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Christoph Weber: Mit POWER auf den POINT kommen

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Christoph Weber: Mit POWER auf den POINT kommen

  1. 1. Management spezial I 2.1 Rhetorik und PräsentationMit POWER auf den POINT kommenZuschussgeber, Mäzene, Sponsoren erfolgreich überzeugen Christoph WeberAuch im Kulturbereich geht es immer häufiger darum, die eigene Einrichtung und das eigene Pro-jekt bestmöglich zu präsentieren, z. B. um eine Finanzierung sicherzustellen. Zuschussgeber, Mä-zene und Sponsoren müssen und wollen informiert und überzeugt werden. Der folgende Beitragwidmet sich neben den Funktionen des Präsentationsprogramms MS PowerPoint auch der „Präsen-tation der Präsentation“, die wesentlich zum Erfolg eines Vortrags beiträgt.Gliederung Seite1. Einleitung 22. Grundregeln für gelungenes Präsentieren 32.1 Inhaltliche Vorüberlegungen 32.2 Technische Rahmenbedingungen 42.3 Die Präsentation der Präsentation 53. Das Präsentationsprogramm MS PowerPoint 63.1 Einige Vorbemerkungen 63.2 Der Start 73.3 Folienlayout 83.4 Texteingabe und Textformatierung 83.5 Symbole, Grafiken und Zeichnungen 93.6 Diagramme 103.7 Folien-Handling 113.8 Textanimationen 123.9 Probelauf 143.10 Ausdruck 154. Schlussbemerkung 16 1
  2. 2. I 2.1 Management spezialRhetorik und Präsentation 1. Einleitung Ein Szenario: Am Ende eines netten, anregenden Plausches mit einer kleinen, un- scheinbaren Bemerkung des Gesprächspartners: „Ach ja, Herr XY, und dann müssten Sie mal irgendwann ein paar Zahlen auf den Tisch legen, also was Sie so machen, wofür die Gelder ausgegeben wer- den, halt eine kleine Darstellung Ihrer Arbeit, natürlich nicht für mich, aber Herr YZ fragte neulich danach!“ Es setzt sich fort mit der Antwort des Kulturmanagers: „Ja, selbstver- ständlich, kein Problem, mache ich“ und intensiviert sich durch einen in der Folgewoche eintreffenden netten Brief des Gesprächspartners, in dem dieser zu einer Sitzung einlädt, auf der „ca. eine halbe Stunde“ reserviert ist für die Präsentation der Kulturarbeit durch den Kultur- manager. Es spitzt sich zu, je näher der Termin rückt. Der Kulturmanager hat unter seinen Kollegen und in seinem Bekanntenkreis niemanden ge- funden, der sich gut genug mit PowerPoint auskennt. Auch diejenigen mit wenigen Kenntnissen haben sonderbarerweise alle Terminprob- leme. In der letzten Woche vor der Sitzung versucht der Kulturmana- ger, einen Vortrag mit Dia-Unterstützung auszuarbeiten, schwenkt dann aber wieder auf PowerPoint um. Die Alltagsarbeit des Kulturbe- triebes ist weitgehend stillgelegt. 2 Tage vor der Sitzung erreicht ihn die Nachricht, dass die Sitzung wegen Terminproblemen um 4 Wo- chen verschoben wird. De facto bedeutet dieses eine Verlängerung der Stilllegung des Kulturbetriebes um weitere 4 Wochen. Nun könnte man sagen, dass diese Geschichte weit hergeholt sei und nur dazu diene, alle Kulturmanager dieser Welt zu erschrecken. Je- doch: Auch in Märchen liegt ein wahrer Kern. Die folgenden Seiten zeigen Möglichkeiten der PowerPoint-Präsen- tation im Kulturbereich auf und geben Tipps für einen wirkungsvollen Vortrag.2
