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Kontroll- und Transparenzgesetz
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Steuerung der Lieferantenbeziehungen
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Durchführen einer Verhandlung
(nach dem Harvard-Prinzip)
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Verhandlungswerkzeuge
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Optimierung im Einkauf Beschaffungs- und Lieferantenmanagement im Verlag

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Potentiale der Beschaffungsoptimierung im Verlag

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Optimierung im Einkauf Beschaffungs- und Lieferantenmanagement im Verlag

  1. 1. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Optimierung im Einkauf Beschaffungs- und Lieferantenmanagement im Verlag Markus Wilhelm
  2. 2. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Buchverlage in Zahlen (Deutschland) Gesamtumsatz: 5,3 Mrd. € Aufwendungen: 4,1 Mrd. € Personal: 1,0 Mrd. € Einkauf: 3,1 Mrd. € davon für Waren und Dienstleistungen zum Wiederverkauf: 0,92 Mrd. €  18% 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag2
  3. 3. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH (Produkt) Tendenzen in Buchverlagen Printprodukte › Mehrfachwertung von Content › Standardisierung › Granulare Bereitstellung von Content › Lizenzfähigkeit › Time-to-Market › steigende Materialkosten › sinkende Auflagenhöhen › steigende Qualität- und Produktsicherheitsanforderungen › Techn. Produktinnovationen (Add-ons, touch&feel, Spieleffekte und Elektronik) › mehr Handarbeit › mehr Ausstattung / Integration von Merchandising › Steigende Komplexität in Lager und Logistik › … Digitale Produkte › Schnelle Marktentwicklung › Erstellung und Handling von RichMedia › Neue oder zusätzliche Inhalte › neue Konzepte / veränderte Konzepte › Neue und veränderte Produkte › Neue und veränderte Workflows › Neue und veränderte IT-Systeme › Starke Diversifizierung (Formate) › Neue Dienstleister › welcher Dienstleister für was? › Make-or-Buy › Innovationsfähigkeit › Digitale Logistik › … 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag3
  4. 4. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag4 Einkauf Beschaffung Sourcing
  5. 5. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Weshalb Einkaufs- und Lieferantenmanagement im Verlag? › In der Wertschöpfungskette spielt der Einkauf eine wesentliche Rolle › Das Ausschöpfen der Potentiale steigert die Wettbewerbsfähigkeit und hat direkten Einfluss auf den Gewinn › Innovationen sind zu großem Teil vom Dienstleister/Partner abhängig › Time-to-Market gewinnt weiter an Bedeutung › weitreichende Entscheidungen (Make-or-Buy) müssen getroffen werden › Die Kosten für Material, Dienstleistungen und Logistik steigen › in der operativen Beschaffung kommt die Beschaffung digitaler Produkte hinzu › Herstellkosten zum Umsatzes dürfen trotz zusätzlicher Ausgabeformate nicht steigen › Neue oder veränderte Beschaffungsprozesse für Print und Digital › sinkende Auflagenhöhen verschlechtern die Einstandspreise zusätzlich › … 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag5
  6. 6. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Die Vorteile › von Anfang an kosten- und qualitätsoptimale Produkte entwickeln › deutliche Senkung der Beschaffungskosten › direkte Steigerung des Gewinns, schneller ROI › langfristige Wettbewerbsvorteile und Erfolgspotentiale › Verbessertes Innovationsmanagement › schneller Time-to-Market › Make-or-Buy Entscheidungen auf solider Basis › Verbessertes Risikomanagement › … 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag6
  7. 7. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Arbeitszeitanteile im Einkauf 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag7 IST 70% 30% Soll 70% 30% Gewinnbringende Tätigkeiten Hemmende Routinetätigkeiten
