Proyecto de Servicios de Resolución Pacifica de Conflictos para los menos Favorecidos - Banco Mundial y Ministerio de Justicia y del Derecho

1. PROYECTO DE SERVICIOS DE RESOLUCIÓN
PACÍFICA DE CONFLICTOS PARA
LOS MENOS FAVORECIDOS
CONVENIO DE DONACIÓN JAPONESA
TF-091176-CO BANCO MUNDIAL

3. REPÚBLICA DE COLOMBIA
Ministerio de Justicia y del Derecho
PROYECTO DE SERVICIOS DE RESOLUCIÓN PACÍFICA DE CONFLICTOS PARA LOS
MENOS FAVORECIDOS
El presente documento fue desarrollado en el marco del Convenio de donación TF-091176-
CO, suscrito entre el Banco Mundial y el Ministerio de Justicia y del Derecho (antes Ministe-rio
del Interior y de Justicia)
ISBN XXXXX
Ministerio de Justicia y del Derecho:
ALFONSO GÓMEZ MÉNDEZ
Ministro de Justicia y del Derecho
PIEDAD AMPARO ZÚÑIGA QUINTERO
Viceministra de Promoción de la Justicia
MARIO FERNANDO CÓRDOBA ORDOÑEZ
Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos (E)
RODOLFO DE JESÚS DÍAZ DÍAZ
Coordinador Programa Nacional de Casas de Justicia
Revisión y Edición: Mónica Monsalvo Torres y Julián Alberto Trujillo Marín
Bogotá. Julio, 2014
Advertencia: Este documento fue preparado por los autores incluidos en el mismo a efectos de hacer entrega del de-sarrollo
del Proyecto de Servicios de Resolución Pacífica de Conflictos para los Menos Favorecidos, ejecutado por el
Ministerio de Justicia y del Derecho en el marco del Convenio de Donación Japonesa No. TF-091176-CO suscrito con
el Banco Mundial, para fines informativos, de investigación o de consulta.
El presente documento reconoce derechos de autor.

4. AGRADECIMIENTOS
La elaboración de este documento contó con el apoyo y dedicación de cada uno de sus au-tores,
quienes a partir de sus experiencias y conocimientos hicieron que fuera una realidad.
El apoyo de los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho fue tal vez el aspecto
mas relevante para el desarrollo de cada una de las actividades y del proyecto en general,
permitiendo la generación de productos y resultados de calidad y alto impacto.
Agradecemos también el apoyo de todas las entidades que colaboraron en el desarrollo del
proyecto, de las que es necesario reconocer la Agencia Nacional para la Superación de la
Pobreza Extrema, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, a la Unidad para la Atención
y Reparación Integral a las Víctimas, a la Fiscalía General de la Nación, a la Unidad Adminis-trativa
para la Consolidación Territorial, y a los alcaldes, secretarios de gobierno, y coordi-nadores
de Casas de Justicia de las diferentes entidades territoriales que participaron en el
desarrollo de las actividades.
AUTORES
MÓNICA MONSALVO TORRES
Administradora Proyecto de Servicios de Resolución Pacífica de Conflictos para los Menos
Favorecidos - Banco Mundial
DIEGO ALEJANDRO ROLLYS
Asesor de la Administración del Proyecto de Servicios de Resolución Pacífica de Conflictos
para los Menos Favorecidos - Banco Mundial
JAIRO ENRIQUE OLAVE PÉREZ
Contador del Proyecto de Servicios de Resolución Pacífica de Conflictos para los Menos
Favorecidos - Banco Mundial
JULIÁN ALBERTO TRUJILLO MARÍN
Coordinador de Actividad –Pilotaje del Proyecto de Casa de Justicia Móvil
GABRIEL EDUARDO GUZMÁN BAQUERO
Asesor de Actividad –Pilotaje del Proyecto de Casa de Justicia Móvil
NOHORA ÁNGELA ROCHA LOZANO
Coordinadora de Actividad – Implementación y Desarrollo de Encuentros Comunitarios en
Justicia –ECEJ-DIEGO
IVAN RODRÍGUEZ O.
Operación de la Unidad Móvil para el Pilotaje del Proyecto de Casa de Justicia Móvil

5. AGRADECIMIENTOS 4
AUTORES 4
I. ANTECEDENTES DEL PROYECTO 9
II. ESTRUCTURA DEL PROYECTO EN EL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
Estructura Del Proyecto 17
Administración Del Proyecto 19
Arreglos Administrativos Para La Implementación Del Proyecto 24
III. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO
Marco Conceptual y antecedentes del manejo financiero 29
Desarrollo Financiero del Proyecto 31
Manejo de la información Financiera 36
Auditoría del proyecto 36
Observaciones finales sobre el manejo financiero 37
IV. IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO 41
V. PILOTAJE DEL PROYECTO DE CASA DE JUSTICIA MÓVIL
Abreviaciones Y Acrónimos 67
Introducción Y Antecedentes 67
Desarrollo Del Pilotaje A Nivel Nacional 72
Diseño, construcción e implementación de las unidades móviles 96
Proceso de construcción y Adecuación 98
Equipo de trabajo destinado a la conceptualización y creación de la unidad móvil 101
Secretaría técnica, operación y logística 102
Equipo de trabajo para el desarrollo del pilotaje del proyecto de casa de justicia móvil 103
Mantenimientos 105
Conectividad a internet 117
Rodamiento unidad móvil casa de justicia 117
Costos de la unidad móvil 118
Desarrollo y ejecución de la pilotaje 118
Descripción de las jornadas desde la perspectiva técnica de la unidad móvil 120
Resultados cuantitativos 137
Resultados cualitativos 156
Impacto generado 184
VI. LECCIONES APRENDIDAS Y RECOMENDACIONES DEL PILOTAJE DEL PROYECTO
DE CASA DE JUSTICIA MÓVIL
Lecciones Aprendidas 215
Recomendaciones 217

6. VII. LECCIONES APRENDIDAS Y RECOMENDACIONES DE LOS ENCUENTROS COMUNI-TARIOS
EN JUSTICIA
Lecciones Aprendidas 225
Conclusioones 225
Recomendaciones 230
VIII. ESTRATEGIA DE JUSTICIA CERCANA AL CIUDADANO 235

7. Capítulo 1
ANTECEDENTES
DEL PROYECTO

9. 9
ANTECEDENTES DEL PROYECTO
El 4 de septiembre de 2008, la Nación, a través del Ministerio del Interior y de Justicia, con la
participación de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional
(hoy Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia), y el Banco Internacional
de Reconstrucción y Fomento (del grupo Banco Mundial), como administrador de los recursos
de donación suministrados por el Gobierno Japonés, suscribieron el Convenio de Donación TF-
091176-CO, mediante el cual se concede la asistencia técnica no reembolsable a la Nación para
financiar las actividades del Proyecto de “Servicios de Resolución Pacífica de Conflictos para
los Pobres”.
El plazo de ejecución del proyecto se pactó inicialmente en cuatro (4) años, es decir, hasta el
4 de septiembre de 2012 y por un monto total de un millón novecientos mil dólares america-nos
(USD$1.900.000,oo).
El objetivo del proyecto es suministrar a los ciudadanos en condición de vulnerabilidad y
pobreza, servicios de justicia que den respuesta oportuna, eficiente, eficaz y de calidad a
sus controversias, como aspectos fundamentales para garantizar la convivencia pacífica y
el desarrollo económico del Estado Colombiano.
Para el cumplimiento del objetivo antes expuesto, el Proyecto se estructuró en seis (6) com-ponentes
a saber:
• Componente 1 – Estrategias de servicios de resolución pacífica de conflictos para los po-bres
Las actividades incluidas en este componente permitirán el desarrollo de herramientas para
la cultura de resolución pacífica de disputas a través del (I) diseño de mecanismos para dar
a conocer las preocupaciones de los pobres respecto de las políticas públicas en temas de
justicia, y (II) preparar reformas legales, regulatorias e institucionales sobre la base de las
recomendaciones de las asambleas para ser sometidas a las autoridades relevantes de los
gobiernos locales.

10. • Componente 2 – Educación legal para los pobres
Se trata de la difusión de información esencial y práctica sobre cómo resolver casos particu-lares
10
y relevantes para los pobres, tales como casos de familia, beneficios sociales, hacienda,
violencia intrafamiliar, salud, laboral, en los nuevos centros de paz instalados, a través del
(a) diseño e implementación de un programa de capacitación en escuelas primarias tanto en
áreas rurales como urbanas y (b) el desarrollo de: (I) materiales de autoayuda legal escritos
en lenguaje simple y distribuidos gratuitamente en las comunidades pobres, (II) formularios
legales estándar para facilitar las relaciones con las autoridades locales y las cortes, (III)
campañas de conciencia pública a través de medios masivos, y (IV) capacitación a los go-biernos
locales y las Organizaciones de la Sociedad Civil en comunidades pobres con una
participación interdisciplinaria.
• Componente 3 – Servicios alternativos de resolución de diferencias para los pobres
Esto componente busca fortalecer los mecanismos alternativos de solución de disputas en
los nuevos Centros de Paz, patrocinado por gobiernos locales y las Organizaciones de la
Sociedad Civil, de municipios medianos y pequeños, a través de: a) compartir experiencias y
conocimientos entre Organizaciones de la Sociedad Civil que trabajan con Métodos Alterna-tivos
de Solución de Controversias (MASC) para identificar y fortalecer mejores prácticas y
apoyar la colaboración nacional entre los centros, (b) formación de formadores de gobiernos
locales y Organizaciones de la Sociedad Civil para replicar mejores prácticas, (c) establecer
una línea directa de servicio diseñada para fortalecer los centros de MASC, (d) desarrollar
propuestas para una asociación nacional entre centros que proveen servicios de MASC y (e)
proveer servicios de MASC en comunidades pobres de 5 municipios, para eliminar las barre-ras
de acceso y aumentar el desarrollo de los servicios de justicia.
• Componente 4 – Servicios de asesoramiento legal para los pobres
Este componente pretende proveer servicios de ayuda legal de litigantes a los pobres, a través
de: (a) el establecimiento de un grupo de trabajo interinstitucional para desarrollar mecanis-mos
para proveer ayuda legal de calidad para los pobres en los centros de paz, (b) desarrollar
una red de abogados públicos interesados en proveer servicios pro bono o con muy bajo cos-to,
en los centros de paz, (c) llevar a cabo programas de formación para abogados públicos que
quieran ser miembros de la red a través de la metodología “aprender por hacer” implementado
en los convenios de gobiernos locales y Organizaciones de la sociedad civil, y (d) la difusión de
la información de los servicios de ayuda legal disponibles en comunidades pobres.

11. 11
• Componente 5 – Justicia Indígena y Afrocolombiana
El desarrollo de las actividades incluidas en este componente permitirá (a) llevar a cabo estudios
para establecer zonas en las que las prácticas de justicia indígena y afrocolombiana son incon-sistentes
y las reformas legales y regulatorias que son requeridas, (b) llevar a cabo un proceso de
consulta nacional en la implementación de la propuesta de legislación en mecanismos de solución
de disputas indígenas y afrocolombianas, y (c) desarrollar programas de educación para las comu-nidades
indígenas y afrocolombianas en los mecanismos de solución de disputas.
• Componente 6 – Monitoreo y evaluación
Con este componente se desarrollarán las actividades tendientes a asegurar la provisión de
servicios de justicia con calidad a las comunidades pobres.
El desarrollo de las actividades que se enmarcaran en los componentes antes mencionados,
debía realizarse en cinco (5) municipios a saber: La Dorada, Arauquita, Sogamoso, Leticia
y Tibú. Es así como durante el periodo comprendido entre la fecha de suscripción del Con-venio
(septiembre de 2008) y septiembre de 2010, se adelantaron los procesos y acciones
tendientes a la implementación del proyecto, esto es, la capacitación de los funcionarios,
la elaboración y aprobación del plan de adquisiciones correspondiente, así como la con-tratación
de la administración del Proyecto. Pese a los esfuerzos realizados, la ejecución del
Proyecto en el periodo relacionado se limitó (I) al pago de los honorarios correspondientes
al entonces Administrador, y (II) a la realización de tres (3) procesos de selección que no
fueron contratados, así:
Componente 1 - Estrategias de servicios de resolución pacífica de conflictos para los
pobres
• Consultoría para realizar un diagnóstico en temas de justicia a fin de determinar la
estrategia para fortalecer los servicios de resolución pacífica de conflictos para los
pobres existentes.
Componente 2 - Educación legal para los pobres
• Realizar el diseño e implementación de un programa de capacitación en las escuelas
primarias de las zonas rurales y urbano marginales sobre educación jurídica en los
derechos y obligaciones de los ciudadanos y de la comunidad y sobre mecanismos
de resolución de conflictos en temas particularmente relevantes para los más po-bres
y vulnerables.

