ECM-Webinar: Alfresco als zentrale Wissensplattform

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ECM-Webinar: Alfresco als zentrale Wissensplattform

  1. 1. Alfresco als zentrale Wissensplattform Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB
  2. 2. Vorstellung / Agenda dmc digital media center GmbH Agenda  Heiko Robert  Vorstellung dmc Senior Consultant  Unternehmenshandbuch heiko.robert@dmc.de  Aufgabenstellung  Sven Walter Software Engineer  Abläufe & Zustände sven.walter@dmc.de  Fachliche Rollen  Mehrsprachigkeit  Benutzerkonzept & Usability  Live – Beispiele  Weitere Funktionalitäten & Ausblick  Zusammenfassung  Diskussion & Fragerunde Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 2
  3. 3. Besser wachsen Mit Kontinuität zum Erfolg. Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 3
  4. 4. dmc auf einen Blick Daten und Fakten Gründung dmc ist die größte inhabergeführte 1995 in Stuttgart Internetagentur Deutschlands und 500 TEUR Stammkapital realisiert in über 40 Ländern weltweit Unternehmensform erfolgreich E-Business-Projekte. Inhabergeführte GmbH Mitarbeiter 190 FTE (Ende 2008) Umsatz 2008 18,20 Mio. € Management Managing Partner: Andreas Schwend und Daniel Rebhorn Managing Director: Andreas Magg Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 4
  5. 5. Unternehmenshandbuch - UHB Teil 1: Allgemein Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 5
  6. 6. Unternehmenshandbuch  Beschreibt Prozesse, Verfahren und Regelungen eines Unternehmens  Strukturiert nach einzelnen Bereichen  Wissen ist zentralisiert verfügbar  Zugänglich für jeden Mitarbeiter  Grundlage für die Einführung eines QM-Systems nach ISO 9000  Vorteile: Qualität, Zeit- und Kostenersparnis Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 6
  7. 7. Aufgabenstellung Ausgangssituation  Umfang: ca. 10.000 Dokumente in 13 verschiedenen Sprachen  Anzahl Nutzer: ca. 3000 weltweit  Bestehende Anwendung basierend auf PHP  Geringe Nutzerakzeptanz  Nur von wenigen Experten wart- und nutzbar  Keine Nachvollziehbarkeit von Änderungen Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 7
  8. 8. Aufgabenstellung Anforderungen  Steigerung der Nutzerakzeptanz  Wissen zentralisieren  Abbildung von Freigabe- und Überarbeitungsprozessen  Nachvollziehbarkeit von Änderungen  Datenerhebung als Grundlage für statistische Auswertungen  Benachrichtigungsdienst über erfolgte Änderungen  Nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft  Einhaltung des Corporate Designs  Ablösung der bestehenden Anwendung Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 8
  9. 9. Lebenszyklus eines Dokuments im UHB Entwurf Freigabefähig Design & Entwurf Bereich Gültig Ungültig Öffentlicher Bereich Archiviert Geschützter Bereich Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 9
  10. 10. Fachliche Rollen Rollen  Manager  Editor  Benutzer Unterschiede Nicht-öffentlicher Öffentlicher Bereich Bereich  Datei und Ordner Berechtigungen  Berechtigung zur Änderung von Dokumenten  Pflege von Kategorien  Aktualisieren von Statistiken  Freigabe von Dokumenten Manager Editoren Benutzer Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 10
  11. 11. Mehrsprachigkeit Ausgangssituation  Dokumente sind in 13 Sprachen verfügbar  Wird international eingesetzt Abbildung in Alfresco  Mehrsprachige Dokumente (PIVO-Dokument & Übersetzungen)  Mehrsprachige Eigenschaften (Bereits Standard für Titel und Beschreibung)  Inhalts-Filter Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 11
  12. 12. Benutzerkonzept & Usability  Intuitive, mehrsprachige Oberfläche mit Fokus auf „Suchen und Finden“  Ausblenden der Komplexität und Funktionsvielfalt in Alfresco  Einführung von Filtern  Zugriff auf Datenbasis in Alfresco  Verlinkung zwischen UHB- und Alfresco-Oberfläche Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 12
  13. 13. Unternehmenshandbuch - UHB Teil 2: Live-Beispiele Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 13
  14. 14. Live - Beispiele UHB-Oberfläche Alfresco  Suche & Filter  Verzeichnisstruktur  Anlegen und Nutzung von Favoriten  Einstellen und Freigabe eines Dokuments  Feedback  Erweiterte Manager & Editor Funktionen Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 14
  15. 15. Weitere Funktionalitäten & Ausblick Weitere Funktionalitäten  Bereitstellung von Daten für statistische Erhebungen  Informationsdienst über Änderungen  Erweitertes Setup für den Einsatz in einem internationalen Umfeld  Initiale Datenüberführung Ausblick  Workflows  Aufnahme von weiteren Dokumentarten und spezifischen Eigenschaften  Erweiterte Aktualisierung von Dokumenten (Massen-Updates)  Personalisierte Zustellung von Änderungsinformationen  Anbindung eines Archivierungssystems … Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 15
  16. 16. Zusammenfassung  Hohe Benutzerakzeptanz  Erhöhung der Aktualität und Datenqualität  Transparenz über Datenmodell, Lebenszyklus und Datenbestand  Entlastung der Experten bei der Pflege Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 16
  17. 17. Diskussion & Fragerunde Haben Sie weitere Fragen oder offene Punkte zum vorgestellten Thema? Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 17
  18. 18. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ihr Referent  Heiko Robert Senior Consultant heiko.robert@dmc.de Kontakt  Klaus Merk Head of Unit Telefon: +49 (711) 60 17 47-357 ecm@dmc.de www.dmc.de/ecm dmc digital media center GmbH Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 18
  19. 19. www.dmc.de/ecm dmc digital media center GmbH Rommelstraße 11 70376 Stuttgart Telefon: +49 711 601747-357 Mail: ecm@dmc.de

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