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Ist es echte Software mit Softwa...
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Wie läuft die Einführung ab und ...
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Compliance konforme EDI Archivierung - Chance und kein Risiko.

Viele Steuerprüfer machen inzwischen Jagd auf Unternehmen, die der seit 2001 geltenden Verschärfung der Aufbewahrungsregeln nicht nachkommen und elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) nicht konform archivieren.

Stellt dies auch ein Risiko für Ihr Unternehmen dar? Bislang herrscht immer noch eine große Unsicherheit hinsichtlich der Compliance-konformen EDI Archivierung. Stefan Westhäußer zeigt Ihnen in diesem MHPBoxenstopp an Hand eines Praxisbeispiels, wie Sie Risiken vermeiden und neue Potentiale erschließen können.

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  1. 1. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH Compliance konforme EDI Archivierung - Chance und kein Risiko - ein Beispiel MHP Business Solution EDI Compliant Archive Stefan Westhäußer und Carsten Weber | MHPBoxenstopp: 07.10.2014
  2. 2. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 2 14.10.2014 2. Markt & Technik Summit Industrie 4.0 München Einleitung MHPBoxenstopp: MHP Business Solution EDI Compliant Archive www.youtube.de/MHPProzesslieferant TelKo Einwahlnummer Einwahlnummer Schweiz: +41 44 583 1925 Einwahlnummer Deutschland: +49 711 96 59 96 13 Teilnehmer PIN- Code: 42538759 mit Raute- Taste bestätigen Weitere MHPBoxenstopps Agenda Wo Sie uns in 2014 auch finden können… www.mhp.de/Events www.mhp.com/de/events Zu Anfang sind alle Teilnehmer auf stumm geschalten. 14.10.2014 Customer Experience Design im Social CRM Die Relevanz des Einsatzes für den Customer Journey Prozess. 21.10.2014 SAP BW7.4 on HANA Beleuchtung der Integrationsmöglichkeiten in künftigen HANA Strategien 21.10.2014 Ganzheitliche Modellierung Einsatz von Enterprise Architect in IT Projekten www.mhp.com/de/events 13.00 – 13.10 Uhr Begrüßung Carsten Weber 13.10 – 13.45 Uhr Vortrag Stefan Westhäußer 13.45 – 14.00 Uhr Offene Fragerunde Sie können bereits während der Web Session über Chatfunktion im rechten Fenster Fragen einreichen. www.slideshare.net/MHPInsights
  3. 3. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 3 Ihre Gesprächspartner Stefan Westhäußer Manager Business IT - Enterprise Integr. & Proc. Orchestration Carsten Weber Associated Partner Leitung Business Solutions MHPBoxenstopp: MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  4. 4. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 4 Prozesse verbessern kann nur, wer sich im Detail auskennt. Genauso wie im Großen und Ganzen. Wir wissen aus Erfahrung, wie man Ziele erreicht und dabei vorneweg fährt. MHPBoxenstopp: MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  5. 5. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 5 Mieschke Hofmann und Partner (MHP) A Porsche Company Die Leistung Management Consulting System Integration Application Management Business Solutions Business Solutions Der Unterschied Symbiose aus Prozess- + IT-Beratung l Prozesslieferant l Excellence l Automotive l Kunden Die Kompetenz Ganzheitliches Beratungsportfolio über die gesamte Wertschöpfungskette Technology Services Application Mgmt. Services Product Lifecycle Mgmt. Supply Chain Mgmt. Production & Opera- tions Mgmt. Customer Relations Mgmt. Finance & Controlling Business Intelligence After Sales Retail Mgmt. Human Resources MHPBoxenstopp: MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  6. 6. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 6 MHP Business Solutions – wir liefern Best Practice Prozesse und Lösungen Technology Services Application Mgmt. Services Product Lifecycle Mgmt. Supply Chain Mgmt. Production & Opera- tions Mgmt. Customer Relations Mgmt. Finance & Controlling Business Intelligence After Sales Retail Mgmt. Human Resources BIOpS BI Optimization Solution VisS Visualization Solution TPS Tailored Planning Solution TM P2E Complaint Management PLM ERP Integration Freight Costs Management Inventory Management Supplier Management Orders on Hand/ Incoming Orders CARBON HR Solution Accounting Solution BI Management Solution Translation Management EDI Solution FI/CO Template for Automotive Dealer Transportation Management for Automotive Dealer Performance Management Manufacturing Solution Lean Solution Sales Integration Solution SupM CompM InvM OoH FCM TRM MFS LeanS SIS CARBON FI/CO DPM HR Correspondence Solution CorS Talent Management TalM AccS BIMS EDIS GVM Global VAT Management FCR Factory Result Calculation SerS Service- management Solution MHPBoxenstopp: MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  7. 7. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 7 MHP Business Solutions – wir liefern Best Practice Prozesse und Lösungen Technology Services Application Mgmt. Services Product Lifecycle Mgmt. Supply Chain Mgmt. Production & Opera- tions Mgmt. Customer Relations Mgmt. Finance & Controlling Business Intelligence After Sales Retail Mgmt. Human Resources Prozessübergreifend ContM Contract Management ArchS EDI Archiving Solution InMS Interface Monitoring Solution EDQ Enterprise Data Quality BSC Balanced Scorecard MobS Mobile Business Solution HANA Real-time Business Solution TestM Test Management AutS Automotive Supplier FMS Fleet Management S&C Security & Compliance MHPBoxenstopp: MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  8. 8. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 8 1MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive 2Herausforderungen, Risiken und Themen 3Eine provokative These 4Eine ambivalente Antwort 5 Key Innovationen für Prozess und IT 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive 8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends Agenda
  9. 9. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 9 1MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive 2Herausforderungen, Risiken und Themen 3Eine provokative These 4Eine ambivalente Antwort 5 Key Innovationen für Prozess und IT 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive 8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends Agenda
  10. 10. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 10 Mehrwert für den Nervenstrang im Lieferprozess und Verbindung zwischen Management, Fachbereich und IT - nachhaltig Business Organisation Anwendung Infrastruktur & Betrieb Ein Beratungspaket basierend auf Erfahrungen löst Unsicherheiten und zeigt Verbesserungs- potenziale in Prozess und IT EDI Compliance & Value Assessment Die System übergreifende Archivierung aller Dokumente an derselben Stelle wie Ihre Papierbelege EDI Compliant Message Archive EDI-Enabling Ihrer Schnittstellen für die Business Organisation - benutzerfreundlich und fokussiert auf schnelle Reaktion EDI Business Interface Monitor Die 24/7 Betreuung des EDI-Betriebs in enger Zusammen- arbeit mit der Business/IT-Funktion durch den Auto- motive-Spezialisten EDI Application Management Ein erfahrenes Team liefert die zukunfts- fähige Gesamtlösung für ihre Prozesse und EDI-Kommunikation mit ihren Geschäfts- partnern EDI Total Process Delivery 1 MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive Visualisiertes Geschäftsprozess- management - für den Fachbereich für regelbasierende Transparenz bis zum Geschäftspartner EDI Business Process Visualizer NEU - INNOVATIV Global EDI – eine neuer Standard ver- ändert Prozesse und Organisation, führt zu mehr Sicherheit und reduziert die Dokumentenvielfalt EDI Global EDI Accelerator CHANCE
  11. 11. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 11 1MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive 2Herausforderungen, Risiken und Themen 3Eine provokative These 4Eine ambivalente Antwort 5 Key Innovationen für Prozess und IT 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive 8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends Agenda
  12. 12. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 12 Issues in Data Quality, Consistancy Missing Guiding Procedure „why does it take so long “ Reaction mode „often, too late“ Uncertainty concerning requirements „are we really compliant“ Fragmented resource/role allocation on process „insufficent time for my job“ Status for selected control points only available „blindness“ „I have no idea“ Eingeschätzte Wichtigkeit Häufigkeit der Nennung Modelling & Execution disconnected „media discontinuity“ Identifizierte Pain Points 2 Herausforderungen, Risiken und Themen Ranking nach Wichtigkeit / Einschätzung Gewichtung nach Häufigkeit der Nennung innerhalb der Assessments können wir tun? Was
  13. 13. Identifizierte Pain Points © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 13 Issues in Data Quality, Consistancy Missing Guiding Procedure „why does it take so long“ Reaction mode „often, too late“ Uncertainty concerning requirements „are we really compliant“ Fragmented resource/role allocation on process „insufficent time for my job“ Status for selected control points only available „blindness“ „I have no idea“ Modelling & Execution disconnected „media discontinuity“ 2 Herausforderungen, Risiken und Themen unserer Websession Im Fokus Ist dies ein Risiko für mein Unternehmen? Oder vielleicht eine Chance?
