Umsatzsteuer in SAP - Risiken managen

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Prozess-Standardisierung im Hinblick auf das Umsatzsteuerrecht!
Durch die Umsatzsteuerprüfung erzielten die Finanzbehörden der Länder im Jahr 2012 ca. 2,3 Mrd. EUR Mehrergebnis. Administrativer Aufwand bei der Umsatzsteuerprüfung, im Vergleich zum monetären Aufwand der Prüfung für das Unternehmen. Eine lösbare Aufgabe, die jedoch nicht unterschätzte werden sollte. Wir geben Antworten, wie dem potenziellen Liquditätsrisiko vorgebeugt werden kann?

Weitere Informationen zu dieser Business Solution finden Sie unter: http://www.mhp.com/de/die-leistung/business-solutions/mhp-global-vat-management/
Auf unserer Homepage finden Sie zudem eine Übersicht zu weiteren Business Solutions: http://www.mhp.com/de/die-leistung/business-solutions/

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Umsatzsteuer in SAP - Risiken managen

  1. 1. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH Prozess-Standardisierung im Hinblick auf das Umsatzsteuerrecht Umsatzsteuer in SAP – Risiken managen Christiane Räbiger, Sarah Junginger und Fabian Kehle | MHPBoxenstopp: 15.12.2015
  2. 2. Agenda © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 2 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung 2. Best Practice Umsatzsteuerprozesse 3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
  3. 3. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 3 Einleitung MHPBoxenstopp: Risiko-Management in der Umsatzsteuer www.youtube.de/MHPProzesslieferant Weitere MHPBoxenstopps Agenda www.mhp.com/de/events Zu Anfang sind alle Teilnehmer auf stumm geschalten. 11.00 – 11.10 Uhr Begrüßung Fabian Kehle 11.10 – 11.45 Uhr Vortrag Christiane Räbiger, Sarah Junginger 11.45 – 12.00 Uhr Offene Fragerunde Sie können bereits während der Web Session über Chatfunktion im rechten Fenster Fragen einreichen. www.slideshare.net/MHPInsights
  4. 4. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 4 Ihre Gesprächspartner MHPBoxenstopp: Risiko-Management in der Umsatzsteuer Christiane Räbiger Associated Partner, Financials Fabian Kehle Senior Professional, Produkt- und Innovationsmanagement Sarah Junginger Manager, Financials
  5. 5. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 5 Prozesse verbessern kann nur, wer sich im Detail auskennt. Genauso wie im Großen und Ganzen. MHPBoxenstopp: Risiko-Management in der Umsatzsteuer Wir wissen aus Erfahrung, wie man Ziele erreicht und dabei vorneweg fährt.
  6. 6. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 6 Mieschke Hofmann und Partner (MHP) A Porsche Company MHPBoxenstopp: Risiko-Management in der Umsatzsteuer Die Leistung Management Consulting System Integration Managed Services Business Solutions Business Solutions Der Unterschied Symbiose aus Management- + IT-Beratung l Prozesslieferant l Excellence l Automotive l Kunden Die Kompetenz Ganzheitliches Beratungsportfolio über die gesamte Wertschöpfungskette Technology Services Application Mgmt. Services Product Lifecycle Mgmt. Supply Chain Mgmt. Production & Opera- tions Mgmt. Customer Relations Mgmt. Finance & Controlling Business Intelligence After Sales Retail Mgmt. Human Resources
  7. 7. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 7 MHP Business Solutions – wir liefern Best Practice Prozesse und Lösungen Übersicht Business Solutions Technology Services Application Mgmt. Services Product Lifecycle Mgmt. Supply Chain Mgmt. Production & Opera- tions Mgmt. Customer Relations Mgmt. Finance & Controlling Business Intelligence After Sales Retail Mgmt. Human Resources BIOpS BI Optimization Solution VisS Visualization Solution P2E PLM ERP Integration Supplier Management SupM Complaint Management CompM Inventory Management InvM Orders on Hand/ Incoming Orders OoH Freight Costs Management FCM Manufacturing Solution MFS CARBON CARBON Dealer Performance Management DPM HR Solution HR Talent Management TalM Accounting Solution AccS BI Management Solution BIMS GVM Global VAT Management FRC Factory Result Calculation SerS Service Management Solution RFS Radio Frequency Solution Lean IT Solution LeanIT Smart Development Factory SDF TPS Correspondence Solution CorS FI/CO Template for Automotive Dealer FICO Sales Integration Solution SIS Tailored Planning Solution