  3. 3. Management spezial I 2.1 Rhetorik und Präsentation2. Grundregeln für gelungenes Präsentieren2.1 Inhaltliche VorüberlegungenDie wichtigste Frage, die sich unser Kulturchef nach dem Gesprächmit Herrn XY stellen sollte, ist: Welches Ziel verfolge ich mit derPräsentation? Diese Frage ist entscheidend. Wenn man diese Frageeindeutig und klar beantwortet hat, sind 50 % der Arbeiten erledigt.Dazu 3 Beispiele: Beispiele• Wollen Sie Kritiker ruhig stellen? Dann sollten Sie Ihre bisherige (erfolgreiche) Arbeit darstellen.• Wollen Sie eine langfristige Finanzierung Ihrer Arbeit sicherstel- len? Dann sollten Sie den Schwerpunkt auf die Darstellung zukünf- tiger interessanter Vorhaben legen.• Wollen Sie neue Sponsoren gewinnen? Dann empfiehlt sich eine Kombination aus beiden oben genannten Punkten.Erst wenn Sie die Frage nach dem Ziel für sich ganz klar beantwortethaben, können Sie an die Umsetzung gehen.Eine Präsentation bedeutet Mut zu einer unmissverständlichen und Standpunkt beziehenklaren Aussage. Nebulöse Aussagen und schwammige Formulierun-gen vertragen sich schlecht mit Fakten auf der Leinwand. Visualisie-ren bedeutet: Standpunkt beziehen.Machen Sie nicht den Fehler, zu viele Fakten auf die Leinwand brin- Weniger ist mehrgen zu wollen. Es geht nicht darum, alles darzustellen, was Sie geleis-tet haben – auch wenn das umfangreich und beeindruckend ist. Prä-sentieren Sie ausgewählte und überschaubare Inhalte, die sich dieZuschauer merken und mit nach Hause oder in die nächste Sitzungnehmen können. Berücksichtigen Sie die zur Verfügung stehende Zeitund kalkulieren Sie auch ein Zeitpolster für Rückfragen und Diskussi-onen ein. Sonst müssten Sie Ihre Präsentation abbrechen, bevor Siedie letzte – und wichtigste – Folie zeigen können, z. B. die mit IhremFinanzierungswunsch.Sammeln Sie frühzeitig die Zahlen, die Sie veröffentlichen wollen.Eine Auswertung von Besucherzahlen, von Eintrittseinnahmen, Ga-gen, Gastronomieumsätzen usw. braucht Zeit und kann nicht von heu-te auf morgen erstellt werden. Eine geschickt eingerichtete Excel-Tabelle kann hier Wunder wirken. Tipp Die Eingabe von Zahlen möglichst unmittelbar nach Veranstaltungen spart mühsames und zeitraubendes Nachforschen am Jahresende. 3
  4. 4. I 2.1 Management spezialRhetorik und Präsentation Achten Sie auf eine sinnvolle Gliederung der Zahlen: Zuschauerzah- len sollten nach der Gagensumme kommen, denn die als Letztes prä- sentierte Information bleibt eher hängen als die zuerst genannten Zahlen. Die Form der Präsentation muss zu Ihnen und zum Publikum passen. Eine Seniorenrunde wäre möglicherweise mit einer bunten, ani- mierten und soundverstärkten Präsentation Zeitdruck vermeiden überfordert. Vermeiden Sie einen Erstellungs-Zeitdruck. Eine Verteilen Sie einen Ausdruck der Präsentation Präsentation muss reifen! Legen Sie eine abge- an das Publikum. Dadurch vermeiden Sie schlossene Präsentation zur Seite und sehen Zwischenrufe der mitschreibenden Zuhörer Sie sich diese nach 2 Tagen noch einmal an: wie z. B. „Können Sie gerade noch mal die Dann erkennen Sie besser die Stärken und Folie von eben zeigen, ich war noch nicht Schwächen Ihres Entwurfs. fertig mit dem Abschreiben“. Ob Sie die Un- terlagen vor oder nach dem Vortrag aushändi- gen, hängt davon ab, ob Sie einen Überra- schungseffekt planen, der durch das Verteilen vor Präsentationsbeginn verloren ginge. Kündigen Sie das Austeilen der Papiere in jedem Falle zu Beginn an. 2.2 Technische Rahmenbedingungen Klären Sie auf jeden Fall schon im Vorfeld, welche Rahmenbedingun- gen Sie vorfinden werden: Technische Rahmenbedingungen Ist ein Laptop/PC mit Beamer und Leinwand vorhanden oder müssen Sie einen mitbringen? Benötigen Sie einen Dreifachstecker und/oder ein Verlängerungskabel? Hat der Laptop/PC ein Diskettenlaufwerk oder müssen Sie Ihre Präsentation auf CD brennen (lassen)? Ist auf dem Vorführrechner das Programm PowerPoint installiert? Falls Sie auch akustisch präsentieren möchten: Sind Lautsprecher vorhanden und sind diese auch installiert? Wie groß ist der Vorführraum und wie viele Zuschauer werden teilnehmen? Benötigen Sie ein Mikrofon?Checkliste I 2.1-1 Technische Rahmenbedingungen4

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