  14. 14. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 14 1MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive 2Herausforderungen, Risiken und Themen 3Eine provokative These 4Eine ambivalente Antwort 5 Key Innovationen für Prozess und IT 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive 8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends Agenda
  15. 15. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 15 3 Eine provokative These EDI kippt Gewinn und Verlustrechnung bei Mustermann AG – Steuerschätzung durchgeführt. So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung ebenfalls lauten. Viele Steuerprüfer machen inzwischen Jagd auf Unternehmen, die der seit 2001 geltenden Verschärfung der Aufbewahrungsregeln nicht nachkommen und elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) nicht konform der neuen Gesetzgebung archivieren. Die Schonfrist sei nun endgültig vorbei, wird häufig als Begründung für das harte Vorgehen angeführt*). *) Hinweis: MHP darf keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne durchführen. Steuerschätzung? Verwerfung der Buchführung? Strafen und Bußgelder? Droht unseren Unternehmen wirklich eine ernsthafte Gefahr? ist in der Tat vorhanden Ein Risiko
  16. 16. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 16 3 Eine provokative These Droht unseren Unternehmen wirklich eine ernsthafte Gefahr? steigt sicherlich an Das Risiko Die Verschuldung der Staaten steigt an. Der Druck auf die Finanzverwaltung wächst. Eine der Maßnahmen könnte die Ausnutzung der rechtlichen Möglichkeiten darstellen. EDI kippt Gewinn und Verlustrechnung bei Mustermann AG – Steuerschätzung durchgeführt. So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung ebenfalls lauten. Viele Steuerprüfer machen inzwischen Jagd auf Unternehmen, die der seit 2001 geltenden Verschärfung der Aufbewahrungsregeln nicht nachkommen und elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) nicht konform der neuen Gesetzgebung archivieren. Die Schonfrist sei nun endgültig vorbei, wird häufig als Begründung für das harte Vorgehen angeführt*).
  17. 17. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 17 1MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive 2Herausforderungen, Risiken und Themen 3Eine provokative These 4Eine ambivalente Antwort 5 Key Innovationen für Prozess und IT 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive 8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends Agenda
  18. 18. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 18 Fit für interne oder externe Revisionen Optimierungspotentiale in der Organisation finden und umsetzen Einsparpotentiale erkennen; zum Beispiel: wo kann Papier nun entfallen? 4 Eine ambivalente Antwort Die Gefahr ist durchaus vorhanden. Mehrwert Potentiale auch! es ist gleichzeitig eine große Chance! Aber Panik zu verbreiten wäre unseriös. Daher möchten wir den Fokus auf die Möglichkeiten, die sich in einem Projekt ergeben, lenken. Beleuchten Sie das Umfeld Ihrer EDI Organisation bei dieser Gelegenheit hinsichtlich „Compliance“ und dokumentieren Sie dies. Stimmen Sie mit Ihrem Wirtschaftsprüfer Ihre „Arbeits- und Vorgehensweise ab“. Prüfen Sie Ihre Sicherheit im Umgang mit den sensiblen EDI Daten.
