Resultat genom lyckade möten - Presentation av Maria Björk på WINIT i Gävle den 5 februari. Hur kan vi skapa mer värde genom att driva effektiva möten?

1. Resultat genom lyckade
möten!
Maria Björk
Resultat genom
lyckade möten!
Maria Björk

2. Vad är ett lyckat möte?
• Vilka gyllene regler skapar de
bästa förutsättningarna för ett lyckat
möte?
• Vilken metod och vilka verktyg ger
de bästa resultatet av ett möte?

3. Maria Björk
http://www.youtube.com/watch?v=DYu_bGbZiiQ
Maria Björk
”Med passion att utveckla människor, projekt och verksamheter”

4. Hur mycket av svenska företags resurser går åt
till möten?

9. Mötet är en av de
viktigaste arenorna!
Alla bidrar till skapa
en bra arena

10. Varje enskilt möte kostar pengar…..
Hur mycket kostar
ditt företags möten?
Vad kostar det här
då...?

11. Vad är ett lyckat möte?
Mötesdeltagare
Möten som arbetsform
Använda möten till rätt uppgifter

12. • Osynlig och synlig kultur i
grupp.
• Manifesteras genom individer
men är nästan alltid en
kulturell gemensam skapelse.
• Syns ofta till bland energilösa,
ineffektiva möten.
Mötesspöken

13. Är alla här?

14. Löste vi
något?!?!
Skönt, allt är på
G  Toppen, nu har
jag en timme
mindre att hjälpa
våra kunder….
Skulle jag
GÖRA
något??
Alla verkar ha
koll på läget,
bäst att hålla
god min

16. Gyllene regler
• Förberedelse
• Genomförande
• Uppföljning

17. Källa: Konftel

18. Levande möten
Inflöde, energi, samarbete,
resultat och reflektion

19. Vad Hur

21. Vilken metod och vilka verktyg ger de bästa resultaten
av ett möte?

22. Mötestyper, möten med olika syften
• Informationsmöten (I)
• Att sprida och inhämta information
• Granskningsmöte (G)
• Att säkerställa kvalitet
• Arbetsmöten/Workshops (A)
• Att lösa att problem eller arbeta med en uppgift
• Beslutsmöten (B)
• Att fatta och dokumentera beslut
• Kan behöva förberedande förankring
• Förhandlingsmöte (F)
• Att nå en överenskommelse
• Ställer extra krav på förberedelser
• Kreativitetsmöten (K)
Tänk på:
Dela upp möten
som har för många
syften. Renodla 

25. Energihållaren
•Ansvarar för att stödja mötesdeltagarna och hålla en hög, jämn och positiv energi under
mötet
Balanseraren
•Ansvarar för att hjälpa mötesdeltagarna att följa spelreglerna och håll ett öga på att alla bidrar
Tidshållaren
•Ansvarar för att mötets tidsramar hålls och hjälper gruppen att disponera den gemensamma
tiden på bästa sätt
Fokuseraren
•Ansvarar för att hjälpa att hålla fokus på relevanta frågeställningar och beslut samt stödja
mötet genom att sammanfatta. Parkera frågor som tas vid annat tillfälle
Utmanaren
•Ansvarig under mötet för att alla är medvetna om utmaningar och kritiska aspekter av ett
beslut
Antecknaren
•Ansvarig att anteckna viktiga händelser och beslut under mötet

26. http://www.ordrum.se/dok/12_vision_metodbank/

27. http://www.ordrum.se/dok/12_vision_metodbank/

28. Avsluta alla möten med feedback och
dessa tre frågor:
1.Vad gjorde vi bra?
2.Vad kunde vi göra bättre?
3.Hur gör vi det nästa gång?

29. Nu vet jag hur jag
ska hantera
fortsatta
kundrelationer

Kristallklart och
tydligt. Ser fram
emot nästa möte.
Vilket flow vi hade idag 
Summering av mötet och
fortsatta åtgärder
Vilket härligt möte!
Hem och
fortsätta på
marknadsanalysen 
Vad skönt att vi löste
ut alla lösa trådar och
allt finns redan i en
minnesnotering.
Härlig känsla!

30. Checklista
Före mötet
• Är rätt deltagare inbjudna?
• Är alla deltagare informerade i förväg
och mötestyp och syftet med mötet?
• Är deltagarna informerade om hur de
ska förbereda sig?
• Är kallelse, dagordning och
distribution av underlag/bilagor klart i
god tid?
• Är utkast till protokoll skrivet i förväg?
• Hur ska vi hantera problem eller nya
frågor som dyker upp?
Efter mötet
• Är protokollet kortfattat och tydligt?
• Är alla beslut med i protokollet?
• Finns referenser till aktuellt
beslutsunderlag?
• Är material som distribuerats på
mötet bifogat till
protokollet/utskicket efter mötet?
• Finns information på endast ett ställe,
dvs inga upprepningar
• Är protokoll, åtgärdslista ect
distribuerat direkt efter mötet?
• Görs uppföljning av att beslutade
åtgärder genomförs?

31. Checklista
Under mötet
• Är deltagarna på plats i rätt tid?
• Är deltagarna väl förberedda?
• Är mötesledaren väl förberedd?
• Leder mötesledaren mötet på ett
effektivt sätt?
• Finns dagordning och håller mötet
sig till den?
• Är tidigare beslutade åtgärder
genomförda i tid?
• Uppdateras åtgärdslistan med nya
åtgärder
• Är ansvarig utsedd för varje ny
åtgärd?
• Är alla deltagare aktiva på mötet?
• Förs en konstruktiv dialog?
• Nås syftet och mål med mötet?
• Har nästa möte planerats?

33. Fokusera på dina
möten och skapa
bättre resultat!

34. Tack!
maria.bjork@lm.se
Skapa gärna kontakt genom
LinkedIn