Vodic za-realizaciju-projekata (EU-mediji)

Projekat ﬁnansira
Evropska unija
Republika Srbija
Ministarstvo kulture i informisanja
Projekat sprovode:
Ministarstvo kulture i informisanja, Vlajkovićeva 3, Beograd, Srbija, Tel: 011 303 22 22 | Fax: 011 292 28 56
Radionica
“Pravila i procedure za uspešno upravljanje projektom”
Workshop
“EU grant management rules and procedures”
Strengthening Media Freedom
Vodič za realizaciju projekata nije zvaničan dokument i ni na koji način ne menja obaveze koje
su utvrđene Ugovorom o grantu. Sadržaj ovog Vodiča je isključivo odgovornost Eptise
Servicios de Ingenieria i ni na koji način ne odražava stavove i mišljenje Evropske unije

Vodič za realizaciju projekata
Jačanje slobode medija u Srbiji, EuropeAid/134421/L/ACT/RS
2
Pojmovnik
Ugovor o grantu Grant Contract
EU Delegacija,
Ugovorna strana
Delegation of the European Union to the
Republic of Serbia,
Contracting Authority
Grantista (druga ugovorna strana) Coordinator
Ko-aplikant Co-applicant
Pridruženo(a) lice(a) Affiliated entity(ies)
Saradnik(ci) Associate(s)
Korisnici granta Beneficiary(ies)
Projekat (projektne aktivnosti) Action
Posebni uslovi Ugovora o grantu Special Conditions
Annex I: Opis projekta (odobren predlog
projekta)
Annex I: Description of the Action
Annex II: Opšti uslovi ugovora o grantu Annex II: General Conditions
Annex III: Odobren budžet projekta Annex III: Budget for the Action
Annex IV: Procedure nabavke
Annex IV: Contract-award procedures
Annex V: Standardni formulari za zahtev za
plaćanje i finansijske podatke grantista
Annex V: Standard request for payment
and financial identification form
Annex VI: Formulari za programske i
finansijske izveštaje
Annex VI: Model narrative and financial
report
Annex IX: Standardni formular za prenos
vlasništva robe
Annex IX: Standard template for Transfer of
Asset Ownership
Prvo avansno plaćanje Initial pre-financing payment
Drugo avansno plaćanje Further pre-financing payments
Finalno plaćanje Balance of the final amount of the grant
Eksterna finansijska kontrola Expenditure verification
Nepredviđeni troškovi Contigency reserve

3
SADRŽAJ
SADRŽAJ.............................................................................................................................................3
1. UVOD .............................................................................................................................................5
1.1. OPŠTE NAPOMENE .....................................................................................................................5
1.2. PRAVNA OSNOVA.......................................................................................................................5
1.3. O PROJEKTU...............................................................................................................................5
1.4. INSTITUCIONALNI OKVIR (GRANT ŠEMA) ...................................................................................6
ULOGE I ODGOVORNOSTI ..................................................................................................................6
2. UGOVOR O GRANTU IZMEĐU DELEGACIJE EU I GRANTISTE ...........................................................7
2.1. PROJEKTNI TIM...........................................................................................................................7
2.2. OSNOVNI PRINCIPI UGOVORA O GRANTU KOJI REGULIŠE REALIZACIJU PROJEKTA....................8
2.3. STRUKTURA UGOVORA ...............................................................................................................8
2.4. SPORAZUMI O SARADNJI SA KO-APLIKANTOM I PRIDRUŽENIM LICIMA ....................................9
2.5. MODIFIKACIJE UGOVORA............................................................................................................9
2.5.1 DOPUNA PUTEM OBAVEŠTENJA..............................................................................................10
2.5.2. DOPUNE PUTEM ADENDUMA ................................................................................................13
2.5.4. PRIPREMA ADENDUMA..........................................................................................................13
2.6. FINANSIJE PROJEKTA.................................................................................................................14
2.6.1. UPLATE NA IME GRANTA..................................................................................................15
2.6.2. OPRAVDANOST TROŠKOVA ................................................................................................16
Opravdani direktni troškovi.......................................................................................................................................... 17
Opravdani indirektni troškovi...................................................................................................................................... 19
2.6.3. DEVIZNI KURS ............................................................................................................................................... 20
2.6.4. POREZ NA DODATU VREDNOST (PDV)............................................................................22
2.7. PROJEKTNA PROPRATNA DOKUMENTACIJA I RAČUNOVODSTVENI PRINCIPI............................23
2.7.1. VAŽNOST VOĐENJA EVIDENCIJE........................................................................................26
2.7.2. TEHNIČKA DOKUMENTACIJA..................................................................................................27
2.8. IZVEŠTAVANJE .........................................................................................................................28
2.8.1. FINALNI IZVEŠTAJ ..............................................................................................................29

4
3. NABAVKA (SECONDARY PROCUREMENT)............................................................................32
3.1 PLAN NABAVKE I TIPOVI NABAVKE ............................................................................................32
3.2. PROCEDURE ZA NABAVKU.........................................................................................................34
3.2.1. JEDNA PONUDA......................................................................................................................35
3.2.2. PROCEDURA PREGOVARANJA BEZ PRETHODNOG OBJAVLJIVANJA........................................35
3.2.3. PRAVILO O POREKLU ..............................................................................................................37
3.2.4. PRAVILO O NACIONALNOSTI ..................................................................................................37
4. PRAĆENJE PROJEKATA (MONITORING) ........................................................................................38
4.1. CILJEVI MONITORINGA..............................................................................................................38
4.1.1. INTERNO PRAĆANJE ...............................................................................................................38
4.1.2. EKSTERNO PRAĆENJE..............................................................................................................39
5. PROCEDURE VEZANO ZA PUBLICITET – VIDLJIVOST PROJEKTA.....................................................40
6. VERIFIKACIJA TROŠKOVA………………………………………………………………………………………………………….41
7. RASKID UGOVORA........................................................................................................................42
8. VEB STRANE.................................................................................................................................43

5
Vodič za realizaciju projekta je neformalan dokument koji pruža informacije o
procedurama implementacije i administrativnog i finansijskog upravljanja projektom,
pravilima nabavke, uslovima finansiranja, izveštavanju, monitoringu i kontroli, kao i
pravilima vidljivosti projekata koje finansira Evropska unija. Vodič nije zvaničan
dokument, i ni na koji način ne menja obaveze koje su utvrđene u Posebnim uslovima i
Opštim uslovima Ugovora o grantu.
U slučaju neusklađenosti između ovog dokumenta i Posebnih uslova i Opštih uslova
Ugovora o grantu, prednost će imati ovi drugo navedeni.
1. UVOD
1.1. OPŠTE NAPOMENE
Cilj ovog Vodiča je da pruži smernice i informacije korisnicima donacije (granta) o pitanjima
vezano za uspešnu realizaciju projekata u skladu sa procedurama Evropske unije, a koji se
finansiraju u okviru programa “Jačanje slobode medija”. Drugim rečima, Vodič će vam
pomoći u procesu rukovođenja projektom tokom čitavog perioda njegove realizacije, kao i
izvršavanju ugovornih obaveza od samog čina potpisivanja ugovora sa Delegacijom Evropske
unije u Srbiji do finalnog izveštavanja i poslednje uplate.
1.2. PRAVNA OSNOVA
1. Ovaj Vodič je izrađen uz uvažavanje pravila i procedura koji se nalaze u dokumentu
“Praktični vodič za ugovorne procedure spoljnih akcija Evropske unije (EU PRAG), 2013”, koji
se može naći sa relevantnim aneksima na sledećoj veb strani:
http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do
2. Uredba o uspostavljanju Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA) Saveta ministara
Evropske unije br. 1085/2006.
3. Uredba Evropske komisije (718/2007, 80/2010)
4. Okvirni sporazum između Savezne Republike Jugoslavije i Evropske unije od 25.11.2000.,
ratifikovan 31.03.2003.
5. Finansijski sporazum između Vlade Republike Srbije i Evropske Komisije - IPA 2012, od
20.12. 2012.
6. Programska dokumenta Poziva za dostavljanje ponuda EuropeAid/134421/L/ACT/RS.
1.3. O PROJEKTU "JAČANJE SLOBODE MEDIJA U SRBIJI"
Dvogodišnji projekat, ”Jačanje slobode medija u Srbiji”, finansira se sredstvima EU, kroz
Instrument pretpristupne pomoći (IPA 2012), a sprovodi ga Delegacija Evropske unije u
Republici Srbiji uz tehničku podršku Eptise Servicios de Ingenieria, u saradnji sa Eptisa
Regional Office for SEE, Media Diversity Institute i advokatskom kancelarijom Samardžić i
Živković. Projekat će se realizovati tokom 2014 i 2015. godine.

6
Projekat ima za cilj doprinos poštovanju slobode izražavanja i uspešno sprovođenje
medijskih standarda Evropske unije u Srbiji kao i jačanje istraživačkog novinarstva. U okviru
projekta se implementira i grant šema, namenjena unapređenju medijskog sadržaja u oblasti
vladavine prava, sa ukupnom vrednošću od 1.800.000 EUR. Pojedinačni grantovi od 50.000
do 150.000 EUR za realizaciju projekata u vremenskom periodu do maksimalno 18 meseci
namenjeni su lokalnim, regionalnim i nacionalnim, štampanim, elektronskim, on-line
medijima, novinskim agencijama, produkcijskim kućama i medijskim udruženjima. Projekat
se finansira iz Nacionalnog programa IPA 2012 za Srbiju.
Tematski prioriteti projekata u okviru grant šeme su ključna pitanja i teme u oblastima koje
spadaju pod političke kriterijume relevantim za napredak Srbije ka članstvu u EU: vladavina
prava, nezavisnost i efikasnost rada pravosuđa, borba protiv svih vidova kriminala, podrška
izbeglicama i raseljenim licima, borba protiv korupcije, zaštita slobode medija, pomirenje i
regionalna saradnja i u okviru toga pitanje procesuiranja ratnih zločina.
1.4. INSTITUCIONALNI OKVIR (GRANT ŠEMA)
ULOGE I ODGOVORNOSTI
Delegacija Evropske unije u Republici Srbiji: Jedna od ugovornih strana u Ugovoru o donaciji
(grantu) sklopljenim sa Korisnikom donacije (grantistom) je Delegacija Evropske unije u Srbiji.
Delegacija je odgovorna za upravljanje projektom – administrativnu i finansijsku
implementaciju tzv. Grant šeme (programa donacija), i snosi krajnju odgovornost za ispravno
korišćenje finansijskih sredstava donacije. EU Delegacija odobrava svu projektnu
dokumentaciju (finalne izveštaje, zahteve za adendumom i druge zahteve) i potpisuje
ugovore o grantu i adendume. Takodje, Delegacija vrši isplate određene ugovorom po
odobravanju relevantnih izveštaja, i nadgleda rad implementactionog partnera Eptise.
Ministarstvo kulture i informisanja Republike Srbije: Ministarstvo je zastupljeno u
upravljačkom telu projekta (Steering Committee), koje prati i nadgleda proces realizacije
projekta, i po potrebi interveniše u slučaju problema.
Eptisa: Eptisa, kao implementacioni partner, je odgovorna za samu realizaciju projekta
Jačanje slobode medija, redovnu komunikaciju sa grantistima, davanje informacija i podrške
grantistima, monitoring i evaluaciju projekata, kao i proveru na licu mesta kako se projekti
odvijaju. Eptise Servicios de Ingenieria, kao predvodniku četvoročlanog konzorcijuma (sa
Eptisa Southeast Europe d.o.o., Media Diversity Institute i, advokatskom kancelarijom
Živković i Samardžić), dodeljen je ugovor za tehničku podršku EU Delegaciji u implementaciji
ovog projekta (dalje u tekstu Projektni tim). Eptisa podnosi izveštaje EU Delegaciji.
Grantista: Grantista je potpisnik Ugovora o grantu (u ugovoru označeni kao Coordinator),
realizuju projekte za koje su dobili podršku i direktno su odgovorni za pripremu i upravljanje
aktivnostima, kao i njihovih partnera (ko-aplikatni, pridružena lica i saradnici). Granstista je
odgovoran za realizaciju projekta kao što je navedeno u aneksu I Ugovora o grantu. Grantista