  19. 19. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 19 1MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive 2Herausforderungen, Risiken und Themen 3Eine provokative These 4Eine ambivalente Antwort 5 Key Innovationen für Prozess und IT 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive 8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends Agenda
  20. 20. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 21 Mustermann AG führt Archivierung der EDI Belege und stellt auf elektronische Rechnungen um – 450.000 Rechnungsdokumente eingespart. So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung aber auch lauten. Unternehmen erfüllen inzwischen, die seit 2001 geltenden Aufbewahrungsregeln und archivieren konform zu der neuen Gesetzgebung elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) - wie zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften. Jährliche Einsparung im aktuellen Projekt: 313.000 € durch Wegfall von Papier Mehr Transparenz und Schnelligkeit Break Even bereits bei unter 1 Jahr! Mehrwertpotentiale heben und gleichzeitig „Compliance“ erzielen! Er- gebnis 5 Key Innovationen für Prozess und IT
  21. 21. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 22 Mustermann AG führt Archivierung der EDI Belege und stellt auf elektronische Rechnungen um – 450.000 Rechnungsdokumente eingespart. So in etwa könnte die Schlagzeile in Ihrer lokalen Zeitung aber auch lauten. Unternehmen erfüllen inzwischen, die seit 2001 geltenden Aufbewahrungsregeln und archivieren konform zu der neuen Gesetzgebung elektronisch ausgetauschte Geschäftsdokumente (EDI Belege) - wie zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften. Die richtige und leistungsfähige Archivierungslösung für Ihre EDI Belege ermöglicht Ihnen sehr viel Papier einzusparen und damit Kosten zu senken! Die Organisation wurde vereinfacht Es wurde eine Dokumentation geschaffen! Er- gebnis Mehrwertpotentiale heben und gleichzeitig „Compliance“ erzielen! 5 Key Innovationen für Prozess und IT
  22. 22. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 23 1MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive 2Herausforderungen, Risiken und Themen 3Eine provokative These 4Eine ambivalente Antwort 5 Key Innovationen für Prozess und IT 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive 8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends Agenda
  23. 23. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 24 Welche Ausgangsituation finden wir in den Unternehmen vor? 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen Unternehmen tauschen mit Geschäftspartnern aus der Sicht der Finanzverwaltung sensible elektronische Dokumente aus. Das Volumen steigt im Zuge der Optimierung der Prozesse. Vom Gesetzgeber wurde 2001 festgelegt, dass elektronisch ausgetauschte Daten (EDI Nachrichten) analog zur schriftlichen Kommunikation mit Geschäftspartnern archiviert werden müssen. Häufig werden EDI Nachrichten getrennt von Papierbelegen archiviert. Die Folge ist ein für Prüfer unzumutbarer Mehraufwand für das Heraussuchen von Belegen. Mehraufwand, der das Wohlwollen des Prüfers und damit das Prüfungsergebnis negativ beeinflussen kann. Sie provozieren Reaktionen der Steuerbehörden, die bis zu einer Steuerschätzung führen können. Schlanke und wirtschaftliche Lösungen in Verbindung mit SAP und keine weiteren Insellösungen sind gefragt. Spannungsfeld zwischen gesetzlichen Anforderungen und Realität
  24. 24. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 25 Welche Daten sind archivierungspflichtig? Wer die Anforderungen des Gesetzgeber erfüllen will, muss die EDI Dokumente in einem Archivsystem revisionssicher speichern. Generell gilt: Steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn Sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. Dazu zählen Dokumente, die bisher in Papierform revisionssicher aufbewahrt werden. Aber auch elektronisch ausgetauschte Dokumente wie Geschäftsbriefe, E-Mails und auch EDI Nachrichten können steuerrelevante Informationen enthalten, und sind somit zu archivieren und ebenfalls für die elektronische Prüfung vorzuhalten. Was sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen (Auszug) Einfache Regel: Vergleichen Sie die Anforderungen an Papierbelege. Diese sind meist bekannt. Vorschriften der GDPdU Vorschriften der GoBS, UStG Welche gesetzlichen Rahmenbedingen gelten hier (u.a.)? GDPdU – Speicherung und Überlassung von Daten GoBS, UStG – « Art und Weise » wie Dokumente abgelegt werden müssen Welche Ausgangsituation finden wir in den Unternehmen vor? 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