12. 12
Componente 6 - Monitoreo y evaluación
• Realizar un diagnóstico administrativo de los centros de convivencia ciudadana, a fin de
establecer la viabilidad y las condiciones para que actúen como entes descentralizados
articulando los procedimientos con el gobierno local.
En octubre de 2010, con el gobierno del Presidente Juan Manuel Santos y bajo el Ministe-rio
del Dr. Germán Vargas Lleras, se hace una restructuración de la Dirección de Métodos
Alternativos de Solución de Conflictos y se surte una nueva contratación para la adminis-tración
del proyecto.
En este proceso de restructuración se revisó el plan de adquisiciones del proyecto a fin de
desarrollar actividades que permitieran a la población en situación de vulnerabilidad y po-breza
contar con herramientas que garanticen la convivencia pacífica y la solución de con-flictos,
trabajando de la mano con la comunidad y el desarrollando iniciativas sostenibles.
Así mismo, se adelantaron las gestiones pertinentes para concretar las contrataciones de los
procesos que se habían iniciado y que se relacionaron anteriormente.
Teniendo en cuenta el nuevo enfoque del Proyecto, se hizo necesario ampliar la cobertura a
nivel nacional, superando los cinco (5) municipios inicialmente establecidos, de tal manera
que se hizo necesario inscribir un nuevo proyecto en el Banco de Proyecto del Departamen-to
Nacional de Planeación.
En septiembre de 2011, mediante la Ley 1444 del 4 de mayo de 2011, en su artículo primero
“escinde del Ministerio del Interior y de Justicia los objetivos y funciones asignados por
normas vigentes al Despacho del Viceministerio de Promoción de la Justicia y el Derecho y a
las dependencias a su cargo”, y en su artículo 4 “crea el Ministerio de Justicia y del Derecho,
cuyos objetivos y funciones serán los escindidos del Ministerio del Interior y de Justicia de
acuerdo con el artículo 1° de esta Ley”.
Mediante el Decreto 2897 del 11 de agosto de 2011, se determinan los objetivos, la estruc-tura
orgánica, las funciones del Ministerio de Justicia y del Derecho y se integra al Sector
Administrativo de Justicia y del Derecho. En el artículo 35 de este Decreto se establece que
“Los contratos y convenios actualmente vigentes, celebrados por el Ministerio del Interior
y de Justicia, cuyo objeto corresponda a las funciones y actividades propias del Ministerio
de Justicia y del Derecho, se entiendes subrogados a esta entidad, la cual continuará con su
ejecución en los mismos términos y condiciones. (…) El Ministerio del Interior continuará
ejecutando, hasta el 31 de diciembre de 2011, en lo pertinente, las apropiaciones comprometi-das
por el Ministerio del Interior y de Justicia con anterioridad a la expedición del presente
decreto. (…)”.

13. En virtud de lo anterior, el Ministerio del Interior asumió la ejecución los contratos suscritos
para el desarrollo de las siguientes actividades:
» Consultoría para realizar un diagnóstico en temas de justicia a fin de determinar la es-trategia
para fortalecer los servicios de resolución pacífica de conflictos para los pobres
13
existentes.
» Realizar el diseño e implementación de un programa de capacitación en las escuelas pri-marias
de las zonas rurales y urbano marginales sobre educación jurídica en los derechos
y obligaciones de los ciudadanos y de la comunidad y sobre mecanismos de resolución de
conflictos en temas particularmente relevantes para los más pobres y vulnerables.
» Realizar un diagnóstico administrativo de los centros de convivencia ciudadana, a fin de
establecer la viabilidad y las condiciones para que actúen como entes descentralizados
articulando los procedimientos con el gobierno local.
Así mismo, con el nuevo Ministerio de Justicia y del Derecho, se desarrollaron las actividades
incluidas en el plan de adquisiciones del proyecto y que serán desarrolladas a lo largo de este
documento.
El proceso de escisión de los Ministerios afectó la ejecución general de los proyectos del
mismo, durante la vigencia 2012 no se pudieron celebrar nuevas contrataciones en virtud
del Proyecto, salvo la del equipo de administración del Proyecto: Administrador y Asesor,
contratos que fueron suscritos en el mes de junio de la vigencia 2012.
Por lo anterior se realizaron los trámites ante del Departamento Nacional de Planeación
para la inscripción del proyecto con una cobertura nacional de acuerdo con lo mencionado
anteriormente. Así mismo, y teniendo en cuenta que la vigencia del convenio se extendía
hasta el 4 de septiembre de 2012, no era posible adelantar ningún proceso de selección que
permitiera su ejecución a la fecha de finalización del proyecto.
Dado lo anterior, se iniciaron las gestiones pertinentes para solicitar la prórroga del
Convenio de Donación y terminar la ejecución del mismo. Fue así como se realizaron las
siguientes prorrogas al Convenio de Donación:
» Mediante comunicación de fecha 18 de septiembre de 2012, el Banco Mundial concede
una prórroga de tres (3) meses adicionales, es decir, hasta el 4 de diciembre de 2012, so-bre
la base de ampliar la prórroga del mismo una vez se hayan cumplido los requisitos de
manejo financiero del proyecto.

14. 14
Dichos requisitos consistían en la contratación de un contador, la elaboración y entrega de los
informes financieros con corte a 30 de junio de 2012, actividades que fueron adelantadas por el
Ministerio y el equipo de Administración del Proyecto; sin embargo, para entonces se adelantó
el proceso de selección del contador mas no su contratación.
» Con comunicación de fecha 4 de diciembre de 2012, el Banco Mundial concede una
nueva prórroga al Convenio de Donación, hasta el 4 de diciembre de 2013, sujeta a una
nueva prórroga sobre la base de la ejecución del proyecto en este periodo.
» Finalmente, mediante comunicación de fecha 22 de noviembre de 2013, el Banco Mun-dial
otorga la última prórroga del convenio hasta el 4 de julio de 2014.

15. Capítulo 2
ESTRUCTURA DEL
PROYECTO EN EL
MINISTERIO DE JUSTICIA Y
DEL DERECHO

17. 17
ESTRUCTURA DEL PROYECTO
Con el propósito de cumplir con los objetivos propuestos en el Proyecto, las actividades se
estructuraron en seis (6) componentes a saber:
Componente 1 – Estrategias de servicios de resolución pacífica de conflictos para los
pobres
Las actividades incluidas en este componente permitirán el desarrollo de herramientas
para la cultura de resolución pacífica de disputas a través del (I) diseño de mecanismos
para dar a conocer las preocupaciones de los pobres respecto de las políticas públicas
en temas de justicia, y (II) preparar reformas legales, regulatorias e institucionales sobre
la base de las recomendaciones de las asambleas para ser sometidas a las autoridades
relevantes de los gobiernos locales.
Componente 2 – Educación legal para los pobres
Se trata de la difusión de información esencial y práctica sobre cómo resolver casos
particulares y relevantes para los pobres, tales como casos de familia, beneficios so-ciales,
hacienda, violencia intrafamiliar, salud, laboral, en los nuevos centros de paz
instalados, a través del (a) diseño e implementación de un programa de capacitación en
escuelas primarias tanto en áreas rurales como urbanas y (b) el desarrollo de: (I) mate-riales
de autoayuda legal escritos en lenguaje simple y distribuidos gratuitamente en las
comunidades pobres, (II) formularios legales estándar para facilitar las relaciones con las
autoridades locales y las cortes, (III) campañas de conciencia pública a través de medios
masivos, y (IV) capacitación a los gobiernos locales y las Organizaciones de la Sociedad
Civil en comunidades pobres con una participación interdisciplinaria.
Componente 3 – Servicios alternativos de resolución de diferencias para los pobres
Esto componente busca fortalecer los mecanismos alternativos de solución de disputas
en los nuevos Centros de Paz, patrocinado por gobiernos locales y las Organizaciones
de la Sociedad Civil, de municipios medianos y pequeños, a través de: a) compartir ex-periencias
y conocimientos entre Organizaciones de la Sociedad Civil que trabajan con
Métodos Alternativos de Solución de Controversias (MASC) para identificar y fortalecer
mejores prácticas y apoyar la colaboración nacional entre los centros, (b) formación de
formadores de gobiernos locales y Organizaciones de la Sociedad Civil para replicar me-jores
prácticas, (c) establecer una línea directa de servicio diseñada para fortalecer los

18. 18
centros de MASC, (d) desarrollar propuestas para una asociación nacional entre centros
que proveen servicios de MASC y (e) proveer servicios de MASC en comunidades pobres
de 5 municipios, para eliminar las barreras de acceso y aumentar el desarrollo de los
servicios de justicia.
Componente 4 – Servicios de asesoramiento legal para los pobres
Este componente pretende proveer servicios de ayuda legal de litigantes a los pobres, a
través de: (a) el establecimiento de un grupo de trabajo interinstitucional para desarrollar
mecanismos para proveer ayuda legal de calidad para los pobres en los centros de paz,
(b) desarrollar una red de abogados públicos interesados en proveer servicios pro bono
o con muy bajo costo, en los centros de paz, (c) llevar a cabo programas de formación
para abogados públicos que quieran ser miembros de la red a través de la metodología
“aprender por hacer” implementado en los convenios de gobiernos locales y Organi-zaciones
de la sociedad civil, y (d) la difusión de la información de los servicios de ayuda
legal disponibles en comunidades pobres.
Componente 5 – Justicia Indígena y Afrocolombiana
El desarrollo de las actividades incluidas en este componente permitirá (a) llevar a cabo
estudios para establecer zonas en las que las prácticas de justicia indígena y afrocolom-biana
son inconsistentes y las reformas legales y regulatorias que son requeridas, (b)
llevar a cabo un proceso de consulta nacional en la implementación de la propuesta de
legislación en mecanismos de solución de disputas indígenas y afrocolombianas, y (c)
desarrollar programas de educación para las comunidades indígenas y afrocolombianas
en los mecanismos de solución de disputas.
Componente 6 – Monitoreo y evaluación
Con este componente se desarrollarán las actividades tendientes a asegurar la provisión
de servicios de justicia con calidad a las comunidades pobres.
El desarrollo de cada una de las actividades incluidas en los componentes antes descri-tos
pretendió el diseño e implementación de nuevas estrategias que permitieran el for-talecimiento
del acceso a la justicia de las comunidades en situación de vulnerabilidad y
pobreza a fin de superar las barreras de acceso a la justicia.

