Steekproeven Als Tool Voor Collectiemanagement

Michelle Boon

2011
Steekproeven in Museum Boerhaave

Museum Boerhaave Voor u ligt een verslag van een onderzoek over het invoeren van
Lange St Agnietenstraat 10 steekproefsgewijs surveyen van de collectie.
071 5214224
Hoofd Restauratie-afdeling:
paulsteenhorst@museumboerhaave.nl
Michelle Boon:
layka100@hotmail.com

Inhoudsopgave
Voorwoord ........................................................................................................................................ 3
Inleiding............................................................................................................................................. 4
Evaluatie............................................................................................................................................ 5
Huidige methode .......................................................................................................................... 5
Inspectietermijnen ................................................................................................................... 5
Problemen bij huidige methode ................................................................................................... 6
Interviews met andere musea ...................................................................................................... 7
conclusie ................................................................................................................................. 11
Steekproeven .................................................................................................................................. 12
Risico-analyse ............................................................................................................................. 14
Advies ......................................................................................................................................... 15
Conclusie..................................................................................................................................... 15
Nieuwe methode ............................................................................................................................ 16
Implementeren met ORS/Adlib .................................................................................................. 18
Pilotproject ............................................................................................................................. 19
Conclusie ......................................................................................................................................... 19
Bronvermelding .............................................................................................................................. 19
Literatuurlijst .............................................................................................................................. 20
Beeldverantwoording ................................................................................................................. 20
Bijlagen ............................................................................................................................................ 22
De Selectietaal .......................................................................................................................... 3

2

Voorwoord

Tijdens de periode van 4 oktober 2010 en 10 juni 2011 loop ik stage op de afdeling restauratie in Museum
Boerhaave in het kader van mijn opleiding Cultureel Erfgoed aan de Reinwardt Academie met als minor
Restauratie en Conservering aan de UvA.
Een stage-opdracht is veelal te versimpelen naar: “Vind een probleem en bedenk hier een oplossing voor.”
Maar soms is het vinden van problemen makkelijker dan de oplossing.

Tijdens een gesprek met de vorige stagiair van mijn afdeling kwam het onderwerp steekproeven op de
proppen. Hoewel ik weinig van steekproeven af wist, vond ik dit toch wel onderzoek waardig. De collectie is
de afgelopen jaren enorm gegroeid en de surveymethode is niet meer toepasbaar op deze collectie met
deze bezetting.

De kern van het verhaal is een advies uitbrengen over of het mogelijk is om de collectie steekproefsgewijs
te onderzoeken op hun conditie.

Als deel van mijn onderzoek ging ik langs verschillende musea om te zien welke methode zij gebruiken voor
het surveyen van hun collectie. Van deze rondgang in museumland ben ik erg geschrokken. Ik had eerst het
idee dat de methodiek die museum boerhaave toepast niet uniek was. Maar na verder onderzoek bleek dit
dus wel een uniek iets te zijn dat een museum methodisch surveyed. Ik ben hier erg van geschrokken niet
in de minste reden ik eerst HBO-Verpleegkunde heb gedaan. Een infuus zetten heeft veelal dezelfde
procedures in ziekenhuis A als in B. Ik hecht vanuit dit standpunt veel waarde aan methodisch en
procedureel werken. Dit is iets wat ik mis in museumland en is een persoonlijke kruistocht voor mij
geworden.

De tot standkoming van dit verslag is geen solo-project geweest. Ik heb veel hulp gehad van mijn collega’s
in Museum Boerhaave. Paul, Tjeerd Robert Rick Gerdine, Dalila en Mara ben ik dankbaar dat ik al mijn
vragen op hun mocht afvuren. Ook alle mensen die zich hebben laten interviewen hebben een schat aan
kennis met mij gedeeld. Als laatste, maar zeker niet als minste: mijn stagebegeleider Martijn de Ruyter. Ik
dank jullie allemaal voor het beantwoorden van al mijn vragen.

3

Inleiding

Het kloppende hart van een museum is de collectie. Bijna alles heeft de collectie als uitgangspunt;
onderwerpen van de tentoonstellingen, doelstellingen van het museum, soort publiek dat naar het
museum komt en vaak zelfs de geschiedenis van het museum is bij een verzameling van voorwerpen
begonnen, zoals bij het Teylers Museum in Haarlem is gebeurd.

Het goed onderhouden van zo vitaal onderdeel van een museum is daarbij natuurlijk zeer belangrijk.
Preventieve conservering is een belangrijk onderdeel om schade te voorkomen en mocht er schade aan een
object zijn, dan kan men altijd de restaurator inschakelen.

Maar voordat een probleem een probleem is, moet het probleem eerst worden gesignaleerd. Bij een
museum met een kleine collectie kun je door de kasten snuffelen en een 100%-controle uitvoeren. Zo kun
je de objecten op hun conditie controleren en eventueel actie ondernemen. Dit is een methode die musea
met grote collecties niet kunnen toepassen, zoals Museum Boerhaave.

Museum Boerhaave kampt met het probleem dat de collectie te groot is om op dezelfde voet door te gaan.
Verandering in de methode van surveyen van de collectie is dus hard nodig.
Maar welk ander systeem komt hiervoor in de plaats? Een van de mogelijkheden is het invoeren van
steekproefsgewijs surveyen van de collectie.

Het ICN heeft een artikel in juli 2000 gepubliceerd over steekproeven in een museale omgeving.Het doel
van dit artikel was: ‘Het ICN biedt de musea met dit informatieblad een instrument om in het kader van
collectiemanagement betrouwbare cijfers over hun collectie te verzamelen.1’Met dit artikel als rode draad is
een onderzoek opgestart over hoe het steekproefsgewijs surveyen van de collectie te implementeren. De
doelstelling van dit onderzoek is dan ook om te zorgen dat deze methode van surveyen integreerbaar is in
het huidige systeem en daarnaast hanteerbaar is voor nu en voor in de toekomst.

Om een goed beeld te krijgen van de problematiek en waarom een nieuwe methode broodnodig is, zal
hoofdstuk 1 een evaluatie zijn van de huidige situatie.
Het tweede hoofdstuk gaat dieper in op steekproeven en eventuele andere methodes die worden gebruikt
voor het surveyen van de collectie.
Hoofdstuk 3 zal meer ingaan op de praktische kant van het invoeren van steekproefsgewijs surveyen.

Door het uiteindelijke antwoord zal het surveyen van de collectie in Museum Boerhaave effectiever en
efficiënter worden, met in het bijzonder het werk van Paul Steenhorst, hoofd afdeling restauratie.

1
Bergevoet, F. (2000). De steekproef als hulpmiddel bij collectiebeheer. ICN-Informatie, 4
4

Evaluatie

Huidige methode
Museum Boerhaave heeft een eigen systeem ontwikkeld voor het surveyen van de eigen collectie. Met
behulp van inspectietermijnen is een 100%-controle aanwezig. Met een uitgedraaide lijsten van te
controleren objecten, ongeveer 1100 per jaar, gaan de restauratoren aan de slag met surveyen. Nadat de
survey is voltooid voeren de medewerkers van het Informatiecentrum de eventuele notities in en vinken de
objecten af.

Na een onderhoudscyclus vanofficieel 10 jaarzijn alle voorwerpen aan bod gekomen. Hoewel hier een
onofficiële uitloop van 15 jaar niet ongewoon is.

Inspectietermijnen
Museum Boerhaave gebruikt voor de controle verschillende termijnen. Alle objecten hebben een termijn
gekregen op basis van een paar criteria.

Inspectietermijn van 1 jaar krijgen:2
- Alle voorwerpen die in de vaste presentatie zijn opgesteld
- Alle bruiklenen van andere instellingen
Inspectietermijn van 2 jaar krijgen:
- Alle voorwerpen met houten onderdelen
- Alle voorwerpen die met de chemicaliën 50 (regeneratiemiddel), 57 (Itox-super), 58 (stopwas, 59
(epoxyhars) en 60 (huidenlijm) zijn behandeld.
- Natte preparaten
- Alle voorwerpen met onderdelen van rubber of zwakke kunststoffen
- Alle voorwerpen van samengestelde materialen die gedeeltelijk in de lak gezet zijn
- Alle voorwerpen van samengestelde materialen waar kans op oxideren aanwezig is
- Alle (nog) niet geconserveerde voorwerpen waarvan wordt verwacht dat ze niet oxideren
- Alle voorwerpen van messing met leren onderdelen
- Alle voorwerpen met geblauwd stalen onderdelen
- Alle voorwerpen die volledig in de Ensis of Owatrol gezet zijn
- Alle voorwerpen die een grondige conservering hebben ondergaan (volledig in de lak of was)
- Alle voorwerpen die van aardewerk of glas zijn vervaardigd
- Alle voorwerpen van inerte materialen zoals rvs, titanium molybeen etc.

2
Museum Boerhaave. (2000). Handleiding ORS voor de restauratieafdeling. leiden.

5

Problemen bij huidige methode
Het grote probleem met de huidige methode is dat de hoeveelheid objecten is gegroeid en het aantal
gekwalificeerde medewerkers die in staat zijn om een object te surveyen is sterk gedaald. Daarnaast vergt
het invoeren ook veel tijd. Uiteindelijk komt het er op neer dat de huidige methode, met de huidige
bezetting te veel is.

1 jaar 2 jaar 5 jaar 10 jaar geen=10 totaal

A 1767 1724 1901 3493 125 9010
B 175 2150 3814 10652 16 16807
C 40 146 544 2011 - 2741
D 59 53 490 3136 4 3742
geen 42 137 248 354 109 890

totaal 2083 4210 6997 19646 254 33190

A+B per jaar 1942 2799 1143 1414,5 14,1 7312,6 per jaar inspectie

Tabel 1 Absolute verdeling Onderhoudsfrequenties en Cultuurhistorische waarden op 21 januari 2010

De tabel 1 is een de huidige verdeling van objecten gesorteerd op Cultuurhistorische waarde en op
onderhoudsfrequentie. Als men alleen op A en B zou concentreren zou dit nog steeds betekenen op 7313
objecten die gecontroleerd moeten worden.
In acht genomen dat men 40 weken per jaar werkt komt dat nog steeds op ongeveer 183 objecten per
week waarbij de C-, D- en de geen-categorie zijn uitgesloten van controle.

Als je per object 10 minuten neemt om dit te controleren zou dit komen op 30,43 uur per week dat men aan
het controleren van objecten moet wijden. Dit is een bijna een fulltime baan waarbij men alleen bezig is
met controleren. Dit is exclusief restauratie, conservering en eventuele andere maatregelen die uitvloeien
uit deze controle.


A 1767 1724 1901 3493 125 9010
B 175 2150 3814 10652 16 16807
C 40 146 544 2011 - 2741
D 59 53 490 3136 4 3742
geen 42 137 248 354 109 890

totaal 2083 4210 6997 19646 254 33190

A+B per jaar 971 2154 571,5 707,25 7,05 4411 per jaar inspectie
Tabel 2 ophogen frequentie inspectietermijnen

Er is al gekeken naar een eventuele ophoging van de inspectietermijnen. Maar zelfs dan, als dezelfde
berekening er wordt op los gelaten als bij de huidige vorm, is dit nog steeds 18.3 uur4 per week.

3
7312 x 10 /60/40
4
4411x 10 /60/40

6

Interviews met andere musea

Interview Gerda van Uffelen: Hortus Botanicus

Collectie
De collectie bestaat uit 12.000 levende planten en een paar
bijzondere boeken. In de collectie gaat ongeveer 15% dood doordat
zij eenjarig zijn. Dit is een normale ‘turn-over’ in een botanische
tuin.