  8. 8. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 8 MHP Business Solutions – wir liefern Best Practice Prozesse und Lösungen. Übersicht Business Solutions Prozessübergreifend FMS Fleet Management HANA Real-time Business Solution MobS Mobile Business Solution PIM Product Information Management TM Translation Management S&C Security and Compliance TestM Test Management EDQ Enterprise Data Quality EDIS EDI Solution AutS Automotive Supplier Audit Audit- management Technology Services Application Mgmt. Services Product Lifecycle Mgmt. Supply Chain Mgmt. Production & Opera- tions Mgmt. Customer Relations Mgmt. Finance & Controlling Business Intelligence After Sales Retail Mgmt. Human Resources
  9. 9. Agenda © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 9 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung 2. Best Practice Umsatzsteuerprozesse 3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
  10. 10. Agenda © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 10 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung 2. Best Practice Umsatzsteuerprozesse 3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
  11. 11. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 11 Vermehrte Umsatzsteuerprüfung durch die Finanzverwaltung 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung Risiko: Nicht planbarer Liquiditätsabfluss
  12. 12. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 12 Für betroffene Unternehmen bedeutet das:  Vorlegen der relevanten Unterlagen wie z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Zollpapiere…  Erbringen von Liefernachweisen für Lieferungen ins Drittland (Atlas)  Erbringen von Nachweisen für ig Lieferungen (Buch- und Belegnachweis)  Nachweis für die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug  Zurverfügungstellung eines Systemzugangs für den Steuerprüfer  Mitarbeit durch den Steuerpflichtigen  Berücksichtigung von Aufbewahrungspflichten Die Umsatzsteuerprüfung steht bevor! 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung Sollten als Ergebnis einer Umsatzsteuerprüfung falsch behandelte Umsatzsteuersachverhalte zu Tage treten, führt dies bei dem betroffenen Unternehmen neben den administrativen Aktivitäten auch zu monetärem Aufwand und damit zur nachträglichen Reduzierung der Marge. Liquiditätsabfluss durch Steuernachzahlung und Verzugszinsen
  13. 13. Agenda © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 13 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse 3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
  14. 14. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 14 Welche Module im SAP haben Einfluss auf die Umsatzsteuer? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse MM Material Management SD Sales and Distribution FI Finance Accounting • Verkauf (Lieferung und Leistung) • Fakturierung • Außenhandel • … • Kreditorenbuchhaltung • Debitorenbuchhaltung • Meldewesen • … • Einkaufsprozesse • Logistische Rechnungsprüfung • …
  15. 15. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 15  Steuerkonten und Steuerkennzeichen  Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation  Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)  Materialstammdaten – Steuerklassifikation  Incoterms  Zugriffsfolgen (Abgangsland, Empfangsland) Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
  16. 16. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 16 Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse DE NL CHLand TAXDE TAXNL TAXCHSteuerschema A1 = 19% A1 = 21% A1 = 8% Steuer- kennzeichen 155000Steuerkonto 1000Buchungs- kreis 1100 Kontenplan International INT 3000 33002000 2200
  17. 17. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 17  Steuerkonten und Steuerkennzeichen  Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
  18. 18. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 18 Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Buchungskreis 3000 Buchungskreis 2000 Allgemeine Daten • Adressdaten • Umsatzsteuer-Id-Nr. • Zahlungsdaten • … Buchungskreis 1000 • Abstimmkonto • Zahlungsbedingung • … Verkaufsorganisation 3000 Verkaufsorganisation 2000 Verkaufsorganisation 1200 Verkaufsorganisation 1100 • Steuerklassifikation • Incoterms • Partnerrollen
  19. 19. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 19  Steuerkonten und Steuerkennzeichen  Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation  Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer) Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
  20. 20. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 20 Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Kunde Partnerrolle: Rechnungsempfänger Partnerrolle: Auftraggeber Partnerrolle: Warenempfänger Partnerrolle: Regulierer
