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Prof. Dr. Friedrich Loock: Kein Meeting ohne Mit-Wirkende Erfolgreiche Sitzungen erfordern Bereitschaft zur Mitgestaltung und zum Perspektivwechsel

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Prof. Dr. Friedrich Loock: Kein Meeting ohne Mit-Wirkende Erfolgreiche Sitzungen erfordern Bereitschaft zur Mitgestaltung und zum Perspektivwechsel

  1. 1. I 2.3Kein Meeting ohne Mit-WirkendeErfolgreiche Sitzungen erfordern Bereitschaft zur Mitgestaltung undzum Perspektivwechsel Prof. Dr. Friedrich LoockWenn Sitzungen als wenig ergiebig und erfolgreich empfunden werden, dann liegt es keineswegsausschließlich an der Sitzungsleitung oder an einer mangelnden Vorbereitung. Nicht selten ist esauch eine geringe Bereitschaft zu einem aktiven Miteinander der Teilnehmer. Dafür gibt es sicher-lich zahllose und, je nach Perspektive, vielleicht auch gute Gründe. Und dennoch: Zum Gelingendes Informations- und Meinungsaustausches in einer Sitzung tragen ganz maßgeblich gute Mit-Wirkende bei.Gliederung Seite1. Einleitung 22. Sitzungs-Vorbereitung 23. Sitzungs-Umfeld 44. Sitzungs-Leitung 75. Sitzungs-Teilnehmer 10 1
  2. 2. I 2.3 Management spezialRhetorik und Präsentation 1. EinleitungKommunikation: Es erscheint geradezu als Gemeinplatz, dass insbesondere im Dienst-Wissen vs. Handeln leistungsbereich „Kultur“ Kommunikation unerlässlich ist. Und den- noch ist der institutionelle bzw. projektgebundene Alltag voll mit Be- legen, dass diese – allen Beteiligten eigentlich bestens bekannte – Erkenntnis keineswegs überall (erfolgreich und konsequent) umge- setzt wird. Vielleicht ist es aber auch die Sorge vor aufwändigen, kostspieligen Methoden und Maßnahmen, die von einer allzu eingehenden Kommu- nikation abschrecken. Dieser Sorge soll mit den nachfolgenden Aus- führungen über erfolgreich verlaufene Sitzungen entgegengewirkt werden. Jedoch lässt sich auch mit kostengünstigen Methoden und Maßnah- men eine andere Sorge natürlich nicht beheben: Die Sorge vor Offen- legung von Missständen oder Missverständnissen. Kaum jemand lässt sich gern vorhalten, etwas nicht gut (genug) gemacht zu haben – oft ist es bekanntlich so, dass man sogar selbst ziemlich genau weiß, wo noch Steigerungspotenzial besteht. Also ist es vielleicht eher die Sorge vor „gesichtsschädigenden“ Erkenntnissen. Die nachfolgenden Bei- spiele zeigen demnach auch „gesichtswahrende“ Möglichkeiten einer erkenntnis- und ergebnisreichen Kommunikation in Sitzungen auf. 2. Sitzungs-Vorbereitung „Möglicherweise fragen Sie sich, weshalb ich diese Sitzung einberu- fen habe …“ Im betrieblichen Alltag sollte es nur wenige, herausge- hobene Anlässe geben, wann diese Einleitung begründet ist. Diese können natürlich schön und weniger schön sein – so z.B. eine Mittei- lung über ein überraschend gutes Ergebnis oder über ein eiliges Ereig- nis, das keinen Aufschub duldet. Solche Anlässe für Besprechungen gibt es durchaus – und solch kurzfristig einberufene Besprechungen können ein Zeichen für eine besonders gut funktionierende Transpa- renz in der betrieblichen Kommunikation sein.Sechs Aspekte guter Wenn wir aber vom Routinebetrieb ausgehen, der von zahlreichenSitzungs-Vorbereitung Meetings begleitet (und zuweilen gestört) wird, dann sollte die Vorbe- reitung auf Treffen eine solche Einleitung weitgehend obsolet machen. Sechs Punkte in der Vorbereitung sind leicht zu überblicken und für eine gute Einstimmung unerlässlich: – das Ziel des Meetings, – die Tagesordnung (oder begründeter Hinweis, falls es keine Tages- ordnung gibt),2
