SlideShare ist ein Scribd-Unternehmen logo
1 von 68
Comportament informatiu en les
         organitzacions




                  Novembre de 2011



Jordi Ardanuy
Departament de Biblioteconomia i Documentació
Sumari
• La informació com a recurs en una organització
• Comportament d’informació a les
organitzacions:
   Interpretació dels canvis a l’entorn
   Generació de nou coneixement
   Presa de decisions
Organització
Organització: Conjunt de persones i recursos combinats
en una estructura per a aconseguir acomplir uns
objectius.


Es pot veure com un estructura de normes i canals.
   • A través d’aquets canals els productes, serveis,
   recursos i fluxos d’informació transiten d’un punt a un
   altre de l’organització i també entre ells i el seu entorn.
Recursos en una organització


Recursos d’una organització (classificació
clàssica):

• recursos humans
• financers
• materials
• informatius
Recursos en una organització

Hiroyuki Itami (1987) a Mobilizing Invisible
Assets (Mobilitzant els actius immaterials)
estableix una nova classificació:


• Recursos tangibles o visibles
• Recursos intangibles o invisibles.
Recursos en una organització
• Recursos tangibles o visibles
    financers
    materials
    tècnics
                                                        I
• Recursos intangibles o invisibles.                    N
    Imatge de marca                                    F
    La recerca                                         O
                                                        R
    Processos d’interacció amb els consumidors         M
    Capital intel·lectual derivat dels RR.HH.          A
    ...                                                C
                                                        I
                                                        Ó
          Per a Itami els intangibles són els que
          generen autèntic valor en una organització.
La informació com a recurs
   Recursos intangibles o invisibles                  ≈ Informació
Classificació segons el flux d’informació que impliquen:
• entrada d’informació de l’exterior: informació externa
• moviment de la informació dins de l’organització; informació interna
• sortida de la informació a l’exterior: informació corporativa
Informació de l’entorn

• Dos tipus d’entorns:
   Immediat: actius que una organització tracta a diari,
   com clients o usuaris, distribuïdors, competidors,
   proveïdors, finançadors i reguladors.
    Remot: elements que una organització ha de
   considerar per a controlar l’entorn en el qual es mou:
   informació sobre la situació política, la societat, els canvis
   tecnològics o l’evolució econòmica.
Informació de l’organització

• La que es genera a l’interior de l’organització.
• Dos tipus d’informació:
    Informació operacional: és la generada a l’organització
   en el seu funcionament rutinari.
   Coneixements: resultat de la fusió del coneixement
   extern, la informació operacional i la innovació dels
   membres de l’organització. És el que genera beneficis i
   riquesa.
Informació corporativa

• Aquella que una organització llença a l’exterior per a
controlar els canals cap als que emet i els continguts.
• Dos entorns:
    Immediat: clients o usuaris, distribuïdors, proveïdors,
   finançadors, reguladors, accionistes i empleats i/o
   col·laboradors.
    Remot: informació econòmica i tecnològica (patents,
   resultats de la recerca o de desenvolupament, ...)
Comportament informatiu organitzacions

Hi ha 3 escenaris en els quals la creació i ús d’informació
juga un paper estratègic en la capacitat d’una
organització per a créixer i adaptar-se:


• Donar sentit als canvis i desenvolupaments a l’entorn
(món extern).
• Generació de nou coneixement.
• Cerca d’informació per a prendre decisions importants
Modes d’ús de la informació
Els 3 escenaris d’ús d’informació són dinàmics, processos
socials que contínuament constitueixen i reconstitueixen
significat, coneixement i acció.


Escenari                Mode d’ús informatiu   Acció
Donar sentit als canvis
                        Interpretació          Entendre
a l’entorn
Generació de nou
                        Conversió              Aprendre
coneixement
Prendre decisions       Processat              Actuar
Donar sentit als canvis i desenvolupaments a
            l’entorn (món extern)

• El principal procés d’informació en aquest escenari és interpretar les
notícies, novetats i missatges que arriben de l’entorn.

• Cal resoldre l’incertesa sobre l’entorn en que es situa l’organització:

     Què està passant allà fora?

     Per què està succeint?

     Què significa?
Donar sentit als canvis de l’entorn


Tasques decisives de la gestió (management):

   • Discernir els canvis significatius (què és significatiu?)
   • Interpretar-ne el significat basant-se en experiències anteriors.
   La dotació de sentit sempre és retrospectiva.
   • Intercanviar i negociar els punts de vista per a arribar a una
   interpretació comuna a tota l’organització.
   • Desenvolupar respostes apropiades
Donar sentit als canvis de l’entorn
•   El procés s’inicia quan es detecta algun canvi o diferència a l’entorn
    de l’organització, percebut com alguna pertorbació o variació en el dia
    a dia de l’organització (canvi ecològic).
•   La resposta és un intent de comprensió d’aquestes diferències.
•   Encara que tot el procés cerca la reducció de la incertesa, aquesta ni
    desapareix del tot ni ha de fer-ho per a poder viure en un futur nou i
    diferent.
•   Cal un equilibri entre estabilitat i flexibilitat.

    Incertesa                        Neguit                 Canvis

    Certesa                       Assossec                Immobilisme
Donar sentit als canvis de l’entorn

Segons Karl Weick (1979, 1995) es poden distingir 3
  Etapes o subprocessos:

1. Representació (enactment)
2. Selecció (selection)
3. Retenció (retention)


0. Canvi ecològic (ecological change)
Donar sentit dels canvis de l’entorn

Representació

• És el procés pel qual els individus d’una organització modelen
activament els escenaris als quals s'enfronten.
• S’activa davant d’algun canvi o discrepància en el flux de
l’experiència, és a dir quan es percep un canvi en a l’entorn (canvi
ecològic).
• La informació que entra (input) són dades en brut.
• Procés de treball habitualment en solitari.
Donar sentit dels canvis dea l’entorn
Representació (cont.)
• Processat de les dades:
     Fragmentació i categorització per a un estudi en detall
     Representacions o modelatges de l’aspecte de l’entorn
• Els responsables construeixen, reorganitzen, destaquen i demoleixen
moltes de les característiques «objectives» del seu entorn
• Les dades de sortida (output) són dades en brut, ambigües i sense
interpretar que subministren la matèria prima per els altres subprocessos.


                                         Conjunt de dades ambigües
         Canvi a l’entorn                sobre les característiques dels
                                         canvis i les possibles explicacions
                            Processat
Donar sentit dels canvis de l’entorn
Selecció

• És el procés pel qual les persones d’una organització responen a la
qüestió de «Què està passant?».
• S’escull una interpretació o significat d’allò que està passant.
• El possibles significats arriben de les interpretacions que s’han provat
raonables i pràctiques en el passat.
     S’ha d'avaluar el grau d’encaixament de la situació actual en les
    interpretacions anteriors per a eliminar possibles explicacions
    inaplicables o inconsistents.
• Output: Informació en forma d’un entorn dotat de significació o sentit
amb una explicació causa-efecte.

          Alternatives possibles i                  Comprensió de la nova
          trets característics                      situació de l’entorn
                                       Processat
Donar sentit dels canvis de l’entorn
Retenció

• És el procés en el qual el producte de d’interpretació dels canvis a
l’entorn que han tingut èxit són emmagatzemats en el si de l’organització
per a ser recuperats en un futur.
• Aquestes interpretacions o representacions es guarden en forma de:
     Llistat de situacions ambigües
     Mapa causal que connecten entre si variables.
• Importància de formalitzar el màxim el registre del procés de retenció.