  21. 21. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 21  Steuerkonten und Steuerkennzeichen  Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation  Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)  Materialstammdaten – Steuerklassifikation Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
  22. 22. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 22 Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Material Steuerklassifikation: Halbe Steuer Steuerklassifikation: Volle Steuer Steuerklassifikation: Keine Steuer
  23. 23. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 23  Steuerkonten und Steuerkennzeichen  Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation  Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)  Materialstammdaten – Steuerklassifikation  Incoterms Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
  24. 24. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 24 Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Gefahr- und Kostentragung bei den Incoterms 2010 Klausel Lieferort Export- freimachung Transport- freimachung Import- freimachung Gefahr- übergang Kosten- übergang Transportart EXW Werk des Verkäufers K K K Lieferort alle FCA Ort der Übergabe an Frachtführer V K K Lieferort alle FAS Längsseite Schiff im Verschiffungshafen V K K Lieferort Schiff FOB Schiff im Verschiffungshafen V K K Verladung an Bord Schiff CFR Schiff im Verschiffungshafen V V K Verladung an Bord Bestimmungs- hafen Schiff CIF Schiff im Verschiffungshafen V V+Vers. K Verladung an Bord Bestimmungs- hafen Schiff CPT Ort der Übergabe an Frachtführer V V+Vers. K Lieferort Bestimmungsort alle CIP Ort der Übergabe an Frachtführer V V+Vers. K Lieferort Bestimmungsort alle DAP Bestimmungsort V V K Bestimmungsort alle DAT Terminal im Bestimmungshafen/ Bestimmungsort V V K Terminal im Bestimmungshafen/ Bestimmungsort alle DDP Bestimmungsort V V V Bestimmungsort alle Legende: V = Pflicht des Verkäufers K = Pflicht des Käufers Vers. = Versicherungspflicht (Mindestdeckung)
  25. 25. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 25  Steuerkonten und Steuerkennzeichen  Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation  Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)  Materialstammdaten – Steuerklassifikation  Incoterms  Zugriffsfolgen (Abgangsland, Empfangsland) Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
  26. 26. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 26 Abgangsland Empfangsland Steuerklassifikation Kunde Steuerklassifikation Material Incoterms DE FR steuerpflichtig steuerpflichtig CIF Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse
  27. 27. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 27 Wofür werden „Werke im Ausland“ verwendet? 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse  Die Funktion „Werke im Ausland“ dient zur Abwicklung von Steuermeldungen bei ausländischen Vertriebsstätten oder Lagern mit einem inländischen Buchungskreis  Bei einem „Werk im Ausland“ handelt es sich NICHT um eine rechtlich selbständige Einheit
  28. 28. Agenda © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 28 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse 3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
  29. 29. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 29  fehlendes Vertrauen in das System  keine standardisierten Prozesse  Individualentwicklungen  Schnittstellen  Fehlender Prüfungsprozess (im ERP- System)  unzureichendes Standard-Reporting Mit Hilfe eines aktiven Risikomanagements kann einem ungeplanten Liquiditätsabfluss vorgebeugt werden 3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer  Single Source of Truth  Standardisierung von USt-Prozessen  Identifizierung von Fehlern und sinnvolle Korrekturmaßnahmen  Definition von Prüfungsmerkmalen und Etablierung von Prüfungsroutinen  Nutzung und Erweiterung von Standard- Reporting Liquiditätsrisiko Aktives Risikomanagement Ausgangssituation Zielsetzung
  30. 30. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 30 Analyse- kriterien Systeme zur Steuer- ermittlung Beurteilung System- einstellung Verbuchung Aktuelle Systemabbildung Aktuelle Prüfroutinen Richtig /falsch? Wie? Verpro- bung? Anhand konkreter Analysekriterien und einer strukturierten Vorgehens- weise wird Transparenz geschaffen 3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer Wo?
