Globale Umsatzsteuerprozesse mit SAP

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Durch die Umsatzsteuerprüfung erzielten die Finanzbehörden der Länder im Jahr 2012 ca. 2,3 Mrd. EUR Mehrergebnis. Neben dem admistrativen Aufwand den die Unternehmen bei einer Umsatzsteuerprüfung leisten müssen, darf der montäre Aufwand der aufgrund des Ergebnisses der Umsatzsteuerprüfung auf das jeweilige Unternehmen zukommen kann, nicht unterschätzt werden. Wie kann dem potenziellen Liquditätsrisiko vorgebeugt werden?

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Globale Umsatzsteuerprozesse mit SAP

  1. 1. Globale Umsatzsteuerprozesse mit SAP Prozess-Standardisierung im Hinblick auf das Umsatzsteuerrecht Christiane Räbiger, Kristina Jahnke und Fabian Kehle | MHPBoxenstopp: 19.11.2013 © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH
  2. 2. MHPBoxenstopp: Globale Umsatzsteuerprozesse mit SAP Einleitung Agenda Zu Anfang sind alle Teilnehmer auf stumm geschalten. 11.00 – 11.10 Uhr Begrüßung Fabian Kehle 11.10 – 11.45 Uhr Vortrag Christiane Räbiger und Kristina Jahnke 11.45 – 12.00 Uhr Offene Fragerunde Sie können bereits während der Web Session über Chatfunktion im rechten Fenster Fragen einreichen. Weitere MHPBoxenstopps www.mhp.com/de/events 19.11.2013 Kundeninteraktion durch Social Media Kundenerwartungen verstehen und Social Media sinnvoll nutzen 26.11.2013 Predictive Analytics Chancen in einer (un)vorhersehbaren Welt 26.11.2013 SAP Transportationmgmt. für Verlader Herausforderungen, Chancen und Nutzen 03.12.2013 PLM-ERP-Integration Wir schlagen die Brücke im Prozess zwischen Entwicklung und ERP www.mhp.com/de/events Wo Sie uns in 2013 auch finden können… 20.11.2013 Automobilwoche Kongress in Berlin, Grant Hyatt Hotel TelKo Einwahlnummer www.youtube.de/MHPProzesslieferant © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH Einwahlnummer Schweiz: +41 44 583 1925 Einwahlnummer Deutschland: +49 711 96 59 96 13 Teilnehmer PIN- Code: 42538759 mit Raute- Taste bestätigen 2
  3. 3. MHPBoxenstopp: Globale Umsatzsteuerprozesse mit SAP Ihre Gesprächspartner Christiane Räbiger Senior Manager, Financials © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH Fabian Kehle Consultant, Produkt- und Innovationsmanagement 3
  4. 4. MHPBoxenstopp: Globale Umsatzsteuerprozesse mit SAP Prozesse verbessern kann nur, wer sich im Detail auskennt. Genauso wie im Großen und Ganzen. Wir wissen aus Erfahrung, wie man Ziele erreicht und dabei vorneweg fährt. © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 4
  5. 5. MHPBoxenstopp: Globale Umsatzsteuerprozesse mit SAP Mieschke Hofmann und Partner (MHP) A Porsche Company Der Unterschied Symbiose aus Prozess- + IT-Beratung l Prozesslieferant l Excellence l Automotive l Kunden Die Leistung Management- und Prozessberatung IT-Beratung und Systemintegration Individualentwicklung und Technologien Application Management Business Solutions Die Kompetenz Ganzheitliches Beratungsportfolio über die gesamte Wertschöpfungskette Product Lifecycle Mgmt. Supply Chain Mgmt. Production & Operations Mgmt. Customer Relations Mgmt. After Sales Retail Mgmt. © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH Human Resources Finance & Controlling Business Intelligence Technology Services Application Mgmt. Services 5
  6. 6. MHPBoxenstopp: Globale Umsatzsteuerprozesse mit SAP Ganzheitliches Beratungsportfolio über die komplette Wertschöpfungskette Product Lifecycle Mgmt. Supply Chain Mgmt. Production & Operations Mgmt. Customer Relations Mgmt. After Sales Retail Mgmt. Human Resources Finance & Controlling Business Intelligence Umsatzsteuerprozesse Technology Services Application Mgmt. Services PLM Strategy & Management Consulting Supply Chain & Demand Planning Strategic Production Consulting CRM Strategy & Management Consulting Spare Parts Management Retail Consulting Planning Template Development and Rollouts BI Strategy CIO Management Consulting Application Management Consulting Product Structure Management Procurement & Quality Production Planning Digital incl. Connected CRM & Social CRM Service Management Retail Service Management Sourcing Governance, Risk and Compliance BI Technology System Harmonization Application & Process Services Production Logistics Lean Production Sales Force Automation incl. Mobile CRM Warranty Processes Fleet Management Affiliation Business Process Development & Optimization Integrated Corporate Planning Enterprise Content Management Sales Logistics Manufacturing Execution Analytics