Prozessorientierte Unternehmensportale
und deren Nutzungsszenarien
Einführung in das Thema Unternehmensportale
Allgemeines zu Portalen
Definition und Abgrenzung
Soll-Ist-Vergleich im Alltag deutscher Unternehmen
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Autor: Marit ...
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Praxisbeispiel Urlaubsantrag
Einführung eines
Unternehmensportals
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Praxisbeispiel „Urlaubsantrag“
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Praxisbeispiel „Urlaubsantrag“
Ist-Prozess nach Zeitaufwand
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Marit AG, Georg Baindl: Prozessorientierte Unternehmensportale und deren Nutzungsszenarien

  1. 1. Prozessorientierte Unternehmensportale und deren Nutzungsszenarien Einführung in das Thema Unternehmensportale
  2. 2. Allgemeines zu Portalen Definition und Abgrenzung Soll-Ist-Vergleich im Alltag deutscher Unternehmen Seite 2 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009 Praxisbeispiel „Urlaubsantrag“ Einführung eines Unternehmensportals Darstellung des Ist-Prozesses Darstellung des Soll-Prozesses Gegenüberstellung nach Aufwand (Kostenersparnis) Die wichtigsten Planungsschritte im Überblick Darstellung bewährter Methoden und Vorgehensmodelle Fazit
  3. 3. Allgemeines zu Portalen Allgemeines zu Portalen Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Ein Unternehmensportal ist ein Portal für eine geschlossene Anwendergruppe, wobei zu den Anwendern die Mitarbeiter des Unternehmens, aber auch Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner zählen.* *Gürzki und Öycan, Unternehmensportale – Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterportale in der betrieblichen Praxis 2003 Was ist ein Portal? Seite 3 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009
  4. 4. Allgemeines zu Portalen Seite 4 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009 Dokumenten- Management Workflow- Management Content- Management Web-Application Server Integrations- Plattform Collaboration- Plattform
  5. 5. … Allgemeines zu Portalen Allgemeines zu Portalen Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Was ist ein Portal? Seite 5 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009 Portal = zentraler / persönlicher Einstieg (Single Point of Access) Informationswelt: Kann Verbindungen zu relevanten Informationen und Diensten herstellen Portal Einstieg Content- Verwaltung Berichts- wesen Controlling Schnittstelle Intranet … … … CRM
  6. 6. Allgemeines zu Portalen Allgemeines zu Portalen Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Typisierung von Portalen Seite 6 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009 Fokus (horizontal – vertikal) Nutzkreis (offen – geschlossen) Rollen der Benutzer (B2C – B2B – B2E Business to Employee) Erreichbarkeit (Internet – Intranet – Extranet) Prozess- orientiertes Unternehmens- portal Konsumenten- portal Anwendungs- orientiertes Unternehmens- portal Themen- portal geschlossen offen Nutzerkreis Fokus horizontalvertikal
  7. 7. Allgemeines zu Portalen Allgemeines zu Portalen Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Content-Portal (strukturierte Erstellung / Verwaltung von Inhalten) Collaboration-Portal (virtuelle Arbeitsräume / Zusammenarbeit von und zwischen Arbeitsgruppen) Integrations-Portal (Unterschiedliche Anwendungen werden über Benutzungsschnittstelle integriert) Prozess-Portal (unterstützt Geschäftsprozesse wie z.B. ERP, etc.) Kategorisierung von Portalen (nach Schwerpunkt der Funktion) Seite 7 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009
  8. 8. Allgemeines zu Portalen Allgemeines zu Portalen Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Dokumente / Informationen in Papierform oder auf lokalen Rechnern Das Wissen zu Prozessen ist in den Köpfen von „Spezialisten“ Die Suche nach diesen Informationen kostet Zeit und Geld Ist-Stand im Alltag deutscher Unternehmen Seite 8 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009