7
Projektni tim ”Jačanje slobode medija“predstavlja glavni kontakt za sva pitanja u vezi sa
operativnim upravljanjem projekata tokom čitavog perioda implementacije.
Komunikacija u vezi sa realizacijom projekta, kao i projektna dokumentacija uključujući
narativne i finansijske izveštaje, zahteve za plaćanje, pismena obaveštenja, dokumentaciju
za nabavku, kao i ostala relevantna dokumenta, moraju biti u pismenoj formi poslata timu
projekta ”Jačanje slobode medija” koja je zadužena za tehničku realizaciju projekta.
Navedena dokumenta treba da budu pripremljena na jeziku Ugovora o grantu – engleskom
jeziku.
je, takođe, odgovoran za sve nabavke, i sprovođenje istih po pravilima EU PRAG (izložena u
Aneksu IV Ugovora), za podnošenje narativnih i finasijskih izveštaja, zahteva za isplate kao i
za projektne finansije i finansijsku kontrolu. Komunikacija i razmena mišljenja sa trećim
licem vezano za realizaciju Ugovora o grantu je odgovornost grantiste, i neće biti
obavezujuća za drugu ugovornu stranu, odnosno Delegaciju EU.
Kontakt:
Projekat ”Jačanje slobode medija u Srbiji”
Vlajkovićeva 3, II sprat, kancelarija br. 95, 11000 Beograd
Tel. + 381 11 303 2222
Fax: + 381 11 292 2856
Attn: Ms. Sibina Golubovic, grant menadžer, sgolubovic@eptisa.com
Cc. Mr. Sandor Organ, tim lider projekta, sorban@eptisa.com
2. UGOVOR O GRANTU IZMEĐU DELEGACIJE EU I GRANTISTE
2.1. PROJEKTNI TIM
U cilju efikasnog vođenja projekta, grantista ima odgovornost da uspostavi efikasan i
pouzdan sistem upravljanja i koordinacije projektnim aktivnostima. Koordinacija projekta
uključuje pitanja vezano za programske aktivnosti projekta, ali takođe i administrativno i
finansijsko upravljanje projektom.
Dva radna mesta su od posebne važnosti: menadžer / rukovodilac projekta i finansijski
rukovodilac.
1. Menadžer / rukovodilac projekta je odgovoran za ukupnu organizaciju operativnih
aktivnosti. Ovo uključuje upravljanje različitim komponentama poslovanja kao i pridržavanja

8
svih pravila i procedura, uključujući pripremu svih izveštaja, sprovođenje procedura za
promociju vidljivosti, itd.
2. Finansijski rukovodilac je odgovoran za plaćanja, finansijsko praćenje i izveštavanje,
ažuriranje finansijske dokumentacije. Finansijski rukovodilac treba da blisko sarađuje sa
menadžerom projekta u cilju efikasnog finansijskog upravljanja projektnim aktivnostima.
2.2. OSNOVNI PRINCIPI UGOVORA O GRANTU KOJI REGULIŠE REALIZACIJU PROJEKTA
Ugovor o grantu između vaše medijske kuće i Delegacije EU u Srbiji je ključni dokument koji
definiše obaveze ugovornih strana, način izveštavanja, opravdanost troškova,
računovodstvene principe, uslove finansiranja i drugo. Nakon potpisivanja ugovora, grantista
preuzima odgovornost za rukovođenje projektom. Grantista je, takođe, odgovoran za
blagovremenu i pravilnu komunikaciju sa ko-aplikantom i drugim pridruženim licima i drugim
saradnicima.
Period sprovođenja ugovora počinje sa danom potpisivanja ugovora od strane poslednjeg
potpisnika.
2.3. STRUKTURA UGOVORA
Ugovor čine nekoliko dokumenata:
• Posebni uslovi: Određuje ukupnu vrednost projekta i donacije (vrednost i procenat),
učešće donatora, trajanje projekta, uslove finansiranja i izveštavanja.
• Aneks I: “Opis aktivnosti” predstavlja finalnu verziju odobrenog predloga projekta.
Potpisivanjem ugovora grantista se obavezuje da realizuje aktivnosti opisane u Aneksu I
i ostvari programske ciljeve i rezultate. Logička matrica sa indikatorima i izvorima za
njihovu verifikaciju, takodje, predstvljaju deo Aneksa I.
• Aneks II: “Opšti uslovi” određuju obligacione i finansijske pretpostavke u okviru
Ugovora. Ovaj Aneks definiše obaveze oko izveštavanja, pravila vezano za
administrativno, finansijsko i tehničko vođenje projekta, promocije vidljivosti projekta i
finansijske kontrole.
• Aneks III: “Budžet” uključuje pregled odobrenih projektnih troškova, kao i izvore
finansiranja.
• Aneks IV: “Procedure za nabavke” specificiraju procedure prilikom podugovaranja
trećih lica za usluge, opremu, robu i radove, kao i pravila o poreklu dobara i nacionalnosti
dobavljača.
• Aneks V: Zahtev za uplatu je standarni obrazac koji se šalje Delegaciji za drugo
avansno plaćanje ili finalnu uplatu.
• Aneks VI: Formulari za tekući i finalni narativni i finansijski izveštaj.
• Annex IX: Standardni formular za prenos vlasništva robe

9
Svaka izmena aktivnosti i predviđenih rezultata navedenih u Aneksu I, kao i budžeta
u Aneksu III, mora biti saopštena u pisanoj formi. Veće izmene će podrazumevati i
dopunu ugovora putem Adenduma.
Ukoliko želite da napravite manje ili veće izmene u vašim ugovorima, molimo vas
da se pre toga konsultujete sa timom projekta ”Jačanje slobode medija”.
2.4. SPORAZUMI O SARADNJI SA KO-APLIKANTOM I PRIDRUŽENIM LICIMA
Odnosi grantiste, ko-aplikanta i/ili pridruženih lica se definišu sporazumima ili ugovorima o
saradnji. Takvi sporazumi definišu uloge i odgovornosti ugovornih strana, aktivnosti koje treba
da se sprovedu u okviru projekta koji je definisan Ugovorom o grantu, vremenski okvir, kao i
procedure u slučaju spora. Sporazumi bi tebalo da sadrže, između ostalog, i sledeće:
- Obaveze i doprinos projektu.
- Obaveze izveštavanja (internog i prema donatoru).
- Način rada i metode ostvarivanja rezultata, kao i kome pripadaju rezultati rada
(prava intelektulane svojine i prava dalje diseminacije rezultata).
- Rokovi i procedura transfera sredstava od grantiste ka drugim ugovornim stranama.
- Proceduru finansijskog upravljanja, kao i čuvanja i dostavljanje prateće finansijske
dokumentacije radi finansijske kontrole.
- Mehanizmi povraćaja sredstava u slučaju nesavenost trošenja sredstava.
- Nadležnosti suda u slučaju spora.
2.5. MODIFIKACIJE UGOVORA
Grantisti bi trebalo da realizuju svoje projekte prema prvobitnom planu. Ipak, sticaj
okolnosti ponekad iziskuje da se naprave izvesne izmene u aktivnostima ili budžetu. U
takvom slučaju, moraju se izvršiti dopune ugovora.
Postoje dve vrste dopuna ugovora, zavisno od tipa izmene koju treba napraviti
(definisano u Opštim uslovima, član 9). Manje izmene u ugovoru zahtevaju pismeno
obaveštnje grantiste i odobrenje Delegacije EU, dok veće izmene u ugovoru zahtevaju
formalan Adendum, koji mora biti odobren i potpisan od strane Delegacije EU, kako bi
postao sastavni deo ugovora, i tek onda počeo da se primenjuje.
Sledeći principi važe u ovim slučajevima:
Grantista mora da pošalje pismo sa obaveštenjem, koje opisuje razloge za
predloženu izmenu (bilo koji zahtev za modifikaciju treba da bude propraćen

10
Savetujemo korisnike da se konsultuju sa timom projekta ”Jačanje slobode
medija” pre nego što upute zvanični dopis.
Iako se radi o tzv. manjim promenama, grantista je dužan da promenu prijavi
pismenim putem (Obaveštenjem) i da za istu dobije odobrenje EU Delegacije.
kredibilnim argumentima). Delegacija razmatra zahtev i može da ga odbaci
ukoliko smatra da nije navedeni razlozi nisu dovoljno potkrepljeni.
Promena ne sme da ugrozi ugovor ili realizaciju projekta, niti da ima za posledicu
promenu zacrtanih ciljeva, ili na bilo koji drugi način promeni suštinu projekta koji bi
bio u suprotnosti sa principom poštovanja ravnopravnosti kandidata.
Ugovor može da se dopuni samo u periodu trajanja ugovora. Ne mogu se vršiti
nikakve modifikacije retroaktivno, što znači da izmene mogu biti primenjene tek
nakon potpisivanja adenduma ugovora.
Maksimalni iznos donacije ne može biti povećan.
Zahtevi za dopunu ugovora (Adendumom) moraju biti podneseni Delegaciji najmanje
30 dana pre datuma kada ste planirali da adendum stupi na snagu. Preporučljivo je
da za promene koje podrazumevaju produžetak ugovora ili budžetske promene
(promene veće od 25% od ukupne vrednosti budžetske podgrupe) grantista podnese
zahtev najmanje dva meseca pre kraja Ugovora.
2.5.1. DOPUNA PUTEM OBAVEŠTENJA
Pismeno obaveštenje kao tip dopune Ugovora, može se koristiti za sledeće izmene:
Manje promene u projektnim aktivnostima bez budžetskih implikacija, budžetske
promene koje ne utiču na osnovni cilj projekta, kao i budžetske preraspodele: prenos
između stavki unutar istog budžetskog zaglavlja (podgrupe), uključujući brisanje ili
uvođenje nove stavke, ili prenos između budžetskih zaglavlja do vrednosti od 25% ili
manje od ukupne vrednosti budžetske podgrupe koji je odobren. Ovaj metod se ne
sme koristiti za izmene indirektnih troškova (budžetske podgrupe za administrativne
troškove ili za nepredviđene troškove – Indirect costs i Contigency reserve).
Promena adrese i telefona.
Promena bankovnog računa koji se koristi u projektu.
Promena ključnih ljudi na projektu, kao projekat menadžera, glavnog urednika i sl.
Povećanje ili smanjenje broja opreme ili jedinične cene bez promene sume
predviđene za tu budžetsku stavku.