  8. 8. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Das Richtige tun – Hauptaufgaben des Einkäufers gewinnbringende Tätigkeiten › Entwickeln und umsetzen der unternehmens- spezifischen Beschaffungsstrategie › Analysen, Auswertungen und Vergleiche bewerten › Verhandlungen führen › Vertragsgestaltung › Operativ einkaufen › Lieferantenmanagement › Qualitäts- und Terminmanagement › Beschaffungsmarktforschung › Beschaffungscontrolling › Kosten-, Prozess- und Logistikoptimierung › Standardisierung › Persönliche Weiterbildung › … hemmende Routinetätigkeiten › Alle Arten von Schreibarbeiten › Rechnungsprüfung › Analysen und Vergleiche erstellen › Konkrete Terminverfolgung › Stammdatenpflege › Bestellwesen und Anfragen › Disposition und Bedarfsmeldung › … 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag8
  9. 9. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Der Erfolgshebel im Einkauf 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag9 Status Quo Senkung der Materialkosten Volumen-Effekt Effizienz-Effekt UmsatzUmsatzrendite 50 Mio.5 % Prämisse: 21% Materialkostenanteil Renditesteigerung: Umsatze vs. Materialkosten Quelle: Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH -5 % +21% 6,0 % - 3 % 5,6 % +13% +5 % -1 % 5,2 %
  10. 10. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Umsatz- rendite › Versorgungssicherheit gewährleisten › Reduzierung der Beschaffungskosten › Beschaffungsprozesskosten senken › Beschaffungszeit senken › Beschaffungsflexibilität und Autonomie erhöhen › Schaffung von Markt- und Preistransparenz › Optimierung von Logistik und Lagerbeständen › Minimierung der Beschaffungsrisiken › (Sichern der Qualität und Produktsicherheit) › Make-or-Buy (In- and Outsourcing) › … Hauptaufgaben der Beschaffung 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag10
  11. 11. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Beschaffungsmanagement als Faktor zur Renditesteigerung Die konkreten Handlungsfelder 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag11 › Produktarten › Standards › Normen und Regeln › Innovationen › Qualität & Sicherheit › Time-to-Market › … Portfolioanalyse › Trennen strategische und operative Aufgaben › Intern und extern › Schnittstellen › Stärken der wert- schöpfender Arbeit › Bereichsübergreifende Zusammenarbeit › Change Management › … Prozess- optimierung › Make-or-buy › Prozesse › Preis › Regeln & Verträge › Qualität & Sicherheit › Umwelt › Time-to-Market › Beschaffungsmarkt › Lieferanten › Logistik › Kapital › Controlling › … Beschaffungs- ziele definieren › Beschaffungsobjekte › Marktanalyse › Marktbeobachtung › Marktprognose › Markt- und Branchenreports › Auswertung › Auswahl › … Beschaffungs- marktforschung › Preise › Volumen › Produktarten › Lieferanten › Termine › Qualität › Auswertungen › Analysen › Risiken › Dokumentation › … Beschaffungs- controlling Quelle: Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH › Identifikation › Analyse › Auditing › Bewertung › Auswahl › Controlling › Entwicklung › Integration › … Lieferanten- management
  12. 12. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Prozessbeispiel 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag12 Aufbau, Pflege und Entwicklung eines Beschaffungsmanagement Strategische Beschaffung Operativer Einkauf Versorgungs- notwendigkeit Liefer- beziehung Umsetzen der Bedarfsanforderung in eine Lieferung Bedarfs- erkennung Lieferung Lieferantenmanagement Stammdatenpflege Bedarfsannahme Beschaffungs- markt- forschung Beschaffungs -controlling Preis- analysen Verhand- lungs- führung Risiko- management Vertrags- gestaltung Disposition und Bedarfsmeldung Bedarfs- erkennung Auftrags- bearbeitung Termin- sicherung Termin-, Qualitäts- und Mengen- controlling Rechnungs- prüfung Quelle: Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH
  13. 13. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Beschaffungscontrolling Der Erfolg des Management der Beschaffung hängt in großem Maße davon ab, ob die Effizienz des Einkaufs messbar gemacht werden kann! 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag13 Basis Kennzahlen Wertbezogene Kennzahlen Lieferanten/Markt Prozesskennzahlen Mitarbeiterbezogene Kennzahlen Kennzahlenstruktur im Verlagseinkauf Eigener Umsatz Beschaffungsvolumen Anzahl Lieferanten Portfolio Produkt-/ Innovationsplanung Beschaffungsvolumen absolut › je Lieferant › je Produktgruppe › je Produktform Logistik und Transport Lagerquote (Fremd- und Eigenlager) Lagerumschlag Preisindizes Durchschnittlicher Bestellwert Lieferantenanzahl Lieferantenstruktur › Kernlieferanten › Nebenlieferanten › Dienstleister › Intern. Lieferanten Veränderung in der Lieferantenstruktur ABC-Analyse Verzugsquote Reklamationsquote Branchentrends Anzahl der Bestellungen Preis je Bestellung Bestellzeiten Wareneingänge Anzahl der Angebote Lieferantenbesuche Anzahl Reklamationen Reichweiten Umschlagkennzahlen Anzahl Mitarbeiter Lieferanten je Mitarbeiter Beschaffungsvolumen je Mitarbeiter Besuche auf Fachmessen Weiterbildungs- aktivitäten
  14. 14. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Risikomanagement in der Beschaffung Kontroll- und Transparenzgesetz Seit 1998 Gesetz zum Risikomanagement „Kontroll- und Transparenzgesetz“ (KonTraG) Verpflichtung für Unternehmen, Risiken zu quantifizieren und kontrollierbar zu machen. Der Gesetzgeber verlangt erweitertes Reporting und die Einrichtung eines Überwachungs- und Frühwarnsystems. Darüber hinaus verlangt das Bilanzreformgesetz eine Darlegung der zukünftigen Risiken. Durch weiter zunehmende Beschaffung, mehr Innovationen mit Dienstleistern und nationale und internationale Versorgung mit Produkten und Dienstleistungen, steigen die Risiken der Beschaffung. Mögliche Risiken in der Beschaffung: › Lieferverzug und Transportzeiten › Teillieferungen › Insolvenz des Lieferanten oder eines Sublieferanten › Materialknappheit › Vertragsrisiken › Qualitätsmängel › Personalmangel › Know-how-Verlust › … Vgl.: „Studie Risikomanagement in der Beschaffung 2010“, Frauenhofer Institut IPA 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag14
  15. 15. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Lieferantenidentifikation › Erstellen von spezifischen Anforderungsprofilen › Messen nach Lieferanten durchsuchen (www.auma.de) › IHK und Außenhandelskammern › Definierten Markt auf potentielle Lieferanten untersuchen › Ggf. Informationen aus Beschaffungsmarktforschung heranziehen › … 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag15
  16. 16. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Lieferantenauswahl und -bewertung Entscheidend sind die Oberbegriffe Preis, Qualität und Service Allgemeine Punkte Finanzielle Lage/Bonität, Seriosität, Zuverlässigkeit, Markt- und Branchenkenntnis, Referenzen,… Preis Preisgestaltung, Preisniveau (der Produktteile), Preisniveau nach Mengen, Verhandlungsbereitschaft, Kalkulationsgenauigkeit und Details, Vorschläge für Kostenreduktion, Richtpreise für Innovationen, … Qualität/Leistung/Termin Qualität der Leistungen, Qualitätssicherungssystem, Know-how der Mitarbeiter, Innovationsfähigkeit, Versorgungssicherheit, Kooperationsbereitschaft, Reklamationsabwicklung, Zertifizierungen, Technologie, Muster, Termintreue, Lieferzeiten, Liefermengen, … Service Erreichbarkeit, Vertretungsregelung, Reaktionszeiten, Dokumentation, Informationsbereitschaft, … 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag16
  17. 17. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Lieferantenpyramide 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag17 AL NL JW SL TL VZL VZL = Vorzugslieferanten SL = Standard-Lieferanten TL = Technologie-Lieferanten AL = Ausscheidende Lieferanten NL = Neue Lieferanten JW = „Junge Wilde“ Quelle: Roland Berger
  18. 18. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Lieferantencontrolling › Kostenziele, Qualität und Versorgung sichern, Innovationsbestrebung bewerten › Stetiges sammeln von Lieferanteninformationen im Lieferantenprofil › Monitoring der Lieferantenumsätze, der Qualität und Termingenauigkeit 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag18