19. 19
ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
Con el propósito de garantizar la correcta implementación de las actividades del Proyecto,
se estableció un grupo de administración encabezado por una Coordinación, el apoyo de un
asesor y un contador.
Este equipo estaría a cargo de la implementación de las actividades, el seguimiento y moni-toreo
de las mismas, así como de adelantar los procesos de selección y contratación y lide-rar
la administración financiera del Proyecto.
Las funciones de dicho equipo se definieron de la siguiente manera:
• Administrador del Proyecto
»» Estructurar el plan de adquisiciones del proyecto, con base en los resultados y avances
del proyecto, con el apoyo técnico de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución
de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho.
»» Coordinar el desarrollo técnico / misional de las actividades del proyecto con la Direc-ción
de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del
Derecho.
»» Coordinar con las diferentes direcciones /áreas del Ministerio de Justicia y del Derecho,
el desarrollo administrativo del Proyecto, a saber: grupo de gestión contractual, grupo de
gestión financiera y contable, oficina asesora de planeación.
»» Gestionar los procesos de selección y contratación, en todas sus etapas, con base en las
normas de selección y contratación del Banco Mundial, en coordinación y a partir de las
especificaciones técnicas entregadas por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución
de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho.
»» Asesorar al Comité Evaluador en la evaluación de las propuestas que se reciban en cada pro-ceso
de selección y contratación de las actividades establecidas en el plan de adquisiciones
del proyecto, a fin de velar por el cumplimiento de las normas de selección y contratación del
Banco Mundial.

20. »» Coordinar, con base en el Manual Operativo del Proyecto, y con las diferentes áreas del
20
Ministerio de Justicia y del Derecho, la implementación de las actividades y la ejecución
financiera y administrativa del Proyecto.
»» Coordinar con el grupo de gestión financiera y contable del Ministerio de Justicia y del
Derecho, el manejo financiero del Proyecto.
»» Coordinar y apoyar a la Dirección de Métodos Alterativos de Solución de Conflictos, del
Ministerio, en el seguimiento y orientación de la ejecución de los contratos suscritos en
virtud de la ejecución del Proyecto, a fin de velar por la coherencia de las estrategias /
productos que se reciban con los objetivos establecidos en el Proyecto.
»» Asistir a las Misiones del Banco Mundial.
»» Prestar la asesoría que requieran las Direcciones del Ministerio de Justicia y del Dere-cho
como ente ejecutor del Proyecto de Servicios de Resolución Pacífica de Conflictos
para Pobres.
»» Consolidar los resultados de las actividades del Proyecto, en coordinación con los su-pervisores
de los contratos, según corresponda.
»» Presentar al Supervisor del Contrato los comprobantes de pago de las obligaciones
parafiscales, si corresponde y de aportes al Sistema General de Seguridad Social Inte-gral,
de conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
»» Presentar los informes requeridos en estos términos de referencia.
»» Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera
de la ley pretenda obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los
intereses de EL MINISTERIO.
»» Prestar función de supervisión de contrato cuando se requiera.
»» Ejercer monitoreo de las actividades del proyecto durante la ejecución de las mismas,
en campo o en lo local, según corresponda.
»» Todas las demás inherentes o necesarias para la correcta ejecución contractual

21. 21
• Asesor de la administración del Proyecto
»» Hacer seguimiento a las actividades establecidas en el plan de adquisiciones correspon-diente,
teniendo en cuenta las fechas estimadas, los montos asignados etc.
»» Revisar el contenido de las minutas de los contratos, actas y demás documentos rela-cionados
con la ejecución de las actividades.
»» Apoyar a la administración del proyecto en el seguimiento de cada uno de los contra-tos
suscritos en virtud del Proyecto, teniendo en cuenta los cronogramas de pagos,
las obligaciones establecidas en el contrato, etc.
»» Mantener estrecha comunicación con el Administrador del Proyecto e informarle sobre
eventualidades incumplimientos en la ejecución de los contratos, de manera oportuna.
»» Hacer seguimiento administrativo general a la ejecución del proyecto y reportarlo al
Administrador.
»» Prestar función de supervisión de contrato cuando se requiera.
»» Ejercer monitoreo de las actividades del proyecto durante la ejecución de las mismas,
en campo o en lo local, según corresponda.
»» Presentar informes sobre su gestión.
• Contador del Proyecto
»» Llevar la contabilidad de los recursos asignados para el desarrollo del Proyecto, de con-formidad
con la normatividad contable vigente en el país y la establecida por el Banco
Mundial respectivamente.
»» Preparar los documentos contables que le sean solicitados y llevar adecuadamente los
libros de contabilidad que reflejen las operaciones del Proyecto.
»» Preparar los estados financieros periódicos del Proyecto, registrando y procesando la
información que sustente las operaciones, de acuerdo con las políticas, normas y pro-cedimientos
definidos por la Contaduría General de la Nación.

22. »» Llevar y custodiar los archivos de toda la documentación contable del Proyecto.
»» Elaborar el plan de cuentas del Proyecto conjuntamente con el Administrador del Proyec-to.
»» Prestar asesoría en las modificaciones y simplificaciones en los procedimientos con-tables
22
y administrativos del Proyecto.
»» Coordinar con el Administrador del Proyecto la administración contable del Proyecto,
específicamente la contabilidad de los recursos asignados, de conformidad con las nor-mas
del Banco Mundial.
»» Desarrollar, junto con el Administrador del Proyecto, el plan de desembolsos del Proyec-to,
para garantizar la disponibilidad de los recursos que permita el buen desarrollo de
las actividades planeadas.
»» Preparar conjuntamente con el Administrador del Proyecto el plan de cuentas del
Proyecto.
»» Preparar los informes contables que se requieran dentro de la ejecución del Proyecto.
»» Presentar a las dependencias competentes los informes contables de la ejecución del
Proyecto.
»» Informar al Administrador del Proyecto cualquier diferencia o eventualidad presentada
en la ejecución presupuestal del Proyecto.
»» Elaborar solicitudes de disponibilidad presupuestal.
»» Mantener actualizada la información financiera del Proyecto.
»» Llevar registros contables y presupuestarios actualizados del Proyecto y conciliados
con la información contable y presupuestaria generada del SIIF y del MJD.
»» Dar seguimiento a la ejecución presupuestaria, controles internos manuales del Proyec-to,
de acuerdo con los planes de adquisiciones y ejecución presupuestaria en el SIIFII.
»» Elaborar justificaciones y solicitudes de desembolsos (SOEs)

23. 23
»» Preparar las conciliaciones bancarias
»» Verificar la información financiera del Proyecto
»» Revisar la documentación de respaldo de los pagos, previo trámite de pago ante el Gru-po
de Gestión Financiera y Contable del MJD.
»» Revisar las cuentas de cobro de los contratistas y las órdenes de pago.
»» Llevar registros actualizados de los activos fijos adquiridos por el Proyecto, si aplica.
»» Las demás funciones inherentes a su cargo y las señaladas en el correspondiente
Manual Operativo.
»» Asistir al Grupo de Gestión Financiera y Contable del Ministerio de Justicia y del Dere-cho
en los proyectos financiados por la Banca Multilateral.
El equipo de administración del Proyecto se debe garantizar durante toda la vigencia del mis-mo,
no obstante, durante el periodo de ejecución del proyecto el equipo estuvo conformado
únicamente por el Administrador, del año 2008 al año 2011. En este último año se contó con
el asesor y finalmente para la vigencia 2013 se contó con el Contador. En el mientras tanto,
la administración del Proyecto asumió las funciones completas para la ejecución del mismo,
con el apoyo de las distintas direcciones del Ministerio de Justicia y del Derecho a saber:
• Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos
• Oficina de Asuntos Internacionales
• Grupo de Gestión Financiera y Contable
• Grupo de Gestión Contractual
• Oficina Asesora de Planeación

24. ARREGLOS ADMINISTRATIVOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO
Dentro de los acuerdos establecidos entre el Gobierno Nacional y el Banco Mundial, para
la ejecución de los proyectos financiados por este organismo, se encuentra no sólo la apli-cación
24
de las normas de selección y contratación del Banco Mundial, sino también la imple-mentación
de los proyectos dentro de los programas misionales del Ejecutor. Esto significa,
que los proyectos deben incluirse dentro del presupuesto general de la Nación, en particular,
del presupuesto de la Entidad Ejecutora y dentro de la planeación de las actividades en el
área o dirección que correspondan dentro de la Entidad Ejecutora.
Para el Proyecto de Servicios de Resolución Pacífica de Conflictos para los Menos Favoreci-dos,
se crea una ficha de proyecto dentro del Banco de Proyectos (SUIFP) del Departamen-to
Nacional de Planeación, en el que se registra el presupuesto, las actividades, objetivos,
productos, metas, impacto esperado e indicadores de cada una de las actividades que se
desarrollarán durante cada vigencia, a fin de que el Ministerio de Hacienda y Crédito Públi-co,
asigne la partida presupuestal correspondiente al Ministerio de Justicia y del Derecho en
virtud del Proyecto.
Por lo anterior, año a año se hace necesario hacer el registro de actividades en el ficha del
proyecto, así como la inscripción del mismo para la asignación de los recursos por la Ley de
Presupuesto según corresponda.
Este ejercicio implica que los recursos asignados al proyecto, independientemente sean pro-venientes
de la Banca Multilateral o de donación a través de ésta, se rigen por las normas
y leyes del presupuesto general de la nación, relacionadas con vigencias fiscales, vigencias
presupuestales, trámites para pagos, etc.
Como se mencionó en los antecedentes de este documento, el Proyecto de Servicios de
Resolución Pacifica de Conflictos para los Menos Favorecidos, en el año 2012, sufrió un
cambio en el desarrollo de sus actividades, a fin de superar el marco de acción de los cinco
(5) municipios (Leticia, Sogamoso, Tibú, La Dorada y Arauquita), y ampliar el impacto a nivel
nacional, hecho que implicó el desarrollo de una nueva ficha de proyecto y un nuevo registro
del mismo en el Departamento Nacional de Planeación.
Así mismo, y a partir de la nueva estructuración del proyecto, se acordó designar el Despa-cho
del Viceministerio de Promoción de la Justicia como área encargada de la ejecución el
Proyecto. Lo anterior, ubica orgánicamente al Proyecto de Servicios de Resolución Pacífica

25. de Conflictos para los Menos Favorecidos, así como a todas sus actividades en esta depen-dencia,
lo cual permitió, entre otras, mayor flexibilidad a las decisiones que se tomaron,
mayor celeridad en el envío de comunicaciones y en el acometimiento de actividades, al no
existir dependencia con los procesos internos de los diferentes Programas de las Direc-ciones
25
Técnicas de la Entidad.
Así mismo, y como parte de la organización interna de la Entidad, cada año debió realizarse
y programarse el Comité de Contratación, instancia en la cual se aprueban las actividades
incluidas en el plan de adquisiciones del proyecto, y que se constituye como un requisito
previo para la expedición de las viabilidades técnicas requeridas para la expedición de los
certificados de disponibilidad presupuestal que amparan las contrataciones correspondien-tes.
En tal sentido, cualquier cambio que se genere al interior del proyecto, no sólo debe ajus-tarse
en el plan de adquisiciones del Banco Mundial, a través del sistema de ejecución de
planes de adquisiciones (SEPA), sino en el plan de compras y de adquisiciones de la entidad
que a su vez debe ser aprobado por el Comité de Contratación antes referido.
El éxito de la realización de las gestiones administrativas antes descritas radica en la coordi-nación
que la Unidad Coordinadora (o Administración) del Proyecto debe surtir con la Ofici-na
Asesora de Planeación de la Entidad, así como con las distintas instancias de la Secretaría
General para los trámites relacionados con el Comité de Contratación.
Finalmente, es importante resaltar la disponibilidad y diligencia que las distintas áreas del
Ministerio de Justicia y del Derecho, a saber: Oficina Asesora de Planeación, Secretaría
General y sus áreas (Gestión Contractual y Gestión Financiera y Contable), tuvieron para
garantizar el desarrollo del proyecto.