11
Izmene Dokumenta koja treba
dostaviti
Rok za saopštenje EU
Delegaciji
Manje promene u projektnim
aktivnostima bez budžetskih implikacija i
dužine trajanja ugovora
Obaveštenje (formular na
CD-u).
Tri nedelje pre
primene izmene
Manje promene projektnih aktivnosti sa
budžetskim implikacijama – budžetske
izmene koje su manje od 25% od ukupne
vednosti budžetske podgrupe
(uključujući brisanje ili uvođenje nove
stavke).
Obaveštenje.
Predlog izmenjenog
budžeta uključujući
prvobitan budžet i
predloženu preraspodelu
- Modifikovan budžet u
excelu (na CD-u).
Tri nedelje pre
primene izmene
Povećanje ili smanjenje broja opreme ili
jedinične cene bez promene sume
predviđene za tu budžetsku stavku
Obaveštenje.
Predlog izmenjenog
budžeta uključujući
prvobitan budžet i
predloženu preraspodelu
- Modifikovan budžet u
excelu (na CD-u).
Dokaz o da nova jedinična
cena ne prelazi onu koja
odgovara cenama na
tržištu.
Tri nedelje pre
primene izmene
Promena adrese Obaveštenje.
Izvod iz APR-a.
Odmah nakon što
nastane promena
Promena bankovnog računa Obaveštenje.
Novi Finansijski
idenfikacioni obrazac (FIF)
Odmah nakon što
nastane promena
Promena ključnih ljudi, kao što je projekt
menadžer/projektni rukovodilac, glavni
urednik, i sl.
Obaveštenje Dve nedelje pre
primene izmene, ili u
nepredviđenim
okolnostima odmah
nakon što nastane
promena.

12
Obaveštenje kada se izmena odnosi na pravilo 25%:
Pravilo od 25% može se iskoristiti samo jednom na istu budžetsku podgrupu
Potrebno je dobiti odobrenje Delegacije pre primene promene
Ne može se primeniti na administrativne troškove ili rezervu za
nepredviđene troškove.
OVO JE PRIMER MANJE BUDŽETSKE PRERASPODELE:
Aneks III. Budžet PRVOBITNI BUDŽET MODIFIKOVANI BUDŽET Realokacija
Troškovi Jedinica
Broj
jedini
ca
Jedin. cena (u
EUR)
Troškovi (u
EUR)
Jedinic
a Broj
jedinic
a
Jedin. cena
(u EUR)
Troškovi
(u EUR) 2
EUR %
4. Lokalna
kancelarija/Troškovi
aktivnosti
4.1 Troškovi vozila
Mesečn
o 0
Meseč
no 0
4.2 Rentiranje
kancelarije
Mesečn
o 0
mesečn
o 0
4.3 Potrošni materijal –
kancelarijski pribor
Mesečn
o 10 100 1000
mesečn
o 11 100 1100
+100 3,77
4.4 Ostale usluge
(tel/faks, električna
struja/grejanje,
održavanje)
Mesečn
o 11 150 1650
Meseč
no 11 150 1650
međuzbir Lokalna
kancelarija/Troškovi
aktivnosti 2650 2750
+100 3,77
5. Ostali troškovi,
usluge9
5.1 Publikacije
Po
primerk
u 2000 1 2000
Po
primer
ku 2100 1 2100
+100 0,72
5.2 Studije, istraživanje
Po
studiji 2 2000 4000
Po
studiji 2 2000 4000
5.3 Troškovi TV
produkcije
Po
emisiji 2 1600 3200
Po
emisiji 2 1500 3000
-200 1,44
5.4 Završna procena Po
izveštaj
1 1200 1200 Po
izveštaj
1 1200 1200

13
Zahtev za Adendum treba da sadrži detaljan opis razloga tražene izmene.
Zahtev treba da potkrepite činjeničnim stanjem i uverljivom argumentacijom.
EU Delegacija će razmotiriti vaš zahtev i odlučiti da li ga prihvata ili ga odbija
usled nedovoljne argumentacije.
Ne podstiču se zahtevi za dopunu Ugovora putem Adenduma. Procedura
podrazumeva rok od najmanje 30 dana, te grantisti treba da traže izmene
samo ukoliko se pokaže da je zahtevana promena neophodna za nastavak
realizacije projekta. Izmene se mogu primeniti kada obe strane potpišu
Adendum.
u u
5.5 Prevod, prevodioci Dnevno 35 80 2800 Dnevno 26 80 2100 -700 5,04
5.7 Troškovi
konferencija/seminara1
Po
događaj
u 1 700 700
Po
događa
ju 2 700 1400
+700 5,04
5.8 Aktivnosti vidljivosti
Međuzbir Ostali troškovi,
usluge 13900 13800
-100 0,61
UKUPNO 16550 16550 0
2.5.2. DOPUNE PUTEM ADENDUMA
Veće izmene koje zahtevaju formalan Adendum su sledeće:
Produžetak ugovornog perioda,
Značajnije promene planiranih aktivnosti koje mogu da utiču na osnovni cij projekta,
sve dok takve izmene ne dovode u pitanje odluku o dodeli donacije i nisu u
suprotnosti sa principom poštovanja ravnopravnosti kandidata.
Preraspodela budžetskih sredstava koja podrazumeva promenu budžetskih
podgrupa veću od 25% od ukupne vrednosti tih podgrupa,
Promena imena grantiste ili pravnog statusa,
Promena ko-aplikanta i/ili pridruženih lica,
Promena direktora/ovlašćenog lica potpisnika Ugovora.
2.5.4. PRIPREMA ADENDUMA
Procedura podnošenja zahteva za Adendumom je sledeća:
Pripremite zahtev, odnosno pismo sa objašnjenjem (koristite predložen obrazac na CD-u).
Pre nego što pošaljete zahtev, obavezno se konsultujte sa projektnim timom. Zadržite jedan
primerak zahteva. Zahteve šaljete kancelariji projekta ”Jačanje slobode medija”, koja će ih
obraditi i proslediti Delegaciji EU.

14
Adendum stupa na snagu kada poslednja ugovorna strana potpiše. Treba imati na umu
da grantista ne može da primeni izmene pre potpisivanja Adenduma.
Svaki Adendum koji podrazumeva izmenu budžeta mora da uključi i predlog izmenjenog
budžeta i preraspodelu, kao i prethodne Adendume (ukoliko takvi postoje), sa detaljnim
pregledom svih budžetskih stavki.
Izmene koje zahtevaju Adendum Dokumenta koja treba dostaviti Rok za
podnošenje
zahteva EU
Delegaciji
Produžetak ugovornog perioda Obaveštenje (formular na CD-u).
Najmanje 30
radnih dana pre
nastanka
promene
Preraspodela budžetskih
sredstava koja podrazumeva
promenu budžetskih podgrupa
većih od 25% od ukupne
vrednosti tih podgrupa
Obaveštenje.
Predlog izmenjenog budžeta uključujući
prvobitan budžet i predloženu
preraspodelu - Modifikovan budžet u
excelu (na CD-u).
Značajnije promene planiranih
aktivnosti
Obaveštenje.
Promena imena grantiste ili
pravnog statusa
Obaveštenje.
Izvod iz APR-a.
Novi Finansijski idenfikacioni obrazac
(FIF)
Novi Formular o pravnom statusu
subjekta (Legal Entity Form)
Promena ko-aplikanta i/ili
pridruženih lica
Obaveštenje
Promena direktora/ovlašćenog
lica potpisnika Ugovora
Obaveštenje.
Izvod iz APR-a.
Novi Finansijski idenfikacioni obrazac
(FIF)
(Prilikom narednog odlaska u Poresku
upravu dostaviti nov OP obrazac).

15
U upravljanju dodeljenim sredstvima, projektni i finansijski rukovodioci treba da imaju na
umu:
Opravdane troškove i odobreni budžet
Oslobađanje od PDV-a – kod planiranja, planirati krajnje iznose troškova kod
troškova oslobođenih od PDV-a
2.6. FINANSIJE PROJEKTA
Odgovornost je grantiste da osigura da se sredstva za projekat troše na blagovremen način i
u skladu sa propisima EU kao i domaćim knjigovostvenim i drugim procedurama.
RAČUNI I TROŠKOVI VEZANO ZA REALIZACIJU PROJEKTA MORAJU BITI TAKO AŽURIRANI DA MOGU LAKO
DA SE IDENTIFIKUJU I PROVERE. U SKLADU SA OPŠTIM USLOVIMA (ČLAN 16.1.) TO SE MOŽE POSTIĆI
OBEZBEĐIVANJEM DA SE TROŠAK ZA DOTIČNU AKTIVNOST MOŽE LAKO IDENTIFIKOVATI I PRATITI I
UNUTAR KORISNIKOVOG RAČUNOVODSTVENOG I KNJIGOVODSTVENOG SISTEMA. RAČUNI MORA DA
IMAJU INFORMACIJE O KAMATI KOJA SE PRIPISUJE SREDSTVIMA KOJA JE UPLATIO DONATOR.
2.6.1. UPLATE NA IME GRANTA
Delegacija EU će uplatiti grantisti sredstva prema članu 15 Aneksa II, a prema jednoj od
opcija dole navedenim, i prema rasporedu specificiranom u članu 4 Posebnih uslova ugovora
o grantu.
Opcija 1: za ugovore do 12 meseci trajanja ili do 100,00 EUR u vrednosti granta
(i) inicijalna avansna uplata - 80 % od maksimalne sume navedene u članu 3.2. ugovora -
Posebni uslovi (uključujući i stavku za nepredviđene troškove)
(ii) Finalna uplata - do 20% ukupnog iznosa granta se vrši nakon što je Delegacija EU primila
zahtev (po obracu u Aneksu V Ugovora). Zahtev za finalnu uplatu se podnosi sa završnim
izveštajem projekta (narativnim i finansijskim). Finansijska kontrola EU Delegacije će izvršiti
kontrolu i identifikaciju opravdanosti troškove koji su nastali u skladu sa Ugovorom.
Opcija 2: za ugovore preko 12 meseci trajanja ili preko 100,00 EUR u vrednosti granta
(i) Inicijalna avansna uplata – suma za prvi period realizacije projekta (ne uključujući
stavku za nepredviđene troškove), navedena u članu 3.2. Ugovora - Posebni
uslovi, tj. za prvih 12 meseci.
(ii) Druga avansna uplata- suma za sledeći period realizacije projekta (pod uslovom
da je potrošeno najmanje 70% prethodne rate) uz dostavljeni tekući finansijski
izveštaj i pregleda troškova za naredni period (Forecast Budget & follow-up), tj.
za ostatak trajanja ugovora do 18 meseci. Ukoliko ste potrošili više od 70% od

16
Pošto će uplata biti izvršena nakon završetka SVIH projektnih aktivnosti, plaćenih troškova
i podnetog završnog izveštaja, grantista će morati da unapred finansira ova plaćanja dok
se ne izvrši konačna uplata.
prethodne uplate ranije, možete da podnesete zahtev za uplatu druge rate,
naravno, uz finansijski izveštaj.
Rok za plaćanje je 60 dana od dana predaje izveštaja i zahteva za uplatu.
Ukupna suma avansnih plaćanje ne sme da bude veća od 90% maksimalne sume granta
navedene u članu 3.2. Ugovora - Posebni uslovi.
iii) Finalna uplata za preostala sredstva do maksimalno ukupnog iznosa granta.
Rok za plaćanje je do 90 dana od dana predaje finalnog izveštaja i zahteva za uplatu.
.
VAŽNA NAPOMENA!
Prema Ugovoru, Delegacija EU finanisira određeni procenat od ukupnih opravdanih troškova
projekta, a ne isključivo određenu sumu (koja je izračunata upravo na osnovu ovog
procenta). U slučaju da je suma stvarnih opravdanih troškova projekta manje od previđene,
vrednost granta će biti proporcionalno smanjena.
Ne zaboravite:
Delegacija EU može odložiti vremenski rok za odobrenje izveštaja slanjem obaveštenja
grantisti da se izveštaj ne može odobriti u slučaju da je Delegacija EU utvrdila da je
neophodno izvršiti dodatne provere. U takvim slučajevima, Delegacija EU može zahtevati
pojašnjenje ili dodatne informacije, koje se moraju obezbediti u roku od 30 dana od
zahteva. Krajnji rok za odobrenje izveštaja počinje da teče ponovo na dan prijema
potrebnih informacija.
2.6.2. OPRAVDANOST TROŠKOVA
Tokom razmatranja finalnog izveštaja, Delegacija EU utvrđuje opravdanost troškova za
plaćanje. Postojanje neopravdanih troškova može da rezultira plaćanjem manje sume
od one koju je grantista očekivao shodno budžetu. Takođe, treba voditi računa da
Delegacija EU plaća određeni procenat od ukupnih opravdanih troškova projekta (član
3.2. Posebnih uslova Ugovora). Drugim rečima, ukoliko su ukupni troškovi projekta
manji od one predviđene Ugovorom, vrednost granta će biti proporcionalno smanjena.
Koji troškovi su opravdani:

17
Član 14.1 Aneksa II Ugovora definiše osnovne principe opravdanosti troškova.
Glavne pretpostavke opravdanosti troškova su:
• Troškovi koji su specificirani u Aneksu III Ugovora,
• Troškovi koji su neophodni za realizaciju projekta, odnosno koji su odobreni i
prikazani u Aneksu III Ugovora, ili realokaciji prikazanoj u obaveštenju ili
modifikaciji Ugovora.
• Stvarni troškovi nastali od strane korisnika, ko-aplikanta i/ili pridruženog lica
(affiliates)
• Troškovi putovanja i dnevnica za saradnike (associates)
• Troškovi koji su nastali za vreme trajanja ugovora, kao što je definisano u Ugovoru
koji je potpisan sa Delegacijom EU (bez obzira na vreme stvarnih uplata). Svi
troškovi koji su nastali pre potpisivanja Ugovora o donaciji ili bilo koja finansijska
obaveza koja je preuzeta nakon datuma isteka Ugovora se neće smatrati
opravdanim troškom.
• Troškovi koji su zabeleženi na računu korisnika, ko-aplikanta i/ili pridruženog lica,
te se mogu identifikovati, proveriti i potkrepiti originalima u propratnoj
dokumentaciji.
• Pojednostavljene opcije troškova (jedinični troškovi -unit rate, paušalni-lump sum,
procentualno učešće u specifičnoj kategoriji troška – flat rate), ukoliko su takvi
odobreni Ugovorom.
Korisnik treba voditi računa da:
• Troškovi koji su plaćeni za aktivnosti koje nisu navedene u ugovoru, nisu
opravdani.
TREBA PRAVITI RAZLIKU IZMEĐU:
o OPRAVDANIH DIREKTNIH TROŠKOVA
o OPRAVDANIH INDIREKTNIH TROŠKOVA
BUDŽETSKA PODGRUPA
OPRAVDANI DIREKTNI TROŠKOVI
1. Ljudski resursi
Troškovi pod ovom kategorijom se koriste za plaćanje plata i
honorara angažovanog osoblja koji učestvuje na projektu. Troškovi
uključuju neto zaradu plus doprinose za socijalno i penzijsko
osiguranje.
Dnevnice su dozvoljene za ljude angažovane na projektu, i pod

18
BUDŽETSKA PODGRUPA
OPRAVDANI DIREKTNI TROŠKOVI
pretpostavkom da su one predviđene budžetom. Dnevnice
pokrivaju nadokandu za obroke, smeštaj u hotelu i kraća putovanja
u samom mestu destinacije.
Dnevnice ne smeju biti veće od EU propisanih suma (pogledajte
tabelu na veb strani
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/
per_diems/index_en.htm). Dnevnice se daju samo u slučaju
prenoćišta.
2. Putovanje
Troškovi pod ovom sekcijom se koriste za međunarodna putovanja
za potrebe projekta.
Pod lokalnim putovanjem svrstavaju se troškovi između gradova u
Srbiji.
3. Oprema i druga
roba
Troškovi kupovine robe i opreme pod uslovom da su deo
odobrenog budžeta i da odgovaraju tržišnim cenama.
Korisnik je u obavezi da potpiše ugovor sa ekonomski
najpovoljnijim ponuđačem (koji nudi najbolji odnos cena i kvalitet) i
da primenjuje procedure nabavke opisane u Aneksu IV Ugovora. Za
procedure nabavke i tendersku dokumentaciju posetite sledeće veb
sajtove: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=B
za usluge, i
http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=C za robu.
4. Troškovi
kancelarije
Troškovi kancelarije se vode pod Administrativne troškove (pod
budžetskom linijom 10 - Indirect costs). Ovi troškovi su legitimni
samo u slučaju da se otvara nova kancelarija za potrebe projekta.
5. Drugi troškovi,
usluge
Troškovi koji su budžetirani u sekcijama 5 i 6 i svi troškovi koji
pordrazumevaju podugovaranje, a koji se isplaćuju na osnovu
ugovora ili fakture za određene usluge ili robu (istraživanje, prevod,
štampa, organizacija događaja, i dr.) Promotini troškovi će se
plaćati na bazi ugovora i računa koji izdaje izvršilac usluge. Pravila
nabavke se moraju poštovati kod izbora kompanije ili pojedinaca
koji će obavljati zadatak.
6. Drugo

19
BUDŽETSKA PODGRUPA
OPRAVDANI INDIREKTNI TROŠKOVI
8. Rezerva za
nepredviđene
troškove
Troškovi koji ne prelaze 5 % od direktnih opravdanih troškova.
Mogu se koristiti SAMO uz prethodnu saglasnost Delegacije EU
(Član 14.6. Opštih uslova).
10. Administrativni
troškovi
Korisnik ima pravo na određeni procenat od direktnih opradvanih
troškova za potrebe administrativnih troškova (max 7%). Troškovi
su opravdani ukoliko:
1. Ne prelaze sumu odobrenu u budžetu.
2. Ne obuhvataju troškove koji su navedeni pod drugom
budžetskom podgrupom (kategorijom).
3. Njihova opravdanost mora biti u skladu sa članovima 14, 16 and
17 Opštih uslova.
Neopravdani troškovi:
• Porezi, uključujući porez na dodatu vrednost (PDV)1
.
• Carine i uvozne takse.
• Kupovina ili zakup zemljišta ili zgrada.
• Dugovanja, kazne i gubitci, kao i sudski troškovi.
• Operativni troškovi.
• Kupovina polovne opreme.
• Troškovi konverzije (kursne razlike), bankarske provizije, troškovi garancija,
održavnje računa i sl.
• Lizing troškovi.
• Troškovi amortizacije.
• In-kind učešće korisnika.
• Dugovanja, kazne i gubitci, pristigle kamate, kao i sudski troškovi.
• Krediti trećim licima.
• Troškovi koji su pokriveni grantovima koji se finansiraju iz drugih EU programa
(uključujući Evropski razvojni fond).
1
PDV se može smatrati opravdanim samo u slučaju da za isti ne može da se traži povraćaj, ili ako ga
snosi krajnji korisnik usluge ili robe.

20
• Troškovi pripremnih studija/istražvanja, kao druge pripremne radnje pre potpisivanja
Ugovora.
Napomena: Ukoliko troškovi projekta (ukupni opravdani troškovi) budu manji nego
predviđeni ugovorom, EU Delegacija će poslednju ratu umanjiti shodno utvrđenim
procentom od ukupnih opravdanih troškova projekta (član 3.2. Ugovora), ili čak tražiti
povraćaj sredstava.
Primer:
Budžet
EUR %
Potrošena i
opravdana sredstva
Ukupni opravdani troškovi
(Budžet projekta)
118,000 EUR 90,000.00
EU grant 100,000 EUR 84.7% 76,271.19
Ko-finansiranje 18,000 EUR 15.3% 13,728.81
Avansno plaćanje 80,000.00
Realno potrošena sredstva
granta
76,271.19
Povrćaj 3,728.81
Primer:
A-Ukupni opravdani troškovi: €118,000.00
B-Doprinos EU (ugovorni 84.7%): €100,000.00
C-Prva uplata: € 80,000,00
D – Potrošena sredstva € 90,000,00
F-Realno potrošena sredstva D*84,7% - € 76,271.19
Povraćaj (C-F): €3,728.81
2.6.3. DEVIZNI KURS
EU Delegacija uplaćuje sredstva u EUR na račun grantiste koji je naveden u Finansijskom
identifilacionom formularu. Izveštaji koji podnose grantisti se, takođe, obračunavaju u EUR.
Kako se plaćanja vrše i u drugim valutama (pre svega u RDS), devizni kurs po kome će se
obračunavati troškovi je srednji kurs EUR/RSD Narodne banke na dan kada je uplata legla na
račun. Ukoliko grantista ima troškove u drugim valutama, za prikazivanje ovih troškova
primenjivaće se mesečni kurs Evropske komisije InforEuro. Možete naći kurs za željenu
valutu na internet sajtu
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

21

22
Porez na dodatu vrednost (PDV) predstavlja neopravdan trošak koji ne može biti
pokriven grantom.
2.6.3. POREZ NA DODATU VREDNOST (PDV)
U skladu sa Okvirnim sporazumom Savezne Republike Jugoslavije i Evropske unije i
Finansijskim sporazumom između Vlade Republike Srbije i Evropske Komisije - IPA 2012, od
20.12. 2012. svi projekti koje finansira EU su oslobođene plaćanja PDV (član 24.16в) Zakona
o porezu na dodatu vrednost Republike Srbije iz 2004.
Samo one stavke koje su specificirane u odobrenom budžetu mogu biti oslobođene plaćanja
PDV-a. Roba i usluge koje nisu obuhvaćene odobrenim budžetom nisu izuzete od plaćanja
PDV-a.
Procedura oslobađanja PDV-a:
Za svako plaćanje/zahtev za oslobađanje od PDV-a, bez obzira da li se radi o nabavci robe ili
usluge, treba ispoštovati sledeću proceduru:
(1) Prvo nabavite pred-račun od dobavljača/isporučioca robe ili usluge.
Svaki predračun treba da sadrži sledeće:
-podatke o dobavljaču: naziv, adresu, telefon, PIB
-podatke o kupcu: naziv, adresu, telefon, PIB
-broj predračuna
-datum i mesto izdavanja predračuna
-opis robe ili usluge
-cena, uključujući neto iznos, PDV, i puni iznos (bruto) sa PDV-om
-potpis i pečat (ukoliko važi bez potpisa i pečata to i navesti)
-datum prometa (ili ukoliko se rado o nekom dogadjaju ili treningu, onda navesti period
realizacije). Ovaj datum uvek mora da bude u budućem periodu, jer u protivnom
predračun ne može da se oslobodi troškova PDV-a.
(2) Popunite obrazac za oslobađanje od PDV-a (Obrazac PPO-PDV), sa jedinstvenim PIB
brojem, pečatom i potpisom (PPO PDV obrazac se nalazi na CD-u).
(3) Odnesite tri potpisana originalna obrasca za oslobađanje od PDV-a i dva primerka
pred-računa u Poresku upravu.

