Gerencia PMP

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IBM Software Group

Gerencia de Proyectos

Néstor Cruz
Consultor Rational - PPM

Innovation for a smarter planet © 2010 IBM Corporation

IBM Software Group | Rational software

Agenda

Conceptos básicos de Gerencia de Proyectos

Estrategia de implementación de prácticas de Gestión de
Portafolios y Proyectos (PPM)

Solución IBM Rational para PPM

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IBM Software Group

Gerencia de Proyectos

Conceptos básicos

Néstor Cruz
Consultor Rational -PPM



Que es un proyecto?

Fuente: Project Management Institute – PMBOK Guide


Que es la Gestión (Dirección) de proyectos?



Implicaciones de la Gestión de proyectos…

Identificar requisitos aplicables al proyecto
Atender las necesidades y expectativas de los interesados mientras se
ejecuta el proyecto
Equilibrar y gestionar aspectos del proyecto como:
Alcance
Calidad
Presupuesto
Recursos
Riesgos



Cual es el ciclo de vida de un proyecto?

Inicio
Planificación
Ejecución
Seguimiento y Control
Cierre



Cual es la distribución típica de costos y recursos durante el ciclo de
vida de un proyecto?



Grupos de Procesos y Áreas de conocimiento PMBOK (4 al 8)



Grupos de Procesos y Áreas de conocimiento PMBOK (9 al 12)



“Project Management Institute” – www.pmi.org


Camino sugerido para la certificación como PMP (4 – 6 Meses)

PMI
Membership

Join a Study
Group

Consider taking
Read the PMBOK course / Self
Study Self Study/ Test Day
Review and Submit Memorization Pass
Qualifications to
take the test Consider Take
Review Study course / Self
Notes Study

Week 1 Week 3-Week 7 Week 10 Week 15 Week 20 Week 24

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IBM Software Group

Estrategia de implementación de
prácticas de Gestión de Portafolios
y Proyectos

Néstor Cruz



Objetivo

Presentar una estrategia para abordar la introducción
de Metodologías y procesos de gerencia de proyectos
en una Organización


Contenido
Estrategia de implementación de prácticas
de Gestión de Portafolios y Proyectos

Entorno Actual

Visión y estrategia para la Gestión de Proyectos

Propuesta de Valor


Las iniciativas de optimización y mejora en la gestión de proyectos son
motivadas por una problemática común a muchas organizaciones

No todos los proyectos están alineados con los objetivos Proyectos que no
No todos los proyectos están alineados con los objetivos aportan a resultados
estratégicos de la Organización
estratégicos de la Organización del negocio

En algunos casos existen inconsistencias en la definición Riesgos y alta
En algunos casos existen inconsistencias en la definición probabilidad de
del alcance, y fallas en la estructuración de proyectos
del alcance, y fallas en la estructuración de proyectos fracaso o re-trabajo

Hay un control parcial de la gestión del proyecto,
Hay un control parcial de la gestión del proyecto, Retrasos cuestan
excesivos cambios en el alcance, falta de coordinación
excesivos cambios en el alcance, falta de coordinación valiosos recursos a la
entre las áreas y planificación de actividades
entre las áreas y planificación de actividades Organización

Los estándares de reporte de la gestión de proyectos no
Los estándares de reporte de la gestión de proyectos no Decisiones ejecutivas
son aplicados en todos los proyectos, y no se cuenta con
son aplicados en todos los proyectos, y no se cuenta con con base en info.
una visión integral del desempeño
una visión integral del desempeño incompleta

Existen diferentes metodologías al interior de las áreas,
Existen diferentes metodologías al interior de las áreas, Dificultad para
múltiples formatos y las herramientas se utilizan
múltiples formatos y las herramientas se utilizan intercambio y
parcialmente
parcialmente reutilización de info.