  9. 9. Allgemeines zu Portalen Allgemeines zu Portalen Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Portale sind in der Lage Prozesse und Informationen zu integrieren Können Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten verbessern Unternehmensportal als Plattform: Vereinigung unter einer Oberfläche Automatisierte Abläufe / Unterstützung durch abteilungsabhängige Anwendungen Soll-Stand im Alltag deutscher Unternehmen Seite 9 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009
  10. 10. Praxisbeispiel „Urlaubsantrag“ Allgemeines zu Portalen Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Papierbasiert Umständlich Langsam Unübersichtlich fehlerhaft Darstellung des Ist-Prozesses Seite 10 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009
  11. 11. Praxisbeispiel „Urlaubsantrag“ Allgemeines zu Portalen Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Vorteile Webbasierte Formulare Transparenz durch Statuslisten Eskalationsmechanismen Plausibilitäsprüfung (Resturlaub, Vertreterregelungen) Darstellung des Soll-Prozesses Seite 11 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009
  12. 12. Praxisbeispiel „Urlaubsantrag“ Allgemeines zu Portalen Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Bearbeitungsaufwand Kontrollaufwand Durchlaufzeit Kosten-Nutzen-Relation (Kennzahlen) Seite 12 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009
  13. 13. Praxisbeispiel „Urlaubsantrag“ Ist-Prozess nach Zeitaufwand Seite 13 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009 22,5Summe Aufwand 1Ablage bei Antragsteller10 3Kopie an Antragsteller9 2,5Erfassung Zeiterfassung, Ablage Original 8 0,5Genehmigung Vorgesetzter7 7Prüfung Projekt, Resturlaub, Vertreter, Plausibilität 6 0,5Vorlage Vorgesetzter5 5Kuvertierung, Hauspost4 0,5Unterschrift Antragsteller3 1Ausdruck Antrag2 1,5Antrag mit Word ausfüllen1 Zeit/minTätigkeiten# 2,0Summe Aufwand 0,5Genehmigung Vorgesetzter2 1,5Antrag online ausfüllen1 Zeit/minTätigkeiten# Soll-Prozess nach Zeitaufwand Anzahl Vorgänge je MA und Jahr: 40 Anzahl Mitarbeiter: 50 Zeitersparnis je Jahr: 683 h interner Kostensatz je Stunde: 30 € Kostenersparnis je Jahr: 20.490 €
  14. 14. Einführung eines Unternehmensportals Allgemeines zu Portalen Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Projektziele „Unternehmensportal“ definieren Zielgruppen identifizieren / definieren Workshop (Grobkonzept definieren) Die wichtigsten Planungsschritte im Überblick (Phase 1) Seite 14 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009 • Schnittstellen • Abgrenzung • Anforderungen / Funktionen (priorisieren) □ Integration □ Kommunikation □ Information □ Prozessworkflow
  15. 15. Einführung eines Unternehmensportals Allgemeines zu Portalen Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Detailliertes Pflichtenheft für jede Anforderung Die wichtigsten Planungsschritte im Überblick (Phase 2) Seite 15 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009 • Spezifikationen und Kapazitäten definieren • Mitarbeiter der relevanten Fachbereiche einbinden Technisches Konzept • Integration in die IT des Unternehmens • Schnittstellen definieren (LDAP, etc.)
  16. 16. Einführung eines Unternehmensportals Allgemeines zu Portalen Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Entwicklung Schulung Deployment Die wichtigsten Planungsschritte im Überblick (Phase 3) Seite 16 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009
  17. 17. Einführung eines Unternehmensportals Allgemeines zu Portalen Praxisbeispiel Urlaubsantrag Einführung eines Unternehmensportals Optimale Vernetzung von Mensch, Information und Prozess Adäquate Bereitstellung notwendiger Informationen und Werkzeuge Kostenreduktion durch anwendungsgesteuerte Prozesse Verbessertes Qualitätsmanagement Generelle Optimierungspotentiale Seite 17 Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009
  18. 18. 18 Ihr persönlicher Kontakt: Georg Baindl Vorstand Büro München Wilhelm-Hale-Straße 53 80639 München Kontakt Fon: 089/130 145-0 Fax: 089/130 145-10 E-Mail: georg.baindl@marit.ag So erreichen Sie uns: Sie haben noch Fragen, Ideen oder Wünsche? Kontaktieren Sie uns, wir freuen uns auf Ihr Feedback. Ihr Georg Baindl Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009
  19. 19. 19 Copyright © Copyright 2009 by Marit AG Autor: Marit AG Kontakt: info@marit.ag 27.08.2009

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