ablagekästen sind toll. Es gibt sie in verschiedenen Farben und Materialien. Man kann auch einen großen Kasten mit 5 Schubladen verwenden. Die Kästen bzw. Schubladen kann man auch ganz einfach beschriften und somit eine gute Struktur schaffen. Aber wie sieht eine gute Struktur aus? Und wie viele Kästen sind tatsächlich sinnvoll? Oft sehe ich bei meinen Trainingsteilnehmern wahre Ablage-Türme, hinter denen man den Mitarbeiter kaum noch sieht. Und wenn ich mir dann erklären lasse, welche Systematik bei den Ablagekästen besteht, dann wird schnell klar, dass die Beschriftung nicht mit dem Inhalt übereinstimmt und in einem Kasten oft gemischte Vorgänge liegen. Im Eingangskorb liegt dann nicht nur der neue Posteingang, sondern auch offene Aufgaben und was man noch lesen will. Es gibt Kästen mit Prio A und Prio B, aber die Zuordnung der Vorgänge ist nicht aktuell. Es gibt Kästen für jedes Projekt und andere regelmäßige Aufgaben. Die Kästen stehen auf dem Schreibtisch, auf dem Sideboard, im Schrank und auf der Fensterbank. Einige Kästen quellen über. In manche bekommt man nichts mehr hinein und beim rausziehen zerknittert das Papier. Andere sind unter ihrer Last schon durchgebrochen. Oft sehen die Kästen schon ziemlich alt und schäbig aus. Sauber gemacht wurden sie in der Regel noch nie und sind deshalb auch verstaubt. Es gibt insgesamt zu viele Kästen. Aber wie sieht nun ein sinnvolles System aus? Ganz einfach. Sie brauchen einen Posteingangskorb. Auch wenn der größte Teil der schriftlichen Kommunikation inzwischen über E-Mail läuft, kann es doch mal vorkommen, dass Sie Post erhalten. Außerdem wird Ihnen bestimmt ab und zu ein Kollege einen Vorgang auf den Tisch legen wollen, während Sie nicht im Büro sind. Und wo legt er die Unterlage dann hin? Entweder auf Ihre Tastatur, oder, falls diese schon voll ist, auf Ihren Stuhl. Damit Sie die Unterlagen auch sofort sehen, wenn Sie zurückkommen. Besser ist es, wenn Sie einen Posteingangskorb haben, dann weiß jeder sofort, wo er sein Papier hinlegen kann. Diesen platzieren Sie bitte auf Ihrem Schreibtisch so, dass die Kollegen dort Papier
  15. 15. hineinlegen können, ohne Sie dabei zu stören. D.h. am Rand in Richtung Bürotür. Am besten, Sie bringen ein Schild oder einen großen Aufkleber an die Seite des Posteingangskorbes mit dem Wort „Posteingang“ an, sodass jeder sofort weiß, dass er dort das Papier hineinlegen soll. Wenn Sie den Posteingangskorb sichten, entscheiden Sie dann sofort, was mit den Unterlagen zu tun ist und planen ggf. Aufgaben sofort in Outlook ein. Das Papier dazu gehört in die entsprechende Hängemappe. Am Ende des Tages sollte somit Ihr Posteingangskorb leer sein. Sie sollten auch einen Ablagekorb anlegen. Hier sammeln Sie die Unterlagen, die in Ordner bzw. in die Abteilungsablage gehören. Ablage sollten Sie aber regelmäßig machen. Nicht erst wenn der Korb voll ist. Und nicht nur alle 3 Monate. Besser ist es, am Ende des Tages das Papier an den richtigen Ort abzulegen. So können Sie und auch die Kollegen die Unterlagen schnell wiederfinden und verschwenden nicht Zeit fürs Suchen. Außerdem wissen Sie am Ende des Tages noch, wohin die Unterlage gehört und müssen sich nicht erstmal wieder einlesen. Sie sind also schneller. Hinzu kommt noch, dass es mehr Spaß macht, nur 5-10 Seiten abzulegen, als riesige Stapel. Denn dafür benötigen Sie nur wenige Minuten, für einen 30 cm hohen Stapel brauchen Sie dagegen Stunden! Beide Kästen sollten also am Ende des Tages leer sein. Weitere Ablagekästen benötigen Sie nicht. Themenbezogene Unterlagen, wie z.B. zu Projekten oder regelmäßigen Aufgaben, legen Sie besser in Hängemappen in Ihrem Rollcontainer ab. Als Erinnerung daran, dass Sie noch etwas tun müssen, planen Sie die Aufgabe einfach in Outlook ein. Unterlagen, die Sie später lesen wollen, legen Sie auch in eine entsprechende Hängemappe. Räumen Sie also Ihre Ablagekästen auf:  Nehmen Sie sich einen Kasten nach dem anderen vor.  Unterlagen, die Sie nicht mehr benötigen, werfen Sie einfach weg.  Unterlagen, die Ordnern abgelegt werden müssen, sammeln Sie erstmal auf einem Stapel, denn da kommt von den anderen Kästen sicherlich noch etwas dazu.  Unterlagen, die Sie im schnellen Zugriff haben wollen, legen Sie in eine entsprechende Hängemappe ab.  Unterlagen, wo Sie noch etwas tun müssen, planen Sie in den Aufgaben von Outlook konkret ein und legen dann das Papier in die entsprechende Hängemappe ab.  Informationen zu Prozessen, Software o.ä. legen Sie in Ihre Infomappe ab oder in einen entsprechenden Ordner.
  16. 16.  Die leeren Kästen können Sie in den Büromaterialschrank zurückbringen.  Behalten Sie 2 schöne Kästen, oder holen sich zwei neue.  Reinigen Sie die beiden Kästen.  Bringen Sie an den Posteingangskorb die Beschriftung an.  Stellen Sie die beiden Kästen an einen geeigneten Ort.  Machen Sie nun die Ablage, die Sie bei dieser Aufräumaktion gesammelt haben.
  17. 17. - Seite 18 bis 68 entfernt -
  18. 18. Ich hoffe, Sie können meine Tipps schnell umsetzen und profitieren schon bald davon. Weitere Tipps finden Sie in meinem Blog: www.123effizientdabei.de oder auf meinem YouTube-Kanal. Ihre Meike Kranz Hat Ihnen diese Leseprobe gefallen? Dann bestellen Sie einfach mein Buch bei Amazon: 50 Wege für mehr Effizienz am Arbeitsplatz 9,99 €

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