Hur en usel digital arbetsmiljö stressar oss på jobbet - och hur vi kan ta tillbaka kontrollen. Från frukostseminarier i Stockhom, Göteborg och Malmö den 26, 27 och 29 oktober.
6. Vad betyder en ikon som visar ett rött kryss? De flesta gissar på ”Avsluta”, ”Radera” eller liknande. Men
i ett affärssystem för flera hundra mijoner betyde det ”Skapa nytt dokument”.
7. Skapa nytt dokument
Vad betyder en ikon som visar ett rött kryss? De flesta gissar på ”Avsluta”, ”Radera” eller liknande. Men
i ett affärssystem för flera hundra mijoner betyde det ”Skapa nytt dokument”.
8. Det är ändå märkligt att
datoriseringen av journalsystem
inte verkar ha minskat läkarnas
tidsåtgång för journalarbete
Läkarna säger
Om mina slajds såg ut så här skulle ni nog tycka det var oursäktligt taffligt ...
10. 1996 2003
12
6
0
Arbetsorsakade besvär:
stress, psykiska påfrestning
15
9
3
%
Ändå är det inte dålig design som är huvudsaken i min bok. Då hade jag skrivit en bok om
gränssnittsdesign. Det är inte heller så att jag har en stämpel för enskilda system, ”Officiellt klassad
som ‘skitsystem’. Vad boken handlar om, och vad som fick mig att skriva den, var den här kurvan.
Mellan mitten av 1990-talet och mitten av 2000-talet mer än fördubblades de som rapporterade att
de drabbades av stress och psykiska påfrestningar i arbetet. (Kurvan ovan visar talen för kvinnor. Män
låg på en något lägre nivå men fördubblades också. Källa Arbetsmiljöverket.)
11. 1996 2003
12
6
0
Arbetsorsakade besvär:
stress, psykiska påfrestning
15
9
3
%
Ändå är det inte dålig design som är huvudsaken i min bok. Då hade jag skrivit en bok om
gränssnittsdesign. Det är inte heller så att jag har en stämpel för enskilda system, ”Officiellt klassad
som ‘skitsystem’. Vad boken handlar om, och vad som fick mig att skriva den, var den här kurvan.
Mellan mitten av 1990-talet och mitten av 2000-talet mer än fördubblades de som rapporterade att
de drabbades av stress och psykiska påfrestningar i arbetet. (Kurvan ovan visar talen för kvinnor. Män
låg på en något lägre nivå men fördubblades också. Källa Arbetsmiljöverket.)
12. Så trots att vi får allt fler tekniska system, vars syfte ju är att underlätta vårt arbete och göra det enklare, verkar vi bli allt mer
stressade. Hur kommer det sig?
13. • 42 procent säger att it-problemen
gör dem arga, stressade och frustrerade.
• Bland kvinnor upp till 29 år uppger
60 procent att de mår dåligt av it-
problem
• 73 procent av de tillfrågade säger att de förlorar
upp till två arbetstimmar per vecka på grund av it-
strul.
SIFO/Koneo mars 2006
Hur dåligt mår vi?
Några exempel på hur det är:
16. Passexpeditionerna
”Stress, kaos och arga kunder som skäller. Miljön för de
anställda på Stockholms passexpeditioner är usel.
Flera har svimmat på arbetsplatsen och
dagligen finns det de som drar sig undan till
det speciella ”bryta-ihop-rum” som ordnats
och brister ut i gråt.
17. Passexpeditionerna
”Stress, kaos och arga kunder som skäller. Miljön för de
anställda på Stockholms passexpeditioner är usel.
Flera har svimmat på arbetsplatsen och
dagligen finns det de som drar sig undan till
det speciella ”bryta-ihop-rum” som ordnats
och brister ut i gråt.
Arbetsgivarna och facket är överens om att det är det nya
datasystemet, som ska hantera passen, som inte fungerar.”
