Provider Management

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Ausschreibung und Steuerung komplexer IT Service Verträge

Viele Konzerne vergeben IT-Leistungen an externe Dienstleister. Die Praxis zeigt, dass die erbrachten Leistungen dabei nicht immer den Erwartungen entsprechen. MHP hat auf Basis seiner Erfahrungen ein entsprechendes Vorgehensmodell entwickelt, um solche Outsourcing Verträge vorzubereiten und bis zur Vergabe zu begleiten. Ziel ist eine optimale Unterstützung des Kunden im Prozess. Dieser MHPBoxenstopp liefert einen Überblick über die Contract LifeCycle Phasen und zeigt mögliche Steuerelemente auf.

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Provider Management

  1. 1. © 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH Ausschreibung und Steuerung komplexer IT Service Verträge Provider Management Stefan Tverdokhleboff | MHPBoxenstopp: 05.07.2016
  2. 2. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 2 19.07.2016 BIGDATA Analysen mit QlikView - II Mehrwert aus der Vernetzung von HANA, BWonHANA und HADOOP - Praktische Beispiele 19.07.2016 Real-Time Visualization Solution Skalierbare Lösung für die Echtzeitanzeige von Daten in Webanwendungen Einleitung MHPBoxenstopp: Provider Management Agenda Weitere MHPBoxenstopps www.mhp.com/events Zu Anfang sind alle Teilnehmer auf stumm geschalten. Wo Sie uns in 2016 auch finden können… www.mhp.com/events 11.00 - 11.05 Uhr Begrüßung Fabian Kehle 11.05 - 11.45 Uhr Vortrag Stefan Tverdokhleboff 11.45 - 12.00 Uhr Offene Fragerunde Sie können bereits während der Web Session über die Chat- funktion im rechten Fenster Fragen einreichen. www.youtube.de/MHPProzesslieferantwww.slideshare.net/MHPInsights
  3. 3. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 3 MHPBoxenstopp: Provider Management Ihre Gesprächspartner Stefan Tverdokhleboff Senior Manager Application Management Fabian Kehle Senior Professional Produkt- und Innovationsmanagement
  4. 4. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 4 Prozesse verbessern kann nur, wer sich im Detail auskennt. Genauso wie im Großen und Ganzen. MHPBoxenstopp: Provider Management Wir wissen aus Erfahrung, wie man Ziele erreicht und dabei vorneweg fährt.
  5. 5. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 5 Mieschke Hofmann und Partner (MHP) A Porsche Company MHPBoxenstopp: Provider Management Der Unterschied Symbiose aus Management- + IT-Beratung l Prozesslieferant l Excellence l Automotive l Kunden Die Kompetenz Ganzheitliches Beratungsportfolio über die gesamte Wertschöpfungskette Technology Services Application Mgmt. Services Product Lifecycle Mgmt. Supply Chain Mgmt. Production & Opera- tions Mgmt. Customer Relations Mgmt. Finance & Controlling Business Intelligence After Sales Retail Mgmt. Human Resources Die Leistung Management Consulting System Integration Managed Services Business Solutions
  6. 6. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 6 Ganzheitliches Beratungsportfolio über die komplette Wertschöpfungskette. Unsere Kompetenzbereiche mit Themenfeldern. MHPBoxenstopp: Provider Management Technology Services Application Mgmt. Services Product Lifecycle Mgmt. Supply Chain Mgmt. Production & Opera- tions Mgmt. Customer Relations Mgmt. Finance & Controlling Business Intelligence After Sales Retail Mgmt. Human Resources Production Planning Strategic Production Consulting Lean Production Manufacturing Execution Maintenance Retail Service Management Retail Consulting Fleet Management Sourcing Planning Affiliation Performance Development & Talent Management Governance, Risk and Compliance Template Development and Rollouts Business Process Development & Optimization Legal and Fiscal Requirements Accounts, Reporting and Consolidation System Harmonization CIO Management Consulting Enterprise Content Management Standard Software Individual Software Application & Process Services Application Management Consulting Product Structure Management Product Development Process (PDP) Management SAP PLM Consulting & Solution Implementation PTC Windchill Solution Integration DS Enovia V6 Solution Integration PLM Strategy & Management Consulting Production Logistics Procurement & Quality Sales Logistics Service Management Spare Parts Management Supply Chain & Demand Planning Service Management Spare Parts Management Warranty Processes (Pro-active) Complaint Management Digital incl. Connected CRM & Social CRM CRM Strategy & Management Consulting Sales Force Automation incl. Mobile CRM Analytics incl. Segmentation & Campaign Management Vertical Retail Integration (Pro-active) Complaint Management BI Technology BI Strategy Integrated Corporate Planning Analytical Business Processes Next Generation BI & BIG DATA Mobile BI Scenarios CRM IT Consulting & Solution Implementation Transition & Change Management Administrative Core Processes MHP Dealer Performance Management Finance and Controlling for Automotive Retailers Dealer Management Systems MHP Carbon Innovations Connected Vehicle Future City Sustainable Mobility Digitalisierung