Indeling
Figuur 1 Gerda van Uffelen
De collectie is ingedeeld naar de wetenschappelijke indeling van het plantenrijk, hoewel hier af en toe een
meningsverschil tussen wetenschappers bij zit, is deze indeling aan weinig verandering onderhevig en dit
zal ook zo blijven.

Survey
Doordat de Hortus Botanicus in Leiden een levende collectie heeft, lopen de plantenverzorgers minimaal 1
keer per week alle planten langs tijdens het bewateren. Bij kwetsbare planten gebeurt dit vaker. Wat
kwetsbaar is en wat niet zit in de hoofden van de plantenverzorgers. Er is hier een team mensen van 4 man
voor beschikbaar onder de leiding van een kaschef en een tuinchef

Interview Rob Wolthoorn: Museum de Lakenhal

Collectie
De collectie van museum de Lakenhal bestaat uit 20.000 voorwerpen en
bevat schilderijen, kunstnijverheid, industriële voorwerpen, glas (200), tegels
(2000) en keramiek (1000). De conditie van alle voorwerpen is wisselend.
Sommige deelcollecties zijn redelijk goed en bijvoorbeeld de deelcollectie
tekeningen bevindt zich in een goede staat en ook alle objecten die op zaal
staan zijn in goede staat. Maar niet alle objecten zijn gecontroleerd.

In het museum is een depotmedewerker aanwezig die zich bezig houdt met
een globale survey van de objecten wanneer de objecten nodig zijn en
preventieve controle. Voorheen was de conditiesurvey nogal ad hoc. Was er
een object nodig voor een bruikleen, tentoonstelling, foto of iets anders? Pas
dan werd een survey uitgevoerd. Men liep eigenlijk achter de feiten aan,
voornamelijk door tijd en geldgebrek. Daarnaast hebben de conservatoren
vaak een uitgesproken voorkeur gehad voor een bepaald type object. Deze Figuur 2 Rob Wolthoorn
werden dan vaker in tentoonstellingen verwerkt en andere objecten werden dan weer nauwelijks gebruikt.
Dus veelal stond een bepaalde deelcollectie in het spotlicht terwijl een ander gedeelte uit het zicht
verdwenen. Dit is ook een van de redenen waarom het project werk in uitvoering is ingevoerd.

7

Werk in Uitvoering
Er is nu een project, Werk in Uitvoering, gaande dat hopelijk eind 2011 voltooid is. Dit project houdt in dat
men een 100% controle uitvoert te samen met het invoeren en het fotograferen van de objecten. Een soort
lopende band werk. In totaal is er 40 minuten per object beschikbaar, waarvan er 20 voor registratie, 10
voor fotografie en nog eens 10 voor conditiesurvey en eventueel schoonmaken. Daarnaast voert het
museum het Deltaplan in gelijktijdig in met het registeren van de objecten. Momenteel heeft men 12.000
objecten gedaan en er liggen dus nog 8.000 objecten te wachten waarvan fotografie en basisregistratie nog
moet worden uitgevoerd. Dit project is een inhaalslag voor het inventariseren van de collectie. Daarnaast
wordt dus een nieuwe indeling ingevoerd en eventuele schades aan objecten kunnen door worden
gespeeld aan de restaurator.
Na deze grootscheepse inhaalslag wilt men bezig gaan met een nieuwe collectieplan en een
restauratieplan.

Bezwaren tegen steekproefsgewijs surveyen
Elk object is uniek, elke schade is daarmee ook uniek. Door steekproefsgewijs de conditie van de collectie te
gaan surveyen zul je vaak schades missen. Want hoewel een steekproef een populatie weergeeft, geeft het
niet het individu weer. En het is juist belangrijk om een object op zichzelf te zien. Want 1 voorwerp hoeft
niet perse gecorrodeerd te zijn, terwijl 10 voorwerpen verder een hele verzameling ligt weg te kwijnen,
terwijl je deze niet hebt gezien is. Dit terwijl je de conclusie trekt dat deze deelcollectie in goede staat is.
Daarnaast zal een steekproef het nooit halen bij een 100% controle qua zekerheid.

Interview Victoria Oakley: Victoria and Albert Museum

Collection5
The collection of the Victoria and Albert Museum contains 2.7 million
objects and it contains mainly decorative arts made of all kinds of materials
dating from 1500 approx.
Although it is not possible to give an accurate answer but the majority of
objects are thought to be in fair condition (condition category 2, with 4
being the worst).

Methods of research

Current commitments and resources do not allow us to carry out Figuur 3 Victoria Oakley
systematic surveys at the moment. For new gallery projects, which can include up to 3,000 objects we
carry out a survey, of sorts, and assess all the objects using a standard approach. Objects are condition
rated 1-4, and the type of damage is noted (e.g. major structural, minor structural, surface, accretions,
chemical, biological bad old repair etc), environmental requirements, suitability for loan, storage,
mounting, as well as brief notes are added and an estimated treatment time.

8

Interview Gail de Boer: Stichting Haags Historisch Museum

Collectie
De collectie van het HHM bestaat uit ca. 5.900 objecten en bestaat uit
Schilderijen, tekeningen, prenten, penningen, foto’s, documenten,
reclame- en verpakkingsmaterialen, penningen, meubelen,
kunstnijverheid, zilverwerk, glas- en keramiek, miniaturen, poppenhuizen
en Oranjalia. De algemene conditie van de gehele collectie is goed. De
collectie is grotendeels ingedeeld in de objectsoorten naar functie en/of
context (meubels, reclame- en verpakkingsmaterialen, kerkelijk zilver,
Oranjalia, etc.) en deels naar materiaal (glas- en keramiek, zilver). Dit is,
naar onze ervaring, de meest praktische en herkenbare indeling; deze
categorisering is meegegroeid met de collectievorming. Maar deze
collectie-indeling wordt niet echt gebruikt voor de methode van Figuur 4 Gail de Boer
conditiechecken. Het checken van de conditie van collectieonderdelen gebeurt
voornamelijk op basis van het materiaal waaruit de objecten zijn samengesteld.

Methode van onderzoek
Op dit moment wordt er geen specifieke methode gehanteerd. De objecten worden vooral op hun toestand
beoordeeld wanneer zij worden tentoongesteld of in bruikleen gaan, of wanneer eventuele schade aan
objecten wordt geconstateerd tijdens werkzaamheden in het depot.

Een specifieke methode voor het conditiechecken van collectieonderdelen moet nog worden opgesteld en
ingevoerd. In 2009 is er wel gestart met een project tussen het HHM en de opleiding Conservering en
Restauratie aan de UvA om met docenten van de verschillende restauratiedisciplines en hun studenten
surveys uit te voeren over collectieonderdelen (glas- en keramiek; metaal; meubelen en textiel). Helaas
komt dit project nog niet echt op gang, voornamelijk door dat het lastig is voor de betrokken docenten om
de surveys in het jaarlijkse onderwijscurriculum te plannen.

Ook is er in 2009 een grootschalige survey uitgevoerd over de schilderijencollectie door het
schilderijenrestauratieatelier die doorgaans behandelingen voor het museum uitvoert. Deze eenmalige
survey stond in het kader van het in dat jaar geschreven Collectieplan. Een mogelijke (kleinschaligere)
continuering hiervan wordt nog nader onderzocht. Maar doorgaans wordt de survey uitgevoerd door de
Medewerker Beheer- en behoud, conservator, hoofd Collectie of een restaurator.

9

Interview Saskia Rutten, Rijksmuseum van Oudheden

Collectie
De collecties van het museum zijn afkomstig uit Nederland, Egypte, het Nabije
Oosten, de klassieke wereld en Oud-Europa. In het collectieregistratiesysteem
TMS (The Museum System) staan meer dan 160.000 voorwerpen. Van grote
Romeinse keizerbeelden tot scherven uit de Hollandse polder. Van Egyptische
mummiekisten tot skeletten uit Jericho.

Er is nog geen procedure aanwezig voor het surveyen van de collectie. Maar
deze zit wel in de planning om gemaakt te worden. Er zijn een paar methodes
waarbij gelijk een survey wordt uitgevoerd.Sowieso doet inspectie cultuurbezit
jaarlijks een administratieve steekproef. Figuur 5 Saskia Rutten

Daarnaast heeft het RMO een hoge frequenties van wisseling van tentoonstellingen en is er vaak een
verhuizing van objecten waarbij gelijk de conditie wordt gesurveyed
Ook is bij het bruiklenentraject dat sowieso bij aankomst en bij terugkomst het object wordt gesurveyed.
Als laatst worden periodiek kasten en lades nagelopen waarbij een nadruk ligt op topstukken.

Interview Gaby Wijers, NIMK

Collectie

Het Nimk, Nederlands Instituut voor Mediakunst, is in 1978
ontstaan. Het heeft een grote collectie video- en mediakunst en
deze groeit nog steeds. Naast de eigen collectie beheert het
Instituut ook de videocollecties van Stichting De Appel,
Lijnbaancentrum te Rotterdam en het Instituut Collectie
Nederland. De collecties van het Groninger Museum, de Jan van
Eyck Academie en het Kröller Müller Museum zijn ter inzage.
NIMk's distributiecollectie omvat inmiddels meer dan 2000
werken, variërend van de eerste experimenten tot recente
producties van bekende (inter)nationale kunstenaars en
opkomend talent.

Daarnaast beheert het NIMk een archief met ruim 1000 titels
videodocumentatie en kunstwerken, uit ruim 30 jaar eigen
activiteiten en projecten. Verder is een referentiecollectie van
6500 titels beschikbaar ter inzage in de mediatheek.6

Figuur 6 Gaby Wijers
In collectiesurveyen in het NIMK beslaat vooral videowerken. Fysiek banden en minder fysiek ‘files’. In
beide gevallen zijn allerlei controleprotocols en worden ze een keer per half jaar. Of hier steekproeven zijn,
weet ik niet. Tenminste, niet in de zin dat er in de zoveel tijd een willekeurige file wordt gepakt. Het enige
dat er wel gebeurt is, is dat af en toe heb je iets nodig en dan kijk je nog extra naar de kwaliteit, of de
metadata wel klopt, of naar de opslag.

6
NIMK. (n.d.). Retrieved 2011 15, januari, from http://nimk.nl/collectie
10

Waar het ons om gaat, bij conservering, gaat het om het videosignaal. Met uitzondering van installaties. In
grote lijnen gaat het om het signaal en dat staat op een bepaalde drager. En elke 7 tot 10 jaar wordt het
overgezet op een andere drager. Dit houdt in dat elke 5 tot 7 jaar onderzoek wordt gedaan wat de beste
techniek is. Dan worden er ook steekproefsgewijs naar de banden gekeken wat de staat is van de banden.
OF ZE eerst schoongemaakt moeten worden. En of de kwaliteit veranderd is, hoe hard is deze achteruit
gegaan. Daarmee kunnen we inschatten wat voor werkzaamheden eb hoelang het overzetten als we de
banden op een ander systeem gaan zetten.