           Informació sobre                   Integració en el conjunt
           què passa i les                    d’experiències d’interpretació
           causes                             anteriors
                                 Processat
Donar sentit dels canvis de l’entorn

                     Imputs                                       Outputs
                                        Processat
                •Dades en brut      • Fragmentació de         • Dades ambigües
                sobre l’entorn      dades                     sobre l’entorn per a
Representació                       • Representacions de      ser interpretades
                                    l’entorn
                • Dades ambigües    • Selecció i imposició    • Entorn interpretat
                procedents de la    de sentit o
Selecció        representació       interpretació a les
                • Interpretacions   dades ambigües
                anteriors

                • Interpretació     • Emmagatzemament         • Integració en el
                escollida.          de la interpretació       conjunt
Retenció                            amb èxit de la situació   d’interpretacions
Donar sentit dels canvis de l’entorn

• El procés de dotació de sentit en les organitzacions
creen una estructura de creences a partir de la qual
s’han d’executar les accions.
• Aquestes creences han de ser compartides: ha
d’existir un cert consens.
• Passen a formar part del que es coneix com cultura
informativa de l’organització.
Donar sentit dels canvis de l’entorn

           Necessitats d’informació, cerca i ús


Necessitats             Cerca d’informació   Ús de la informació
d’informació
• Incertesa en la       • Exploració,        • La informació
informació necessària   observació i         s’incorpora a les
• Informació            interpretació        estructures mentals o
disponible sovint                            cognitives dels
ambigua.                                     membres
Generació de nou coneixement
• Creació, organització i processat de la informació per a generar nou
coneixement a través de l’aprenentatge organitzacional
(organizational learning).

• Segons Peter Drucker el coneixement, més que no pas el capital o la
mà d’obra, és l'únic recurs econòmic significatiu de la societat
postcapitalista.

• Per a Drucker el rol escaient de la gestió és garantir l'aplicació i el
rendiment dels coneixements, és a dir l’aplicació del coneixement al
coneixement.

• Molts experts coincideixen que l’’èxit empresarial està molt relacionat
amb les eines i en la competència (capacitat) per a generar
coneixement a l’organització.
Generació de nou coneixement



El nou coneixement permet desenvolupar:
   • noves capacitats
   • dissenyar nou productes i serveis
   • millorar les ofertes existents
   • perfeccionar els processos de l’organització
Generació de nou coneixement

Problemes:
• El coneixement i la competència (expertise) estan dispersos
en l’organització, sovint en mans d’unes poques persones o
d’una unitat que poden resistir-se o no ser conscients.


• Dificultats per a:
     desfer-se de creences i reexaminar presumpcions
    heretades
     qüestionar les pràctiques existents com a única
    alternativa viable.
Generació de nou coneixement

El principal procés d’informació en aquest escenari és la
conversió de coneixement.
Els membres de l’organització comparteixen el seu
coneixement personal a través de
• diàlegs i presentacions
• canals formals: manuals, informes d’experiències
• articulació d’analogies i metàfores.
Generació de nou coneixement

• La creació de coneixement s’aconsegueix a través d'un
reconeixement de la relació sinèrgica entre el coneixement tàcit i
explícit.
• El coneixement tàcit és difícil de formalitzar i de comunicar. El
conformen el know-how (saber fer), la perspectiva i els
coneixements profunds; i, les intuïcions de les que disposa una
persona com a resultat d’estar immersa en una activitat durant un
llarg període de temps.
• El coneixement explícit és el coneixement formal fàcil de
transmetre entre persones i grups. Generalment es pot expressar
en fórmules matemàtiques, regles, especificacions, etc.
Generació de nou coneixement
• Les dues categories de coneixement són complementàries.
• Tanmateix, el coneixement tàcit, mentre roman com a un know-how
individual té un valor limitat per a una organització.
• El coneixement explícit no apareix espontàniament sinó que cal
nodrir-lo des del coneixement tàcit.
• Nonaka i Takeuchi (1995) proposen parlar de 4 modes de conversió
de coneixement:
    Socialització (Socialization)
    Exteriorització (Externalization)
    Combinació (Combination)
    Interiorització (Internalization)
Generació de nou coneixement: cercle continu




      I. Nonaka, H. Takeuchi (1995). The Knowledge-Creating Company. How Japanese
      Companies Create the Dynamics of Innovation. New York: Oxford University Press
Generació de nou coneixement: socialització


• Procés d'adquisició de coneixement a través de
compartir experiències.

• És el mode típic que un aprenent aprèn del mestre a
través de l'observació, imitació i pràctica.

• També ho fan els empleats d'una organització que
aprenen noves habilitats a través de la formació pràctica
en el lloc de treball (on-the-job training).
Generació de nou coneixement: externalització

• Procés de convertir coneixement tàcit en explícit a través
de l’ús de metàfores, analogies i models.

• És l’activitat fonamental de creació de coneixement.

• Acostuma a fer-se visible durant la fase de creació nous
productes.

• Acostuma a tenir lloc en grups de treball específics.
Generació de nou coneixement: combinació

• Procés de creació de coneixement explícit mitjançant la
confluència de coneixement explícit de fonts diverses.

• Les persones intercanvien i combinen el seu
coneixement explícit a través de converses telefòniques,
reunions, e-mail, memoràndums, etc.

• Dataware (magatzem de dades)
Generació de nou coneixement: internalització
• Procés d’incorporar coneixement explícit dins del
coneixement tàcit.

• Consisteix en interioritzar les experiències adquirides a
través dels altres modes de creació de coneixement dins
de les bases coneixement tàcit de les persones en forma
de models mentals compartits o formes de treballar.

• S’agilitza si es plasma en documents o es transmet en
forma de narracions per tal que els individus puguin
reviure indirectament l’experiència d’altres.

• Ex: gravació de trucades de queixes, consultes, etc.
Generació de nou coneixement
             Necessitats d’informació, cerca i ús

Necessitats                Cerca d’informació        Ús de la informació
d’informació
• Identificació de         • Intensos processos      • Mobilització del
llacunes en els            de cerca d’informació i   coneixement intern.
coneixements existents     de compartir-la.          • Explotació del
o en les capacitats.       • Àmplia gama de          coneixement extern.
• Criteris per a           fonts i mecanismes        • Ús del coneixement
dissenyar i avaluar nou    d’adquisició de           com un procés social.
coneixement.               coneixement.
• Informació sobre fonts
de coneixement o
capacitats.
Cerca d’informació per a prendre decisions

  • L’activitat clau aquí és el processat i anàlisi informatiu
  sobre les alternatives disponibles per a ponderar els
  seus avantatges o inconvenients.
  • Els membres de l’organització es guien per regles,
  rutines i preferències que estructuren la cerca
  d’informació i el disseny i avaluació d’alternatives.
Informació per a prendre decisions

En teoria aquesta elecció es fa de forma totalment racional
basant-se en:

    informació completa sobre les metes de l'organització,

    alternatives viables

    probables resultats d'aquestes alternatives

    valor d'aquest resultats per a l'organització

Però en el món real aquestes demandes de recollida i processat
d’informació són poc realistes.
Informació per a prendre decisions
Principi de racionalitat limitada (bounded rationality)


«La capacitat de la ment humana per a formular i
resoldre problemes complexos és molt petita comparada
amb la mida dels problemes, la solució dels quals
requereixi un comportament racional objectiu en el món
real».