  25. 25. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 26 Was sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen? Wo liegen die Unterschiede Der Hauptunterschied liegt in der Eigenschaft: „elektronische …“ Papierbelege enthalten viele Informationen, die für eine Überprüfung herangezogen werden können. In die Überlegungen zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen ist zwingend auch das verwendete Nachrichtenformat mit einzubeziehen. Papierbelege werden auf einem bekannten, nachvollziehbaren Weg ausgetauscht (Post, Fax). Es ist die Echtheit zu garantieren. Elektronische Dokumente können einfach manipuliert werden. Daher muss auch der Weg der „Entstehung“ dokumentiert werden. 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
  26. 26. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 29 Warum nutzen bisher so wenige Unternehmen EDI - Archivlösungen? Gründe warum Unternehmen dies bisher nicht tun… Kosten Zeit Akzeptanz 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
  27. 27. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 30 Warum nutzen bisher so wenige Unternehmen Archivlösungen? Sieben Gründe warum Unternehmen dies bisher nicht tun „klassische“ EDI Anbieter implementieren ein zusätzliches Archiv => Kosten, Zeit Es herrscht Unsicherheit, was zu tun ist => Aufschieben Der „was ich tue, ist ausreichend“-Gedanke – wir archivieren auf Festplatte und Band => vermeintliche Kosten und Zeitersparnis Es gab am Markt keine Standard-Lösung => Beim Wechsel der EDI Plattform erneute Kosten und anschließende Implementierungsphase Bei den bisherigen Lösungsansätzen ist zusätzlich meist teure Hardware notwendig => Budget Hoher Schulungsaufwand bei den Mitarbeitern für die Bedienung zusätzlicher Softwarelösungen => Akzeptanzprobleme, eingeschränkter Nutzungskreis für zu schlechtem Return on Invest (ROI) Lange Projektlaufzeiten durch die notwendige Anpassungen => Kosten, Zeit Kosten Zeit Akzeptanz 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen
  28. 28. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 31 1MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive 2Herausforderungen, Risiken und Themen 3Eine provokative These 4Eine ambivalente Antwort 5 Key Innovationen für Prozess und IT 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive 8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends Agenda
  29. 29. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 32 Besonderheiten – die MHP Lösung EDI Nachrichten EDI System (Axway TSIM, Seeburger, SAP PI) MHP Lösung Zielarchitektur: Archivierung aller Belege über ein System Lieferscheine Gutschriften Bestellungen Beliebiges DMS System z.B. Ixos oder Easy …Scannersysteme erfassen die Papierbelege In der Regel vorhanden Archiv: z.B. Optisches Archiv Easy, Ixos Fachabteilung EDI Abteilung Prüfer 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  30. 30. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 33 Besonderheiten – die MHP Lösung Worin unterscheidet sich das Konzept der MHP Lösung? Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen (Wiederherstellungsmöglichkeit ist durch Speicherung der dafür notwendigen Komponenten und Dokumente gegeben) Ein Archivierungsort für Papier und EDI „Freundliches, positives“ Klima bei der Betriebsprüfung, da der Prüfer nur an einer Stelle suchen muss (keine Unterscheidung zwischen Papier und EDI Belege) Sehr geringe Schulungskosten für die Anwender durch die Verwendung der bekannten Benutzerumgebung und Dialoge Es fallen lediglich Hardwarekosten für eventuell zusätzliche Speicherkapazität an 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  31. 31. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 37 Architekturbild der Lösung Herkömmliche, meist im Unternehmen vorhandene Archivierung für Papierdokumente MHP Lösung Business-EDI Compliant Archive Cockpit …sucht das zugehörige EDI Original-IDoc, das SAP Businessobjekt und verknüpft die Informationen und Dateien •z.B. mit der SAP Rechnung Lieferscheine Gutschriften Bestellungen Beliebiges DMS System z.B. Ixos oder Easy …Scannersysteme erfassen die Papierbelege PDF Datei Dokumentenmanagement System ...verknüpft das PDF mit dem SAP Businessobjekt •z.B. mit der SAP Rechnung SAP ArchiveLink Download Anzeige Restart Betriebs- Prüfung Recherchen Monitoring Eine professionelle GUI Einfache Handhabung Gewohnte Umgebung EDI Nachrichten EDI System z.B. Axway TSIM, Seeburger, SAP PI MHP Lösung Business-EDI Compliant Archive Connector …sammelt Informationen: •Logbuch – Einträge •Verwendete Mappings •Versionen •Protokolle z.B. Kommunikation… MHP MA IDoc Papierdokumente 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  32. 32. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 38 Ihr Nutzen – Ihr Mehrwert eine Integration der EDI Nachrichten in ein einheitliches Archiv (z.B. Easy) die mögliche Verwendung bereits vorhandener optischer Speicherlösungen eine hohe Wirtschaftlichkeit durch ein kurze Einführungszeit eine Integration über die SAP Standard Schnittstelle ArchiveLink eine gemeinsame Lösung für Papier und EDI Nachrichten hohe Effektivität durch die Abwicklung und den Zugriff über SAP, eine einheitliche, gewohnte GUI für den Sachbearbeiter und Prüfer(!) dieselben Suchfunktionen wie bei in Schriftform vorliegenden Dokumenten Unabhängigkeit für Änderungen der EDI Softwarelandschaft Archivierung von Einzel- oder Sammelbelegen optionale Integration in den MHP Business Partner Monitor keine zusätzliche, redundante Datenhaltung auf den EDI Systemen durch kürzere Speicherdauer der Nachrichten eine Verringerung der Datenbankgröße auf den EDI Systemen und damit schnelleren Zugriff und geringere Hardwarekosten Die MHP Lösung für Ihr EDI System bietet: 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  33. 33. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 39 Sie finden weitere Informationen auf unserer MHP Homepage (www.mhp.de) oder auf www.apps4erp.de . Das Business Message Archive – live www.youtube.de/MHPProzesslieferant 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  34. 34. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 40 1MHP liefert Mehrwert als Spezialist für Automotive 2Herausforderungen, Risiken und Themen 3Eine provokative These 4Eine ambivalente Antwort 5 Key Innovationen für Prozess und IT 6 Rahmenbedingungen und Erfahrungen 7 MHP Business Solution EDI Compliant Archive 8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends Agenda
  35. 35. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 41 NEXT-GENERATION eColloboration auf Basis von SAP Technologien 8 Optimierte eCollaboration – zwei Trends SAP Operational Process Intelligence = eCollaboration „BW“ = KPI, Frühwarnung, Überblick SAP BPM = KPI, Alerting, Prozess Measuring SAP PI = Execution Andere Systeme und Kompnenten Andere Systeme und Kompnenten Andere Systeme und Komponenten SAP Integration Visibility SAP Solution Manager = Technical & Business Monitoring (High Level) Mögliche Lösungskomponenten In verschiedenen Ausbaustufen MHP Lösung EDI Compliant Archive = Compliance MHP Lösung – EDI Business Interface Monitor = Ressourcen Effektivität EDI “Intelligent Business Process Management” mit einer auf KPI’s basierenden “EDI Process Traffic HD View” sowie einer klar fokussierten EDI Governance Supercharge SAP PI (AEX) = Execution = Technical Monitoring (Low Level) 3 2 1 Potential für eine strategische Harmonisierung
  36. 36. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 42 Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline) Verwendung eines MetaIdoc zur Übermittlung der gesammelten Informationen an SAP Auswertung in einem Funktionsbaustein und Einlesen der Originaldateien Suchen und Verlinkung mit dem Original SAP Beleg z.B. der Rechnung 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  37. 37. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 43 Für die Fachabteilung sind die archivierten Dokumente und Protokolle über die Anlagenliste - generische Objektdienste - abrufbar. Es ist keine zusätzliche Schulung notwendig, da an derselben Stelle auch die eingescannten Papierbelege abgerufen werden. Beliebig viele EDI Belege sind archivierbar. Im „Standard“ werden bereits alle gesetzlich geforderten EDI Belege und Protokolle archiviert. 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
  38. 38. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 44 Für die IT-Abteilung wird ein eigenes Cockpit zur Verfügung gestellt. Dort wird das Customizing durchgeführt und alle Daten der Archivierungsvorgänge können eingesehen werden. 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
  39. 39. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 45 Alle wichtigen Eckdaten aus den EDI Workflows werden hier zusammengefasst. Archivierungsvorgänge können im EDI System nachvollzogen werden. Alle Originaldokumente werden typisiert und an das Cockpit übergeben. 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
  40. 40. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 46 Zur Widerherstellung notwendige Informationen werden dokumentiert und die dazu notwendigen Bestandteile (wie z.B. Originalbelege, Mapping/ Konvertierungsanweisungen und Konverter) archiviert. Hierdurch werden die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