Er zijn 2 soorten surveys in het NIMK namelijk:

1. Algemene controle wat elke maand plaatsvindt. Dit gaat per collectiesoort. Masters (materiaal na de edit),
submasters (kopie masters) en footage (bronmateriaal), wat we in beheer hebben en als laatste onze eigen
opnames. Bij de banden heb je nog een ouderwets protocol dat ze een keer per jaar worden gespoeld. Om
te zorgen dat ze goed blijven opgewonden in cassettes. Daar is dan wel de afspraak dat men regelmatig, 1x
per maand, ad random uit de kast getrokken en dat wordt bekeken. Het random uitzoeken wordt door een
persoon gedaan en niet door een computer. Er is geen afspraak dat en dat materiaal wel en dat materiaal
niet. Al het materiaal wordt 1x per jaar gecheckt. En 1x per maand wordt materiaal met een steekproef uit
de kast getrokken

2. Het andere is, is dat wij wel eens voorafgaand aan een ander project of onderzoek. De hele collectie, bijv.
de digitale betacams, van bijna 10 jaar oud. overzetten op compressed.avi. Voordat we dit doen, doen wij
steekproeven in de hele verzameling die in dezelfde periode gemaakt is. En dat gaat ook ad random. In
zoverre dat; Zo’n serie banden is gemaakt in 2 jaar. Dus uit elke periode worden steekproefsgewijs banden
gecontroleerd op kwaliteit en op het feit of voorbehandeling nodig voor het volgende traject. Het
videosignaal wordt overgezet op een andere drager.

conclusie

Zoals is gebleken uit de interviews is de meest toegepaste methode ad hoc en weinig gestructureerd.
Hoewel er projectmatig wel surveys zijn gerealiseerd gebeurt het niet op grote schaal en is er weinig
continuïteit. Museum Boerhaave is op dit gebied uniek.

11

Steekproeven

Een steekproef is een methode waarin uit de gehele onderzoekspopulatie een selectie wordt gemaakt
zodat niet alles hoeft te worden gecontroleerd en men toch tot een conclusie kan komen.7

Er zijn verschillende redenen waarom me steekproeven inzet

Bij ondoenlijk grote omvang van de populatie
als onderzoek door kosten beperkt wordt.
Bij destructief onderzoek
Snelheid
Geen 100% zekerheid nodig
Gemak

Bij Museum Boerhaave is voornamelijk de omvang van de
populatie de reden en dat maar 2 personeelsleden bevoegd
zijn op het controleren van de conditie van de objecten
waardoor men tot steekproeven wilt overgaan.

Wat een steekproef eigenlijk inhoudt is dat men een klein
gedeelte van de onderzoekspopulatie bekijkt en hiermee
een oordeel kan vellen over de gehele onderzoekspopulatie
(zie figuur 7i)
Figuur 7
Soorten steekproeven
Er zijn verschillende soorten steekproeven waarin een onderscheid zit tussen aselecte en selecte
steekproeven.8

Aselecte steekproef
o Enkelvoudige, aselecte steekproef
o Gestratificeerde steekproef
o Clustersteekproef voor onderzoek
o Systematische steekproef
o Getrapte aselecte steekproef
o
Niet-aselecte steekproeven.
o De gemakkelijkheidssteekproef
o De beoordelingssteekproef
De sneeuwbalsteekproef
o De quotasteekproef
o Random walk

7
Wynneconsult n.d.). Retrieved 2011 15, januari, from
http://www.wynneconsult.com/root/HomePageKB012.htm#S
8
Hogeschool Gent. (n.d.). Retrieved 2011 15, januari, from
http://habe.hogent.be/stat/survey/steekproef.html#populatie
12

Zekerheid
Een steekproef kan geen 100% zekerheid geven
over de onderzochte populatie. Wat een
steekproef wel kan doen is een uitspraak doen met
enige zekerheid. Deze percentages zijn afhankelijk van
de hoeveelheid objecten die worden onderzocht.

In de hiernaast afgebeelde tabel zijn 2 percentages
benoemd.

De uitkomst van de steekproef moet worden
berekend. Het voorbeeld van het artikel van het ICN
is hierover erg helder

‘Een natuurhistorisch museum overweegt een
particuliere schenking te aanvaarden van
1915 schelpen. Of het museum de schenking
aanvaardt, is afhankelijk van de kosten die de
registratie van de verzameling met zich meebrengt. Het
museum wil weten van hoeveel
schelpen de vindplaats en -datum genoteerd zijn.
Gekozen wordt een nauwkeurigheid van 95%. De
tabel geeft aan dat bij een populatieomvang
van 1915 tussen de 334 en 340 objecten moeten
worden bekeken om tot een betrouwbare
uitspaak te komen. Naar boven afgerond geeft dit
aantal een steekproefomvang van 340.
Die 340 objecten worden aselect bepaald en
bekeken. Na controle blijkt dat van 234 schelpen
gegevens over de herkomst en vondstdatum
aanwezig zijn. Dat is 0,69 (234/340) oftewel
69% van de steekproef.’

Tabel 3 steekproefomvang volgens artikel ICN

13

Eisen steekproef
Het is belangrijk dat de validiteit van de steekproef gewaarborgd is. Een steekproef kan pas valide zijn als
de representativiteit is gewaarborgd. Aan een steekproef zijn een tweetal eisen die de validiteit van de
proef ondersteunen.

Ten eerste moeten de onderzochte onderzoeksobjecten representatief zijn voor de gekozen populatie. De
populatie moet duidelijk zijn omschreven. Ten tweede moet het aantal objecten dat wordt onderzocht in
voldoende getale zijn zodat uiteindelijk hierover iets statistisch kan worden gezegd.

Bij een steekproef begin je met het bepalen van je populatie en in welk kader je dit doet en hieruit
voortvloeiend het budget en de tijd. Daarna kies je de methode9

Eisen afdeling afdeling restauratie
De methode moet implementeerbaar zijn met het huidige ORS-systeem
o eventueel ook met Adlib
De methode moet hanteerbaar zijn voor 1 restaurator bij een collectieomvang van 40.000 en groeiend.
o Maximaal 600 objecten kunnen worden gecontroleerd per jaar
De methode moet het liefst 95% zekerheid geven, anders 90%
De methode moet objectief zijn

Risico-analyse

Swot-analyse

Strength Opportunity
Vermindering van werkdruk Werknemer heeft meer tijd voor uitvoeren
conserveringen en andere taken
Systematisch kijken naar de collectie.
Doordat het een nieuwe methode is, is er
Werkt goed zolang de maatregels voor ruimte voor ontwikkeling en aanpassing.
preventieve conservering in acht worden Eventuele samenwerking met de afdeling
gehouden (zoals bijv klimaatinstallatie) Museometrie met Frank Bergevoet MA
Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed
Weakness Threat
Geen 100% zekerheid Is weinig ingezet als methode voor surveyen
van de conditie van de collectie, dus weinig
Kans dat schade niet op tijd wordt gezien is
informatie over te verkrijgen
aanwezig. Waardoor schade zich verder kan
ontwikkelen (corrosie, glasziekte e.d) Bij niet regelmatig controleren van de
objecten zal de steekproef aan waarde
verminderen.
Invoeren in Adlib/ORS kan problemen
veroorzaken

9

14

Advies

De steekproef is maar een methode waarbij men de collectie kan surveyen. De methode heeft als voordeel
dat de werkdruk verminderd wordt en dus dat men meer tijd kan besteden aan conserveren en
restaureren.

Een groot bezwaar tegen steekproefsgewijs surveyen is dat er ongemerkt, 10 voorwerpen verder, een
voorwerp al ver in het degradatieproces zijn gevorderd. Het is ook dan belangrijk om te beseffen dat
steekproefsgewijs surveyen van de collectie eigenlijk een soort controle is van het preventieve
conserverings-vermogen van de instelling10. Het blijft dus van belang om met enige regelmaat de
voorwerpen te controleren waarvan men weet dat die kwetsbaar zijn of voorwerpen die die zijn
geëxposeerd. Ook objecten die onderdeel uitmaken van de topcollectie hebben een oogje in het zeil nodig.

Hoewel de voorwerpen die geëxposeerd zijn wel degelijk elke week gecontroleerd kunnen worden. Alle
vitrines worden wekelijks schoongemaakt op dit moment door de facilitair medewerker. Van oorsprong is
het schoonmaken van de vitrines aan de medewerkers van de afdeling restauratie toegedeeld zodat zij
meer zicht zouden krijgen op de conditie van de geëxposeerde objecten. Door niet alleen de facilitair
medewerker, maar ook om in ieder geval de restauratoren te laten participeren in deze schoonmaakklus
krijgen zij vanzelf meer zicht op de conditie van deze kwetsbare objecten.

Conclusie
Afdeling restauratie van Museum Boerhaave heeft als voornaamste voorwaarde dat maximaal 600
objecten per persoon per jaar kunnen worden gecontroleerd en dat men het liefst 95% zekerheid hanteert,
indien niet mogelijk kan men afzakken tot 90%.

De voordelen van steekproefsgewijs surveyen heeft als groot voordeel dat de werkdruk aanzienlijk zal
verminderen. Als nadeel heeft steekproefsgewijs surveyen dat het nooit een 100% controle is. Voorwerpen
kunnen degraderen zonder dat men dat in de gaten heeft.

Belangrijke eisen van de steekproef zijn: validiteit en representatie van de populatie

15

Nieuwe methode

Aselecte, gestratificeerde steekproef
Daar een survey die met de steekproefmethode eigenlijk vooral een controle is van de klimatologische
omstandigheden en andere preventieve-conserverings-methode is er voor gekozen om een steekproef te
doen waarbij een verzwaring ligt bij de locatie, dus een gestratificeerde steekproef.


Toren lades 203 1419 3610 11361 3 16596
Toren overig 264 2180 1440 1876 - 5760
Vlindermagazijn 19 41 50 40 2 152
Droog 4 44 151 327 379 - 901
Droog 5 19 74 281 612 1 987
Voorkamers 45 53 46 65 11 220
Alphen 54 24 190 91 - 359
Museum 1665 38 16 22 - 1741

Totaal 2313 3980 5960 14446 17 26716
Tabel 4 Absolute verdeling objecten op onderhoudsfrequenties en per standplaats op 21 januari 2010

De gehele collectie wordt in homogene subklassen verdeelt waaruit weer aselect een aantal voorwerpen
uit wordt gekozen. De homogene subklassen zijn hierbij dus de locaties van de objecten. Zoals te zien in
tabel 4. Als voorbeeld alle objecten uit de museumzalen zijn een homogene subklasse. Uit deze klasse kan
men een steekproefomvang neemt passend bij de onderzoekspopulatie zoals beschreven in tabel 3.

Standplaats Populatie Steekproefomvang Steekproefomvang
bij 95% bij 90%
Toren lades 16596 340 76
Toren overig 5760 247 78
Vlindermagazijn 152 114 54
Droog 4 901 284 73
Droog 5 987 293 74
Voorkamers 220 160 62
Alphen 359 193 67
Museum 1741 334 76

Totaal 26716 1625 560

Tabel 5 uiteindelijke steekproefomvang volgens artikel ICN in gestratificeerde steekproef

In tabel 5 is de steekproefomvang passend bij de onderzoekspopulatie vanuit de subklasse. Het
uiteindelijke aantal voorwerpen dat te controleren is, is 1625.Wat er op neerkomt dat er 813 objecten per
restaurator per jaar wordt gecontroleerd. Dit is helaas 213 objecten meer dan dat de afdeling restauratie
heeft benoemt als maximum bij 95% zekerheid. Met 90% zekerheid heeft men 560 objecten te controleren
wat inhoudt dat er 280 objecten per restaurator per jaar gecontroleerd dienen te worden.

Als dezelfde berekening zoals in hoofdstuk: ‘Problemen bij huidige methode’ er op los wordt gelaten komt
men op 6.7 uur controleren.11 Hoewel dit, in alle gevallen, in de praktijk meer uren zullen worden vanwege
reistijden en andere oorzaken.

11
1625 x 10 /60/40
16

Daarnaast liggen, zoals te zien is in tabel 3 , de meeste voorwerpen in de lades van de toren. Dit zijn veelal
kleine objecten die zijn opgeborgen in lades. Voor meer werkdrukverlichting kan men de lades als 1
voorwerp zien. Aangezien men de lade toch opentrekt kunnen alle voorwerpen ter plekke meegenomen
worden in de steekproef. Met de handheld-scanner die bij de invoering van het Adlib-registratiesysteem
meekomt zal dit waarschijnlijk wel een uitkomst zijn.