18. Svensk industrikoncern:
Produktion av manualer
• 5 år med icke-fungerande system
• Ändra en siffra från 7,5 till 9,5 har 18 arbetsmoment
• Huvuddelen av arbetstiden går åt till att hantera
systemet – inte skapa information:
• ”En hel dag kan gå åt till att ändra en mening”
• ”Man känner sig totalt misslyckad, man har inte koll på det
som är ens kompetens”
• ”Att kunna text och bild har bytts ut mot att vara
systemkunnig”
• ”Jag vill slippa jobba i X-system, hoppas att jag kan sluta
arbeta som teknikinformatör”
19. Digitala patientjournaler,
Uppsala
Ett tungrott datasystem har blivit en arbetsmiljökatastrof
på vårdcentraler i Uppsala län. Personal har blivit sjuk av
systemet … Patienterna fick vänta allt längre.Telefoner
stod och ringde utan att någon hann svara.
– Folk var sönderstressade och nedstämda,
säger huvudskyddsombudet och docenten Anna Rask-
Andersen. Flera hade sömnproblem. En anställd
fick bröstsmärtor och sjukskrevs.
(LO-tidningen)
20. Vad är det som händer?
Sju (eller åtta) samverkande skäl
till varför användarna är
frustrerade och stressade
21. Vi hinner inte gå in på alla områden här på seminariet, men vi ska dyka ner i ett par.
22. 1. Allt fler system – och för lite standard
Vi hinner inte gå in på alla områden här på seminariet, men vi ska dyka ner i ett par.
23. 1. Allt fler system – och för lite standard
2. Pålagor – inte arbete
Vi hinner inte gå in på alla områden här på seminariet, men vi ska dyka ner i ett par.
24. 1. Allt fler system – och för lite standard
2. Pålagor – inte arbete
3. Stela system, nytaylorism och central kontroll
Vi hinner inte gå in på alla områden här på seminariet, men vi ska dyka ner i ett par.
25. 1. Allt fler system – och för lite standard
2. Pålagor – inte arbete
3. Stela system, nytaylorism och central kontroll
4. Det allt högre tekniktempot
Vi hinner inte gå in på alla områden här på seminariet, men vi ska dyka ner i ett par.
26. 1. Allt fler system – och för lite standard
2. Pålagor – inte arbete
3. Stela system, nytaylorism och central kontroll
4. Det allt högre tekniktempot
5. Usla gränssnitt och dålig interaktion
Vi hinner inte gå in på alla områden här på seminariet, men vi ska dyka ner i ett par.
27. 1. Allt fler system – och för lite standard
2. Pålagor – inte arbete
3. Stela system, nytaylorism och central kontroll
4. Det allt högre tekniktempot
5. Usla gränssnitt och dålig interaktion
6. Vaksamhetens pris
Vi hinner inte gå in på alla områden här på seminariet, men vi ska dyka ner i ett par.
28. 1. Allt fler system – och för lite standard
2. Pålagor – inte arbete
3. Stela system, nytaylorism och central kontroll
4. Det allt högre tekniktempot
5. Usla gränssnitt och dålig interaktion
6. Vaksamhetens pris
7. Den skamliga bristen på utbildning
Vi hinner inte gå in på alla områden här på seminariet, men vi ska dyka ner i ett par.
29. 1. Allt fler system – och för lite standard
2. Pålagor – inte arbete
3. Stela system, nytaylorism och central kontroll
4. Det allt högre tekniktempot
5. Usla gränssnitt och dålig interaktion
6. Vaksamhetens pris
7. Den skamliga bristen på utbildning
8. Skyll på användaren!
Vi hinner inte gå in på alla områden här på seminariet, men vi ska dyka ner i ett par.
31. 1:Allt fler system
• Antalet applikationer (system, sajter,
program) som vi tvingas använda har
exploderat
• Livsmedelsbutiken: 20–25 olika system
för att driva butiken
32. Hur ser det ut på
kontoret?
• Elektronisk telefonkatalog
• Tidsredovisnings-system
• PA-system
• Lägg in om semester
• Rapportera fel
• Boka konferensrum
• Reseräkningar
• Beställa biljetter
• Hitta information (intranät)
• Hämta blanketter
• Beställa visitkort
• Rapportera sälj-aktiviteter
• Mata in kompetens
33. Systemen är olika
• Livsmedelsbutiken:
• I vissa system skrivs priser ”54.50”
• I vissa skrivs de ”54:50”
• Tjänsteföretag med två system som används
parallellt i samma datakassa:
• I system A ger Ctrl-O resultatet man vill ha
• I system B stänger Ctrl-O programmet
34. 1.5 timmar
Lina jobbar med två system:
i det ena ska hon använda punkt, i det andra komma
35. 1.5 timmar 1,5 timmar
Lina jobbar med två system:
i det ena ska hon använda punkt, i det andra komma
37. 1,5 timmar 1,5 timmar
Vad händer om hon råkar skriva komma
i systemet som kräver punkt?