  7. 7. Agenda © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 7 1. Warum Outsourcing? 2. Lebenszyklus und Phaseninhalte von Managed IT-Services 3. Timeline & Milestones 4. Aufgaben und Skills in den einzelnen Lebenszyklus-Phasen 5. Blueprint eines Organisationsmodells zum Provider Management 6. Warum Claim Management? 7. Zusammenfassung
  8. 8. Agenda © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 8 1. Warum Outsourcing? 2. Lebenszyklus und Phaseninhalte von Managed IT-Services 3. Timeline & Milestones 4. Aufgaben und Skills in den einzelnen Lebenszyklus-Phasen 5. Blueprint eines Organisationsmodells zum Provider Management 6. Warum Claim Management? 7. Zusammenfassung
  9. 9. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 9 6 Gründe, die Outsourcing vorantreiben… 1. Warum Outsourcing? Mehr Anforderungen und Projekte Technologiegetriebene Innovationen Steigende Abhängigkeiten Digitalisierung Weiterentwicklung der Organisation Strategische Vorgaben durch Partner Insbesondere durch den Megatrend Digitalisierung steigt der Outsourcing Trend erheblich
  10. 10. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 10 Der Outsourcing Partner sorgt in erster Linie für Stabilität und Effizienz im Bereich der Managed IT-Services 1. Warum Outsourcing?STABILITÄTAGILITÄT EFFIZIENZ DIFFERENZIERUNG Atmungsfähigkeit Atmungsfähigkeit Optimale interne IT OrganisationExtern  Durch Outsourcing werden Ressourcenengpässe flexibel und effizient überbrückt  Die Ressourcen des Auftraggebers können für agile, strategische und innovative Themen eingesetzt werden. Stärkere Fokussierung auf die Produktentwicklung  Bedarfsgerechter Einsatz abhängig von den jeweiligen Bedürfnissen des Kunden. Senkung der Fixkosten  Durch Industrialisierung und globale Liefermodelle senkt Outsourcing signifikant die IT- Produktionskosten Managed IT Services
  11. 11. Agenda © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 11 1. Warum Outsourcing? 2. Lebenszyklus und Phaseninhalte von Managed IT-Services 3. Timeline & Milestones 4. Aufgaben und Skills in den einzelnen Lebenszyklus-Phasen 5. Blueprint eines Organisationsmodells zum Provider Management 6. Warum Claim Management? 7. Zusammenfassung
  12. 12. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 12 Outsourcing von Managed IT-Services umfasst Ausschreibung, Transition, Verwaltung, Servicesteuerung und Fortschreibung von Verträgen 2. Lebenszyklus und Phaseninhalte von Managed IT-Services Transition  Set-up der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und IT-Dienstleister  Rahmenbedingungen für einen geordneten Übergang der vertraglich vereinbarten IT-Aufgaben und einen stabilen Service schaffen Ausschreibung  Request for Proposal  Leitplanken der Ausschrei- bung werden durch Standardverträge vorgegeben  Vertragsverhandlung und -abschluss Servicesteuerung  Vertragsmanagement  Sicherstellung des vertraglich vereinbarten Lieferumfangs  Änderungsvereinbarungen durchführen  Claimabwehr und - durchsetzung Lieferantenauswahl  Auswahlprozess bei neuen Vorhaben oder zum Ende der Vertragslaufzeit eines laufenden Services  Bieterverfahren zur Identifikation des besten Angebots
  13. 13. Agenda © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 13 1. Warum Outsourcing? 2. Lebenszyklus und Phaseninhalte von Managed IT-Services 3. Timeline & Milestones 4. Aufgaben und Skills in den einzelnen Lebenszyklus-Phasen 5. Blueprint eines Organisationsmodells zum Provider Management 6. Warum Claim Management? 7. Zusammenfassung
  14. 14. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 14 Typische Timeline und Milestones im Life Cycle der Managed IT-Services 3. Timeline & Milestones Ausschreibung Lieferantenauswahl Transition Servicesteuerung Projekt oder Vertrag wird auslaufen / Externe Sourcing-Vergabe wurde entschieden Vertrag wurde von den Vertragspartnern unterschrieben Eintritt der Service- verantwortung des Dienstleisters (Change of Control) Neue Ausschreibung wurde erstellt und individuell verhandelt Transition Transformation Im Fall einer notwendigen Transformation verlängert sich die Phase „Transition“ 6 – 12 Monate TRN: 3 – 9 Monate 3 – 5 Jahre +TRF: bis zu 18 Monate Die von MHP angebotenen Dienstleistungen im Bereich von Managed IT-Services sind in der Regel langlaufende Kundeneinsätze, die mehrere Jahre in Anspruch nehmen können.