  19. 19. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Steuerung der Lieferantenbeziehungen › Lieferantenpflege › Lieferantenintegration › Lieferantenentwicklung › Lieferantenförderung › Lieferantenerziehung 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag19
  20. 20. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Transparenz beim Angebotsvergleich 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag20 Ist-Lieferant Anbieter A Anbieter B Angebotsdaten Adressdaten Ansprechpartner Anfrage vom Angebot vom Gültig bis Angebotene Leistungen Spezifikation nach Art und Umfang Angebotene Varianten Mengengerüste Preise und Konditionen Angebotspreis Pro Einheit Zuschläge und Abschläge Boni und Rückvergütungen Nettopreis Liefer- und Zahlungsbedingungen Zahlungskonditionen Skonto und Fristen Zahlungsziel Währungsrisiken Lieferfristen Transportkosten Verpackungs- und Entsorgungskosten Übergeordnete Unternehmensziel Bemerkungen Artikelstammdaten …
  21. 21. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Arten der Preisanalyse I Die Quotation Analysis Form (QAF) Dient der exakten Prüfung von Kostenunterschieden auf Basis sinnvoller Aufschlüsselung der Preise in z.B. › Material, Druck, Weiterverarbeitung und Logistik › Layout, Satz, Repro › CSS Entwicklung, Konvertierungen, Zusatzaufwände, Formate, QS 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag21 Preis/Stk. Anteil am Gesamt Gesamt je Anteil Materialkosten Druckkosten Weiterverarbeitung Add-ons Logistik Eine Entscheidungsbasis ist eine detaillierte Preistransparenz sowie vollständige, vergleichbare Angebote!
  22. 22. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Arten der Preisanalyse II Der TCO (Total Cost of Ownership) Vergleich Insbesondere in der internationalen Beschaffung aufschlussreich. Mögliche Zusatzkosten: › Zölle › Währungsschwankungen › Transport und Logistik › Qualitätssicherung und Produktsicherheit › … 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag22 Papier Druck Inhalt Druck Cover WV Logistik Gesamt Anbieter A 0,30 0,25 0,08 0,32 0,03 0,98 Anbieter B 0,28 0,26 0,10 0,26 0,03 0,93 Anbieter C 0,32 0,20 0,10 0,26 0,02 0,90 Bestpreis 0,28 0,20 0,08 0,26 0,02 0,84 A B C Preis Anbieter -20 bis -36% -28 bis -44% A B C Preis TCO Anbieter -12 bis -18% -16 bis -24% Der partielle Preisvergleich
  23. 23. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Was führt zu „schlechten“ Preisen? › Der Abteilung Einkauf werden keine klaren Ziele gesetzt › Die Lieferanten verhandeln alle Konditionen direkt mit dem Einkäufer › Verschiedene Abteilungen bestellen direkt, ohne Einbindung des Einkaufs beim Lieferanten › Die Beschaffungsprozesse sind ineffizient und der Einkauf gilt als überfordert › Bestellungen werden über unterschiedliche Wege erteilt › Es fehlen übergreifende Verträge und Konditionsvereinbarungen › Die Produktentwicklung und Auswahl des Lieferanten findet ohne Einbindung des Einkaufs statt › Es findet keine Beschaffungsmarktanalyse statt › Markt- und Branchenzahlen werden vom Lieferanten übernommen und nicht geprüft › Zu hohe Zahl an Lieferanten › Ungenaue Spezifikation von Ausschreibungen › Ungenaue Preisvergleiche und Analysen › Zeitaufwändige Nachbearbeitung aufgrund ungenauer Anfragen › Die Kommunikation mit den anderen Abteilungen ist mangelhaft › Technisches bzw. digitales Know-how ist zu gering › Schlechte Sprachkenntnisse für neue Beschaffungsmärkte › Fehlendes Lieferantenmanagement und Lieferantencontrolling › Ungenaue oder fehlende Basiszahlen aus dem Controlling › Fehlende oder ungenaue Analysen und Aussagen › … 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag23