            Herbert A. Simon (1957). Models of Man: Social and Rational.
            Nova York: John Wiley, p. 198.
Informació per a prendre decisions

Tipus de limitacions:

• Cognitives: habilitats, hàbits i reflexos.
• Extensió de coneixement i de la informació posseïda.
• Valors o concepcions individuals de l’objectiu que poden
diferir sensiblement de les metes organitzacionals.
Informació per a prendre decisions

• Les limitacions de les habilitats cognitives humanes fan
valuoses les organitzacions per a aconseguir grans
objectius.

• L’organització pot alterar els límits de la racionalitat dels
seus membres mitjançant la creació o modificació de les
condicions en les quals els individus prenen decisions.

• El principal problema de l’organització és definir llavors
les premisses a partir de les quals es prenen decisions
(les condicions).
Informació per a prendre decisions

En teoria aquesta elecció es fa de forma totalment racional
basant-se en:

    informació completa sobre les metes de l'organització,

    estudi de totes les alternatives viables

    probables resultats d'aquestes alternatives

    valor d'aquest resultats per a l'organització
Informació per a prendre decisions

 Però en el món real aquestes demandes de recollida i
 processat d’informació són poc realistes.

 Com a conseqüència de la racionalitat limitada els
 actors de les organitzacions fan servir dues vies
 alternatives:

 • Limitació de les expectatives de la solució

 • Simplificació del procés de decisió
Informació per a prendre decisions
Cerca d’una solució satisfactòria o suficientment bona,
més que no pas la solució òptima.
• S’estableix un criteri de mínims acceptables. Quan no
és possible, s’adopta la solució menys dolenta.
• La cerca de la solució motivada per l’aparició d’un
problema:
    es concentra a prop del símptomes o d’una solució
   anterior
    reflecteix la formació, experiència i objectius dels
   participants.
Informació per a prendre decisions

Simplificació del procés de decisió.

• Per a reduir l'incertesa i fer front a la complexitat
s’apliquen rutines, regles, creativitat, heurística (tècniques
basades en l’experiència per a trobar solucions).

• Aquestes simplificacions redueixen l’esforç intel·lectual de
prendre decisions, però també pot conduir a biaixos
sistèmics o errors de judici.
Informació per a prendre decisions
Alguns heurístics:

• Representativitat: quan s'estan avaluant la possibilitat que un
esdeveniment o un objecte pertany a una determinada categoria.
     Ex: una baixada de preus d’un competidor interpretada com un intent de
    guanyar mercat.
• Disponibilitat: quan s’avalua la probabilitat o versemblança d'un
endevinaments particular mitjançant el record de casos familiars.
    Ex. Un client por basar la seva decisió en una experiència passada
    satisfactòria més que en una avaluació objectiva.
• Ancoratge i ajustament: quan es tracta de saber el valor d’alguna
cosa. Es parteix d’un valor plantejat (l’ancora) i es va ajustant fins a
arribar a una estimació final.
    •Ex. Estimació de vendes i pressupost per l’any següent a partir d’una
    extrapolació de l’actual.
Models de pressa de decisions a les organitzacions
                               Ambigüitat d’objectius
                                    Conflicte
               BAIX                                                   ALT
                        Model Racional            Model Polític
                      • Dirigit a un          • Objectius en
                      objectiu                conflicte; interessos
                      • Guiat per regles,     • Es guia per la
                      rutines i programes     negociació i pels
                      d’actuació              resultats escollits

   Incertesa
    tècnica
                        Model de procés         Model anàrquic
                      • Dirigit a un          • Objectius ambigus
                      objectiu                •Els processos per a
                      • Múltiples opcions i   arribar a objectius
                      solucions               són incerts
                      alternatives


               ALT
Pressa de decisions a les organitzacions

Model racional

• Busca arribar a un objectiu concret.
• El comportament es basa en regles i rutines interioritzades
• Accions basades en programes d’actuació estàndard:
     activitats de treball, especificacions de productes, normes per a
    motivar i estimular, ...
     aquestes normes són la memòria de l’organització i proveeixen
    d’estabilitat i la direcció d’activitats recurrents i pressa de
    decisions.
Pressa de decisions a les organitzacions

Model racional

   Aquestes regles es basen en tres principis:

   • Evitar la incertesa preveient el futur mitjançant mètodes com
   feedback a curt termini per a accions en marxa i l’aplicació de
   regles de decisió estandarditzades.
   • Manteniment de les regles. L’organització tendeix a utilitzar el
   conjunt de procediments de pressa de decisió tant temps com pot.
   • Ús de regles simples.
Pressa de decisions a les organitzacions

Model de procés

• La pressa de decisions es realitza a partir de múltiples activitats i
etapes.
• Les decisions es caracteritzen per un gran nivell d’ambigüitat, novetat
i moviment.
Pressa de decisions a les organitzacions
Model de procés.
Es detecten tres fases:


    1. Identificació de la necessitat d’una decisió
        •    Dèficit de la informació actual respecte alguna situació
            considerada estàndard o normal.
        •    Aquests estàndards es basen en les experiències
            anteriors, tendències projectades, estàndards utilitzats en
            organitzacions comparables, expectatives de la gent i
            models teòrics.
        •   Els estímuls s’acumulen a la ment dels que prenen les
            decisions fins que superen un llindar.
Pressa de decisions a les organitzacions
Model de procés.
   2. Fase de desenvolupament
       •   Cerca d’una o més solucions al problema o crisi
       •   Es busquen i dissenyen rutines (formes de procedir)
       •   4 vies per a fer-ho:
             Cerca a la memòria de l’organització
             Cerca passiva esperant possibles alternatives no
              demanades
             Cerca per reacció (Ex. Notificant proveïdors possible
              canvi en política d'adquisicions)
             Cerca activa buscant alternatives
Pressa de decisions a les organitzacions
Model de procés.
   3. Fase de selecció
       •   Avaluació d’alternatives i elecció.
       •   Les rutines d'avaluació utilitzen 3 eines:
             la capacitat crítica (judici) de l’individu
             la negociació quan hi ha interessos contraposats
             Anàlisi de les alternatives i les seves conseqüències
              avaluades contra un conjunt de criteris per a determinar
              el millor rendiment.
       •   Les rutines d'autorització defineixen el camí a través de la
           jerarquia de l’organització per a obtenir aprovació interna i
           externa i garantir els recursos per a la seva implementació
Pressa de decisions a les organitzacions
Model polític


•   Importància bàsica de la negociació entre les parts interessades
•   Paper cabdal de la persuasió, inclosa la coerció.
•   En polítiques públiques no és estrany decidir primer per a obtenir
    cert resultat a partir d’una limitada quantitat d’informació i
    posteriorment reunir molta més informació per a presentar-la i
    justificar l’elecció.
      Informació utilitzada per aprendre decisions
      Informació usada per a donar suport a les decisions ja preses.
Pressa de decisions a les organitzacions
Model anàrquic


•   Característiques:
     Criteris de preferència confusos
     Organització no ven compresa pels membres de l’organització
     La gent no és constant en la seva participació
Pressa de decisions a les organitzacions
Model anàrquic


•   Les decisions són el resultat de 4 factors força independents:
     Problemes: mesurats com insatisfacció en les tasques
      operacionals o del seus resultats.
     Solució: Idees o productes proposats per algú, però independents
      dels problemes.
     Participants: Entre i surten les persones en la situació de decisió
      en funció del temps disponible.
     Oportunitat d’elecció: Quan s’espera l’adjudicació d’un contracte,
      contractar personal o assignar recursos pressupostaris.
Pressa de decisions a les organitzacions
Model anàrquic


•   No ha de ser necessàriament improductiu
     sota situacions de gran incertesa
     amb objectius ambigus
     no existeix una bona comprensió del problema
     varia notablement el temps i energia del que disposen els que
      han de prendre la decisió
Informació per a prendre decisions
             Necessitats d’informació, cerca i ús

Necessitats                Cerca d’informació          Ús de la informació
d’informació
• Determinació del marc    • Guiada per hàbits         • Fer front als
del problema i els seus    heurístics.                 problemes que
límits.                    • Recerca impulsada         competeixen per
• Aclariment de les        pel problema.               l’atenció.
preferències i idoneïtat   • Criteri de satisfacció.   • Pressa de decisions.
de les regles de decisió                               • Estructuració en
• Informació sobre                                     regles i rutines.
alternatives, resultats,
preferències.
Servei documental a
     l’empresa
Principals funcions habituals
• Cerca d’informació i resolució de consultes
  (específiques i àmplies).