Ook zal, mits de restauratoren meehelpen met het schoonmaken van de vitrines van de geëxposeerde
objecten, deze objecten uit de steekproef verdwijnen. Aangezien deze dan wekelijks worden
gecontroleerd. Wat ook een mogelijkheid is, is dat de 2 restauratoren zich tijdens deze wekelijkse
schoonmaakronde elke keer op 1 a 2 zalen concentreren zodat zij meer tijd hebben voor controle. Waarbij
deze zalen natuurlijk rouleren.

Enkelvoudige, aselecte steekproef
Mocht uiteindelijk de gestratificeerde steekproef te veel werkdruk leveren, dan kan men een
enkelvoudige, aselecte steekproef houden. Dit houdt in dat men de gehele collectie als een grote
homogene klasse beschouwt en hieruit een steekproefomvang neemt passend bij de onderzoekspopulatie
zoals beschreven in tabel 1. Hier zit dan wel het nadeel bij dat men geen uitspraken kan doen over de
preventieve maatregelen die genomen zijn zoals bijvoorbeeld het klimatologische maatregelen.
Aanhoudend aan de tabel van het ICN is de steekproefomvang 402 objecten bij 95% zekerheid.

Berekening
Steekproeven neemt men om uiteindelijk iets te kunnen zeggen over de populatie. Nadat alle voorwerpen
zijn gecontroleerd moet hierop een berekening worden toegepast. Ongeacht welke methode wordt
toegepast.

Het grote voordeel van de aselecte, gestratificeerde steekproef is dat men tijdens deze fase van het nemen
van steekproeven doelgericht kan zeggen waar eventuele problemen zijn en men kan hier dieper op ingaan.
Aangezien er bij elke homogene subklasse deze berekening wordt losgelaten. Dit gebeurt niet met de
eenvoudige, aselecte steekproef. Daar komt deze berekening pas aan het einde van de steekproef.

17

Tijdswinst/werkdruk
In Tabel 6 is er een uiteenzetting van verschillende methodes en de werklast die hier aan verbonden is.
Waarbij 10 minuten per object is gerekend en 40 werkweken

Methode objecten minuten uren uur per
per jaar per jaar per jaar week
Huidige methode 7312 73120 1218,6 30,4
Huidige methode met oprekking 4411 44110 735,1 18,3
inspectietermijnen
Gestratificeerde steekproef 95% 1625 16250 270,8 6,7
Enkelvoudige, aselecte steekproef 95 % 402 4020 67 1,6

Tabel 6 verschillende methodes uitgezet in aantal uren per week

Implementeren met ORS/Adlib

Museum Boerhaave stapt binnen niet afzienbare tijd over op een ander registratiesysteem, namelijk Adlib.
De invoering van Adlib zal zomer 2011 voltooid zijn.

Momenteel gebruikt het Museum Boerhaave nu nog hun eigen ORS-systeem waarmee ze met Microsoft
Acces een uitdraai maken. Eventueel is Microsoft Excel ook nog een mogelijkheid

Excel
linkerklik in een leeg werkblad een willekeurige cel aan
• Typ in de formulebalk van =aselect()*(900-5)+1
 Nu berekent Excel 1 toevalscijfer tussen 5 en 900
Kopieer de formule naar het aantal cellen dat overeenkomt met de steekproefomvang.
• Rond de cijfers eventueel af met behulp van ‘rechtermuisknop/celeigenschappen/
getal/decimalen’

Acces
De query in Acces dient er als volgt uit te zien:
SELECT top 3 object_nr, huidige_standplaats
FROM depotkamer_5
WHERE object_nr != NULL
ORDER BY rnd

Adlib
Met behulp van Selectietaal kan men zoeken in depotkamer 5 en uit deze resultaten steekproefsgewijs 60
records wil selecteren. Dit kan met de volgende zoekvraag:

huidige_standplaats = "depotkamer 5" random 60 unique
Deze zoekzin zoekt in het veld Huidige Standplaats (huidige_standplaats is de veldnaam daarvan) alle
velden die gevuld zijn met depotkamer 5 en selecteert daarna steeksproefgewijs (random) 60 records, die
niet herhaald kunnen worden (unique.)

Deze procedure staat uitgebreider beschreven in hoofdstuk 6.3.13 van de gebruikersgids die is bijgesloten
bij de bijlagen

18

Pilotproject
Invoeren van een nieuwe methode gaat niet zonder slag of stoot. De praktijk en theorie kunnen ver van
elkaar liggen. Ook kunnen in dit vroege stadium al snel fouten kunnen worden ontdekt en later aangepast.
Daarnaast kan men al snel wennen aan de routine in het nemen van steekproeven

Daarom is een pilotproject voor het invoeren van steekproeven, ongeacht de keuze in steekproefmethode
een goed idee.Omdat tijdens dit pilotproject ook de hele homogene subklasse moet worden onderzocht
naderhand. Is het handig om een kleine homogene subklasse te nemen, waarbij het vlindermagazijn en de
voorkamers hierbij de beste optie zijn, daar een klein aantal objecten zich bevinden. Waarbij het
vlindermagazijn de voorkeur geniet aangezien de voorwerpen daar groter zijn, de populatie in totaal groter
is.

Standplaats Populatie Steekproefomvang bij 95% Steekproefomvang bij 90%
Vlindermagazijn 152 114 54
Voorkamers 220 160 62
Tabel 7 Vlindermagazijn en voorkamers

Dit Pilotproject zal dezelfde fasen doorlopen als de standaard procedure, maar met verschil dat ALLE
objecten die in deze homogene subklasse zaten ook worden gecontroleerd.

Conclusie
De huidige methodiek van Museum Boerhaave levert te veel werkdruk op voor de medewerkers van
afdeling restauratie van Museum Boerhaave. Afdeling restauratie van Museum Boerhaave heeft als
voornaamste voorwaarde dat maximaal 600 objecten per persoon per jaar kunnen worden gecontroleerd
en dat men het liefst 95% zekerheid hanteert, indien niet mogelijk kan men afzakken tot 90%.


Belangrijke eisen van de steekproef zijn: validiteit en representatie van de populatie

Methode objecten minuten uren uur per
per jaar per jaar per jaar week
Huidige methode 7312 73120 1218,6 30,4
Huidige methode met oprekking 4411 44110 735,1 18,3
inspectietermijnen
Enkelvoudige, aselecte steekproef 95 % 402 4020 67 1,6

Tabel 8 verschillende methodes uitgezet in aantal uren per week


19

Bronvermelding

Literatuurlijst

Boeken

Bergevoet, F. (2000, juli). De steekproef als. ICN-Informatie , p. 2.

Keene, s. (2002). managing conservations in museums. Burlington: Elsevier Butterworth-
Heineman.

Museum Boerhaave. (2000). Handleiding ORS voor de restauratieafdeling. leiden.

Ramer, B. (1989). Scottish museum council: A conservation Survey of museumcollections in
Scotland. Edinburgh: Scottish museum counci.

Websites

NIMK. (n.d.). Retrieved 2011 15, januari, from http://nimk.nl/collectie

Wynneconsult n.d.). Retrieved 2011 15, januari, from

Beeldverantwoording

Tabel
1. Dool, G. v. Tabellen. Museum Boerhaave, Leiden.


3. Bergevoet, F. (2000, juli). De steekproef als. ICN-Informatie , p. 2.




7. Boon, M. Tabellen steekproeven. Museum Boerhaave, Leiden.



20

Afbeeldingen
Voorpagina
Boon, M. Groepsfoto Boerhaavianen. Museum Boerhaave, leiden

1. Botanicus, H. (n.d.). Hortus Botanicus. Retrieved mei 12, 2011, from
http://www.hortus.leidenuniv.nl/index.php/organisatie/wie_is_wie

2. Lakenhal . (n.d.). Retrieved mei 23, 2011, from
http://www.lakenhal.nl/activiteitendetail.php?id=65

3. Victoria and Albert Museum. (n.d.). Retrieved februari 21, 2011, from 3.
http://www.vam.ac.uk/res_cons/conservation/conservation_staff/sculpture_staff/v_oakley/in
dex.html
4. Abigail. (n.d.). Linkedinn. Retrieved mei 23, 2011, from 5.
http://media01.linkedin.com/media/p/2/000/072/346/3fae8fe.jpg

5. Saskia Rutten. (n.d.). Linkedin. Retrieved mei 23, 2011, from 5.
http://media.linkedin.com/mpr/pub/image-DtGTvJRIG2h25-8ksXDzvoQz-Z4Qe-
dksOucvev7zkhUEvSx/saskia-rutten.jpg

6. Boon, M. Foto van interview. Museum Boerhaave, leiden

7. Wynneconsult (Hogeschool Gent). (n.d.). Retrieved februari 21, 2011, from 3.

21

Bijlagen

Artikel ICN

22

Opzet onderzoek
December Januari Februari Maart April juni
1 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 6
3 vakantie
4 vakantie
5
8
9
10 Hoofdstuk 4 Hoofdstuk 1,2
11 Hoofdstuk 4 Hoofdstuk7,8
12
13
14
15 Hoofdstuk 4 eindredactie
17
18
19
20
21
22 Interview Haags Hoofdstuk 5
Historisch
23 Hoofdstuk 5
24
26
27
28
29 Hoofdstuk 5
31 Inleveren

nog in te plannen
interview RMO, Drents museum, volkenkunde, hortus, lakenhal, siebold, naturalis

Onbekend: stagedagen in 2e semester.

23

opzet

Randvoorwaarden
de methode moet implementeerbaar zijn met het huidige ORS-systeem
de methode moet hanteerbaar zijn voor 1 restaurator bij een collectieomvang van 40.000
en groeiend.

◦ Maximaal 600 objecten kunnen worden gecontroleerd per jaar
de methode moet het liefst 95% zekerheid geven, anders 90%
methode moet objectief zijn

Vragen

Hoofdvraag
1. hoe kan museum Boerhaave in de toekomst zijn collectie op hanteerbare wijze
steekproefsgewijs controleren op de conditie
evaluatie huidige situatie
1. Welke nauwkeurigheid gebruikt men nu?
2. Welke medewerkers zijn hierbij betrokken?
3. Welke problemen loopt men tegen op?
4. Welke homogene groepen zijn nu aanwezig?
nieuwe methode:
1. aan welke eisen moet de nieuwe methode voldoen volgens afd Restauratie.
2. waaraan moet een goede steekproef voldoen?
1. Hoe kan dit worden geïntroduceerd op de afdeling restauratie
3. Wat is de huidige methode van onderzoeken op de afdeling restauratie
1. welke homogene groepen kunnen het beste worden gebruikt
Informatie

Onderzoeksmodel Medewerkers museum boerhaave

Externe interviews

onderzoeksresultaten analyseresultaat Aanbevelingen
Interne interviews en steekproeven

Literatuur-
onderzoek

24

Bronvermelding

literatuur
Boeken
suzanne Keene: managing conservations in museums
Scottish museum council: A conservation Survey of museumcollections in Scotland
Simon J Knell: Museums and the future of collecting
John E. Simmons: Things great and small
Rebecca A Buck: The new musuem registration methods
Artikelen
Simon Knell, Suzanne Keene; Care of Collections
Sanne de Bruin: Eindscriptie

Interviews
toegezegd mee te werken
Extern
Gail de Boer (SHHM
Saskia Rutte (RMO)
Gerda van Uffelen (Hortus)
Rob Wolthoorn (Lakenhal)
Intern
Paul Steenhorst
Mara Scheelings
Nog geen reactie, wel benaderd
Sieboldhuis
Naturalis
Drents Museum