38. 1,5 timmar 1,5 timmar
Vad händer om hon råkar skriva komma
i systemet som kräver punkt?
15 timmar
Systemet ignorerar
kommatecknet och
registrerar 15 timmar, utan
felmeddelande!
39. Systemen används glest
• Hur ofta lägger man in om semester?
• Försvårar inlärning
• ”Hur fungerade det här programmet nu då?”
• Även om varje program används sällan…
• …används något program varje vecka eller månad.
40. Bara i Umeå?
”Alla datasystemen med dess olika namn har blivit ett skämt
bland ledarna. Palett, där vi ska rapportera in all vår
personal, Dam för att registrera frånvaro, elektroniska
fakturor i Baltzar, registrera och diarieföra i Gerda och
Lärda. Posten läser vi i First Class…
Kommunen använder så många och komplicerade
datasystem att rektorerna blir upplåsta vid
dataskärmen i stället för att ägna sig åt
ledarskapet.”
41. …det skulle väl gå att
hantera
om det inte också vore för
att…
43. 2: ”Pålagor, inte arbete”
• Många nya arbetsuppgifter utöver ens
kärnkompetens – utöver det man
uppfattar som sitt ”riktiga” arbete.
44. Nya system gör
nedskärningar
av administration möjlig
”Den ökade administrativa arbetsmängden
har medfört att patientbesöken blivit kortare....
nu är det hon som tar betalt och utfärdar frikort”.
”Fler läkare tar hand om färre patienter …
läkarna får allt mer komplicerad
datoradministration på sitt bord.”
45. ... men det är inte så
enkelt
Ledningen som lägger ut administrationen
har sällan en realistisk bild av hur mycket
arbete det är.
Man räknar ofta med det administrativa
arbetet som helt friktionslöst.
46. …det skulle väl också gå
att hantera
om det inte vore för
att…
Det är klart att lite administration måste väl alla göra. Jovisst; det vore kanske inte heller ett jättestort problem, om det inte vore för
att
49. Att programmen nu kan distribueras via webben gör att de kan införas i allt snabbare takt
51. 6:Vaksamhetens börda
• Förbättringar eller tidsbesparingar som nya system ger
äts upp av behovet av mer och striktare säkerhet:
• Virusskydd
• Systemuppdateringar
• Striktare behörighetsmekanismer
• All tid kanske inte äts upp – men det har ändå
tillkommit ytterligare ett arbetsmoment för
användaren, som är i vägen för det ”riktiga” arbete
hon vill utföra.
52. Inte ett olyckligt
förbiseende…
• … som kan fixas i nästa version.
• Ökad sårbarhet är en direkt följd av de vinster man vill
ha ut
• Den hopkopplade kedjan av maskiner i vården gör
att alla maskiner är utsatta för virusangrepp och
måste uppdateras och skyddas med ökade
säkerhetsåtgärder.
• Detta är inget man berättar när systemen
införs!
53. Karolinska
• ”Vi arbetar nu intensivt med att förbättra
skyddet mot virusangrepp ...” (okt 2005)
• Aug 2006: All skelett- och lungröntgen och
alla laboratorier utslagna av virus. ”Vi skärper
säkerheten ...”
54. Karolinska (forts)
• December 2008: Journalsystemet kraschar och
tar med sig ett stort antal sammankopplade
system; på Karolinskas båda sjukhus i Solna och
Huddinge, dessutom hela sjukvården på Gotland,
Södertälje sjukhus och ett antal vårdcentraler i
Stockholm.
• Under ett drygt dygn går verksamheten i
katastrofläge; massor av såväl enkla provtagningar
och planerade operationer fick ställas in. Den här
gången var problemet en krånglande hårddisk.
55. Karolinska (forts)
• I mars 2009 beslutade ledningen för Karolinska
universitetssjukhuset att personalen måste börja
öva på systemhaverier.
