Kommunikationskonzept: Präsentation

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Warum ist die Präsentation entscheidend? Welche Faktoren sind in der Vorbereitung zu beachten? Wie gestalte ich die Inhalte? Was ist die richtige Form?

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Kommunikationskonzept: Präsentation

  1. 1. klaus@schmidbauer-berlin.de Das Kommunikationskonzept Stunde der Wahrheit Die Präsentation des Konzepts
  2. 2. Präsentation: Stunde der Wahrheit 3. 1. Grund-lagen 2. Vorbe-reitung 4. Tech-nische Hilfs-mittel Chart-gestal-tung 5. Aufbau & Inhalt 6. Präsen-tation in Aktion 2
  3. 3. Bedeutung der Konzeptpräsentation 1.DIE GRUNDLAGEN 3
  4. 4. 1. Grundlagen: Bedeutung Präsentation ➔ Papier ist geduldig. Darum begnügen Sie sich nicht mit einem schriftlichen Konzept. Bestehen Sie darauf, Ihr Konzept zu präsentieren. ➔ Präsentation ist entscheidend. Das Votum für Ihr Konzept fällt zu 80% über eine gute Präsentation und nur zu 20% über das schriftliche Booklet. 4
  5. 5. 1. Grundlagen: Rolle des Präsentators ➔ Ein guter Präsentator muss zugleich vier Rollen gerecht werden. Je nach Thema und Zuhörer variieren die Gewichtungen: 5
  6. 6. 1. Grundlagen: Ebenen der Präsentation ➔ Denken Sie immer daran, nicht allein die Sachinhalte zählen. Jede Präsentation muss zugleich rational überzeugen und emotional gefallen: 6
  7. 7. Frühzeitig an alles denken 2.DIE VORBEREITUNG 7
  8. 8. 2. Vorbereitung: Faktor Zuhörer ➔ Ihre Präsentationsvorbereitung beginnt schon beim Briefinggespräch mit dem Auftraggeber. Sie klären frühzeitig: • Wie viele Leute nehmen an der Präsentation teil – 3, 30 oder 300? • Wie ist die Zusammensetzung des Zuhörerkreises? • Wer sind die Entscheider, die das Konzept begrüßen oder stoppen? • Wie viel Ahnung haben die Zuhörer über das Konzeptionsthema? • Welche Einstellung haben sie zum Thema? 8
  9. 9. 2. Vorbereitung: Faktor Raum ➔ Achten Sie auf den Raum und nehmen Sie Einfluss. Bei Präsentationen hat man immer wieder mit räumlichen Handicaps zu kämpfen: • Falsche Raumgröße - z. B. zu großer Raum, Zuhörer auf Abstand. • Ungünstige Raumkonstellation - z. B. kein Bewegungsraum für den Präsentator. • Keine geeignete Projektionsfläche – z. B. alle Wände braun vertäfelt. • Mangelhafte Technik & Ausstattung – z. B. schlechte Bildqualität des Beamers. 9
  10. 10. 2. Vorbereitung: Faktor Zeit ➔ Gute Präsentationen fassen sich kurz. Ein gutes Zeitmaß für Konzept-präsentationen liegt zwischen 10 Minuten und maximal 1 Stunde: • 10 min – Minimum • 20 min – Oft ausreichend • 30 min – Idealmaß • 45 min – Maximum • 1 Std. – Nur im Ausnahmefall 10
  11. 11. 2. Vorbereitung: Faktor Zeit ➔ Denken Sie daran! Von einer Stunde als zur Verfügung stehender Brutto- Zeit fällt nur ein Teil auf den eigentlichen Präsentationvortrag: • Aufbauzeit: ca. 5 Minuten • Begrüßung/Vorstellung: ca. 5 Minuten • Eigentlicher Präsentationsvortrag: ca. 30 Minuten • Anschließende Diskussion und Fragen: ca. 20 Minuten 11
  12. 12. Es muss nicht immer Beamer sein 3.DIE HILFSMITTEL 12
  13. 13. 3. Hilfsmittel: Technik zur Visualisierung ➔ 70% des Erkennens und Lernens geht über das Auge. Deshalb lohnt es sich, visuelle Hilfsmittel als Vortragsunterstützung zu nutzen: • Kleine Klappmappe – Kompakt und praktisch. • Große Flipchart – Fast überall vorhanden. • Pinnwand – Mit vorbereiteten Karten. • Pappenschlacht – Klassiker in der Werbebranche. • Overheadprojektor – Antiquiert, nicht mehr üblich. • Notebook/Beamer – Heutzutage das Standardinstrument. 13