Con base en las necesidades identificadas, el enfoque se basa en crear
mecanismos que apoyen la gestión y control de proyectos estratégicos

Necesidad de Negocio:

Controlar los proyectos estratégicos, asegurando el apoyo a
los objetivos del negocio, empleando los recursos y
presupuesto existentes

Propuesta

Establecer / consolidar un Área para el control de la gestión de
proyectos estratégicos, que aporte valor al negocio, a través de
conocimientos, procesos y metodológía en Gerencia de Proyectos


A partir de un enfoque Gerencial, cada proyecto de la Organización debe
estar alineado con las metas del Plan Estratégico del Negocio

Los objetivos y metas de los proyectos deben sustentarse en objetivos estratégicos
específicos

Proyectos no alineados con el negocio deben ser reevaluados, y eventualmente asignar
sus recursos a otros proyectos que estén orientados a cumplir metas claves

Proyectos
Programa 1
Proyectos
Programa 2

Programa 3 Proyectos
Plan
Estratégico
Programa 4 Proyectos

Programa 5
Proyectos

Programa 6
Proyectos

Horizonte de ejecución


La metodología se introduce según de las necesidades de la Organización,
con foco en las áreas de mayor relevancia e impacto
Ejemplo de selección de áreas foco

Gestión de la Gestión del
Gestión del Gestión del
Gestión del
Integración del Alcance del
Alcance del Cronograma del
Cronograma del
Proyecto Proyecto
Proyecto Proyecto
Proyecto

Gestión de
Gestión de Gestión de Gestión de
Costos
Costos del Calidad del RRHH del
del Proyecto
Proyecto Proyecto Proyecto

Gestión de Gestión de
Gestión de Gestión de
Comunicaciones Riesgos del
Riesgos del Adquisiciones
del Proyecto Proyecto
Proyecto del Proyecto



Según la experiencia, la visibilidad a nivel ejecutivo y la entrega de resultados
tangibles y concretos son factores críticos de éxito en estas iniciativas

Factores Críticos de Éxito

Visibilidad a nivel ejecutivo (Venta Interna) – Reporte periódico de estatus
del portafolio de proyectos – Comunicación – Resultados

Soporte metodológico (Implantación gradual – Foco inicial en áreas críticas
del PMI, proyectos estrátegicos y Unidades de negocio claves)

Introducción gradual de las metodologías y herramientas de Gerencia
(Gestión del Cambio)
Personal de la Oficina
Nivel Ejecutivo
Líderes de proyectos
Equipos del proyecto

Establecimiento de formatos y procesos operativos sencillos e intuitivos


El enfoque metodológico para estas iniciativas se basa en un proyecto de
consultoría de 3 fases, seguidas de un período de operación gradual

Fases típicas para la ejecución de estas iniciativas

Evaluación Diseño
Operación /
Situación Modelo Implementación
Consolidación
Actual Objetivo

1/2 a 1 mes 1 a 2 meses Según alcance Continuo…

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IBM Software Group

Optimizando la ejecución de proyectos,
desde la idea hasta su ejecución

Solución IBM Rational PPM

Néstor Cruz



Agenda

Antecedentes
Descripción de la Solución y Propuesta de Valor
Hacer las inversiones correctas - Rational Focal Point
Optimizar la ejecución - Project Conductor & Rational Team
Concert
Medir el rendimiento - Rational Focal Point & Rational Insight
Conclusión


Desafíos de la entrega efectiva de proyectos
Una historia de sobrecostos, desviaciones del plan y problemas de calidad

“34% de los proyectos de SW se ejecutan
con éxito, costando $300B anualmente” “49% del presupuesto sufre
desviaciones 62% falla en el
cumplimiento del plan”
“Sólo 22% de los ejecutivos creen que TI está
integrada adecuadamente con el negocio”
“50% de los proyectos tercerizados
no cumplen con las expectativas”
30% del costo de proyectos se debe a
retrabajo y pobre ejecución de
requerimientos”

Crecimiento con foco en
resultados de negocio

“Líderes del Negocio y CIOs están bajo presión para convertir a sus equipos en
catalizadores para el cambio. Sin embargo, el cambio afecta su capacidad para
ejecutar.
Los equipos se están reorientando para focalizarse en ROI y resultados de negocio
cuantificados y para mitigar riesgo y reducir costos.”
– IBM CIO Survey, 2008