23
Oslobađanje od PDV-a se može dobiti jedino za robe / usluge, koje se finansiraju iz
granta (ne iz vlastitih sredstava).
Oslobađanje od PDV-a se može dobiti samo za usluge koje nisu započete ili su u toku, ili
robu koja nije isporučena!!!
Pred-računi i računi se izdaju u RSD.
Plaćanje troškova za telefonske račune, infostan ili grejanje ne mogu biti oslobođeni
PDV-a.
(4) Treba da pošaljete jedan original PPO PDV formulara isporučiocu i čuvate drugi u
vašoj finansijskoj evidenciji. Treći primerak će ostati u Poreskoj upravi.
(5) Isporučilac će obezbediti račun na kome će biti prikazana cena bez PDV-a, sa
napomenom koja navodi da je ova roba oslobođena PDV-a u skladu sa brojem (Broj
overe) Obrasca PPO-PDV, koji obezbeđuje Poreska uprava.
Prilikom prvog odlaska u Poresku upravu, ponesite kopiju ugovora (Special Conditions), i
dokaz o deponovanom potpisu ovlašćenog lica (OP obrazac), kao i Dopis kojim se potvrđuje
koja će lica biti ovlašćena da potpisuju PPO PDV obrasce za potrebe projekta.
2.7. PROJEKTNA PROPRATNA DOKUMENTACIJA I RAČUNOVODSTVENI PRINCIPI
Vi i vaši ko-aplikanti i pridružena lica morate čuvati originale dokumenata za sve nastale
troškove i voditi tačnu i redovnu evidenciju i račune za projektne aktivnosti uz pomoć
primenjenog sistema dvojnog knjigovodstva (pogledajte Član 16.1 Opštih uslova Ugovora).
Da bi se troškovi smatrali opravdanim za finansiranje iz sredstava EU, oni moraju stvarno
nastati za vreme realizacije projekta, te se mogu identifikovati i proveriti – ovo znači da se
oni moraju evidentirati i potkrepiti originalima propratne dokumentacije – pogledajte
članove 16.7, 16.8 i 16.9. Opštih uslova vašeg Ugovora.
Knjigovodstveni sistem mora identifikovati:
Izvore prihoda za projekat (grant i drugi doprinosi), kao i sve troškove nastale za vreme
perioda određenog Ugovorom.
Pored standardnog knjigovodstvenog sistema, za potrebe finalnog izveštaja projekta, svi
troškovi moraju biti prikazani u formatu obrazaca koji su dati Aneksom VI Ugovora. Pored
Aneksa VI, uz izveštaj se mora priložiti detaljnija lista svih troškova sa označenim periodom,
naslovom, iznosom, i relevantnim opisom (Opšti uslovi, Član 2.1.).

24
U skladu sa zahtevima donatora, molimo vas da pogledate sledeća dva obrasca koja treba
koristiti za praćenje troškova. Moraćete priložiti ove tabele uz finalni izveštaj projekta.
A. Obrazac 1: Bilans prihoda i troškova
B. Ova tabela treba da uključi listu svih prihoda i troškova, koji su nastali za vreme
trajanja projekta.
C. Svaki novi red počinje sa datumom (uzetim iz izveštaja banke), zatim informacijom o
budžetskom naslovu i liniji; kratakim opisom troškova (na primer, povratna karta
Beograd – Novi Sad), valuta (RSD za sva plaćanja izvršena u zemlji ili EUR u slučaju
troškova za međunarodna putovanja u zemlje EU). Poslednje dve kolone obezbeđuju
informacije o ukupnom iznosu prihoda/troškova u EUR i preostalim sredstvima.
D. U koloni za prihod, treba da prikažete doprinos Delegacije EU i vlastiti doprinos.
E. Kolona troškova treba da uključi sve troškove za projekat, uključujući doprinos EU
Delegacije i vlastiti doprinos.
F. Na bazi računa ukupnih prihoda i troškova, takođe ćete pripremiti pojedinačne
bilanse po budžetskoj liniji (1.1.1, 1.1.2, itd.).
Preporučuje se redovno vođenje evidencije troškova u obrascima A i B i korišćenje formata
za finansijski izveštaj (Aneks VI) za kontrolu budžeta. Korišćenje podataka iz obrasca A i B za
finansijski izvestaj obezbediće mesečni pregled potrošenih sredstava. Ove tabele vam daju
potrebne informacije o preostalim sredstvima i, u slučaju da taj deo sredstava ostane
neutrošen, omogućava vam da pripremite realan zahtev za preraspodelu budžeta.

Obrazac A: BILANS PRIHODA I TROŠKOVA
DATUM
BUDŽETSKA
PODGRUPA
STAVKA
BUDŽETA
LINIJA
GRANTA Naziv
PRIHOD
EUR
TROŠKOVI
(RSD)
Kurs
EUR/R
SD
TROŠKOVI
EUR
TROŠKOVI
(druga
valuta)
Kurs
EUR/druga
valuta
UKUPNO
EUR
PREOST
ALI
SALDO

B: Obrazac 2: Saldo po budžetskim stavkama
Budžetka podgrupa: 1. Ljudski resursi
Budžetka stavka 1.1.1.
DATUM
STAVKA
BUDŽETA
LINIJA
GRANTA
Naziv PRIHOD EUR
TROŠKOVI
(RSD)
Kurs
EUR/RSD
TROŠKOVI
(druga
valuta)
Kurs
EUR/druga
valuta
UKUPNO EUR
PREOSTALI
SALDO

26
2.7.1. VAŽNOST VOĐENJA EVIDENCIJE
Procedura vođenja evidencije je važna iz nekoliko razloga:
pomaže vam da pratite vrste opravdanih troškova do kojih je došlo u vašem projektu i stopu
njihovog nastajanja. Pored toga, znaćete koliko novca ostaje neutrošeno unutar budžetskih
kategorija.
služi kao potvrda da su troškovi nastali za vreme perioda realizacije ugovora.
evidencija je osnova finansijskog dela projektnih izveštaja;
trošak koji je nastao za vreme projekta je jedino opravdan za finansiranje od strane Delegacije
EU ako postoje propratni dokumenti koji obezbeđuju dokaz o troškovima,
Evidencija troškova za projekat će se pregledati za vreme revizije projekta.
Nedostatak propratnih dokaza može dovesti do smanjenja ukupnih opravdanih troškova projekta,
pa tako i do smanjenja finansiranja od strane Delegacije EU.
Podsetnik:
Evropska komisija, Evropski revizorski sud, kao i bilo koja institucija angažovana od strane Delegacije
EU u Srbiji, imaju pravo da vrše kontrolu evidencije kao i kontrolu na licu mesta radi provere
troškova i korišćenja sredstava iz donacije EU (kao što je određeno čl. 16.3. Opštih uslova vašeg
Ugovora). Provere se mogu vršiti bilo kada za vreme realizacije projekta, ili do sedam godina nakon
završnog plaćanja.
Sva plaćanja treba da budu propraćena računovodstvenim dokumentima ili dokumentima iste
dokazne vrednosti. Treba da uputite ko-aplikanata i pridružena lica da čuvaju sva relevantna
dokumenta, jer su to dokumenta celog projekta za čije upravljanje ste vi zaduženi i odgovorni.
Preporuka: Pored čuvanja originala u vašem odeljenju za finansije, treba da čuvate kopije svih
troškova u posebnom dosijeu projekta. Ovo će olakšati pripremu izveštaja i finansijske kontrole.
SPISAK VAŽNIH DOKUMENTA KOJE TREBA ČUVATI.
Troškovi Dokumenti
Svi troškovi 1. Dokaz o izvršenoj kupovini kao što je faktura/račun
2. Dokaz o izvršenom plaćanju kao što su izvod iz banke i dokazi o uplati
3. Dokaz o izvršenoj usluzi, kao što su odobreni izveštaji, dokazi o prisustvu
na seminarima, konferencijama i obukama (uključujući i relevantnu
dokumentaciju i dobijeni materijal, liste prisutnih, sertifikati itd.)
4. Računovodstvena dokumentacija grantiste (u elektronskoj ili pisanoj
formi) - knjigovodstvena dokumentacija, platni spiskovi, registar

27
imovine i druga relevantna dokumenta.
Dodatna dokumentacija – pojedinačne budžetske stavke
Ljudski resursi Evidencija o zaposlenima i platni spisak, ugovori.
Putovanje Javni prevoz – karte (uključujući i bording karte ukoliko se putuje avionom)
Iznajmljeni prevoz – faktura za pruženu uslugu i prikaz koje su relacije
pređene
Automobliski prevoz – za troškove benzina, prikazati koje su relacije
pređene, koja je prosečna potrošnja benzina za tip automobila koji je
korišćen, koja je cena benzina.
Nabavke,
usluge ili roba
Dokazi o primeni procedure za nabavke kao što su tenderska
dokumentacija, ponude i izveštaji o evaluaciji
Narudžbenice i ugovori
Dokaz o prijemu robe, kao što su slipovi (računi) od dobavljača
2.7.2.TEHNIČKA DOKUMENTACIJA
Projektno tehnička dokumentacija treba da bude dovoljno detaljna da može da dokaže
implementaciju svih aktivnosti i produkciju medijskog sadržaja.
Primeri projektnih dokumenata za neke od projektnih aktivnosti:
Istraživanja /studije / ankete
− Izveštaji
Publikacije
− Kopije publikacija
Seminari, konferencije, radni sastanci
− Program
− Lista prezentacija/izveštaja sa konferencije
− Štampani materijali koji se dele na događaju
− Lista učesnika
− Lista govornika
− Zapisnik (ukoliko postoji)
− Pres kliping
− Evaluacije učesnika i drugi upitnici

28
Obuke
− Detaljan opis obuke – moduli, teme koje se obrađuju, metode itd.
− Raspored obuke
− Lista učesnika
− Lista trenera /predavača
− Razni upitnici koje učesnici popunjavanju
− Evaluacioni izveštaj obuke
Eksperti
− Radne liste
− Primerci onoga što je urađeno
− Izveštaji o aktivnostima
Produkcija
− Primerci novina, dodataka, DVD sa emisijama i filmovima
− Izveštaji o share-u, gledanosti, rejtingu i sl.
− Pregled kada su emitovani TV i radijski programi i u koje vreme.
2.8. IZVEŠTAVANJE
Svi grantisti ima obavezu prema Ugovoru o grantu da dostave sledeće izveštaje:
• Finalni narativni i finansijski izveštaj, i
• Tekući narativni i finansijski izveštaj za projekte koji traju duže od 12 meseci ili je vrednost
granta veća od 100.000 EUR.
Osobe koje su odgovorne za ukupno rukovođenje projekta, odnosno menadžeri/projektni
rukovodioci projekta će imati glavnu odgovornost za izveštavanje o projektu. Od samog početka
projekta pa do njegovog kraja, menadžeri projekta su obavezni da čuvaju sve podatke o projektu.
Prvo, zato što uvek moraju da znaju u kojoj fazi se nalazi projekat, a drugo, zato što moraju da budu
spremni za izveštavanje, monitoring posete projektnog tima "Jačanje slobode medija" i finansijsku
kontrolu EU Delegacije.
Preporuka
Poželjno je da redovno ažurirate interni plan aktivnosti o realizaciji projektnih aktivnosti. Na ovaj
način će, svi važni događaji/datumi biti evidentirani, pa nećete imati problema kod pripreme
izveštaja.
Isto se odnosi na internu evidenciju troškova. Ako se ažurira na mesečnom nivou, nećete imati
problema sa iskorišćenjem raspoloživih sredstava na najbolji mogući način, uključujući budžetske
preraspodele. Takođe će priprema izveštaja biti mnogo lakša.