  41. 41. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 47 Neben den Originalbelegen können auch zusätzliche Textinhalte archiviert werden. 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
  42. 42. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 48 Die für das Customizing notwendigen Transaktionen können direkt vom Lösung Cockpit aus aufgerufen werden. Eine Einbindung in die MHP Lösung Business Interface Monitor ist möglich. 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive Zum Nachlesen – Das Business Message Archive (offline)
  43. 43. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 49 Wie sieht Ihre Preisliste und die Preisgestaltung aus? Kundenfragen und Antworten Beschreibung Modul je produktivem System1) Modul Message Archive Cockpit (SAP) MHP-MA-CP1 6.000,00 € Modul Message Archive Connector (Middleware) - Axway TSIM 3.x MHP-MA-CNT 3.000,00 € Modul Message Archive Connector (Middleware) - Seeburger Bis 7.x MHP-MA-CNS 3.000,00 € Modul Message Archive Connector (Middleware) - SAP PI 7.x MHP-MA-CNP 3.000,00 € 1) Je höher die Anzahl der angebundenen Systeme ist, je größer ist der Nutzen Lizenzen (Systemabhängig) Anzahl Nachrichten pro Jahr Kategorie nach Kategorie < 10.000 V1 1.000,00 € < 100.000 V2 4.000,00 € < 250.000 V3 8.000,00 € < 500.000 V4 16.000,00 € < 750.000 V5 22.000,00 € < 1.500.000 V6 40.000,00 € unbeschränkt V7 auf Anfrage 2) Je höher die Anzahl der archivierten Nachrichten ist, je größer ist der Nutzen Lizenzen (Volumenabhängig)  Für die Lösung liegt eine MHP Preisliste vor. Die Lizenzierung richtet sich am Nutzengedanken und hat daher zwei Komponenten:  Anzahl an angebundenen, produktiven Systemen (SAP und EDI Systeme)  Nachrichtenvolumen, das im Jahr archiviert wird. Dort gibt es eine Staffel. 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  44. 44. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 50 Ist es echte Software mit Softwarepflege? Im Gegensatz zu sogenannten Projektlösungen handelt es sich um Software mit einem Lizenzvertrag, welche von einem eigenen Entwicklungsteam betreut wird. Ein Softwarepflegevertrag stellt nicht nur sicher, dass Sie neue Versionen incl. Updates und Upgrades, sondern auch einen professionellen Support mit definierten Service Level Agreements durch uns erhalten. Im Rahmen unserer Excellence Verpflichtung beziehen wir Kundenanforderungen in neue Versionen mit ein. Fragen und Antworten 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  45. 45. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 51 Wie läuft die Einführung ab und wie lange dauert die Einführung? Die Standardeinführung benötigt ca. 3 Tage. Im ersten Schritt wird eine Fit/Gap Analyse empfohlen. Hier werden die vorhandenen Rahmenbedingungen für die Lizenzierung und die Einführung ermittelt. Die Implementierung erfolgt in der Regel (abhängig von den Ergebnissen der Fit/Gap Analyse) Remote und besteht aus dem Einspielen der SAP Transporte für das Business Message Archive Cockpit und Installation des EDI Connectors. Abschließend erfolgt auf Wunsch eine kurzes Training, welche die Möglichkeiten zum Customizing der Lösung im SAP System umfasst. 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive Fragen und Antworten
  46. 46. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 52 Wie sieht die Release Fähigkeit und Support aus? Aktuell werden lediglich Standard Bausteine von SAP oder Eigenentwicklungen verwendet, die eine volle Release Fähigkeit ermöglichen. Es befindet sich alles im MHP eigenen Namensraum. Ab dem SAP Release 4.7 verwendbar. Der ITIL zertifizierte Support wird über unseren 1st Level Support (Service Desk) sowie den weiteren Supportebenen sichergestellt. Die Eingabe von Tickets erfolgt über unser eigenes Ticket Tool womit alle Betroffenen immer den aktuellen Stand der Bearbeitung ersehen können. 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive Fragen und Antworten