27. Capítulo 3
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
DEL PROYECTO

29. 29
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO
MARCO CONCEPTUAL Y ANTECEDENTES DEL MANEJO FINANCIERO
El convenio de donación TF091176-CO, documento que actúa como marco de referencia
para el desarrollo del proyectos, incluye dentro de su cuerpo un anexo denominado Carta de
Desembolsos, la cual describe los métodos de desembolsos a utilizar, la fecha límite para so-licitar
desembolsos y las condiciones para los mismos, las cuales se explican a continuación:
a. Métodos de desembolso:
II. Reembolso de gastos efectuados con cargo a contratos suscritos en el marco de la
donación.
III. Avances o anticipos a la cuenta designada en el Banco de la República1.
IV. Pagos directos a proveedores de bienes y servicios contratados con cargo al con-venio
de donación, de acuerdo a la situación.
e. La fecha límite para solicitar desembolsos y hacer pagos con cargo a la cuenta designa-da
es cuatro meses después de la fecha de cierre del proyecto, es decir el 4 de noviem-bre
de 2014 toda vez que la fecha de cierre fue extendida hasta el pasado 4 de julio.
c. Las condiciones especiales hacen referencia a:
I. las firmas autorizadas para la solicitud de desembolsos y para la justificación de gas-tos.
Estas están en cabeza de la Dirección de Gestión Financiera del Ministerio de
Justicia y del Derecho en su calidad de ejecutor, las cuales tienen como método de
seguridad tokens (dispositivos) electrónicos.
II. Adicional a lo anterior se refiere al valor mínimo para solicitar desembolsos y justifi-car
gastos, el cual se establece en setenta y dos millones de pesos colombianos (COP
72.000.000) y como valor máximo de anticipo o desembolsos a la cuenta designada
de trescientos sesenta millones de pesos colombianos (COP 360.000.000).
III. Las condiciones de apertura de la cuenta designada fueron:
• Tipo de cuenta: segregada
• Moneda de manejo de los recursos: pesos colombianos
• Institución Financiera: Banco de la República
• Techo de manejo de recursos: COP 360.000.000
1 La cuenta designada en el Banco de la República para el manejo de los fondos del proyecto es la número 61016788

30. 30
Estas condiciones se cumplieron a cabalidad, consecuentemente se abrió la cuenta
designada número 61016788.
IV. Referente a los requisitos para desembolsos se establecen como pagos con docu-mento
justificativo (copia de la factura) al momento de solicitar el reembolso, los
realizados a proveedores de bienes y servicios con contrato por sumas superiores
a doscientos mil dólares (USD 200.000), los realizados a firmas consultoras con
contrato superior a cien mil dólares (USD 100.000) y los realizados a consultores
individuales con contrato superior a cincuenta mil dólares (USD 50.000). Es impor-tante
destacar que se fijó como lapso de justificación de gastos cada mes los cuales
deberán hacerse en los formularios determinados en el portal client connection2.
El trámite de las justificaciones de gastos (SOE)3 deberá hacerse siempre a través del
portal web del Banco Mundial por las personas autorizadas con firma digital.
2 El portal web client connection es en el cual el Banco Mundial hace el manejo financiero de los recursos de los proyectos. Su
dirección web es clientconnection.worldbank.org
3 SOE: Justificación de Gastos por su sigla en inglés

31. 31
DESARROLLO FINANCIERO DEL PROYECTO
El desarrollo del proyecto, como se indicó anteriormente, inició ejecución a cargo del
Ministerio del Interior y de Justicia con un valor disponible de un millón novecientos
mil dólares (USD 1.900.000) de los cuales se usó el 85%, implicando efectos finan-cieros
a partir del mes de noviembre de 2009, con un primer desembolso por valor de
150 millones de pesos, a la cuenta designada en el Banco de la República de Colombia4
, valor que fue justificado mediante los SOE 2, 3 y 4 a lo largo de los primeros 651 días
de ejecución únicamente por concepto de honorarios de administración, existiendo un
stand-by en el desarrollo del proyecto de aproximadamente 22 meses, como podemos
verlo en los siguientes cuadro y grafico de pagos por año:
Año Valores Pagados
2009 $ 15.486.235
2010 $ 46.458.705
2011 $ 200.999.369
2012 $ 645.579.500
2013 $ 558.963.000
2014 $ 1.119.993.144
4 La cuenta designada para el proyecto es abierta, de acuerdo al contrato de donación, en el Banco de la República de Colom-bia,
quien la identificó con el número 61016788.

32. 32
$200,999,369
$645,579,500
Comportamiento
de pagos por año
2009
2010
2011
2012
2013
2014
TABLA 1. Pagos por año
$15,486,235
$46,458,705
$558,963,000
$1,119,993,144
A partir del segundo semestre del año 2011, el proyecto toma un dinamismo en la contratación
y por ende en el flujo de fondos, donde se comenzó con una ejecución de pagos correspon-dientes
al 8% del total utilizado, con la determinación de Planes de Adquisiciones anuales,
llegando a un valor de pagos en su último año de ejecución (2014) por valor de cercano a los
mil doscientos millones de pesos colombianos (COP 1.200.000.000), correspondiendo esta
cifra al cuarenta por ciento (40%) del valor total ejecutado de la donación5.
Estos recursos se manejan, como se ha explicado, en una cuenta designada en el Banco de
la República, de la cual se descuentan cada uno de los pagos y posteriormente justificados
la Banco Mundial, quienes una vez hacen la respectiva revisión, proceden a desembolsar el
valor justificado o solicitado como anticipos, estos últimos solicitados con el fin de tener
liquidez para el pago a los proveedores de bienes y servicios.
5 El valor de la donación TF091176-CO fue de USD 1.900.000 y la suma utilizada, asciende aproximadamente a la fecha de cierre
del proyecto, a USD 1.616.000 correspondiente este al 85% del valor total de la donación.

33. En la siguiente tabla podemos observar el comportamiento de los desembolsos y las justifica-ciones
de gastos a lo largo de la vida del proyecto y hasta el 4 de julio de 2014 (fecha de cierre
33
del proyecto):
VALORES DESEMBOLSADOS Y JUSTIFICADOS
ID PROYECTO: TF-091176-CO
FECHA DE CORTE: 4 DE JULIO DE 2014
SOE # Moneda
Valor
desembolsado
COP
Valor
Justificado
COP
Equivalente
histórico
desembolsado
en USD
Fecha de
recibo
Fecha de
valor Fecha de cierre
0020 COP 159.175.614 159.175.614 85.729,00 27-jun-14 03-jul-14 07-jul-14
0019 COP 121.694.583 121.694.583 64.187,61 11-jun-14 19-jun-14 19-jun-14
0018 COP 205.514.888 205.514.888 107.827,49 26-may-14 30-may-14 30-may-14
0017 COP 160.396.315 160.396.315 83.305,02 30-Apr-2014 19-may-14 19-may-14
0016 COP 156.841.975 156.841.975 81.414,18 21-mar-14
15-Apr-
2014 15-Apr-2014
0015 COP 193.616.786 193.616.786 95.376,79 04-mar-14 07-mar-14 07-mar-14
0014 COP 272.864.300 272.864.300 140.246,86 13-Dec-2013
19-Dec-
2013 19-Dec-2013
0013 COP 102.473.847 0 53.028,77 18-nov-13 22-nov-13 22-nov-13
0012 COP 102.501.100 102.501.100 53.042,86 18-nov-13 22-nov-13 22-nov-13
0011 COP 144.112.800 144.112.800 73.824,12 03-sep-13 06-sep-13 06-sep-13
0010 COP 0 102.444.750 0,00 05-jun-13 21-jun-13 21-jun-13
0009 COP 247.513.000 247.513.000 136.481,34 26-feb-13 05-mar-13 05-mar-13
0008 COP 295.945.908 295.945.908 167.083,08 23-mar-12 29-mar-12 29-mar-12
0007 COP 212.400.000 0 117.609,28 25-Jan-2012 01-feb-12 01-feb-12
0006 COP 121.191.053 121.191.053 63.284,48 27-Dec-2011
04-Jan-
2012 04-Jan-2012
0005 COP 120.000.000 0 66.888,89 23-Aug-2011
29-Aug-
2011 29-Aug-2011
0004 COP 0 60.484.157 0,00 23-Aug-2011
23-Aug-
2011 23-Aug-2011
0003 COP 0 30.972.470 0,00 05-Apr-2011
08-Apr-
2011 08-Apr-2011
0002 COP 0 30.972.470 0,00 26-may-10 26-may-10 26-may-10
0001 COP 150.000.000 0 76.202,09 04-nov-09 10-nov-09 10-nov-09
TOTALES 2.766.242.169 2.406.242.169 1.465.531,86
El comportamiento de los pagos muestran un mejor dinamismo en la ejecución del proyecto,
a partir del segundo semestre de 2011 cuando el beneficio de la donación entra a cargo del
nuevo Ministerio de Justicia y del Derecho, el cual invierte el 90% de los recursos utilizados
de la donación como lo podemos observar en el grafico 2.

34. La mayor eficacia en la inversión de los recursos, podemos evidenciarla en la contratación
hecha entre el segundo semestre de 2013 y el primer semestre de 2014, donde las justifica-ciones
34
de gastos y las solicitudes de desembolso aumentan sustancialmente, toda vez que
en este periodo se realizó el 50% del total de SOE´s del proyecto en cuanto a su número, los
cuales ascienden a un 70% de los valores necesarios para el desarrollo de las actividades
contratadas con cargo al proyecto.
En este periodo se muestran unos picos de ejecución más cercanos durante este lapso y con
un valle de no ejecución amplio desde el inicio del proyecto y hasta septiembre de 2011, como
se muestra en el comportamiento de los gráficos 3, 4 y 5 cuyo detalle de datos se encuentran
en la tabla 1 anterior.

35. 35
$-
$50,000,000
$100,000,000
$150,000,000
$200,000,000
$250,000,000
$300,000,000
$350,000,000
11/10/2009
1/10/2010
3/10/2010
5/10/2010
7/10/2010
9/10/2010
11/10/2010
1/10/2011
3/10/2011
5/10/2011
7/10/2011
9/10/2011
11/10/2011
1/10/2012
3/10/2012
5/10/2012
7/10/2012
9/10/2012
11/10/2012
1/10/2013
3/10/2013
5/10/2013
7/10/2013
9/10/2013
11/10/2013
1/10/2014
3/10/2014
5/10/2014
Comportamiento de
desembolsos
Grafico 3. Comportamiento de desembolsos a la cuenta designada
Grafi co 4. Comportamiento de justifi cación de gastos al Banco Mundial
0
50,000,000
100,000,000
150,000,000
200,000,000
250,000,000
300,000,000
350,000,000
11/10/2009 11/10/2010 11/10/2011 11/10/2012 11/10/2013
Comportamiento
Justificación de Gastos

36. 36
MANEJO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA
Desde el inicio y hasta el segundo semestre de 2013, el control de la información económica del
proyecto estuvo a cargo de las direcciones financieras de cada ministerio ejecutor y a partir del
segundo semestre de 2013, se decide desde el MJD y la Gerencia del Proyecto, la contratación de
un consultor contable externo quien se encarga de la consolidación de la información financiera
y la elaboración de los informes requeridos por los diferentes actores de proyecto (ejecutor, au-ditores
y Banco Mundial).
Esta actividad sirvió para encontrar que la contabilización en SIIF (a cargo de la entidad ejecu-tora)
de los actos económicos generados por el proyecto, presenta algunas diferencias frente a
las cuentas por pagar resultantes al final del periodo contable 2013 frente al valor presupuestal
causado, situación que se refleja en el reporte de saldos y movimientos generado por el SIIF.
Adicional a lo anterior es importante destacar el corto tiempo utilizado por la entidad para reali-zar
los respectivos pagos a proveedores, así como el sistema de firma electrónica para la solici-tud
de desembolsos y justificación de gastos a través del sistema Client Connection, toda vez que
estando a cargo de la Dirección Financiera de la entidad, los tokens para las firmas autorizadas,
agiliza de manera sustancial esta actividad, mostrando eficiencia y eficacia en los pagos a pro-veedores
de bienes y servicios contratados.
AUDITORIA DEL PROYECTO
El desarrollo del proyecto ha sido auditado operativa y financieramente por la firma MGI Páez
Asociados, quienes han emitido dictamen satisfactorio en su ejecución, encontrando la totalidad
de la inversión como gastos elegibles, de acuerdo a la normatividad del Banco Mundial.
En el último informe, la firma auditora tuvo como alcance la evaluación y revisión integral de la
ejecución y control de los recursos provenientes del Convenio de Donación, emitiendo opinión
acerca de la razonabilidad de las cifras expresadas en los Reportes Financieros del Proyecto, opi-nión
sobre las Solicitudes de Desembolso, concepto sobre el sistema de control interno contable
y administrativo, verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y de las cláusulas con-tractuales
contenidas en el Convenio de Donación y, la evaluación de la efectividad del sistema
de control interno inmerso en el registro de las transacciones y en el reporte de la información
financiera del Proyecto.