25

Indeling Hoofdstukken

1. Voorwoord
2. Inleiding
3. Evaluatie
1. Huidige methode
2. Problemen bij huidige methode
3. Advies
4. Nieuwe methode
1. welke methoden zijn aanwezig
2. Steekproeven
1. eisen steekproeven
2. eisen afdeling restauratie
5. Hoe te introduceren: steekproeven
1. Nieuwe werkwijze
2. Implementeren met ORS
6. Conclusie
7. Bronvermelding
8. Bijlagen

26

Uitgebreide procedure

PROCEDURE STEEKPROEFSGEWIJS UITVOEREN COLLECTIESURVEY
Museum Boerhaave

Datum gemaakt: 12 mei 2011 Datum controle: 12 mei 2012

Gemaakt door: Controle door:
Michelle Boon (stagiaire afdeling Restauratie en Hoofd afdeling Restauratie en Presentatie
Presentatie)

Deze procedure is gemaakt met de bedoeling de survey die steekproefsgewijs wordt uitgevoerd te
ondersteunen. Het is in belang van de survey dat men telkens de uivoer

Tijdens de collectiesurvey

Paul Restaurator
Tjeerd Klokrestaurator
Robert medewerker afdeling restauratie en presentatie
Rick medewerker afdeling restauratie en presentatie
Gerdine medewerker Informatiecentrum
Dalila medewerker Informatiecentrum
Mara medewerker Informatiecentrum

De procedure bestaat uit 3 stappen onderverdeeld in 6 fasen:

Stap 1: Voorbereidingen Survey

Stap 2: Survey uitvoeren

Stap 3: Survey invoeren in registratiesysteem

0

Stap 1: Voorbereidingen Survey

TAAK WIE

Maandelijks uitdraaien random lijst van objecten Gerdine medewerker Informatiecentrum
en geven aan een medewerker afdeling Restauratie en Dalila medewerker Informatiecentrum
Presentatie. Mara medewerker Informatiecentrum
Met Adlib, Acces of Excel

Afspraak maken met depotbeheerders voor Paul Restaurator
toegang depot (indien men de survey gaat uitvoeren in Tjeerd Klokrestaurator
een beider depotruimtes) Robert medewerker afdeling restauratie en
presentatie
Rick medewerker afdeling restauratie en
presentatie

Stap 2: Survey uitvoeren

TAAK WIE

Controleren van objecten Paul Restaurator
Aftekenen van de uitgedraaide lijst van objecten Paul Restaurator
Eventueel met handheld scanner Tjeerd Klokrestaurator

Actielijst van objecten maken die restauratie of Paul Restaurator
conservering nodig hebben Tjeerd Klokrestaurator

Afgetekende lijst van objecten maandelijks Paul Restaurator
terugkoppelen aan informatiecentrum Tjeerd Klokrestaurator

Mocht er tijdens de survey blijken dat in 1 Paul Restaurator
bepaalde ruimte veel objecten niet in goede staat zijn Tjeerd Klokrestaurator
aangetroffen, dan dient me deze subklasse in zijn
geheel te onderzoeken

1

Stap 3: Na de survey

TAAK WIE

Survey invoeren in registratiesysteem Gerdine medewerker Informatiecentrum
Dalila medewerker Informatiecentrum
Mara medewerker Informatiecentrum

Actielijst van objecten die restauratie/conservering Paul Restaurator
nodig hebben inplannen Tjeerd Klokrestaurator

Actielijst van objecten die restauratie/conservering Paul Restaurator
nodig hebben restaureren en conserveren volgens Tjeerd Klokrestaurator
planning

Eindverslag
Als alle voorwerpen van de steekproefomvang aan bod zijn gekomen dient men een eindverslag
hierover te maken

TAAK WIE

Berekening maken Paul Restaurator
Gerdine medewerker
Informatiecentrum
Dalila medewerker
Informatiecentrum
Mara medewerker
Informatiecentrum
Eventuele knelpunten hieruit voortvloeiend oplossen Paul Restaurator
Zoals bijvoorbeeld Tjeerd Klokrestaurator
Veel objecten uit 1 of meerdere subklassen in slechte staat zijn Robert medewerker afdeling
Mocht er tijdens de survey blijken dat in 1 bepaalde ruimte veel restauratie & presentatie
objecten niet in goede staat zijn aangetroffen, dan dient me deze Rick medewerker afdeling
subklasse in zijn geheel te onderzoeken
restauratie& presentatie

2

Hoofdstuk 6.3 uit gebruikersgids

De Selectietaal

Afbeelding 0.1: De Selectietaal, voor complexe zoekopdrachten.
Als u in uw database wilt zoeken naar bepaalde gegevens, dan zult u daarvoor vaak het
zoekingangenmenu in de Zoekassistent gebruiken. Voor niet al te moeilijke zoekopdrachten biedt de
Zoekassistent dan ook meer dan voldoende mogelijkheden.
In de selectietaal kunt u echter meer complexe vragen gebruiken, die u in een speciaal zoekvenster,
de Selectietaal, invoert. U kunt meerdere zoekopdrachten combineren en in één zoekvraag opgeven.
Ook kunt u op niet-geïndexeerde velden zoeken – dit vergt wel tijd, omdat Adlib hiervoor sequentieel
de database doorzoekt – en op termen uit de vervolgkeuzelijsten van enumeratieve velden (zoals dat
met de Zoekassistent overigens ook kan).

Klik op de knop Selectietaal, druk op Ctrl+F of kies de opdracht Selectietaal in het menu Zoek om
de Selectietaal te openen. U kunt de selectietaal bijna overal in Adlib openen. U zoekt altijd in de
database of dataset die u in Stap 1 van de Zoekassistent hebt geselecteerd.
Uw zoekopdracht geeft u op in het invoervak Zoekzin. Om ervoor te zorgen dat Adlib uw zoekzin op
de juiste manier interpreteert, moet deze opgesteld zijn in een speciaal daarvoor ontwikkelde,
ondubbelzinnige taal. De grammatica van deze selectietaal is eenvoudig en rechtlijnig. Een
enkelvoudige zoekzin bestaat altijd uit de volgende drie onderdelen:
veld vergelijkingsteken veldwaarde
U kunt uw zoekzin direct typen, maar het is gemakkelijker om deze samen te stellen met behulp van
de drie keuzelijsten. Kies als eerste een veldnaam uit de lijst Velden door te dubbelklikken op het
gewenste veld. De veldnaam wordt automatisch in het vak Zoekzin geplaatst. U kunt in de lijst Velden

3

zoeken met behulp van de schuifbalk of door de eerste letter van het gezochte veld te typen (nadat u
eerst eenmaal op een willekeurig veld hebt geklikt).
Dubbelklik nadat u een veld hebt gekozen op een van de tekens in de lijst Vergelijking; het
vergelijkingsteken wordt automatisch achter de veldnaam in Zoekzin toegevoegd. De cursor is nu
verplaatst naar het einde van de zoekzin. Vul de waarde in waarmee u wilt zoeken.
U kunt wisselend een item uit een lijst kiezen en dan weer zelf typen. Let erop dat u niet de
Nederlandstalige termen voor de vergelijkingstekens in de zoekzin invoert, maar gebruik de symbolen
die Adlib invoegt als u dubbelklikt op de vergelijkingstekens in de lijst. Enkele voorbeelden van
enkelvoudige zoekzinnen zijn:
auteur = adams*
objectnaam = lepel
aantal <= 5
titel _ jakhals
De derde keuzelijst bevat Booleaanse operatoren. Hiermee kunt u complexe selecties maken door
met meervoudige zoekzinnen zoekopdrachten te combineren.
Velden
De lijst met veldnamen die wordt getoond in de selectietaal komt uit de database-definitie van het
bestand waarin u zoekt. Deze namen kunnen dus verschillen van de namen zoals deze bij het
invoeren van records verschijnen vóór de invoervakken.
Het meest voorkomende verschil is het gebruik van een onderstrepingsteken tussen woorden. De
veldnaam bijvoorbeeld, kan op het invulformulier Begeleidend materiaal zijn, maar kan in de
database Begeleidend_materiaal heten. Dit komt doordat de programmeertaal spaties tussen
woorden niet ondersteunt en deze de woorden anders voor afzonderlijke velden aanziet. Een ander
veelvoorkomend verschil is dat de woordvolgorde in de naam is omgedraaid.

Als een veld wel op een tabblad voorkomt maar niet in de lijst Velden in Selectietaal, dan is dit veld
niet in de database gedefinieerd maar alleen op schermniveau. Het Bibliotheek-veld [display_only]
daarentegen kan wel voorkomen in de veldenlijst maar wordt alleen intern gebruikt om
samengestelde teksten te genereren op het tabblad Cataloguskaart in de detailweergave van
records.
De beschikbare velden verschillen uiteraard per applicatie.
is-vergelijkingen
Door middel van zoekopdrachten stelt u vragen over de inhoud van een veld. U wilt bijvoorbeeld
weten welke boeken door Battus zijn geschreven. Dan wilt u dus de inhoud van een veld op een
bepaalde manier vergelijken met een waarde.
Kies eerst een veld uit de lijst Velden, in het Boeken-bestand in Bibliotheek bijvoorbeeld auteur.
Kies vervolgens een Vergelijking, dat wil zeggen: hoe Adlib het veld moet vergelijken met de
opgegeven waarde, bijvoorbeeld is. Ten slotte vult u de zoekzin aan met de veldwaarde, die staat
voor de waarde waarmee u het veld wilt vergelijken, bijvoorbeeld battus. Als deze syntaxis (veld
vergelijking waarde) niet gevolgd wordt, zal Adlib een foutmelding geven (zie Afbeelding 0.2).

4

Afbeelding 0.2: De zoekzin voldoet hier niet aan de vereiste syntaxis. Maak een andere zoekzin.
Als u bijvoorbeeld wilt weten voor welke records de titel gelijk is aan valentijn dan kiest u voor
Vergelijking: is (of u vult zelf in de zoekzin een =-teken in, of de vergelijkingsterm equals). De
volledige zoekzin wordt dan:
titel = valentijn
Stel deze vraag samen in het vak Zoekzin en druk op Enter of klik op de knop Zoeken, om de
opdracht uit te voeren. In het vak Set(s) wordt de zoekzin en het resultaat ervan opgenomen in een
lijst. (Voer nog een zoekzin uit en de lijst breidt zich uit.)
Het aantal records dat aan uw selectiecriterium voldoet, staat onder Treffers. In dit voorbeeld is het
er maar één (zie Afbeelding 0.3).
U kunt het zoekresultaat in een normaal lijstscherm (of detailscherm) tonen door te dubbelklikken op
de betreffende set.

5

Afbeelding 0.3: Een zoekzin is uitgevoerd.

Zoeken op meerdere termen
Een andere vraag die u zou kunnen stellen is: in welke boektitel komen de woorden weer en is
voor? We nemen even aan dat de betreffende veldnaam titel is. In dat geval wordt de zoekzin in
de selectietaal:
titel = "weer is"
De woorden dienen dan wel tussen dubbele aanhalingstekens te staan, dit om aan te geven dat ze
samen de te zoeken waarde vormen. Gezocht zal worden op titels met daarin de woorden weer en
is, waarbij de volgorde waarin de woorden zijn opgegeven er niet toe doet. Dit wil zeggen dat
bijvoorbeeld ook “Steenkool is weer onmisbaar” gevonden zal worden. U kunt ook termen
opnemen waarin aanhalingstekens voorkomen:
samenvatting = "ontluist‟rend verdichtsel"
U kunt op deze manier zoeken in velden met een woordindex.
Net als in het zoekformulier vindt in de selectietaal geen automatische truncatie plaats. Om
te kunnen trunceren moet u een sterretje (*) of een slash (/) gebruiken. Dat is ook mogelijk
als u op meerdere termen in één occurrence zoekt:
titel = "boer* buiten"
Als er aan het einde van uw zoeksleutel al letterlijke schuine streepjes of asterisks voorkomen,
zoals in http://, dan gelden de volgende regels:
-Als u getrunceerd wilt zoeken op een zoeksleutel die eindigt op één of meer letterlijke schuine
streepjes of asterisks dan moet u het andere truncatieteken erachter invoeren, bijvoorbeeld:
als u getrunceerd wilt zoeken op http:/ dan moet u http:/* invoeren, terwijl u voor
getrunceerd zoeken op bijvoorbeeld *1*2* juist *1*2*/ moet invoeren.
- Als u ongetrunceerd wilt zoeken op een zoeksleutel die eindigt op één of meer letterlijke

6

schuine streepjes of asterisks dan moet u het laatste teken verdubbelen, bijvoorbeeld: als u
ongetrunceerd wilt zoeken op http:// dan moet u http:/// invoeren.