29
Finalni izveštaj morate da pošaljete Delegaciji EU najkasnije 3 meseca od završetka projekta.
Podsećamo vas da poslednju uplatu za vaš projekat možete da dobijete nakon odobravanja vašeg
finalnog izveštaja.
2.8.1. FINALNI IZVEŠTAJ
Finalni izveštaj o projektu treba prvenstveno da pruži sve neophodne informacije o realizaciji
projekta, sredstvima koja su korišćena i najvažnijim rezultatima ostvarenim tokom trajanja projekta.
Takođe, izveštaj treba da pruži analizu iskustava stečenih tokom trajanja projekta, kao u kojoj meri
su ostvareni ciljevi projekta, postignuti efekati i uticaj na ciljne grupe.
VAŽNA NAPOMENA!
Finalni narativni izveštaj treba da istakne rezultate, koji su postignuti tokom realizacije projekta. On
bi trebalo da ponudi odgovore na sledeća pitanja: (i) da li je program ostvario svoje ciljeve? (ii) da li
je projekat realizovan kao što je predviđeno predlogom projekta i da li su zadaci ostvareni? (iii) da li
su projektne aktivnosti dale željene rezultate? Ako nisu, zašto? Šta se učinilo da se problemi
prevaziđu, (iv) kako rezultati projekta utiču na buduće planiranje? v) U kojoj meri je izvršen uticaj i
koji je efekat na ciljne grupe? vi) Izmeriti nivo postignutih ciljeva i rezultata kroz merenje indikatora.
Finalni narativni izveštaj uključuje sledeće delove:
1 Opis – uključuje opšte informacije o projektu, kao što su naslov, broj ugovora, trajanje, osoba
odgovorna za realizaciju, itd. (Contractor je grantista, a Beneficiary ste vi i vaš (i) ko-
aplikant(i))
2. Analiza realizacije projekta, uključuje:
2.1. Rezime realizovanih projektnih aktivnosti (uključujući i indikatore sa vrednostima u odnosu na
specifične ciljeve projekta).
2.2. Aktivnosti i rezultati – naglasak treba da bude na analizi postignutih rezultata, i to tokom celog
period realizacije projekta. Nabrojite dve aktivnosti u skladu sa odobrenim predlogom, koje su
realizovane. Opis aktivnosti treba da uključi naslov aktivnosti, period (datum), uključene
učesnike/ciljne grupe, zaključke/nastavak (ako je primenjivo). Takođe, treba da naznačite
postignuti napredak kao i uticaj na ciljne grupe, u odnosu na postavljene opšte i specifične
ciljeve. Treba objasniti da li su ostvareni opšti i specifični ciljevi projekta. Treba specificirati
kvantitativne i kvalitativne pokazatelje i uporediti ih sa indikatorima iz Logičke matrice i
pozvati se na izvore za verifikaciju. Važno je da u ovom segmentu ne koristite samo sopstvene
zaključke, već i druge izvore (uključujući i eksternu evaluaciju ukoliko ste je predvideli).
Objasniti da li je bilo odstupanja od planiranih aktivnosti i obrazložiti zašto oni nisu postignuti.
2.3. Naznačite šta je urađeno na postizanju održivosti i kako planirate da finansirate aktivnosti / deo
aktivnosti nakon završetka projekta.

30
2.4. Opišite detaljnije da li je projekat imao efekat na marginalizovane grupe, i da li je doprineo da
ove grupe imaju ravnopravan pristup informacijama, promovišući njihova prava, da li je
projekat pomogao jačanju vladavine prava, demokratije, ljudskih prava, rodne ravnopravnosti,
itd.
2.5. Molimo vas da naznačite kako ste interno pratili realizaciju projekta. U slučaju da ste radili
eksternu procenu i druge vrste evaluacija, molimo vas da priložite izveštaje.
2.6. Naučene lekcije iz projekta, i kako čete ih koristiti.
2.7. Izlistajte sve programe, članke i ostale rezultate vašeg rada sa svim pojedinostima. Priložite
primerke uz izveštaj. Nemojte zaboraviti da uključite podatke o plasiranju vaših
programa/članaka, podatke o tiražu, share-u vaših emisija, i sl. Dostavite listu kada i u koje
vreme su emitovani programi.
2 8. Spisak svih nabavki iznad €60.000.
3. Korisnici granta / ko-aplikatni, i pridružena lica i njihova saradnja
3.1. Analizirajte saradnju između grantiste, ko-aplikatna i pridruženih lica.
3.2. Da li je stvorena neka osnova za dalju saradnju. Obrazložite.
3.3. Analizirajte saradnju sa predstavnicima državnih organa i kako je ona uticala na projekat.
3.4. Uključite informacije o ulogama i odgovornostima svih aktera, kao i ukupan nivo
uspostavljene saradnje: saradnici, pod-ugovarači, NGO-i, druga državna tela, i treća lica.
3.5. Ukoliko je relevantno, obrazložite prirodu i obim saradnje.
3.6. Ukoliko ste bili korisnik EU granta ranije, da li se ovaj projekat na neki način naslanjao u pogledu
jačanja kapaciteta istih ciljnih grupa.
3.7. Obrazložite kakva je bila saradnja sa Delegacijom EU.
4. Uključite i informaciju vezano za vidljivost (promociju) podrške EU (ne samo vidljivost projekta).
Takođe, naznačite kako su bili informisani krajnji korisnici i javnost.
5. Navedite gde se nalazi računovodstvena i druga projektna dokumentacija (za sve aktere:
grantista, ko-aplikant(i) i pridružena lica).
Obavezno potpišite i datirajte izveštaj.
Ukoliko projekat traje duže od 12 meseci, grantista ima obavezu da podnese tekući izveštaj koji
treba da pruži neophodne informacije o realizaciji projektnih aktivnosti tokom prve godine
realizacije projekta. On uključuje informacije o opštem napretku, proceni situacije u odnosu na
programske indikatore i pregled sprovedenih aktivnosti i postignutih rezultata. Tekući izveštaj treba,
takođe, da uključi informacije o uspesima projekta, programskim dostignućima i problemima.

31
Finalni finansijski izveštaj sadrži prikaz svih troškova tokom ukupnog trajanja projekta, uključujući
doprinos EU i vlastiti doprinos.
Ne mogu se nadoknaditi troškovi koji nisu uračunati ili dati u izveštaju u očekivanom vremenu.
Troškovi opravdani samo do datuma završetka projekta. Nakon datuma isteka Ugovora nikakvi
troškovi nisu opravdani. Prvo treba da završite bilans stanja, zatim da završite pojedinačne bilanse, a
onda popunite izveštaj (Aneks VI).
Sledeće informacije treba prikazati u tabeli:
(a) U prve 4 kolone, B-E treba da prikažete odobreni budžet (ili budžet odobren Adendumom)
(b) Kolona F-G uključuje preraspodele / nepredviđene troškove (ako je Delegacija EU odobrila)
(c) Kolone H-J – utrošena sredstva u RSD.
Kolona J - ukupni troškove u RSD za period izveštavanja
(d) Kolona – K Troškovi izražene u EUR (izračunate na osnovu srednjeg kursa EUR /RSD za period
realizacije projekta).
(e) Možete dodati sledeće kolone da bi prikazali utrošena sredstva u u nekog drugoj valuti)
(f) Kolona L-M Ukupna sredstva u EUR, kao i kolona O
g) Kolone P-R – razlika u EUR između planiranih i realizovanih troškova
(g) Kolona (Q) – razlika u %
(k) Kolona (R) – objašnjenje za veća odstupanja
Spisak dokumenata koji treba da budu uključeni sa Finalnim izveštajem:
Propratno pismo
Narativni izveštaj
Finansijski izveštaj
(a) Aneks VI, obrazac Finalnog izveštaja
(b) Bilans prihoda i rashoda i pojedinačni bilansi po budžetskoj liniji (obrazac A i B)
Zahtev za plaćanje (obrazac Aneks V)
Obrazac za prenos opreme – dokaz o prenosu vlasništva
Pismo o finansijskim obavezama, koje potvrđuje da korisnik neće imati zahteve za dodatnim
uplatama u budućnosti
U slučaju da podnosite i tekući izveštaj, onda uz narativni podnosite i finansijki izveštaj za prvih 12
meseci (formular u Aneksu VI).

32
3. NABAVKA (SECONDARY PROCUREMENT)
Grantista je odgovoran za ceo proces nabavki. Prilikom nabavki morate se držati procedura koji su
opisani u Aneksu IV Ugovora. Detaljnije informacije o proceduri kao i tenderskoj dokumentaciji
možete naći u EU PRAG – Praktičnom vodiču, i na sledećim veb stranama
http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=B za usluge, i
3.1 PLAN NABAVKE I TIPOVI NABAVKE
Grantisti bi trebalo da dostave okvirni plan nabavke prema sledećoj tabeli (rok se nalazi na kraju
ovog dokumenta.
Ime tendera 1
Datum
Ime tendera 2
Datum
Ime tendera 3
Datum
Priprema tenderske
dokumentacije
Datum kada šaljete
dokumentaciju
Projektnom timu na
konsultacije
Rok za slanje poziva za
ponude
Evaluacija ponuda
Datum kada šaljete
izveštaj Projektnom timu
na konsultacije (ukoliko
je potrebno)
Datum potpisivanja
ugovora/profaktura
Očekivani datum
isporuke
VAŽNO!
Pre ulaska u proceduru nabavke, potrebno je odrediti predmet nabavke: dobra, usluge,ili radovi, i u
skladu sa tim proceniti približnu vrednost nabavke (ona mora biti u skladu sa odobrenim
budžetom). U skladu sa ovim informacijama, grantista odlučuje koji tip procedure i ugovora treba
pripremiti.

33
Kod obavljanja procedura za nabavku, treba se pridržavati osnovnih načela i pravila:
Transparentnost
Ista pravila za sve ponuđače (nediskriminacija)
Poštena konkurencija
Konflikt interesa
Pravilo o poreklu robe (opreme)
Nacionalnost ponuđača
U svim slučajevima se ugovor mora dodeliti ugovaraču, čiju ponuda nudi najbolji odnos
kvaliteta/cena u slučaju usluga, odnosno ona koja je ekonomski najpovoljnija ponuda, i zadovoljava
tehničke uslove, kada se radi o robi. Morate doneti odluku na transparentan način, omogućiti
poštenu konkurenciju između ugovarača i izbegavati bilo kakve sukobe interesa u procesu izbora.
Projekti koji su odobreni u sklopu grant šeme “Jačanje slobode medija“ uključuju dva tipa nabavki:
Ugovori o pružanju usluga – obuhvataju angažovanje kompanija i/ili pojedinaca (stručnjaka).
Ugovori za pružanje usluga se koriste za pripremu studija (marketinške, tehničke, ekonomske),
istraživanja, treninga, anketa, evaluaciju, tehnička pomoć, i sl.
Ugovori o nabavci dobara/sredstava – obuhvataju kupovinu ili iznajmljivanje
robe/opreme/materijala. Isporuka proizvoda može uključiti ugradnju, instalaciju i održavanje.
Možete uvek konsultovati tim projekta ”Jačanje slobode medija” pre otpočinjanja procedure za
nabavku, koji će odobravati tendersku dokumentaciju i izveštaje za sve nabavke preko €20.000.
Vrste nabavki i tipovi procedura
SERVICES/
USLUGE
≥ 300,000 EUR
Međunarodni
ograničen postupak
300.000>&>20.000 EUR
Konkurentni postupak sa pogađanjem (najmanje
tri ponude, period podnošenja najmanje 30
dana)
≤ 20,000 EUR
Procedura sa
jednim
ponuđačem
Neposredna
pogodba
SUPPLIES/
OPREMA
>=300.000 EUR
Međunarodni
otvoren postupak
300.000>&>
100.000 EUR
Otvoreni postupak u
zemlji
100.000>&>20.000
EUR
Konkurentni
postupak sa
pogađanjem
(najmanje tri ponude)
Bez prethodnog
≤ 20,000 EUR
Procedura sa
jednim
ponuđačem
Neposredna
pogodba