37. Este informe determinó una presentación adecuada en todos los aspectos materiales de la posi-ción
financiera del Proyecto, de acuerdo a los requerimientos establecidos por el Banco Mundial,
37
así como de la información con corte 31 de diciembre de 2013.
Referente a las Solicitudes de Desembolso tramitadas, han presentado de manera razonable los
Certificados de Gastos, determinando esto que la totalidad de los gastos son elegibles para ser
financiados bajo el Convenio de Donación TF-091176 y que los procedimientos de contabilidad y
de control interno utilizados en la preparación de los SOEs fueron adecuados, y el Ministerio de
Justicia y del Derecho – MJD - Proyecto de Servicios de Resolución Pacífica de Diferencias para
los Pobres, ha mantenido la documentación adecuada para respaldar las solicitudes de desem-bolso
presentadas por los gastos incurridos.
Adicional a lo anterior la firma auditora determinó que fondos del Convenio de Donación fueron
utilizados únicamente para los fines del Proyecto, de conformidad con los requisitos establecidos
en el correspondiente Convenio de Donación TF-091176.
Es importante destacar que a lo largo del proyecto se realizaron misiones de revisión del Banco
Mundial, las cuales detectaron situaciones susceptibles de mejoramiento, las cuales se consigna-ron
en un plan de mejoramiento continuo, logrando superarlas en gran parte.
OBSERVACIONES FINALES SOBRE EL MANEJO FINANCIERO
Finalmente y para efectos de cierre financiero y generación de los IFR6 finales, la administración
del proyecto entregó al Ministerio de Justicia y del Derecho, un manual que contiene las accio-nes,
información y metodología para su elaboración, así como los IFR con corte a 4 de julio de
2014, los cuales servirán como base para su elaboración. Estos IFR finales deberán incluir los
gastos pagados durante el periodo de gracia, así como costo de la auditoría correspondiente al
último periodo de ejecución de la donación. Esto debido a que por disposiciones del convenio de
donación no es posible contratar especialistas en una Unidad Coordinadora del Proyecto des-pués
de la fecha de cierre (julio 4, 2014) para que se encarguen de estas actividades.
6 IFR. Information Financial Reports por su nombre en inglés.

39. Capítulo 4
IMPLEMENTACIÓN
DEL PROYECTO

41. 41
IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO
A continuación se desarrollan las actividades que fueron implementadas durante la vigencia
del Proyecto (4 de septiembre de 2008 al 4 de julio de 2014) a fin de cumplir con los objetivos
trazados en cada uno de los componentes y las necesidades e iniciativas del Gobierno Nacio-nal
en materia de acceso a la justicia y la población en situación de pobreza y vulnerabilidad.
Teniendo en cuenta que el objeto del proyecto financiado con los recursos del Con-venio
de Donación Japonesa TF-091176-CO suscrito con el Banco Mundial, consistió
en suministrar a los ciudadanos en condición de vulnerabilidad y pobreza, servicios de
justicia que den respuesta oportuna, eficiente, eficaz y de calidad a sus controversias,
como aspectos fundamentales para garantizar la convivencia pacífica y el desarrollo
económico del Estado Colombiano, las actividades se encaminaron al desarrollo de es-trategias
e insumos que permitieran al Ministerio de Justicia y del Derecho – Gobierno
Nacional tomar decisiones para definir mecanismos para la superación de las barreras
de acceso a la justicia y el fortalecimiento de los mecanismos de resolución de conflic-tos,
principalmente para la población en situación de vulnerabilidad y pobreza.
En virtud de lo anterior, varias de las actividades se articularon con el Programa UNIDOS de la
Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema (ANSPE), el Programa Nacional de
Consolidación y el Programa de las cien mil viviendas, de tal manera que se asegurara no sólo
la presencia de la población objeto del proyecto, sino lograr la generación de metodologías y
estrategias que fueran sostenibles y cuya implementación fuera viable no sólo con la comuni-dad
sino con los gobiernos locales.
Para el cumplimiento de lo anterior, se realizaron las siguientes actividades:
COMPONENTE 1 - ESTRATEGIAS DE SERVICIOS DE RESOLUCIÓN PACÍFICA DE
CONFLICTOS PARA LOS POBRES
• Diagnóstico en temas de justicia a fin de determinar la estrategia para fortalecer los ser-vicios
de resolución pacífica de conflictos para los pobres existentes.

42. Esta actividad se desarrolló fundamentalmente en tres aspectos:
42
a. Definición del manual operativo para el desarrollo de los Encuentros Comunitarios
en Justicia (ECEJ). El propósito de estos encuentros consiste en que la población en
condición de pobreza pueda dar a conocer sus preocupaciones en relación con los
servicios de justicia, teniendo en cuenta las barreras sociales y culturales para el ac-ceso
al sistema de justicia.
b. Definición del manual operativo para la conciliación virtual. A partir de experiencias
y referentes internacionales, se realizó un diagnóstico que permitió definir la estrate-gia
para la implementación y operación de la conciliación a través de salas virtuales
de justicia.
c. Aplicar en Leticia, Tibú, Sogamoso, la Dorada y Arauquita la encuesta nacional de
acceso a la justicia7 , diseñando un módulo específico en métodos alternativos de
solución de conflictos y la conciliación a través de medios virtuales.
El desarrollo de esta actividad dio como resultados los manuales correspondientes, resaltan-do
de manera general y principalmente8.
a. Manual operativo para el desarrollo de los Encuentros Comunitarios en Justicia (ECEJ):
La propuesta presentada para la implementación y operación de los encuentros comu-nitarios
en justicia (ECEJ), fue piloteado en los siguientes municipios: Tibú, Sogamoso, La
Dorada, Arauquita y Leticia. El objeto fundamental de este pilotaje fue definir las activi-dades
que fortalecerían la confianza en las instituciones que prestan servicios de justicia,
a partir de un diálogo inclusivo y constructivo entre las comunidades, las organizaciones
de la sociedad civil y el gobierno local, así como la generación de compromisos con los go-biernos
locales que permitieran avanzar en las conclusiones que se presentaron durante
el desarrollo del ejercicio.
Inicialmente, las actividades planteadas para el desarrollo de los encuentros comunitarios
partieron de la propuesta pedagógica propuesta por Paul Freire9, en la que se parte del prin-cipio
“la construcción del conocimiento es colectiva”.
7 La encuesta nacional de acceso a la justicia fue desarrollada por el Ministerio de Justicia y del Derecho en ejecución del
Convenio de Préstamo BIRF-7824-CO suscrito con el Banco Mundial para la financiación del Proyecto de Fortalecimiento a los
Servicios de Justicia. La información completa del diseño, desarrollo y resultados de la encuesta, cuya aplicación fue a nivel
nacional, se puede consultar en: www.encuestaminjusticia.co
8 Los resultados planteados en este documento son extraídos de los documentos finales entregados por los Consultores /
Contratistas
9 Documento “Informe Experiencial del primer piloto Encuentros Comunitarios en Justicia – Consorcio Bureau Veritas Colom-bia
Ltda – Aselink SAS”.

43. 43
El desarrollo del ECEJ consiste en la aplicación de distintas actividades como:
• La telaraña: con el propósito de integrar al grupo
• Teorización: a partir de la reflexión acerca del acceso a la justicia como derecho fun-damental
y como garantía del derecho a la igualdad
• Grupos de discusión: espacios de interacción social entre grupos de personas que
comparten ciertas características y que manifiestan sus experiencias en torno a una
problemática o realidad social compartida
• Plenaria: presentación de las conclusiones de cada grupo a través de un relator
• La totuma del ECEJ: actividad de cierre que permitió recoger a partir de la construc-ción
colectiva, las ideas de cómo mejorar las barreras de acceso a la justicia
• Evaluación de los ECEJ: los participantes diligencian el formato de evaluación, diseña-do
para tal fin, evaluando tres dimensiones a saber: I) utilidad y contenido, II) dis-posición
para futuros ECEJ y III) Organización.
Los participantes de los ECEJ fueron miembros de la comunidad en general, la adminis-tración
local y las organizaciones de la sociedad civil.
La convocatoria en cada uno de los municipios se realizó vía telefónica, de la siguiente manera:
• A través de los Centros de Convivencia Ciudadana de cada región, se administraron las
listas de contacto de los Presidentes de Junta de Acción Comunal y de los conciliadores
(as) en Equidad (según corresponde);
• Las alcaldías locales administraron las listas de las organizaciones de la sociedad civil
• Las listas de contacto para el programa de madres en acción se hizo a través de los
enlaces municipales del programa de Familias en Acción.
La invitación a los gobiernos locales se hizo a través de un memorando emitido por la Di-rección
de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del
Derecho.

44. La participación a los encuentros realizados fue de la siguiente manera:
Participación /
Municipio Arauquita La Dorada Tibú Leticia Sogamoso
Total Asistentes 26 19 48 27 12
Administración local 9% 22% 15% 18% 16%
Juntas de acción
comunal
57% 45% 52% 39% 67%
Organizaciones de la
sociedad civil
30% 11% 29% 29% 17%
Conciliadores en
equidad
4% 22% 4% 14% 0%
Las conclusiones generales del pilotaje realizado al manual para la realización de los En-cuentros
44
Comunitarios en Justicia son:
• En general la comunidad manifestó la insatisfacción respecto de la atención inter-vención
y efectividad en los procedimientos e las instituciones competentes.
• El desarrollo de las actividades expuestas en el manual permitió que la comunidad
expresara de manera fácil y abierta las dificultades que se les han presentado en el
proceso de resolución de conflictos y acceso a la justicia.
• Aunque se había planteado inicialmente desarrollar una actividad relacionada con la
validación de compromisos con los gobiernos locales, no fue posible dado el tiempo
de ejecución y la ausencia, en la mayoría de los encuentros, de la institucionalidad
competente.
• La figura de la conciliación en equidad no tiene presencia fuerte en ninguno de los
municipios objeto del pilotaje.
• Es alta la desconfianza de la comunidad en los funcionarios públicos y en las zonas
de conflicto se presenta una marcada desconfianza en la inspección de policía y las
fuerzas armadas y militares.