incl. Segmentation & Campaign Management (Pro-active) Complaint Management MHP Dealer Performance Management Performance Legal and Fiscal Requirements Analytical Business Processes Standard Software PTC Windchill Solution Integration Service Management Maintenance Vertical Retail Integration Finance and Controlling for Automotive Retailers Development & Talent Management Accounts, Reporting and Consolidation Next Generation BI & BIG DATA Individual Software DS Enovia V6 Solution Integration Spare Parts Management (Pro-active) Complaint Management Dealer Management Systems Transition & Change Management CRM IT Consulting & Solution Implementation MHP Carbon Administrative Core Processes Product Development Process (PDP) Management SAP PLM Consulting & Solution Implementation Innovations Industry 4.0 Connected Vehicle Real-time Business Sustainable Mobility © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH Cloud Compute Mobile BI Scenarios Social Business Mobile Business 6
  7. 7. Agenda 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung 2. Best Practice Umsatzsteuerprozesse 3. Umsatzsteuerprozesse in der Live-Demo 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 7
  8. 8. Agenda 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung 2. Best Practice Umsatzsteuerprozesse 3. Umsatzsteuerprozesse in der Live-Demo 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 8
  9. 9. 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung Vermehrte Umsatzsteuerprüfung durch die Finanzverwaltung Risiko: Nicht planbarer Liquiditätsabfluss © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 9
  10. 10. 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung Die Umsatzsteuerprüfung steht bevor! Für betroffene Unternehmen bedeutet das:  Vorlegen der relevanten Unterlagen wie z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Zollpapiere…  Erbringen von Liefernachweisen für Lieferungen ins Drittland (Atlas)  Erbringen von Nachweisen für ig Lieferungen (Buch- und Belegnachweis)  Nachweis für die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug  Zurverfügungstellung eines Systemzugangs für den Steuerprüfer  Mitarbeit durch den Steuerpflichtigen  Berücksichtigung von Aufbewahrungspflichten Sollten als Ergebnis einer Umsatzsteuerprüfung falsch behandelte Umsatzsteuersachverhalte zu Tage treten, führt dies bei dem betroffenen Unternehmen neben den administrativen Aktivitäten auch zu monetären Aufwand und damit zur nachträglichen Reduzierung der Marge. Liquiditätsabfluss durch Steuernachzahlung und Verzugszinsen. © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 10
  11. 11. 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung Wir standardisieren Prozesse im Hinblick auf das Umsatzsteuerrecht © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 11
  12. 12. Agenda 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse 3. Umsatzsteuerprozesse in der Live-Demo 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 12
  13. 13. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Welche Module im SAP haben Einfluss auf die Umsatzsteuer? MM Material Management FI Finance Accounting SD Sales and Distribution • • • Einkaufsprozesse Logistische Rechnungsprüfung … • • • • Kreditorenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Meldewesen … • • • • Verkauf (Lieferung und Leistung) Fakturierung Außenhandel … © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 13
  14. 14. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?  Steuerkonten und Steuerkennzeichen  Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation  Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)  Materialstammdaten – Steuerklassifikation  Incoterms  Zugriffsfolgen (Abgangsland, Empfangsland) © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 14
  15. 15. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? International INT Kontenplan Buchungskreis Land Steuerschema Steuerkennzeichen Steuerkonto 1000 1100 2000 2200 3000 3300 DE NL CH TAXDE TAXNL TAXCH A1 = 19% A1 = 21% A1 = 8% 155000 © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 15
  16. 16. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?  Steuerkonten und Steuerkennzeichen  Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 16
  17. 17. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? Verkaufsorganisation 3000 Buchungskreis 3000 Verkaufsorganisation 2000 Buchungskreis 2000 Verkaufsorganisation 1200 Buchungskreis 1000 • Abstimmkonto • Zahlungsbedingung • … Verkaufsorganisation 1100 • • • • • • • Steuerklassifikation Incoterms Partnerrollen Allgemeine Daten Adressdaten Umsatzsteuer-Id-Nr. Zahlungsdaten … © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 17