  3. 3. Management spezial I 2.3 Rhetorik und Präsentation– die Ergebnisse, die Sie (oder andere Mitwirkende) von dem Mee- ting erwarten (oder auch hier begründeter Hinweis, falls die Ergeb- niserwartung offen bleibt),– welche Art von Informationen von den Teilnehmern erwartet wird (oder gegenteiliger Hinweis, falls keine Informationen von den Teilnehmern erwartet werden),– wie sich die Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten können (ggf. Beifügung von Materialien oder Hinweise auf Quellen),– wann das Meeting beginnt und wann es endet.Sitzungen gehören jederzeit, also auch bereits im Vorfeld, auf den Sitzungen auf denPrüfstand. Das gilt insbesondere für die Nicht-Routinesitzungen. Zu Prüfstand stellenden Prüfelementen gehören vor allem Relevanz: Gibt es Grund genug für eine Sitzung? Teilnehmer: Wie viele und welche Teilnehmer sollen dabei sein? Themen: Welche Ziele werden mit der Sitzung angestrebt? Ablauf: Wann wird welcher Punkt angesprochen? Ort: Gibt es begründete Prioritäten für Funktionalität, Praktikabilität, Atmosphäre? Terminierung: Passt die Ansetzung zum betrieblichen Ablauf? Werden Anreise und Anschlusstermine von auswärtigen Gästen beachtet? Mitwirkung: Wurden alle Teilnehmer frühzeitig vorab terminlich, inhaltlich, organisatorisch eingebunden?Checkliste I 2.3-1 Prüfung von SitzungenAuch Routinesitzungen, wie z.B. ein wöchentlicher jour fixe, verdie- Routine, nicht Trottnen Abwechslung. Das Spektrum an Möglichkeiten ist hier geradezuunerschöpflich, dennoch sollte der Hauptzweck solcher Zusammen-künfte nicht verdrängt werden. Es lassen sich grundsätzlich alle obengenannten Aspekte der Sitzungsprüfung auch dahingehend auf Routi-nesitzungen anwenden, um der Gefahr vorzubeugen, dass aus Routine„Trott“ wird: 3
  4. 4. I 2.3 Management spezialRhetorik und Präsentation • Anlass: Sich regelmäßig kurz, knapp, kausal austauschen. • Teilnehmer: Neben „den üblichen Verdächtigen“ immer auch mal Gäste einladen, sinnvollerweise zu ausgewählten Tagesordnungs- punkten. • Ort: Zum Perspektivwechsel ab und zu auch mal den Sitzungsort wechseln – beispielsweise bei wöchentlichen Sitzungen drei Sit- zungen pro Monat am selben Ort, einmal monatlich an ungewöhn- lichen Orten tagen, z.B. im Besucherfoyer (wichtig: veränderte Wegezeiten beachten). • Themen: Neben Standardthemen möglichst immer auch Raum lassen für ein freies Thema – durchaus korrespondierend mit ab- weichenden Sitzungsorten (z.B. Sonder-Ort: Besucherfoyer, Son- der-Thema: Maßnahmen zur Besucherbindung) und geladenen Gästen. • Terminierung: Auch Terminierungen dürfen von der Routine ab- weichen – allerdings nicht so häufig wie Ortswechsel, denn die Routinerunden sind Teil des betrieblichen Alltags. • Mitwirkung: Sitzungsleitung und/oder Berichterstattungen gegebe- nenfalls rotieren lassen, um auch anderen die Möglichkeit zu ge- ben, darin Erfahrung zu sammeln. 3. Sitzungs-UmfeldDas Auge „sitzt mit“ Vom Essen kennen wir alle „Das Auge isst mit.“ Damit ist eine appe- titliche, harmonisch erscheinende Anordnung der Speisen gemeint, die über das Auge den Gaumen anregen soll. Auch von zahlreichen Arzt- besuchen ist uns bekannt, welche Mühe man sich zuweilen dort gibt, um dem Patienten das möglicherweise we- nig angenehme Ereignis eines Eingriffs so angenehm wie möglich zu machen. Nicht anders verhält es sich bei Meetings. Insbesondere dann, wenn es sich nicht um Jede Sitzung ist unwiederbringliche Lebens- einen jour fixe, sondern um ein eher selten zeit. Diese sollten sie in Ihrem eigenen Interes- stattfindendes Treffen handelt, sollte den se und zugleich auch im Interesse der anderen Rahmenbedingungen eine hohe Aufmerk- bestmöglich nutzen. samkeit geschenkt werden. Viele Sitzungsräume sind per se mit den nachfolgenden Dingen aus- gestattet. Dennoch kommt es vor, dass die dortigen Vorräte erschöpft sind und nicht wieder aufgefüllt wurden. Für Sitzungen, die an unter-4

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