45. Con base en los resultados anteriores, se realizó el ajuste al manual operativo para los en-cuentros
comunitarios en justicia – EDEJ, diseñado por el Consorcio Bureau Veritas Colom-bia
45
Ltda. – Aselink SAS.
Los objetivos principales de este manual son10 :
• Establecer los mecanismos operativos para realizar los Encuentros Comunitarios en
Justicia – ECEJ, con la participación de la sociedad civil y el gobierno local.
• Definir las actividades que permitan fortalecer la confianza en las instituciones que
prestan servicios de justicia, a partir de una diálogo inclusivo y constructivo entre las
comunidades, organizaciones de la sociedad civil y el gobierno local.
• Definir los formatos, tiempo de ejecución, procesos de convocatoria, levantamiento
de actas, moderadores, número de ECEJ a realizar.
Las ventajas del desarrollo de los ECEJ son:
• Promover actuaciones colectivas y actividades en función del desarrollo local, para
organizar y priorizar la necesidad de identificar y superar las barreras de Acceso a la
Justicia, como insumo para la reorientación y el fortalecimiento institucional.
• Poner en funcionamiento a los actores en pro de una responsabilidad colectiva e
individual para fortalecer la credibilidad en el Acceso a la Justicia y por tanto en el
mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad.
• Impulsar formas de pensar y actuar utilizando la experiencia, la creatividad y el com-promiso
de los actores en el proceso, para alcanzar el desarrollo local de manera
compartida y colaborativa.
• Permitir el aprendizaje colectivo que incorpora las visiones y las experiencias de los
participantes frente a las barreras de acceso identificadas, configurando una forma
de comprometerlos y motivarlos de manera solidaria, en los conflictos comunes.
• Permitir la identificación y formación de líderes locales que organicen a la comuni-dad,
detecten y precisen sus preocupaciones en torno al funcionamiento de la justicia
y sirvan como voceros para transmitir las inquietudes y obtener acuerdos orientados
a una mejor prestación del servicio.
• Generar espacios de fortalecimiento del tejido social flexible, puesto que se adap-
10 Tomado del documento “Manual operativo de los encuentros comunitarios en justicia” cuya autoría pertenece al Consorcio
Bureau Veritas Colombia Ltda. – Aselink SAS

46. 46
tan a las condiciones de cada comunidad y de sus componentes, y holísticos ya que
responden a una visión de totalidad.
El manual operativo plantea una metodología cíclica para el desarrollo de los ECEJ relacio-nada
con la identificación de las barreras de acceso a la justicia - identificación de causas y
soluciones – construcción de compromisos y plan de acción – seguimiento y verificación de
compromisos y plan de acción.
En conclusión, el desarrollo de esta metodología de trabajo permite generar una cultura de
resolución pacífica de disputas a través del diálogo inclusivo y participativo que permite a la
comunidad dar a conocer sus preocupaciones respecto de las políticas y procedimientos en
materia de acceso a la justicia a fin de generar compromisos y recomendaciones que, a largo
plazo, redunden en reformas legales y regulatorias e institucionales para la superación de
barreras y el fortalecimiento al acceso a la justicia.
En virtud de lo anterior, este instrumento fue utilizado con posterioridad en el proyecto, como
mecanismo adicional para la construcción de una estrategia de justicia cercana al ciudadano,
focalizando la convocatoria a la población en situación de pobreza extrema registrada en el
programa UNIDOS de la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema (ANSPE)
y como parte del Pilotaje del Proyecto de Casa de Justicia Móvil que se expondrá más adelante
en este documento.
b. Definición del manual operativo para la conciliación virtual. A partir de experiencias y
referentes internacionales, se realizó un diagnóstico que permitió definir la estrategia
para la implementación y operación de la conciliación a través de salas virtuales de
justicia.
Con el propósito de ampliar los mecanismos de solución de conflictos a las comunidades en
situación de pobreza, y en particular los mecanismos alternativos de solución de conflictos,
surge la necesidad de diseñar un manual para la implementación y operación de la conciliación
extrajudicial en derecho a través de salas virtuales de justicia.
En virtud de lo anterior, el Consorcio Bureau Veritas Colombia Ltda. – Aselink SAS, diseñó el
manual operativo de la conciliación virtual, definiendo “los elementos básicos para adelantar
la conciliación bajo los medios virtuales, así como su operatividad, precisando los requerimien-tos
mínimos que en materia física, tecnológica y humana son necesarios para implementar la
figura de la conciliación por medios “virtuales” (…)” y los “pasos secuenciales que deben se-guirse
para prestar el servicio de la conciliación por medios “virtuales”, buscando una descrip-ción
más precisa que persigue dotar de elementos prácticos al lector que sirvan de referente
para adelantar las actividades (…)11”.
11 “Manual Operativo de la Conciliación Virtual” del Consorcio Bureau Veritas Colombia Ltda. – Aselink SAS

47. Esta actividad no sólo propone una nueva estrategia que además de facilitar la prestación de
los métodos alternativos de solución de conflictos, en particular la conciliación extrajudicial
en derecho, sino la implementación de las salas virtuales de justicia como mecanismos para
la prestación de los servicios de justicia con calidad y en coordinación y apoyo de las insti-tuciones
47
del orden nacional y de las instituciones académicas.
En tal sentido, las salas virtuales de justicia permitirían la prestación del servicio de Consul-torio
Jurídico como herramienta de asesoría gratuita a la comunidad en general y los funcio-narios
o administradores de justicia que lo requieran, p.ej. los conciliadores en equidad. Así
mismo, esta estrategia permite fortalecer los espacios de coordinación con las instituciones
del sector y las instituciones académicas.
c. Aplicar en Leticia, Tibú, Sogamoso, la Dorada y Arauquita la encuesta nacional de
acceso a la justicia12 , diseñando un módulo específico en métodos alternativos de
solución de conflictos y la conciliación a través de medios virtuales
Los resultados de este ejercicio se pueden consultar en el documento “Informe y presentación
de resultados de la aplicación de la encuesta nacional de acceso a la justicia NIRC: Arauquita,
Leticia, Sogamoso, Tibú y La Dorada” del Consorcio Bureau Veritas Colombia Ltda – Aselink
SAS.
• Impresión de formatos para la operación del pilotaje del Programa de Casa de Justicia Móvil
Con el propósito de fortalecer la gestión y operación del pilotaje del Programa de Casa de
Justicia Móvil, es necesario contar con formatos y material impreso publicitario.
Es así como se realizó el diseño de los siguientes formatos:
• Recolección de información relacionada con la percepción del usuario.
Este formato fue utilizado durante el desarrollo del pilotaje del Proyecto de Casa de
Justicia Móvil, y cuyos resultados se incluyen más adelante en este documento.
12 La encuesta nacional de acceso a la justicia fue desarrollada por el Ministerio de Justicia y del Derecho en ejecución del
Convenio de Préstamo BIRF-7824-CO suscrito con el Banco Mundial para la financiación del Proyecto de Fortalecimiento a los
Servicios de Justicia. La información completa del diseño, desarrollo y resultados de la encuesta, cuya aplicación fue a nivel
nacional, se puede consultar en: www.encuestaminjusticia.co

48. 48
• Encuesta a representantes de entidades, funcionarios y operadores transitorios de
justicia.
Aunque el formato fue realizado con base en la dinámica de la operación del Programa
Nacional de Casas de Justicia del Ministerio de Justicia y del Derecho, sin embargo, y
para el caso particular del pilotaje del Proyecto de Casa de Justicia Móvil, la tipología
de conflicto generó que la atención realizada por las entidades se dirigiera a la ase-soría
y orientación de la ciudadanía y no como plataforma para la aplicación de me-canismos
alternativos de solución de conflictos.
• Formatos de asistencia a los Encuentros Comunitarios en Justicia.
Con el propósito de hacer el registro de las familias del programa UNIDOS que
asistieron a cada uno de los eventos realizados en virtud del Proyecto.
Los siguientes formatos fueron diseñados a fin de facilitar la ejecución de los Encuentros
Comunitarios en Justicia (ECEJ) y con base en las disposiciones contenidas en el manual
operativo existente:
• Formato de matriz grupos de discusión en los Encuentros Comunitarios en Justicia
• Formato de priorización de barreras y validación de compromisos para los Encuen-tros
Comunitarios en Justicia
• Evaluación de los Encuentros Comunitarios en Justicia
• Acta de los Encuentros Comunitarios en Justicia
• Formato “Mis Notas como asistente”
• Formato ¡A cocinar se dijo!
• Suministro de tiquetes aéreos para el equipo encargado del pilotaje del Proyecto de Casa
de Justicia Móvil y la Administración del Proyecto
A fin de garantizar el traslado del equipo encargado de la operación del pilotaje del Proyecto
de Casa de Justicia Móvil para organizar, atender y coordinar la realización de las jornadas
itinerantes de la casa de justicia móvil, se hizo necesario contar con una agencia de viajes
que permitiera la expedición de tiquetes de manera inmediata, así como el cambio de los
mismos, dada la eventualidades que se presentaron en las jornadas de atención itinerante.

49. Así mismo, para la administración del proyecto, se hizo necesario garantizar el traslado de
los integrantes del equipo, a fin de garantizar el cumplimiento de sus funciones de moni-toreo
49
y seguimiento a las actividades del Proyecto.
• Pilotaje del Proyecto de Casa de Justicia Móvil
Teniendo en cuentas las prioridades del Ministerio de Justicia y del Derecho, en particular,
del Viceministerio de Promoción de la Justicia, relacionadas con el fortalecimiento del ac-ceso
a la justicia a la población en situación de vulnerabilidad y pobreza y de los métodos
alternativos de solución de conflictos, se diseñó una actividad que permitiera no sólo definir
una estrategia de servicios para la resolución pacífica de conflictos para los pobres, sino de
servicios alternativos de resolución de diferencias para esta población.
Por lo anterior, y a partir de los lineamientos del Programa Nacional de Casas de Justicia del
Ministerio de Justicia y del Derecho, se diseñó una estrategia para la implementación del
pilotaje del proyecto de casa de justicia móvil a lo largo del territorio nacional.
En el capítulo V de este documento se desarrolla de manera detallada el proceso de imple-mentación
de esta actividad. Lo anterior, teniendo en cuenta el impacto que generó no sólo
en la población objeto del proyecto, sino en el cumplimiento de los objetivos establecidos en
los componentes 1 y 3 del proyecto, y de los objetivos misionales del Ministerio.
COMPONENTE 2 – EDUCACIÓN LEGAL PARA LOS POBRES
• Realizar el diseño e implementación de un programa de capacitación en las escuelas pri-marias
de las zonas rurales y urbano marginales sobre educación jurídica en los derechos
y obligaciones de los ciudadanos y de la comunidad y sobre mecanismos de resolución de
conflictos en temas particularmente relevantes para los más pobres y vulnerables.
Con el propósito de definir una estrategia pedagógica que de respuesta a las necesidades
de formación de la comunidad en situación de vulnerabilidad, relacionadas con el “recono-cimiento
de los derechos humanos, el cumplimiento de los deberes, la identificación de me-canismos
que permitan solucionar pacíficamente los conflictos, tanto en el ámbito escolar
como en el comunitario, y la construcción colectiva de propuestas por parte de los partici-pantes,
con el fin de mejorar las condiciones sociales y de convivencia relacionadas con el
respeto y la promoción de los Derechos Humanos. En el caso de los derechos y la resolu-

50. ción pacífica de conflictos, resulta trascendental el uso de materiales didácticos que estén
conectados con la realidad inmediata de los participantes, así mismo, deben implementarse
acciones que promuevan su motivación, de tal manera que los aprendizajes tengan una re-cordación
50
a largo plazo y se puedan transferir en diversas situaciones13”.
El desarrollo de esta actividad se enfocó en 3 aspectos fundamentales:
• Diseño de un programa de capacitación en mediación escolar.
• Pilotaje en 35 escuelas de los municipios de Leticia, Tibú, Sogamoso, La Dorada y
Arauquita (7 escuelas por cada municipio) a fin de ajustar el programa de capac-itación
diseñado
• Diseño de la metodología de capacitación y del proceso de implementación del pro-grama
ajustado
El proceso de diseño del programa de capacitación se fundamentó en las teorías de apren-dizaje
significativo y constructivo, toda vez que dicha metodología incluye los siguientes
principios:
• los contenidos sean más fáciles de comprender dada su concreción y la asociación
que se les puede dar con situaciones del contexto de la población
• el aprendizaje se produce con mayor facilidad por cuanto es posible intercambiar
ideas con otros
• el aprendizaje es más fuerte cuando se basa en las ideas previas de los estudiantes
• el lenguaje utilizado es determinante en el proceso de aprendizaje
• el constructivismo tiene en cuenta las diferencias individuales
• el aprendizaje implica la organización personal de la información
• el conocimiento cambia a lo largo del desarrollo
• se requiere equilibrio cognitivo
• la motivación fortalece el aprendizaje de cada participante
• los participantes del proceso de formación sienten cierto nivel de autodeterminación
ante las actividades que desarrollan durante cada uno de los talleres
13 Tomado de los documentos entregados por el Consorcio Educando por la Paz (integrado por la Cámara de Comercio de Bo-gotá
y la Universidad Sergio Arboleda), en virtud del Contrato 139-2011 suscrito en desarrollo del proyecto.

