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Kerstin Schilling: Bewerbungen in der Kultur. Ein Blick von der „anderen Seite“

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Kerstin Schilling: Bewerbungen in der Kultur. Ein Blick von der „anderen Seite“

  1. 1. I 1.4Bewerbungen in der KulturEin Blick von der „anderen Seite“ Kerstin SchillingGezieltes Personalmanagement und Personalrecruiting steckt im Kulturbereich noch in den Anfän-gen. Doch immer stärker kommen Kulturinstitutionen vom „Engagieren auf Zuruf“ ab, schreibenStellen öffentlich aus und professionalisieren die Bewerbungsverfahren. Dies bedeutet, dass sichpotenzielle Kandidatinnen und Kandidaten anders auf das Schreiben von Bewerbungen und aufVorstellungsgespräche vorbereiten müssen. Mit diesem Beitrag sollen Bewerberinnen und Bewer-ber aus der Sicht einer einstellenden Institution Tipps erhalten, mit denen sie sich besser auf dieBewerbung und das Gespräch vorbereiten können.Gliederung Seite1. Ausgangssituation 22. Das Bewerbungsverfahren aus Sicht des Arbeitgebers 22.1 Ausschreibung und Aufwand 22.2 Die Stellenanzeige 32.3 Die Auswahl für das Bewerbungsgespräch 43. Die Bewerbungsunterlagen 53.1 Die Kunst des Anschreibens 53.2 Bewerben Sie sich auf das, was gefragt wurde 63.3 Die Form bestimmt (auch) den Inhalt 73.4 Geben Sie ein gutes Bild ab 83.5 Analog oder Digital? 83.6 Der Lebenslauf 93.7 Die Anlagen 103.8 Mein Leben im Netz 114. Das Bewerbungsgespräch 114.1 Vor dem Gespräch 114.2 Kleiner Exkurs zum „Gegenüber“ 124.3 Das Gespräch 134.4 Darauf müssen Sie sich vorbereiten 145. Zu guter Letzt 15 1
  2. 2. I 1.4 Management spezialZeit- und Selbstmanagement 1. AusgangssituationNicht mehr „nur“ Eine gezielte Personalpolitik wird auch in kulturellen Institutionenüber Empfehlungen immer wichtiger. Für die Bewerberinnen und Bewerber bedeutet das Bewerben auf eine ausgeschriebene Stelle eine andere Situation, als wenn man „nur“ auf Empfehlung zu einem Gespräch eingeladen wird1. Gleichzeitig gibt es Veränderungen auf dem Bewerbungsmarkt. Zunehmend findet ein Wettbewerb um gut qualifizierte und motivierte Arbeitskräfte statt. D.h. Unternehmen und Institutionen versuchen, sich als attraktive Arbeitgeber zu präsentieren. Dies gilt in erhöhtem Maße auch für öffentlich-rechtliche Arbeitgeber, also auch Vereine, Stiftungen etc.2 Sowohl auf die Personalabteilungen als auch auf die Abteilungsleite- rinnen und Abteilungsleiter kommen neue Aufgaben und Herausforde- rungen im Rahmen des „Recruiting“ zu, auf die sie sich einstellen müssen. 2. Das Bewerbungsverfahren aus Sicht des Arbeitgebers 2.1 Ausschreibung und AufwandBeispiel Berliner Die Berliner Festspiele sind ein Geschäftsbereich der Kulturveranstal-Festspiele tungen des Bundes in Berlin GmbH, zu denen auch die Internationalen Filmfestspiele (Berlinale), das Haus der Kulturen der Welt und der Martin-Gropius-Bau gehören.3 Jährlich werden hier durchschnittlich 10 bis 15 Stellen ausgeschrieben (dazu kommen in etwa gleicher Zahl Praktika). In etwa ähnlichem Umfang werden Stellen ohne Ausschrei- bung besetzt. Pro Ausschreibung gehen zwischen 75 und 250 Bewer- bungen ein, bei manchen Stellen (z.B. in der Presse, für Projektassis- tenzen oder Redaktion) steigt die Anzahl teilweise auf 300 bis 700 Bewerbungen.4Hoher Personalaufwand In der Regel sind vier bis sieben Personen mit der Ausschreibung be-im Kulturbetrieb schäftigt: Personalsachbearbeiter, die den Eingang aufnehmen und bestätigen sowie die Unterlagen aufbereiten, die Vorgesetzten, direk- ten Kolleginnen und Kollegen, der Betriebsrat und gegebenenfalls externe Berater. Jede Person ist 10 bis 40 Stunden mit einer einzelnen Ausschreibung beschäftigt. Dies umfasst die Formulierung der Anzei- ge, das Procedere des Ausschreibens, das (Vor-)Sichten der Bewer- bungen, Einladen und Vorbereitung der persönlichen Gespräche. Es folgen die interne Abstimmung zum Gespräch, die Durchführung der Gespräche (ggf. mit einer zweiten Runde) und nach der Entscheidung2