34
Napomena: Nabavka u vrednosti do 2.500 EUR može da se uradi samo na osnovu fakture, bez
primene procedure nabavke, ali i za taj slučaj, treba imati pisanu dokumentaciju o nameni takve
nabavke sa svim neophodnim tehničkin detaljima, kao i potvrdu ponude potencijalnog dobavljača.
3.2. PROCEDURE ZA NABAVKU
Ono što je zajedničko svim procedurama za nabavku su sledeći koraci:
Planiranje nabavke – donošenje odluke koju proceduru treba koristiti i kada započeti proceduru.
Otpočinjanje i realizacija planiranih nabavki su već naznačene u planu aktivnosti. Međutim,
preporučljivo je ranije započeti proceduru, naročito kada se primenjuje postupak sa
pregovaranjem (ukoliko treba da ponovite proceduru usled nedovoljnog broja ponuda, pravila o
poreklu robe, itd.)
Otpočinjanje procedure za nabavku – sastaviti listu od tri dobavljača i dostaviti im pismo (Poziv)
i tendersku dokumentaciju sa tehničkom specifikacijom / projektnim zadatkom.
Izbor ponuđača – bira komisija za procenu koja se sastoji od 3 člana sa pravom glasa.
Priprema ugovora.
Realizacija ugovora – za sve ugovore o nabavci (isporuci), sertifikat (atest) za privremeni prijem
treba izdati isporučiocu.
Druga ključna pravila:
Zabrana retroaktivnog datiranja
Period sprovođenja ugovora počinje važiti sa danom potpisivanja ugovora od strane poslednjeg
potpisnika
Upotreba standardizovanih dokumenata
Obvezna je upotreba standardizovanih ugovora i dokumenata
Rokovi za čuvanje različitih dokumenata
Neuspešne ponude naručilac mora čuvati 5 godina nakon isteka roka za predavanje ponuda.
Ugovornu i finansijsku dokumentaciju potrebno je čuvati najmanje 7 godina od poslednje isplate i
objavljivanja
WORKS/
RADOVI
>= 5.000.000 EUR
Međunarodni
otvoren / ograničen
postupak
5mil>&>=
300.000 EUR
Otvoreni postupak u
zemlji
300.000>&>60.000
EUR
Konkurentni
postupak sa
pogađanjem
(najmanje tri ponude)
Bez prethodnog
objavljivanja
≤ 20,000 EUR
Procedura sa
jednim
ponuđačem
Neposredna
pogodba

35
do propisanog datuma u slučaju spora, kao što to određuju zakonodavni propisi koji regulišu
Ugovor.
Razlozi za isključenje ponuđača
Vidljivost
Pružaoci usluga i dobavljači roba moraju primeniti Pravila vidljivosti koji se odnose se na pisani i
vizuelni identitet EU.
U skladu sa potpisanim Ugovorima i obimu odobrenih nabavki, vi ćete uglavnom primenjivati
sledeće dve procedure:
3.2.1. JEDNA PONUDA
Možete dodeliti ugovor samo na bazi jedne ponude za sve ugovore o pružanju usluga ili kupovini
robe čija vrednosti iznosi €20.000 i manje.
Ne postoje dokumenta kojima se reguliše “jedna ponuda” (neposredna nagodba), savetujemo da
prillikom svake nabavke tražite tri pismene ponude da bi bili sigurni da su u skladu sa tržišnim
cenama i i ispunjava potrebnu tehničku specifikaciju za proizvod, uslugu ili rad, koji želite da kupite.
Na ovaj način ćete pokazati da je proces bio fer i transparentan.
3.2.2. PROCEDURA PREGOVARANJA BEZ PRETHODNOG OBJAVLJIVANJA
Prema ovoj proceduri, pošaljite Poziv za dostavljanje ponuda na tri adrese dobavljača po vašem
izboru, tako da izaberete onoga koji nudi najbolji odnos kvaliteta i cene. Uz pismo, šaljete i
tendersku dokumentaciju.
Celokupna procedura funkcioniše na sledeći način:
Faza 1:
Vi pripremate pozivno pismo (Invitation to Tender) i tendersku dokumentaciju koja treba da
uključi:
Instrukcije za ponuđače (Instructions to Tenderers)
Draft ugovora sa opštim i posebnim uslovima i aneksima (Opis posla – Terms of
Reference, kao ključni dokumenti za kvalitet nabavki usluga, ili tehnička specifikacija za
nabavku dobara).
Maksimalan budžet.
Tenderski forumular za dostavljanje ponuda (Tender form).
Kriterijum za izbor koji će se koristiti za procenu (Administrative compliance grid,
Evaluation grid).
Napomena: s obzirom da ne postoji standardizovan lokalno korišćen obrazac koji uključuje sve
relevantne informacije, treba da koristite standardne obrasce EU za pregovaračke procedure
(formulari na CD), ali koji se mogu prilagoditi vašim potrebama.

36
Faza 2:
Tim projekta “Jačanje slobode medija” odobrava tendersku dokumentaciju
Pozivna pisma sa tenderskom dokumentacijom se šalju odabranim dobavljačima
Krajnji rok za dostavljanje ponuda je 30 dana (za nabavku do 20.000 EUR može biti kraći)
Faza 3:
Vi procenjujete primljene ponude formiranjem Komisije za procenu, koja se sastoji od
neparnog broja članova sa pravom glasa (najmanje 3).
Komisija za procenu se sastoji od predsedavajućeg i sekretara bez prava glasa i minimalno 3
člana koji glasaju. Članovi koji glasaju moraju posedovati tehničke i administrativne
sposobnosti, koje su neophodne da daju informisano mišljenje o ponudama.
Komisija rangira ponude pomoću kriterijuma, koji su unapred odlučeni i identifikuje koja
ponuda daje najbolji odnos kvaliteta/cena.
Vi pravite Izveštaj o proceni, koji detaljno opisuje ovaj process.
Važno: Ako posle konsultovanja ponuđača, samo je jedna ponuda administrativno i tehnički
validna, ugovor se može dodeliti pod uslovom da su zadovoljeni kriterijumi za dodelu ugovora.
Odabir: administrativno, tehnički ispravna ponuda koja ispunjava uslove zadate u ToR (za usluge) i
koja predstavlja “najbolji odnos kvaliteta i cene - the best value for money”, u odnosu 80/20,
tehnička-finansijska ponuda); odnosno ponuda sa najnižom cenom koja ispunjava minimum
tehničkih karakteristika zadatih tehničkom specifikacijom (roba).
Faza 4:
Izveštaj o proceni sa kopijama svih primljenih ponuda se dostavlja timu projekta ”Jačanje
slobode medija”.
Projektni tim odobrava izveštaj o proceni.
Faza 5:
Pošto je odobrenje primljeno, treba da obavestite uspešnog ponuđača da je njegova ponuda
prihvaćena.
Potpisivanje i realizacija ugovora.

37
U oba slučaja možete koristiti pojednostavljenu/skraćenu tendersku dokumentaciju.
Najvažniji deo dokumentacije koju šaljete su Instrukcije za ponuđače, Opis posla – Terms of
Reference (za nabavku usluga), odnosno tehnička specifikacija (za nabavku dobara), i tenderski
dokument. Opis posla (ToR), odnosno tehnička specifikacija su dokumenti koji postaju aneksi
eventualnom ugovoru i vodič za ugovarača u realizaciji dogovorenog posla. Preporučujemo da ga
pripremite uz konsultaciju svih koji su uključeni u projekat i/ili kolega koji rade u specijalizovanim
odeljenjima, kao što je odeljenje informacionih tehnologija u slučaju kada se radi o IT opremi.
Važna napomena!
Postupci za nabavku u okviru ove procedure mogu trajati do 2 meseca. Morate ovo imati na umu
kada planirate realizaciju drugih aktivnosti projekta.
3.2.3. PRAVILO O POREKLU
Svi isporučioci moraju da navedu poreklo isporučene robe odnosno opreme. Ukoliko se vrši nabavka
dobara/sredstava čije je jedinična vrednost manja ili jednaka sumi of 5,000 EUR, treba dostaviti
Izjavu o poreklu (Statement of origin). Ukoliko je vrednost veća, ugovorači treba da dostave
Sertifikat o poreklu (Certificate of Origin) koji izdaje Privredna komore zemlje u kojoj se roba
nabavlja, najkasnije prilikom dostavljanja prvog računa za jediničnu stavku robe u vrednosti koja je
veća od €5.000.
EC odluka (C) 2007/2034 član II.2.2: Državom porekla se smatra država u kojoj je roba prošla svoju
poslednju, ekonomski opravdanu i značajnu transformaciju.
3.2.4. PRAVILO O NACIONALNOSTI
Učešće u tenderskim procedurama koje vodi grantista je otvoreno pod jednakim uslovima za sva
fizička i pravna lica:
• Država članica EU (28)
• Država Evropske ekonomske zajednice: Island, Norveška i Lihtenštajn
• Države korisnice IPA fondova: Srbije, Bosne i Hercegovine, Makedonije, Alabanije, Turske,
Crne Gore,
• I zemlje korisnice Susedskog i Partnerskog programa, tj. zemlje na koje se primenjuje
Regulativa vezano za pristup eksterne pomoći EU 2
.
Ponuđači moraju navesti u ponudi zemlju čiji su državljani podošenjem uobičajenog dokaza
državljanstva prema njihovom nacionalnom zakonodavstvu.
2
Council Regulation (EC) N° 1085/2006 - OJ L 210/82 of 31.7.2006.

38
Ovo pravilo se ne primenjuje na stručnjake koje predlože ponuđači usluga koji učestvuju u
tenderskim procedurama ili ugovorima za pružanje usluga koji se finansiraju grantom.
Podsetnik:
Opšti principi i pravila o nacionalnosti i poreklu se primenjuju za sve procedure nabavke, bez obzira
da li se potpuno finansiraju iz donacije ili putem ko-finansiranja.
4. PRAĆENJE PROJEKATA (MONITORING)
4.1. CILJEVI MONITORINGA
Glavi cilj monitoringa je verifikacija da se projekat realizuje u skladu sa postavljenim ciljevima i
uslovima ugovora. Monitoring takođe ima za cilj da kontroliše da li se projekti sprovede u skladu sa
EU procedurama, identifikuje probleme tokom same realizacije, kao i da pruža podršku grantistima
u pronalaženju adekvatnih rešenja.
Zašto je važno pratiti realizaciju projekta?
Praćenje predstavlja važan deo upravljanja projektom (naročito interno praćenje).
Obezbeđuje informacije o napretku projekta i uspesima.
Rano upozorenje na potencijalne probleme. Korektivne mere se takođe baziraju na izveštajima
o praćenju.
Izveštaji o praćenju su koristan alat koji se koristi u procesu donošenja važnih odluke.
Svi zainteresovani faktori se redovno informišu o napredovanju projekta (interni i eksterni
izveštaji).
Budžetska kontrola.
Postoje dva tipa praćenja:
Interno praćenje
Eksterno praćenje
4.1.1. INTERNO PRAĆENJE
Interno praćenje je jedan od ključnih faktora dobrog upravljanja projektom i treba biti planiran i
integrisan tokom cele realizacije projekta. Menadžeri projekta su odgovorni za praćenje realizacije
projekta – oni treba redovno da proveravaju da li se aktivnosti odvijaju po planu i da nema većih
odstupanja.
Stvari koje menadžer projekta treba da redovno prati uključuju: (i) koje su aktivnosti završene; (ii)
koji su indikatori uspeha već postignuti; (iii) da li su osnovne pretpostavke promenjene i zašto; (iv)
da li je bilo koja od promena uticala na plan realizacije; (v) koje aktivnosti nisu završene i zašto; i (vi)
koji su problemi ostali nerešeni.