Als u in Bibliotheek wilt weten waar auteursvelden voorkomen die niet gevuld zijn, dan
gebruikt u de volgende zoekzin:
auteur = “”
Het tegenovergestelde; alle records met auteursvelden die gevuld zijn, vindt u met de
volgende zoekzin:
auteur = *
Met de knop Kopieer kunt u een zoekzin van één van uw gemaakte sets kopiëren naar het invoervak
Zoekzin, bijvoorbeeld als u een eerder gemaakte zoekzin wilt uitbreiden.
Met de knop Sorteer kunt u een bepaalde sortering aanbrengen in een set. Zie hoofdstuk 0 en Error!
Reference source not found. over sorteren.
Andere vergelijkingen
De zoekacties die we tot nu toe hebben beschreven zou u ook met de andere zoekschermen kunnen
uitvoeren, maar de selectietaal biedt meer mogelijkheden. Naast de voorwaarde "is gelijk aan" (=of
equals) biedt de selectietaal ook nog de volgende vergelijkingen:
Vergelijking : Vergelijkingsteken/term
groter (dan) >of greater
kleiner (dan) <of smaller
groter (dan) of gelijk (aan) >=of from
kleiner (dan) of gelijk (aan) <=of to
bevat _ (een onderliggend streepje omgeven door spaties) of
contains
nauwere narrower
generiek generic
gerelateerd related
alle bredere parents
breedste topterm

Contains
De vergelijking “bevat”betekent dat gezocht wordt naar de waarde op een willekeurige plaats in het
veld, bijvoorbeeld:
titel contains hand
Adlib zal zoeken naar alle titels waarin ergens de lettercombinatie hand voorkomt. Dus naast het
losse woord “hand” worden bijvoorbeeld ook gevonden: handeling, ovenhandschoen, schandaal, etc.
Als uw bestand groot is, zal deze zoekactie wel veel tijd kosten, omdat Adlib sequentieel alle records
doorloopt en niet van een index gebruik kan maken.
U kunt ook zoeken op aaneengesloten spaties. Wilt u bijvoorbeeld weten of er in titels per ongeluk
dubbele spaties zijn gebruikt, zoek dan op twee spaties door er dubbele aanhalingstekens omheen te
plaatsen:
titel contains “ ”
Als u in dit voorbeeld de dubbele aanhalingstekens tegen elkaar aan plaatst, zonder spatie(s)
ertussen, dan zoekt u records waarin dit veld leeg is.

7

Als u juist alle records wilt selecteren waarin een bepaald veld níet een bepaalde waarde heeft, dan
kunt u dat bijvoorbeeld als volgt doen:
priref = * and not titel contains kogel
De zoekzin zoekt alle records via het recordnummer (priref) waarbij in de titel niet het woord “kogel”
voorkomt. (In plaats van priref kunt u overigens ook de tag%0 gebruiken.)
De zoekterm na contains wordt automatisch links en rechts getrunceerd. Gebruik dus geen * of /.
Als u juist wilt zoeken op titels die een asterisk bevatten, omsluit die dan door dubbele
aanhalingstekens, bijvoorbeeld:
titel contains “*”
Verder kunt u zoeken op een enkel aanhalingsteken via bijvoorbeeld:
titel contains “‟”
Op analoge wijze zoekt u op / of andere bijzondere tekens. Alleen op een dubbel aanhalingsteken
zoekt u door het dubbele aanhalingsteken te omringen door enkele aanhalingstekens, bijvoorbeeld:
titel contains „”‟
>, <, >=, en <=
U kunt niet van alle velden vaststellen of ze groter of kleiner zijn dan een opgegeven waarde. Zo kunt
u van een titelveld niet vragen of het groter is dan een getal, behalve wanneer dat getal een getal uit
de titel betreft. Gebruik >, <, >=, en <= bij voorkeur voor het vergelijken van datums of getallen,
bijvoorbeeld:
invoerdatum from 2001-01-01 AND invoerdatum to 2001-12-31

Datums in de selectietaal mag u invoeren als jjjj-mm-dd of dd/mm/jjjj.
Merk op dat er in sommige applicaties, zoals Museum, velden zijn waarin u een datum kunt invullen
(volledig of gedeeltelijk, en/of met tekst), terwijl dit geen datumvelden maar tekstvelden zijn in de
datadictionary. Voor deze velden betekent dit dat u niet op de juiste manier op datums kunt zoeken via
>, <, <=, en >=. U moet op deze velden zoeken zoals u op tekst zoekt.

Narrower
De vergelijking narrower gebruikt u in de selectietaal in een validatiebestand, of in een catalogus die
is gekoppeld aan een validatiebestand via het veld waarop u zoekt. Het gaat dan om
validatiebestanden waarin termen hiërarchisch gedefinieerd (kunnen) zijn via gerelateerde termen;
dit zal vooral op de thesaurus slaan. Als u in een bestand zoekt met narrower, dan zoekt u op een
term en alle nauwere termen die daarvoor gedefinieerd kunnen zijn. Op bijvoorbeeld het veld titel
kunt u dus niet zoeken met narrower maar op trefwoord (Bibliotheek), objectnaam (Museum),
onderwerpen (Archief), of term (Thesaurus) dus wel, bijvoorbeeld:

objectnaam narrower doos

vindt alle records met ‘doos’ maar ook alle records met termen die onder de term ‘doos’ vallen
(specifieker zijn), bijvoorbeeld:

BREDERE TERM (ZOEK)TERM NAUWERE TERMEN
Container
Doos
lintendoos
messendoos
hoedendoos
verfdoos

8

schoenendoos

In dit voorbeeld worden records gevonden waarin een of meerdere van de bovenstaande
objectnamen voorkomen, behalve Container omdat dat een bredere term van Doos is, en narrower
vindt alleen de records met de term zelf of met nauwere termen.
Generic
De vergelijking generic gebruikt u in de selectietaal in een validatiebestand, of in een catalogus die is
gekoppeld aan een validatiebestand via het veld waarop u zoekt. Het gaat dan om
dit zal vooral op de thesaurus slaan. Als u in een bestand zoekt met generic, zoekt u op alle één
niveau bredere termen van de zoekterm en alle nauwere termen daaronder tot en met het laagste
niveau, die daarvoor gedefinieerd kunnen zijn. Op bijvoorbeeld het veld titel kunt u dus niet zoeken
met generic maar op trefwoord (Bibliotheek), objectnaam (Museum), onderwerpen (Archief), of term
(Thesaurus) dus wel, bijvoorbeeld:

objectnaam generic doos

vindt alle records die hiërarchisch aan de term ‘doos’ zijn gerelateerd, bijvoorbeeld:

BREDERE TERM (ZOEK)TERM NAUWERE TERMEN
Container
Doos
lintendoos
messendoos
hoedendoos
verfdoos
schoenendoos

In dit voorbeeld worden alle records gevonden waarin een of meerdere van de bovenstaande
objectnamen voorkomen (breder én nauwer).
Related
De vergelijking related gebruikt u in de selectietaal in een validatiebestand, of in een catalogus die is
gekoppeld aan een validatiebestand via het veld waarop u zoekt. Het gaat dan om
dit zal vooral op de thesaurus slaan. Als u in een bestand zoekt met related, dan zoekt u op de term
zelf en alle daarvoor in het vak Related Term gespecificeerde gerelateerde termen op hetzelfde
niveau. Op bijvoorbeeld het veld titel kunt u dus niet zoeken met Related maar op trefwoord
(Bibliotheek), objectnaam (Museum), onderwerpen (Archief), of term (Thesaurus) dus wel,
bijvoorbeeld:

objectnaam related sinaasappelsap

vindt alle records die hiërarchisch aan de term ‘sinaasappelsap’ zijn gerelateerd, bijvoorbeeld:
appelsap of ananassap.
Topterm
De vergelijking topterm gebruikt u in een validatiebestand, of in een catalogus die is gekoppeld aan
een validatiebestand via het veld waarop u zoekt. Het gaat dan om validatiebestanden waarin
termen hiërarchisch gedefinieerd (kunnen) zijn via gerelateerde termen; dit zal vooral op de
thesaurus slaan. Als u in een bestand zoekt met topterm, dan zoekt u op de breedste term(en) van
alle bredere termen van de opgegeven term, die voor die opgegeven term gedefinieerd kunnen zijn,
of de term zelf als bredere termen ontbreken. U zoekt dus niet op de term die u opgeeft maar op

9

diens breedste term(en), de zogenaamde toptermen; alleen als de opgegeven term geen bredere
termen heeft, dan wordt de opgegeven term de zoekterm. Op bijvoorbeeld het veld titel kunt u dus
niet zoeken met topterm maar op trefwoord (Bibliotheek), objectnaam (Museum), onderwerpen
(Archief), of term (Thesaurus) dus wel. Met bijvoorbeeld:

objectnaam topterm hoedendoos

vindt u in het onderstaande voorbeeld alle records met ‘Container’. Als ‘Container’ een equivalente
term zou hebben, dan zou ook daarop worden gezocht. Er wordt dus niet gezocht op de zoekterm
zelf als deze een of meer bredere termen heeft. (Duplicaten worden automatisch uit het
zoekresultaat verwijderd.)

breedste term “middel” term nauwere termen
Container
Doos
lintendoos
messendoos
hoedendoos
verfdoos
schoenendoos

Parents
De vergelijking parents gebruikt u in een validatiebestand, of in een catalogus die is gekoppeld aan
een validatiebestand via het veld waarop u zoekt. Het gaat dan om validatiebestanden waarin
termen hiërarchisch gedefinieerd (kunnen) zijn via gerelateerde termen; dit zal vooral op de
thesaurus slaan. Als u in een bestand zoekt met parents, dan zoekt u op alle bredere termen van de
zoekterm (inclusief de zoekterm) die daarvoor gedefinieerd kunnen zijn. Op bijvoorbeeld het veld
titel kunt u dus niet zoeken met parents maar op trefwoord (Bibliotheek), objectnaam (Museum),
onderwerpen (Archief), of term (Thesaurus) dus wel, bijvoorbeeld:

objectnaam parents hoedendoos

vindt in het onderstaande voorbeeld alle records met ‘Container’, ‘Doos’, of ‘hoedendoos’. Als
‘Container’ en/of ‘Doos’ een equivalente term zouden hebben, dan zou ook daarop worden gezocht.
(Duplicaten worden automatisch uit het zoekresultaat verwijderd.)