• Incorporació dels resultats de les consultes a la BD de
  coneixement de l’organització.

• Localització i adquisició de referències bibliogràfiques

• Adquisició de novetats bibliogràfiques en suport paper o
  recursos electrònics, (llibres, monografies,
  vademècums, anuaris, manuals, memòries, guies,
  informes, directoris, ...)
Principals funcions habituals

• Formació d’usuaris
• Gestió de la biblioteca
• Gestió de l’arxiu documental (que es nodreix de l’arxiu
  administratiu)
• Conversió de documents per a preservació a llarg
  termini
Principals funcions habituals
• Distribució de sumaris
• Creació de perfils de necessitats informatives
• Difusió selectiva d’informació (notícies, novetats,
  projectes legislatius, canvis jurídics, normativa
  comptable ...)
• Carpetes informatives a través d’intranets:
    Informació sectorial procedent de diverses fons.
    Articles sobre la competència
    Estadístiques i rànquings anuals
Principals funcions habituals
• Anàlisi de les necessitats informatives de coneixement
  de cada unitat de negoci
• Elaboració d’informes:
    De tipus retrospectiu
    Sobre clients i proveïdors potencials
    Sobre el sector i sobre la competència
• Localització d’experts
• Referències de bones pràctiques
• Col·laboració amb empreses externes (consultories, ...)
Serveis d’informació
    empresarial
Serveis d’informació empresarial

• Posen a disposició de l’usuari informació referent a
  ajudes, normatives, suport i eines de constitució
  d’empreses.
• Resolen qüestions plantejades.
• Ofereixen serveis d'assessoria mitjançant entrevistes
  personals, consulta telefònica o electrònica.
• Promocionen activitats
Informació habitual que faciliten
• Prospectiva

    Oportunitats curts i mitjà termini
    Tendències de futur en mercats i sectors
    Perspectives de Comerç Internacional
    Baròmetre de Relacions Comercials Internacionals
    Observatori tecnològic
Informació habitual que faciliten

 • Ajudes
     Comunitàries, Fons Europeus, Iniciatives
    Comunitàries, Projectes Pilot, ...
     Estatals
     Generalitat i d’altres CC. AA.
     Ajudes locals (Ajuntaments, diputacions, ...)
     A emprenedores empresarials
     A les PYMES
     A la Innovació
Informació habitual que faciliten

      • Contractes públic
      • Parcs tecnològics i empresarials
      • Fires i congressos
      • Caràcter sectorial i estratègic
      • Xarxes internacionals
      • Accés al finançament
      • Creació d’ infraestructures
      • Publicacions
      • Canvis legislatius
Serveis d’assessoria
• Diagnosis de competivitat
• Suport de canvi estratègic
• Incorporació de les TIC (test de llocs web, promoció i
  comercialització internacional a través d'Internet, ...)
• Millores del model de gestió
• Innovació empresarial
• Orientació internacional de gestió de projectes i detecció
  d'oportunitats d'inversió empresarial
• Infraestructures logístiques

Weitere ähnliche Inhalte

Ähnlich wie Informació en organitzacions

Hi ha vida després d'un ERO? (¿Hay vida después de un ERE?)
Hi ha vida després d'un ERO? (¿Hay vida después de un ERE?)Hi ha vida després d'un ERO? (¿Hay vida después de un ERE?)
Hi ha vida després d'un ERO? (¿Hay vida después de un ERE?)Com Interna
 
Treball en equip en entorns virtuals
Treball en equip en entorns virtuals Treball en equip en entorns virtuals
Treball en equip en entorns virtuals Mar Armangué Pons
 
Avantatges i desavantages reingenieria de procediments
Avantatges i desavantages reingenieria de procedimentsAvantatges i desavantages reingenieria de procediments
Avantatges i desavantages reingenieria de procedimentsLocalret
 
Les TIC com a eina d'integració de social
Les TIC com a eina d'integració de socialLes TIC com a eina d'integració de social
Les TIC com a eina d'integració de socialcomissioosi
 
La direcció de l’empresa
La direcció de l’empresaLa direcció de l’empresa
La direcció de l’empresamaxim2011
 
Mòdul 2. participació, voluntariat i tic by Enric Madrigal
Mòdul 2. participació, voluntariat i tic by Enric MadrigalMòdul 2. participació, voluntariat i tic by Enric Madrigal
Mòdul 2. participació, voluntariat i tic by Enric Madrigale-Inclusión Fundación Esplai
 
Presentació sessió inicial
Presentació sessió inicialPresentació sessió inicial
Presentació sessió inicialxarxa consultors
 

Ähnlich wie Informació en organitzacions (20)

Hi ha vida després d'un ERO? (¿Hay vida después de un ERE?)
Hi ha vida després d'un ERO? (¿Hay vida después de un ERE?)Hi ha vida després d'un ERO? (¿Hay vida después de un ERE?)
Hi ha vida després d'un ERO? (¿Hay vida después de un ERE?)
 
Guia per a la correcta implantació del treball col·laboratiu
Guia per a la correcta implantació del treball col·laboratiuGuia per a la correcta implantació del treball col·laboratiu
Guia per a la correcta implantació del treball col·laboratiu
 
Com millorar el PIDCES
Com millorar el PIDCESCom millorar el PIDCES
Com millorar el PIDCES
 
Xarxes Socials 2 0
Xarxes Socials 2 0Xarxes Socials 2 0
Xarxes Socials 2 0
 
Taller base social
Taller base socialTaller base social
Taller base social
 
La base social a les entitats de custòdia
La base social a les entitats de custòdiaLa base social a les entitats de custòdia
La base social a les entitats de custòdia
 
Gestió Per Processos
Gestió Per ProcessosGestió Per Processos
Gestió Per Processos
 
Treball en equip en entorns virtuals
Treball en equip en entorns virtuals Treball en equip en entorns virtuals
Treball en equip en entorns virtuals
 
Avantatges i desavantages reingenieria de procediments
Avantatges i desavantages reingenieria de procedimentsAvantatges i desavantages reingenieria de procediments
Avantatges i desavantages reingenieria de procediments
 
Les TIC com a eina d'integració de social
Les TIC com a eina d'integració de socialLes TIC com a eina d'integració de social
Les TIC com a eina d'integració de social
 
La direcció de l’empresa
La direcció de l’empresaLa direcció de l’empresa
La direcció de l’empresa
 
La funció de recursos humans en temps de xarxes
La funció de recursos humans en temps de xarxesLa funció de recursos humans en temps de xarxes
La funció de recursos humans en temps de xarxes
 
Documentalistes
DocumentalistesDocumentalistes
Documentalistes
 
Guia para crear CoPs
Guia para crear CoPsGuia para crear CoPs
Guia para crear CoPs
 
Mòdul 2. participació, voluntariat i tic by Enric Madrigal
Mòdul 2. participació, voluntariat i tic by Enric MadrigalMòdul 2. participació, voluntariat i tic by Enric Madrigal
Mòdul 2. participació, voluntariat i tic by Enric Madrigal
 
Com s'han d'integrar les noves figures organitzatives...
Com s'han d'integrar les noves figures organitzatives...Com s'han d'integrar les noves figures organitzatives...
Com s'han d'integrar les noves figures organitzatives...
 