  24. 24. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Rabattarten und Zahlungskonditionen I Bar- und Warenrabatte / Mengenrabatte › Bar- und Warenrabatte … sind ein prozentualer Nachlass auf den Kaufpreis › Mengenrabatte … sind Rabattsätze oder Rabattstaffeln auf den Grundpreis bei Abnahme größerer Mengen Funktionsrabatte / Werbekostenzuschuss (WKZ) › Funktionsrabatte … oder auch Handelsrabatte genannt sind die umfangreichsten Rabattarten. Über diese Rabattart werden Leistungen, wie z.B. das Verkaufsrisiko und die Lagerhaltung, die der Hersteller auf den Handel delegiert hat, anteilig abgegolten › WKZ … ist ein Geldbetrag oder Gratisware vom Hersteller die für Werbezwecke des Handelsunternehmens überlassen wird 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag24
  25. 25. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Rabattarten und Zahlungskonditionen II Finanzierungsrabatte › Skonto … ist ein prozentualer Nachlass, der bei Bezahlung des Rechnungsbetrages innerhalb eines bestimmten Zeitraums gewährt wird › Delcredere … vergütet die Übernahme des Zahlungsausfallrisikos durch eine Handelszentrale › Inkasso … dient der Kosteneinsparung im Debitorenmanagement durch Übernahme spezieller Aufgaben der Geldlogistik durch eine Handels- bzw. Abrechnungszentrale Treuerabatte / Zeitrabatte / Bonus › Treuerabatte … dienen der langfristigen Kundenbindung und damit der Umsatzsteigerung › Zeitrabatte … gelten für einen bestimmten Bestellzeitpunkt z.B. in schwachen Perioden › Bonus … wird nachträglich als Treueprämie in Form einer Gutschrift, Auszahlung oder Zusätzlicher Warenlieferung gewährt 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag25
  26. 26. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Verhandlungsarten 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag26 Berücksichtigung der Interessen der anderen Seite Win-Lose Sieger kompetitiv Berücksichtigung der eigenen Interessen Lose-Lose Rächer Lose-Win Verlierer Win-Win Gewinner kooperativ
  27. 27. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Durchführen einer Verhandlung (nach dem Harvard-Prinzip) 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag27 Interessen Optionen Neutrale Kriterien Beste Alternative Wahrnehmung Beziehung • Sache ungleich Person • Beziehungsprobleme haben Vorrang • Vertrauen als Basis • Gemeinsame • gegensätzliche • Gemeinsam entwickeln, bewerten, optimieren • Ungelöste Interessenkonflikte • Risikoanalyse • Unterschiedliche Wahrnehmung verstehen Abschluss Bejahbarer Vorschlag Kreative Fragen werten drohen Einseitig behaupten verkaufen Positionstört
  28. 28. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Verhandlungswerkzeuge Gut verhandeln ist die Kombination verschiedener Werkzeuge und Taktiken! › Die zielgerichtete Vorgehensweise › Die besten Argumente › Der praktische Nutzen für den Lieferanten › Das sinnspezifische Motivieren › Die gezielte Fragetechnik › Das analytische Zuhören › Die Musterunterbrechung › Die partnerschaftliche Zusammenarbeit › Der sinnvolle Einsatz von Taktiken › … 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag28
  29. 29. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Mögliche Verhandlungstaktiken › Salamitaktik › Fait accompli › Standardpraktik › Beschränkte Befugnis › Fristen setzen › Ablenken › Scheinbarer Rückzug › Guter Mensch / böser Mensch 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag29
  30. 30. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH Erfolgswerkzeuge › Detaillierte Portfolioanalyse und Transparenz über die Ist-Situation › Beschaffungsziele definieren › Trennen von strategischen und operativen Aufgaben – das Richtige tun! › (Weiter-) Entwicklung effizienter Workflows und Beschaffungsprozesse › Verhandlungstechnik verbessern und strategisches Vorgehen › Detaillierte Ausschreibung und Angebotsvergleich › Arbeiten mit Rahmenverträgen › Beschaffungscontrolling › Lieferantenmanagement und gemeinsame Produktentwicklung 25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag30
  31. 31. © Hofner und Wilhelm Publisher Consultants GmbH25.06.2013Einkaufs- und Lieferantenmanagement für Einkäufer und Hersteller im Verlag31 Vielen Dank!

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