  3. 3. Management spezial I 1.4 Zeit- und SelbstmanagementVertragsverhandlungen und -abschluss. Nach der Vertragsunterzeich-nung müssen alle abgelehnten Bewerberinnen und Bewerber Absagenerhalten.Dies zeigt, dass ein Ausschreibungsverfahren sehr aufwändig ist. Es Fehlbesetzung wärekostet Zeit und Personal, die optimal eingesetzt werden müssen, um teure Angelegenheitdas Risiko einer Fehlbesetzung zu minimieren. Denn eine falsch be-setzte Stelle kommt die Institution noch teurer zu stehen. Man kannetwa zehn- bis zwanzigtausend Euro für eine Kündigung in der Probe-zeit, bei höher dotierten Stellen sogar zwischen dreißig- bis vierzig-tausend Euro veranschlagen. Nicht zu beziffern sind die „immateriel-len Schäden“, die durch eine Fehlbesetzung entstehen: ein internerund externer Vertrauensverlust, begonnene, abgebrochene, falschdurchgeführte Projekte und Aufgaben, bei Führungskräften eventuellschlecht geführte Abteilungen, die bei der nächsten Person erst einmalverhalten und mit Ablehnung reagieren.Wenn man vergleicht, dass öffentliche Institutionen für Dienst- undSachleistungen im Allgemeinen schon bei Kosten unter tausend Eurodrei Angebote einholen und bei höheren Summen europaweit aus-schreiben müssen, erscheint die Nachlässigkeit, mit der sich mancheInstitutionen an eine Person für die nächsten Jahre binden, geradezufahrlässig. Insofern sollte nach Möglichkeit ein geordnetes Auswahl-verfahren stattfinden.2.2 Die StellenanzeigeDie Stellenanzeige ist immer auch eine Selbstdarstellung des Unter- Jede Stellenanzeige istnehmens. Um die Aufmerksamkeit von geeigneten Kandidatinnen und eine SelbstdarstellungKandidaten zu gewinnen und diese zu motivieren sich zu bewerben,muss sie klar und ausführlich formuliert werden. Ebenso muss dieBeschreibung der zu besetzenden Stelle und der erwarteten Qualifika-tionen eindeutig sein. Oft trifft man jedoch auf Allgemeinplätze oderauf ein Anforderungsprofil, das schlichtweg „alles“ umfasst.(M) Präzise Formulierung des Profils und der Bedingungen. Die Vor-bereitung beginnt deshalb bereits, wenn der Arbeitgeber das Tätig-keitsfeld darstellt und die Ausschreibung formuliert. Ebenfalls zu be-rücksichtigen ist die Vergütung. Oftmals ist in öffentlichen Institutio-nen durch den TVöD kein Spielraum gegeben. Man kann niemandenmit jahrzehntelanger Erfahrung und umfassenden Kenntnissen erwar-ten, wenn sich die Vergütung im unteren Segment befindet. D.h. eineStellenanzeige soll zwar die Idealbesetzung darstellen, gleichzeitigaber realistische Bedingungen bieten. 3
  4. 4. I 1.4 Management spezialZeit- und Selbstmanagement Die Elemente, die sich in einer Stellenanzeige finden sollten, sind Folgende: Logo/Firmenname Mission Statement/Kurzbeschreibung (Auch dies ist eine Form der Werbung!) zu besetzende Position gewünschter Eintrittstermin und ggf. Befristung (mit Begründung) Aufgabenbeschreibung gewünschte Voraussetzungen und Qualifikationen Gehalt, Bewerbungsmodalitäten, Bewerbungsfrist Anschrift oder E-Mail-Adresse für die Bewerbung, Ansprechpartner Checkliste I 1.4-1 Stellenanzeige 2.3 Die Auswahl für das BewerbungsgesprächEingangsbestätigung Wenn die Bewerbungen eingegangen sind, werden sie zunächst im Personalbüro aufgenommen. Die Bewerber und Bewerberinnen erhal- ten eine Eingangsbestätigung, die Bewerbungen werden in einer be- stimmten Form dokumentiert und abgeheftet (dies ist oft der Moment, in dem sehr schöne Bewerbungsmappen nicht mehr relevant sind).Vorauswahl Nach Ablauf der Bewerbungsfrist (oder je nach Menge auch schon vorher) gehen dann alle Bewerbungen zu den entsprechenden Ent- scheidern. Es ist durchaus möglich, dass bereits eine Vorauswahl durch die Personalstelle stattgefunden hat. Wenn die Anzahl jedoch „überschaubar“ ist, sollten alle Bewerbungen zunächst von einer Per- son gelesen und beurteilt werden.Kriterienkatalog Zur Beurteilung der Bewerbungen empfiehlt es sich, Kriterien aufzu-für die Beurteilung stellen, die sich an der Stellenanzeige orientieren. Dies betrifft die geforderten Fachkenntnisse. Aber auch Punkte wie Teamfähigkeit, Führungserfahrung etc. sowie eine kurze persönliche Einschätzung sind wichtig. Meistens benötigt man zwei „Durchläufe“, da sich erst im Laufe der Sichtung herauskristallisiert, was das Bewerberfeld tat- sächlich hergibt. Ob die Bewertung in Form von kurzen Notizen, Schulnoten oder anderen Kriterien erfolgt, ist unwesentlich. Es kommt darauf an, dass alle Bewerbungen mit der gleichen Aufmerksamkeit4

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