Unitat3
Unitat3Unitat3
Unitat3
 
Curs 2.3. Divulgació de Open Data
Curs 2.3. Divulgació de Open DataCurs 2.3. Divulgació de Open Data
Curs 2.3. Divulgació de Open Data
 
Presentació sessió inicial
Presentació sessió inicialPresentació sessió inicial
Presentació sessió inicial
 
Curs 2.4. Institucions Intel·ligents
Curs 2.4. Institucions Intel·ligentsCurs 2.4. Institucions Intel·ligents
Curs 2.4. Institucions Intel·ligents
 

Kürzlich hochgeladen

Plans Estudi per Especialitats - El Musical
Plans Estudi per Especialitats - El MusicalPlans Estudi per Especialitats - El Musical
Plans Estudi per Especialitats - El Musicalalba444773
 
Sílvia_López_Competic3_bloc000002_C8.pdf
Sílvia_López_Competic3_bloc000002_C8.pdfSílvia_López_Competic3_bloc000002_C8.pdf
Sílvia_López_Competic3_bloc000002_C8.pdfsilvialopezle
 
ESCOLAERNESTLLUCHINFORME_BAREM_RESOLTES_BAREM.pdf
ESCOLAERNESTLLUCHINFORME_BAREM_RESOLTES_BAREM.pdfESCOLAERNESTLLUCHINFORME_BAREM_RESOLTES_BAREM.pdf
ESCOLAERNESTLLUCHINFORME_BAREM_RESOLTES_BAREM.pdfErnest Lluch
 
MECANISMES I CINEMÀTICA 1r DE BATXILLERAT
MECANISMES I CINEMÀTICA 1r DE BATXILLERATMECANISMES I CINEMÀTICA 1r DE BATXILLERAT
MECANISMES I CINEMÀTICA 1r DE BATXILLERATLasilviatecno
 
SISTEMA DIÈDRIC. PLANS, PAREL·LELISME,PERPENDICULARITAT,
SISTEMA DIÈDRIC. PLANS, PAREL·LELISME,PERPENDICULARITAT,SISTEMA DIÈDRIC. PLANS, PAREL·LELISME,PERPENDICULARITAT,
SISTEMA DIÈDRIC. PLANS, PAREL·LELISME,PERPENDICULARITAT,Lasilviatecno
 
XARXES UBANES I LA SEVA PROBLEMÀTICA.pptx
XARXES UBANES I LA SEVA PROBLEMÀTICA.pptxXARXES UBANES I LA SEVA PROBLEMÀTICA.pptx
XARXES UBANES I LA SEVA PROBLEMÀTICA.pptxCRIS650557
 

Kürzlich hochgeladen (8)

Plans Estudi per Especialitats - El Musical
Plans Estudi per Especialitats - El MusicalPlans Estudi per Especialitats - El Musical
Plans Estudi per Especialitats - El Musical
 
Sílvia_López_Competic3_bloc000002_C8.pdf
Sílvia_López_Competic3_bloc000002_C8.pdfSílvia_López_Competic3_bloc000002_C8.pdf
Sílvia_López_Competic3_bloc000002_C8.pdf
 
ESCOLAERNESTLLUCHINFORME_BAREM_RESOLTES_BAREM.pdf
ESCOLAERNESTLLUCHINFORME_BAREM_RESOLTES_BAREM.pdfESCOLAERNESTLLUCHINFORME_BAREM_RESOLTES_BAREM.pdf
ESCOLAERNESTLLUCHINFORME_BAREM_RESOLTES_BAREM.pdf
 
HISTÒRIES PER A MENUTS II. CRA Serra del Benicadell.pdf
HISTÒRIES PER A MENUTS II. CRA  Serra del Benicadell.pdfHISTÒRIES PER A MENUTS II. CRA  Serra del Benicadell.pdf
HISTÒRIES PER A MENUTS II. CRA Serra del Benicadell.pdf
 
MECANISMES I CINEMÀTICA 1r DE BATXILLERAT
MECANISMES I CINEMÀTICA 1r DE BATXILLERATMECANISMES I CINEMÀTICA 1r DE BATXILLERAT
MECANISMES I CINEMÀTICA 1r DE BATXILLERAT
 
itcs - institut tècnic català de la soldadura
itcs - institut tècnic català de la soldaduraitcs - institut tècnic català de la soldadura
itcs - institut tècnic català de la soldadura
 
SISTEMA DIÈDRIC. PLANS, PAREL·LELISME,PERPENDICULARITAT,
SISTEMA DIÈDRIC. PLANS, PAREL·LELISME,PERPENDICULARITAT,SISTEMA DIÈDRIC. PLANS, PAREL·LELISME,PERPENDICULARITAT,
SISTEMA DIÈDRIC. PLANS, PAREL·LELISME,PERPENDICULARITAT,
 
XARXES UBANES I LA SEVA PROBLEMÀTICA.pptx
XARXES UBANES I LA SEVA PROBLEMÀTICA.pptxXARXES UBANES I LA SEVA PROBLEMÀTICA.pptx
XARXES UBANES I LA SEVA PROBLEMÀTICA.pptx
 