  47. 47. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 53 Ist eine bildhafte Darstellung eines EDI-Beleges möglich ? Eine bildhafte Darstellung ist im Rahmen der Anzeige eines Texteditors im Standard möglich. Belege müssen im Originalformat dargestellt werden. Die Finanzverwaltung ist angehalten ihre Prüfer in dem Umgang mit den gängigen EDIFACT Formaten auszubilden. Dies in den letzten Jahren erfolgt. Daher sind in dieser Richtung keine Probleme zu erwarten. Eine Anzeige ähnlich dem PDF – also als bildliche Rechnung – ist im Rahmen eines Mappings (EDI - >PDF/XML) möglich. Die Archivierung erfolgt dann automatisch im Rahmen des Standard Archivvorgangs als zusätzliches Attachment. Wir erstellen Ihnen gerne ein Angebot. Der Umfang orientiert sich an einem normalen XML Mapping Fragen und Antworten aus dem letzten Boxenstopp 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  48. 48. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 54 Funktioniert das Lösung auch für andere SAP Module? Die Lösung verwendet SAP Standard Schnittstellen –ArchiveLink, sowie SAP IDocs zur Übertragung der Informationen. Die einzelnen Business Prozesse z.B. Rechnungen sind jedoch nicht „fest verdrahtet“, sondern können konfiguriert werden. Eine Anpassung an andere Systeme ist individuell möglich (z.B. andere Formate als IDoc und Übertragung per XML). Die installierten Programme können in diesem Fall verwendet werden, es würde die Übertragung der Informationen angepasst werden. Die zu archivierenden Dateien sind in jedem Fall binäre Dateien, so dass die egal welcher Herkunft archiviert werden können. Wir würden in diesem Fall eine Fit-Gap-Workshop empfehlen. 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive Fragen und Antworten aus dem letzten Boxenstopp
  49. 49. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 55 Wie reagieren die EDI-Anbieter selber auf den Einsatz dieser "Fremdkomponente" - insbes. bzgl. direkter Konkurrenzsituation zu deren Eigenprodukten ? Selbstverständlich sind Hersteller von Softwaresystemen interessiert die eigenen Produkte zu verkaufen. Der Lösungsansatz von MHP geht jedoch einen anderen Weg als der traditionelle Ansatz der Hersteller. MHP archiviert über das SAP System in existierenden Archivsystemen. Die meisten Anbieter haben hier im Vergleich bei den Projektkosten ein großes Defizit. Dessen sind diese sich durchaus bewusst. Da es sich aber in allen Fällen um professionell agierende Unternehmen handelt und MHP mit anderen Projektbereichen ebenfalls partnerschaftlich zusammen arbeitet, gibt es dort keine Reibungspunkte und eine hohe Akzeptanz. Unsere Entwicklungen sind durch eigene Namensräume und Benennungen exakt „abgetrennt“ und es kann daher im Support einfach unterschieden werden. Meist ist auch bei den Anbietern wenig oder kein SAP KnowHow in dieser Tiefe vorhanden. 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive Fragen und Antworten aus dem letzten Boxenstopp
  50. 50. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 56 Kontinuierliche Weiterentwicklung - Aktuelles Release Key Figures Integration der EDI Nachrichten in ein einheitliches Archiv (z.B. Easy) eine hohe Wirtschaftlichkeit durch ein kurze Einführungszeit eine Integration über die SAP Standard Schnittstelle ArchiveLink Automatisch Analyse der im EDI Workflow verwendeten Objekte Abwicklung und den Zugriff über SAP, eine einheitliche, gewohnte GUI für den Sachbearbeiter und Prüfer(!) 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  51. 51. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 57 Neues Release V2 Zusätzliche Key Figures Noch mehr Performance für sehr große EDI Systemlandschaften Automatisch Analyse der im EDI Workflow verwendeten Objekte innerhalb SAP (konfigurierbar) Weiterentwickelte GUI für die EDI Administration (Optik und Funktionen) Integration in den MHP Business Interface Monitor 9 Backup - MHP Business Solution EDI Compliant Archive
  52. 52. 58 © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH Stefan Westhäußer Manager Enterprise Integr. & Proc. Orchestration Mobil: +49 (0)151 2030-1260 E-Mail: Stefan.Westhaeusser@mhp.com Ihre Ansprechpartner Carsten Weber Associated Partner Leitung MHP Business Solutions Mobil: +49 (0)151 2030-1264 E-Mail: Carsten.Weber@mhp.com MHPBoxenstopp: Supercharge your EDI
  53. 53. © 2014 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 59 www.mhp.com/ events MHPTimetable weitere Infos MHPBoxenstopp Customer Experience Design im Social CRM 11-12 Uhr | 14.10.14 Mit nur einem “Klick” zur MHPBoxenstopp Anmeldung Haben Sie einen MHPBoxenstopp verpasst? Kein Problem - in unserem MHP YouTube-Channel und auf unserem SlideShare Profil finden Sie alle vergangenen Websessions: MHPBoxenstopp SAP BW 7.4 on HANA 11-12 Uhr | 21.10.14 MHPBoxenstopp MHP Business Solution EDI Compliant Archive 13-14 Uhr | 07.10.14 www.youtube.de/MHPProzesslieferant www.slideshare.net/MHPInsights 2. Markt&Technik Summit I 4.0 MHP ist beim diesjährigen Markt&Technik Summit 9 Uhr | 14.10.14 DSAG-JK 2014 Customer First 9 Uhr | 14.10.14 Fast Forward Day Essen Speed up your career….! 11-17 Uhr | 07.11.14 Automobilwoche Kongress 2014 Berlin Zielgruppe Zukunft 9.30 Uhr | 13/14.11.14 MHPBoxenstopp Ganzheitliche Modellierung 13-14 Uhr | 21.10.14

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