  31. 31. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 31 3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer Fit/Gap Analyse aktuelles Risiko- management Analyse Standard- Reporting-Portfolio Analyse Customizing und Erstellung eines Gutachtens Prüfung und Meldung Vorsteuervergütungs- umfänge als Standard- prozess inkl. Erweiterung Berechtigungs- konzept für Steuerableitung Soll-Situation Soll-Situation Ist-Situation Ist-Situation Ist-Situation Identifikation und Closing Gaps Anhand konkreter Analysekriterien und einer strukturierten Vorgehens- weise wird Transparenz geschaffen Bewertung Handlungsempfehlung
  32. 32. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 32 Vorgehen Business Warehouse 3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer Soll-Situation  Ableitung Prüfungsregeln und Definition der Prüfungstechnik  Definition von Fehlercodes  Definition von Abweichungstoleranzen und Dokumentation der Abweichungen Analyse der Ist-Situation  Wie und Wo findet die Steuerermittlung statt?  Ist die Steuer korrekt ermittelt worden? Analyse der Ist-Situation  zentrales System für die Umsatzsteuervoranmeldung  Angebundene Vorsysteme  Schnittstelle  Analyse von vorhandenen Prüfroutinen (BW) Analyse der Ist-Situation  Bewertung der Prozesse  Bewertung der Abbildung im System
  33. 33. Agenda © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 33 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse 3. Risiko-Management in der Umsatzsteuer 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz
  34. 34. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 34 Mit dem MHP Vorgehensmodell sichern wir unseren hohen Qualitätsanspruch über alle Projektphasen. 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz Hauptaktivitäten in den einzelnen Projektphasen Definition der Vision Ausarbeitung der High Level Lösung Erstellung grober Lösungsfahrplan Phase I: Soll-/Ist- Analyse Aufnahme und Analyse der Istprozesse Definition der Sollprozesse Basisschulung Kundenprojektteam Phase II: Lösungs- portfolio Konzeption des Systems inkl. Fit- Gap Analyse Prototyping Phase III: Implementierung Technische Umsetzung des Konzeptes Funktions- und Integrationstest Dokumentation Endanwender- schulung Go Live und Anlaufbetreuung Übergabe an die Support- organisation Betrieb des Systems Support des Systems Kontinuierliche Optimierung Change Requests Angebot Quality Gate Quality Gate Quality Gate Quality Gate Projekt-, Qualitäts- und Change Management Planung / Value Assessment Definition Konzeption Realisierung Einführung Application Management
  35. 35. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 35 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz Drei-Phasen-Modell: Der Review-Umfang besteht aus drei Phasen mit dedizierten Ergebnisobjekten : Phase I: Soll-/Ist-Analyse Phase II: Lösungsportfolio Phase III: Implementierung VAT Matrix Feinkonzept Abnahmeprotokoll
  36. 36. 39© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH Ihre Ansprechpartner MHPBoxenstopp: Globale Umsatzsteuerprozesse mit SAP Sarah Junginger Manager Financials Mobil: +49 (0)151 2030-1289 E-Mail: Sarah.Junginger@mhp.com Christiane Räbiger Associated Partner Financials Mobil: +49 (0)151 4066-7249 E-Mail: Christiane.Raebiger@mhp.com

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