Informació en organitzacions

  • 1. Comportament informatiu en les organitzacions Novembre de 2011 Jordi Ardanuy Departament de Biblioteconomia i Documentació
  • 2. Sumari • La informació com a recurs en una organització • Comportament d’informació a les organitzacions:  Interpretació dels canvis a l’entorn  Generació de nou coneixement  Presa de decisions
  • 3. Organització Organització: Conjunt de persones i recursos combinats en una estructura per a aconseguir acomplir uns objectius. Es pot veure com un estructura de normes i canals. • A través d’aquets canals els productes, serveis, recursos i fluxos d’informació transiten d’un punt a un altre de l’organització i també entre ells i el seu entorn.
  • 4. Recursos en una organització Recursos d’una organització (classificació clàssica): • recursos humans • financers • materials • informatius
  • 5. Recursos en una organització Hiroyuki Itami (1987) a Mobilizing Invisible Assets (Mobilitzant els actius immaterials) estableix una nova classificació: • Recursos tangibles o visibles • Recursos intangibles o invisibles.
  • 6. Recursos en una organització • Recursos tangibles o visibles  financers  materials  tècnics I • Recursos intangibles o invisibles. N  Imatge de marca F  La recerca O R  Processos d’interacció amb els consumidors M  Capital intel·lectual derivat dels RR.HH. A  ... C I Ó Per a Itami els intangibles són els que generen autèntic valor en una organització.
  • 7. La informació com a recurs Recursos intangibles o invisibles ≈ Informació Classificació segons el flux d’informació que impliquen: • entrada d’informació de l’exterior: informació externa • moviment de la informació dins de l’organització; informació interna • sortida de la informació a l’exterior: informació corporativa
  • 8. Informació de l’entorn • Dos tipus d’entorns: Immediat: actius que una organització tracta a diari, com clients o usuaris, distribuïdors, competidors, proveïdors, finançadors i reguladors.  Remot: elements que una organització ha de considerar per a controlar l’entorn en el qual es mou: informació sobre la situació política, la societat, els canvis tecnològics o l’evolució econòmica.
  • 9. Informació de l’organització • La que es genera a l’interior de l’organització. • Dos tipus d’informació:  Informació operacional: és la generada a l’organització en el seu funcionament rutinari. Coneixements: resultat de la fusió del coneixement extern, la informació operacional i la innovació dels membres de l’organització. És el que genera beneficis i riquesa.
  • 10. Informació corporativa • Aquella que una organització llença a l’exterior per a controlar els canals cap als que emet i els continguts. • Dos entorns:  Immediat: clients o usuaris, distribuïdors, proveïdors, finançadors, reguladors, accionistes i empleats i/o col·laboradors.  Remot: informació econòmica i tecnològica (patents, resultats de la recerca o de desenvolupament, ...)
  • 11. Comportament informatiu organitzacions Hi ha 3 escenaris en els quals la creació i ús d’informació juga un paper estratègic en la capacitat d’una organització per a créixer i adaptar-se: • Donar sentit als canvis i desenvolupaments a l’entorn (món extern). • Generació de nou coneixement. • Cerca d’informació per a prendre decisions importants
  • 12. Modes d’ús de la informació Els 3 escenaris d’ús d’informació són dinàmics, processos socials que contínuament constitueixen i reconstitueixen significat, coneixement i acció. Escenari Mode d’ús informatiu Acció Donar sentit als canvis Interpretació Entendre a l’entorn Generació de nou Conversió Aprendre coneixement Prendre decisions Processat Actuar
  • 13. Donar sentit als canvis i desenvolupaments a l’entorn (món extern) • El principal procés d’informació en aquest escenari és interpretar les notícies, novetats i missatges que arriben de l’entorn. • Cal resoldre l’incertesa sobre l’entorn en que es situa l’organització:  Què està passant allà fora?  Per què està succeint?  Què significa?
  • 14. Donar sentit als canvis de l’entorn Tasques decisives de la gestió (management): • Discernir els canvis significatius (què és significatiu?) • Interpretar-ne el significat basant-se en experiències anteriors. La dotació de sentit sempre és retrospectiva. • Intercanviar i negociar els punts de vista per a arribar a una interpretació comuna a tota l’organització. • Desenvolupar respostes apropiades
  • 15. Donar sentit als canvis de l’entorn • El procés s’inicia quan es detecta algun canvi o diferència a l’entorn de l’organització, percebut com alguna pertorbació o variació en el dia a dia de l’organització (canvi ecològic). • La resposta és un intent de comprensió d’aquestes diferències. • Encara que tot el procés cerca la reducció de la incertesa, aquesta ni desapareix del tot ni ha de fer-ho per a poder viure en un futur nou i diferent. • Cal un equilibri entre estabilitat i flexibilitat. Incertesa Neguit Canvis Certesa Assossec Immobilisme
  • 16. Donar sentit als canvis de l’entorn Segons Karl Weick (1979, 1995) es poden distingir 3 Etapes o subprocessos: 1. Representació (enactment) 2. Selecció (selection) 3. Retenció (retention) 0. Canvi ecològic (ecological change)
  • 17. Donar sentit dels canvis de l’entorn Representació • És el procés pel qual els individus d’una organització modelen activament els escenaris als quals s'enfronten. • S’activa davant d’algun canvi o discrepància en el flux de l’experiència, és a dir quan es percep un canvi en a l’entorn (canvi ecològic). • La informació que entra (input) són dades en brut. • Procés de treball habitualment en solitari.
  • 18. Donar sentit dels canvis dea l’entorn Representació (cont.) • Processat de les dades:  Fragmentació i categorització per a un estudi en detall  Representacions o modelatges de l’aspecte de l’entorn • Els responsables construeixen, reorganitzen, destaquen i demoleixen moltes de les característiques «objectives» del seu entorn • Les dades de sortida (output) són dades en brut, ambigües i sense interpretar que subministren la matèria prima per els altres subprocessos. Conjunt de dades ambigües Canvi a l’entorn sobre les característiques dels canvis i les possibles explicacions Processat
  • 19. Donar sentit dels canvis de l’entorn Selecció • És el procés pel qual les persones d’una organització responen a la qüestió de «Què està passant?». • S’escull una interpretació o significat d’allò que està passant. • El possibles significats arriben de les interpretacions que s’han provat raonables i pràctiques en el passat.  S’ha d'avaluar el grau d’encaixament de la situació actual en les interpretacions anteriors per a eliminar possibles explicacions inaplicables o inconsistents. • Output: Informació en forma d’un entorn dotat de significació o sentit amb una explicació causa-efecte. Alternatives possibles i Comprensió de la nova trets característics situació de l’entorn Processat
  • 20. Donar sentit dels canvis de l’entorn Retenció • És el procés en el qual el producte de d’interpretació dels canvis a l’entorn que han tingut èxit són emmagatzemats en el si de l’organització per a ser recuperats en un futur. • Aquestes interpretacions o representacions es guarden en forma de:  Llistat de situacions ambigües  Mapa causal que connecten entre si variables. • Importància de formalitzar el màxim el registre del procés de retenció. Informació sobre Integració en el conjunt què passa i les d’experiències d’interpretació causes anteriors Processat
  • 21. Donar sentit dels canvis de l’entorn Imputs Outputs Processat •Dades en brut • Fragmentació de • Dades ambigües sobre l’entorn dades sobre l’entorn per a Representació • Representacions de ser interpretades l’entorn • Dades ambigües • Selecció i imposició • Entorn interpretat procedents de la de sentit o Selecció representació interpretació a les • Interpretacions dades ambigües anteriors • Interpretació • Emmagatzemament • Integració en el escollida. de la interpretació conjunt Retenció amb èxit de la situació d’interpretacions
  • 22. Donar sentit dels canvis de l’entorn • El procés de dotació de sentit en les organitzacions creen una estructura de creences a partir de la qual s’han d’executar les accions. • Aquestes creences han de ser compartides: ha d’existir un cert consens. • Passen a formar part del que es coneix com cultura informativa de l’organització.
  • 23. Donar sentit dels canvis de l’entorn Necessitats d’informació, cerca i ús Necessitats Cerca d’informació Ús de la informació d’informació • Incertesa en la • Exploració, • La informació informació necessària observació i s’incorpora a les • Informació interpretació estructures mentals o disponible sovint cognitives dels ambigua. membres