10

breedste term “middel” term nauwere termen
Container
Doos
lintendoos
messendoos
hoedendoos
verfdoos
schoenendoos

Tags
In plaats van hele veldnamen uit de Veldenlijst te kiezen of zelf in te voeren in het vak Zoekzin, kunt u
ook Adlib-tags gebruiken, zodat u uw zoekzinnen wat korter maakt. Elk veld dat in Adlib gebruikt
wordt, heeft een tag, een tweeletterige code. Als u van een bepaald veld de tag niet weet, kunt u
deze opvragen als u een nieuw record aan het invoeren bent, een bestaand record wijzigt, of
wanneer u in de selectietaal zit. Plaats de cursor in het betreffende veld (of selecteer in de
selectietaal in de lijst Velden een veld), open via rechtsklikken het snelmenu en kies de optie
Eigenschappen. Het venster Field properties opent met daarin allerlei gegevens over het actieve veld.
Zo is bijvoorbeeld de tag van het Boekendatabase-veld auteur: au, van het Fondsbestand-veld
beschrijving.referentie: GC, en van de objectcatalogus het veld objectnaam: OB. Tags zijn
hoofdlettergevoelig; schrijf ze in zoekvragen precies zoals ze in de database gedefinieerd zijn.
Opmerking: op het tabblad Link info in het venster Field properties lijken lange systeempaden niet
geheel afgebeeld, want ze worden aan de rechterkant afgekapt. Maar als u de muiswijzer boven een
gedeeltelijk weergegeven pad plaatst, verschijnt een tooltip met daarin het hele pad. Ook kunt u op
het pad klikken en dan met de cursor naar het begin of einde van het pad schuiven met de
pijltjestoetsen. U kunt hier niet invoeren.

Woord- en termindexen of het hele record
Als u de inhoud van een veld ergens mee wilt vergelijken is het van belang welk soort index voor dit
veld gedefinieerd is. Bij een termindex moet u in principe als zoeksleutel de volledige indexterm
opgeven omdat die ook als een geheel is opgeslagen. Bij een auteursveld betekent dat dus
bijvoorbeeld Wolkers, J.. Als er in de zoeksleutel spaties voorkomen, moet u bovendien het
hele begrip tussen dubbele aanhalingstekens plaatsen. Dat is allemaal bewerkelijk, terwijl het heel
waarschijnlijk is dat u met alleen de beginletters ook al zou kunnen vinden wat u zoekt. Daarom biedt
Adlib ook voor op termen geïndexeerde velden de mogelijkheid de zoeksleutel te trunceren,
bijvoorbeeld: auteur = wolk*
Ook bij woordindexen kunt u trunceren. Adlib zal zoeken op alle woorden in het veld, ook korte
woordjes zoals lidwoorden.
Adlib kan in (op woord of term) geïndexeerde velden bijzonder snel zoeken. Het zoeken op niet-
geïndexeerde velden gebeurt veel langzamer. U kunt dit vergelijken met het zoeken van informatie in
een boek waarin geen index of inhoudsopgave voorkomt. Bij het ontbreken van een index moet Adlib
alle records in de database lezen en controleren of aan de voorwaarde is voldaan. Ook de vergelijking
contains kost veel meer tijd dan het zoeken met de andere genoemde vergelijkingen. U kunt een
zoekactie overigens altijd onderbreken door op een willekeurige toets te drukken.
Naast de veldnamen in uw database kunt u ook nog een bijzondere “veldnaam” gebruiken: record.
Dit veld komt niet expliciet in uw bestand voor. Het is een samenbundeling van alle velden in een
record. Daarmee kunt u controleren of een bepaalde reeks tekens ergens in de velden van het record
voorkomt, bijvoorbeeld:
record contains feest.
Dit is de meest uitgebreide, maar ook de meest langzame manier van zoeken.

11

Er bestaat ook een zoekzin om alle records in het bestand op te nemen in een set: ALL . Dit is een
handige en snelle methode om erachter te komen hoeveel records er daadwerkelijk in een bestand
zitten.
Domeinen
In sommige validatiebestanden zoals de Thesaurus en Personen en instellingen zijn de gegevens nader
gespecificeerd middels het gebruik van domeinen. Zo kan een persoon in Personen en instellingen in
principe bijvoorbeeld zowel auteur zijn als vertaler, en auteur en vertaler kunnen dan als domeinen
gedefinieerd zijn in de database. Of een persoon is uitgever, en dat is dan ook een apart domein. In
elk term- of naamrecord kunnen één of meer domeinen aan die term of naam gekoppeld worden.
Als u binnen een domein in de huidige database wilt zoeken, dan ziet de zoekzin er als volgt uit:
veldnaam vergelijkingsteken domeinValue::zoekwaarde
Het is wel nodig dat het veld waarop u hier zoekt geïndexeerd is (met inbegrip van de domeinen).
Merk ook op dat niet alle velden waarop u kunt zoeken via de selectietaal, geïndexeerd zijn, maar de
velden met domeinen zijn dat meestal wel.
Als u in de Thesaurus bijvoorbeeld wilt zoeken naar alle records waarvan de term met een “u” begint
en een plaats is, dan wilt u alleen in het domein place (plaats) zoeken. Zo vindt u dan in principe
geen namen van provincies of landen, of heel andere termen:
term = place::u*
Merk op dat omdat een term aan meerdere domeinen gekoppeld kan zijn, de bovenstaande
zoekvraag bijvoorbeeld ook de term Utrecht kan vinden die zowel geïndexeerd is met het domein
place, als met het domein provence.

De domeinnamen die u kunt gebruiken vindt u in de database setup in Designer, op het
eigenschappentabblad Enumeration values van het domeinveld, in de kolom Value van de statische
enumeratieve lijst. U kunt dus niet (!) gebruik maken van de vertaalde domeinnamen zoals u die ook
tegenkomt in de keuzelijst Soort term van een termrecord of Soort naam van een naamrecord, in
bewerkingsmodus.
Sets en pointerfiles
In een set zitten de gevonden records (of eigenlijk de verwijzingen daarnaar) na het uitvoeren van
een zoekzin. In een zogenaamde pointerfile wordt de zoekzin bewaard met eventueel de
recordnummers die voldoen aan die zoekzin.
Naarmate u meer zoekopdrachten hebt gegeven, zal het vak Set(s) in Selectietaal gevuld raken met
meer sets. Onder normale omstandigheden zal Adlib deze sets bewaren tot u het programma
beëindigt of een andere dataset opent. U kunt dus ook nog gebruik maken van de andere
zoekmethoden zonder dat u de sets verliest. U kunt de afzonderlijke sets wissen door de betreffende
set te selecteren en op Delete te drukken.
Om Adlib opdracht te geven opnieuw te zoeken naar een set in de lijst kunt u de betreffende set
selecteren en vervolgens op Kopieer klikken om de zoekzin weer in het gelijknamige vak te plaatsen.
Om bij het combineren van zoekzinnen de samengestelde zoekopdracht niet te lang te maken kunt u
ook naar reeds aanwezige sets verwijzen via:
set nummer
U vervangt nummer daarbij door het nummer dat voor de gewenste set staat. Deze verwijzingen kunt
u dus opnemen in zoekzinnen, bijvoorbeeld:
(set 1 AND set 2) AND NOT objectnaam = auto*
Set 1 en 2 moeten dus al bestaan in het vak Set(s). Voer de samengestelde zoekzin uit en de nieuwe

12

set wordt toegevoegd aan de lijst.
U kunt sets ook bewaren voor een volgende sessie. Selecteer de gewenste set en klik op Schrijf set.
Adlib zal de set dan in een pointerfilebewaren. Het venster Schrijf set opent, waarin u het nummer
van de te maken pointerfile en een titel kunt opgeven. Het nummer moet uniek zijn, en het is
verstandig om de titel zo te formuleren dat de zoekzin makkelijk herkenbaar is. Als u een reeds
bestaand nummer opgeeft, vraagt Adlib of de oude pointerfile moet worden overschreven. U kunt
deze dan overschrijven met de nieuwe gegevens (de oude gaan verloren), of een nieuw nummer
toekennen. Als u geen nummer invult, kent Adlib automatisch een nummer toe.
Klik in de Selectietaal op Pointerfiles om de opgeslagen set weer op te vragen. Het venster Pointerfiles
opent met een lijst van alle beschikbare bestanden. Als u niet meer weet welk bestand uw zoekvraag
bevat, selecteer dan een pointerfile en klik op Eigenschappen. In het venster Pointerfile-
eigenschappen dat dan opent, vindt u op het tabblad Algemeen onder andere de zoekvraag voor die
pointerfile.
Dubbelklik in het venster Pointerfiles op de gewenste pointerfile om de set naar Set(s) in Selectietaal
te kopiëren. Op dat moment wordt de zoekvraag die voor het opslaan van de pointerfile resulteerde
in die set niet opnieuw uitgevoerd! Als u dubbelklikt op de set in het vak Set(s) toont Adlib de records
die werden gevonden op het moment dat u de oorspronkelijke zoekzin had opgegeven. Dit is een
goede methode om tijdrovende zoekvragen snel opnieuw op het scherm te krijgen zonder dat de
zoekzin opnieuw wordt uitgevoerd.
U kunt pointerfiles ook opvragen via de knop Pointerfiles, als het zoekingangenmenu in de
Zoekassistent actief is:

Als u dan de gewenste pointerfile selecteert en op Selecteer klikt of op Enter drukt, dan toont
Adlib direct de records die horen bij de geselecteerde pointerfile. De Selectietaal krijgt u zo dus niet
te zien.
Klik in het venster Pointerfiles op de knop Profile om de zoekzin uit een geselecteerde pointerfile
opnieuw uit te voeren. Zo actualiseert u de zoekresultaten in vroeger opgeslagen sets. U wordt direct
gevraagd onder welke naam de geactualiseerde set moet worden opgeslagen.
Als u het in een pointerfile opgeslagen zoekresultaat wilt opnemen in een nieuwe zoekvraag, kunt u
in het invoervak Zoekzin direct naar de pointerfile verwijzen via:
pointernummer
(Vul voor nummer het gewenste poinerfilenummer in.)
Om een pointerfile te verversen kan in de selectietaal de volgende zoekzin worden ingevoerd:

profilenummer

De zoekzin wordt in het vak Set(s) getoond, maar wordt ook opnieuw op de database uitgevoerd.
U kunt records bewaren door in de selectietaal op de knop Schrijf set te klikken, maar u kunt records
ook vanuit het lijstscherm bewaren via:

Deze knop is beschikbaar wanneer u records gemarkeerd hebt; u bewaart in de set dan ook alleen de
gemarkeerde records. De opdracht Profile kunt u voor deze pointerfiles echter niet gebruiken, omdat
Adlib geen zoekzin kan bewaren als u enkele records uit een lijst hebt gemarkeerd. Het verschil tussen
deze twee methoden van bewaren, is te zien in het venster Pointerfiles. Selecteer een pointerfile en
klik op Eigenschappen. De “zoekzin” van pointerfiles die bestaan uit een met de hand gemaakte

13

selectie (door markeren van records) begint met /*.
Lege pointerfiles kunt u in twee gevallen bewaren:
Wanneer u in de selectietaal een zoekopdracht opgeeft en uitvoert, en er worden geen
records gevonden, dan kunt u de resulterende set toch als pointerfile opslaan.
Wanneer een Profile van een reeds eerder opgeslagen pointerfile (dit keer) geen records
oplevert, dan kunt u het nieuwe resultaat evengoed in de pointerfile bewaren.

