Pour améliorer la gestion de son temps, il faut « prendre » le temps de s'organiser et d'affecter les priorités en fonction des objectifs qu'on s'est fixé ! C'est l'objectif de cette formation. http://www.jcecentre.org/

1. GESTION DU
TEMPS
LIVRET DU PARTICIPANT
Formalisation : Sandrine GENDARME
Version Septembre 2004
Fédération des Jeunes Chambres Economiques de Midi- Pyrénées
Le Mouvement des Jeunes Citoyens Entreprenants
89, boulevard Pierre Sémard – 31500 TOULOUSE
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2. SOMMAIRE
Page
Définition du temps 3
Différents types de perception du temps 3
Les 7 lois générales du temps 4
Les 12 symptômes d’une mauvaise gestion du 5
temps
Analyse du temps sur 24 heures 7
Les voleurs de temps 11
Définir ses objectifs 14
Affecter les priorités 15
Prends ton temps 16
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3. DEFINITION DU TEMPS
« Le temps est une durée marquée par la
succession des événements et en particulier
des jours, des nuits, des saisons ». Larousse
DIFFERENTS TYPES DE
PERCEPTION DU TEMPS
 Monochrone = qui fait une seule
chose à la fois
 Polychrone = qui fait plusieurs
choses à la fois
 Asynchrone = qui fait les choses à
contre temps
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4. LES 7 LOIS GENERALES DU TEMPS
1. Loi de Douglas
Dossiers et documents s’entassent jusqu’à remplir
l’espace disponible pour leur rangement
2. Loi de Paréto
L’essentiel prend 20% du temps, l’accessoire 80%
3. Loi de Murphy
Rien n’est aussi simple qu’il n’y paraît. Chaque chose
prend plus de temps qu’il n’y paraît.
4. Loi de Illich
Au delà d’un seuil de travail horaire, le temps passé
n’est plus efficace
5. Loi de Carlson
Faire un travail en continu prend moins de temps qu’en
plusieurs fois
6. Loi de l’Ecclésiaste
Il y a un temps pour tout, et un temps pour chaque chose
7. Loi de Parkinson
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5. Le travail se dilate jusqu’à remplir la durée disponible
pour son accomplissement
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6. LES 12 SYMPTÔMES D’UNE
MAUVAISE GESTION DU TEMPS
1. Horaires continuellement surchargés, obligation
fréquente de travailler le soir, ne jamais ou presque
prendre de vacances.
2. Délais non respectés ; retards constants ; sentiment de
toujours devoir faire du rattrapage.
3. Manque de profondeur dans le traitement des
problèmes.
4. Décisions hâtives, malgré le risque qu’elles
comportent
5. Crainte de déléguer ou refus d’accepter les initiatives
des autres.
6. Continuellement privilégier le court terme au dépens
du moyen ou du long terme ; éteindre constamment des
« feux » ; vivre des crises quotidiennes.
7. Impossibilité de refuser toutes nouvelles tâches qui se
présentent.
8. Pas de disponibilité pour un rendez-vous avant deux
mois (même un mois est excessif)
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7. 9. Sentiment de ne pas contrôler la situation, de perdre
de vue ses objectifs et ses priorités.
10. Perfectionnisme
11. Stress et surmenage
12. Peu ou pas de temps pour la vie privée, sociale ou
pour les loisirs.
En conclusion, maîtriser le temps, c’est se
maîtriser soi-même !
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8. ANALYSE DU TEMPS SUR 24
HEURES
Bilan du lever au coucher
ACTIVITES - TACHES DUREE REMARQUES
6h
7h
8h
9h
10h
11h
12h
13h
14h
15h
16h
17h
18h
19h
20h
21h
22h
23h
0h
1h
2h
3h
4h
5h
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9. Synthèse des tâches ou activités
ACTIVITES DUREE EN %
TOTALE
Déplacements
Travail
Personnel
Sommeil
TOTAL = 24 Heures = 100%
 Les déplacements
C’est le temps que nous consacrons à nous rendre d’un
endroit à un autre, quelque soit le moyen de transport.
Celui-ci peut varier selon les activités et les régions
concernées. Il ne faut pas être fataliste et considérer
que ce temps est obligatoirement perdu.
En voiture, on peut écouter les informations ou de la
musique, apprendre une langue étrangère, dicter son
courrier à l’aide d’un dictaphone …
En bus ou en train, on peut lire son courrier, préparer
une réunion ou travailler sur un dossier…
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10. A pied, on peut réfléchir, regarder / faire un break,
téléphoner…
 Le travail
C’est souvent cette activité qui nous motive le plus à
suivre un stage de gestion du temps.
Comme le temps des déplacements, le temps de travail
se gère. C’est même celui qui demande la plus grande
rigueur si on ne veut pas se faire manger … et donner
l’impression que l’on est dépassé.
Il faut certes respecter les plages de travail de son
employeur, mais il faut aussi les limiter : s’imposer des
limites permet aussi d’améliorer la qualité de son
travail en apprenant à se concentrer sur l’essentiel et à
donner une meilleure image de soi-même.
 Le temps personnel
On pense souvent ne pas avoir de problème de gestion
du temps en ce domaine. C’est pourtant dans cette
rubrique que l’on doit classer les repas, la Jeune
Chambre, le sport et autres loisirs.
Pourtant les membres Jeune Chambre ont souvent
l’impression de perdre leur temps en réunion, de ne
pas avoir assez de temps avec leurs proches ou pour
d’autres loisirs.
Il y a donc là aussi de quoi optimiser.