  18. 18. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?  Steuerkonten und Steuerkennzeichen  Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation  Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer) © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 18
  19. 19. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? Partnerrolle: Auftraggeber Partnerrolle: Rechnungsempfänger Kunde Partnerrolle: Warenempfänger © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH Partnerrolle: Regulierer 19
  20. 20. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?  Steuerkonten und Steuerkennzeichen  Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation  Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)  Materialstammdaten – Steuerklassifikation © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 20
  21. 21. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? Material Steuerklassifikation: Volle Steuer Steuerklassifikation: Halbe Steuer Steuerklassifikation: Keine Steuer © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 21
  22. 22. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?  Steuerkonten und Steuerkennzeichen  Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation  Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)  Materialstammdaten – Steuerklassifikation  Incoterms © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 22
  23. 23. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 23
  24. 24. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung?  Steuerkonten und Steuerkennzeichen  Debitorenstammdaten – Steuerklassifikation  Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, Rechnungsempfänger, Regulierer)  Materialstammdaten – Steuerklassifikation  Incoterms  Zugriffsfolgen (Abgangsland, Empfangsland) © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 24
  25. 25. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Welche Stammdaten beeinflussen die Steuerfindung? Abgangsland Empfangsland Steuerklassifikation Kunde Steuerklassifikation Material Incoterms © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH DE FR steuerpflichtig steuerpflichtig CIF 25
  26. 26. 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse Wofür werden „Werke im Ausland“ verwendet?  Die Funktion „Werke im Ausland“ dient zur Abwicklung von Steuermeldungen bei ausländischen Vertriebsstätten oder Lagern mit einem inländischen Buchungskreis  Bei einem „Werk im Ausland“ handelt es sich NICHT um eine rechtlich selbständige Einheit © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 26
  27. 27. Agenda 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse 3. Umsatzsteuerprozesse in der Live-Demo 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 27
  28. 28. 3. Umsatzsteuerprozesse in der Live Demo Innergemeinschaftliche Lieferung X-AG Rechnung KUNDE Lieferung © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 28
  29. 29. 3. Umsatzsteuerprozesse in der Live Demo Innergemeinschaftliches Verbringen X-AG Proforma-Rechnung Buchungskreis DE Registrierung AT X-AG Werk im Ausland Verbringen © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 29
  30. 30. Agenda 1. Herausforderungen für die Unternehmen bei der Umsatzsteuerprüfung 2. Best Practice: Umsatzsteuerprozesse 3. Umsatzsteuerprozesse in der Live-Demo 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 30
  31. 31. 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz Mit dem MHP Vorgehensmodell sichern wir unseren hohen Qualitätsanspruch über alle Projektphasen. Hauptaktivitäten in den einzelnen Projektphasen Projekt-, Qualitäts- und Change Management Planung / Value Assessment Definition Angebot Definition der Vision Ausarbeitung der High Level Lösung Erstellung grober Lösungsfahrplan Quality Gate Konzeption Realisierung Quality Gate Einführung Quality Gate Quality Gate Modul I: Soll-/IstAnalyse Modul II: Lösungsportfolio Modul III: Implementierung Endanwenderschulung Aufnahme und Analyse der Istprozesse Konzeption des Systems inkl. FitGap Analyse Technische Umsetzung des Konzeptes Go Live und Anlaufbetreuung Prototyping Funktions- und Integrationstest Definition der Sollprozesse Basisschulung Kundenprojektteam Application Management Übergabe an die Supportorganisation Betrieb des Systems Support des Systems Kontinuierliche Optimierung Change Requests Dokumentation © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 31