14

In beide gevallen zal de pointerfile na opslaan dus alleen nog de zoekopdracht bevatten, en geen
verwijzingen naar records. Zo kunt u uw pointerfiles bijwerken en opnieuw opslaan wanneer ú dat
wilt, zelfs bij een leeg zoekresultaat. En de zoekopdracht blijft behouden.
Uitgebreide selecties
Het is niet ondenkbaar dat u voorwaarden wilt combineren. Bijvoorbeeld om te zoeken naar alle
boeken met het woord hond in de titel die geschreven zijn door Jan Wolkers. Daartoe kunt u
twee of meer voorwaarden combineren door beide voorwaarden in te voeren met daartussen een
opdracht die aangeeft hoe u de voorwaarden wilt combineren (met Booleaanse operatoren, zie
hoofdstuk Error! Reference source not found.Error! Reference source not found.). Wilt u dat aan
beide voorwaarden wordt voldaan, zet dan de opdracht AND tussen de voorwaarden. Is het
voldoende dat aan één van de voorwaarden wordt voldaan, maar mogen ze ook beide waar zijn, dan
verbindt u de voorwaarden met de opdracht OR.
Sets
Om voorwaarden te combineren kunt u eerst de beide voorwaarden afzonderlijk invoeren. In
Bibliotheek bijvoorbeeld:
titel = hond
auteur = wolkers*
Dit resulteert in twee sets. Wanneer u sets combineert, wordt in feite een nieuwe zoekzin
opgebouwd, waarna deze kan worden uitgevoerd. Het resultaat komt terecht in een nieuwe set.
U kunt deze twee sets nu combineren via:
set 1 or set 2
(U kunt de Booleaanse operator kiezen uit de lijst Booleaanse vergelijking, maar u kunt or
ook zelf invoeren. Het maakt niet uit of u Booleaanse operatoren in kleine letters of in
hoofdletters gebruikt.)
U krijgt dan een lijst van alle boeken die geschreven zijn door Wolkers en/of waarvan in de titel het
woord hond voorkomt. Om alleen de boeken te vinden die door Wolkers zijn geschreven en die
bovendien het woord “hond” in de titel hebben, geeft u als zoekopdracht:
set 1 and set 2
In de lijst met sets ziet u dat de zoekzinnen met 'set' automatisch vertaald worden naar zoekzinnen
met de uitgewerkte voorwaarden. Uiteraard kunt u bij het invoeren van voorwaarden ook deze
schrijfwijze gebruiken. Het combineren van sets gaat echter vlugger dan met uitgeschreven
voorwaarden.
+-,
In plaats van de woorden AND en OR kunt u een +-teken, respectievelijk een komma gebruiken. Een -
teken (met spaties aan beide zijden) kunt u in plaats van AND NOT gebruiken. Dit is echter alleen
mogelijk als u meerdere waarden in één veld wilt opzoeken, bijvoorbeeld:
auteur = bak* + be* is hetzelfde als:
auteur = bak* AND auteur = be*
en
auteur = bak* , be* is hetzelfde als:
auteur = bak* OR auteur = be*
AND NOT (NAND)
Naast AND en OR kunt u sets combineren met AND NOT. Deze zogenaamde negatieve selecties

15

kunnen niet in enkelvoudige zoekzinnen gebruikt worden, zoals:
NOT auteur fout: Adlib leest NOT nu als veldnaam
auteur = NOT bak* fout: Adlib leest NOT nu als auteurs-
achternaam, dus als veldwaarde
In negatieve selecties maakt u dus gebruik van and not of nand. Daarmee geeft u aan dat de
eerste voorwaarde waar moet zijn en tegelijkertijd de tweede voorwaarde onwaar. Bijvoorbeeld:
auteur = wolkers* nand titel = hond
Hiermee vindt u alle boeken van Wolkers waar in de titel niet het woord “hond” voorkomt.
all NAND auteur = “”
Adlib zoekt naar alle records waarin het auteursveld gevuld is.
Zoekzinnen nesten
Als u gebruik maakt van meerdere Booleaanse operatoren binnen één zoekopdracht, moet u haakjes
gebruiken om de volgorde aan te geven waarmee de samengestelde zoekzin moet worden
uitgevoerd. De deelzoekzinnen tussen de binnenste haakjes worden eerst uitgevoerd, waarna de
uitvoering stapsgewijs naar buiten gaat, bijvoorbeeld:
auteur=wolkers* AND (titel=hond* OR titel=kort*)
Adlib voert eerst het gedeelte tussen haakjes uit, de OR-combinatie; het resultaat daarvan wordt dan
gecombineerd met het gedeelte vóór AND.
Het volgende voorbeeld wordt gewoon van links naar rechts uitgevoerd. Bedenk dat de volgorde
belangrijk is omdat verschillende volgordes verschillende resultaten tot gevolg kunnen hebben.
titel=hond* OR titel=kort* AND auteur=wolkers*
Speciale syntaxis
Today
Today vertegenwoordigt de datum van vandaag, en kan gebruikt worden om snel aan te geven dat u
bijvoorbeeld alle records wilt zien die vandaag zijn aangemaakt. Dit is vooral nuttig bij gebruik in
pointerfiles die regelmatig moeten worden bijgewerkt, om de datum van vandaag te gebruiken in
plaats van de originele datum van de zoekopdracht, bijvoorbeeld:
invoer.datum = today
Het is ook mogelijk om met today records te vinden van een andere datum dan die van vandaag, door
er een getal voor het aantal dagen van af te trekken of erbij op te tellen, bijvoorbeeld:
invoer.datum = “today-30”
Hiermee worden alle records gevonden die 30 dagen geleden zijn ingevoerd.
Om alleen de records te vinden die in de afgelopen maand zijn aangemaakt, geeft u de volgende
zoekzin op:
invoer.datum from “today-30” and invoer.datum to today

Merk op dat alhoewel het verleidelijk kan zijn de bovenstaande zoekzin af te korten tot
invoer.datum from “today-30” (wat door Adlib wordt vertaald in invoer.datum >=
“today-30”), deze verkorte zoekzin alleen hetzelfde resultaat heeft als dit veld geen toekomstige
datums kan bevatten. In dit voorbeeld is dat waarschijnlijk zo, maar voor leverdatums bijvoorbeeld
niet. Gebruik daarom liever altijd de uitgebreide zoekzin, om zorgvuldigheid en eenduidigheid te
garanderen. Ook kunt u dan gemakkelijker alternatieve zoekzinnen construeren, zoals:
locatie.datum.begin from “today-15” and locatie.datum.begin to “today+21”

16

All
All toont alle records. Het is ook de enige uitzondering op de regel dat zoekzinnen moeten worden
opgebouwd uit veld vergelijking waarde.
Record
Record is een bijzondere veldnaam, die meestal gebruikt wordt in combinatie met de vergelijking
contains. Bijvoorbeeld:
record contains aard
Adlib doorzoekt alle velden van elke record om records te vinden waarin in een willekeurig veld de
tekst aard voorkomt.
%0
Dit is de tag voor het primaire referentienummer van een record; u kunt ook priref gebruiken.

Zoeken in herhaalde en gegroepeerde velden
De operatorenWHEN en WHEN NOT kunt u bij gegroepeerde en herhaalde velden gebruiken. WHEN is
een AND-operator waarbij de twee opgegeven waarden in dezelfde occurrence gevonden moeten
worden.
Gecombineerd zoeken in herhaalde velden
Exemplaarnummer in Bibliotheek is een herhaald veld. Bij het zoeken in herhaalde velden, levert een
vergelijking als
exemplaarnummer > x AND exemplaarnummer < y
andere resultaten op dan u misschien zou verwachten: alle records met ten minste één
exemplaarnummer groter dan x en één exemplaarnummer kleiner dan y zullen gevonden worden.
Wanneer u wilt dat alleen records gevonden worden waarbij één exemplaarnummer zowel groter is
dan x als kleiner dan y, dan moet u de WHEN-operator gebruiken:
exemplaarnummer > x WHEN exemplaarnummer < y
Dit zal alle records opleveren met ten minste één exemplaarnummer dat ligt tussen x en y.
Gecombineerd zoeken in gegroepeerde velden
Het veld vervaardiger zit in Museum samen met het veld rol in een groep. M.C. Escher is van enkele
gravures de graveur en van enkele andere gravures ook de drukker. Als u nu alleen die gravures wilt
hebben waarbij Escher (alleen maar of ook) optrad als drukker, dan gebruikt u de volgende zoekzin:
vervaardiger = escher* WHEN vervaardiger.rol = drukker
WHEN hoeft dus niet per se in een vergelijking met maar één veld te worden gebruikt. U kunt ook
waarden in verschillende velden vergelijken en combineren zolang die velden maar gegroepeerd zijn,
en dat gebeurt occurrence-gewijs: in een WHEN-combinatie worden twee vergelijkingen steeds
gecombineerd voor de n-de occurrence van beide velden in die vergelijkingen.
Als het aantal waarden aan weerszijden van de WHEN ongelijk is, zal de laatste waarde uit de kortste
lijst opnieuw gebruikt worden:
vervaardiger=escher*,anthonisz* WHEN
vervaardiger.rol=drukker,graveur,tekenaar
is hetzelfde als:
(vervaardiger = escher* WHEN vervaardiger.rol = drukker) OR
(vervaardiger = anthonisz* WHEN vervaardiger.rol = graveur) OR

17

(vervaardiger = anthonisz* WHEN vervaardiger.rol = tekenaar)
WHEN NOT
WHEN NOT werkt hetzelfde als WHEN, zij het dat hierbij de eerste waarde wel en de tweede waarde
niet mag voorkomen in dezelfde (groeps)occurrence, bijvoorbeeld:
vervaardiger = escher* WHEN NOT vervaardiger.rol = drukker
De zoekzin levert alle objecten op waaraan Escher niet alleen maar of helemaal niet als drukker heeft
meegewerkt.
Sorteren in de zoekzin
U kunt zoekresultaten (ook pointerfiles en sets) in principe achteraf sorteren: bij het opstellen van
een zoekzin hoeft u er geen rekening mee te houden. Hoe dat achteraf sorteren werkt, wordt
besproken in hoofdstuk Error! Reference source not found..
U kunt aan een zoekzin echter ook direct een sorteeropdracht toevoegen aan het einde van die zin,
zodat de pointerfile die u ervan maakt meteen al goed gesorteerd is, in Bibliotheek bijvoorbeeld:

titel = aar* sort auteur

De gevonden records worden in de resulterende set alfabetisch gesorteerd op auteur.
U kunt ook op meerdere velden sorteren, door de sorteervelden (in de gewenste volgorde van
sorteren) gescheiden door komma’s achter sort op te sommen. Bijvoorbeeld:
titel = aar* sort auteur, titel
Oplopend of aflopend
Sorteren via de bovengenoemde methode wordt automatisch in oplopende volgorde gedaan
(alfabetisch dus van a t/m z). Als het nodig is dat dit andersom gebeurt, sorteert u via descending
(aflopend), bijvoorbeeld:

titel = aar* sort auteur descending

Bij het oplopend sorteren op records worden records waarin het te sorteren veld leeg is vooraan
geplaatst.
Sorteertype
Aangezien er verschillende soorten velden zijn, zijn er verschillende sorteermethoden. De standaard
sorteermethode is sortering op de gezochte term. Indien niet anders aangegeven worden alle
sorteringen alfabetisch (text) op de hele term uitgevoerd. Als u op velden wilt sorteren die datums of
getallen bevatten, dan moet u voor sorteren op datum de parameter date gebruiken en voor
sorteren op getal numeric, bijvoorbeeld:

aanschafdatum >= 2001-01-01 sort aanschafdatum date
of
aantal > 1 sort aantal numeric

Als u datum- of numerieke velden toch alfabetisch sorteert, staat 111 vóór 2, en 01/06/2001 vóór
02/01/1970, hetgeen waarschijnlijk ongewenst is.
Een adapl gebruiken
Voor het verder beperken van een zoekresultaat en/of het bewerken van velden voordat het
zoekresultaat (eventueel gesorteerd) wordt opgeleverd, kunt u adapls gebruiken in de zoekzin.

18

Steekproeven Als Tool Voor Collectiemanagement

Steekproeven Als Tool Voor Collectiemanagement

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Ähnlich wie Steekproeven Als Tool Voor Collectiemanagement

Ähnlich wie Steekproeven Als Tool Voor Collectiemanagement (17)

Steekproeven Als Tool Voor Collectiemanagement