  14. 14. 3. Hilfsmittel: Notebook/Beamer ➔ Die gängige Präsentationsform mit Notebook und Beamer hat ihre Tücken, die Sie kennen und einkalkulieren sollten: • Software im Griff – Powerpoint, Prezi & Co kennen und sicher einsetzen. • Ersatzmedium dabei haben – Zweite Präsentationsdatei auf USB-Stick. • Technik überprüfen – z. B. lichtschwacher Beamer lässt Farben verblassen. • An alle Kabel denken – z. B. kein VGA-Anschluss am MacBook. • Mit Kontaktproblemen rechnen – Beamer und Notebook mögen sich nicht. • Präsentation unbedingt Probelaufen lassen - und sehen, was schief läuft. • Aufbauzeit mit Sicherheitspolster planen – um im Ernstfall reagieren zu können. • Und wenn doch etwas schief geht: Nerven behalten!!!!!! 14
  15. 15. 3. Hilfsmittel: Was sonst dazugehört? ➔ Es gibt viele kleine Helfer für die Präsentation. Welche Ihnen nützen, müssen Sie für sich selbst entscheiden: • Referentenmodus der Präsentationssoftware (z. B. bei Powerpoint, Keynote) • Stichwortkarten mit Stichwortnotizen • Presenter-Stick zum Steuern der Präsentation • Laserpointer zum Zeigen von Einzelheiten auf den Charts • Musterwerbemittel („Dummies“) • Mikrophon und Lautsprecher • Referentenuhr für das richtige Timing • Ausgedrucktes „Handout“ der Präsentation 15
  16. 16. Von Horrorshows und Textwüsten 4.CHARTGESTALTUNG 16
  17. 17. 4. Chartgestaltung: Anzahl Charts ➔ Wie viele Charts? Feste Regeln gibt es nicht. Aber es gilt die Regel, dass Sie mit weniger Charts oft mehr bewirken: 17
  18. 18. 4. Chartgestaltung: Vorsicht Textwüste! 18
  19. 19. 4. Chartgestaltung: Regeln für gute Charts ➔ Auf guten Charts steht wenig drauf. ➔ In Form und Inhalt zielgruppengerecht aufbereiten. ➔ Animierende und pointierende Charts gestalten. ➔ Text nur stichwortartig widergeben. ➔ Große, lesbare Typographie wählen. ➔ Charts transportieren Inhalte, geben aber nicht 1:1 den Vortrag wieder. ➔ Aussagen mit Fotos, Infografiken visualisieren. ➔ Jedoch keine Spielereien und unnötige Schnörkel. ➔ Auf durchgehendes Design achten, alles wirkt aus einem Guss. 19
  20. 20. Keep it Simple! 5.AUFBAU & INHALT 20
  21. 21. 5. Aufbau & Inhalt: Keep it Simple! ➔ Jede Präsentation ist auf ein Ziel gerichtet. Alle Passagen des Vortrags marschieren entschlossen auf das Ziel zu. ➔ Der Weg zum Ziel muss Schritt für Schritt aufgebaut und logisch sofort nachvollziehbar sein. ➔ Kein Zickzack und keine verschlungenen Umwege. Keine allzu großen Wegpausen. Nur wenn ein völlig Unbeteiligter dem Präsentationsweg problemlos folgen kann, stimmt die Richtung! 21
  22. 22. 5. Aufbau & Inhalt: Wichtige Mengenlehre ➔ Das Geheimnis der Präsentationserfolgs liegt in der Reduktion auf das Wesentliche und auf der Kunst des Weglassens: 22
  23. 23. 5. Aufbau & Inhalt: Schriftliches Konzept ➔ Analytischer Teil • Aufgabe (Briefing) • Marktsituation (Recherche) • Analyse (SWOT & Fazit) ➔ Strategischer Teil • Zielgruppe • Zielsetzung • Positionierung • Botschaften und kreative Leitidee • Strategischer Weg ➔ Operativer Teil • Maßnahmensystem • Kosten- und Zeitplan • Erfolgskontrolle Vorsicht Informationsflut! 23
  24. 24. 5. Aufbau & Inhalt: Mündliche Präsentation ➔ Auf die Gewichtung kommt es an. Ausgehend von einer kurzen Analyse werden strategische Meilensteine gesetzt und alle Maßnahmen daran ausgerichtet: 24
  25. 25. 5. Aufbau & Inhalt: Akzente setzen ➔ Reduzieren Sie die detaillierten Erkenntnisse von Analyse, Strategie und Operation. Konzentrieren Sie die Präsentation auf markante Akzente: 25
  26. 26. 5. Aufbau & Inhalt: Präsentation entwickeln ➔ Wenn Sie Ihr Konzept ausarbeiten, dann machen Sie sich zuerst an die Präsentation und dann erst an das Booklet: • Das Konzept für die Präsentation wie ein Drehbuch aufbauen. • Mit durchgehender Handlung, Wende- und Höhepunkten. • Die Charts als Kulisse der Handlung, den Vortragenden als Hauptdarsteller sehen. • Die Rohversion der Präsentation solo üben. • Daraufhin die Präsentation weiter optimieren und ausfeilen. • Dann eine Probepräsentation als Generalprobe vor Publikum ansetzen. • Letzte Verbesserungen vornehmen, aber keine großen Änderungen mehr. • Präsentation im Endspurt noch 2 – 3 Mal im Kopf ablaufen lassen. • Los geht´s! 26