Como se gestionan y desarrollan los proyectos en la
actualidad?
Tool A
Cambiando la visión…

ión
Tool E orac Tool F
o lab
l ac
a de
nci
rta
m po
Lai
Tool B Tool C

Tool D


Surge la Plataforma Rational Jazz
• Existe una integración simple, reusable, basada en middleware, basada en SOA:
• Plataforma uniforme y abierta (código abierto)
• Integrable con sistemas de IBM y no-IBM.

Tool A
Tool A’ Tool B Tool C Tool D Tool E Tool F

Events &
Services

Team Collaboration Services


Jazz una plataforma abierta con un conjunto común de servicios

c
Existing Rational New Rational/ Business Partner
Offerings IBM Offerings Offerings

Business
Your Planning
Existing & Alignment
Capabilities Product Compliance Collaborative
& Project & Lifecycle Design
Future Management Security Management & 3rd-Party
IBM Development Jazz
Capabilities Capabilities
Best Practice Processes

Administration: Users,
Collaboration projects, process
Presentation: Storage
Mashups Discovery Query

Jazz es…
Escalable, extensible plataforma de colaboración
Comunidad en Jazz.net, donde se puede ver la evolución de los productos basados en Jazz
Arquitectura de integración, habilitando productos Rational y de otros fabricantes

29


Ejecución orientada al Negocio

Colaboración Automatización Reporte
Orientar la organización al Menores costos, mejorar la Mejorar continuamente
consenso en las prioridades calidad mediante la mediante la medición de
y mejorar la productividad automatización de flujos de progresos contra los
trabajo basados en resultados de negocio
información de tiempo real deseados

30


La situación: ¿Como optimizar el desarrollo de sistemas?

Las organizaciones actuales se enfrentan a presiones cada vez mayores
para entregar rápidamente proyectos de alta calidad alineados con los
objetivos de negocio.

Ofrecer más con los mismos recursos o incluso menos

Trabajar en equipos que son cada vez más distribuidos
geográficamente

Adherirse a las normas de organización, sin tener los procesos
definidos ni documentados

32


Cómo hacer el proyecto correcto para la necesidad correcta en
el tiempo correcto

Captura de Idea automatizada
• Automatizar las actividades tácticas, como la captura de ideas, y garantizar la
coherencia a la evaluación y los procesos de aprobación

Selección Basada en Valor
• Mantener el foco de las decisiones sobre la creación de valor para sus clientes y su
negocio

Visibilidad de inversión de productos
• Gestionar y controlar su cartera de productos como inversiones


IBM Rational - Gestión de Portafolios y Proyectos

“Realizar las “Hacer lo “Medir contra
inversiones correcto” los objetivos
correctas” del negocio

Planear
Alinear las Administrar y
Medir el
inversiones optimizar la
rendimiento del
con los ejecución
team y los
objetivos de resultados del
negocio Ejecutar proyecto

Medir

Mejorar


IBM Rational - Solución modular, flexible e integrada
Portfolio Project Performance
Management Management Management

“Ejecutar lo “Ejecutar “Medir
correcto” correctamente” alineado con
objetivos de
Rational negocio”
Project
Rational Conductor Rational
Focal Point Insight
Rational
Team Concert

Best Practice Processes and Guidance

Integrated Software & Product Lifecycle Management Platform


Visión Global de la solución PPM
Rational Focal Point Rational Project Conductor Rational Team Concert

Capturar Idea
Crear Projectos Generar las
unidades de
trabajo
Desarrollo del Define
Business Case Recursos

Realización y
Asignación
control del
de Recursos
Analizar y trabajo
Prioritizar
Tiempos Baseline
Foco Negocio
Estimaciones

Autorizado
Aprobación
Reportes
Tiempos

Revisión Monitoreo de
Portfolio Proyecto
Proyectos actuales Trabajo reflejado en la vista
de los PM

Rational Insight


Visión Global de la solución PPM - Funcionalidad

Rational Focal Point
Soporte a la toma de decisiones, prioritización
Manejo de scorecards
Gestión de escenarios
Facilita alineación con los objetivos estratégicos.