  15. 15. Agenda © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 15 1. Warum Outsourcing? 2. Lebenszyklus und Phaseninhalte von Managed IT-Services 3. Timeline & Milestones 4. Aufgaben und Skills in den einzelnen Lebenszyklus-Phasen 5. Blueprint eines Organisationsmodells zum Provider Management 6. Warum Claim Management? 7. Zusammenfassung
  16. 16. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 16 Aufgaben und Skills in der Phase „Ausschreibung“ (1/4) 4. Aufgaben und Skills in den einzelnen Lebenszyklus-Phasen Ausschreibung Lieferantenauswahl Transition Servicesteuerung Aufgaben Skills 1. Sourcing-Strategie, RfI und RfP und RFQ 2. Analyse bestehender Verträge, Sammeln, Aufbereiten, Servicebeschreibungen, SLAs, Reports, Preis-Strukturen etc. 3. Umsetzen/ Abbilden in Vertragstemplates 4. Coaching und Trainings für RFP Teams Sourcing, Vertrags-Know How Analytisches Denken, Kommunikation Vertrags-Know How, Analytisches Denken, Kommunikation, Vertrags-Know How, Trainings
  17. 17. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 17 Aufgaben und Skills in der Phase „Lieferantenauswahl“ (2/4) 4. Aufgaben und Skills in den einzelnen Lebenszyklus-Phasen Ausschreibung Lieferantenauswahl Transition Servicesteuerung Aufgaben Skills 1. Frage-Antwort-Phase mit dem Dienstleister 2. Due Diligence /Datensammlung, Begleitung Workshops, Bewertung von Lieferanten vorbereiten (Kriterienkataloge) und begleiten 3. Vertragsverhandlungen, Abstimmungen mit dem Einkauf Projekt Management-, Vertrags-Know How Analytisches Denken, Kommunikation, methodisches Vorgehen Analytisches Denken, Kommunikation
  18. 18. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 18 Aufgaben und Skills in der Phase „Transition“ (3/4) 4. Aufgaben und Skills in den einzelnen Lebenszyklus-Phasen Ausschreibung Lieferantenauswahl Transition Servicesteuerung Aufgaben Skills 1. Assessment der Organisation, Retained Governance, Prozesse und Tools (Auftraggeber-Fähigkeit) 2. Anpassen von Prozessen, Doku und Tools, z.B. Betriebs- und Service Konzept 3. Human Change Management 4. Transition/ Transformation (Projekt) Management 5. Vertragsschulungen, -lesungen ITIL-, COBIT Know How / Zertifizierung Consulting Skill Change Management, Kommunikation Transition, Projekt Management Projekt Management Vertrags-Know How, Kommunikation, Training
  19. 19. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 19 Aufgaben und Skills in der Phase „Servicesteuerung“ (4/4) 4. Aufgaben und Skills in den einzelnen Lebenszyklus-Phasen Ausschreibung Lieferantenauswahl Transition Servicesteuerung Aufgaben Skills 1. Contract Management - vertraglich - fachlich 2. Vertragscontrolling 3. Vertragsadministration 4. Claim Management 5. Change Request 6. CSI / KVP Vertragsstandard, Projekt Management, ITIL, Jura Betriebswirtschaft PMO Contract & Claim Management, Jura Projekt Management ITIL, Vertragsstandard
  20. 20. Agenda © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 20 1. Warum Outsourcing? 2. Lebenszyklus und Phaseninhalte von Managed IT-Services 3. Timeline & Milestones 4. Aufgaben und Skills in den einzelnen Lebenszyklus-Phasen 5. Blueprint eines Organisationsmodells zum Provider Management 6. Warum Claim Management? 7. Zusammenfassung
  21. 21. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 21 temporär Vertrags- Controller Aufbau und Organisation - Blueprint 5. Blueprint eines Organisationsmodells zum Provider Management Kunde Service übergreifende Steuerung Team Lead Contract Management Contract Manager Transition/ Transformation Manager Contract Administration Projekt- Koordinator MHP Projekt- management Office Claim Manager Contract Administration Backoffice Nearshore