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11.  Le sommeil
Pour cause de déficit dans les 3 groupes précédents,
c’est souvent là que nous compensons. Pourtant
respecter son temps de sommeil est important pour la
santé, les relations avec les autres. Les dangers à terme
sont connus : stress, dépression, infarctus …
Pour ne pas en arriver là, IL FAUT AGIR !
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12. LE GRAND PRIX DES VOLEURS DE
TEMPS
GROUPE U.S.A. FRANCE
1 Les réunions trop fréquentes, trop longues, mal 8 4
préparées
2 Les démarches administratives personnelles ou 1
familiales
3 Le manque d’ordre 5
4 L’absence d’objectifs et de priorités claires 5 7
5 Les interruptions de collègues ou collaborateurs 7 9
6 La tendance au perfectionnisme 1
7 Les appels téléphoniques imprévus ou inutilement 9 10
longs
8 L’indécision ou les décisions trop rapides 4
9 Le patron, la hiérarchie 10
10 La tendance à ne pas assez déléguer 6 2
11 Les déjeuners d’affaires 2 6
12 Le personnel insuffisamment formé ou incompétent 3
13 La tendance à la dispersion 3 8
14 L’inaptitude à dire non
Commencer par attaquer les voleurs internes.
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13. Les principaux agents de perte de temps sont :
 Manque de planification : reconnaître que
planifier, c’est perdre du temps aujourd’hui pour
en gagner demain. Mettre l’accent sur les résultats
et non sur l’activité.
 Manque de priorités : réfléchir à ses objectifs et
définir des priorités
 Trop d’engagements : Avoir toujours son agenda
sur soi. Apprendre à dire non.
 Travail par à-coups : Planifier plus. Mieux estimer
le temps. Simplifier l’accès et la transmission des
informations.
 Hâte : Se donner le temps de bien faire pour ne
pas refaire. Se concentrer sur l’important. Mieux
planifier. Mieux déléguer.
 Documents et lectures : Organiser sa lecture du
courrier (par exemple : en commençant par lire
ses e-mails le matin en arrivant au bureau).
Classer son courrier en URGENT / IMPORTANT
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14. / Ni l’un, ni l’autre. Apprendre à lire en diagonale.
Appliquer la règle de Pareto.
 Questions sans importance : les déléguer. Rester
centré sur ses objectifs.
 Visiteurs : Recevoir uniquement sur rendez-vous.
Etre avare de son temps. Mettre en place des
filtres (secrétaire…)
 Téléphone : Filtrer et regrouper les appels. Etre
bref. Rester centré sur l’essentiel.
 Réunions : Les rendre courtes, s’en tenir aux
sujets et horaires. Faire des compte-rendus les
plus concis possibles avec seulement les décisions
et actions à mettre en place.
 Indécision : Se souvenir que la rationalité absolue
n’existe pas. Accepter les risques. Déléguer le
droit à l’erreur et l’accepter pour soi. Devenir plus
méthodique (faits-objectifs-alternatives-choix)
 Manque de délégation : déléguer tout ce qui peut
l’être. Se centrer sur les résultats. Equilibrer les
délégations suivant les charges de travail.
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15. DEFINIR SES OBJECTIFS POUR
METTRE EN ŒUVRE SON PLAN
D’ACTION
Se fixer au maximum 3 objectifs
Un objectif doit être SMART :
Spécifique
Mesurable
Atteignable
Réalisable ou réaliste
Temporel (défini dans le temps)
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16. AFFECTER LES PRIORITES
A. Urgentes et Importantes
B. Urgentes ou Importantes
C. Ni urgentes, ni importantes
Pour améliorer la gestion de son temps, il
faut « prendre » le temps de s’organiser et
d’affecter les priorités en fonction des
objectifs qu’on s’est fixé !
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17. PRENDS TON TEMPS
Prends ton temps pour travailler, c’est le prix du
succès
Prends ton temps pour réfléchir, c’est la source de la
force
Prends ton temps pour jouer, c’est le secret de la
jeunesse
Prends ton temps pour lire, c’est la base du savoir
Prends ton temps pour être amical, c’est la porte du
bonheur
Prends ton temps pour rêver, c’est le chemin qui mène
aux étoiles
Prends ton temps pour aimer, c’est la véritable joie de
vivre
Prends ton temps pour être content, c’est la musique de
l’âme.
(Texte d’origine irlandaise)
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18. PRENDS TON TEMPS
Prends ton temps pour travailler, c’est le prix du
succès
Prends ton temps pour réfléchir, c’est la source de la
force
Prends ton temps pour jouer, c’est le secret de la
jeunesse
Prends ton temps pour lire, c’est la base du savoir
Prends ton temps pour être amical, c’est la porte du
bonheur
Prends ton temps pour rêver, c’est le chemin qui mène
aux étoiles
Prends ton temps pour aimer, c’est la véritable joie de
vivre
Prends ton temps pour être content, c’est la musique de
l’âme.
(Texte d’origine irlandaise)
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19. PRENDS TON TEMPS
Prends ton temps pour travailler, c’est le prix du
succès
Prends ton temps pour réfléchir, c’est la source de la
force
Prends ton temps pour jouer, c’est le secret de la
jeunesse
Prends ton temps pour lire, c’est la base du savoir
Prends ton temps pour être amical, c’est la porte du
bonheur
Prends ton temps pour rêver, c’est le chemin qui mène
aux étoiles
Prends ton temps pour aimer, c’est la véritable joie de
vivre
Prends ton temps pour être content, c’est la musique de
l’âme.
(Texte d’origine irlandaise)
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