39
Menadžeri projekta treba da redovno vrše interno praćenje i prikupljaju informacije o realizaciji svih
aktivnosti. Takođe se uvek setite da se proverite indikatore u logičkoj matrici, kao i izvore
verifikacije.
Predlog za praćenje rezultata:
Aktivnost Odgovorna
osoba
Početni datum Završni datum Komentari
Planirano Realizovano Planirano Realizovano
Pored redovnog praćenja aktivnosti i rezultata tokom realizacije projekta, menadžeri projekta bi
trebalo takođe da redovno prate nastale troškove. Preporučuje se da na mesečnom nivou ažurirate
predstavljenu budžetsku tabelu (obrazac A i B).
4.1.2. EKSTERNO PRAĆENJE
Tim projekta ”Jačanje slobode medija” će biti odgovorna za eksterno praćenje vaših projekata. Tim
će organizovane redovne posete / monitoring vašim projektima.
Monitoringom će se pratiti sledeći aspekti realizacije projekta:
Menadžment i koordinacija: da li su menadžment i koordinacija efikasni? Da li se projekat
sprovodi u skladu sa predviđenim planom, kao što je utvrđeno u predlogu projekta? Da li se
budžetski plan sprovodi i da li se poštuju preraspodele po budžetskim linijama?
Napredovanje ka ostvarenju ciljeva projekta: Da li se postiže rezultat/uticaj?
Plasiranje programa/članaka: Da li se postiže makismalan efekat proizvedenih i
emitovanih/publikovanih programa/članaka? Da li se ispunjavaju pravila vidljivosti
projekta?
Trebalo bi da budete spremni za eksterno praćenje / posete na terenu i da obezbedite sve potrebne
informacije / dokumente koji će predstavljati osnov za razgovor. U tom kontekstu, grantisti će
napraviti jedan presek stanja, dostavljanjem informacija u dokumentu pred-monitoring izveštaj.
Tekući izveštaj treba da pruži neophodne informacije o realizaciji projektnih aktivnosti tokom prve
polovine projektnog perioda. On uključuje informacije o opštem napretku, proceni situacije u
odnosu na programske indikatore i pregled sprovedenim aktivnostima i postignutih rezultata.
Tekući izveštaj treba takođe da uključi informacije o uspesima projekta, programskim dostignućima i
problemima.

40
Tekst koji treba koristiti:
Ovaj projekat (ime projekta) finansira Evropska unija kroz program Jačanje slobode media u
Srbiji, kojim rukovodi Delegacija EU u Srbiji, a realizuje EPTISA Servicios de Ingenieria.
5. PROCEDURE VEZANE ZA PUBLICITET – VIDLJIVOST PROJEKTA
Granstista, ko-aplikant(i) i pridružena lica moraju ispoštovati određene procedure vezano za
publicitet, odnosno vidljivost podrške EU vašem projektu. Autor ovih pravila je Evropska komisija.
Poštovanje ovih procedura je obaveza svih grantista. Smernice sa uputstvima možete naći u Vodiču
za komunikaciju i vizuelni identitet na veb strani:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
Svrha procedura koje se odnose na publicitet je da sve aktivnosti koje finansira EU budu vidljive.
Pravila vidljivosti odnose se na pisani i vizuelni identitet (logo, zastava ključna
poruka, definicija) i zahteve i smernice o komunikacijskim aktivnostima (npr.
saopštenja za javnost, internet stranice, publikacije, roll-up baneri i sl.).
Grantista posebno treba da naglasi da Projekat finansira EU u informacijama
koje se daju finalnim korisnicima projekta. Takođe, logo EU mora biti prisutan
na svim audio-vizuelnim programima i drugim štampanim materijalima.
Takođe, svaki materijal mora da uključi i izjavu/napomenu o odricanju odgovornosti (legal
disclaimer):
“Ovaj dokument (dokumentarni-serijski program, članak, itd. ) je napravljen uz podršku Evropske
unije (....Publikovanje ovog članaka omogućeno je uz finansijsku pomoć Evropske Unije. Ova
publikacija je nastala uz podršku EU. Izradu ove publikacije podržala je EU… ili slično).
Sadržaj ovog dokumenta je isključivo odgovornost < vaše ime > i ni na koji način ne odražava stavove
i mišljenje Evropske unije.”
Veb sajt: Obavezo treba staviti EU logo i izjavu/napomenu o odricanju odgovornosti.
Nalepnice i oznake na čvrstim predmetima (oprema i druge nepovratne vrednosti) koji su kupljeni
od sredstava EU treba postaviti na vidljivo mesto. Grafički prikaz oznake će sadržati logo EU. Veličina
nalepnice će biti primerena veličini predmeta.
Dole: Primeri zaglavlja pisma, roll-up banera I biborda.
Projekat finansira EU

41

42
Odobrenje vizuelnih rešenja:
Vizuelna rešenja (sa urađenim dizajnom) možete slati na odobrenje Delegaciji EU sedam dana pre
nego što želite da ih primenite na sledeću adresu:
Mr. Aleksandar Đorđević, Aleksandar.DJORDJEVIC@eeas.europa.eu i Cc sgolubovic@eptisa.com
6. VERIFIKACIJA TROŠKOVA
Verifikaciju projektnih troškova će uraditi Delegacija EU, ili spoljni revizor koga ona angažuje, a
prema članu 5.2. Posebnih uslova, odnosno 15.7. Opštih uslova Ugovora o grantu. Finalna uplata će
biti izvršena nakon kontrole troškova i odobrenog narativnog i finansijskog izveštaja.
7. RASKID UGOVORA
U skladu sa Opštim uslovima, član 12, ugovorna strana (grantista/Delegacija EU), koja veruje da
Ugovor više ne može biti realizovan na efikasan ili odgovarajući način, treba da konsultuje drugu
ugovornu stranu (grantista/Delegacija EU). U slučaju da ne mogu da nađu zajedničko rešenje ili
postignu dogovor, obe strane mogu da raskinu Ugovor podnošenjem pismenog obaveštenja
najmanje dva meseca unapred, bez obaveza da plate obeštećenje.
Delegacija EU može da raskine Ugovor, bez davanja obaveštenja (otkaznog roka) i bez plaćanja
obeštećenja bilo koje vrste, kada ugovorna strana:
ne uspe, bez opravdanja, da ispuni obaveze koje je preuzela ugovorom, i nakon pismenog
zahteva da ispuni svoje obaveza, još uvek ne uspe da to učini ili da pruži opravdan razlog u
roku od 30 dana nakon slanja pisma;
ako je u stečaju ili procesu likvidacije, njihovim poslovima upravlja stečajna uprava, u
postupku su poravnjanja sa poveriocima, ima privremenu blokadu poslovanja, pod istražnim
postupkom u vezi ovih pitanja, ili su u nekoj sličnoj situaciji koja proističe iz postupka
previđenog domaćim zakonodavstvom ili regulativom
ako je osuđena krajnjom sudskom odlukom za bilo koje krivično delo vezano za povredu
profesionalnih pravila (odluka protiv koje nema žalbe);
uključena u bilo koji čin prevare ili korupcije, kriminalnog delovanja ili bilo kakvu ilegalnu
aktivnost, koja šteti finansijskim interesima EU: ovo se takođe primenjuje na partnere,
podizvođače radova i zastupnike opštine
promeni pravni karakter, osim ako nije sačinjen adendum, koji navodi tu činjenicu;
ne ispunjava članove 4, 10 i 16 Opštih uslova, koji se primenjuju u EU – ugovori o
finansiranju donacija za spoljne aktivnosti u okviru EU.

43
daje lažne ili nepotpune izjave u cilju dobijanja donacije, koja je predviđena Ugovorom ili
obezbeđuje izveštaje, koji ne odgovaraju stvarnom stanju.
U slučaju raskida, grantista ima pravo na isplatu samo onog dela donacije koji se odnosi na već
odrađeni deo projekta, ne računajući troškove koji su povezani sa obavezama, a koje bi bile
realizovane nakon raskida. Iz tog razloga će grantista podneti zahtev za plaćanje i Finalni izveštaj u
skladu sa Članom 2 Opštih uslova.
Međutim, u slučaju pogrešnog raskida Ugovora od strane grantiste, a u skladu sa paragrafom 1 i
paragrafom 2, tačke (d), (e) i (g), Delegacija EU može da zahteva povraćaj punog ili delimičnog
iznosa koji je već isplaćen u skladu sa ugovorom o donaciji, pošto je prethodno korisnik dobio priliku
da iznese svoja objašnjenja i u zavisnosti od kvaliteta objašnjenja koje je grantista pružio.
Pre, ili umesto, raskida Ugovora, kao što je predviđeno u ovom stavu, Delegacija EU može, kao meru
predostrožnosti, da obustavi isplate bez prethodnog obaveštenja.
Ugovor će biti automatski raskinut, ako ne dođe do bilo kakve uplate u roku od tri godine nakon
njegovog potpisivanja.
8. VEB STRANE
• Delegacija EU u Republici Srbiji : http://www.delscg.ec.europa.eu
• Praktični vodič za ugovorne procedure spoljnih akcija Evropske unije (EU PRAG), 2013
http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do
• InfoEuro devizni kurs:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.c
fm
• Veb strana za Vodič za komunikacije i vidljivost u kontekstu spoljnih aktivnosti EU
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm,
• Vizuelni identit (logo u različitim formatima) http://europa.eu/about-eu/basic-
information/symbols/flag/index_en.htm
• Veb sajt za propisane dnevnice
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_e
n.htm
• Veb strana za procedure nabavke i tendersku dokumentaciju
http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=B za usluge, i
• Veb strana Poreske uprave http://www.poreskauprava.gov.rs/

44
Važni rokovi:
Šta Kada Kako
Plan nabavke
Revidiran akcioni plan
Revidirani indikatori (Logička
matrica)
Do 28. februara 2014
E-mail
Tekući izveštaj i zahtev za
uplatu za drugu ratu
Na kraju 12. meseca od
početka projekta ili ranije
(konsultovati tim projekta
”Jačanje slobode medija”)
Pisana forma + E.mail
Finalni narativni i finansijski
izveštaj
Tri meseca od kraja
projekta
Obaveštenje radi odobrenja
predloženih izmena
Tri nedelje pre primene
izmene / ili odmah nakon
što su nastale
Zahtev za Adendumom
Najmanje 30 dana pre
nego što planirate da
primenite izmene
Napomena: U slučaju promene bilo kojih pravila i procedura relevantih za implementaciju projekata,
grantisti će biti blagovremeno obavešteni.

Vodic za-realizaciju-projekata (EU-mediji)

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Vodic za-realizaciju-projekata (EU-mediji)

Similar to Vodic za-realizaciju-projekata (EU-mediji) (10)

Vodic za-realizaciju-projekata (EU-mediji)