• Enligt Svante Baehrendtz, chefläkare vid
sjukhuset, blir simuleringar en del av arbetet med
att ”uppdatera den katastrof-
medicinska planen till dagens it-
verklighet”.
• Tydligare kan man nästan inte illustrera
begreppet ”vaksamhetens börda”.
56. …det skulle väl också gå
att hantera
om det inte vore för
att…
57. En av de egendomligaste förhållandena är att man ofta negligerar utbildning i systemen.
58. 6: Ingen tid för utbildning
• ”Den nya generationen kan det här”
• ”Det är bara ett litet system”
Ibland är svepskälet ”Det är bara ett litet system”. Ja - bara ett litet system till ovanpå den 25 vi redan har svårt att hålla reda på!
59. Färdtjänsten Skåne
”En till synes oändlig rad av resenärer har sedan i höstas
berättat hur de har väntat i växeln till
beställningscentralen, ofta förgäves, hur de väntat för länge
på beställda bilar, ibland förgäves, hur bilarna kört långa
omvägar eller bara käpprakt fel.
Den utlösande faktorn var övertro på leverans i tid av
Pass, ett nytt amerikanskt datasystem.”
60. ”Kaos i färdtjänsten”,
forts.
Skånetrafiken visste att oddsen att lyckas var dåliga.
Det amerikanska datasystemet skulle inte hinna anpassas till
svenska förhållanden och personalen inte hinna läras
upp förrän tidigast i augusti. Man bestämde sig ändå för
att köra i gång den första juli.
”Varför väntade ni inte, Ingemar Ryman?
– Därför att vi räknade med inkörningsproblem
men att de skulle vara övergående.
Nu blev det mycket värre än vi trodde.”
62. ”Inkörningsproblem”?
• Bara om man utgår ifrån
att människan alltid ska anpassa sig,
kan man med vett och vilje
köra igång ett system
utan att utbilda medarbetarna.
75. Den här damen arbetar i ett system med mer än 120 skärmbilder. Det är inte extremt mycket. Varje skärmbild kan i sin tur innehålla
mer än hundra kontroller (fält, knappar, menyer etc).
Om vi skulle visualisera hur stort det är skulle vi kunna printa skärmbilder från systemet, och klistra upp runt henne. Vi skulle
behöva ta taket och väggarna runt omkring henne i anspråk... och till slut skulle det bli väldigt likt en cockpit. För att hantera det
systemet har man två års utbildning. För att hantera hennes system har hon hon två dagars utbildning.
76. Den här damen arbetar i ett system med mer än 120 skärmbilder. Det är inte extremt mycket. Varje skärmbild kan i sin tur innehålla
mer än hundra kontroller (fält, knappar, menyer etc).
Om vi skulle visualisera hur stort det är skulle vi kunna printa skärmbilder från systemet, och klistra upp runt henne. Vi skulle
behöva ta taket och väggarna runt omkring henne i anspråk... och till slut skulle det bli väldigt likt en cockpit. För att hantera det
systemet har man två års utbildning. För att hantera hennes system har hon hon två dagars utbildning.
77. Den här damen arbetar i ett system med mer än 120 skärmbilder. Det är inte extremt mycket. Varje skärmbild kan i sin tur innehålla
mer än hundra kontroller (fält, knappar, menyer etc).
Om vi skulle visualisera hur stort det är skulle vi kunna printa skärmbilder från systemet, och klistra upp runt henne. Vi skulle
behöva ta taket och väggarna runt omkring henne i anspråk... och till slut skulle det bli väldigt likt en cockpit. För att hantera det
systemet har man två års utbildning. För att hantera hennes system har hon hon två dagars utbildning.
78. Den här damen arbetar i ett system med mer än 120 skärmbilder. Det är inte extremt mycket. Varje skärmbild kan i sin tur innehålla
mer än hundra kontroller (fält, knappar, menyer etc).
Om vi skulle visualisera hur stort det är skulle vi kunna printa skärmbilder från systemet, och klistra upp runt henne. Vi skulle
behöva ta taket och väggarna runt omkring henne i anspråk... och till slut skulle det bli väldigt likt en cockpit. För att hantera det
systemet har man två års utbildning. För att hantera hennes system har hon hon två dagars utbildning.