51. Así mismo, el proceso metodológico y la implementación de los talleres, se basó en el forta-lecimiento
51
de los cuatro pilares de la educación:
• aprender a conocer: adquirir, comprender y transformar los contenidos esenciales
respecto a un tema específico
• aprender a hacer: adquirir habilidades, destrezas y capacidades necesarias para
desenvolverse adecuadamente en cualquier contexto
• aprender a ser: fortalecimiento de la identidad, auto- reconocimiento, uso de la au-tonomía
moral e intelectual, capacidad de generar juicios con base en información y
experiencia personal, consolidación de un auto concepto positivo, posibilidad de es-tablecer
metas personales y creación de estrategias propias para resolver problemas
• aprender a convivir: relacionado con la necesidad de compartir, comprender al otro,
generar empatía, ser flexible y adaptable al cambio, trabajar mancomunadamente y
respetar las diferencias empleándolas como fortalezas.
El desarrollo del programa de capacitación y la cartilla para su implementación, se consolidó
como un proceso de coordinación institucional con las secretarías de educación, no sólo
para garantizar la participación de las Instituciones Educativas, sus funcionarios y docentes,
sino para lograr una capacidad instalada que permitiera generar una cultura de resolución
pacífica de conflictos desde las escuelas y haciendo un ejercicio armonizado con los padres.
El desarrollo de este programa “implica un trabajo continuo del Estado y la sociedad civil
para encontrar caminos metodológicos y encuentros dialógicos que garanticen el acceso de
la población al conocimiento y discusión de los temas de resolución de conflictos y dere-chos
humanos, que fundan la posibilidad de una real democracia participativa formando
ciudadanos conscientes de sus derechos y deberes, capaces de ser parte de la solución de
los problemas personales, familiares y sociales, favoreciendo de esta manera la convivencia
y el desarrollo humano14” .
A fin de garantizar un proceso de implementación exitoso y sostenible de este programa, es
importante adelantar un proceso permanente de reconocimiento de las características de
la población a quien se dirige el programa, a fin de precisar los elementos que respondan a
las necesidades particulares del contexto y así actuar con pertinencia sobre las condiciones
sociales de las comunidades.
14 Tomado del documento Producto 2 – Programa de Capacitación en Derechos humanos y resolución de conflictos del Min-isterio
de Justicia y del Derecho, elaborado por la Universidad Sergio Arboleda en ejecución del contrato 358-2013 suscrito en
ejecución del Proyecto de Servicios de Resolución Pacífica de Conflictos para los Menos Favorecidos.

52. Así mismo, la presencia institucional a fin de garantizar la confiabilidad de la inter-vención
52
y de los contactos establecidos, con el propósito de fortalecer una alianzas
entre las instituciones educativas y las entidades gubernamentales que involucren los
intereses de la población civil, aproxime a los padres y madres de familia a los procesos
de formación y capacitación como una manera de garantizar la intervención integral que
de todos los miembros de la comunidad escolar.
Por lo anterior, este programa de capacitación se constituye como uno de los productos que
de manera transversal generan impacto en la comunidad, como quiera que no sólo da a con-ocer
las herramientas y estrategias para la solución pacífica de conflictos en la comunidad,
involucrando, niños, padres, comunidad educativa y gobiernos locales, sino que atiende una
de las principales barreras de acceso a la justicia, relacionada con el desconocimiento de los
mecanismos, deberes y derechos de la comunidad, sino que también genera un proceso de
interacción de la comunidad hacia el fortalecimiento del acceso a la justicia y la resolución
pacífica de conflictos a partir del contexto local.
• Diseño y difusión de campañas de divulgación para la sensibilización de las estrategias de
servicios de resolución pacífica de conflictos para los pobres
Con el propósito de hacer un proceso de divulgación de información esencial y técnica sobre la
forma de resolver tipos de casos a la población en general y en particular, a la población más
desfavorecida, se diseñaron cinco (5) comerciales de televisión que dan cuenta de las distintas
estrategias con las que cuenta la población colombiana para la resolución de sus conflictos.
Se trata de la información relacionada con conciliación en equidad, el programa nacional de ca-sas
de justicia y el arbitraje principalmente.
• Diseño, desarrollo e impresión de afiches y formatos para dar a conocer y desarrollar el ejerci-cio
de la conciliación en equidad
Una de las barreras de acceso a la justicia, identificadas en la encuentra nacional de acceso a la
justicia, aplicada en virtud del proyecto de Fortalecimiento a los Servicios de Justicia, financiado
con recursos del convenio de préstamo BIRF 7824-CO suscrito con el Banco Mundial, se rela-ciona
con el desconocimiento de la población de las distintas figuras y mecanismos para acceder
a la justicia.
Es por esto que, como parte de la estrategia de divulgación de información a fin de dar a conocer
las distintas figuras y estrategias que permiten la resolución pacífica de los conflictos, en parti-cular
la conciliación en equidad, entendida ésta como un mecanismo alternativo de resolución de

53. conflictos que permite que cualquier ciudadano, que haya sido postulado por una organización
cívica de su respectiva localidad, haya participado de un proceso de formación en las competen-cias
necesarias para ejercer el cargo de conciliador en equidad y haya sido nombrado por una
autoridad judicial, ayude a los miembros de su comunidad en la solución pacífica de sus conflic-tos,
se hizo un ejercicio de divulgación de la figura de la conciliación en equidad, así como de
53
materiales y formatos que facilitaran el ejercicio y operación de esta figura15.
COMPONENTE 3 – SERVICIOS ALTERNATIVOS
DE RESOLUCIÓN DE DIFERENCIAS PARA LOS POBRES
• Realizar un diagnóstico de la conflictividad en Leticia, Tibu, Sogamoso, La Dorada y Arau-quita
y definir e implementar la estrategia para la selección de municipios y la negociación
de convenios, con instituciones académicas y gobiernos locales, para la prestación del ser-vicio
de consultorio jurídico y conciliación en derecho a través de salas virtuales de justicia
y de conciliación en equidad.
El desarrollo de esta actividad procuró el desarrollo de distintas metodologías que permi-tieran
el desarrollo e implementación de las estrategias para el fortalecimiento al acceso a la
justicia y la resolución pacífica de conflictos a partir del contexto local.
Por lo anterior, el desarrollo de esta actividad se enfocó en tres pilares fundamentales:
• Diagnóstico de conflictividad local. Con el propósito de definir un marco conceptual
que comprenda la teoría del conflicto y las metodologías derivadas de la investi-gación
social para la elaboración del mapa de conflictividad, incluyendo el desarrollo
de instrumentos que faciliten la elaboración de mapas sobre dinámicas territoriales
• Metodología para el desarrollo de diagnósticos de conflictividad que fuera aplicable a
nivel nacional. A fin de establecer el procedimiento para la implementación de los diag-nósticos
de conflictividad, en el ámbito de la estructura municipal, a nivel nacional.
• Diseño de la estrategia nacional que permita realizar el proceso de selección de muni-cipios
para la implementación de los servicios a través de las salas virtuales de justi-cia,
atendiendo el principio de descentralización y que establezca factores de éxito de
las salas virtuales, con énfasis en los servicios de consultorio jurídico y conciliación.
15 Tomado y recuperado de http://www.comminit.com/la/node/68186

54. 54
• Diseño de una estrategia que permita definir la ruta para la negociación de los conve-nios
con instituciones académicas y gobiernos locales para la prestación del servicio
de consultorio jurídico y conciliación de manera virtual
Contar con una metodología que permita adelantar un diagnóstico de conflictividad, no sólo
permite y facilita la toma de decisiones desde el punto de vista institucional, toda vez que
arroja la información que desde lo local permite definir las necesidades que en materia de
conflictos presenta la comunidad, a fin de tomas las decisiones pertinentes que resulten en
un impacto real y focalizado a las necesidades identificadas, sino que fortalece el sistema
de implementación de las distintas figuras y programas con los que cuenta el Ministerio de
Justicia y del Derecho, para el acceso a la justicia y la resolución pacífica de los conflictos.
En virtud de lo anterior, y dado el impacto que se tuvo con el desarrollo de esta actividad, el
Ministerio de Justicia y del Derecho expidió la Resolución 220 de 2014, en la que se imple-menta
la aplicación de la metodología para la elaboración del diagnóstico de conflictividad
en los distintos programas a cargo de esta cartera.
Así mismo, y como se mencionó anteriormente, con este Proyecto se busca a definición de
nuevas estrategias que permitan a la ciudadanía fortalecer el acceso a la justicia y la resolu-ción
pacífica de conflictos, de tal manera que se diseñó la estrategia para la implementación
de salas virtuales de justicia, como herramienta para la prestación de servicios de justicia
relacionados con la conciliación y el consultorio jurídico, razón por la cual, el desarrollo de
la metodología para identificar las poblaciones o municipios que pudieran resultar benefi-ciarios
de esta estrategia y para realizar el proceso de coordinación y cooperación que se
requiere tanto de la comunidad educativa como de los gobiernos locales, hace que estas
estrategias sean sostenibles y de fácil implementación.
• Adecuación y alquiler de la unidad móvil para el pilotaje del Proyecto de Casa de Justicia
Móvil
Esta actividad surge como complemento al pilotaje del Proyecto de Casa de Justicia Móvil,
descrito en el componente 1, y se constituye en el diseño de la plataforma y la infraestructu-ra
mediante la cual operará el ejercicio.
La descripción del desarrollo de esta actividad se detalla en el Capítulo V de este documento.

55. • Diseñar e implementar la estrategia de visibilidad para el Pilotaje del Proyecto de Casa de
Justicia Móvil
Esta actividad surgió con el fin de dar a conocer a las comunidades respectivas, a través de
diferentes herramientas comunicacionales, la prueba piloto del Proyecto de Casa de Justicia
Móvil, de manera tal que se produjera el impacto requerido en los usuarios.
El objetivo general de la estrategia de comunicación era posicionar entre las comunidades
objeto del programa la existencia de la Casa de Justicia Móvil y los servicios que ella presta,
como un hecho concreto de garantía de sus derechos.
Para lograr el objetivo antes descrito, se dispuso de lagunas herramientas comunicacionales
y como estrategia su difusión en los distintos medios. Así se contó con los siguientes recur-sos:
1. Volantes, pendones y afiches.
2. Video Orientación de los servicio que prestaría la unidad móvil de la casa de Justicia.
3. Divulgación a través de distinto medios como la página web del Ministerio de Justicia
55
y del Derecho, medios locales, freepress, perifoneo local, entre otros.
4. Diseño de la imagen corporativa para la unidad móvil, que se circunscribió a la a ima-gen
externa así como a la señalización interna de la unidad móvil de la casa de justicia,
teniendo en cuenta el manual de imagen corporativa del Ministerio de Justicia y del
Derecho y las disposiciones del mismo.
Fue importante incluir dentro de la estrategia la difusión del piloto del Proyecto de Casa
de Justicia Móvil el free-press, y el perifoneo, sin embargo el producto de mayor impacto
consistía en la producción de un video cuya emisión sería en canales de cobertura nacional
como: Señal Colombia, Canal Uno y Canal Institucional. La estrategia contempló igualmente
la emisión de cuñas radiales en emisoras comunitarias, emisora del Ejército y la Policía Na-cional.
Otros materiales como pendones serían ubicados en sitios estratégicos como: plazas
de mercado, tiendas, billares, etc.
El resultado de este ejercicio no fue del todo satisfactorio, pues si bien es cierto se creo se
dio a conocer el piloto del Programa de Casa de Justicia Móvil a la población objetivo y los
servicios que ésta prestaba, a través de los distintos medios de comunicación planteados,
no es menos cierto que el impacto de la campaña comunicacional no fue el deseado, pues tal