  • 24. Generació de nou coneixement • Creació, organització i processat de la informació per a generar nou coneixement a través de l’aprenentatge organitzacional (organizational learning). • Segons Peter Drucker el coneixement, més que no pas el capital o la mà d’obra, és l'únic recurs econòmic significatiu de la societat postcapitalista. • Per a Drucker el rol escaient de la gestió és garantir l'aplicació i el rendiment dels coneixements, és a dir l’aplicació del coneixement al coneixement. • Molts experts coincideixen que l’’èxit empresarial està molt relacionat amb les eines i en la competència (capacitat) per a generar coneixement a l’organització.
  • 25. Generació de nou coneixement El nou coneixement permet desenvolupar: • noves capacitats • dissenyar nou productes i serveis • millorar les ofertes existents • perfeccionar els processos de l’organització
  • 26. Generació de nou coneixement Problemes: • El coneixement i la competència (expertise) estan dispersos en l’organització, sovint en mans d’unes poques persones o d’una unitat que poden resistir-se o no ser conscients. • Dificultats per a:  desfer-se de creences i reexaminar presumpcions heretades  qüestionar les pràctiques existents com a única alternativa viable.
  • 27. Generació de nou coneixement El principal procés d’informació en aquest escenari és la conversió de coneixement. Els membres de l’organització comparteixen el seu coneixement personal a través de • diàlegs i presentacions • canals formals: manuals, informes d’experiències • articulació d’analogies i metàfores.
  • 28. Generació de nou coneixement • La creació de coneixement s’aconsegueix a través d'un reconeixement de la relació sinèrgica entre el coneixement tàcit i explícit. • El coneixement tàcit és difícil de formalitzar i de comunicar. El conformen el know-how (saber fer), la perspectiva i els coneixements profunds; i, les intuïcions de les que disposa una persona com a resultat d’estar immersa en una activitat durant un llarg període de temps. • El coneixement explícit és el coneixement formal fàcil de transmetre entre persones i grups. Generalment es pot expressar en fórmules matemàtiques, regles, especificacions, etc.
  • 29. Generació de nou coneixement • Les dues categories de coneixement són complementàries. • Tanmateix, el coneixement tàcit, mentre roman com a un know-how individual té un valor limitat per a una organització. • El coneixement explícit no apareix espontàniament sinó que cal nodrir-lo des del coneixement tàcit. • Nonaka i Takeuchi (1995) proposen parlar de 4 modes de conversió de coneixement:  Socialització (Socialization)  Exteriorització (Externalization)  Combinació (Combination)  Interiorització (Internalization)
  • 30. Generació de nou coneixement: cercle continu I. Nonaka, H. Takeuchi (1995). The Knowledge-Creating Company. How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. New York: Oxford University Press
  • 31. Generació de nou coneixement: socialització • Procés d'adquisició de coneixement a través de compartir experiències. • És el mode típic que un aprenent aprèn del mestre a través de l'observació, imitació i pràctica. • També ho fan els empleats d'una organització que aprenen noves habilitats a través de la formació pràctica en el lloc de treball (on-the-job training).
  • 32. Generació de nou coneixement: externalització • Procés de convertir coneixement tàcit en explícit a través de l’ús de metàfores, analogies i models. • És l’activitat fonamental de creació de coneixement. • Acostuma a fer-se visible durant la fase de creació nous productes. • Acostuma a tenir lloc en grups de treball específics.
  • 33. Generació de nou coneixement: combinació • Procés de creació de coneixement explícit mitjançant la confluència de coneixement explícit de fonts diverses. • Les persones intercanvien i combinen el seu coneixement explícit a través de converses telefòniques, reunions, e-mail, memoràndums, etc. • Dataware (magatzem de dades)
  • 34. Generació de nou coneixement: internalització • Procés d’incorporar coneixement explícit dins del coneixement tàcit. • Consisteix en interioritzar les experiències adquirides a través dels altres modes de creació de coneixement dins de les bases coneixement tàcit de les persones en forma de models mentals compartits o formes de treballar. • S’agilitza si es plasma en documents o es transmet en forma de narracions per tal que els individus puguin reviure indirectament l’experiència d’altres. • Ex: gravació de trucades de queixes, consultes, etc.
  • 35. Generació de nou coneixement Necessitats d’informació, cerca i ús Necessitats Cerca d’informació Ús de la informació d’informació • Identificació de • Intensos processos • Mobilització del llacunes en els de cerca d’informació i coneixement intern. coneixements existents de compartir-la. • Explotació del o en les capacitats. • Àmplia gama de coneixement extern. • Criteris per a fonts i mecanismes • Ús del coneixement dissenyar i avaluar nou d’adquisició de com un procés social. coneixement. coneixement. • Informació sobre fonts de coneixement o capacitats.
  • 36. Cerca d’informació per a prendre decisions • L’activitat clau aquí és el processat i anàlisi informatiu sobre les alternatives disponibles per a ponderar els seus avantatges o inconvenients. • Els membres de l’organització es guien per regles, rutines i preferències que estructuren la cerca d’informació i el disseny i avaluació d’alternatives.
  • 37. Informació per a prendre decisions En teoria aquesta elecció es fa de forma totalment racional basant-se en:  informació completa sobre les metes de l'organització,  alternatives viables  probables resultats d'aquestes alternatives  valor d'aquest resultats per a l'organització Però en el món real aquestes demandes de recollida i processat d’informació són poc realistes.
  • 38. Informació per a prendre decisions Principi de racionalitat limitada (bounded rationality) «La capacitat de la ment humana per a formular i resoldre problemes complexos és molt petita comparada amb la mida dels problemes, la solució dels quals requereixi un comportament racional objectiu en el món real». Herbert A. Simon (1957). Models of Man: Social and Rational. Nova York: John Wiley, p. 198.
  • 39. Informació per a prendre decisions Tipus de limitacions: • Cognitives: habilitats, hàbits i reflexos. • Extensió de coneixement i de la informació posseïda. • Valors o concepcions individuals de l’objectiu que poden diferir sensiblement de les metes organitzacionals.
  • 40. Informació per a prendre decisions • Les limitacions de les habilitats cognitives humanes fan valuoses les organitzacions per a aconseguir grans objectius. • L’organització pot alterar els límits de la racionalitat dels seus membres mitjançant la creació o modificació de les condicions en les quals els individus prenen decisions. • El principal problema de l’organització és definir llavors les premisses a partir de les quals es prenen decisions (les condicions).
  • 41. Informació per a prendre decisions En teoria aquesta elecció es fa de forma totalment racional basant-se en:  informació completa sobre les metes de l'organització,  estudi de totes les alternatives viables  probables resultats d'aquestes alternatives  valor d'aquest resultats per a l'organització
  • 42. Informació per a prendre decisions Però en el món real aquestes demandes de recollida i processat d’informació són poc realistes. Com a conseqüència de la racionalitat limitada els actors de les organitzacions fan servir dues vies alternatives: • Limitació de les expectatives de la solució • Simplificació del procés de decisió
  • 43. Informació per a prendre decisions Cerca d’una solució satisfactòria o suficientment bona, més que no pas la solució òptima. • S’estableix un criteri de mínims acceptables. Quan no és possible, s’adopta la solució menys dolenta. • La cerca de la solució motivada per l’aparició d’un problema:  es concentra a prop del símptomes o d’una solució anterior  reflecteix la formació, experiència i objectius dels participants.
  • 44. Informació per a prendre decisions Simplificació del procés de decisió. • Per a reduir l'incertesa i fer front a la complexitat s’apliquen rutines, regles, creativitat, heurística (tècniques basades en l’experiència per a trobar solucions). • Aquestes simplificacions redueixen l’esforç intel·lectual de prendre decisions, però també pot conduir a biaixos sistèmics o errors de judici.
