Apresentação das funcionalidades do LawRD - Report on Demand.
Com o LawRD, os advogados e gestores de sociedade de advogados podem controlar as variáveis críticas da sua actividade:
- Rentabilidade de cada cliente e dossier;
- Tempos e produtividade da equipa de advogados.
O objectivo último é a geração dos relatórios que podem ser obtidos no momento e onde quer que existe uma ligação à Internet: o LawRD está disponível como SaaS (software como um serviço).
1. Quais são os meus clientes lucrativos? Quantas horas trabalhei para cada cliente ? Quanto ganho em cada dossier? Qual foi o contributo de cada advogado naquele dossier? Qual é o lucro que cada membro da equipa representa para a empresa? Qual é o peso relativo daquele cliente na facturação do escritório?
2. 01. UTILIZADORES Pode acrescentar utilizadores ao LawRD a qualquer momento, bastando para o efeito o e-mail do colaborador que pretende adicionar. O colaborador receberá um convite por email. Para que este comece a trabalhar basta clicar num link e escolher uma palavra-passe. A informação à qual cada utilizador poderá aceder é definida pelo(s) administrador(es) da conta LawRD que gere os perfis dos restantes utilizadores.
3. 02. CLIENTES O LawRD permite organizar toda a informação relativa a contactos num único sítio. Adicione clientes, quer se trate de indivíduos ou empresas. Complete a informação de cada cliente identificando o responsável pela angariação, o valor/hora definido a cobrar ou os dados relativos a avenças. Associe outros contactos de modo a que façam parte da “ficha” de cliente.
4. 03. DOSSIERS Para cada dossier, associado a um cliente, escolhe-se um responsável e a equipa de advogados que irá trabalhar no mesmo. A partir desse momento a equipa pode começar a lançar e a executar tarefas, horas dispendidas e despesas efectuadas. O responsável poderá verificar o cumprimento das tarefas e aprovar os tempos gastos e reportados pela equipa do dossier, assim como as despesas com ele relacionadas. O planeamento de tarefas e a atribuição da sua execução a membros da equipa do dossier, permitirão retirar o máximo partido do serviço, potenciando deste modo a utilidade do sistema de alertas e dos relatórios automaticamente gerados pelo LawRD.
5. 04. TEMPOS Módulo central onde os utilizadores registam os tempos gastos nas diversas tarefas para aprovação por parte dos responsáveis pelos dossiers e que permite a elaboração de notas de honorários detalhadas. Gestão de tempo sob controlo com um fluxo de aprovação que permite alterações, criação de notas e correcções para inclusão em notas de honorários .
6. 05. FACTURAÇÃO A aprovação de tempos nas folhas de tempos permitem a sua inclusão em notas de honorários que complementam as facturas apresentadas a clientes. É possível seleccionar as tarefas a incluir nas notas de honorários, ou definir apenas o valor pretendido, que o LawRD selecciona automaticamente as tarefas necessárias sem ultrapassar esse limite. Por adequação às necessidades correntes dos escritórios de advogados, os tempos e valores podem ser alterados, bem como poderão ser incluídas taxas adicionais. Deste modo garante-se flexibilidade e possibilita-se a realização de arredondamentos.
7. O tratamento da informação recolhida ao longo do fluxo de trabalho, permite a geração automática de relatórios e gráficos organizados por “entidades” e tabelas que se podem exportar para Excel (e outros). O LawRD trabalha com cinco entidades principais: clientes, dossiers, responsáveis por dossiers, angariadores de clientes e advogados. Com estas entidades geram-se relatórios de avaliação de desempenho e de controlo de gestão da empresa. Para cada entidade, é possível seleccionar grupos de indicadores: tempo, valores (fluxo financeiro), rentabilidade e produtividade. Os relatórios poderão ainda ser filtrados segundo intervalos de tempo ou outras opções disponibilizadas pelo LawRD.