  22. 22. Agenda © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 22 1. Warum Outsourcing? 2. Lebenszyklus und Phaseninhalte von Managed IT-Services 3. Timeline & Milestones 4. Aufgaben und Skills in den einzelnen Lebenszyklus-Phasen 5. Blueprint eines Organisationsmodells zum Provider Management 6. Warum Claim Management? 7. Zusammenfassung
  23. 23. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 23 Szenarien und daraus resultierende Empfehlungen 6. Warum Claim Management? Szenario Incoming Claims Gerechtfertigte Fremd-Forderungen des Dienstleisters Outgoing Claims Gerechtfertigte Eigen-Forderungen des Auftraggebers In-, Out Claims ungerechtfertigte Ansprüche der Vertragspartner (bi-direktional) Auftraggeber Dienstleister Claim ohne C.M. mit C.M. Finanzielle Auswirkungen Empfehlung erfüllen durchsetzen vermeiden oder abwehren Leistung Kosten Leistung Kosten Leistung Kosten Leistung Kosten Leistung Kosten Leistung Kosten Erfolgreiches Claim Management ist unmittelbar ergebniswirksam
  24. 24. Agenda © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 24 1. Warum Outsourcing? 2. Lebenszyklus und Phaseninhalte von Managed IT-Services 3. Timeline & Milestones 4. Aufgaben und Skills in den einzelnen Lebenszyklus-Phasen 5. Blueprint eines Organisationsmodells zum Provider Management 6. Warum Claim Management? 7. Zusammenfassung
  25. 25. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 25 Durch die externe Vergabe von Managed IT-Services ändert sich in der Regel auch das Anforderungsprofil bei den Beschäftigten des Auftraggebers Eine auf die Erfordernisse der Organisation angepasste Ausschreibung und Vertragsgestaltung kann die Risiken in der späteren Leistungserbringung massiv reduzieren Durch standardisierte Verträge und Vorgehensmodelle in der Ausschreibung und Konzentration auf wenige strategische Partner lassen sich Managed IT-Services bündeln und über die gesamte Laufzeit effizient erbringen In der Transition / Transformation werden die Weichen für einen erfolgreichen Managed IT-Service gestellt. Neben der Implementierung der neuen Prozesse und Tools ist ein professionelles Human Change Management ein wesentlicher Faktor für ein erfolgreiches Outsourcing Im Rahmen der Servicesteuerung muss ein erfolgreiches Contract und Claim Management durch qualifizierte Contract Manager sichergestellt werden Managed IT-Services 7. Zusammenfassung Outsourcing kann Vorteile bezüglich Kapazität, Know How und Kosten bringen, birgt aber auch das Risiko von mangelhafter Leistungserbringung und/oder hohem Aufwand in der Steuerung!
  26. 26. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 26 Ihr Ansprechpartner MHPBoxenstopp: Provider Management Stefan Tverdokhleboff Senior Manager SU Application Management Mobil: +49 (0)151 4066 7361 E-Mail: Stefan.Tverdokhleboff@mhp.com
  27. 27. © 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 27 MHPTimetable 2016 Weitere Infos www.mhp.com/ events Mit nur einem “Klick” zur MHPBoxenstopp Anmeldung Haben Sie einen MHPBoxenstopp verpasst? Kein Problem - in unserem MHP YouTube-Channel und auf unserem SlideShare Profil finden Sie alle vergangenen Websessions: Mitschnitte und Videos im Channel: Präsentationsunterlagen: http://www.youtube.com/MHPProzesslieferant http://de.slideshare.net/MHPInsights MHPBoxenstopp BIGDATA Analysen mit QlikView - II MHPBoxenstopp Real-Time Visualization Solution 13-14 Uhr | 19.07.1611-12 Uhr | 19.07.16

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