  27. 27. Los geht´s! 6.DIE PRÄSENTATION 27
  28. 28. 6. Die Präsentation: Grundsatz ➔ Authentizität ist entscheidend! Kommen Sie echt rüber. Bleiben Sie sich selber treu: • Kein großes Theater! • Keine Rhetorik-Verführung! • Keine aalglatte Verkaufe! • Nur an echten Handicaps sollten Sie arbeiten. 28
  29. 29. 6. Die Präsentation: Vortragstechnik 1 ➔ Am Start. Sie stehen im Raum, die Technik ist aufgebaut, die Zuhörer haben Platz genommen. Jetzt kann es losgehen: • Warten Sie, bis Ruhe eingekehrt ist. • Präsentieren Sie (in der Regel) im Stehen. • Verteilen Sie keine Booklets und Handouts vor Ihrem Vortrag. • Falls Sie kein Fragen zwischendurch wollen, weisen Sie daraufhin. • Stellen Sie sich und (falls anwesend) ihr Team kurz vor. 29
  30. 30. 6. Die Präsentation: Vortragstechnik 2 ➔ Form des Vortrags – Sie müssen nur wenige grundlegende Regeln befolgen, damit die Inhalte gut rüberkommen: • Als Intro mit einem emotionalen „Warming up“ starten. • Laut sprechen, langsam sprechen und Pausen machen. • Kein Pessimismus! Mit positiver Ausstrahlung präsentieren. • Den Raum nutzen und sich bewegen. • Stets in Richtung Zuhörer mit Blickkontakt vortragen. • Wenn möglich, Ihre Gestik einsetzen. • Nicht mit dem Rücken zum Auditorium präsentieren. • Nicht im Projektionsbild des Beamers stehen. • Nervöse Unruhe vermeiden. • Bei Hängern, nie stoppen, immer weitermachen! • Mit einen Outro am Schluss den Kreis schließen. 30
  31. 31. 6. Die Präsentation: Vortragstechnik 3 ➔ Sprache des Vortrags – Tragen Sie das Konzept wie eine Story vor und ziehen Sie Ihre Zuhörer in die Geschichte: • Einem Handlungsfaden folgen. • Das Konzept mitreißend „erzählen“. • Mit Bildern und Beispielen vortragen. • Gern dürfen handelnde Personen auftauchen. • Keine Floskeln und ständigen Wiederholungen! • Keine Fremdwörterorgie! • Keine professoralen Schachtelsätze! • Kein Konjunktiv, kein Wenn und Aber! 31
  32. 32. 6. Die Präsentation: Vortragstechnik 4 ➔ Abschließende Diskussion – Achtung! Man kann eine blendende Präsentation in der anschließenden Diskussion ruinieren: • Falls Sie im Team präsentieren, sprechen Sie mit einer Stimme. • Fördern Sie den Dialog, motivieren Sie Zuhörer, Fragen zu stellen. • Unterstreichen und verstärken Sie jede Zustimmung. • Einwände ernst nehmen. Nie überheblich, aggressiv, beleidigt reagieren. • Sehen Sie Kritik als Chance, die Ideen deutlicher zu machen. • Schwachpunkte nicht übertünchen. Nicht als perfekte Alleskönner verkaufen. • Steigen Sie nicht zu früh in die leidige Kostendiskussion ein. • Gehen Sie zum Schluss auf die weitere Vorgehensweise ein. 32
  33. 33. 6. Die Präsentation: Teampräsentation ➔ Ja, man muss nicht allein, man kann auch mit mehreren präsentieren. Dabei ist zu beachten: • Anzahl der Vortragenden max. 3 Personen bei 30 Minuten Präsentation. • Vortragende entsprechend der Kenntnisse/Talente einsetzen. • Immer komplette Themenblöcke vortragen. • Keinen Statistenrollen vergeben. • Beim Kollegenvortrag nicht unaufmerksam sein. • Teamwork üben, vor an den Übergängen. • Nahtlose Übergänge, keine Zwischenvorstellungen. • Eventuell mit Moderation präsentieren. 33
  34. 34. Weitere Tipps und Skripte: Web: www.schmidbauer-berlin.de Mail: klaus@schmidbauer-berlin.de Blog: www.konzeptionerblog.de Bildrechte: Uhr: © Kreizihorse - Fotolia.com 34

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