79. Den här damen arbetar i ett system med mer än 120 skärmbilder. Det är inte extremt mycket. Varje skärmbild kan i sin tur innehålla
mer än hundra kontroller (fält, knappar, menyer etc).
Om vi skulle visualisera hur stort det är skulle vi kunna printa skärmbilder från systemet, och klistra upp runt henne. Vi skulle
behöva ta taket och väggarna runt omkring henne i anspråk... och till slut skulle det bli väldigt likt en cockpit. För att hantera det
systemet har man två års utbildning. För att hantera hennes system har hon hon två dagars utbildning.
80. Den här damen arbetar i ett system med mer än 120 skärmbilder. Det är inte extremt mycket. Varje skärmbild kan i sin tur innehålla
mer än hundra kontroller (fält, knappar, menyer etc).
Om vi skulle visualisera hur stort det är skulle vi kunna printa skärmbilder från systemet, och klistra upp runt henne. Vi skulle
behöva ta taket och väggarna runt omkring henne i anspråk... och till slut skulle det bli väldigt likt en cockpit. För att hantera det
systemet har man två års utbildning. För att hantera hennes system har hon hon två dagars utbildning.
81. Den ökande stressen
• ”Lättare psykiska diagnoser” har ökat brant
sedan 1995
• Stress av dålig kognitiv ergonomi
• Människor skuldbeläggs
• Rimlig faktor bakom ökande ohälsa
• System når inte upp till sin potential
83. Det handlar om
digital arbetsmiljö …
• Vart och ett av systemen kan vara okej –
men mängden överväldigande och förvirrande
• Införandeprocessen undermålig och takten
övermäktig
• Helheten: digital arbetsmiljö
85. Användarna kan ofta inte
beskriva problemet
• Har inte insikten eller kunskaperna
att uttrycka vad som stör dem
86. Användarna vågar ofta
inte erkänna att de har
problem
• ”Vårt största problem har trots allt varit att få
läkarsekreterare och sköterskor ute på
vårdcentralerna i Uppsala att inför kameran vittna
om den stress och olust som Cosmic skapat. Här
lyckades vi inte. Deras förklaring lyder att de inte
vågar. De är rädda för att stöta sig med
sin arbetsgivare i tider av nedskärningar
och omorganisationer.”
SVT Uppdrag Granskning, maj 2006
91. Om ingen använder dem, spelar det ingen roll
hur fina funktioner systemet har.
JeremyToeman/Flickr
Nyttan – positiva effekter –
av IT uppstår i användningen
108. Checklista i 6 punkter
1. Finns det ett tidigare system? Kräv att det
utvärderas innan det nya köps in eller
börjar utvecklas.Vad var bra, vad var dåligt?
109. Checklista i 6 punkter
1. Kräv att tidigare system utvärderas
2. Kräv att det finns klara effektmål för vad
systemet ska uppnå. Kräv en plan för
utvärdering och uppföljning.
110. Checklista i 6 punkter
1. Kräv att tidigare system utvärderas
2. Kräv att det finns klara effektmål
3. Kolla med användarna på företag eller
organisationer där systemet använts tidigare.
Var extra vaksam på nya system som
inte använts tidigare.
111. Checklista i 6 punkter
1. Kräv att tidigare system utvärderas
2. Kräv att det finns klara effektmål
3. Kolla med tidigare användare
4. Kräv en redovisning av vad det nya systemet
kommer att kräva i form av
underhåll, uppdateringar, nya
säkerhetsrutiner.
Följ upp och kontrollera den efter införandet.
112. Checklista i 6 punkter
1. Kräv att tidigare system utvärderas
2. Kräv att det finns klara effektmål
3. Kolla med tidigare användare
4. Kräv en redovisning av underhållskrav
5. Kräv att en person med kompetens inom
användbarhet finns med som er
ambassadör under HELA utvecklings-
och implementeringsperioden.
113. Checklista i 6 punkter
1. Kräv att tidigare system utvärderas
2. Kräv att det finns klara effektmål
3. Kolla med tidigare användare
4. Kräv en redovisning av underhållskrav
5. Kräv användbarhets-kompetens
6. Kräv ordentligt planerad tid för
utbildning, träning och stöd av
arbetsgivaren, och en plan för att sätta in
extra resurser vid införandet.