Rational Project Conductor
Planificación y definición de proyectos
Planificación y definición del trabajo a diferentes niveles de granularidad
Gestión de los recursos (financieros, skills, disponibilidad)
Administración y gestión de riesgos

Rational Insight
Data warehouse diseñado especificamengte para software y sistemas
Reportes automáticos “out of the box” basados en las mejores prácticas
Reportes desde las fuentes operativas


Rational Focal Point: Align investments with business priorities
Companies that are best-in-class in portfolio management are 4
times more likely to achieve margin premiums of 75% or higher*

Focus on what matters most in
driving business results
Alignment with direction and strategy to deliver real business value

Organize work around value
Perform cost/benefit and trade-off analysis to make informed investment decisions
Identify and sequence activities and deliverables by the value they deliver
Quickly align and adjust roadmaps to changing market needs and business value
COST / BENEFIT
Gather all inputs into one place with
consistency in process Focus on customer value
Capture market inputs, business needs and demands, customer feedback in one to drive success and
place to make sure the best ideas become reality product profitability
Define and enact role-based workflows

Manage risk and increase
confidence
Integrates with third-party estimation software to reduce early risk
Capture current data from the execution environment to continually monitor
progress against objectives


Rational Project Conductor: Manage and optimize project execution
Enable collaborative and process-driven execution to overcome the issues
that cause a significant number of projects to fail
Reduce delays and mistakes with real-time in -
context” collaboration
Built on the open Jazz architecture and Rational Team Concert,
integrating the entire application lifecycle for transparent and
seamless status across the disciplines Scope, Tasks
and Time
IBM software as a service for lower cost of ownership, ease of Financials
deployment and faster time to market
Integrates project management and change management for a
“single source of truth” on work performed

Manage and reduce project risks
Monitor financial estimates, costs, and benefits Integrated Resources
Match the right resources with the right roles at the right time project
management
Identify and mitigate risks with actionable and trackable work items
Enact governance with role-based process awareness

Execute efficiently with dynamic and informed Skills

decision-making
Real-time, proactive, and focused measurement of progress based
on actual team work products
Leverages best practices and the IBM integrated software & IBM
application lifecycle management platform


Rational Insight: Measure and manage software delivery performance
Deliver performance and predictability with integrated lifecycle intelligence

Measure, monitor, and analyze
performance at project, portfolio,
and business levels Real-time
Access data across the entire application lifecycle through information in a
the open Jazz architecture single view across
projects, products
Built-in library of metrics and dashboards with guidance and geographies
based on industry best practices

Inform decisions and drill into
Control
issues Settings

Holistic view across the organization
Alerts and automated analysis focuses owner
to take timely action on root causes Better Results

Take action on relevant data
Proven BI-backbone automates collection and analysis to
improve lifecycle productivity 10-15%
“Development intelligence” tailored to software and systems
delivery


IBM Rational – Diferenciadores de la solución

Solución modular, flexible, abierta e integrada

ALM y Jazz Escalable/Extendible
Soluciones probadas e Escalable y extendible
integradas que cubren el ciclo de incluyendo integraciones con
vida de desarrollo SW líder de industria
herramientas de estimación y
Potenciar el poder de Jazz, soporte a múltiples ambientes
habilitando colaboración entre
las disciplinas

Mejora de Procesos
Benchmarks que aseguran el
Metodologías progreso hacia objetivos de
negocio usando el “Measured
Soporte simultáneo a Capability Improvement
metodologías tradicionales, Framework”
ágiles o híbridas para mayor Entrega de Software &
flexibilidad
Sistemas
Soluciones integradas
optimizadas para entrega
de SW y sistemas


Muchas Gracias !!!

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