56. como referimos la herramienta comunicacional de mayor impacto la constituía el video, que
sería emitido en todo el ámbito nacional, el cual no pudo salir al aire, debido a que el mismo
no cumplió con el manual de imagen corporativa del Ministerio de Justicia y del Derecho, así
como con otros aspectos desde el punto de vista técnico, y por tanto no recibió la debida
aprobación para su salida al aire.
No obstante que le resultado del video como pieza fundamental de la estrategia de visibilidad
de la casa de justicia móvil, no fuere el deseado, se alcanzó a lograr un reconocimiento del
programa dentro de la población objetivo y dentro de las distintas entidades gubernamen-tales
56
a nivel nacional y local. Igualmente se evidenció en el caso particular de la ejecución de
este ejercicio que lo ideal sería que el video y toda la estrategia de comunicación este dirigi-da
más por una empresa encargada o dedicada al marketing que por una empresa dedicada
exclusivamente a la producción de medios audiovisuales, de tal manera que aquella no sólo
desarrolle un producción audiovisual sino que se encargue se trasmitir a cabalidad y con
gran impacto la idea del programa de la casa de justicia móvil, como servicio al cual tienen
derecho los ciudadanos.
COMPONENTE 4 - SERVICIOS DE ASESORAMIENTO LEGAL PARA LOS POBRES
• Diseño de la estrategia para desarrollar mecanismos para proveer ayuda legal de calidad
a las comunidades pobres, y la realización de jornadas de asesoría jurídica para población
vulnerable
Este ejercicio pretendió el diseño de una estrategia que incluye el establecimiento de grupos
de trabajo interinstitucionales a fin de proveer ayuda legal de calidad, por profesionales, a la
comunidad vulnerable, el desarrollo de una red de abogados que presten el servicio y la divul-gación
de la información relacionada con estas jornadas, entre otros, a través de la realización
de jornadas de asesoría jurídica para la población vulnerable.
Con la ejecución del presente ejercicio se generó un modelo de asesoría legal para los más
desfavorecidos, y un manual de orientación para la atención a la población en situación de
pobreza, dicho de otra manera, se obtuvo la metodología para la atención Legal a población
en situación de Pobreza y el manual de asesoría legal para la población objeto.

57. Estos dos documentos vienen a aportar una herramienta muy importante y de gran utilidad
a fin de garantizar el derecho de acceso a la justicia de la población que por su situación so-cioeconómica
ve vulnerado frecuentemente este derecho fundamental. Ver anexos de este
57
documento.
COMPONENTE 5 – JUSTICIA INDÍGENA Y AFROCOLOMBIANA
• Diagnóstico en temas de justicia indígena y ejecución de un proceso de formación en los
pueblos indígenas para promover la gobernabilidad del resguardo Tikuna, Cocama y Yagua,
y socializar el reglamento interno del ejercicio de la justicia propia para las comunidades
indígenas del resguardo, a fin de fortalecer su sistema de derecho propio
El desarrollo de esta actividad buscó la generación de espacios en las comunidades indígenas
de Leticia, en particular, del resguardo Tikuna, Cocama y Yagua, que permitieran promover
la gobernabilidad y fortalecer los reglamentos y herramientas para la solución pacífica de
los conflictos, a partir de una diagnóstico del estado de la jurisdicción especial indígena,
contemplada en el artículo 246 de la Constitución Política de Colombia, a fin de habilitar
espacios de reflexión interna en las 22 comunidades indígenas que conforman el Resguardo
y haciendo una recopilación de los elementos culturales de su sistema propio de justicia,
en aras de establecer diálogos interculturales que se vean posteriormente reflejados en la
regulación del Resguardo.
Como resultado de este ejercicio, se obtuvo el reglamento interno de la Asociación Tikuna
Cocama Yagua de Leticia, a partir del diagnóstico y análisis de antecedentes normativos in-ternos
en cada comunidad, así como de la revisión y consolidación del reglamento existente,
el cual fue socializado en cada una de las comunidades del Resguardo, a fin de armonizar el
ejercicio y el proceso relacionado con la resolución pacífica de conflictos de la comunidad.
• Fortalecer los sistemas de justicia ancestral propia y de solución de conflictos de las comu-nidades
afrocolombianas, organizadas en Consejos Comunitarios de Quibdó (Chocó), Tuma-co
(Nariño) y Buenaventura (Valle del Cauca)
Esta actividad surge a partir de los principios constitucionales, y en el reconocimiento de la
diversidad étnica y cultural de la nación, así como en el reconocimiento de la existencia de
Jurisdicciones Especiales previstas igualmente en la Carta Magna.

58. En tal sentido este ejercicio tenía como finalidad el diseño de una estrategia para el for-talecimiento
58
de los sistemas de justicia ancestral propia y de solución de conflictos de las
comunidades Afrocolombianas, organizadas en Consejos Comunitarios de Chocó, Nariño y
Valle del Cauca, las cuales no obstante de contar con un sistema ancestral y procedimientos
propios no existía un proceso establecido para la regulación de su convivencia en su socie-dad.
Como resultado del ejercicio se obtuvo fundamentalmente dos documentos, uno de ellos
el módulo de identificación de las necesidades jurídicas insatisfechas de las comunidades
Afrocolombianas, en el cual se fundamento a su vez el segundo documento contentivo de la
estrategia para el fortalecimiento y consolidación de los sistemas de justicia ancestral y el
programa de formación el cual permite ser implementado y replicado en cada consejo co-munitario.
COMPONENTE 6 – MONITOREO Y EVALUACIÓN
• Realizar un diagnóstico administrativo de los centros de convivencia ciudadana, a fin de
establecer la viabilidad y las condiciones para que actúen como entes descentralizados ar-ticulando
los procedimientos con el gobierno local
Como parte del proceso de fortalecimiento de las estrategias y programas del Ministerio de
Justicia y del Derecho, principalmente para garantizar la sostenibilidad de dichos programas,
se adelantó un proceso de diagnóstico en los centros de convivencia ciudadana a fin de esta-blecer
la viabilidad y las condiciones para que actúen como entes descentralizados articulando
los procedimientos con el gobierno local.
Como resultado de este ejercicio, se concluyó que con la estructura actual del programa no
es posible que los Centros de Convivencia Ciudadana actúen como entes descentralizados,
sin embargo, surgieron una serie de recomendaciones que permitirán superar los obstácu-los
que impiden la autonomía de los centros, así como para el fortalecimiento de la gestión
de los mismos. Dentro de las recomendaciones encontramos las siguientes16 :
Se recomienda realizar de manera conjunta con la administración local un análisis de per-tinencia
sobre las líneas de acción que desarrolla cada Centro, de modo que cada línea de
16 “Diagnóstico Administrativo de los Centros de Convivencia Ciudadana – Informe Final – Econometría Consultores, del 9 de
septiembre de 201.

59. acción pueda contar no sólo con las instituciones que atenderían las líneas, sino con el per-sonal
59
necesario para hacerlo de manera eficiente y efectiva.
Cómo implementarlo: En los Centros existentes liderar desde el Ministerio del Interior y
de Justicia jornadas de trabajo conjunto entre las autoridades locales y los funcionarios del
Centro para identificar las actividades y recursos necesarios para desarrollar los programas
que actualmente funcionan y los que se prevén realizar. Esto se debería realizar anualmente
cuando se elabore el Plan de Acción y revisarse trimestralmente para hacer seguimiento a
lo planeado.
En los Centros que entren en funcionamiento, se debería incluir en el acuerdo entre la al-caldía
y el municipio la práctica de jornadas anuales de trabajo entre los funcionarios del
centro y el alcalde o la autoridad delegada, para revisar actividades y recursos, con revi-siones
trimestrales del Coordinador del centro y un delegado de la administración municipal.
Ser parte de un Centro de Convivencia Ciudadana debe ser tomado por la administración
local como una opción de solución a la disociación de acciones desarticuladas y la inadecua-da
atención integral a los problemas locales en el ámbito de la convivencia, cultura, partici-pación
ciudadana y el fomento de valores. Con lo que trabajar en un sistema requiere cierta
estabilidad ocupacional y laboral por parte de sus miembros institucionales, ya que cada vez
que se va una persona capacitada hay unos costos al proceso y a los esfuerzos que se hacen.
Es por lo tanto importante definir unos tiempos mínimos de contratación que no riñan con
los planes de acción ni perjudiquen las acciones que se hacen o se proponen.
Cómo implementarlo: La Coordinación Nacional del Programa podría establecer como linea-miento
la vinculación de los funcionarios por un periodo mínimo de seis meses. Considerando
la dificultad del cumplimiento de esta política, se sugiere proporcionar incentivos a la estabilidad
como: contratación más prolongada del personal significa más cupos en las capacitaciones del
Programa.
La articulación interna de las entidades del Centro depende de una coordinación adecuada
y continua, por tanto el funcionario encargado de la coordinación debe tener estabilidad
laboral y un perfil adecuado para la gestión interna y para establecer relaciones con organi-zaciones
(empresas, asociaciones, Ong) relevantes en el municipio.

60. Cómo implementarlo: Igual que en el caso anterior, pero con mayor énfasis, se sugiere que
la Coordinación Nacional del Programa formule como lineamiento la vinculación del coordi-nador
60
por un periodo mínimo de un año y hacer seguimiento a que el perfil y permanencia
de un coordinador corresponda a lo que establece el Programa.
Se recomienda realizar los ajustes para que la agenda temática empiece a ser manejada por
las autoridades locales o alcaldías. Los que significa concientizarlos acerca de la importancia
de incluir en la política de Convivencia ciudadana y en los Planes de desarrollo municipal a
los Centros de Convivencia Ciudadana, abrogándoles las funciones relacionadas con el de-sarrollo
de las iniciativas en temas de convivencia y cultura ciudadana.
Cómo implementarlo: Un objetivo de capacitación que puede promover el Programa Nacio-nal
puede estar asociado a ello, de modo que la capacitación que se haga a las funcionarios
locales se centre en crear capacidades para gestionar el conocimiento en aquellos funcio-narios
de las alcaldía que podrían ser multiplicadores en los Centros o en otras instancias
relacionadas con los temas que manejan los Centros.
Se recomienda que el acuerdo firmado entre el Ministerio del Interior y de Justicia y las al-caldías
municipales estipule la inclusión en los planes de desarrollo municipal lineamientos
en Convivencia, civilidad y ciudadanía y establezca las competencias del Centro de Convi-vencia
Ciudadana en la política municipal sobre el tema. Igualmente se sugiere constituir
mecanismos normativos que garanticen que el Centro tenga recursos suficientes para su
funcionamiento.
El que los funcionarios de las instituciones de un Centro no tengan claro qué los une, qué
son y qué quieren llegar debilita un trabajo de coordinación y de unidad. En este sentido, los
Centros como un sistema organizativo que son, requieren que cada uno de sus miembros
(instituciones) compartan dichas directrices identitarias y adicionalmente, consoliden las
formas y procedimientos de cómo van a hacer para lograr lo que se proponen. Con lo que
trabajar para unificar o compartir unos criterios mínimos de funciones y procedimientos
resulta clave y puede fortalecer otros procesos asociados con la propia autonomía.
Cómo implementarlo: Dentro de la planeación de los centros se debe establecer una jornada
anual en la que se socializan aspectos básicos del Programa: Misión, visión, objetivos, líneas
de acción y las características particulares del Centro con todos los funcionarios y colab-oradores
de cada Centro de Convivencia Ciudadana.