  • 45. Informació per a prendre decisions Alguns heurístics: • Representativitat: quan s'estan avaluant la possibilitat que un esdeveniment o un objecte pertany a una determinada categoria.  Ex: una baixada de preus d’un competidor interpretada com un intent de guanyar mercat. • Disponibilitat: quan s’avalua la probabilitat o versemblança d'un endevinaments particular mitjançant el record de casos familiars.  Ex. Un client por basar la seva decisió en una experiència passada satisfactòria més que en una avaluació objectiva. • Ancoratge i ajustament: quan es tracta de saber el valor d’alguna cosa. Es parteix d’un valor plantejat (l’ancora) i es va ajustant fins a arribar a una estimació final. •Ex. Estimació de vendes i pressupost per l’any següent a partir d’una extrapolació de l’actual.
  • 46. Models de pressa de decisions a les organitzacions Ambigüitat d’objectius Conflicte BAIX ALT Model Racional Model Polític • Dirigit a un • Objectius en objectiu conflicte; interessos • Guiat per regles, • Es guia per la rutines i programes negociació i pels d’actuació resultats escollits Incertesa tècnica Model de procés Model anàrquic • Dirigit a un • Objectius ambigus objectiu •Els processos per a • Múltiples opcions i arribar a objectius solucions són incerts alternatives ALT
  • 47. Pressa de decisions a les organitzacions Model racional • Busca arribar a un objectiu concret. • El comportament es basa en regles i rutines interioritzades • Accions basades en programes d’actuació estàndard:  activitats de treball, especificacions de productes, normes per a motivar i estimular, ...  aquestes normes són la memòria de l’organització i proveeixen d’estabilitat i la direcció d’activitats recurrents i pressa de decisions.
  • 48. Pressa de decisions a les organitzacions Model racional Aquestes regles es basen en tres principis: • Evitar la incertesa preveient el futur mitjançant mètodes com feedback a curt termini per a accions en marxa i l’aplicació de regles de decisió estandarditzades. • Manteniment de les regles. L’organització tendeix a utilitzar el conjunt de procediments de pressa de decisió tant temps com pot. • Ús de regles simples.
  • 49. Pressa de decisions a les organitzacions Model de procés • La pressa de decisions es realitza a partir de múltiples activitats i etapes. • Les decisions es caracteritzen per un gran nivell d’ambigüitat, novetat i moviment.
  • 50. Pressa de decisions a les organitzacions Model de procés. Es detecten tres fases: 1. Identificació de la necessitat d’una decisió • Dèficit de la informació actual respecte alguna situació considerada estàndard o normal. • Aquests estàndards es basen en les experiències anteriors, tendències projectades, estàndards utilitzats en organitzacions comparables, expectatives de la gent i models teòrics. • Els estímuls s’acumulen a la ment dels que prenen les decisions fins que superen un llindar.
  • 51. Pressa de decisions a les organitzacions Model de procés. 2. Fase de desenvolupament • Cerca d’una o més solucions al problema o crisi • Es busquen i dissenyen rutines (formes de procedir) • 4 vies per a fer-ho:  Cerca a la memòria de l’organització  Cerca passiva esperant possibles alternatives no demanades  Cerca per reacció (Ex. Notificant proveïdors possible canvi en política d'adquisicions)  Cerca activa buscant alternatives
  • 52. Pressa de decisions a les organitzacions Model de procés. 3. Fase de selecció • Avaluació d’alternatives i elecció. • Les rutines d'avaluació utilitzen 3 eines:  la capacitat crítica (judici) de l’individu  la negociació quan hi ha interessos contraposats  Anàlisi de les alternatives i les seves conseqüències avaluades contra un conjunt de criteris per a determinar el millor rendiment. • Les rutines d'autorització defineixen el camí a través de la jerarquia de l’organització per a obtenir aprovació interna i externa i garantir els recursos per a la seva implementació
  • 53. Pressa de decisions a les organitzacions Model polític • Importància bàsica de la negociació entre les parts interessades • Paper cabdal de la persuasió, inclosa la coerció. • En polítiques públiques no és estrany decidir primer per a obtenir cert resultat a partir d’una limitada quantitat d’informació i posteriorment reunir molta més informació per a presentar-la i justificar l’elecció.  Informació utilitzada per aprendre decisions  Informació usada per a donar suport a les decisions ja preses.
  • 54. Pressa de decisions a les organitzacions Model anàrquic • Característiques:  Criteris de preferència confusos  Organització no ven compresa pels membres de l’organització  La gent no és constant en la seva participació
  • 55. Pressa de decisions a les organitzacions Model anàrquic • Les decisions són el resultat de 4 factors força independents:  Problemes: mesurats com insatisfacció en les tasques operacionals o del seus resultats.  Solució: Idees o productes proposats per algú, però independents dels problemes.  Participants: Entre i surten les persones en la situació de decisió en funció del temps disponible.  Oportunitat d’elecció: Quan s’espera l’adjudicació d’un contracte, contractar personal o assignar recursos pressupostaris.
  • 56. Pressa de decisions a les organitzacions Model anàrquic • No ha de ser necessàriament improductiu  sota situacions de gran incertesa  amb objectius ambigus  no existeix una bona comprensió del problema  varia notablement el temps i energia del que disposen els que han de prendre la decisió
  • 57. Informació per a prendre decisions Necessitats d’informació, cerca i ús Necessitats Cerca d’informació Ús de la informació d’informació • Determinació del marc • Guiada per hàbits • Fer front als del problema i els seus heurístics. problemes que límits. • Recerca impulsada competeixen per • Aclariment de les pel problema. l’atenció. preferències i idoneïtat • Criteri de satisfacció. • Pressa de decisions. de les regles de decisió • Estructuració en • Informació sobre regles i rutines. alternatives, resultats, preferències.
  • 58. Servei documental a l’empresa
  • 59. Principals funcions habituals • Cerca d’informació i resolució de consultes (específiques i àmplies). • Incorporació dels resultats de les consultes a la BD de coneixement de l’organització. • Localització i adquisició de referències bibliogràfiques • Adquisició de novetats bibliogràfiques en suport paper o recursos electrònics, (llibres, monografies, vademècums, anuaris, manuals, memòries, guies, informes, directoris, ...)
  • 60. Principals funcions habituals • Formació d’usuaris • Gestió de la biblioteca • Gestió de l’arxiu documental (que es nodreix de l’arxiu administratiu) • Conversió de documents per a preservació a llarg termini
  • 61. Principals funcions habituals • Distribució de sumaris • Creació de perfils de necessitats informatives • Difusió selectiva d’informació (notícies, novetats, projectes legislatius, canvis jurídics, normativa comptable ...) • Carpetes informatives a través d’intranets:  Informació sectorial procedent de diverses fons.  Articles sobre la competència  Estadístiques i rànquings anuals
  • 62. Principals funcions habituals • Anàlisi de les necessitats informatives de coneixement de cada unitat de negoci • Elaboració d’informes:  De tipus retrospectiu  Sobre clients i proveïdors potencials  Sobre el sector i sobre la competència • Localització d’experts • Referències de bones pràctiques • Col·laboració amb empreses externes (consultories, ...)
  • 63. Serveis d’informació empresarial
  • 64. Serveis d’informació empresarial • Posen a disposició de l’usuari informació referent a ajudes, normatives, suport i eines de constitució d’empreses. • Resolen qüestions plantejades. • Ofereixen serveis d'assessoria mitjançant entrevistes personals, consulta telefònica o electrònica. • Promocionen activitats
  • 65. Informació habitual que faciliten • Prospectiva  Oportunitats curts i mitjà termini  Tendències de futur en mercats i sectors  Perspectives de Comerç Internacional  Baròmetre de Relacions Comercials Internacionals  Observatori tecnològic
  • 66. Informació habitual que faciliten • Ajudes  Comunitàries, Fons Europeus, Iniciatives Comunitàries, Projectes Pilot, ...  Estatals  Generalitat i d’altres CC. AA.  Ajudes locals (Ajuntaments, diputacions, ...)  A emprenedores empresarials  A les PYMES  A la Innovació
  • 67. Informació habitual que faciliten • Contractes públic • Parcs tecnològics i empresarials • Fires i congressos • Caràcter sectorial i estratègic • Xarxes internacionals • Accés al finançament • Creació d’ infraestructures • Publicacions • Canvis legislatius
  • 68. Serveis d’assessoria • Diagnosis de competivitat • Suport de canvi estratègic • Incorporació de les TIC (test de llocs web, promoció i comercialització internacional a través d'Internet, ...) • Millores del model de gestió • Innovació empresarial • Orientació internacional de gestió de projectes i detecció d'oportunitats d'inversió empresarial • Infraestructures logístiques