  32. 32. 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz SAP Review der Umsatzsteuerprozesse: Der Review-Umfang besteht aus drei Modulen mit dedizierten Ergebnisobjekten : Modul I: Soll-/Ist-Analyse BPML Modul II: Lösungsportfolio Feinkonzept Modul III: Implementierung Abnahmeprotokoll © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 32
  33. 33. 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz SAP Review der Umsatzsteuerprozesse: Modul I: Soll-/Ist-Analyse Mit Hilfe von Fragebögen, Interviews, Belegprüfungen und Datenanalysen werden während der Analysephase die folgenden Bereiche untersucht:  Liefer- und Leistungsprozesse  Umsatzsteuerliche Struktur  Stammdaten im SAP  Umsatzsteuerfindung im SAP  Schnittstellen  Deklarationen Als Ergebnisobjekt entsteht als Basis für das Gesamtprojekt eine Business Process Master List (BPML), die alle Geschäftsprozesse enthalten wird. In Zusammenarbeit mit der internen Steuerabteilung oder einer externen Steuerberatungsgesellschaft muss zusätzlich eine umsatzsteuerliche Analyse der einzelnen Geschäftsvorfälle erfolgen. Die Ergebnisse fließen anschließend in die BPML. © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 33
  34. 34. 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz SAP Review der Umsatzsteuerprozesse: Modul II: Lösungsportfolio Auf Basis der BPML wird für die fehlerhaften Geschäftsvorfälle ein Lösungskonzept zusammen mit dem Kunden erarbeitet. Diese Phase ist durch umfangreiche Workshops gekennzeichnet und bezieht sich u. a. auf folgende Punkte:  Umsatzsteuerfindung im SAP  Stammdaten im SAP  Schnittstellen im SAP  Formulare im SAP Als Ergebnisobjekt entsteht ein Feinkonzept, das die ordnungsgemäßen Abbildung der fehlerhaften Geschäftsprozesse im SAP beinhaltet. Diese Phase muss durch eine regelmäßige Qualitätsprüfung aus umsatzsteuerlicher Sicht begleitet werden. © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 34
  35. 35. 4. Vorgehensmodell und Lösungsansatz SAP Review der Umsatzsteuerprozesse: Modul III: Implementierung In der Phase der Realisierung werden die im Konzept erarbeiteten Geschäftsprozesse im SAP angepasst bzw. neu implementiert. Die Änderungen erfolgen im Testsystem und werden dem klassischen Einführungs- und Qualitätssicherungsprozesses unterzogen. Im Wesentlichen werden die folgenden Schritte durchgeführt:  Customizing/Entwicklung in der Testumgebung  Funktionstest in der Konsolidierungsumgebung  Integrationstest der Konsolidierungsumgebung  Abnahmetest (einschließlich umsatzsteuerlicher Qualitätssicherung*)  Go Live in der Produktivumgebung Als Ergebnisobjekte entstehen Abnahmeprotokolle, Testfälle, Prozessdokumentationen und die Erweiterung der BPML, die schließlich den Gesamtumfang aller umsatzsteuerrelevanten Prozesse enthält. *durch interne Steuerabteilung oder externe Steuerberatungsgesellschaft © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 35
  36. 36. MHPBoxenstopp: Globale Umsatzsteuerprozesse mit SAP Offene Fragerunde Freischaltung Mikrofon: MHP Kontaktadressen: Christiane Räbiger Senior Manager Financials Telefon: Mobil: E-Mail: +49 (0)7141 7856-0 +49 (0)151 4066-7249 Christiane.Raebiger@mhp.com Sie werden nun zentral wieder freigeschalten. Chat How-To: 1. Am rechten Bildschirmrand den Reiter Chat anklicken und das Chatfenster öffnet sich. 2. Jetzt können Sie Ihre Frage eingeben und anschließend auf senden drücken. 3. Die Unterlagen der WebSession erhalten Sie später als E-Mail. Fabian Kehle Consultant Produkt- & Innovationsmanagement Telefon: Mobil: E-Mail: +49 (0)7141 7856-0 +49 (0)151 2030-1406 Fabian.Kehle@mhp.com © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 36
  37. 37. MHPTimetable November 2013 Mit nur einem “Klick” zur MHPBoxenstopp Anmeldung MHPBoxenstopp MHPBoxenstopp MHPBoxenstopp MHPBoxenstopp AddOn ReklamationsCockpit Fuhrparkmanagement Planungstool im Praxisvergleich SAP BO Analysis für Office 11-12 Uhr | 05.11.13 13-14 Uhr | 05.11.13 11-12 Uhr | 12.11.13 weitere Infos 13-14 Uhr | 12.11.13 MHPBoxenstopp MHPBoxenstopp MHPBoxenstopp MHPBoxenstopp Globale Umsatzsteuerprozesse mit SAP Kundeninteraktion durch Social Media Predictive Analytics SAP Transportation Management für Verlader 11-12 Uhr | 19.11.13 13-14 Uhr | 19.11.13 11-12 Uhr | 26.11.13 13-14 Uhr | 26.11.13 www.mhp.com/ events © 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 37

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